Kernverwaltung & Objektmanagement: Digitales Gebäudeverzeichnis mit zentraler Stammdatenverwaltung für alle Immobilien, Einheiten und Ansprechpartner – ermöglicht schnellen Zugriff auf alle relevanten Objektinformationen. Automatisiertes Miet- und WEG-Vertragsmanagement mit Indexierung, Kündigungsfristen und Verlängerungen. Intelligente Workflow-Automatisierung mit Aufgabenverwaltung und automatischen Erinnerungen für alle laufenden Prozesse.
Finanzen & Abrechnung: Automatisierte Nebenkostenabrechnung mit verbrauchsabhängiger Kostenverteilung und Zählerstand-Import für präzise Betriebskostenabrechnungen. Integrierte Finanzbuchhaltung mit doppelter Buchführung, DATEV-Export und E-Bilanz-Schnittstelle für steuerberaterkonforme Prozesse. SEPA-Zahlungsverkehr mit automatisierten Lastschriften, Überweisungen und Bank-Import via FinTS/HBCI. Professionelles Mahnwesen mit mehrstufiger Eskalation und automatischen Mahnläufen zur Reduzierung von Forderungsausfällen.
Dokumentation & Kommunikation: Revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem mit Volltext-Suche per OCR, digitaler Signatur und strukturierter Ablage nach Objekten und Vorgängen. Digitaler Posteingang mit Scan-Integration und Freigabeworkflows für die direkte digitale Belegverarbeitung. Eigentümer- und Mieterportale mit Self-Service-Zugang zu Dokumenten, Abrechnungen und Stammdaten für weniger Rückfragen.
Compliance & Rechtssicherheit: Live-Rechts- und Steuerdatenbank mit ständig aktualisierten Musterverträgen, Vorlagen und Gesetzesänderungen aus der Haufe-Bibliothek. GoBD- und DSGVO-Konformität durch automatische Revisionsprotokolle, rollenbasierte Zugriffe und externe Prüfbestätigungen.
Controlling & Auswertungen: Liquiditäts-Dashboards mit Echtzeit-Übersicht über Zahlungsströme, Kontostände und finanzielle Kennzahlen. Individuelles Reporting mit Leerstandsstatistiken, Renditekennzahlen, Wirtschaftsplänen und flexiblen Auswertungsmöglichkeiten.
Flexibilität & Zugang: Browserbasierter Zugriff mit responsiver Oberfläche für Desktop, Tablet und Smartphone ohne lokale Installation. Schnittstellen-Ökosystem mit API-Anbindungen zu ERP, CRM, ImmoNum, FS-Win und weiteren Systemen für nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften.
Integrierte Haufe-Rechtsdatenbank mit Live-Updates Die Software ist direkt mit der gesamten Haufe-Rechts- und Steuerbibliothek verbunden. Gesetzesänderungen, neue Urteile und aktualisierte Musterverträge fließen automatisch in Workflows und Dokumente ein, oft noch am selben Tag der Veröffentlichung. Diese Integrationstiefe bietet kein anderer Anbieter im Markt. Verwaltungen arbeiten dadurch immer mit aktuellen Rechtsgrundlagen, ohne eigene juristische Recherchen durchführen oder externe Berater beauftragen zu müssen. Die Verbindung von Verlagskompetenz und Softwareentwicklung schafft einen echten Wissensvorsprung im Arbeitsalltag.
End-to-End-Lösung für WEG und Mietverwaltung Anders als viele Wettbewerber, die sich entweder auf Miet- oder auf WEG-Verwaltung spezialisieren, deckt die Software beide Bereiche vollständig in einem einzigen System ab. Alle Prozesse von der Vermietung über die Eigentümerversammlung bis zur Nebenkostenabrechnung sind nahtlos integriert. Verwaltungen mit gemischten Portfolios vermeiden dadurch Doppelpflege, Medienbrüche und die Komplexität mehrerer Insellösungen. Die Stammdaten bleiben konsistent, Auswertungen erfolgen portfolioübergreifend.
