Objektverwaltung & Dokumentation: Digitaler Hausaktenordner mit zentraler Ablage aller Objektdaten, Pläne, Verträge und Dokumente inklusive Versionskontrolle. Vertrags- und Fristenverwaltung mit automatischen Erinnerungen an Wartungstermine, Abnahmen, Versicherungen und Mietverträge. Dokumentenmanagement mit Freigabe-Workflows für revisionssichere Ablage und granularer Rechteverwaltung.
Technisches Management & Inspektionen: Mobile Inspektions-App mit Offline-Funktionalität für Begehungsprotokolle, Fotos und Mängelerfassung auch ohne Netzabdeckung – Daten synchronisieren sich automatisch bei verfügbarer Verbindung. Serviceauftragsmanagement zum Anlegen, Zuweisen und Tracking aller Instandhaltungsaufgaben mit Eskalationsregeln. Serviceleister-Portal für transparente Kommunikation und Auftragsdokumentation mit Handwerkern.
Prozessautomatisierung: No-Code Workflow-Designer zur Digitalisierung eigener Geschäftsprozesse wie Schadensmeldung oder Mieterwechsel ohne Programmierkenntnisse. Automatisierte Fristen- und Terminerinnerungen für Wartungstermine und Prüffristen.
Kommunikation & Mieterservice: Mieter-Ticket-System mit Webportal zur zentralen Erfassung und Bearbeitung von Mieteranliegen inklusive E-Mail-Integration. Massen-Kommunikation per Serien-E-Mails oder Push-Notifications an die gesamte Mieterschaft.
Controlling & Auswertungen: Dashboard mit KPI-Reporting zu Auslastung, Kosten, SLA-Erfüllung und weiteren Kennzahlen. CSV/Excel-Import und -Export für flexible Datenübergabe an andere Systeme.
Integration & Schnittstellen: Offene REST-API mit Webhooks zur Anbindung an ERP-Systeme wie SAP RE-FX, DATEV oder Wodis Sigma sowie IoT-Sensoren und andere Drittsysteme. Standard-Connectoren für vorkonfigurierte Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen.
Administration: Rollen- und Rechteverwaltung mit granularer Steuerung der Zugriffs- und Bearbeitungsrechte.
Offline-fähige Progressive Web App für Objektbegehungen ermöglicht die Erfassung von Mängeln, Fotos und Protokollen auch in Kellern oder Tiefgaragen ohne Mobilfunkempfang. Die Anwendung synchronisiert alle Daten automatisch, sobald wieder Netzabdeckung besteht. Diese Funktionalität beseitigt das doppelte Nachtragen von Informationen im Büro und beschleunigt die Dokumentation erheblich. Die PWA-Technologie kombiniert die Vorteile einer nativen App mit der plattformübergreifenden Verfügbarkeit einer Webanwendung.
No-Code Workflow-Designer versetzt Power-User in die Lage, komplexe Geschäftsabläufe ohne Programmierkenntnisse selbst zu konfigurieren und zu automatisieren. Schadensmeldungen, Freigabeprozesse oder Mieterwechsel lassen sich nach individuellen Regeln digital abbilden. Diese Unabhängigkeit von der IT-Abteilung verkürzt die Reaktionszeiten bei Prozessanpassungen erheblich und ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der Arbeitsabläufe durch die Fachabteilungen selbst.
API-First-Architektur mit öffentlich dokumentierter REST-API und Webhooks schafft die Grundlage für echte Echtzeit-Integration in bestehende Systemlandschaften. Im Unterschied zu proprietären Lösungen können externe Systeme nicht nur Daten empfangen, sondern auch aktiv mit facilioo interagieren. Die Anbindung reicht von Finanzbuchhaltungssystemen über ERP-Lösungen bis zu IoT-Sensoren für Energiemanagement oder Gebäudetechnik.
ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit geht über die reine DSGVO-Konformität hinaus und implementiert ein umfassendes Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS). Dieser internationale Standard garantiert höchste Sicherheitsstandards für sensible Objektdaten und dokumentiert nachprüfbare Sicherheitsprozesse. Die Zertifizierung erfolgt durch unabhängige Auditoren und wird jährlich überprüft.
