Objektverwaltung & Stammdaten: Zentrales Objekt- und Bestandsmanagement vereint alle Immobilien, Einheiten und Vertragsdaten in einer einheitlichen Datenbasis. Mietvertragsverwaltung ermöglicht die automatische Überwachung von Kündigungsterminen, Index- und Staffelmieten sowie vertraglichen Fristen. Digitales Dokumentenmanagement bietet Upload-Funktionen, Versionsverwaltung und Volltextsuche für schnelles Auffinden aller Unterlagen.
Finanzen & Abrechnung: Automatisierte Betriebskostenabrechnung erstellt vollständige Abrechnungen mit flexiblen Umlageschlüsseln in unter 24 Stunden. Mahn- und Zahlungswesen wickelt automatisierte Stufenmahnläufe mit SEPA-Lastschriften ab und reduziert Zahlungsausfälle. DATEV-Integration ermöglicht direkten Export und Übertragung für nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
Service & Kommunikation: Instandhaltungs-Ticketsystem erfasst, verfolgt und überwacht Service-Aufträge mit Fristen für transparente Abwicklung. Mieter- und Eigentümerportale gewähren Online-Zugriff auf Abrechnungen, Dokumente und Kommunikation. Mobile App dokumentiert Objektbegehungen mit Fotos und Protokollen direkt vor Ort.
Automatisierung & Steuerung: Workflow-Automatisierung bildet Freigabeprozesse, Genehmigungen und Eskalationen ohne Programmierung ab. Formular- und Vorlagenbibliothek generiert standardisierte Briefe, Verträge und E-Mails auf Knopfdruck. Business-Dashboard mit KPIs visualisiert Leerstandsquoten, Zahlungsrückstände und Return-on-Investment in Echtzeit.
Administration & Sicherheit: Rollen- und Rechtemanagement steuert Berechtigungen für verschiedene Nutzergruppen und Mandanten. Banking-Integration unterstützt HBCI/FinTS für Kontoauszugs-Import und SEPA-Transaktionen.
Hybrid-Bereitstellungsmodell unterscheidet NOVALIS® fundamental von den meisten Wettbewerbern. Verwaltungen können zwischen reiner Cloud-Lösung, Installation auf eigenen Servern oder einer Kombination aus beidem wählen. Diese Flexibilität adressiert unterschiedliche Datenschutzanforderungen und gewachsene IT-Infrastrukturen gleichermaßen. Die Cloud-Variante läuft ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren, während die On-Premise-Option volle Datenkontrolle ermöglicht. Für Verwaltungen mit besonderen Compliance-Anforderungen oder Mandaten, die explizit keine Cloud-Speicherung wünschen, stellt dies einen entscheidenden Vorteil dar.
Drag-&-Drop-Workflow-Designer beseitigt die typische Abhängigkeit von IT-Abteilungen und externen Beratern. Fachanwender konfigurieren Freigabewege, Automatisierungen und Eskalationen selbstständig per visueller Oberfläche. Wenn sich beispielsweise Genehmigungsprozesse durch Umstrukturierungen ändern, können diese ohne Programmierkenntnisse innerhalb von Stunden angepasst werden. Diese Autonomie spart nicht nur Beratungskosten, sondern ermöglicht auch die schnelle Reaktion auf veränderte Geschäftsanforderungen. Die Einrichtung komplexer mehrstufiger Workflows, die sonst Wochen dauern würde, lässt sich in wenigen Arbeitssitzungen umsetzen.
Spezialisierung auf deutsche Hausverwaltungen prägt die gesamte Produktentwicklung. NOVALIS® wurde nicht als internationales Produkt konzipiert und nachträglich lokalisiert, sondern von Grund auf für den deutschen Markt entwickelt. Die WEG-Reform 2020, aktuelle Heizkostenverordnung, HeizKV-Anforderungen und GoBD-Konformität sind nativ integriert. Bei Gesetzesänderungen erfolgen Updates zeitnah, da der Kundenbeirat aus deutschen Verwaltungen die Entwicklungspriorität steuert. Die tiefe DATEV-Integration geht über Standard-Exporte hinaus und umfasst die Direktübertragung an DATEV Unternehmen online inklusive digitaler Belege.