Flexible Betriebsmodelle für unterschiedliche Anforderungen Die Software kann wahlweise als Cloud-SaaS-Lösung aus ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren oder als On-Premise-Installation im eigenen Haus betrieben werden. Für Verwaltungen mit besonderen Datenschutzanforderungen, vorhandener IT-Infrastruktur oder gesetzlichen Vorgaben zur lokalen Datenhaltung bietet diese Wahlfreiheit einen entscheidenden Vorteil. Reine Cloud-Anbieter können diese Flexibilität nicht bieten.
Deutsche Compliance aus einer Hand Die Software wurde speziell für den deutschen Markt entwickelt und bildet alle nationalen Besonderheiten ab: WEG-Reform 2020, Heizkostenverordnung, GoBD-Konformität mit externer Prüfbestätigung, DSGVO-konforme Prozesse. Die Kombination aus Software-Expertise und dem Fachverlagswissen der Haufe Group ist im Markt einzigartig und garantiert verlässliche Compliance-Erfüllung.
Einschränkungen zu beachten: Die Software ist primär für Standardprozesse optimiert. Verwaltungen mit sehr speziellen, individuellen Workflows oder extrem großen Portfolios über 10.000 Einheiten können an Grenzen stoßen. Customizing-Möglichkeiten sind bewusst eingeschränkt, um Wartbarkeit und Aktualität zu sichern. Eine native Mobile-App für iOS oder Android existiert nicht – die mobile Nutzung erfolgt über eine responsive Web-Oberfläche, die bei Vor-Ort-Terminen Einschränkungen zeigt.
Kleine bis mittlere Hausverwaltungen mit 100-5.000 Einheiten Diese Zielgruppe profitiert von der optimalen Balance zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit. Die Automatisierung nimmt Routinearbeiten ab, ohne dass ein großes IT-Team erforderlich ist. Die Skalierbarkeit wächst mit dem Bestand mit, während die Komplexität beherrschbar bleibt. Verwaltungen in dieser Größenordnung erzielen typischerweise die schnellste Amortisation durch Zeitersparnis bei Abrechnungen und reduzierten Fehlerquoten.
Wohnungsgenossenschaften und kommunale Träger mit Compliance-Fokus Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen und speziellen Datenschutzrichtlinien finden in der integrierten Rechtsdatenbank und der revisionssicheren Dokumentation optimale Werkzeuge. Die Möglichkeit des On-Premise-Betriebs kommt besonderen Sicherheitsanforderungen öffentlicher Träger entgegen. Der spezielle Workflow für genossenschaftliche Verwaltungsstrukturen ist an die Besonderheiten dieser Rechtsform angepasst.
Family Offices mit gemischten Immobilienportfolios Verwaltungen, die sowohl vermietete Objekte als auch WEG-Einheiten betreuen, sparen sich mit der End-to-End-Lösung die Arbeit mit mehreren Systemen und redundante Datenpflege. Die Reporting-Funktionen liefern der Geschäftsführung aussagekräftige Renditekennzahlen und Liquiditätsübersichten auf Knopfdruck. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht portfolioübergreifende Analysen und Benchmarking.
Wachsende Verwaltungen mit Digitalisierungsambitionen Verwaltungen, die von Excel- und papierbasierter Arbeit zu digitalisierten Prozessen übergehen möchten, finden eine durchdachte Lösung mit moderater Lernkurve. Die Eigentümer- und Mieterportale reduzieren Rückfragen spürbar und schaffen Servicequalität. Die Cloud-Variante ermöglicht flexibles Arbeiten ohne eigene IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Technologie-Basis prägt die Software: Sie basiert auf einer zeitgemäßen Microservice-Architektur mit Java-Backend (Spring Boot), PostgreSQL oder SQL Server als Datenbanken und modernen JavaScript-Frameworks (Angular/React) im Frontend. Diese Technologie-Basis garantiert Zukunftsfähigkeit und ermöglicht kontinuierliche Weiterentwicklung ohne grundlegende Systemwechsel. Die Architektur unterstützt sowohl den Cloud-Betrieb auf Azure-Infrastruktur mit Docker/Kubernetes-Orchestrierung als auch klassische On-Premise-Installationen auf Windows Server-Umgebungen.