Einschränkungen: facilioo bietet keine integrierte Finanzbuchhaltung. Die Anbindung an ein externes Fibu-System ist zwingend erforderlich. Die Reporting-Funktionen konzentrieren sich auf operative KPIs – für komplexe Business-Intelligence-Analysen kann ein zusätzliches BI-Tool notwendig werden. Die Individualisierbarkeit über den Workflow-Designer erfordert Einarbeitungszeit und kann bei übermäßiger Komplexität die Wartbarkeit beeinträchtigen.
Mittelgroße Wohnungsverwaltungen mit 200–2.000 Einheiten finden in facilioo eine Lösung, die weder die Beschränkungen von Excel-Listen aufweist noch die Komplexität vollintegrierter Groß-ERP-Systeme mitbringt. Die Funktionstiefe deckt das operative Tagesgeschäft ab, während die Handhabbarkeit auch bei begrenzten IT-Ressourcen gewährleistet bleibt. Die Skalierbarkeit der Cloud-Architektur ermöglicht problemloses Portfolio-Wachstum ohne Systemwechsel.
Technische Facility Manager mit hohem Außendienst-Anteil profitieren besonders von der Offline-App und dem mobilen Auftragsmanagement. Mitarbeiter erfassen Begehungsergebnisse, Mängel und Abnahmen direkt vor Ort ohne Medienbruch. Die Transparenz über Auftragsstatus und SLA-Einhaltung in Echtzeit verbessert die Steuerung der Dienstleister merklich. Papierprotokolle und deren nachträgliche Digitalisierung entfallen vollständig.
Wohnungsbaugenossenschaften und kommunale Wohnungsunternehmen mit erhöhten Anforderungen an Transparenz und Dokumentation erfüllen mit facilioo ihre steigenden regulatorischen Pflichten. Das Mieterportal schafft direkte Kommunikationskanäle, die revisionssichere Dokumentation gewährleistet Nachweisbarkeit, und die Fristenverwaltung verhindert Versäumnisse bei Prüfterminen. Die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge unterstützt die Rechenschaftspflicht gegenüber Mitgliedern oder Aufsichtsgremien.
Verwaltungen mit heterogener Systemlandschaft nutzen facilioo als zentrale Integrationsplattform für das technische Management. Die offene API verbindet bestehende Spezialsysteme für Finanzbuchhaltung, ERP oder Energiemanagement zu einer durchgängigen Datendrehscheibe. Diese Orchestrierung vermeidet redundante Datenpflege und schafft eine einheitliche Informationsbasis für alle Beteiligten.
Entscheidende Auswahlkriterien:
facilioo positioniert sich als spezialisierte Plattform für die Digitalisierung technischer und operativer Prozesse in der Hausverwaltung. Die Software schließt gezielt die Lücke zwischen generischen Projektmanagement-Tools und monolithischen Groß-ERP-Systemen. Der Schwerpunkt liegt auf dem gesamten Lebenszyklus technischer Aufgaben – von der Objektbegehung über das Auftragsmanagement bis zur Mieterkommunikation und Dokumentation.
Die Cloud-native Microservices-Architektur auf Basis von AWS-Rechenzentren ermöglicht automatische Updates ohne Betriebsunterbrechungen und hohe Skalierbarkeit. Die Progressive Web App funktioniert browserbasiert mit dem Leistungsumfang einer nativen Anwendung. Regelmäßige Release-Zyklen von vier Wochen sorgen für kontinuierliche Verbesserungen und neue Funktionen. Die Produktentwicklung folgt einem agilen, kundenorientierten Ansatz, bei dem Feedback von Bestandskunden direkt in die Roadmap einfließt.
