hellohousing Software | Hausverwaltungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Zentrale Objektverwaltung: Mandanten- und Liegenschaftsübersicht mit Drill-Down-Funktionen für alle Immobilien, Mieter, Eigentümer und Verträge in einer einheitlichen Benutzeroberfläche.

Digitales Mietvertragsmanagement mit automatischem Fristen-Alarm, Kündigungsmanagement und revisionssicherer Dokumentenablage für alle Vertragsdokumente zur effizienten Mietverwaltung.

Umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für revisionssichere Archivierung aller Belege, Verträge und Schriftverkehr nach GoBD-Anforderungen mit automatischem Zugriff über das intuitiv gestaltete Mieterportal.

Finanzabwicklung und Buchhaltung: Automatisierte Nebenkostenabrechnungen mit Plausibilitätsprüfung, konfigurierbaren Verteilerschlüsseln und direktem DATEV-Export für die Steuerberatung. Die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen erfolgt monatlich oder nach individuellen Zyklen.

SEPA-Zahlungsverkehr mit integriertem Mahnwesen inklusive automatischer Eskalationsstufen und FinTS-Anbindung für Bankenabgleich zur effizienteren Bearbeitung säumiger Mieter.

Standard- und Individual-Reports für Cashflow-Analysen, Leerstandsstatistiken, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen und Eigentümer-Abrechnungen mit automatischer Erstellung und Verteilung.

Kommunikation und Service: Mieter- und Eigentümerportal mit Chat-Funktion, Push-Benachrichtigungen und Self-Service-Funktionen für Anfragen und Dokumentenabruf. Das Mieterportal ermöglicht direkten Zugriff auf alle relevanten Verbrauchsinformationen und Abrechnungen.

Maintenance-Ticketing-System mit Fotodokumentation, Statusverfolgung und Integration zu Handwerkerportalen für effiziente Auftragsvergabe und Verwaltung von Instandhaltungsprozessen.

Mobile App für Property Manager mit Offline-Funktionalitäten für Objektbesichtigungen, Checklisten und Fotodokumentation vor Ort, optimiert für die praktische Immobilienverwaltung.

Integration und Automatisierung: Open API mit umfangreicher Entwicklerdokumentation für tiefe Integrationen in Buchhaltungssysteme, CRM-Lösungen und IoT-Sensorplattformen zur nahtlosen Anbindung bestehender Systeme.

Digitale Unterschrift nach eIDAS-Verordnung ohne externe Dienstleister für rechtskonforme Vertragsabschlüsse und Dokumentensignaturen in wenigen Klicks.

KI-gestützte Risikoanalysen für Predictive Maintenance, Ausfallprognosen und intelligente Optimierung von Instandhaltungszyklen mit automatischer Auswertung von Verbrauchsmustern.

Branchenspezifische Schnittstellen zu Messdienstleistern wie Techem und ista für automatische Zählerstandserfassung sowie automatisierte Anbindung an Handwerkerportale und Schufa-Bonitätsprüfungen für private Vermieter.

🟨 Besonderheiten – Was macht hellohousing einzigartig?

Vollständige End-to-End-Plattform ohne Medienbrüche: hellohousing bildet den kompletten Immobilienverwaltungsprozess von der digitalen Vertragsunterzeichnung über die automatische Mieteingangskontrolle bis zur automatisierten Nebenkostenabrechnung und Heizkostenabrechnung in einer einzigen Plattform ab. Diese durchgängige Digitalisierung eliminiert zeitaufwändige Doppeleingaben und reduziert Fehlerquellen erheblich. Anders als bei vielen Wettbewerbern sind keine zusätzlichen Tools oder externe Dienstleister für kritische Workflows erforderlich.

Deutsche Cloud mit strengster Compliance-Konformität: Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren mit vollständiger DSGVO- und TISAX-Konformität. Diese strikte Datenhoheit ist besonders relevant für compliance-kritische Hausverwaltungen und ermöglicht eine transparente Nachverfolgung aller Datenverarbeitungsschritte. Die Infrastruktur erfüllt damit höchste Sicherheitsstandards deutscher Banken und Behörden, was für professionelle Immobilienverwaltung unerlässlich ist.