Die Software bildet den kompletten Verwaltungsprozess durchgängig ab – von der Objektaufnahme über Vertragsmanagement und Buchhaltung bis zur Nebenkostenabrechnung. Durchdachtes Prozessdesign zeigt sich besonders bei praxisnahen Details: Die automatische Auszifferung offener Posten beim Bankimport erspart manuelle Zuordnungen, die intelligente Fristenverwaltung verhindert verpasste Kündigungsfristen, und die Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass wiederkehrende Aufgaben nicht vergessen werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an modernen Usability-Standards und reduziert Klickwege auf das Wesentliche.
Release-Management und Aktualität folgen unterschiedlichen Zyklen je nach Betriebsmodell: Cloud-Nutzer erhalten monatliche Updates mit vierteljährlichen Feature-Releases automatisch aufgespielt. On-Premise-Kunden bekommen 1-2 Major-Releases pro Jahr und entscheiden selbst über den Update-Zeitpunkt. Die integrierte Rechtsdatenbank wird unabhängig vom Release-Zyklus kontinuierlich aktualisiert – oft noch am selben Tag, wenn sich gesetzliche Anforderungen ändern. Dieser permanente Rechts-Update-Mechanismus ist im Markt einzigartig und verschafft Anwendern einen echten Compliance-Vorsprung.
Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG ist Teil der Haufe Group, einem inhabergeführten Familienunternehmen in der vierten Generation mit 1.750 Mitarbeitern und rund 500 Millionen Euro Jahresumsatz (2023). Diese Unternehmensstruktur bedeutet langfristige Stabilität ohne kurzfristige Quartalsziele börsennotierter Unternehmen. Für Kunden ist das relevant: Die Produktentwicklung folgt langfristigen Strategien statt schnellen Exit-Szenarien, und die Wahrscheinlichkeit unerwünschter Übernahmen oder Produkteinstellungen ist gering.
Einzigartige Verbindung von Content und Software prägt die Unternehmens-DNA: Haufe ist ursprünglich ein Fachverlag für Recht, Steuern und Wirtschaft mit über 80 Jahren Erfahrung. Diese Expertise durchzieht die Softwarelösungen systematisch – juristische Fachkompetenz wird direkt in Funktionen und Workflows übersetzt. Die Verzahnung von Verlagswissen und Softwareentwicklung gibt es in dieser Form nur bei Haufe. Agile Entwicklungsteams arbeiten an deutschen Standorten eng mit Anwendergruppen zusammen. Ein Kundenbeirat bringt Praxisfeedback direkt in die Produktentwicklung ein, die Roadmap wird transparent über Webinare und das Kundenportal kommuniziert.
Enterprise-Grade Sicherheit bildet die Grundlage des Systems: ISO 27001-zertifiziertes Hosting in deutschen Rechenzentren, GoBD-Konformität durch externe Wirtschaftsprüfer bestätigt, regelmäßige Penetration-Tests durch unabhängige Sicherheitsfirmen. DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge sind Standard, alle Änderungen werden revisionssicher im Audit-Trail protokolliert. Die Cloud-Infrastruktur läuft redundant mit mehrstufigen Backup-Strategien und garantierten Recovery-Zeiten. On-Premise-Kunden erhalten detaillierte Sicherheitsrichtlinien für den eigenen Betrieb.