Modulares Pay-as-you-grow-Konzept ermöglicht den Einstieg mit Basisfunktionen und schrittweise Erweiterung nach tatsächlichem Bedarf. Verwaltungen lizenzieren nur die Module, die sie aktiv nutzen – etwa Betriebskostenabrechnung, Eigentümerportale oder mobile Objektbegehungen. Dies schont besonders in der Anfangsphase das Budget und verhindert die Bezahlung ungenutzter Funktionen. Die Skalierung erfolgt ohne technische Neukonfiguration durch einfache Modulaktivierung.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. Die mobile App verfügt aktuell über keinen vollständigen Offline-Modus, was bei Objektbegehungen in Tiefgaragen oder Kellern ohne Mobilfunkempfang unpraktisch sein kann. Für internationale Verwaltungen mit Multi-Währungs- und Multi-Sprachen-Anforderungen existieren besser geeignete Lösungen. Konkrete Preise werden nicht öffentlich kommuniziert – Interessenten durchlaufen eine ausführliche Bedarfsanalyse mit individueller Angebotserstellung, was die Budgetplanung im Vorfeld erschwert.
Mittelständische Hausverwaltungen mit 10-100 Mitarbeitern und 500-5.000 Einheiten profitieren besonders vom modularen Ansatz und der umfassenden Automatisierung. Der Workflow-Designer ermöglicht die Abbildung gewachsener Prozesse ohne teure Individualprogrammierungen. Betriebskostenabrechnungen, die früher mehrere Tage oder Wochen in Anspruch nahmen, laufen weitgehend automatisiert ab und schaffen Kapazitäten für beratungsintensive Tätigkeiten. Das Hybrid-Modell passt gut zu Verwaltungen, die bereits eigene Server betreiben, aber einzelne Bereiche wie Eigentümerportale in die Cloud auslagern möchten. Die Zeitersparnis bei Routineaufgaben von 20-30% rechtfertigt typischerweise die Investition innerhalb von 12-24 Monaten.
WEG-Verwaltungen mit hohem Compliance-Bedarf finden in NOVALIS® eine rechtssichere Lösung für komplexe Anforderungen. Die vollständige Integration der WEG-Reform 2020, strukturierte Beschlusssammlungen und rechtssichere Jahresabrechnungen sind systematisch abgebildet. Die DSGVO-Konformität mit deutschen Rechenzentren und ISO-27001-Zertifizierung bietet die notwendige Sicherheit für sensible Eigentümerdaten. Eigentümerportale mit Online-Zugriff auf Abrechnungen und Dokumente reduzieren den Aufwand für wiederkehrende Rückfragen erheblich. Verwaltungen, die häufig mit rechtlichen Prüfungen oder Wirtschaftsprüfern konfrontiert sind, profitieren von der lückenlosen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
Wachsende Verwaltungen, die aus Excel-Listen herauswachsen, finden einen strukturierten Einstieg in die Professionalisierung. Wenn Fehleranfälligkeit steigt und Prozesse nicht mehr transparent sind, bietet NOVALIS® eine systematische Lösung. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Umstellung für Mitarbeiter ohne Vorerfahrung mit Verwaltungssoftware. Der modulare Aufbau ermöglicht einen schrittweisen Umstieg – zunächst etwa die Mietvertragsverwaltung, später weitere Bereiche. Verwaltungen in dieser Wachstumsphase sollten jedoch ausreichend interne Ressourcen für die Datenmigration und Prozessumstellung einplanen.
