Stammdaten & Verwaltung: Zentrales Objekt- und Mietermanagement mit automatischen Leerstandsübersichten, alle Immobilien, Einheiten, Mieter und Verträge an einem Ort. Digitales Dokumentenarchiv mit Volltextsuche für revisionssichere Ablage aller Verträge, Rechnungen und des gesamten Schriftwechsels – findet jedes Dokument in Sekunden.
Finanzen & Abrechnung: Automatisierte Betriebs- und Heizkostenabrechnung nach HeizKV, reduziert manuellen Aufwand um bis zu 80%. Automatischer Zahlungsabgleich über Bank- und Kreditkartenschnittstellen. DATEV-Export für die Übergabe von Buchungsdaten an die Steuerberatung per Knopfdruck.
Mieter- & Eigentümerservices: Self-Service Mieterportal, über das Mieter Rechnungen herunterladen, online zahlen und Schäden rund um die Uhr melden können. Eigentümerportal mit Echtzeit-Reporting zum jederzeitigen Einsehen von Zahlungsstatus und Objektkennzahlen. Digitale Vertragsunterzeichnung mit eIDAS-konformen Signaturen für rechtssichere Vertragsabschlüsse ohne Papier.
Wartung & Instandhaltung: Digitales Wartungsmanagement mit Serviceaufträgen, Fristen, Checklisten und automatischen Erinnerungen. KI-gestützte Wartungsprognosen erkennen Instandhaltungsbedarf durchschnittlich 20% früher durch Auswertung von IoT-Sensordaten. Smart-Home-Integration wertet Temperatur-, Feuchtigkeits- und weitere Sensordaten direkt aus.
Workflow & Automatisierung: Low-Code Workflow-Builder zum Erstellen eigener Prozesse wie Kündigungsmanagement oder Vertragsverlängerung ohne IT-Kenntnisse. Automatische Benachrichtigungen versenden Erinnerungen, Fristen und Statusupdates per E-Mail oder SMS.
Mobile & Reporting: Mobile App mit Offline-Modus für Zugriff auf Objektdaten und Schadensmeldungen auch bei Begehungen ohne Internet. KPI-Dashboard zur Überwachung von Mieterfluktuation, Zahlungsausfällen und Umsatz je Einheit auf einen Blick.
KI-gestützte Wartungsprognosen aus IoT-Daten stellen eine wesentliche Differenzierung im Markt dar. Die Software wertet Sensordaten wie Temperatur, Feuchtigkeit und Nutzungsverhalten direkt aus und prognostiziert Wartungsbedarf im Durchschnitt 20% früher als bei reaktivem Vorgehen. Dies führt zu weniger Notfällen, geringeren Reparaturkosten und höherer Mieterzufriedenheit durch vorausschauende Instandhaltung. Die Funktionalität basiert auf Machine-Learning-Algorithmen, die kontinuierlich aus den erfassten Daten lernen.
Low-Code Workflow-Builder für individuelle Prozesse ermöglicht Hausverwaltungen die Anpassung von Geschäftsprozessen ohne Programmierkenntnisse und ohne externe IT-Dienstleister. Der visuelle Workflow-Builder wurde bereits bei fünf Pilotkunden erfolgreich getestet und bietet echte Flexibilität für spezifische Abläufe. Verwaltungen können damit eigene Prozesse für Kündigungsmanagement, Vertragsverlängerungen oder interne Genehmigungsworkflows abbilden und bei Bedarf anpassen.
Transparente Einheitspreise ohne versteckte Kosten unterscheiden wohnify von vielen Wettbewerbern mit komplexen Modulpreisen. Das Preismodell basiert auf einem klaren Preis pro verwalteter Wohneinheit, wobei alle Kernfunktionen bereits inkludiert sind. Das Preisblatt ist offen einsehbar, und es fallen keine nachträglichen Modulgebühren an. Diese Transparenz erleichtert die Budgetplanung erheblich.
Native Smart-Home-Anbindung positioniert wohnify als eine der wenigen Hausverwaltungssoftwares im KMU-Segment mit direkter Integration von IoT-Sensoren und Smart-Home-Systemen. Die Software bildet damit die Brücke zwischen klassischer Verwaltung und moderner Gebäudetechnik. Verwaltungen können technische Gebäudedaten direkt in ihren Verwaltungsprozessen nutzen, ohne separate Systeme pflegen zu müssen.