API-First-Architektur mit Microservices: Die konsequente Umsetzung einer Microservices-Struktur ermöglicht deutlich tiefere Integrationen als Standard-Schnittstellen anderer Hausverwaltungssoftware-Anbieter. Jeder Funktionsbereich läuft als unabhängiger Service, was individuelle Anpassungen, selektive Updates und nahtlose Skalierung einzelner Module ermöglicht. Diese Flexibilität übertrifft die Möglichkeiten monolithischer Altsysteme erheblich und unterstützt das effiziente Verwalten auch komplexer Immobilienportfolios.

KI-gestützte Automatisierung im Praxiseinsatz: hellohousing nimmt eine Pionierrolle bei der Integration von künstlicher Intelligenz in Hausverwaltungsprozesse ein. Die KI-Module analysieren Verbrauchspattern, prognostizieren Instandhaltungsbedarfe und optimieren automatisch Kostenverteilungen in der Betriebskostenabrechnung. Diese Features gehen über einfache Regelautomatisierung hinaus und bieten echten prädiktiven Mehrwert für strategische Verwaltungsentscheidungen, die über das klassische Verwalten von Immobilien hinausgehen.

Einschränkungen: Die mobile Webapp-Funktionalität und Reporting-Customizing befinden sich noch im Ausbau. Für sehr spezifische Anpassungsanforderungen großer Hausverwaltungen können die Individualisierungsmöglichkeiten derzeit begrenzt sein.

🟥 Empfehlung – Wer sollte hellohousing wählen?

Kleine Hausverwaltungen (50-200 Einheiten): Hausverwaltungen in dieser Größenordnung profitieren optimal von der Professionalisierung ihrer Prozesse ohne Komplexitäts-Overhead. hellohousing ermöglicht den Sprung von Excel-basierten Workflows zu einer vollständig digitalisierten Immobilienverwaltung mit spürbaren Effizienzgewinnen. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert Einarbeitungszeiten und macht moderne Verwaltungstools auch für kleinere Teams zugänglich, die verstärkt auf Automatisierung setzen möchten.

Mittelgroße Hausverwaltungen (200-2.000 Einheiten): Diese Verwaltungen stehen oft vor der Herausforderung, wachsende Portfolios effizient zu verwalten, ohne die Personalkosten proportional zu steigern. Die Automatisierungsmöglichkeiten von hellohousing ermöglichen Skalierungseffekte, während die modulare Struktur flexibel mitwachsen kann. Besonders wertvoll sind die umfassenden API-Möglichkeiten für die Integration bestehender Buchhaltungs- oder CRM-Systeme und die monatliche Automatisierung wiederkehrender Prozesse.

Digital-affine Verwaltungen mit Innovationsfocus: Hausverwaltungen, die technologische Innovationen als Wettbewerbsvorteil verstehen, können das volle Potenzial der KI-Features und der offenen Architektur ausschöpfen. Die kontinuierlichen Updates und die enge Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam ermöglichen es, neue Branchentrends frühzeitig umzusetzen und Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren. Diese Zielgruppe schätzt besonders die Webapp-Funktionalität und moderne Cloud-Technologien.

Corporate-Player mit IT-Infrastruktur: Größere Verwaltungsunternehmen mit eigenen IT-Teams können die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten voll ausnutzen. Die API-First-Architektur ermöglicht maßgeschneiderte Workflows und die Anbindung an bestehende Unternehmenssysteme. Gleichzeitig erfüllt die deutsche Cloud-Infrastruktur auch höchste Corporate-Compliance-Anforderungen und unterstützt die professionelle Verwaltung auch von Eigentumswohnungen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Portfolio-Größe ab 50+ Einheiten für optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis bei der Implementierung
• Compliance-Level: Hohe Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen werden durch deutsche Rechenzentren erfüllt
• Integrationsbedarf: Vorhandene Buchhaltungs- oder CRM-Systeme sollen über APIs angebunden werden
• Zukunftsorientierung: Bereitschaft zur Nutzung innovativer Technologien wie KI und moderne Cloud-Architekturen

Details zur Hausverwaltungssoftware: hellohousing

hellohousing versteht sich als cloud-native Hausverwaltungsplattform, die durch eine konsequente Microservices-Architektur alle Verwaltungsbereiche nahtlos miteinander verbindet. Der Ansatz unterscheidet sich fundamental von traditionellen Hausverwaltungsprogrammen durch die vollständige Ausrichtung auf moderne Webtechnologien und die Integration intelligenter Automatisierung. Die Plattform wurde von Grund auf für die Anforderungen zeitgemäßer Immobilienverwaltung entwickelt, ohne Legacy-Altlasten oder veraltete Technologiekonzepte.