Verwaltungen mit eigener Buchhaltung oder engem DATEV-Kontakt nutzen die tiefe Integration optimal aus. Die Direktübertragung an DATEV Unternehmen online beschleunigt die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erheblich. Bei interner Buchhaltungsabwicklung profitieren diese Verwaltungen vom GoBD-konformen System und den automatisierten Schnittstellen zum Banking. Die Reduzierung manueller Datentransfers und Abstimmungsaufwände zwischen verschiedenen Systemen spart wöchentlich mehrere Arbeitsstunden.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Automatisierungspotenzial der eigenen Prozesse: Verwaltungen mit vielen standardisierbaren Routineaufgaben wie Mahnläufen, Betriebskostenabrechnungen und Serienbriefen realisieren typischerweise 20-30% Zeitersparnis. Die Investition lohnt sich besonders, wenn der aktuelle manuelle Aufwand hoch ist und Skalierung geplant ist.
Hosting-Präferenz und Datenschutz-Anforderungen: Die Entscheidung zwischen On-Premise, Cloud oder Hybrid hängt von internen IT-Richtlinien und Mandatsanforderungen ab. Verwaltungen mit eigener IT-Infrastruktur und Datenschutzbeauftragten können On-Premise bevorzugen, während kleinere Teams ohne IT-Abteilung von der Cloud profitieren.
Anpassungsbedarf an individuelle Prozesse: Der Workflow-Designer ist leistungsfähig für die meisten Standardprozesse. Verwaltungen mit sehr spezifischen Datenmodellen oder vollständig eigenen Abläufen sollten jedoch im Vorfeld einen Proof-of-Concept durchführen, um die Machbarkeit zu validieren.
Budget für Implementierung und laufende Kosten: NOVALIS® positioniert sich im Premium-Segment. Mittelständische Verwaltungen sollten mit 15.000-30.000 € Implementierungskosten plus laufenden Lizenz- oder SaaS-Gebühren rechnen. Der ROI stellt sich typischerweise nach 12-24 Monaten durch Effizienzgewinne ein, aber die Anfangsinvestition muss gestemmt werden können.
Prozessautomatisierung bildet das Herzstück von NOVALIS® und unterscheidet die Software von reinen Verwaltungsdatenbanken. Der Drag-&-Drop-Designer ermöglicht es Fachanwendern, komplexe Geschäftsprozesse wie mehrstufige Freigaben, zeitgesteuerte Eskalationen oder automatische Benachrichtigungen selbst zu konfigurieren. Diese Autonomie reduziert nicht nur manuelle Arbeit, sondern auch die Abhängigkeit von externen IT-Beratern erheblich. Verwaltungen können auf veränderte Anforderungen binnen Tagen statt Wochen reagieren. Die Automatisierung erstreckt sich über alle Geschäftsbereiche: Von der automatischen Indexanpassung bei Staffelmieten über Erinnerungen an ablaufende Verträge bis zur systematischen Abarbeitung von Instandhaltungsaufträgen mit definierten Verantwortlichkeiten.
Technologische Basis mit zukunftsorientierter Architektur schafft Skalierbarkeit und Wartbarkeit. Die Software basiert auf einem modernen Microsoft .NET Core-Stack mit SQL Server als Datenbank. Für 2025 ist die Migration zu einer Microservices-Architektur geplant, die die Performance weiter verbessert und einzelne Komponenten unabhängig voneinander skalierbar macht. Die bereitgestellten REST-APIs ermöglichen die Integration mit Drittsystemen wie Hausmeister-Apps, IoT-Plattformen oder spezialisierter Buchhaltungssoftware. Interessenten sollten die Qualität und den Umfang der API-Dokumentation vorab prüfen, da diese häufig nur nach Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung verfügbar ist.
Single Point of Truth als Architekturprinzip eliminiert Datensilos und Inkonsistenzen. Alle Stammdaten, Verträge, Dokumente und Vorgänge laufen in einem System zusammen. Dies verhindert die typischen Fehlerquellen durch parallele Excel-Listen, separate E-Mail-Ablagen oder dezentrale Dokumentensammlungen. Für den Arbeitsalltag bedeutet dies konkret: deutlich kürzere Suchzeiten, weniger Abstimmungsaufwand zwischen Kollegen und höhere Datenqualität bei Auswertungen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht auch unternehmensweite Auswertungen über Portfolios hinweg, etwa für Benchmarking oder strategische Planungen.