Einschränkungen bestehen in der ausschließlichen Verfügbarkeit als Cloud-Lösung ohne On-Premise-Option. Die ISO 27001-Zertifizierung wird für Q4 2024 erwartet, liegt derzeit aber noch nicht vor. Dies kann für Organisationen mit strengen Compliance-Anforderungen oder internen IT-Richtlinien ein Ausschlusskriterium darstellen. Zudem erreicht die Software bei sehr großen Verwaltungen über 10.000 Einheiten ihre funktionalen Grenzen.
Wachsende KMU-Hausverwaltungen mit 50 bis 5.000 Einheiten finden in wohnify eine ausgewogene Balance aus Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit. Die Software bietet die Automatisierung und Professionalität größerer Systeme, ohne deren Komplexität und Kostenstruktur zu übernehmen. Verwaltungen in dieser Größenordnung profitieren besonders von den Self-Service-Portalen und der automatisierten Abrechnung, die das Team spürbar entlasten.
WEG-Verwalter mit Fokus auf Eigentümerkommunikation nutzen das Eigentümerportal mit Echtzeit-Reporting und die transparente Dokumentenablage als Wettbewerbsvorteil. Die jederzeitige Verfügbarkeit von Finanzinformationen und Objektkennzahlen schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen drastisch. Verwalter, die moderne Kommunikation als strategisches Differenzierungsmerkmal verstehen, finden hier passende Werkzeuge.
Facility Manager mit technischem Schwerpunkt profitieren von der Smart-Home-Integration und den KI-gestützten Wartungsprognosen. Diese Funktionen machen wohnify zur ersten Wahl für Verwalter von Gewerbeimmobilien oder technisch anspruchsvollen Wohnanlagen, die vorausschauend instand halten möchten. Die direkte Auswertung von Sensordaten im Verwaltungssystem eliminiert Medienbrüche und beschleunigt Reaktionszeiten.
Digitalaffine Verwalter mit individuellen Prozessen schätzen die Möglichkeit, über den Low-Code-Builder eigene Workflows ohne langwierige IT-Projekte abzubilden. Verwaltungen, die bereit sind, ihre Prozesse zu digitalisieren und dabei spezifische Anforderungen umzusetzen, erhalten maximale Flexibilität. Die Einarbeitung ist mit etwa einem Tag deutlich kürzer als bei komplexeren Enterprise-Systemen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-Native Microservices-Architektur bildet das technische Fundament von wohnify und ermöglicht laufende Updates ohne Ausfallzeiten. Die verteilte Systemarchitektur sorgt für hohe Ausfallsicherheit, da einzelne Komponenten unabhängig voneinander skalieren und bei Bedarf ausgetauscht werden können. Quartals-Release-Zyklen mit agiler Entwicklung nach Scrum gewährleisten kontinuierliche Verbesserungen, die direkt aus Kundenfeedback entstehen.
Die Software richtet sich primär an mittelständische Hausverwaltungen, die den Schritt zur digitalen Transformation gehen möchten. Der Fokus liegt auf der Balance zwischen Funktionstiefe und Bedienbarkeit. REST-API und Webhooks erlauben flexible Integrationen mit ERP-, CRM- und Finanzsystemen, wobei die Entwicklerdokumentation nach Aussagen von Beta-Testern auf gutem Niveau liegt. Dies ermöglicht auch die Anbindung spezialisierter Branchenlösungen.
wohnify positioniert sich bewusst zwischen einfachen Vermieter-Tools für Privatpersonen und hochkomplexen Enterprise-Systemen für Großverwaltungen. Kernzielgruppe sind professionelle Verwaltungen, die moderne Technologie nutzen möchten, ohne dafür ein umfangreiches IT-Team vorzuhalten. Die Cloud-Architektur reduziert den internen Wartungsaufwand auf ein Minimum und macht Softwareupdates zu einer Hintergrundaktivität ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts.
Die innovatify UG mit Sitz in Berlin wurde 2019 gegründet und beschäftigt etwa 15 Mitarbeiter. Fokussierung auf Immobilien-SaaS prägt die Unternehmensstrategie, wobei das Team überwiegend aus Softwareentwicklern und UX-Designern besteht. Die "User first"-Philosophie zeigt sich in der starken Design-Kompetenz und der Inhouse-Entwicklung, die schnelle Reaktionen auf Kundenwünsche ermöglicht.