Die Software unterstützt branchenspezifische Schnittstellen umfassend: Vollständige SEPA-, FinTS/HBCI- und PSD2-Unterstützung für den Zahlungsverkehr ermöglicht automatisierten Bankdatenaustausch mit allen deutschen Kreditinstituten. DATEV-Export liefert strukturierte Buchhaltungsdaten für Steuerberater, ImmoNum-Anbindung ermöglicht Versorgerdatenaustausch nach Branchenstandard. Anbindungen an CAFM- und ERP-Systeme erfolgen via XML-Schnittstellen. REST-APIs befinden sich derzeit in der Öffnungsphase und werden voraussichtlich 2025 umfassend verfügbar sein, was künftig noch flexiblere Integrationsszenarien ermöglichen wird.
Flexible Systemarchitektur passt sich unterschiedlichen IT-Umgebungen an: Die Cloud-Variante läuft auf Microsoft Azure-Infrastruktur mit Docker/Kubernetes-Orchestrierung für optimale Skalierbarkeit und Verfügbarkeit. On-Premise erfordert Windows Server 2016 oder höher sowie SQL Server 2016 oder höher. Clients benötigen lediglich einen modernen Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) – keine lokale Installation oder spezielle Client-Software ist nötig. Office-365- und Adobe-Integration für Dokumentenerstellung sind vorhanden, was die Arbeit mit vertrauten Werkzeugen ermöglicht.
Transparente, einheitenbasierte Abrechnung prägt das Abo-Modell: Die monatlichen Kosten werden nach der Anzahl verwalteter Einheiten berechnet, mit gestaffelten Tarifen (Basis, Pro, Premium) je nach gewünschtem Funktionsumfang und Service-Level. Dieses Modell ist fair und skalierbar – wachsende Verwaltungen zahlen mehr, bei Bestandsreduzierungen sinken die Kosten entsprechend. Einmalige Onboarding-Gebühren liegen typischerweise zwischen 500 und 2.000 Euro, abhängig vom Projektumfang, der Datenmigrationskomplexität und dem gewünschten Schulungsaufwand.
Bei realistischer Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung für die Cloud-Variante bei mittleren Beständen (circa 1.000 Einheiten) über drei Jahre liegt der Gesamtaufwand bei etwa dem 1,8- bis 2,5-fachen der reinen Jahreslizenzkosten. Eingerechnet sind Onboarding, Schulungen, interne Personalaufwände für Datenmigration und Prozessanpassungen. On-Premise addiert zusätzlich 15-30 Prozent jährliche Kosten für Hardware-Anschaffung, Server-Lizenzen, Stromverbrauch und IT-Wartung. Dafür entfällt die Abhängigkeit von externer Cloud-Verfügbarkeit.
ROI durch Automatisierung amortisiert die Investition typischerweise innerhalb von ein bis drei Jahren: Dokumentierte Zeitersparnisse von 30 Prozent bei Nebenkostenabrechnungen, 20 Prozent weniger Aufwand für Mahnläufe und 25 Prozent geringere Fehlerquote in der Buchhaltung sind realistisch erreichbar. Hinzu kommen eingesparte externe Beratungskosten durch die integrierte Rechtsdatenbank sowie reduzierte Rückfragen durch Self-Service-Portale. Die Wirtschaftlichkeit steigt mit der Bestandsgröße und dem Grad der Prozessautomatisierung.
Strukturierter Implementierungsprozess kennzeichnet typische Projekte: Der Standard-Projektzeitraum für Verwaltungen mit 500-1.000 Einheiten beträgt 8-16 Wochen, größere Projekte mit komplexen Altdatenstrukturen dauern 4-6 Monate. Der Prozess umfasst Kick-off-Workshop, Datenanalyse und -bereinigung, CSV/Excel-Import mit mehrfacher Validierung, mehrstufige Schulungen und Go-Live-Begleitung über mehrere Wochen. Ein dedizierter Projektmanager von Haufe führt durch alle Phasen und koordiniert intern mit Technik- und Schulungsteams.
