Miet- und Vertragsverwaltung: Vollständige Verwaltung von Mietverträgen mit Index-, Staffel- und Festmieten, automatische Überwachung von Kündigungsfristen sowie digitale Mieterakten mit automatischer Dokumentenablage
Nebenkostenabrechnung: Rechtssichere Betriebskostenabrechnung nach aktueller BetrKV mit allen gängigen Verteilerschlüsseln, integrierte Simulations-Funktion zur Vorabprüfung vor Versand, automatische Gesetzesanpassungen im Wartungsvertrag enthalten
Finanzverwaltung: Automatisiertes SEPA-Lastschriftverfahren mit XML-Export und Fälligkeitsüberwachung, mehrstufiges Mahnwesen mit rechtssicheren Eskalationsstufen und Layoutvorlagen
Liquiditätsplanung: Budgetplanung mit Soll-Ist-Vergleichen und grafischen Auswertungen für transparente Finanzübersicht
Objektverwaltung: Verwaltung beliebig vieler Objekte und Einheiten mit allen relevanten Stammdaten, Instandhaltungs- und Wartungsmanagement mit Auftragsverfolgung und Kostenstellen
DATEV-Schnittstelle: Nahtlose Integration für effiziente Steuerberater-Zusammenarbeit mit standardisierten Datenexporten
Reporting & Auswertungen: Umfassende Standard-Auswertungen mit Export zu Excel, CSV und PDF für flexible Datenanalyse
Korrespondenz: Serienbriefe und Vorlagen für professionelle Mieterkommunikation mit automatischer Dokumentenverwaltung
Mehrbenutzer-Funktionalität: Netzwerkfähigkeit im LAN für bis zu 10 Arbeitsplätze je nach Lizenzmodell
Zahlungsverkehr: Vollständige Abwicklung von Mietzahlungen, Lastschriften und Überweisungen mit Kontenabgleich
Automatische Rechtsaktualität durch Haufe-Expertise zeichnet die Software besonders aus. Die direkte Anbindung an das juristische Fachwissen der Haufe Group garantiert kontinuierliche Updates der Abrechnungstabellen, BetrKV-Vorschriften und Mietrechtsänderungen ohne Zusatzkosten im Wartungsvertrag. Dies sichert langfristige Rechtssicherheit in einem hochregulierten Umfeld und minimiert Haftungsrisiken bei Nebenkostenabrechnungen erheblich.
Integrierte Abrechnungs-Simulation stellt ein Alleinstellungsmerkmal in diesem Preissegment dar. Die Software bietet eine Vorschau-Funktion für Nebenkostenabrechnungen vor der finalen Erstellung. Dies ermöglicht die Fehlerprüfung vor dem Versand an Mieter und reduziert Reklamationen sowie Korrekturaufwand deutlich. Die Simulation zeigt potenzielle Unstimmigkeiten in der Kostenverteilung auf, bevor diese zu juristischen oder finanziellen Problemen führen.
Tiefe Finanzprozess-Integration unterscheidet Lexware hausverwalter von reinen Verwaltungstools. Die Verzahnung von Mietverwaltung, automatisiertem Mahnwesen und DATEV-Export geht deutlich über Basisfunktionalität hinaus. Die durchgängige Liquiditätsplanung mit Budgetierung ermöglicht professionelle Finanzabwicklung ohne separate Buchhaltungssoftware für kleinere Portfolios. Das mehrstufige Mahnwesen arbeitet mit rechtssicheren Vorlagen und Eskalationslogik.
Transparentes Flatrate-Lizenzmodell vermeidet versteckte Folgekosten. Alle Basisfunktionen sind ohne teure Zusatzmodule enthalten – im Gegensatz zu modularen Wettbewerbern entstehen keine unerwarteten Kosten für Standardfunktionalitäten wie Nebenkostenabrechnung oder SEPA-Zahlungsverkehr. Die Kostenstruktur bleibt über Jahre hinweg kalkulierbar.
Einschränkungen: Die Software ist eine reine Windows-Desktop-Lösung ohne Cloud-Funktionalität. Vollwertiger mobiler Zugriff oder ortsunabhängiges Arbeiten außer per Remote Desktop sind nicht möglich. Für moderne Homeoffice-Szenarien mit verteilten Teams und maximale Flexibilität ist die Lösung daher nur eingeschränkt geeignet. Die Benutzeroberfläche entspricht nicht aktuellen Design-Standards und wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Lösungen veraltet.
Private und gewerbliche Vermieter mit 5–200 Einheiten profitieren besonders von der vollautomatischen Nebenkostenabrechnung und dem integrierten Mahnwesen. Die Software amortisiert sich in dieser Größenordnung bereits im ersten Jahr durch Zeitersparnis bei routinemäßigen Verwaltungsaufgaben. Die rechtssichere Abrechnung nach BetrKV minimiert das Risiko kostspieliger Fehler bei der Betriebskostenabrechnung.