Kooperation mit Haus & Grund und Beta-Programme mit Pilotkunden belegen die Branchennähe und praxisnahe Entwicklung. Als junges Unternehmen bietet innovatify hohe Innovationsgeschwindigkeit und moderne Technologieansätze. Die langfristige Stabilität ist allerdings naturgemäß noch nicht über Jahre belegt, was bei der Auswahlentscheidung berücksichtigt werden sollte. Finanzierungsrunden oder Investoren sind nicht öffentlich dokumentiert.
Hosting ausschließlich in EU-Rechenzentren gewährleistet DSGVO-Konformität und niedrige Latenz für deutsche Nutzer. Die genaue Infrastruktur (wahrscheinlich AWS, Azure oder Google Cloud in EU-Regionen) wird vom Anbieter nicht detailliert kommuniziert. TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung und verschlüsselte Datenspeicherung gehören zum Sicherheitsstandard, ergänzt durch regelmäßige Penetrationstests.
Standardintegrationen zu DATEV, Lexoffice und SAP (via Partner) decken die wichtigsten Finanzsysteme ab. Die offene API ermöglicht zusätzlich individuelle Anbindungen an weitere Systeme. Die Entwicklerdokumentation ist über ein Online-Portal zugänglich, der genaue Umfang und die Qualität sollten jedoch im Rahmen einer Evaluierung geprüft werden. Webhooks erlauben ereignisbasierte Integrationen, bei denen externe Systeme automatisch über Änderungen informiert werden.
Die ISO 27001-Zertifizierung wird für Q4 2024 erwartet, liegt aber derzeit noch nicht vor. Für sicherheitskritische Organisationen mit strengen Compliance-Anforderungen stellt dies möglicherweise ein Ausschlusskriterium dar. Details zu durchgeführten Sicherheitsaudits nach BSI-Grundschutz oder ähnlichen Standards sind nicht öffentlich dokumentiert und sollten direkt beim Anbieter erfragt werden.
wohnify arbeitet mit einem Subscription-Modell pro Wohneinheit auf monatlicher Basis. Die Preise sind nach Anzahl der verwalteten Einheiten gestaffelt, wobei Verwaltungen ab 100 Einheiten von Mengenrabatten profitieren. Das Preisblatt ist nach Angaben des Anbieters offen zugänglich, konkrete Preisspannen werden jedoch nicht öffentlich kommuniziert und müssen individuell angefragt werden.
Einmalige Onboarding-Gebühr in Höhe von ein bis zwei Monatsraten deckt Datenmigration und Systemkonfiguration ab. Diese Gebühr variiert je nach Komplexität des Bestands und Qualität der Altdaten. Alle Kernfunktionen sind in den Basispreisen enthalten, ohne nachträgliche Modulgebühren. Zusatzkosten können für Premium-Features wie erweiterte Smart-Home-Integrationen oder digitale Signaturen anfallen, die genauen Konditionen sollten im Angebot geprüft werden.
Die Total Cost of Ownership über fünf Jahre liegt für eine Verwaltung mit 500 Einheiten schätzungsweise bei 30.000 bis 50.000 Euro. Dies positioniert wohnify deutlich günstiger als Enterprise-Lösungen, die häufig sechsstellige Beträge erreichen. Eine Amortisation innerhalb von 12 bis 24 Monaten erscheint realistisch durch Zeitersparnis (bis zu 30% im gesamten Verwaltungsprozess) und Fehlerreduktion (bis zu 95% bei automatisierten Abrechnungen). Diese Werte basieren auf Angaben des Anbieters und sollten anhand eigener Prozesse validiert werden.
Die typische Projektlaufzeit beträgt 4 bis 8 Wochen von Kick-off bis Go-Live und ist damit deutlich kürzer als bei komplexen Enterprise-Systemen, die häufig mehrere Monate benötigen. Der Zeitrahmen variiert je nach Bestandsgröße, Datenqualität und Komplexität der abzulösenden Systeme. Ein strukturiertes Projektmanagement mit klaren Meilensteinen ist Bestandteil des Onboarding-Prozesses.