Branchenspezifische Spezialisierung zeigt sich in der tiefen Integration zu Messdienstleistern, Banken und Handwerkerportalen. Anders als universelle Business-Software berücksichtigt hellohousing die spezifischen Workflows der Hausverwaltung – von der Heizkostenabrechnung nach der aktuellen Heizkostenverordnung bis hin zur treuhänderischen Kautionsverwaltung. Diese Branchenfokussierung ermöglicht es, dass auch komplexe Verwaltungsaufgaben ohne aufwändige Workarounds abgebildet werden können, was besonders für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und die monatliche Abrechnung relevant ist.

Die prozessorientierte Entwicklungsphilosophie spiegelt sich in der engen Zusammenarbeit mit Praxisanwendern wider. Vierteljährliche Kunden-Workshops sorgen dafür, dass neue Features tatsächlich den Arbeitsalltag von Hausverwaltern verbessern und nicht nur technische Möglichkeiten demonstrieren. Diese agile Herangehensweise führt zu einer überdurchschnittlich hohen Nutzerakzeptanz und kontinuierlichen Produktoptimierung basierend auf realem Anwenderfeedback von Verwaltern und Mietern gleichermaßen.

Wissenswertes zum Anbieter: Hello Housing GmbH

Die Hello Housing GmbH wurde 2018 in München als spezialisierte PropTech-Firma gegründet und beschäftigt mittlerweile rund 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen positioniert sich bewusst als Challenger gegen etablierte Marktführer und setzt auf agile Entwicklungsmethoden sowie moderne Technologien. Die Geschäftsstrategie konzentriert sich auf digital-affine Hausverwaltungen, die bereit sind, bewährte Prozesse zu modernisieren und Effizienzgewinne durch Automatisierung zu realisieren.

Kontinuierliche Produktentwicklung mit vierteljährlichen Release-Zyklen und eine dokumentierte Kundenbindungsrate von über 90% nach zwei Jahren sprechen für eine solide Produktqualität und kundenorientierte Entwicklung. Das Unternehmen investiert systematisch in eine eigene Forschungs- und Entwicklungseinheit für KI- und IoT-Anwendungen, was die langfristige Innovationsfähigkeit unterstreicht. Diese Investitionen in Zukunftstechnologien differenzieren hellohousing von reinen Feature-Copycat-Ansätzen anderer Hausverwaltungssoftware-Anbieter.

Technische Details & Integration

Cloud-native SaaS-Architektur basiert auf Container-Technologien wie Docker und Kubernetes für hohe Verfügbarkeit und automatische Skalierung. Die Microservices-Struktur ermöglicht unabhängige Entwicklung und Deployment einzelner Funktionsbereiche, was deutlich kürzere Update-Zyklen und geringere Ausfallrisiken im Vergleich zu monolithischen Hausverwaltungssoftware-Systemen bietet. Diese moderne Infrastruktur gewährleistet automatische Load-Balancing und redundante Datenhaltung ohne manuelle Administrationsaufwände für Anwender.

RESTful APIs mit OAuth 2.0-Authentifizierung ermöglichen sichere und standardkonforme Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Die umfangreiche Entwicklerdokumentation umfasst Code-Beispiele, SDKs und eine Sandbox-Umgebung für das Testen von Integrationen. Standard-Connectors zu DATEV, SAP und SAGE reduzieren Implementierungsaufwände erheblich, während offene Schnittstellen individuelle Anbindungen an spezifische Unternehmenssysteme ermöglichen.

Die deutsche Rechenzentrumsinfrastruktur erfüllt höchste Sicherheitsstandards inklusive ISO 27001-Zertifizierung und TISAX-Konformität. Verschlüsselung at-rest und in-transit mit TLS 1.2+ sowie umfassende Backup-Strategien gewährleisten Datensicherheit und Verfügbarkeit. Diese strikte Compliance-Orientierung macht hellohousing besonders attraktiv für Hausverwaltungen mit hohen regulatorischen Anforderungen oder sensiblen Mandanten aus dem Corporate-Bereich.

