Miet- und Vertragsverwaltung: Digitale Verwaltung aller Mietverträge mit automatischen Fristenalarmen für Kündigungen, Mietanpassungen und Vertragsverlängerungen. Die Software unterstützt automatisierte Betriebskosten- und WEG-Abrechnungen mit integrierten Prüflogiken zur Minimierung von Abrechnungsfehlern. Eigentümer erhalten über dedizierte Dashboards transparente Einblicke in Renditekennzahlen und detaillierte Abrechnungsübersichten.
Finanzbuchhaltung: Vollständig integrierte Finanzbuchhaltung mit strukturierter Konten- und Kostenstellenverwaltung sowie direktem DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Das automatisierte Mahnwesen arbeitet mit konfigurierbaren Mahnstufen und überwacht kontinuierlich den Zahlungseingang. Cash-Flow-Prognosen und Liquiditätsplanungen ermöglichen eine vorausschauende Portfoliosteuerung.
Instandhaltungsmanagement: Strukturiertes Ticket- und Auftragssystem für die Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Reparaturen und Modernisierungsprojekten. Die mobile Techniker-App bietet echte Offline-Funktionalität für die Auftragsbearbeitung vor Ort, selbst ohne Netzverbindung. Schichtplanung, Ressourcenmanagement und SLA-Tracking ermöglichen eine professionelle Steuerung interner und externer Dienstleister.
Dokumentenmanagement: Zentrales digitales Archiv mit OCR-Volltextsuche und GoBD-konformer Langzeitarchivierung aller relevanten Dokumente. Konfigurierbare Genehmigungs-Workflows automatisieren Freigabeprozesse für Rechnungen, Vertragsänderungen und Investitionsentscheidungen. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen informieren verantwortliche Personen bei Fristabläufen oder anstehenden Freigaben.
Self-Service-Portale: Das Mieterportal ermöglicht die digitale Schadensmeldung, den Zugriff auf persönliche Dokumente, Online-Zahlungen und direkte Kommunikation mit der Verwaltung. Über das Eigentümerportal erhalten Immobilienbesitzer jederzeit Zugang zu aktuellen Finanzdaten, Objektkennzahlen und Vertragsübersichten.
Reporting und Controlling: Umfangreiche Standard-Reports sowie frei konfigurierbare Ad-hoc-Auswertungen für verschiedene Fragestellungen. KPI-Dashboards visualisieren zentrale Kennzahlen wie Leerstandsquoten, Mieteingangsraten und Instandhaltungskosten. Export-Funktionen ermöglichen die Weiterverarbeitung in Excel, Power BI und anderen Business-Intelligence-Tools.
No-Code-Konfigurationsplattform als zentrales Differenzierungsmerkmal ermöglicht Hausverwaltungen die eigenständige Anpassung von Prozessen, Formularen und Workflows ohne Programmierkenntnisse oder externe IT-Dienstleister. Diese Unabhängigkeit reduziert nicht nur Kosten erheblich, sondern beschleunigt auch die Umsetzung neuer Anforderungen auf Tage statt Monate. Die intuitive Benutzeroberfläche der Plattform macht selbst komplexe Anpassungen für geschulte Key-User zugänglich.
Native Integration von Immobilien- und Facility-Management unterscheidet Axxerion grundlegend von Wettbewerbern, die diese beiden Welten nur über Schnittstellen verbinden. Die mobile Techniker-App synchronisiert sich in Echtzeit, funktioniert aber auch vollständig im Offline-Modus – eine entscheidende Funktion für Außendienst-Mitarbeiter in Kellern, Tiefgaragen oder anderen Bereichen ohne Netzempfang. Diese durchgängige Integration vermeidet Medienbrüche und Dateninkonsistenzen.
API-First-Architektur als technologisches Fundament ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften. Die moderne Microservices-Architektur unterstützt Anbindungen von DATEV über SAP bis zu GIS-Systemen und IoT-Plattformen für Smart-Building-Anwendungen. Entwickler erhalten über REST-APIs standardisierten Zugang zu allen Systemfunktionen, was Axxerion zur echten Integrationsplattform für digitale Ökosysteme macht.
