Objektverwaltung & Stammdaten: Verwaltung unbegrenzter Objekte, Wohn- und Gewerbeeinheiten mit vollständiger Stammdatenpflege. Digitale Mietvertragserfassung mit automatischer Index- und Staffelmietenberechnung. Zentrale Mieter- und Eigentümerverwaltung inklusive Bonitätsprüfung und Zahlungshistorie.
Finanzmanagement & Abrechnung: Vollautomatisierte Nebenkostenabrechnung nach Betriebskostenverordnung mit allen Umlageschlüsseln. SEPA-Lastschrift und HBCI/FinTS-Bankanbindung für automatisierten Zahlungsverkehr. Mehrstufiges Mahnwesen mit automatischer Verzugszinsberechnung und Fristenüberwachung. Kautionsverwaltung mit Verzinsungsberechnung und Rückzahlungsplanung.
Kaufmännisches Controlling: Liquiditätsplanung und Cash-Flow-Analysen mit Soll-Ist-Vergleichen. Offene-Posten-Verwaltung mit detailliertem Forderungsmanagement. Betriebskostenvergleiche und Wirtschaftlichkeitsanalysen zur Optimierung der Betriebskosten.
Steuer & Compliance: Direkter ELSTER-Export für Nebenkostenabrechnungen und Steuererklärungen. EÜR-Erstellung und automatisierte Umsatzsteuerberechnung. DATEV-Schnittstelle für nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
Organisation & Kommunikation: Wartungs- und Instandhaltungsplanung mit Terminüberwachung und Wiederholungsintervallen. Dokumentenmanagement mit Vertragsvorlagen und Serien-Mail-Funktion für effiziente Kommunikation. Mandantenfähigkeit mit feingranularem Benutzer- und Rechtemanagement.
WEG-Verwaltung: Vollständige Abbildung der Anforderungen nach WEG-Reform 2020. Rücklagenverwaltung mit detaillierter Planung und Beschlusswesen für Eigentümerversammlungen.
Flexibilität & Mobilität: Web-Client für Basisfunktionen und mobilen Zugriff auf wichtige Daten. Excel/CSV-Import für Datenübernahme und externe Analysen.
Einzigartige WISO-Ökosystem-Integration ermöglicht eine durchgängige Datenkonsistenz über mehrere Anwendungen hinweg. Die nahtlose Verzahnung mit WISO Steuer-Sparbuch und FinanzManager bedeutet, dass einmal erfasste Stammdaten automatisch in allen Produkten zur Verfügung stehen. Dies spart erheblich Zeit und minimiert Übertragungsfehler – ein Alleinstellungsmerkmal, das kein Wettbewerber in dieser Tiefe bietet. Vermieter können ihre Mieteinnahmen direkt aus der Hausverwaltung in die Steuererklärung übernehmen, ohne manuelle Datenübertragung.
Rechtssicherheit Made in Germany durch einen seit 1983 etablierten deutschen Softwarehersteller. Die Buhl Data Service GmbH ist als schuldenfreies Familienunternehmen auf die Umsetzung komplexer deutscher Gesetze spezialisiert. Vollständige Konformität mit Betriebskostenverordnung, BGB, WEG-Reform 2020 und DSGVO wird kontinuierlich durch ein erfahrenes Inhouse-Entwicklungsteam gepflegt. Bei jeder Gesetzesänderung erfolgen zeitnahe Updates, die automatisch eingespielt werden können.
Hybrid-Architektur verbindet Datenkontrolle mit Cloud-Komfort in einer Form, die am Markt selten zu finden ist. Als eine der wenigen Lösungen bietet WISO Hausverwalter echte Wahlfreiheit: lokale Datenhaltung für maximale Kontrolle und Compliance oder optionale Cloud-Synchronisation für Flexibilität. Besonders wertvoll für Verwaltungen mit strengen Datenschutzanforderungen oder für Mandanten, die aus Compliance-Gründen keine Cloud-Lösung nutzen können.