Die Lösung richtet sich primär an mittelgroße bis große Wohnungsverwaltungen, Wohnungsbaugenossenschaften, kommunale Wohnungsunternehmen sowie technische Facility Manager im deutschsprachigen Raum. Der modulare Aufbau erlaubt die schrittweise Einführung einzelner Funktionsbereiche und die nachträgliche Erweiterung des Funktionsumfangs entsprechend wachsenden Anforderungen.
Die facilioo GmbH wurde 2018 in Leipzig gegründet und beschäftigt rund 30 Mitarbeiter. Als Teil der PropTech-Bewegung fokussiert sich das Unternehmen konsequent auf die Digitalisierung des Immobilienmanagements im D-A-CH-Raum. Die Technologie-Ausrichtung mit API-First-Ansatz, No-Code-Plattform und PWA-Technologie hebt sich deutlich von vielen etablierten Wettbewerbern ab.
Die ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit unterstreicht das hohe Sicherheitsniveau und das professionelle Qualitätsmanagement. Der deutschsprachige Helpdesk reagiert nach eigenen Angaben innerhalb von 24 Stunden, größere Accounts erhalten dedizierte Customer Success Manager. Eine umfangreiche Online-Academy mit Schulungsmaterialien und Best Practices unterstützt die Einarbeitung. Die Vertragsverlängerungsrate von über 90 Prozent deutet auf nachhaltige Kundenzufriedenheit hin.
Die öffentlich dokumentierte REST-API mit Webhooks deckt nahezu alle Kernfunktionen ab und bildet das Rückgrat der Integrationsfähigkeit. Externe Systeme können nicht nur Daten empfangen, sondern auch aktiv mit facilioo interagieren – die Grundlage für echte End-to-End-Automatisierung über Systemgrenzen hinweg. Diese API-First-Architektur unterscheidet sich fundamental von Lösungen, bei denen Schnittstellen nachträglich hinzugefügt wurden und oft nur eingeschränkte Funktionalität bieten.
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen AWS-Rechenzentren verarbeitet und unterliegen damit vollumfänglich der EU-DSGVO. Die abgeschlossene ISO 27001-Zertifizierung geht über die reine Compliance hinaus und implementiert ein umfassendes Informationssicherheits-Managementsystem mit regelmäßigen externen Audits. Verschlüsselung erfolgt sowohl im Transport (TLS 1.3) als auch im Ruhezustand. Regelmäßige Penetrationstests und Sicherheits-Updates gewährleisten ein hohes Schutzniveau.
Als reine SaaS-Lösung entfallen Kosten und Aufwände für eigene Hardware, Serverwartung und manuelle Updates vollständig. Die Anwendung ist browserbasiert über Chrome, Edge und Firefox nutzbar. Zusätzlich stehen mobile Apps für iOS und Android zur Verfügung, die als Progressive Web App auch offline funktionieren. Die Systemverfügbarkeit liegt nach Anbieterangaben bei 99,5 Prozent, Wartungsfenster werden angekündigt und fallen üblicherweise in nutzungsarme Zeiten.
facilioo arbeitet mit einer modularen SaaS-Lizenzierung, die sich an der Anzahl verwalteter Einheiten orientiert. Die Kosten bewegen sich typischerweise zwischen 2,50 und 5 Euro pro Einheit und Monat, abhängig von Portfolio-Größe und gewählten Modulen. Zusätzlich fällt ein einmaliger Setup-Fee ab 2.000 Euro an, der Projektbegleitung, Basis-Konfiguration und initiale Schulungen abdeckt. Unternehmen lizenzieren nur die Module, die sie tatsächlich nutzen, was Kostenflexibilität ermöglicht.
Transparente Total Cost of Ownership erfordern jedoch die Berücksichtigung weiterer Faktoren: Kosten für Datenmigration und Datenbereinigung variieren stark je nach Qualität der Altsysteme. Schnittstellenentwicklung kann auch bei offener API Entwicklungsaufwand verursachen, insbesondere bei Anbindung von Legacy-Systemen. Schulungsaufwand für Mitarbeiter und interne Personalressourcen für Projektbegleitung sollten realistisch eingeplant werden. Bei ungünstiger Datenqualität oder hochkomplexen Bestandssystemen können unerwartete Zusatzkosten entstehen.