Datenqualität als kritischer Erfolgsfaktor entscheidet maßgeblich über Projekterfolg und -dauer: Der größte Zeitfresser ist erfahrungsgemäß nicht die Software-Konfiguration, sondern inkonsistente oder unvollständige Altdaten. Haufe bietet einen Data-Validator zur Prüfung, aber Verwaltungen sollten realistisch 20-40 Prozent der Projektzeit für Daten-Cleansing einplanen. Fehlende Stammdaten, inkonsistente Adressformate, ungeklärte Kontenzuordnungen – solche Altlasten kommen spätestens bei der Migration ans Licht. Eine ehrliche Bestandsaufnahme vorab spart später Nerven, Zeit und Kosten.
Change-Management nicht unterschätzen ist die wichtigste Lehre aus Migrationsprojekten: Die Technik funktioniert in der Regel zuverlässig, die Menschen bilden die größere Herausforderung. Erfolgreiche Projekte haben gemeinsam: Top-Management-Sponsorship mit klarem Commitment, dedizierte interne Ressourcen (0,2-1 FTE über drei Monate), realistische Erwartungen an den Umstellungsprozess und umfassende Schulungen (zwei Tage für Key-User, zusätzliche Webinare für Endanwender). Widerstand gegen neue Prozesse und gewohnte Arbeitsweisen ist die häufigste Hürde – transparente Kommunikation und frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden sind entscheidend.
Vorteile:
Rechtskonformität auf Knopfdruck: Die Integration der Haufe-Rechtsdatenbank mit automatischen Updates ist konkurrenzlos – Verwaltungen arbeiten immer mit aktuellen Rechtsgrundlagen ohne eigene Recherche oder externe Beraterkosten
Nachweisbare Zeitersparnis im Alltag: 30 Prozent weniger Aufwand bei Nebenkostenabrechnungen, 20 Prozent weniger Mahnläufe – dokumentierte Werte aus der Praxis, keine Marketingversprechen
Single Source of Truth: Alle Beteiligten – internes Team, Eigentümer, Mieter – arbeiten mit denselben aktuellen Daten, was Rückfragen, Missverständnisse und Doppelarbeit erheblich reduziert
Flexible Betriebsmodelle: Wahlweise Cloud-SaaS oder On-Premise-Installation ermöglicht Anpassung an unterschiedliche Infrastruktur- und Compliance-Anforderungen
End-to-End-Abdeckung: Vollständige Integration von WEG- und Mietverwaltung in einem System ohne Medienbrüche oder Doppelpflege bei gemischten Portfolios
Unternehmens-Stabilität: Inhabergeführtes Familienunternehmen mit 80 Jahren Erfahrung bietet langfristige Produktsicherheit ohne Exit-Risiken
Herausforderungen:
Begrenzte Individualanpassungen: Die Software ist für Standardprozesse optimiert – Verwaltungen mit sehr speziellen Workflows stoßen schnell an Grenzen, da Customizing bewusst eingeschränkt ist
Performance bei extremen Datenmengen: Bei mehr als 10.000 Einheiten oder über einer Million Datensätzen können Performance-Einbußen auftreten – für Groß-Verwaltungen ist das System nicht primär konzipiert
Mobile Nutzung ausbaufähig: Keine native iOS/Android-App vorhanden, nur responsive Web-Version – für Vor-Ort-Termine oder Begehungen ist die mobile Erfahrung eingeschränkt
API-Verfügbarkeit noch entwicklungsseitig: REST-APIs befinden sich in der Öffnungsphase – Integrationsprojekte mit externen Systemen sind aktuell auf XML-Schnittstellen angewiesen
Lernkurve bei Umstellung: Trotz durchdachter Benutzerführung erfordert der Umstieg von Altsystemen Einarbeitung und Prozessanpassungen – realistische Zeitplanung für Migration ist wichtig
Preistransparenz verbesserungsfähig: Konkrete Preisangaben pro Einheit/Monat sind nicht öffentlich – detaillierte Kostenplanung erfordert individuelle Anfrage beim Anbieter
Cloud-SaaS ist für die meisten Verwaltungen die wirtschaftlichere und wartungsärmere Option: geringere Total Cost of Ownership, automatische Updates ohne eigenes Zutun, kein IT-Personal erforderlich, flexible Skalierbarkeit. On-Premise macht Sinn bei speziellen Compliance-Anforderungen öffentlicher Träger, bereits vorhandener Server-Infrastruktur, gesetzlichen Vorgaben zur lokalen Datenhaltung oder grundsätzlicher Präferenz für vollständige Datenhoheit im eigenen Haus. Die technische Funktionalität ist in beiden Varianten weitgehend identisch.