Spezialisierter Mittelständler mit klarem Fokus prägt das Produktprofil. Die Hofele GmbH aus Stuttgart konzentriert sich seit über 15 Jahren ausschließlich auf Software für die Wohnungswirtschaft, ohne Ablenkung durch andere Branchen oder Produktlinien. Mit etwa 50 Mitarbeitern ist das Unternehmen groß genug für professionellen Support und kontinuierliche Weiterentwicklung, aber klein genug für persönliche Kundenbetreuung und kurze Entscheidungswege. Die inhabergeführte Struktur bedeutet langfristige Produktstrategie statt kurzfristiger Exit-Planung. Dies schafft Stabilität für Verwaltungen, die eine Lösung für zehn oder mehr Jahre suchen.
Kundenbeirat steuert die Produktentwicklung partizipativ. Die Roadmap wird nicht isoliert im Entwicklungsteam erstellt, sondern gemeinsam mit einem Kundenbeirat aus erfahrenen Verwaltungen priorisiert. Dies stellt sicher, dass neue Features echte Praxisprobleme lösen statt theoretische Funktionswünsche umzusetzen. Das Entwicklungsteam arbeitet nach agilen Scrum-Methoden, was schnelle Reaktionen auf Kundenfeedback und quartalsweise Updates ermöglicht. Größere Gesetzesänderungen werden durch Task Forces unter Einbindung von Anwendern begleitet, wie etwa bei der WEG-Reform 2020 erfolgt.
Hybrid-Architektur als technisches Differenzierungsmerkmal bietet ungewöhnliche Flexibilität. Verwaltungen wählen zwischen On-Premise mit voller Kontrolle und eigener Hardware, Cloud mit ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren oder Hybrid-Modellen. Letztere ermöglichen etwa die Speicherung sensibler Stammdaten auf eigenen Servern bei gleichzeitiger Cloud-Bereitstellung der Eigentümerportale. Diese Wahlfreiheit ist im Markt selten, erhöht jedoch die Komplexität der IT-Administration. Verwaltungen ohne eigene IT-Abteilung sollten die Cloud-Variante bevorzugen, während größere Organisationen mit bestehender Infrastruktur von Hybrid-Modellen profitieren können.
DATEV-Integration geht deutlich über Standard-Exportfunktionen hinaus. NOVALIS® bietet nicht nur den klassischen CSV- oder KNE-Export, sondern auch Direktübertragung an DATEV Unternehmen online inklusive digitaler Belege. Dies eliminiert manuelle Zwischenschritte und beschleunigt die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erheblich. Die Banking-Integration läuft über HBCI/FinTS-Standards für Kontoauszugs-Import und SEPA-Transaktionen. Verwaltungen sollten prüfen, ob ihre Hausbanken moderne PSD2-APIs unterstützen, die perspektivisch die älteren Standards ablösen werden.
Sicherheit und Compliance sind systematisch verankert. Die ISO-27001-Zertifizierung für den Cloud-Betrieb ist erteilt und dokumentiert professionelles Informationssicherheits-Management. DSGVO-Konformität mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen und Multi-Faktor-Authentifizierung gehören zum Standard. Die GoBD-Konformität sichert revisionssichere Buchhaltung mit unveränderlichen Buchungen und lückenloser Protokollierung. Verwaltungen mit besonders hohen Compliance-Anforderungen sollten prüfen, ob zusätzliche externe Datenschutz-Audits wie EuroPriSe vorliegen oder beauftragt werden können.
Premium-Positionierung mit modularem Ansatz charakterisiert die Preisstrategie. NOVALIS® gehört nicht zu den günstigsten Lösungen am Markt, sondern positioniert sich im oberen Mittelfeld. Der zentrale Vorteil liegt im Pay-as-you-grow-Prinzip: Verwaltungen zahlen nur für die Module, die sie tatsächlich nutzen. Konkrete Listenpreise werden nicht öffentlich kommuniziert. Interessenten durchlaufen eine individuelle Bedarfsanalyse, auf deren Basis ein maßgeschneidertes Angebot erstellt wird. Diese Intransparenz erschwert die Budgetplanung im Vorfeld, ermöglicht aber auch flexible Paketierungen.