Die Return-on-Investment-Betrachtung zeigt typische Amortisationszeiten von 12 bis 36 Monaten. Haupttreiber sind Zeitersparnis bei der Dokumentensuche von bis zu 60 Prozent, schnellere Serviceabwicklung durch transparente Auftragssteuerung, Reduktion des Papieraufwands um bis zu 80 Prozent sowie Personaleinsparungen durch Automatisierung repetitiver Aufgaben. Die genaue Amortisationsdauer hängt vom Ausgangsniveau der Prozessdigitalisierung und der Konsequenz der Systemnutzung ab.
Die strukturierte Implementierung erfolgt üblicherweise in 8 bis 16 Wochen, gegliedert in vier Phasen: Anforderungsanalyse und Konzeption dauern etwa zwei Wochen und klären Prozesse, Schnittstellen und Datenbestände. Konfiguration und Datenimport benötigen vier bis sechs Wochen für Systemeinrichtung, Rechtevergabe, Workflow-Design und Datenmigration. Tests und Schulung umfassen zwei Wochen mit Pilotbetrieb, Akzeptanztests und Anwenderschulungen. Go-Live und Hypercare erstrecken sich über ein bis zwei Wochen mit produktivem Start und intensivem Support. Bei komplexen Ausgangssituationen, umfangreichen Altdatenbeständen oder vielen Schnittstellen kann sich der Zeitrahmen verdoppeln.
Datenmigration stellt den kritischen Erfolgsfaktor dar. facilioo bietet Standard-CSV-Templates für den Import von Immobilien, Kontakten, Dokumenten und Verträgen. Die Qualität der Bestandsdaten entscheidet maßgeblich über Aufwand und Erfolg der Übernahme. Unvollständige, inkonsistente oder in veralteten Formaten vorliegende Daten erfordern oft aufwendige manuelle Nacharbeit. Eine externe Datenbereinigung vor der Migration kann sich in vielen Fällen rechnen und beschleunigt das Projekt erheblich.
Change Management sollte nicht unterschätzt werden. Der Projekterfolg hängt stark von engagierten Key-Usern ab, die als Multiplikatoren fungieren und Kollegen bei der Einarbeitung unterstützen. Klares Management-Commitment signalisiert die strategische Bedeutung und fördert die Akzeptanz. Umfassende Schulungen in verschiedenen Formaten – von Präsenzschulungen über Webinare bis zu Selbstlern-Videos – berücksichtigen unterschiedliche Lerntypen. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung, aber die grundlegende Umstellung von papiergestützten auf digitale Prozesse erfordert aktive Begleitung und ausreichend Zeit für die Gewöhnung.
Vorteile:
Mobilität im Feld: Die offline-fähige App revolutioniert Objektbegehungen durch medienbruchfreie Erfassung von Mängeln, Fotos und Protokollen ohne Abhängigkeit von Netzabdeckung
Prozessautomatisierung ohne IT-Abhängigkeit: Der No-Code-Designer ermöglicht Fachabteilungen die eigenständige Digitalisierung und Automatisierung individueller Workflows
Zentrale Transparenz: Alle technischen Objektdaten, Aufträge, Dokumente und Kommunikation an einem zentralen Ort mit konsistenter Informationsbasis
Zukunftssichere Integration: Die offene API mit umfassender Dokumentation gewährleistet nahtlose Anbindung an bestehende Fibu-, ERP- und IoT-Systeme
Höchste Sicherheitsstandards: ISO 27001-Zertifizierung und ausschließliche Datenhaltung in EU-Rechenzentren erfüllen regulatorische Anforderungen
Kontinuierliche Weiterentwicklung: Vierwöchige Release-Zyklen mit neuen Features ohne Zusatzkosten oder Betriebsunterbrechungen
Herausforderungen:
Keine eigene Finanzbuchhaltung: Zwingende Abhängigkeit von externen Fibu-Systemen mit entsprechendem Schnittstellenbedarf
