Win-CASA Software|Hausverwaltung Software|Kosten|Erfahrungen|Funktionen|Test|Vergleich|Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Kaufmännische Verwaltung:

• WEG-Abrechnungen mit gesetzeskonformer Ausweisung aller Positionen
• Betriebs- und Heizkostenabrechnungen mit verschiedenen Umlageschlüsseln
• Verwaltung von WEG-Rücklagen und Erstellung von Wirtschaftsplänen
• Einfache und doppelte Buchführung mit automatischer Kontierung

Finanzmanagement:

• Automatischer Kontoabgleich mit Ampelsystem zur schnellen Verbuchung
• Sollstellungs- und Zahlungsautomatik für wiederkehrende Posten
• Integriertes Mahnwesen mit automatischen Erinnerungen
• Individuell anpassbare Auswertungen und Reports für besseren Finanzüberblick

Dokumentenverwaltung:

• Zentrales Dokumentenmanagement System für alle objektbezogenen Unterlagen
• Integrierte Textverarbeitung mit Vorlagen für Musterschreiben und Serienbrieffunktion
• Digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen
• Automatisierte Dokumentenerstellung für Abrechnungen und Berichte

Mieter- und Eigentümerkommunikation:

• Online-Portal für digitale Bereitstellung von Abrechnungen und Dokumenten
• Zugriffsverwaltung für Eigentümer und Mieter mit individuellen Rechten
• Mobile Nutzung über CASA24 Verwalter-App für iOS und Android
• Digitale Kommunikation zur Reduzierung von Telefonanfragen

🟨 Besonderheiten – Was macht Win-CASA einzigartig?

Flexible Nutzungsoptionen zwischen lokaler Installation und Cloud-App. Win-CASA bietet als eine der wenigen Hausverwaltungssoftware-Lösungen am Markt echte Wahlfreiheit zwischen einer klassischen Software-Installation auf eigenen Servern und einer modernen Cloud-Version. Dies ermöglicht es Hausverwaltern, je nach IT-Strategie und Datenschutzanforderungen die passende Variante zu wählen, ohne Funktionseinschränkungen hinnehmen zu müssen.

Modularer Aufbau mit stufenweisen Erweiterungsmöglichkeiten. Die Software Win-CASA lässt sich mit ihren drei Basispaketen (Starter, Professional, Premium) an unterschiedliche Anforderungsprofile anpassen und bei Bedarf um spezifische Module erweitern. Dies verhindert, dass für kleine Verwaltungen zu viel und für große Verwaltungen zu wenig Funktionalität zur Verfügung steht – jede Hausverwaltung zahlt nur für die tatsächlich benötigten Funktionen.

Hohe Benutzerfreundlichkeit durch vertraute Office-ähnliche Bedienung. Die Benutzeroberfläche orientiert sich bewusst an bekannten Office-Programmen, was den Einstieg in Win-CASA erleichtert und die Akzeptanz bei Mitarbeitern erhöht. Dies reduziert den Schulungsaufwand erheblich und ermöglicht auch IT-unerfahrenen Mitarbeitern einen produktiven Umgang mit der Hausverwaltungssoftware.

Einschränkungen: Die volle Funktionalität von Win-CASA ist nur mit kostenpflichtigen Add-ons wie der Cloud-App oder dem Online-Portal für Mieter und Eigentümer verfügbar. Die Preisgestaltung kann für sehr kleine Verwaltungen mit wenigen Einheiten verhältnismäßig teuer sein. Die Fülle an Funktionen kann für Einsteiger in die Software zunächst überwältigend wirken und eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Win-CASA wählen?

Kleine bis mittelgroße Hausverwaltungen mit 100-1000 Einheiten. Diese Zielgruppe profitiert besonders vom ausgewogenen Funktionsumfang und der skalierbaren Preisgestaltung der Win-CASA Software. Die Hausverwaltungssoftware bietet ausreichend Funktionalität für professionelles Arbeiten, ohne mit Spezialfunktionen zu überfordern, die hauptsächlich für Großverwaltungen relevant wären. Besonders das Professional-Paket bietet hier ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für die Immobilienverwaltung.

Hausverwaltungen mit gemischten Beständen (WEG und Mietverwaltung). Win-CASA ist besonders stark bei der kombinierten Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften und Mietobjekten. Die Software ermöglicht einen nahtlosen Wechsel zwischen verschiedenen Verwaltungsformen und bietet spezifische Funktionen für Mietobjekte, WEG-Objekte und Sondereigentum, ohne dass separate Module oder Programme erforderlich sind. Dies verhindert Doppelarbeit und Medienbrüche in der täglichen Verwaltung.