Datenqualität stellt den kritischen Erfolgsfaktor dar. Unsaubere Altdaten mit inkonsistenten Adressformaten, fehlenden Pflichtfeldern oder widersprüchlichen Vertragsinformationen verzögern die Migration erheblich und beeinträchtigen die Ergebnisqualität. Eine Datenbereinigung im Altsystem vor der Migration spart Zeit und Kosten. Der CSV/Excel-Import mit Mapping-Tool ermöglicht die strukturierte Übernahme von Stammdaten, wobei die Zuordnung von Altdaten-Feldern zu wohnify-Feldern visuell konfiguriert wird.
Benötigte Ressourcen umfassen mindestens einen internen Projektleiter mit Entscheidungsbefugnis, ein bis zwei Key-User mit tiefem Prozesswissen und optional einen IT-Ansprechpartner für Schnittstellenthemen. Bei sehr komplexen Beständen oder ungewöhnlichen Altsystemen kann externe Migrationsunterstützung erforderlich sein, die zusätzlich berechnet wird. Die Mitarbeiter-Schulung erfolgt typischerweise in kompakten Workshops von einem Tag Dauer, ergänzt durch Online-Tutorials für spezifische Funktionen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Implementierung dauert typischerweise 4 bis 8 Wochen vom Kick-off bis zum Go-Live. Mitarbeiter sind nach etwa einem Tag Schulung für die tägliche Arbeit ausreichend vertraut mit dem System. Die volle Produktivität mit Nutzung aller Funktionen stellt sich erfahrungsgemäß nach 4 bis 6 Wochen im Live-Betrieb ein. Der Zeitrahmen hängt wesentlich von der Qualität der Altdaten und der Komplexität der bisherigen Prozesse ab.
Die Datenmigration erfolgt über CSV- oder Excel-Import mit einem visuellen Mapping-Tool. Stammdaten zu Objekten, Einheiten, Mietern und Verträgen können strukturiert übernommen werden. Kritisch ist die Datenqualität vor der Migration – inkonsistente oder unvollständige Altdaten sollten vor dem Umstieg bereinigt werden. Bei sehr komplexen Beständen oder proprietären Altsystemen kann externe Migrationsunterstützung erforderlich sein, die zusätzlich berechnet wird.
Die Datenübertragung erfolgt über TLS-Verschlüsselung, die Datenspeicherung ist verschlüsselt. Das Hosting findet ausschließlich in EU-Rechenzentren statt und erfüllt DSGVO-Anforderungen. Regelmäßige Penetrationstests werden durchgeführt. Die ISO 27001-Zertifizierung wird für Q4 2024 erwartet, liegt aber derzeit noch nicht vor. Für Organisationen mit strengen Compliance-Anforderungen sollte der aktuelle Zertifizierungsstatus direkt beim Anbieter erfragt werden.
Ja, über den Low-Code Workflow-Builder lassen sich individuelle Prozesse ohne Programmierkenntnisse erstellen. Verwaltungen können damit eigene Abläufe für Kündigungsmanagement, Vertragsverlängerungen oder interne Genehmigungsverfahren visuell konfigurieren. Die Funktionalität wurde bereits bei fünf Pilotkunden erfolgreich getestet. Für sehr spezifische Anforderungen kann zusätzlich die REST-API genutzt werden, was jedoch technisches Know-how erfordert.
Gegenüber Domus 4000 ist wohnify deutlich günstiger und schneller zu implementieren (4 bis 8 Wochen statt mehrere Monate). Die Bedienung ist intuitiver, verzichtet aber auf einige hochspezialisierte Funktionen für Großverwaltungen. Gegenüber Immoware24 bietet wohnify KI-gestützte Wartungsprognosen und native Smart-Home-Integration, die in dieser Form nicht verfügbar sind. Immoware24 hat jedoch eine längere Marktpräsenz und möglicherweise breitere Branchenakzeptanz. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen der Verwaltung ab.
Neben den monatlichen Lizenzgebühren pro Wohneinheit fallen einmalig Onboarding-Gebühren (1 bis 2 Monatsraten) an. Laufend können Kosten für Premium-Features wie erweiterte Smart-Home-Integrationen oder digitale Signaturen entstehen. Support ist im Basispreis enthalten, Premium-Support-Pakete mit garantierten Reaktionszeiten werden zusätzlich angeboten. Schulungen für neue Mitarbeiter können als Zusatzleistung gebucht werden. Das genaue Preisgefüge sollte im individuellen Angebot geprüft werden, da keine öffentliche Preisliste verfügbar ist.