Einstiegshürde für Kleinstverwaltungen: Setup-Kosten und Lizenzmodell rechnen sich wirtschaftlich erst ab etwa 100 Einheiten aufwärts
Implementierungsaufwand: Erfolgreiche Einführung erfordert sorgfältige Planung, Datenbereinigung, Ressourcenallokation und aktives Change Management
Reporting-Grenzen: Operative KPIs gut abgedeckt, für komplexe Business-Intelligence-Analysen kann ein zusätzliches BI-Tool erforderlich werden
Customizing-Komplexität: Übermäßig individuelle Workflows können die Wartbarkeit erschweren und Updates verkomplizieren
Lernkurve bei Workflow-Designer: Power-User-Funktionen erfordern Einarbeitungszeit und konzeptionelles Verständnis der Prozessautomatisierung
Die Progressive Web App nutzt bewährte Browser-Technologie für lokale Datenspeicherung und funktioniert auch in Bereichen ohne Mobilfunkempfang stabil. Erfasste Mängel, Fotos und Protokolle werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Netzverbindung besteht. Die Technologie hat sich in der Praxis bewährt, gelegentliche Synchronisationskonflikte bei zeitgleicher Bearbeitung desselben Datensatzes auf mehreren Geräten sind jedoch möglich.
Für diese verbreiteten Systeme bietet facilioo Standard-Connectoren mit vorkonfigurierten Schnittstellen, die den Implementierungsaufwand erheblich reduzieren. Die Anbindung erfordert dennoch Konfiguration und Mapping der Datenfelder entsprechend der individuellen Systemkonfiguration. Bei hochgradig angepassten ERP-Installationen kann zusätzlicher Entwicklungsaufwand über die offene REST-API notwendig werden.
facilioo ermöglicht CSV/Excel-Export aller wesentlichen Datenbestände inklusive Objektdaten, Kontakte, Dokumente, Aufträge und Historie. Die Datenportabilität ist gewährleistet, allerdings können spezialisierte Workflow-Konfigurationen und individuelle Anpassungen nicht in Standardformate übertragen werden. Bei geplanten Wechselprojekten unterstützt der Support mit spezifischen Exportformaten für Zielsysteme.
Das Mieterportal ermöglicht Mietern die direkte Anlage von Tickets über ein Webinterface. Alternativ werden E-Mails an definierte Adressen automatisch in Tickets umgewandelt. Mieter können den Bearbeitungsstatus ihrer Anliegen transparent nachverfolgen und Rückfragen beantworten. Die Konfiguration erlaubt die Steuerung, welche Informationen Mieter einsehen dürfen.
Der deutschsprachige Helpdesk strebt eine Reaktionszeit unter 24 Stunden an. Größere Accounts mit Premium-Support erhalten dedizierte Ansprechpartner und priorisierte Bearbeitung. Die Online-Academy mit Dokumentation, Video-Tutorials und Best Practices ermöglicht Selbsthilfe bei vielen Standardfragen. Die Community-Plattform bietet zusätzlich Austausch mit anderen Anwendern.
Automatische Updates erfolgen alle vier Wochen ohne Zusatzkosten und ohne Betriebsunterbrechungen. Neue Features werden schrittweise für alle Kunden ausgerollt. Lediglich bei grundlegend neuen Modulen, die erhebliche Entwicklungsressourcen erforderten, kann eine Anpassung der Lizenzierung erfolgen – bestehende Kunden erhalten dann Bestandsschutz oder Sonderkonditionen.
Der aktuelle Fokus liegt auf dem D-A-CH-Raum mit deutscher Benutzeroberfläche, deutschsprachigem Support und deutschen Rechenzentren. Die Software unterstützt mehrsprachige Mieterportale, jedoch sind länderspezifische rechtliche Anforderungen außerhalb der DACH-Region möglicherweise nicht vollständig abgebildet. Internationale Expansion ist in Planung, konkrete Zeitpläne waren zum Recherchezeitpunkt nicht verfügbar.