Modularer Ausbau statt Funktionsüberfrachtung ermöglicht eine bedarfsgerechte Skalierung. Vom Einstiegspaket für kleinere Portfolios bis zur Professional-Version für anspruchsvollere Anforderungen: Nutzer zahlen nur für das, was sie tatsächlich benötigen, und können bei wachsenden Anforderungen schrittweise erweitern. Dies ermöglicht eine außergewöhnlich niedrige Total Cost of Ownership im Marktsegment und vermeidet die Überforderung durch Features, die nie genutzt werden.
Einschränkungen sind bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen. Die Software richtet sich klar an Klein- bis Mittelverwaltungen mit 20 bis 500 Einheiten. Bei größeren Portfolios mit über 1.000 Einheiten oder hochspezifischen Prozessanforderungen stoßen Nutzer an Skalierungsgrenzen. Die mobile Web-Oberfläche bietet nur Basisfunktionen – für vollumfängliche mobile Nutzung ist die Desktop-Anwendung erforderlich. Zudem sind die API-Möglichkeiten limitiert, was tiefe Integrationen in komplexe IT-Ökosysteme erschwert.
Private Vermieter mit Mehrfamilienhaus-Portfolios (5-50 Einheiten) finden in WISO Hausverwalter eine optimale Lösung. Geeignet für Privatpersonen, die mehrere Einheiten verwalten und rechtssichere Nebenkostenabrechnungen erstellen müssen, ohne gleich eine teure Profi-Lösung zu benötigen. Die Integration mit WISO Steuer macht die jährliche Steuererklärung deutlich einfacher, da alle Mieteinnahmen und Ausgaben automatisch übernommen werden können. Besonders vorteilhaft für Vermieter, die ihre Steuererklärung selbst erstellen und die Synergien des WISO-Ökosystems nutzen möchten.
Klein- und Mittelverwaltungen (50-500 Einheiten) profitieren vom hohen Automatisierungsgrad bei Standardprozessen. Geeignet für Verwaltungen, deren Kerngeschäft die Immobilienverwaltung ist, nicht die IT. Diese Zielgruppe benötigt eine zuverlässige, gesetzeskonforme Lösung bei Abrechnung, Mahnwesen und Zahlungsverkehr, die sich intuitiv bedienen lässt und deren Gesamtkosten kalkulierbar bleiben. Die Software ermöglicht es, sich auf die persönliche Betreuung von Mietern und Eigentümern zu konzentrieren, während Routineprozesse automatisiert ablaufen.
WEG-Verwaltungen mit gemischtem Portfolio können die Software für beide Verwaltungsformen einsetzen. Geeignet für Verwaltungen, die Wohnungseigentümergemeinschaften betreuen und neben der klassischen Mietverwaltung auch Funktionen für Rücklagen, Beschlussverwaltung und die Anforderungen nach der WEG-Reform 2020 benötigen. Die Software behandelt beide Verwaltungsarten gleichwertig, sodass Mischportfolios ohne Systemwechsel verwaltet werden können.
Externe Abrechnungsdienstleister finden in der Mandantenfähigkeit einen entscheidenden Vorteil. Geeignet für Dienstleister, die Nebenkostenabrechnungen für verschiedene Mandanten erstellen und Wert auf schnelle Abrechnungserstellung, übersichtliche Mandantentrennung und DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern legen. Die klare Mandantenstruktur ermöglicht eine saubere Trennung verschiedener Auftraggeber bei gleichzeitig effizienter Nutzung einer einheitlichen Softwareumgebung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✅ Portfoliogröße: 20-500 Einheiten (optimal: 50-300 Einheiten) für beste Performance und Handhabbarkeit
✅ Prozessstandardisierung: Überwiegend Standardabläufe ohne hochindividuelle Sonderprozesse oder komplexe Workflow-Anforderungen
✅ Datenschutz-Anforderungen: Lokale Datenhaltung ist wichtig oder aus Compliance-Gründen vorgeschrieben
✅ WISO-Ökosystem: Bestehende Nutzung anderer WISO-Produkte oder Interesse an durchgängiger Softwarelösung für Verwaltung, Finanzen und Steuern
✅ Budget: Professionelle Lösung mit überschaubarer Investition und kalkulierbaren Gesamtkosten gesucht
✅ Automatisierungsbedarf: Zeitersparnis besonders bei Nebenkostenabrechnung und Mahnwesen gewünscht, um sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren zu können
Gesetzeskonforme Abrechnung als Herzstück bildet den Fokus der Software. Die Nebenkostenabrechnungsfunktion setzt alle Anforderungen der Betriebskostenverordnung detailgenau um, inklusive aller Umlageschlüssel, Heizkostenverordnung und automatischer Vorauszahlungsanpassung. Der direkte ELSTER-Export spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko rechtlicher Auseinandersetzungen mit Mietern, da alle Abrechnungen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Software berücksichtigt automatisch Änderungen bei Staffel- und Indexmieten und berechnet Nebenkostenvorauszahlungen auf Basis der Vorjahresabrechnung.