IT-bewusste Verwalter mit Wertschätzung für Datensicherheit. Die Wahlmöglichkeit zwischen lokaler Installation und Cloud-Nutzung macht Win-CASA besonders interessant für Hausverwaltungen, die Wert auf Datensouveränität legen oder spezifische IT-Sicherheitsanforderungen haben. Die lokale Installation ermöglicht volle Kontrolle über sensible Daten, während die Cloud-Option ortsunabhängiges Arbeiten ohne eigene Server-Infrastruktur bietet.

Immobilienverwalter mit professionellem Anspruch im Wachstum. Die modulare Struktur und die nach Verwaltungseinheiten gestaffelte Preisgestaltung machen Win-CASA zu einer zukunftssicheren Lösung für wachsende Unternehmen. Die Hausverwaltungssoftware kann mit steigenden Anforderungen mitwachsen, ohne dass ein späterer kostenintensiver Systemwechsel erforderlich wird. Die Erweiterbarkeit um zusätzliche Module erlaubt eine bedarfsgerechte Anpassung.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Flexibilität zwischen Cloud und lokaler Installation
• Kombination aus WEG- und Miet-Verwaltung erforderlich
• Skalierbarkeit für wachsende Bestände wichtig
• Benutzerfreundlichkeit und geringe Einarbeitungszeit gewünscht

Details zur Hausverwaltung-Software: Win-CASA

Win-CASA Hausverwaltungssoftware ist eine umfassende Lösung für die professionelle Verwaltung von Immobilien, die seit über zwei Jahrzehnten kontinuierlich weiterentwickelt wird. Die Software deckt den gesamten Prozess der Immobilienverwaltung ab, von der Stammdatenverwaltung über die Buchhaltung bis hin zu Abrechnungen und umfassendem Reporting. Mit mehr als 5.000 Anwendern und über einer Million verwalteter Einheiten zählt Win-CASA zu den etablierten Lösungen im deutschsprachigen Raum.

Drei Varianten stehen für unterschiedliche Anforderungsprofile zur Verfügung: Starter, Professional und Premium. Das Starter-Paket richtet sich an Einsteiger in die Hausverwaltung und bietet grundlegende Funktionen für die Verwaltung kleiner Bestände. Das Professional-Paket erweitert den Funktionsumfang und eignet sich für die professionelle Miet- und WEG-Verwaltung im Team. Das Premium-Paket bietet zusätzliche Schnittstellen und Automatisierungsmöglichkeiten für größere Verwaltungen mit komplexen Anforderungen.

Besonders hervorzuheben ist die konsequente Ausrichtung auf die Bedürfnisse von Hausverwaltern in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Software berücksichtigt die jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen und wird regelmäßig an gesetzliche Änderungen angepasst. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung sorgt dafür, dass Win-CASA auch für zukünftige Anforderungen in der Digitalisierung der Immobilienverwaltung gerüstet ist.

Wissenswertes zum Anbieter: Software24.com GmbH

Software24.com GmbH ist der Entwickler und Anbieter von Win-CASA mit Fokus auf den deutschsprachigen Markt. Das Unternehmen hat sich auf Softwarelösungen für die Immobilienverwaltung spezialisiert und zeichnet sich durch persönlichen Service und kurze Kommunikationswege aus. Die langjährige Erfahrung im Bereich Hausverwaltungssoftware spiegelt sich in der praxisorientierten Entwicklung von Win-CASA wider.

Besonders geschätzt wird von Kunden der persönliche Telefon-Support und die regelmäßigen Updates bei gesetzlichen Änderungen. Die hohe Kundenzufriedenheit, die sich in einer durchschnittlichen Bewertung von 9,4 von 10 Punkten ausdrückt, zeugt von der Qualität der Software und dem Service des Unternehmens. Informationen zu Win-CASA und den verschiedenen Funktionen sind auf der Webseite des Anbieters und im Online-Shop verfügbar.

Technische Details & Integration

Flexible Installationsmöglichkeiten bietet Win-CASA durch zwei Hauptvarianten: Bei der lokalen Installation wird die Software auf eigenen Rechnern installiert, wobei die Daten im eigenen Netzwerk bzw. Server verbleiben. Dies ermöglicht volle Kontrolle über die Datensicherung und -wiederherstellung. Mehrere Benutzer können gleichzeitig über das Netzwerk oder einen Terminalserver auf die Software zugreifen.

Cloud-App als Alternative ermöglicht den orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf Win-CASA. Die Software wird aus einem deutschen Hochsicherheits-Rechenzentrum bereitgestellt, was den Vorteil bietet, dass kein eigener Server erforderlich ist. Automatische Backups und Updates sorgen für zusätzliche Sicherheit und ersparen administrative Aufgaben. Die Cloud-Version ist besonders für Hausverwalter interessant, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten oder viel Zeit im Außendienst verbringen.