Kosten & Preismodell

Das Lizenzmodell basiert auf einer Kombination aus Grundgebühr und variablen Kosten pro Wohneinheit, wobei Preise typischerweise zwischen 1-2 Euro pro Einheit und Monat liegen. Staffelpreise für größere Portfolios ermöglichen Skaleneffekte, während Flatrate-Pakete für Großkunden planbare Kosten bieten. Die transparente Preisstruktur ohne versteckte Gebühren für Standard-Features macht Budgetplanung und Kosten-Nutzen-Bewertungen kalkulierbar.

Einmalige Implementierungskosten umfassen Datenmigration, System-Setup und Einführungsschulungen. Diese Investition amortisiert sich typischerweise binnen 6-12 Monaten durch Effizienzgewinne und Automatisierung manueller Prozesse. TCO-Betrachtungen sollten neben Lizenzkosten auch interne Personalaufwände für Administration sowie potenzielle Einsparungen durch reduzierte Fehlerrate und schnellere Prozesse berücksichtigen.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert hellohousing im mittleren Marktsegment mit umfassender Funktionstiefe. Im Vergleich zu Marktführern wie Haufe oder Aareon bietet hellohousing oft günstigere Einstiegspreise bei modernerer Technologie, während gegenüber reinen Low-Cost-Anbietern die deutlich umfangreicheren Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten den Mehrwert rechtfertigen.

Migration & Umstieg auf hellohousing

Standardisierte Migrationsprozesse mit Excel/CSV-Templates ermöglichen eine Automatisierung von etwa 80% der Datenübernahme, während die restlichen 20% manuelle Bereinigung und Validierung erfordern. Die Qualität der Altdaten entscheidet maßgeblich über Aufwand und Erfolg der Migration – eine gründliche Datenbereinigung vor der Übernahme ist daher kritischer Erfolgsfaktor für reibungslose Implementierungen.

Projektzeiträume variieren erheblich je nach Komplexität: Kleine Hausverwaltungen mit Standardprozessen können binnen 4-12 Wochen live gehen, während komplexe Großprojekte mit individuellen Schnittstellen und umfangreichen Anpassungen 6+ Monate in Anspruch nehmen können. Change Management und Anwenderschulung sind oft unterschätzte, aber entscheidende Faktoren für die Akzeptanz neuer Workflows bei den Mitarbeitern.

Professionelle Projektbegleitung durch dedizierte Customer Success Manager und strukturierte Kick-off-Workshops reduzieren Implementierungsrisiken erheblich. Die agile Rollout-Methodik mit Pilotphasen und kontinuierlichen Feedback-Schleifen ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen, bevor kritische Prozesse vollständig migriert werden. Diese begleitete Einführung ist besonders wertvoll für Hausverwaltungen ohne umfangreiche IT-Expertise.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Hauptvorteile:

Intuitive Benutzeroberfläche reduziert Einarbeitungszeiten und steigert Mitarbeiterakzeptanz durch moderne UX-Standards

Vollständige Prozessdigitalisierung eliminiert Medienbrüche und reduziert manuelle Fehlerquellen deutlich

Flexible API-Integration ermöglicht nahtlose Anbindung bestehender Systeme und individueller Workflows

Deutsche Cloud-Infrastruktur gewährleistet höchste DSGVO-Konformität und Datensouveränität

Kontinuierliche Innovation durch vierteljährliche Updates und Integration neuer Technologien wie KI

Automatisiertes Mahnwesen reduziert säumige Zahlungen und verbessert Cashflow-Management nachweislich

Herausforderungen:

Hohe Anfangsinvestition in Zeit und Ressourcen für Implementierung und Change Management

Begrenzte Offline-Funktionalität der mobilen Webapp kann bei schlechter Internetverbindung limitierend wirken

Abhängigkeit von Cloud-Verfügbarkeit erfordert stabile Internetverbindung für alle Kernfunktionen

