Hausverwaltungssoftware DOMUS 4000 – Funktionen, Kosten & Erfahrungen

DOMUS 4000 ist eine etablierte Hausverwaltungssoftware der AAREON AG, die seit über 30 Jahren auf dem deutschen Markt vertreten ist. Die Lösung richtet sich primär an professionelle Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen mit mittleren bis großen Immobilienbeständen. DOMUS 4000 deckt alle zentralen Verwaltungsprozesse ab – von der Nebenkostenabrechnung über das Mietmanagement bis zur kaufmännischen Buchhaltung. Die Software wird als On-Premise-Lösung betrieben und integriert sich in bestehende IT-Infrastrukturen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Funktionen DOMUS 4000 bietet, was die Software auszeichnet und für welche Zielgruppen sie sich besonders eignet.

🟦 Funktionen – Was kann DOMUS 4000?

DOMUS 4000 bietet ein umfassendes Funktionsspektrum für professionelle Hausverwaltungen. Die wichtigsten Module und Funktionen im Überblick:

Kaufmännische Verwaltung

• Nebenkostenabrechnung: Automatisierte Erstellung nach gesetzlichen Vorgaben und individuellen Vereinbarungen
• Heizkostenabrechnung: Integration gängiger Messdienstleister und eigenständige Abrechnung nach Heizkostenverordnung
• Mietverwaltung: Vollständige Verwaltung von Mietverträgen, Mietern und Mietkonten
• Buchhaltung: Integrierte Finanzbuchhaltung mit DATEV-Schnittstelle und automatischer Kontierung

Technische Verwaltung

• Objektverwaltung: Strukturierte Erfassung von Gebäuden, Einheiten und technischen Anlagen
• Wartungsmanagement: Planung und Dokumentation von Wartungsterminen und Prüffristen
• Reparaturverwaltung: Erfassung und Abwicklung von Schadensmeldungen und Instandsetzungsmaßnahmen

Eigentümerverwaltung

• WEG-Verwaltung: Spezielle Funktionen für Wohnungseigentümergemeinschaften mit Verwalterbeiratskommunikation
• Eigentümerabrechnung: Individuelle Abrechnungen nach Teilungserklärung und Wirtschaftsplan
• Beschlussverwaltung: Dokumentation und Nachverfolgung von Eigentümerversammlungsbeschlüssen

Kommunikation & Dokumentation

• Schriftverkehr: Vorlagenbasierte Korrespondenz mit automatischer Dokumentenarchivierung
• Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage aller objektbezogenen Dokumente und Verträge
• Berichtswesen: Umfangreiche Standard- und individuelle Auswertungen für Controlling und Reporting

🟨 Besonderheiten – Was macht DOMUS 4000 einzigartig?

Tiefe Integration in AAREON-Ökosystem DOMUS 4000 ist Teil der AAREON-Produktfamilie und lässt sich nahtlos mit anderen Lösungen des Herstellers verbinden. Die Integration mit Woodpecker (Dokumentenmanagement), Staircase (digitale Mieterportale) und anderen AAREON-Modulen ermöglicht durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die bereits andere AAREON-Produkte einsetzen. Allerdings bindet diese enge Verzahnung Anwender stark an den Hersteller.

Branchenspezifische Compliance Die Software berücksichtigt alle relevanten rechtlichen Anforderungen der Wohnungswirtschaft – von der Heizkostenverordnung über die II. Berechnungsverordnung bis zu GoBD-Vorgaben. Gesetzesänderungen werden durch regelmäßige Updates zeitnah umgesetzt. DOMUS 4000 verfügt über langjährige Zertifizierungen und wird kontinuierlich an neue regulatorische Anforderungen angepasst.

Skalierbare On-Premise-Architektur Im Gegensatz zu vielen neueren Cloud-Lösungen setzt DOMUS 4000 auf eine klassische On-Premise-Installation. Dies bietet maximale Kontrolle über Daten und Systemkonfiguration, erfordert jedoch eigene IT-Ressourcen oder Dienstleister für Betrieb und Wartung. Für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder bestehender IT-Infrastruktur kann dies ein Vorteil sein, bedeutet aber auch höhere Investitions- und Betriebskosten.

Etablierte Marktposition mit Wartungsintensität Mit über drei Jahrzehnten Markterfahrung ist DOMUS 4000 eine ausgereifte, stabile Lösung. Die langjährige Entwicklung führt jedoch auch zu gewachsenen Strukturen und einer Bedienoberfläche, die nicht immer modernen UX-Standards entspricht. Neuere Cloud-Lösungen bieten oft intuitivere Benutzerführung.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich DOMUS 4000 besonders?

Professionelle Hausverwaltungen ab 500 Einheiten DOMUS 4000 ist primär für mittlere bis große Hausverwaltungen konzipiert, die komplexe Verwaltungsstrukturen abbilden müssen. Der Funktionsumfang und die Investitionskosten amortisieren sich erst ab einem gewissen Bestandsvolumen. Kleinere Verwaltungen mit unter 200 Einheiten finden am Markt kostengünstigere Alternativen mit vergleichbarem Funktionsumfang.

Wohnungsunternehmen mit bestehender AAREON-Infrastruktur Unternehmen, die bereits andere AAREON-Produkte nutzen oder in deren Netzwerk etabliert sind, profitieren von der nahtlosen Integration. Die Investition in DOMUS 4000 ist besonders sinnvoll, wenn bereits Systemkenntnisse und Schnittstellen zu anderen AAREON-Modulen vorhanden sind.

Organisationen mit eigener IT-Abteilung Die On-Premise-Architektur erfordert IT-Ressourcen für Installation, Wartung, Backup und Updates. Verwaltungen ohne eigene IT-Abteilung sollten die laufenden Kosten für externe Dienstleister einkalkulieren. Für Unternehmen, die bewusst auf Cloud-Lösungen verzichten möchten, ist DOMUS 4000 jedoch eine ausgereifte Option.

WEG-Verwalter mit hohen Compliance-Anforderungen Die umfassenden Funktionen für Wohnungseigentümergemeinschaften und die konsequente Umsetzung gesetzlicher Vorgaben machen DOMUS 4000 für WEG-Verwalter interessant, die Wert auf rechtssichere Prozesse legen.

Auswahlkriterien für DOMUS 4000:

• Bestandsgröße: Lohnt sich typischerweise ab 500 Wohneinheiten aufwärts
• IT-Infrastruktur: Eigene Server und IT-Kompetenz vorhanden oder externe Betreuung budgetiert
• **Systemlan