Kleine Hausverwaltungsbüros mit 1–5 Mitarbeitern und bis zu 500 Einheiten finden in der Software eine wirtschaftliche Lösung ohne IT-Overhead. Die Kombination aus rechtssicheren Prozessen, DATEV-Schnittstelle und überschaubaren Kosten ermöglicht professionelles Wachstum. Die Mehrbenutzer-Fähigkeit im Netzwerk unterstützt die interne Zusammenarbeit, während das transparente Preismodell Planungssicherheit bietet.
Steuerberater mit Immobilien-Mandanten schätzen die standardisierte DATEV-Exportfunktion und durchgängige Dokumentation. Die Software ermöglicht effiziente Mandantenbetreuung durch nahtlosen Datenaustausch. Die rechtskonforme Abbildung aller steuerrelevanten Vorgänge erleichtert die Jahresabschluss-Erstellung und Kommunikation mit Finanzämtern erheblich.
Facility-Management-Bereiche in Wohnungsbaugesellschaften nutzen die Software für Instandhaltungsplanung, Liquiditätsüberwachung und Budgetierung ohne komplexe ERP-Systeme. Die fokussierte Funktionalität für Immobilienverwaltung bietet ausreichende Tiefe für operative Aufgaben, ohne die Komplexität unternehmensweiter Systeme.
Die Software eignet sich nicht für Großverwaltungen über 1.000 Einheiten aufgrund von Performance-Grenzen, für Unternehmen mit zwingenden Anforderungen an ortsunabhängiges Cloud-Arbeiten oder für Multi-Mandanten-Szenarien mit internationaler Währungsverwaltung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Lexware hausverwalter 2022 ist eine etablierte Windows-Desktop-Anwendung für die professionelle Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien im deutschen Markt. Die Software deckt das gesamte Spektrum von der Mieterverwaltung über Nebenkostenabrechnung bis zum Finanzmanagement ab. Die technische Architektur basiert auf einer integrierten SQL-Datenbank mit lokaler Datenhaltung ohne Cloud-Abhängigkeit.
Rechtliche Fundierung bildet den Kern der Softwarephilosophie. Die vollständige Abbildung der BetrKV, HeizKV und WEG-Novelle 2020/2021 gewährleistet rechtskonforme Abrechnungen. Kontinuierliche Anpassungen an Mietrechtsreformen durch die Haufe-Rechtsexpertise stellen sicher, dass Anwender stets mit aktuellen gesetzlichen Anforderungen arbeiten. Dies unterscheidet die Software von generischen Verwaltungstools ohne branchenspezifische Rechtskenntnis.
Die funktionalen Schwerpunkte liegen bei strukturierten Standardprozessen wie Abrechnung, Mahnwesen und Zahlungsverkehr. Die Software glänzt bei wiederkehrenden Aufgaben mit hohem Automatisierungsgrad. Weniger ausgeprägt sind Funktionen für individuelle Reportings, moderne Kollaborationsszenarien oder flexible Workflow-Anpassungen. Die Ausrichtung zielt auf effiziente Abwicklung des Hausverwaltungs-Kerngeschäfts für kleine bis mittlere Portfolios.
Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG gehört zur Haufe Group, einem der führenden Anbieter für Software und Fachinformationen im deutschen Mittelstand. Mit über 2.300 Mitarbeitern und einem Umsatz von mehr als 400 Millionen Euro verfügt der Konzern über eine exzellente Marktstellung. Die langfristige Produktpflege ist durch die Unternehmensstabilität und Marktführerschaft im KMU-Segment gesichert.
Einzigartige Branchenexpertise entsteht durch die Kombination aus Software-Entwicklung und juristischem Fachwissen innerhalb der Haufe Group. Diese Symbiose garantiert präzise Umsetzung rechtlicher Anforderungen in Softwarefunktionen. Das flächendeckende Partnernetzwerk mit zertifizierten Dienstleistern bietet lokalen Support, Schulung und Implementierungshilfe – besonders wichtig für Anwender ohne eigene IT-Ressourcen.
Die technische Basis bildet eine Windows-Desktop-Anwendung mit integriertem Microsoft SQL Server Compact für die Datenhaltung. Systemanforderungen umfassen Windows 8.1 bis Windows 11 (64 Bit), mindestens 4 GB RAM, wobei SSD-Speicher für flüssiges Arbeiten empfohlen wird. Eine separate Datenbank-Installation ist nicht erforderlich, was die Implementierung vereinfacht.
