Miet- & Vertragsverwaltung:
Buchhaltung & Abrechnung:
Dokumentenmanagement:
Instandhaltung & Service:
Kommunikation & Mieterservice:
Controlling & Reporting:
Technische Features:
Bidirektionale DATEV-Integration ohne Umwege – die echte Zwei-Wege-Kommunikation mit DATEV unterscheidet ImmoOffice deutlich von vielen Wettbewerbern. Buchungsdaten und Stammdaten fließen in beide Richtungen, ohne dass zusätzliche Tools oder manuelle Nacharbeit erforderlich werden. Steuerberater arbeiten mit denselben Daten wie die Hausverwaltung, wodurch der Abstimmungsaufwand vor Jahresabschlüssen komplett entfällt. Diese Integration geht über einfache Exportfunktionen hinaus und ermöglicht echte Datensynchronisation in Echtzeit.
Low-Code-Workflows für eigenständige Prozessanpassungen – der integrierte Workflow-Designer ermöglicht es Fachanwendern ohne IT-Kenntnisse, Geschäftsprozesse direkt anzupassen. Ob Mahnläufe, Freigabeprozesse oder automatisierte Dokumentenerstellung – die grafische Oberfläche macht komplexe Workflow-Anpassungen zugänglich. Dies spart nicht nur externe Dienstleister, sondern macht Verwaltungen unabhängig von langen Entwicklungszyklen. Änderungen in Geschäftsprozessen können innerhalb von Tagen statt Monaten umgesetzt werden.
Echte Multi-Entity-Verwaltung mit strikter Datentrennung – ImmoOffice ermöglicht die Verwaltung von bis zu 50 rechtlich getrennten Gesellschaften in einer einzigen Systeminstanz. Die Datentrennung erfolgt auf Datenbankebene mit individuellen Berechtigungen pro Mandant. Dies reduziert Lizenzkosten und Administrationsaufwand erheblich gegenüber Systemen, die für jede Einheit separate Instanzen benötigen. Gleichzeitig bleiben konsolidierte Auswertungen über alle Mandanten hinweg möglich.
Praxisnahe Entwicklung durch interdisziplinäres Entwicklerteam – das Entwicklerteam besteht nicht nur aus Software-Ingenieuren, sondern auch aus Immobilienkaufleuten und Wirtschaftsprüfern. Diese interdisziplinäre Aufstellung erklärt, warum ImmoOffice deutsche Hausverwaltungsprozesse authentisch abbildet und sich nicht wie eine generische ERP-Lösung anfühlt. Agile Entwicklung mit halbjährlichen Major-Releases garantiert kontinuierliche Weiterentwicklung auf Basis von Kundenfeedback. Regelmäßige User Groups ermöglichen direkten Einfluss auf die Produktroadmap.
Einschränkungen bei mobiler Nutzung – die mobile App bietet derzeit nur Basisfunktionen ohne Offline-Modus. Für Verwaltungen mit umfangreichem Außendienst oder häufigen Besichtigungsterminen stellt dies eine spürbare Limitierung dar. Die API-Dokumentation wurde in den letzten Jahren verbessert, bei sehr speziellen Integrationsanforderungen sollte dennoch Einarbeitungszeit oder Anbieter-Support eingeplant werden. Ältere Module zeigen teilweise Benutzeroberflächen, die weniger intuitiv sind als moderne Cloud-Anwendungen.
Mittelständische Hausverwaltungen mit 500-10.000 Einheiten profitieren optimal von der Skalierbarkeit und dem modularen Aufbau. Die Standardprozesse sind bereits vordefiniert, dennoch bleibt ausreichend Raum für individuelle Anpassungen durch den Low-Code-Designer. Ab dieser Portfoliogröße amortisiert sich die Investition typischerweise innerhalb von 12-24 Monaten durch Automatisierungsgewinne in Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung und Mahnwesen.
Property-Management-Dienstleister mit Multi-Entity-Strukturen finden in ImmoOffice eine Lösung, die mehrere rechtlich getrennte Gesellschaften oder Mandanten ohne Lizenzvervielfachung verwaltet. Die echte Mandantenfähigkeit in einer Instanz spart nicht nur Lizenzkosten, sondern auch erheblichen Administrationsaufwand bei Updates und Systemwartung. Konsolidierte Berichte über alle Mandate hinweg ermöglichen strategisches Portfolio-Controlling.