TCO-Betrachtung über drei bis fünf Jahre ist entscheidungsrelevant. Für eine kleine Verwaltung mit 1.000 Einheiten und 5 Nutzern liegen die Gesamtkosten bei der Cloud-Variante (SaaS) bei etwa 200.000 € über drei Jahre, inklusive Implementierung und monatlicher Gebühren. Vorteil: kalkulierbare Betriebskosten ohne Hardwareinvestitionen und ohne internen IT-Aufwand für Updates. Bei On-Premise-Installation liegen die Kosten für das gleiche Szenario bei etwa 122.000 € über drei Jahre, inklusive Lizenzkauf, jährlicher Wartung und interner IT-Kapazitäten. Der niedrigere Gesamtpreis wird jedoch durch höheren internen Aufwand erkauft. Versteckte Kosten wie Datenbereinigung im Altsystem, zusätzliche Schulungen über die Basistrainings hinaus und individuelle Schnittstellen können den Rahmen um 15-30% erhöhen.
ROI durch Effizienzgewinne rechtfertigt die Investition typischerweise nach 12-24 Monaten. Herstellerangaben und Anwenderberichte sprechen von 20-30% Zeitersparnis bei Routineaufgaben. Konkret bedeutet dies: Betriebskostenabrechnungen in unter 24 Stunden statt fünf Tagen, 15% weniger Mahnkosten durch automatisierte und konsequente Erinnerungsläufe, deutlich reduzierte Telefonate durch Eigentümerportale. Bei einer mittelständischen Verwaltung kann dies Personalkosteneinsparungen von 10.000-20.000 € pro Jahr bedeuten. Der Break-even liegt damit bei typischen Implementierungskosten nach etwa 18 Monaten, wobei dieser Wert stark von der Ausgangssituation und Nutzungsintensität abhängt.
Datenmigration bildet den kritischen Erfolgsfaktor jeder Implementierung. Die Qualität der Altdaten bestimmt maßgeblich Dauer und Kosten des Projekts. NOVALIS® bietet Import-Tools für Excel, CSV und XML, doch wenn Stammdaten inkonsistent, unvollständig oder über verschiedene Systeme verteilt sind, kann sich die Migration um Wochen verzögern. Referenzwerte aus dokumentierten Projekten zeigen: 500 Einheiten lassen sich bei sauberen, strukturierten Daten in etwa zwei Wochen migrieren. Bei gewachsenen Excel-Strukturen mit unterschiedlichen Formaten, fehlenden Zuordnungen oder unvollständigen Adressen verlängert sich dieser Zeitraum auf vier bis sechs Wochen. Verwaltungen sollten vor Projektbeginn interne Ressourcen für Datenbereinigung fest einplanen.
Typische Projektzeiträume variieren nach Unternehmensgröße und Komplexität. Kleine Hausverwaltungen bis 500 Einheiten durchlaufen einen Quick-Start von zwei bis drei Monaten. Mittelständische Verwaltungen mit 500-5.000 Einheiten benötigen für Standardprojekte vier bis acht Monate. Größere Verwaltungen über 5.000 Einheiten sollten acht bis zwölf Monate oder mehr einplanen. Die Projektphasen umfassen: Anforderungsanalyse und Konzeption (2-4 Wochen), Datenmigration und Systemaufbau (4-12 Wochen), Konfiguration von Workflows und Vorlagen (4-8 Wochen), Testphase mit Schulungen (2-4 Wochen), Pilotbetrieb mit ausgewählten Objekten (2-4 Wochen) und schließlich produktiver Go-Live. Zeitverzögerungen entstehen meist durch unzureichende interne Ressourcen oder unterschätzte Datenqualitätsprobleme.