Eingeschränkte Customizing-Tiefe für sehr spezifische Anforderungen im Vergleich zu etablierten ERP-Systemen

Lernkurve bei API-Integration erfordert technische Expertise oder externe Unterstützung

Reporting-Limitationen können umfangreiche Excel-Exports für individuelle Auswertungen erforderlich machen

Häufig gestellte Fragen zu hellohousing

Für wen ist hellohousing geeignet?

hellohousing richtet sich primär an kleine bis mittelgroße Hausverwaltungen mit 50-2.000 Wohneinheiten, die ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren möchten. Besonders geeignet ist die Hausverwaltungssoftware für digital-affine Verwaltungen, die Wert auf moderne Benutzeroberflächen, umfassende Automatisierung und DSGVO-konforme deutsche Cloud-Infrastruktur legen. Private Vermieter mit größeren Portfolios und Corporate-Player mit eigenen IT-Teams können ebenfalls von den umfangreichen Integrationsmöglichkeiten profitieren.

Die Investition lohnt sich besonders für Hausverwaltungen, die derzeit noch Excel-basiert oder mit veralteter Software arbeiten und bereit sind, bewährte Prozesse zu modernisieren. Sehr kleine Hausverwaltungen unter 20 Einheiten sollten den Implementierungsaufwand sorgfältig gegen den Nutzen abwägen, da die Amortisation längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Was unterscheidet hellohousing von anderen Tools?

Der Hauptunterschied liegt in der konsequenten End-to-End-Digitalisierung aller Verwaltungsprozesse in einer einzigen Plattform. Während viele Wettbewerber Insellösungen anbieten oder zusätzliche Tools für kritische Workflows benötigen, bildet hellohousing den kompletten Prozess von der digitalen Vertragsunterzeichnung bis zur automatisierten Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung ohne Medienbrüche ab. Die API-First-Architektur ermöglicht tiefere Integrationen als Standard-Schnittstellen anderer Hausverwaltungssoftware-Anbieter.

Der Fokus auf deutsche Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung und TISAX-Konformität differenziert hellohousing bei compliance-kritischen Anwendungen. Innovative KI-Features für Predictive Maintenance und intelligente Kostenverteilung positionieren das Unternehmen als Technologieführer in der Branche. Die agile Entwicklungsphilosophie mit vierteljährlichen Kunden-Workshops sorgt für praxisnahe Weiterentwicklung.

Wie viel kostet hellohousing?

Das Preismodell basiert auf einer Kombination aus Grundgebühr und variablen Kosten pro verwalteter Wohneinheit. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 1-2 Euro pro Einheit und Monat, mit Staffelpreisen für größere Portfolios. Zusätzlich fallen einmalige Implementierungskosten für Datenmigration, System-Setup und Schulungen an, die je nach Komplexität und Umfang des Projekts variieren.

Die Gesamtinvestition amortisiert sich erfahrungsgemäß binnen 6-12 Monaten durch Effizienzgewinne, reduzierte Fehlerquoten und automatisierte Prozesse. Versteckte Kosten entstehen hauptsächlich durch individuelle Anpassungen oder Premium-Support-Pakete. Eine detaillierte TCO-Analyse sollte neben den direkten Lizenzkosten auch interne Personalaufwände und potenzielle Einsparungen berücksichtigen.

Kann man hellohousing kostenlos testen?

hellohousing bietet interessierten Hausverwaltungen die Möglichkeit einer ausführlichen Produktdemonstration und oft auch zeitlich begrenzter Testversionen in der Webapp. Die genauen Modalitäten für Testphasen sollten direkt mit dem Vertrieb abgestimmt werden, da diese je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen individuell gestaltet werden. Viele Hausverwaltungen nutzen auch die kostenlosen Webinare und Online-Präsentationen, um sich einen ersten Eindruck von der Benutzeroberfläche und den Features zu verschaffen.

Für eine fundierte Bewertung empfiehlt sich eine strukturierte Testphase mit eigenen Daten und Workflows. Die meisten Hausverwaltungen investieren 2-3 Tage in eine gründliche Evaluation, um die Passgenauigkeit für ihre spezifischen Anforderungen zu bewerten. Während dieser Testphase stehen Customer Success Manager für technische Fragen und Konfigurationshilfe zur Verfügung.