Verwaltungen mit enger DATEV-Anbindung erzielen den höchsten Mehrwert aus der bidirektionalen Schnittstelle. Wer intensiv mit Steuerberatern zusammenarbeitet und Wert auf nahtlose Buchhaltungsintegration legt, findet hier einen deutlichen Zeitvorteil. Die Zwei-Wege-Kommunikation mit DATEV ist in dieser Tiefe und Preisklasse einzigartig und eliminiert typische Abstimmungsfehler vor Jahresabschlüssen.
Wachstumsorientierte Verwaltungen mit kontinuierlichem Optimierungsbedarf nutzen den Low-Code-Ansatz, um Prozesse eigenständig weiterzuentwickeln, ohne ständig externe Entwickler beauftragen zu müssen. Fachabteilungen können Workflows selbst anpassen, was besonders bei dynamischen Geschäftsmodellen oder häufigen regulatorischen Änderungen wertvoll ist. Die Microservices-Architektur ermöglicht zudem problemloses Portfoliowachstum ohne Systemwechsel.
Nicht geeignet für sehr kleine Verwaltungen unter 100 Einheiten, da Funktionsumfang und Kosten in keinem sinnvollen Verhältnis zum Verwaltungsaufwand stehen. Spezialimmobilien wie Hotels, Pflegeheime oder gewerbliche Sonderobjekte benötigen oft branchenspezifische Lösungen mit spezialisierten Funktionen. Verwaltungen mit hohem mobilem Arbeitsvolumen sollten die aktuellen App-Limitierungen kritisch prüfen, da hier andere Anbieter derzeit funktional stärker aufgestellt sind.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Die immo-portal-services GmbH wurde 2010 gegründet, beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter am Standort Frankfurt am Main und hat sich bewusst auf den DACH-Raum spezialisiert. Fokussierung auf Hausverwaltungs-Expertise statt Internationalisierung prägt die Unternehmensstrategie – keine Investoren-getriebene Wachstumsstrategie, dafür tiefe Expertise in deutschen Hausverwaltungs-Besonderheiten. Mit über 200 Kunden und einem Net Promoter Score von 45 liegt die Kundenzufriedenheit deutlich über dem Branchenschnitt vergleichbarer Softwarelösungen.
Interdisziplinäres Entwicklerteam mit Immobilienfachwissen – das Entwicklerteam besteht nicht nur aus Software-Ingenieuren, sondern auch aus Immobilienkaufleuten und Wirtschaftsprüfern. Diese Aufstellung erklärt, warum ImmoOffice nicht wie eine angepasste ERP-Lösung wirkt, sondern Hausverwaltungs-Workflows authentisch versteht. Agile Entwicklung nach Scrum-Methodik mit halbjährlichen Major-Releases garantiert kontinuierliche Weiterentwicklung. Regelmäßige User Groups, eine öffentlich einsehbare Roadmap und die schnelle Umsetzung von Kundenfeedback sind keine Marketing-Versprechen, sondern gelebte Praxis. Customer Success Manager ab bestimmten Paketgrößen begleiten strategisch bei der Systemnutzung und Optimierung.
Cloud-First-Ansatz mit DACH-Rechenzentren – die Standard-Bereitstellung erfolgt als Software-as-a-Service aus ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz. On-Premise-Installation ist zwar möglich, wird vom Anbieter aber nicht primär empfohlen, da sie höhere Kosten und mehr Administrationsaufwand verursacht. Der Technologie-Stack basiert auf .NET/C# im Backend, modernen Web-Frameworks wie Angular oder React im Frontend sowie Microsoft SQL Server oder Azure-Datenbanken für die Datenhaltung.
Die REST- und SOAP-Schnittstellen ermöglichen Integration in CRM-, BI- und CAFM-Systeme. Die API-Dokumentation wurde 2023 und 2024 mit einem Entwicklerportal und Sandbox-Umgebung deutlich verbessert, erreicht aber noch nicht das Niveau reiner API-First-Anbieter. Für Standard-Integrationen wie DATEV, Banken oder Immobilienportale existieren vordefinierte Connectoren mit dokumentierten Konfigurationsschritten. Bei sehr spezifischen Anbindungen sollte Einarbeitungszeit oder professioneller Anbieter-Support eingeplant werden.
Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Niveau – ImmoOffice erfüllt ISO 27001 für Informationssicherheit, verfügt über ein GoBD-Testat für revisionssichere Buchführung und ist DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Verschlüsselung erfolgt mit TLS 1.2 oder höher, API-Zugriffe sind über OAuth 2.0 abgesichert. Jährliche Penetrationstests durch externe Sicherheitsdienstleister gehören zum Standard. Größere Sicherheitsvorfälle sind in der Unternehmensgeschichte nicht bekannt geworden. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in der DACH-Region, was für Verwaltungen mit strengen Compliance-Anforderungen relevant sein kann.
Transparentes SaaS-Modell mit modularem Aufbau – die Lizenzgebühren werden monatlich berechnet und staffeln sich typischerweise nach Objektanzahl sowie gewählten Modulen in den Varianten Basis, Professional oder Enterprise. Für eine Verwaltung mit 2.000 Einheiten liegen die monatlichen Kosten bei etwa 500-1.500 €, abhängig vom Funktionsumfang und den aktivierten Zusatzmodulen. Hinzu kommen einmalige Setup- und Migrationskosten zwischen 5.000 und 15.000 € sowie Schulungskosten von 2.000-5.000 €. Der Support ist meist in der Lizenz enthalten, Premium-SLAs mit garantierten Reaktionszeiten können optional gebucht werden.
Die Total Cost of Ownership über 3 Jahre sollte realistisch kalkuliert werden. Für 2.000 Einheiten liegt die Gesamtkostenrechnung bei etwa 30.000-80.000 €, abhängig von der gewählten Konfiguration. Der größte häufig unterschätzte Kostenfaktor ist die Datenbereinigung vor der Migration aus Altsystemen. Weitere variable Kosten entstehen durch interne Personalressourcen für Projektmanagement, eventuell benötigte Spezial-Reports oder Individualentwicklungen sowie Schnittstellen-Anpassungen. On-Premise-Installationen verursachen zusätzliche Infrastrukturkosten für Server, Datensicherung und IT-Administration.
Return on Investment nach 12-24 Monaten – die Amortisation erfolgt hauptsächlich durch etwa 30% weniger Verwaltungsaufwand bei optimaler Systemnutzung, was sich in Personalkosten niederschlägt. Schnellere Nebenkostenabrechnungen sparen Liquiditätskosten, effizienteres Mahnwesen reduziert Zahlungsausfälle, und eine optimierte Handwerkerkoordination senkt Instandhaltungskosten. Bessere Transparenz durch KPI-Dashboards kann Leerstandszeiten verkürzen. Im Vergleich zu Wettbewerbern positioniert sich ImmoOffice etwa 10% günstiger als Haufe PowerHaus, liegt aber etwa 15% über Low-Budget-Lösungen mit eingeschränktem Funktionsumfang.
Strukturierte Migration mit klarem Projektvorgehen – das Standard-Migrationspaket umfasst die Übernahme von Stammdaten wie Verträgen, Objekten und Buchungen via CSV/Excel-Import, DATEV-Altbestand oder SQL-Bulk-Transfer. Für eine Verwaltung mit 2.000 Einheiten sind typischerweise ein bis zwei Manntage externer Implementierungsunterstützung erforderlich. Eine Testmigration und ein Parallelbetrieb über zwei bis vier Wochen werden dringend empfohlen, um Datenqualität zu validieren und Prozesse zu testen. Die Gesamtprojektdauer beträgt für kleine und mittlere Verwaltungen zwei bis vier Monate, bei großen Verwaltungen mit komplexen Strukturen vier bis neun Monate.
Die Datenqualität der Altsysteme ist der kritischste Erfolgsfaktor für eine reibungslose Migration. Die häufigste Projektverzögerung entsteht durch unsaubere oder inkonsistente Stammdaten. Eine Investition in Datenbereinigung vor der Migration zahlt sich mehrfach aus durch schnellere Implementierung und weniger Nacharbeit. Weitere kritische Erfolgsfaktoren sind ein klares Commitment der Geschäftsführung, ein dediziertes Projektteam mit mindestens 0,5 FTE Projektleiter sowie Key User aus jeder Fachabteilung. Frühzeitige und kontinuierliche Anwenderschulung verhindert Akzeptanzprobleme nach dem Go-Live.