Change Management entscheidet über nachhaltige Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die intuitive Benutzeroberfläche von NOVALIS® erleichtert die Einarbeitung, ersetzt jedoch nicht die strukturierte Begleitung des Veränderungsprozesses. Erfolgsfaktoren aus der Praxis: frühzeitige und transparente Kommunikation über Vorteile und Veränderungen, aktive Einbindung von Key Usern in die Konfigurationsphase, zielgruppengerechte Schulungen statt reiner Basis-Einweisung sowie Sprechstunden und Support in den ersten Wochen nach Go-Live. Der häufigste Fehler liegt in unzureichender Zeit für interne Projektleitung. Verwaltungen sollten mindestens eine Vollzeitkraft als Projektleiter und zwei bis fünf engagierte Key User mit jeweils 30-50% ihrer Arbeitszeit fest einplanen.
Vorteile:
Drastische Zeitersparnis bei Routineaufgaben: Automatisierte Betriebskostenabrechnungen, systematische Mahnläufe und Serienkommunikation reduzieren manuelle Arbeit um 20-30%. Dies schafft Kapazitäten für wertschöpfende Beratungstätigkeiten und strategische Aufgaben.
Prozessflexibilität ohne IT-Abhängigkeit: Der Drag-&-Drop-Workflow-Designer ermöglicht die eigenständige Anpassung von Freigabeprozessen, Eskalationen und Automatisierungen. Verwaltungen können auf veränderte Anforderungen reagieren, ohne externe Berater beauftragen oder auf Entwicklungszyklen warten zu müssen.
Echte Wahlfreiheit beim Hosting: Das Hybrid-Modell ist im Markt ungewöhnlich und bietet strategische Flexibilität. Verwaltungen können Stammdaten auf eigenen Servern halten und Portale in der Cloud betreiben – oder beliebige andere Kombinationen wählen, die ihren Anforderungen entsprechen.
Rechtssicherheit für deutsche Verwaltungen: WEG-Reform 2020, Heizkostenverordnung, GoBD-Konformität und DSGVO-Anforderungen sind nativ integriert. Bei Gesetzesänderungen erfolgen Updates zeitnah durch den Fokus auf den deutschen Markt.
Tiefe DATEV-Integration: Die Direktübertragung an DATEV Unternehmen online inklusive digitaler Belege eliminiert manuelle Zwischenschritte und beschleunigt die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erheblich.
Modulare Skalierung: Das Pay-as-you-grow-Prinzip ermöglicht den Einstieg mit Basisfunktionen und schrittweise Erweiterung nach tatsächlichem Bedarf, ohne Bezahlung ungenutzter Features.
Herausforderungen:
Intransparente Preisgestaltung: Die fehlende Veröffentlichung von Listenpreisen erschwert die Budgetplanung im Vorfeld. Verwaltungen müssen eine individuelle Bedarfsanalyse durchlaufen, bevor konkrete Zahlen vorliegen.
Implementierungsaufwand wird oft unterschätzt: Datenmigration, Change Management und Schulungen binden erhebliche interne Ressourcen. Ohne dedizierte Projektleitung und Key User mit ausreichend Zeit stockt die Einführung.
Mobile App mit Schwächen: Der fehlende vollständige Offline-Modus bei Objektbegehungen schränkt die Nutzung in Bereichen ohne Mobilfunkempfang ein. Tiefgaragen, Keller oder abgelegene Objekte können problematisch sein.
Nicht für internationale Verwaltungen: Die konsequente Fokussierung auf den deutschen Markt bedeutet eingeschränkte Eignung bei Multi-Währungs-, Multi-Sprachen- oder internationalen Compliance-Anforderungen.
Anfangsinvestition im Premium-Segment: Mit 15.000-30.000 € Implementierungskosten plus laufenden Gebühren liegt NOVALIS® im oberen Preissegment. Der ROI nach 12-24 Monaten muss kalkuliert werden können.
Hybrid-Modell erhöht IT-Komplexität: Die Wahlfreiheit beim Hosting bringt für Hybrid-Szenarien erhöhte Anforderungen an die IT-Administration mit sich. Verwaltungen ohne eigene IT-Abteilung sollten die reine Cloud-Variante bevorzugen.