Höchste Datensicherheitsstandards durch ISO 27001-Zertifizierung, vollständige DSGVO-Konformität und ausschließliche Nutzung deutscher Rechenzentren bieten maximalen Schutz für sensible Mieterdaten. Regelmäßige externe Sicherheitsaudits, verschlüsselte Datenübertragung via TLS 1.2+ und standardmäßige Auftragsverarbeitungsverträge sind selbstverständlich. Diese Sicherheitsarchitektur erfüllt auch die Anforderungen öffentlicher Träger und institutioneller Investoren.
Einschränkungen: Die hohe Flexibilität durch die No-Code-Plattform erfordert anfangs eine intensive Einarbeitung der Key-User über mehrere Wochen. Die initiale Konfiguration ist komplex und zeitaufwendig – planen Sie externe Unterstützung durch Implementierungspartner und realistische 6-12 Monate Projektdauer ein. Für kleine Verwaltungen unter 500 Einheiten steht der Implementierungsaufwand oft in keinem wirtschaftlichen Verhältnis zum Nutzen.
Mittelständische bis große Hausverwaltungen ab 1.000 Einheiten profitieren besonders von der Skalierbarkeit und Prozessautomatisierung der Plattform. Verwaltungen, die mit Excel-Listen und Insellösungen an ihre Grenzen stoßen, finden in Axxerion eine zukunftsfähige Lösung für wachsende Portfolios. Besonders geeignet ist die Software für Verwalter, die sowohl Miet- als auch WEG-Verwaltung unter einem Dach vereinen möchten.
Wohnungsgenossenschaften mit komplexen Abrechnungsstrukturen erreichen durch die automatisierten Prüfregeln und die Workflow-Engine nachweisbare Verbesserungen. Dokumentierte Projektergebnisse zeigen Fehlerreduktionen von bis zu 25 Prozent und deutlich beschleunigte Abrechnungszyklen. Die transparente Darstellung für Mitglieder über Self-Service-Portale stärkt zudem die Kommunikation und reduziert Rückfragen erheblich.
Facility-Management-Dienstleister mit eigener Immobilienverwaltung erhalten eine echte All-in-One-Lösung statt zweier separater Systeme. Die native Integration beider Welten vermeidet doppelte Datenpflege und Schnittstellenprobleme. Die mobile Lösung für Außendienst-Teams arbeitet auch in netzfernen Umgebungen zuverlässig und synchronisiert automatisch bei Wiederherstellung der Verbindung.
Digital-affine Verwalter mit Optimierungswillen holen den größten Mehrwert aus der Konfigurierbarkeit von Axxerion heraus. Organisationen, die bereit sind, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und neu zu gestalten statt sie einfach zu digitalisieren, erreichen die höchsten Effizienzgewinne. Die Bereitschaft zu Veränderung und zur aktiven Nutzung der No-Code-Plattform ist erfolgsentscheidend.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✓ Portfolio-Größe: Mindestens 500-1.000 Einheiten für wirtschaftliche Amortisation der Investition
✓ Prozess-Komplexität: Komplexe WEG-Strukturen und umfangreiche Betriebskostenabrechnungen vorhanden
✓ Integrationsbedarf: Anbindung an bestehende Finanzbuchhaltung, DATEV, GIS-Systeme oder CRM erforderlich
✓ FM-Anforderungen: Eigener Techniker-Außendienst oder intensive Koordination externer Dienstleister
✓ Digitalisierungsgrad: Bereitschaft zu Cloud-Lösung und Self-Service-Portalen für Mieter und Eigentümer
✓ Ressourcen: Verfügbarkeit interner Key-User und Budget für externe Implementierungsbegleitung
Moderne Cloud-native Architektur bildet das technologische Fundament der Software. Die containerisierte Bereitstellung über Docker und Kubernetes garantiert hohe Verfügbarkeit, automatische Skalierung bei wachsenden Datenmengen und schnelle Updates ohne Systemstillstand. Die browserbasierte Bedienung funktioniert mit gängigen Browsern wie Chrome, Edge und Firefox, ergänzt durch native iOS- und Android-Apps mit echter Offline-Funktionalität für Außendienst-Szenarien.
Die einheitliche Benutzeroberfläche über alle Module hinweg reduziert die Einarbeitungszeit erheblich. Typische Schulungsdauern liegen bei zwei bis drei Tagen pro Nutzerrolle, deutlich kürzer als bei vielen vergleichbaren Systemen. Das granulare Rollen- und Rechtekonzept ermöglicht eine sichere Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Steuerberatern und Eigentümern. Jeder Nutzer sieht nur die für ihn relevanten Daten und Funktionen.