Durchgängige Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für Routineprozesse erheblich. Von der automatischen Mietindexierung über SEPA-Lastschrifteinzug bis zum mehrstufigen Mahnwesen mit Verzugszinsberechnung laufen Standardprozesse weitgehend automatisiert ab. Dies ermöglicht es Verwaltern, sich auf Ausnahmefälle und persönliche Betreuung zu konzentrieren. Das automatisierte Mahnwesen überwacht Zahlungseingänge kontinuierlich und erstellt bei Bedarf gestaffelte Mahnungen mit korrekter Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren nach gesetzlichen Vorgaben.
Flexible Skalierung durch modularen Aufbau ermöglicht wachsende Anforderungen abzubilden. Das Baukastenprinzip erlaubt einen günstigen Einstieg mit den wichtigsten Grundfunktionen und bedarfsgerechten Ausbau. Zusatzmodule wie erweiterte Bonitätsprüfung oder spezialisierte Schnittstellen können bei wachsenden Anforderungen hinzugefügt werden, ohne das Grundsystem austauschen zu müssen. Dies macht die Software zukunftssicher für wachsende Verwaltungen, die zunächst mit einem kleineren Portfolio starten und schrittweise expandieren möchten.
40 Jahre Erfahrung in deutscher Finanz- und Steuersoftware prägen die Unternehmensgeschichte. Die Buhl Data Service GmbH aus Neunkirchen/Saar entwickelt seit 1983 erfolgreich Software für den deutschen Markt. Mit rund 200 Mitarbeitern und als schuldenfreies Familienunternehmen bietet Buhl langfristige Stabilität und Verlässlichkeit – ein entscheidender Faktor bei geschäftskritischer Software. Die Unabhängigkeit von Investoren und die solide finanzielle Basis garantieren kontinuierliche Produktpflege und Weiterentwicklung über Jahrzehnte hinweg.
Kernkompetenz in der Transformation komplexer Rechtsvorgaben zeichnet das Unternehmen aus. Die besondere Stärke liegt in der Übersetzung deutscher Gesetze und steuerlicher Vorgaben in benutzerfreundliche Software. Diese Expertise, über Jahrzehnte in Produkten wie WISO Steuer-Sparbuch geschärft, fließt direkt in die Hausverwaltung ein und garantiert kontinuierliche Gesetzeskonformität. Bei der WEG-Reform 2020 gehörte Buhl zu den ersten Anbietern, die alle neuen Anforderungen vollständig umgesetzt haben. Die aktive Community mit hoher Kundenbindungsrate und regelmäßige Nutzerbefragungen stellen sicher, dass die Software praxisnahe Probleme löst.
Bewährte Microsoft-Technologie mit Zukunftsperspektive bildet die technische Basis. Die Software basiert auf einer .NET-Framework-Anwendung (aktuell mindestens Version 4.8) mit WPF-Oberfläche für Windows 10 und Windows 11, die Datenbank läuft auf MS SQL Server Express. Die geplante Migration zu .NET 7 und die Web-First-Strategie zeigen die klare Ausrichtung auf moderne Architekturen. Dies gewährleistet Kompatibilität mit aktuellen und zukünftigen Windows-Versionen sowie eine schrittweise Erweiterung webbasierter Funktionen.