Umfangreiche Schnittstellen erweitern den Funktionsumfang von Win-CASA erheblich. Die Software verfügt über Bankschnittstellen für den automatischen Kontoabgleich, eine DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Schnittstellen zu Messdienstleistern (ARGE HeiWaKo) sowie Integrationen mit DMS-Systemen wie DocuWare. Zusätzlich bietet Win-CASA Anbindungen an spezialisierte Portale wie casavi und iDWELL sowie ein CRM-Modul für die Kundenverwaltung. Die E-Post-Integration ermöglicht den direkten Versand von Dokumenten.

Kosten & Preismodell

Gestaffelte Preisstruktur basiert bei Win-CASA auf zwei Hauptfaktoren: der Anzahl der verwalteten Wohneinheiten und dem gewählten Funktionsumfang. Die monatlichen Nettopreise (Stand 2025) staffeln sich wie folgt:

Starter-Paket: €29 (bis 100 Einheiten), €69 (bis 300 Einheiten), €129 (bis 1000 Einheiten), €209 (unbegrenzte Einheiten). Dieses Paket richtet sich an Einsteiger in die Verwaltung und bietet grundlegende Funktionen.

Professional-Paket: €49 (bis 100 Einheiten), €99 (bis 300 Einheiten), €179 (bis 600 Einheiten), €249 (bis 1000 Einheiten), €339 (über 1000 Einheiten). Das Professional-Paket enthält erweiterte Funktionen für die Miet- und WEG-Verwaltung im Team.

Premium-Paket: €59 (bis 100 Einheiten), €119 (bis 300 Einheiten), €209 (bis 600 Einheiten), €309 (bis 1000 Einheiten), €399 (über 1000 Einheiten). Dieses Paket bietet den vollen Funktionsumfang inklusive aller Schnittstellen und Automatisierungsfunktionen.

Zusatzkosten entstehen für die Cloud-App, die als kostenpflichtiges Add-On zur Grundlizenz angeboten wird. Auch das Online-Portal für Mieter und Eigentümer ist separat zu erwerben und wird nach Anzahl der Zugänge bepreist (ca. 0,05 EUR pro Verwaltungseinheit pro Monat).

Kostenlose Testphase ermöglicht es, Win-CASA 30 Tage lang unverbindlich zu testen. Die Testversion endet automatisch und erfordert keine vertragliche Bindung. Die während der Testphase eingegebenen Daten können problemlos in die Vollversion übernommen werden, sodass keine Arbeit verloren geht.

Migration & Umstieg auf Win-CASA

Datenübernahme wird durch verschiedene Import-Funktionen erleichtert. Win-CASA unterstützt den Import von Adressdaten aus CSV- oder Excel-Dateien, was die Übernahme von Stammdaten aus anderen Systemen vereinfacht. Bei der Umstellung von früheren Win-CASA Versionen ist eine direkte Datenübernahme möglich. Auf Wunsch bietet der Hersteller auch persönliche Unterstützung bei der Einführung und Migration an.

Einarbeitungshilfen stehen in verschiedenen Formen zur Verfügung. Beim Kauf von Win-CASA sind vier Wochen Support über die Telefon-Hotline inklusive, was die Startphase erleichtert. Die Software verfügt zudem über eine umfangreiche integrierte Hilfe, ergänzt durch Online-Hilfe und Video-Tutorials. Für einen strukturierten Einstieg werden verschiedene Schulungen und Online-Trainings angeboten.

Typischer Umstellungsprozess beginnt mit der Installation und Konfiguration der Software, gefolgt von der Übernahme der Stammdaten. Nach einer initialen Schulung der Mitarbeiter erfolgt die schrittweise Einführung der verschiedenen Module. Die intuitive Benutzeroberfläche verkürzt die Einarbeitungszeit erheblich, dennoch sollte für eine vollständige Einarbeitung in alle Funktionen ausreichend Zeit eingeplant werden. Die reguläre Verwaltungsarbeit kann in der Regel nach wenigen Tagen mit Win-CASA durchgeführt werden.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Flexible Nutzungsvarianten zwischen lokaler Installation und Cloud ermöglichen eine individuelle Anpassung an die IT-Strategie der Hausverwaltung. Die Wahlfreiheit zwischen verschiedenen Betriebsmodellen ist ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal von Win-CASA im Vergleich zu reinen Cloud-Lösungen oder ausschließlich lokal installierbarer Software.

Modularer Aufbau mit drei skalierbaren Paketen und zusätzlichen Erweiterungsoptionen erlaubt eine bedarfsgerechte Anpassung an unterschiedliche Anforderungsprofile. Die Software wächst mit den Anforderungen der Hausverwaltung mit und vermeidet sowohl Über- als auch Unterfunktionalität.