Regelmäßige automatische Updates alle drei Monate bringen neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen ins System – ohne manuelle Installationsaufwände oder Downtime. Die Mandantenfähigkeit erlaubt eine saubere Trennung verschiedener Verwaltungsmandate bei gemeinsamer Systemnutzung, was besonders für Verwalter mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen oder Auftraggebern relevant ist.
Axxerion ist ein niederländisches Softwareunternehmen mit über 20 Jahren Erfahrung im Immobilien- und Facility-Management-Sektor. Die InCaTec Solution GmbH mit Sitz in Köln und rund 50 Mitarbeitern fungiert als deutscher Vertriebs- und Implementierungspartner mit spezifischer Expertise für den DACH-Markt. Diese Konstellation verbindet internationale Entwicklungskompetenz mit lokalem Marktverständnis für deutsche Besonderheiten in Regulatorik und Geschäftsprozessen.
Die Entwicklungsphilosophie folgt dem Grundsatz "Konfigurieren statt programmieren" und zielt auf maximale Flexibilität ohne Code-Abhängigkeit. Agile Entwicklung nach Scrum-Methodik und kontinuierliche DevOps-Pipelines sichern hohe Code-Qualität und schnelle Innovationszyklen. Beta-Programme mit Key-Usern gewährleisten, dass neue Funktionen praxisnah entwickelt werden und echte Anwenderbedarfe abdecken. Der deutsche 4-Level-Support mit definierten Service-Level-Agreements gewährleistet professionelle Problemlösung. Jeder Kunde erhält einen festen Customer Success Manager als zentrale Ansprechperson auch über die Implementierungsphase hinaus.
Umfangreiche Schnittstellen ermöglichen die Integration in bestehende IT-Landschaften. Die REST-API als primärer Standard erlaubt flexible Anbindungen nahezu beliebiger Drittsysteme. Standard-Konnektoren existieren für DATEV (Export und Import), SAP FI/CO sowie gängige Finanzbuchhaltungssysteme wie Diamant und Microsoft Dynamics. Auch GIS-Systeme wie ESRI, CRM-Lösungen und perspektivisch IoT-Plattformen für Smart-Building-Daten lassen sich anbinden.
Die Datensicherheitsarchitektur entspricht höchsten Standards. Die ISO 27001-Zertifizierung des Informationssicherheits-Managementsystems und vollständige DSGVO-Konformität sind nachgewiesen. Rechenzentren befinden sich ausschließlich in der Europäischen Union, überwiegend in Deutschland, was Datensouveränität sicherstellt. TLS 1.2+ Verschlüsselung schützt alle Datenübertragungen, standardmäßige Auftragsverarbeitungsverträge regeln die rechtlichen Rahmenbedingungen. Regelmäßige externe Penetrationstests und Sicherheitsaudits durch unabhängige Prüfer gewährleisten kontinuierliche Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen.
Keine lokale Installation ist erforderlich – die reine Webanwendung benötigt lediglich Internetzugang und einen aktuellen Browser. Mobile Apps setzen iOS 12+ beziehungsweise Android 8+ voraus. Für Organisationen mit besonderen Anforderungen besteht die Möglichkeit einer On-Premise-Installation, wobei diese Option mit dem Anbieter individuell geklärt werden sollte.
Die Preisstruktur basiert auf einem SaaS-Abonnement-Modell mit monatlichen Gebühren pro Nutzer und pro verwalteter Einheit. Die modulare Preisgestaltung umfasst ein Grundpaket sowie optionale Erweiterungsmodule beispielsweise für erweiterte Facility-Management-Funktionen oder Business-Intelligence-Reporting. On-Premise-Lizenzierungen sind auf Anfrage möglich und werden typischerweise nach Portfoliogröße gestaffelt.
Die Gesamtkostenbetrachtung sollte sowohl einmalige als auch laufende Kosten berücksichtigen. Einmalige Kosten entstehen für Implementierung (Beratung, Workshops, Customizing), Datenmigration, Schnittstellenentwicklung und Initialschulungen. Laufende Kosten umfassen SaaS-Lizenzgebühren, Support und Wartung, Nachschulungen sowie interne Ressourcen für die Systembetreuung. Realistische Amortisationszeiträume liegen bei drei bis fünf Jahren, abhängig von Portfolio-Größe und realisierten Effizienzgewinnen.