Für mittelständische Verwaltungen mit 500-5.000 Einheiten sind realistisch vier bis acht Monate einzuplanen. Der größte Stolperstein liegt in der Datenqualität des Altsystems. Wenn Mietverträge in Excel-Listen mit unterschiedlichen Formaten, unvollständigen Adressen oder fehlenden Zuordnungen gespeichert sind, kann sich die Datenmigration um Wochen verzögern. Der zweite kritische Faktor sind unzureichende interne Ressourcen. Wenn Projektleitung und Key User nur "nebenbei" Zeit haben, stockt das Projekt unweigerlich. Verwaltungen sollten mindestens eine Vollzeitkraft als Projektleiter und zwei bis fünf engagierte Key User mit jeweils 30-50% ihrer Arbeitszeit fest einplanen.
Das modulare Konzept ermöglicht explizit einen schrittweisen Umstieg. Ein bewährtes Vorgehen startet mit einem Pilotbereich wie der Mietvertragsverwaltung oder Betriebskostenabrechnung für eine kleinere Objektgruppe. Nach Sammlung von Erfahrungen und Optimierung der Prozesse erfolgt die sukzessive Ausrollung weiterer Module und Objekte. Dieses Vorgehen reduziert das Risiko, minimiert Umstellungsstress für die Mitarbeiter und ermöglicht kontinuierliches Lernen. Der Zeitverlust durch die gestaffelte Einführung wird durch die höhere Erfolgsquote mehr als kompensiert.
NOVALIS® bietet Standard-Exportfunktionen in CSV und XML für alle wesentlichen Daten. Eine technische Einschließung besteht nicht. Allerdings sind die individuellen Workflows, Formulare und Prozessanpassungen, die über Jahre aufgebaut wurden, nicht einfach in andere Systeme übertragbar. Bei einem Systemwechsel sollte ähnlicher Aufwand wie bei der ursprünglichen Einführung kalkuliert werden. Ein Praxistipp: Bei Vertragsabschluss sollte eine klare Regelung zur Datenherausgabe einschließlich Format und Dokumentation der Datenstrukturen vereinbart werden.
Durch die Spezialisierung auf den deutschen Markt und die Einbindung des Kundenbeirats werden gesetzliche Änderungen typischerweise zeitnah umgesetzt. Bei der WEG-Reform 2020 waren die notwendigen Anpassungen wie neue Beschlusssammlungen und Wirtschaftsplanstrukturen zum Inkrafttreten verfügbar. Das Unternehmen liefert quartalsweise Patches für kleinere Anpassungen und jährliche Major-Releases für größere Funktionserweiterungen. Ein wichtiger Unterschied zwischen Cloud und On-Premise: Bei der Cloud-Variante werden kritische Updates automatisch eingespielt, während bei On-Premise-Installationen die Verantwortung für zeitnahe Updates bei der Verwaltung selbst liegt.
Drei Bereiche sind entscheidend: Erstens sollten die Altdaten so weit bereinigt sein, dass klare Strukturen erkennbar sind – mindestens konsistente Objektbezeichnungen und vollständige Vertragsdaten. Zweitens müssen dedizierte interne Ressourcen eingeplant sein, konkret mindestens ein Projektleiter mit 100% Verfügbarkeit und mehrere Key User mit mindestens 30% ihrer Zeit. Drittens sollte das Budget nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch Implementierung, Schulungen, Datenbereinigung und einen Puffer für unvorhergesehene Anpassungen umfassen. Verwaltungen, die diese drei Voraussetzungen nicht erfüllen können, sollten den Projektstart verschieben.
Technisch ist NOVALIS® für mehrere zehntausend Einheiten skalierbar. Die geplante Migration zu Microservices-Architektur wird die Skalierbarkeit weiter verbessern. Praktische Grenzen entstehen eher durch die Komplexität der Geschäftsprozesse als durch technische Limitierungen. Sehr große Verwaltungsunternehmen mit über 10.000 Einheiten sollten im Vorfeld einen Proof-of-Concept durchführen, um Performance und Handling bei ihrer spezifischen Datenmenge zu validieren. Die Anzahl paralleler Nutzer ist lizenzabhängig – hier sind individuelle Vereinbarungen je nach Paket möglich.