Intuitive Bedienung durch eine an Office-Produkten orientierte Benutzeroberfläche reduziert den Schulungsaufwand und erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitern. Die vertraute Optik und Handhabung ermöglicht auch IT-unerfahrenen Nutzern einen schnellen Einstieg.

Regelmäßige Updates sorgen für kontinuierliche Anpassung an gesetzliche Änderungen und technische Weiterentwicklungen. Die Software bleibt dadurch stets aktuell und zukunftssicher.

Integriertes Online-Portal für die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern verbessert den Service und reduziert gleichzeitig den Aufwand für telefonische Anfragen. Die digitale Bereitstellung von Dokumenten und Nachweisen entspricht den Erwartungen moderner Mieter und Eigentümer.

Preisgestaltung für sehr kleine Verwaltungen kann im Vergleich zu einfacheren Lösungen verhältnismäßig hoch sein. Die nach Einheiten gestaffelte Preisstruktur wird erst bei größeren Beständen besonders attraktiv.

Kostenpflichtige Zusatzmodule für volle Funktionalität erhöhen die Gesamtkosten über den Basispreis hinaus. Die Cloud-App und das Online-Portal sind nicht in den Grundpaketen enthalten, sondern müssen separat erworben werden.

Funktionsvielfalt kann für Einsteiger zunächst überwältigend wirken. Die umfangreichen Möglichkeiten der Software erfordern eine gewisse Einarbeitungszeit und strukturierte Herangehensweise bei der Implementierung.

Häufig gestellte Fragen zu Win-CASA

Was macht die Win-CASA Software?

Win-CASA ist eine umfassende Hausverwaltungssoftware für die professionelle Verwaltung von Immobilien. Sie deckt alle kaufmännischen Bereiche der Miet- und WEG-Verwaltung ab, von der Stammdatenverwaltung über Buchhaltung bis hin zu Betriebs- und Heizkostenabrechnungen sowie WEG-Abrechnungen. Die Software bietet zudem Funktionen für Dokumentenmanagement, Kommunikation mit Mietern und Eigentümern sowie mobile Nutzung.

Wer steckt hinter Win-CASA?

Hinter Win-CASA steht die Software24.com GmbH, ein spezialisierter Anbieter für Hausverwaltungssoftware mit Fokus auf den deutschsprachigen Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz). Das Unternehmen entwickelt und vertreibt die Software seit über zwei Jahrzehnten und legt besonderen Wert auf persönlichen Support und kontinuierliche Weiterentwicklung.

Was kostet Win-CASA Hausverwaltungssoftware?

Die Preise für Win-CASA beginnen bei 29 € netto monatlich für das Starter-Paket mit bis zu 100 Einheiten und staffeln sich je nach Paket (Starter, Professional, Premium) und Anzahl der verwalteten Einheiten. Das Professional-Paket kostet zwischen 49 € und 339 € monatlich, das Premium-Paket zwischen 59 € und 399 € monatlich. Zusatzkosten entstehen für die Cloud-App und das Online-Portal für Mieter und Eigentümer.

Welche ist die beste Hausverwaltungssoftware?

Die beste Hausverwaltungssoftware hängt von den individuellen Anforderungen der Hausverwaltung ab. Win-CASA eignet sich besonders gut für kleine bis mittelgroße Hausverwaltungen mit gemischten Beständen (WEG und Mietverwaltung), die Wert auf Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und persönlichen Support legen. Ein Vergleich verschiedener Anbieter unter Berücksichtigung der eigenen Prioritäten ist empfehlenswert. Alternativen zu Win-CASA auf dem Markt sind unter anderem Haufe PowerHaus, Domus, Immoware24 und andere spezialisierte Lösungen.

Wie lange dauert die Einarbeitung in Win-CASA?

Die Einarbeitungszeit für die grundlegenden Funktionen von Win-CASA beträgt dank der intuitiven Benutzeroberfläche in der Regel nur wenige Tage. Für die vollständige Beherrschung aller Funktionen und Module sollten jedoch einige Wochen eingeplant werden. Die Einarbeitungszeit wird durch die mitgelieferten Hilfsmaterialien, Video-Tutorials und den inkludierten vierwöchigen Support erheblich verkürzt. Schulungen können den Einstieg zusätzlich erleichtern.

Kann ich meine bestehenden Daten in Win-CASA übernehmen?

Ja, Win-CASA unterstützt den Import von Stammdaten aus CSV- oder Excel-Dateien, was die Übernahme aus anderen Systemen erleichtert. Die Datenübernahme aus früheren Win-CASA Versionen ist direkt möglich. Bei komplexeren Migrationen bietet der Hersteller auf Wunsch persönliche Unterstützung an. Die genauen Möglichkeiten der Datenübernahme hängen vom Quellsystem und der Datenstruktur ab.