Netzwerkfähigkeit ermöglicht den Mehrplatzbetrieb über LAN-Verbindungen für bis zu 10 Arbeitsplätze je nach Lizenzmodell. Die Datensynchronisation erfolgt über Netzwerkfreigaben, wobei grundlegendes Windows-Netzwerk-Verständnis für stabile Konfiguration erforderlich ist. Remote-Zugriff ist ausschließlich über Desktop-Virtualisierung oder Remote-Desktop-Lösungen realisierbar.
Integrationen konzentrieren sich auf deutsche Standards. Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht nahtlosen Datenexport für Steuerberater, SEPA-XML-Export unterstützt modernen Zahlungsverkehr, und Excel/CSV-Exporte bieten flexible Datenanalyse. Eine öffentliche API für Drittintegrationen existiert nicht, was die Erweiterbarkeit mit anderen Systemen erheblich limitiert. Die Datensicherheit ist auf Software-Ebene DSGVO-konform gestaltet, wobei die Verantwortung für Backups, Verschlüsselung und Zugriffssicherheit beim Anwender liegt.
Das Lizenzmodell basiert auf einmaligen Kaufpreisen mit jährlicher Wartung. Die Einzelplatz-Lizenz beginnt ab 399 Euro, die 3-Arbeitsplätze-Version bei 649 Euro. Die jährliche Wartung kostet zwischen 129 und 249 Euro je nach Lizenzumfang und umfasst alle rechtlichen Updates, Service-Packs sowie telefonischen Support. Versteckte Modulkosten für Basisfunktionen wie Nebenkostenabrechnung oder SEPA-Zahlungsverkehr entstehen nicht.
Total Cost of Ownership (TCO) über drei Jahre beträgt für einen Einzelplatz circa 1.900 Euro (durchschnittlich 640 Euro pro Jahr), für eine 3-Platz-Lösung etwa 3.700 Euro (durchschnittlich 1.230 Euro pro Jahr) inklusive Schulung und Backup-Infrastruktur. Dieses Kostenmodell liegt deutlich unter vergleichbaren SaaS-Lösungen mit monatlichen Abonnements, insbesondere bei mehrjähriger Nutzung.
Potenzielle Zusatzkosten entstehen durch Datenmigration bei schlechter Altdaten-Qualität, Netzwerk-Problembehebung im Mehrplatzbetrieb, notwendige Hardware-Investitionen für leistungsfähige Arbeitsplätze sowie Einarbeitungszeit bei Mitarbeiterwechsel. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für die Zielgruppe bis 500 Einheiten als sehr gut einzustufen, sofern die Desktop-Limitierungen akzeptabel sind.
Die Implementierungskomplexität ist als gering bis mittel einzustufen. Eine Einzelplatz-Installation lässt sich innerhalb weniger Stunden realisieren, während Netzwerk-Installationen ein bis zwei Tage beanspruchen. Der größte Aufwand liegt in der Datenaufbereitung und -migration aus Altsystemen, die je nach Datenqualität ein bis vier Wochen erfordern kann.
Saubere Stammdaten sind der entscheidende Erfolgsfaktor für gelungene Migrationen. Mangelhafte Objekt-, Mieter- oder Vertragsdaten im Altsystem führen zu erheblichen Folgefehlern in Abrechnungen und Auswertungen. Eine strukturierte Datenbereinigung vor dem Import ist daher unerlässlich und sollte ausreichend Zeit eingeräumt werden. Importschnittstellen für gängige Formate wie CSV und Excel erleichtern die Datenübernahme, erfordern aber manuelle Feldmappings und Validierung.
Der Ressourcenbedarf umfasst keine dedizierten IT-Spezialisten, jedoch ist Grundverständnis für Windows-Netzwerke bei Mehrplatz-Installationen erforderlich. Fachliche Expertise in Mietverwaltung und deutschem Mietrecht ist zwingend notwendig, um die Software korrekt zu konfigurieren und Abrechnungsparameter richtig zu setzen. Die Einarbeitungszeit für erfahrene Hausverwaltungs-Mitarbeiter beträgt etwa eine bis zwei Wochen bis zur produktiven Nutzung der Kernfunktionen.