Marktpositionierung: Axxerion bewegt sich im mittleren bis gehobenen Preissegment – günstiger als SAP Real Estate, aber teurer als reine Desktop-Lösungen oder Basis-Versionen von Casavi oder iX-Haus. Wirtschaftlich besonders attraktiv wird die Software für Portfolios ab 1.000 Einheiten durch skalierbare Automatisierungseffekte. Konkrete Preisspannen sind nicht öffentlich verfügbar – fordern Sie ein individuelles Angebot mit detaillierter Gesamtkostenkalkulation an, um Ihre spezifische Situation zu bewerten.
Der strukturierte Implementierungsprozess folgt einem bewährten Phasenmodell: Analyse und Konzeption, Datenmigration, Customizing und Konfiguration, Test und Schulung sowie Go-Live und Stabilisierung. Typische Projektdauern liegen bei 6-12 Monaten für mittelgroße Verwaltungen mit 5.000-15.000 Einheiten, größere und komplexere Portfolios benötigen bis zu 18 Monate. Die Einbindung eines externen Implementierungspartners mit Branchen-Know-how ist dringend empfohlen.
Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen maßgeblich den Projekterfolg. Die Datenqualität steht dabei an erster Stelle: Eine sorgfältige Bereinigung von Altdaten vor der Migration ist zeitaufwendig, aber erfolgskritisch für einen reibungslosen Start. Change Management durch frühe Einbindung der Endnutzer, transparente Kommunikation über Vorteile und intensive Schulungen verhindert Widerstände. Die Bereitschaft zur Prozessoptimierung statt der reinen 1:1-Digitalisierung ineffizienter Altprozesse multipliziert den Nutzen erheblich. Eine starke Projektleitung mit Entscheidungsbefugnis und ausreichend zeitlichen Ressourcen koordiniert alle Beteiligten effektiv.
Realistische Herausforderungen sollten nicht unterschätzt werden. Die hohe Anfangskomplexität durch umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten erfordert qualifizierte Mitarbeiter und klare Prioritäten. Widerstände von Mitarbeitern, die neue Arbeitsweisen lernen müssen, sind normal und benötigen aktive Begleitung. Der Wunsch nach umfangreichem Customizing ("alles perfekt machen") kann Projekte verzögern – pragmatisches Vorgehen mit schrittweisen Verbesserungen führt schneller zum Erfolg.
Klare Vorteile:
✅ Erhebliche Prozessautomatisierung: Bis zu 40 Prozent Zeitersparnis in Abrechnungsprozessen durch automatisierte Workflows und integrierte Prüflogiken laut Herstellerangaben.
✅ Nachweisbare Fehlerreduktion: Rund 25 Prozent weniger Fehlbuchungen durch integrierte Validierungsregeln und durchgängige Datenflüsse, wie Case Studies belegen.
✅ Echte End-to-End-Integration: Alle Prozesse von Mietvertrag über Buchhaltung bis Instandhaltung laufen in einem einzigen System ohne Medienbrüche oder Datenredundanzen.
✅ Maximale Flexibilität: Die No-Code-Plattform ermöglicht schnelle Anpassungen an neue Anforderungen ohne Abhängigkeit von IT-Abteilungen oder externen Entwicklern.
✅ Zukunftssichere Architektur: Moderne Cloud-Technologie mit regelmäßigen Updates, hoher Integrationsfähigkeit und Unterstützung für kommende Smart-Building-Anwendungen.
Realistische Herausforderungen:
⚠️ Hohe Einstiegshürde: Die komplexe Erstkonfiguration erfordert qualifizierte Key-User und meist externe Unterstützung durch spezialisierte Implementierungspartner.
⚠️ Signifikanter Investitionsaufwand: Lizenz- und Implementierungskosten amortisieren sich erst mittelfristig über drei bis fünf Jahre, was entsprechende Planungssicherheit voraussetzt.
⚠️ Steile Lernkurve: Die hohe Konfigurierbarkeit bedeutet initial höheren Schulungsaufwand für alle Nutzergruppen im Vergleich zu einfacheren Standard-Lösungen.