Seien Sie realistisch: 8-16 Wochen für mittlere Bestände (500-1.000 Einheiten) sind der Durchschnitt bei sauberen Ausgangsdaten und ausreichenden internen Ressourcen. Wenn Altdaten chaotisch sind, keine dedizierte Projektkapazität vorhanden ist oder parallel zum Tagesgeschäft migriert wird, kann es auch sechs Monate dauern. Kritisch ist weniger die Software-Konfiguration als vielmehr die interne Kapazität für Daten-Cleansing, Mitarbeiterschulung und Prozessanpassungen. Unterschätzen Sie den Change-Management-Aufwand nicht.
Die Daten können jederzeit in standardisierten Formaten (CSV, XML) exportiert werden. Es gibt keine Vendor-Lock-In-Klauseln im Vertrag. Bei Vertragsende erhalten Kunden einen vollständigen Datenexport inklusive aller historischen Informationen. Allerdings gilt: Je tiefer die Integration und je länger die Nutzungsdauer, desto aufwändiger wird ein späterer Wechsel zu einem anderen System – das ist aber bei jeder ERP-Software so und kein spezifisches Problem dieser Lösung.
Standard-Support hat Reaktionszeiten unter 24 Stunden an Werktagen, überwiegend telefonisch und per E-Mail. Premium-Kunden erhalten einen persönlichen Ansprechpartner und erweiterte Servicezeiten. Der Support ist deutschsprachig und branchenspezifisch geschult, kennt also die typischen Fragen aus der Hausverwaltung. Die Zufriedenheitswerte liegen laut Haufe-Kundenumfrage 2024 bei 87 Prozent. Kritikpunkte in Anwenderforen betreffen eher komplexe Customizing-Anfragen oder Reaktionszeiten in Spitzenzeiten (Quartalsende, Abrechnungszeit).
Wenn heute noch hauptsächlich mit Excel, Word und Ordnern gearbeitet wird, ist die Zeitersparnis und Fehlerreduktion enorm – hier amortisiert sich die Investition oft schon im ersten Jahr. Bei bereits vorhandener älterer Verwaltungssoftware liegt der Mehrwert vor allem in der Rechts-Aktualität, besserer Usability, den Self-Service-Portalen und modernen Schnittstellen. Bei einem funktionierenden Altsystem ohne größere Probleme amortisiert sich der Wechsel typischerweise in 2-3 Jahren durch Effizienzgewinne und reduzierte externe Beratungskosten.
Standard-Schnittstellen umfassen SEPA, FinTS/HBCI und PSD2 für Zahlungsverkehr mit allen deutschen Banken, DATEV-Export für Steuerberater, ImmoNum für Versorgerdatenaustausch. XML-Schnittstellen ermöglichen Anbindungen an CAFM- und ERP-Systeme. Office-365- und Adobe-Integration sind für Dokumentenerstellung vorhanden. REST-APIs befinden sich in der Entwicklung und werden voraussichtlich 2025 umfassend verfügbar sein. Für spezielle Integrationsprojekte empfiehlt sich eine detaillierte Prüfung der aktuell verfügbaren Endpunkte mit dem Anbieter.