Vorteile:
Rechtssicherheit durch Haufe-Expertise: Automatische Updates rechtlicher Vorgaben minimieren Haftungsrisiken bei Betriebskostenabrechnungen und gewährleisten Konformität mit BetrKV und aktueller Rechtsprechung
Kosteneffizienz mit kurzer Amortisation: Transparentes Einmalkosten-Modell zahlt sich oft innerhalb eines Jahres durch Zeitersparnis bei Standardprozessen aus, deutlich günstiger als vergleichbare SaaS-Lösungen
Datensouveränität und lokale Kontrolle: Vollständige lokale Datenhaltung ohne Cloud-Abhängigkeit bietet maximale Kontrolle über sensible Mieterdaten und eliminiert Risiken externer Datenschutzvorfälle
Integrierte Abrechnungs-Simulation: Einzigartige Vorschau-Funktion reduziert Fehlerquoten und Mieterreklamationen durch Prüfung vor dem finalen Versand
Nahtlose DATEV-Integration: Standardisierte Schnittstelle ermöglicht effiziente Steuerberater-Zusammenarbeit ohne manuelle Datenaufbereitung
Umfassende Funktionsabdeckung: Alle wesentlichen Hausverwaltungs-Prozesse in einer Software ohne kostenpflichtige Zusatzmodule für Basisfunktionen
Herausforderungen:
Veraltete Benutzeroberfläche: Desktop-Design entspricht nicht modernen UI-Standards und wirkt im Vergleich zu aktuellen Cloud-Lösungen unzeitgemäß
Fehlende Cloud-Funktionalität: Keine native mobile App oder ortsunabhängiger Vollzugriff erschwert moderne Arbeitsweisen wie Homeoffice und flexible Arbeitsorganisation
Skalierungsgrenzen ab 500 Einheiten: Performance-Einbußen bei größeren Portfolios ohne nahtlose Migration zu Enterprise-Lösungen
Proprietäres System ohne API: Fehlender API-Zugang limitiert Integrationen mit Drittsystemen, Datenexport nur über Standardformate möglich
Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit: Wenig Flexibilität für individuelle Workflows oder spezielle Reportings außerhalb der Standardauswertungen
Netzwerk-Komplexität im Mehrbenutzerbetrieb: Stabile LAN-Infrastruktur und Windows-Grundkenntnisse erforderlich für fehlerfreien Mehrplatzbetrieb
Die Software bietet keine native mobile App mit vollem Funktionsumfang. Lexware Mobile ermöglicht nur rudimentäre Einsicht-Funktionen ohne vollständige Bearbeitungsmöglichkeiten. Vollzugriff ist ausschließlich per Remote Desktop auf den Büro-PC möglich, was keine echte Cloud-Lösung darstellt. Für regelmäßiges mobiles Arbeiten mit vollständiger Funktionalität ist die Software daher nicht konzipiert.
Jährlich erscheint eine Hauptversion mit rechtlichen Anpassungen an aktuelle Gesetzesänderungen. Zwischen den Hauptversionen werden Service-Packs und Hotfixes über den automatischen Lexware Info Service (LIS) bereitgestellt. Ein aktiver Wartungsvertrag ist Voraussetzung für alle Updates, einschließlich wichtiger Sicherheits- und Rechtsanpassungen. Die Installation erfolgt weitgehend automatisiert mit minimaler Unterbrechung des Arbeitsablaufs.
Export zu CSV- und Excel-Formaten ist für die meisten Datenbereiche möglich. Eine standardisierte Exportschnittstelle zu anderen Hausverwaltungs-Systemen existiert nicht. Datenmigration zu Konkurrenzprodukten erfordert manuelle Aufbereitung oder den Einsatz kostenpflichtiger Dienstleister. Die proprietäre Datenbankstruktur erschwert automatisierte Komplettübernahmen, weshalb ausreichend Zeit für eine strukturierte Migration eingeplant werden sollte.
Lexware hausverwalter deckt grundlegende WEG-Funktionalität ab, einschließlich Verwaltung von Eigentümergemeinschaften und Jahresabrechnungen nach WEG-Novelle 2020/2021. Für komplexe WEG-Szenarien mit umfangreichen Beschlussverwaltungen, Sonderumlagen oder mehreren Wirtschaftsplänen erreicht die Software jedoch an Grenzen. Professionelle WEG-Verwalter mit großen Gemeinschaften sollten spezialisierte WEG-Software-Lösungen in Betracht ziehen.
Für Mitarbeiter mit Hausverwaltungs-Erfahrung genügen meist ein bis zwei Tage Grundlagenschulung für die Bedienung der Kernfunktionen. Lexware bietet standardisierte Schulungen über Partner-Netzwerk und Online-Tutorials an. Für die tiefere Einarbeitung in komplexe Abrechnungsszenarien sollten zusätzlich ein bis zwei Wochen praktische Arbeit mit Begleitung eingeplant werden. Quereinsteiger ohne Branchenkenntnisse benötigen zusätzlich fundierte Einarbeitung in deutsches Mietrecht.
Die DATEV-Schnittstelle ist ausgereift und bildet einen der Hauptvorteile der Software. Der Export erfolgt über standardisierte Formate, die von Steuerberatern direkt in DATEV-Systeme importiert werden können. Gelegentliche Anpassungen bei DATEV-Versionswechseln werden über Wartungs-Updates zeitnah bereitgestellt. Die Zusammenarbeit funktioniert in der Praxis zuverlässig, sofern beide Seiten mit aktuellen Versionen arbeiten und die Stammdaten korrekt gepflegt sind.