⚠️ Limitiertes Standard-Reporting: Für spezifische Auswertungen jenseits der mitgelieferten Standardberichte ist oft individuelles Customizing oder BI-Integration erforderlich.
⚠️ Over-Engineering-Risiko: Die Versuchung, jeden Prozess perfekt anzupassen, kann Projekte verzögern und verteuern – pragmatische Priorisierung ist erforderlich.
Wettbewerbsvergleich: Axxerion positioniert sich stärker als Excel-basierte Lösungen, reine Desktop-Software ohne Cloud- und Mobile-Funktionalität sowie Facility-Management-Systeme ohne integrierte Immobilienverwaltung. Schwächer steht die Software bei hochspezialisierten deutschen WEG-Lösungen in regulatorischen Nischen und gegenüber SAP bei konzernweiten ERP-Integrationen dar.
Für Verwaltungen unter 500 Einheiten ist der Implementierungsaufwand oft unverhältnismäßig hoch im Vergleich zum Nutzen. Die Wirtschaftlichkeit beginnt typischerweise ab 1.000 verwalteten Einheiten, wo sich die Investition in Prozessautomatisierung und Systemintegration durch messbare Effizienzgewinne amortisiert. Kleinere Verwalter sollten schlankere Standardlösungen mit geringerem Konfigurationsaufwand prüfen.
Planen Sie für 5.000-15.000 Einheiten 6-12 Monate vom Projektstart bis zum produktiven Betrieb ein. Größere oder komplexere Portfolios mit heterogenen Objektstrukturen können 12-18 Monate benötigen. Entscheidend sind die Qualität der Ausgangsdaten, der gewünschte Customizing-Umfang und die Verfügbarkeit interner Ressourcen für Workshops, Tests und Schulungen.
Kalkulieren Sie mindestens einen Projektleiter mit 50 Prozent Kapazität, drei bis fünf Key-User aus verschiedenen Fachbereichen mit je 20-30 Prozent sowie einen IT-Ansprechpartner für technische Fragen ein. Alle Beteiligten sollten mehrere Tage für Schulungen und Testphasen einplanen. Die zeitliche Belastung ist in den ersten drei bis sechs Monaten am höchsten.
Die technische Migration selbst erfolgt über standardisierte CSV- oder Excel-Formate beziehungsweise über die REST-API. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Datenqualität: Inkonsistente, unvollständige oder fehlerhafte Altdaten müssen vorher manuell bereinigt werden – dies ist oft der zeitaufwendigste Teil des gesamten Projekts und sollte nicht unterschätzt werden.
Ja, die No-Code-Plattform ermöglicht umfangreiche Anpassungen von Workflows, Formularen und Prozessen ohne Coding-Kenntnisse. Geschulte Key-User können eigenständig viele Konfigurationen vornehmen. Für sehr spezielle Anforderungen oder komplexe System-Integrationen kann jedoch Entwicklungs-Support durch den Anbieter oder Implementierungspartner notwendig werden.
Axxerion bietet Standard-Export- und Import-Funktionen für gängige DATEV-Formate. Die Qualität und Vollständigkeit der Datenübergabe sollte im Vorfeld mit dem Steuerberater abgestimmt werden, da spezifische Anforderungen an Kontierungen und Kostenstellenstrukturen variieren können. Ein strukturiertes Mapping der Kontenpläne ist Teil der Implementierung.
Die mobile Techniker-App bietet echte Offline-Funktionalität – Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und bei Wiederherstellung der Internetverbindung automatisch mit dem Server synchronisiert. Die Hauptanwendung ist browserbasiert und benötigt eine aktive Internetverbindung. Für geschäftskritische Prozesse sollten entsprechende Redundanzen in der Netzwerkinfrastruktur vorhanden sein.
Typische zusätzliche Kosten entstehen für individuelles Customizing über die No-Code-Konfiguration hinaus, die Entwicklung zusätzlicher Schnittstellen zu Spezialsystemen, intensivere Datenmigration bei schlechter Datenqualität sowie zusätzliche Schulungen oder erweiterte Support-Pakete. Fordern Sie eine detaillierte Gesamtkostenkalkulation an, die alle Projektphasen abdeckt.