Essenzielle Schnittstellen für den Verwaltungsalltag sind robust implementiert. HBCI/FinTS für Bankanbindung, ELSTER für Steuerexport, DATEV für Steuerberaterzusammenarbeit, CSV/Excel für Datenimporte – die wichtigsten Schnittstellen sind vorhanden und praxiserprobt. Die Bankanbindung ermöglicht automatischen Kontoabruf und Zahlungsabgleich, was die manuelle Verbuchung von Zahlungseingängen weitgehend überflüssig macht. Allerdings: Die REST-API ist limitiert, für umfangreiche Drittanbieter-Integrationen in komplexe IT-Landschaften ist die Software weniger geeignet.
DSGVO-konforme Datenhaltung mit Wahlfreiheit entspricht deutschen Datenschutzstandards. Standardmäßig erfolgt lokale Datenspeicherung mit Verschlüsselung sensibler Daten und feingranularem Rechtemanagement für verschiedene Benutzerrollen. Optional steht Cloud-Synchronisation über deutsche Rechenzentren zur Verfügung. Diese Flexibilität ist besonders für Verwaltungen mit strengen Compliance-Vorgaben wertvoll, die eine vollständige Kontrolle über ihre Daten behalten müssen. Die lokale Datenhaltung ermöglicht zudem den Betrieb ohne Internetverbindung.
Die Preisgestaltung von WISO Hausverwalter folgt einem gestaffelten Modell, das verschiedene Nutzerbedürfnisse abdeckt. Standard-Edition beginnt bei einmalig circa 99 Euro und bietet die Grundfunktionen für kleinere Portfolios. Die Professional-Edition liegt bei etwa 199 Euro einmalig und erweitert den Funktionsumfang um zusätzliche Module für anspruchsvollere Verwaltungen. Alternativ ermöglicht das Abo-Modell „Hausverwalter 365" ab circa 15 Euro pro Monat den Zugang mit inkludierten Updates und optionaler Cloud-Synchronisation.
Staffelpreise bei wachsenden Portfolios und Mehrplatzlizenzen für Netzwerkbetrieb kommen hinzu, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf das System zugreifen müssen. Die optionale jährliche Wartung für Lizenzversionen umfasst Updates und Support. Bei einer typischen Verwaltung mit 100 Einheiten liegen die Gesamtkosten über 5 Jahre bei etwa 1.400 bis 2.000 Euro inklusive Lizenz oder Abo, einmaliger Schulung und minimalem IT-Betrieb. Im Vergleich: Cloud-Wettbewerber berechnen oft 20 bis 50 Euro monatlich, Enterprise-Lösungen mehrere hundert Euro monatlich.
Schnelle Amortisation durch Zeitersparnis macht die Investition wirtschaftlich attraktiv. Die Anschaffung rechnet sich typischerweise im ersten Jahr durch bis zu 50 Prozent Zeitersparnis bei Nebenkostenabrechnungen, reduzierte Fehlerkosten und weniger Aufwand für Steuerberater durch korrekte Exports. Das automatisierte Mahnwesen minimiert Forderungsausfälle und spart Verwaltungszeit. Die niedrige Total Cost of Ownership im Marktsegment macht WISO Hausverwalter zu einer der kostengünstigsten professionellen Lösungen für Klein- und Mittelverwaltungen.
Einfache Installation, sorgfältige Datenmigration kennzeichnen den Implementierungsprozess. Die Basis-Installation dauert 30 bis 60 Minuten und erfolgt weitgehend automatisiert. Der kritische Faktor ist die Datenqualität: Eine saubere Migration von 100 Einheiten aus Excel oder CSV kann je nach Qualität der Altdaten 1 bis 2 Tage manuellen Aufwand bedeuten. Automatisierte Migration aus Fremdsystemen ist nicht verfügbar, sodass eine strukturierte Datenaufbereitung vorab erforderlich ist. Die Investition in eine gründliche Datenmigration zahlt sich durch fehlerfreie Stammdaten aus.