Change Management nicht unterschätzen – die Mitarbeiter-Akzeptanz ist erfolgsentscheidend für den langfristigen ROI. ImmoOffice bietet Change-Management-Workshops, modulare Schulungen in Form von Online-Plattformen und Präsenzschulungen sowie umfangreiche E-Learning-Ressourcen. Der Low-Code-Workflow-Designer hilft bei der Akzeptanz, da Fachabteilungen ihre eigenen Anforderungen direkt umsetzen können, ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen. Kritisch kann die Benutzeroberfläche älterer Module sein, die gerade für Digital Natives ein Akzeptanzhindernis darstellen kann. Hier helfen gute Schulungen und die konsequente Fokussierung auf die Automatisierungsvorteile im Arbeitsalltag.
Vorteile:
Herausforderungen:
Für eine mittelgroße Verwaltung mit 2.000 Einheiten sollten zwei bis vier Monate von Projektstart bis Go-Live eingeplant werden. Davon entfällt etwa ein Monat auf Datenmigration und Datenbereinigung, ein Monat auf Schulung und Testphasen sowie ein bis zwei Monate auf Prozessanpassung und Optimierung. Bei Portfolios über 5.000 Einheiten oder komplexen Altstrukturen mit mehreren Altsystemen sind eher vier bis neun Monate realistisch. Die Datenqualität der Altsysteme ist der entscheidende Faktor – je besser die Daten vorbereitet sind, desto schneller verläuft die Implementierung.
Mindestens sollte ein Projektleiter aus der Hausverwaltung mit 0,5 FTE über die Projektlaufzeit zur Verfügung stehen, der über Entscheidungsbefugnis verfügt. Zusätzlich werden Key User aus jeder betroffenen Fachabteilung mit jeweils 0,2-0,3 FTE benötigt. Bei On-Premise-Installation oder komplexen Systemintegrationen ist ein IT-Koordinator mit 0,1-0,2 FTE erforderlich. Wichtiger als die reinen FTE-Zahlen ist das Commitment der Geschäftsführung und die Bereitschaft der Mitarbeiter zum Change-Prozess. Fehlende Ressourcen sind einer der häufigsten Gründe für Projektverzögerungen.
Das Ticket-System und die Dienstleister-Koordination sind offen gestaltet, sodass externe Partner problemlos eingebunden werden können. Die Integration erfolgt per E-Mail-Integration, Portal-Zugang oder API-Schnittstelle. Standard-Connectoren existieren für gängige CAFM-Systeme. Handwerker benötigen keine spezielle Software – die Kommunikation läuft über das ImmoOffice-Portal, auf das sie per Browser zugreifen können. Bestehende Geschäftsbeziehungen müssen nicht geändert werden.
ImmoOffice bietet typischerweise eine Demo-Umgebung mit Beispieldaten, in der die Kernfunktionen getestet werden können. Die Länge der Testphase variiert nach Paketgröße und Verhandlung, üblich sind zwei bis vier Wochen. Für größere Verwaltungen können auch Proof-of-Concept-Projekte mit eigenen Daten vereinbart werden. Es empfiehlt sich, während der Testphase konkrete Anwendungsfälle aus dem eigenen Arbeitsalltag durchzuspielen, um die Passung zur eigenen Arbeitsweise zu validieren.
Der Standard-Support ist in der Regel in der Lizenzgebühr enthalten und umfasst Telefon-Support während der Geschäftszeiten sowie ein Ticket-System. Die typischen Reaktionszeiten liegen bei vier bis acht Stunden für normale Anfragen, bei kritischen Störungen schneller. Premium-SLAs mit garantierten Reaktionszeiten von einer Stunde und erweiterten Support-Zeiten können optional gebucht werden. Zusätzlich steht eine umfangreiche Online-Wissensdatenbank mit Video-Tutorials und Dokumentation zur Verfügung.
Für einen fundierten Vergleich sollten Haufe PowerHaus (ähnlicher Funktionsumfang, höheres Preisniveau), Immoware24 (stärkere mobile Funktionen), WODIS Sigma (größere Verwaltungen über 10.000 Einheiten) und casavi (modernere Benutzeroberfläche, weniger Buchhaltungstiefe) betrachtet werden. Die Auswahl hängt stark von der Portfolio-Größe, der Bedeutung mobiler Arbeit und der DATEV-Integration ab. Ein direkter Funktionsvergleich anhand der eigenen Top-10-Anforderungen hilft bei der Entscheidungsfindung mehr als allgemeine Feature-Listen.