Typische Implementierungszeit von 1 bis 4 Wochen sollte realistisch eingeplant werden. Für eine Verwaltung mit 100 bis 300 Einheiten inklusive Datenimport, Systemkonfiguration und Basisschulung ist dieser Zeitrahmen angemessen. Der Erfolg hängt maßgeblich von einem internen Key User mit Softwareverständnis und Prozesskenntnissen ab – spezialisierte IT-Administratoren sind nicht erforderlich. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es auch Anwendern ohne IT-Hintergrund, die Software nach kurzer Einarbeitung produktiv zu nutzen.
Geringer Change-Management-Aufwand erleichtert die Umstellung. Im Vergleich zu komplexen ERP-Systemen ist der Aufwand moderat. Die intuitive Bedienung und gezielte Abdeckung eines spezifischen Anwendungsbereichs führt zu hoher Nutzerakzeptanz – besonders bei Migration von Excel-Listen wird die Verbesserung deutlich spürbar. Die meisten Anwender empfinden die Umstellung als Erleichterung, da manuelle Prozesse automatisiert werden und Fehlerquellen eliminiert werden. Eine kurze Einarbeitungsphase genügt meist, um die wichtigsten Funktionen sicher zu beherrschen.
Vorteile:
Rechtssicherheit par excellence durch vollständige Abbildung deutscher Gesetze. Die Umsetzung von Betriebskostenverordnung, BGB und WEG erfolgt durch einen spezialisierten Anbieter mit 40-jähriger Erfahrung in der Transformation komplexer Rechtsvorgaben in Software.
Unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis ermöglicht professionelle Automatisierung zu einem Bruchteil der Kosten von Enterprise-Lösungen. Die Total Cost of Ownership liegt deutlich unter vergleichbaren Produkten bei gleichzeitig umfassender Funktionalität.
WISO-Ökosystem-Synergien durch einmalige Datenerfassung für Verwaltung, Finanzen und Steuern. Kein Wettbewerber bietet diese tiefe Integration zwischen Hausverwaltung, Finanzmanagement und Steuersoftware.
Lokale Datenhaltung mit voller Kontrolle ermöglicht DSGVO-konforme Verwaltung ohne Abhängigkeit von Cloud-Diensten. Besonders wertvoll für Verwaltungen mit strengen Compliance-Anforderungen oder Mandanten, die Cloud-Lösungen ablehnen.
Hoher Automatisierungsgrad bei Standardprozessen spart erheblich Zeit bei Nebenkostenabrechnung, Mahnwesen und Zahlungsverkehr. Routineaufgaben laufen weitgehend automatisiert ab.
Intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht kurze Einarbeitungszeiten auch für Anwender ohne IT-Kenntnisse. Die klare Struktur orientiert sich an den typischen Arbeitsabläufen in der Hausverwaltung.
Herausforderungen:
Skalierungslimit bei 500-1.000 Einheiten durch Performance-Einbußen bei größeren Portfolios. Enterprise-Funktionen für Großverwaltungen fehlen, die Software ist klar auf Klein- und Mittelverwaltungen ausgerichtet.
Limitierte API-Möglichkeiten erschweren tiefe Integration in komplexe IT-Ökosysteme mit vielen Drittsystemen. Für Verwaltungen mit umfangreichen Schnittstellenanforderungen weniger geeignet.
Web-Funktionalität nur im Basisumfang verfügbar. Mobiler Zugriff eingeschränkt, Desktop-Anwendung für vollumfängliche Nutzung erforderlich. Vollständig webbasierte Arbeitsweise derzeit nicht möglich.
Manuelle Erstbefüllung zeitintensiv trotz vorhandener Importfunktionen. Bei heterogenen Altdaten erfordert die Datenmigration erheblichen manuellen Aufwand für Datenbereinigung und -aufbereitung.
Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten bei hochspezifischen Prozessanforderungen. Die Software folgt standardisierten Abläufen, individuelle Workflow-Anpassungen sind nur begrenzt möglich.
Die Software eignet sich optimal für private Vermieter mit 5 bis 50 Einheiten und Klein- bis Mittelverwaltungen bis 500 Einheiten, die Standardprozesse automatisieren möchten. Besonders attraktiv ist sie für Verwaltungen, die Wert auf lokale Datenhaltung legen, ein überschaubares Budget haben und bereits andere WISO-Produkte nutzen. Die Integration mit WISO Steuer macht die Software besonders interessant für Vermieter, die ihre Steuererklärung selbst erstellen. Weniger geeignet ist sie für Großverwaltungen über 1.000 Einheiten oder Organisationen mit hochspezifischen, individuellen Prozessanforderungen.
Der Hauptunterschied liegt im Hybrid-Ansatz mit primär lokaler Datenhaltung statt reiner Cloud-Architektur. Der Vorteil besteht in maximaler Datenkontrolle, sicherer DSGVO-Konformität und fehlender Internetabhängigkeit für den Betrieb. Dies ermöglicht die Arbeit auch ohne stabile Internetverbindung und gibt Verwaltungen mit strengen Datenschutzanforderungen volle Kontrolle über ihre Daten. Der Nachteil ist eine weniger umfangreiche mobile Funktionalität im Vergleich zu nativen Cloud-Lösungen. Optional steht jedoch Cloud-Synchronisation für grundlegende mobile Zugriffe zur Verfügung.
Die Gesamtkosten setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen: Lizenz oder Abo (100 bis 200 Euro einmalig oder 15 bis 20 Euro monatlich), einmalige Schulung (500 bis 1.000 Euro) und minimale IT-Betriebskosten. Versteckte Kosten entstehen durch den Zeitaufwand für Datenmigration, der bei 100 Einheiten etwa 1 bis 2 Tage beträgt. Die Total Cost of Ownership über 5 Jahre liegt bei circa 1.400 bis 2.000 Euro für eine typische Verwaltung mit 100 Einheiten. Dies macht WISO Hausverwalter zu einer der kostengünstigsten professionellen Lösungen im Markt.
Die reine Installation benötigt 30 bis 60 Minuten. Die Datenmigration dauert 1 bis 2 Tage pro 100 Einheiten, wobei die tatsächliche Dauer stark von der Qualität der Altdaten abhängt. Die Gesamtimplementierung inklusive Schulung und Testphase erstreckt sich über 1 bis 4 Wochen. Die Amortisation erfolgt typischerweise im ersten Jahr durch Zeitersparnis bei Routineprozessen und reduzierte Fehlerkosten. Eine kurze Einarbeitungsphase genügt meist, damit Anwender die wichtigsten Funktionen sicher beherrschen.
Ja, die Software deckt WEG-Verwaltung vollständig ab. Nach der WEG-Reform 2020 wurde sie entsprechend aktualisiert und bildet Rücklagenverwaltung, Beschlusswesen und alle spezifischen WEG-Anforderungen ab. Auch Mischportfolios mit Mietverwaltung und WEG sind problemlos verwaltbar, da beide Verwaltungsarten gleichwertig behandelt werden. Die Software ermöglicht die separate Verwaltung von Eigentümerkonten, Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen für Wohnungseigentümergemeinschaften.
Buhl Data Service bietet verschiedene Support-Kanäle: telefonischer Support, E-Mail-Support und ein umfangreiches Online-Forum mit aktiver Community. Die Software verfügt über integrierte Hilfe-Funktionen und ausführliche Dokumentation. Zusätzlich stehen Video-Tutorials für die wichtigsten Funktionen zur Verfügung. Die große Anwenderbasis sorgt für schnelle Antworten auf häufige Fragen im Community-Forum. Für komplexere Anforderungen kann individueller Support gebucht werden, wobei die Reaktionszeiten je nach gewähltem Support-Level variieren.
