Miet- & Objektverwaltung: Zentrale Stammdatenverwaltung für alle Informationen zu Mietern, Eigentümern, Objekten und Verträgen mit vollständiger 360°-Sicht auf jeden Vorgang. Automatisierte Nebenkostenabrechnung nach II. BV, WEG und Betriebskostenverordnung mit Zeitersparnis von bis zu 50% bei der Jahresabrechnung.
Dokumentenmanagement & Digitalisierung: Digitale Akte mit Barcode-Automation, die eingehende Dokumente automatisch dem richtigen Objekt, Mieter oder Vorgang zuordnet ohne manuelles Sortieren. Volltextsuche über alle Dokumente ermöglicht das Auffinden jedes Schreibens und Vertrags in Sekunden, auch in eingescannten PDFs.
Finanzen & Zahlungsverkehr: SEPA-Zahlungsverkehr mit automatischem Import von Kontoauszügen und intelligenter Zuordnung zu offenen Posten. Mehrstufiges Mahnwesen mit automatischen Mahnstufen und Zinsenberechnung zur Verbesserung der Liquidität. DATEV-Schnittstelle für nahtlosen Export aller Buchungsdaten an die Steuerberatung.
Kommunikation & Self-Service: Webportal für Mieter und Eigentümer, über das diese Abrechnungen selbst herunterladen und Formulare einreichen können, was Innendienst und Telefon erheblich entlastet. Serienbriefe und E-Mail-Automation ermöglichen vorlagenbasierte Massenkommunikation mit wenigen Klicks.
Workflow & Organisation: Fristen- und Wiedervorlagemanagement mit automatischen Erinnerungen an Kündigungsfristen, Vertragsenden und Prüfungen verhindert vergessene Termine. Rollenbasiertes Rechtesystem mit granularer Zugriffskontrolle stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur die relevanten Informationen sieht.
WEG-Verwaltung: WEG-Modul mit vollständigem Beschlusswesen, Miteigentumsanteilen, Versammlungsprotokollen und Wirtschaftsplänen in WEMoG-konformer Umsetzung. Energieausweisverwaltung mit integrierten Pflichtmeldungen und Fristenkontrolle.
Reporting & Auswertungen: Standard- und Ad-hoc-Berichte mit Dashboards für Liquidität, Mietausfälle und offene Posten bieten permanenten Überblick über alle relevanten Kennzahlen.
Barcode-gestützte Dokumentenautomation als Kernfunktion hebt hausfreund von einfachen Dokumentenmanagementsystemen ab. Eingehende Rechnungen, Verträge und Korrespondenz werden beim Scannen per Barcode automatisch dem richtigen Objekt, Mieter oder Vorgang zugeordnet. Diese Automation beschränkt sich nicht nur auf das Ablegen – sie löst direkt Workflows aus wie Prüfung, Freigabe oder Buchung. Die tiefe Integration dieser Funktion in alle Geschäftsprozesse reduziert manuelle Ablagezeit um geschätzte 70-80% und minimiert Zuordnungsfehler nahezu vollständig.
Echte Flexibilität bei der Bereitstellung unterscheidet hausfreund von reinen Cloud-Anbietern. Verwaltungen können zwischen drei Deployment-Optionen wählen: klassisch On-Premise auf eigenen Servern für maximale Datenkontrolle, Private Cloud gehostet durch hausfreund oder perspektivisch als SaaS-Variante. Diese Wahlfreiheit ermöglicht es Verwaltungen mit bestehender Server-Infrastruktur oder spezifischen IT-Sicherheitsanforderungen, ihre bevorzugte Architektur beizubehalten, während kleinere Betriebe von Cloud-Hosting profitieren können.
Modularer Aufbau mit Skripting-Möglichkeit erlaubt es Verwaltungen, nur die Module zu lizenzieren, die sie tatsächlich benötigen, und das System später flexibel zu erweitern. Das integrierte Skripting-Modul geht dabei über Standard-Konfiguration hinaus und ermöglicht es technikaffinen Anwendern, spezifische Geschäftsprozesse selbst anzupassen. Diese Fähigkeit zur Eigenanpassung reduziert die Abhängigkeit von teurer Individualprogrammierung und verkürzt Reaktionszeiten bei sich ändernden Anforderungen.
30+ Jahre Expertise in deutscher Immobilienverwaltung spiegelt sich in der Tiefe der rechtlichen Implementierung wider. Das inhabergeführte Unternehmen verfügt über fundiertes Verständnis für II. BV, WEG, KAGB und alle Besonderheiten des deutschen Mietrechts. Gesetzesänderungen wie das WEMoG wurden verlässlich und zeitnah umgesetzt, was das Compliance-Risiko für Anwender minimiert. Die langjährige Präsenz am Markt bietet zudem eine hohe Investitionssicherheit im Vergleich zu Startup-Lösungen.
Einschränkungen betreffen primär die mobile Nutzung und Facility-Management-Integration. hausfreund verfügt derzeit über keine native mobile App, was die Arbeit im Außendienst auf das Webportal beschränkt. Verwaltungen, deren Mitarbeiter regelmäßig Objektbegehungen mit direkter Datenerfassung durchführen, müssen auf zusätzliche Tools zurückgreifen. Facility-Management-Funktionen wie Wartungspläne oder Handwerkersteuerung sind nicht integriert verfügbar.
Kleine bis mittlere WEG-Verwaltungen (bis 100 WEG) finden in hausfreund eine passende Lösung, wenn sie professionelles Beschlusswesen, WEMoG-Konformität und effiziente Jahresabrechnungen benötigen. Die Software bietet alle Spezialfunktionen für die Wohnungseigentumsverwaltung ohne den administrativen und finanziellen Overhead großer Enterprise-ERP-Systeme. Verwaltungen in diesem Segment profitieren von der Balance zwischen Funktionstiefe und Handhabbarkeit.
Mittelständische Mietverwalter (300–2.000 Einheiten) bilden die Kernzielgruppe der Software. Verwaltungen in dieser Größenordnung kämpfen typischerweise mit wachsenden Papierbergen und Excel-Listen, die nicht mehr beherrschbar sind. Die Barcode-Automation und das Webportal können in diesem Segment täglich mehrere Stunden Arbeitszeit einsparen, während die Investitionskosten überschaubar bleiben. Die Dokumentenzentralisierung reduziert Suchzeiten erheblich und verbessert die Servicequalität für Mieter und Eigentümer.
Verwaltungen mit On-Premise-Anforderung profitieren besonders von hausfreund, wenn ihre IT-Strategie verlangt, dass Daten im eigenen Haus bleiben, oder wenn bereits Server-Infrastruktur vorhanden ist. Im Gegensatz zu reinen SaaS-Lösungen lässt sich hausfreund vollständig On-Premise betreiben, was für Verwaltungen mit strengen Datenschutzrichtlinien oder Compliance-Anforderungen entscheidend sein kann.
Verwaltungen mit komplexen deutschen Rechtsanforderungen finden in hausfreund einen Partner, wenn sie gemischte Portfolios aus Wohn- und Gewerbeeinheiten, Sondereigentumsformen oder KAGB-konforme Abrechnungen betreuen. Die tiefe Rechtsexpertise des Anbieters deckt Nischenanforderungen ab, die internationale Standardsoftware häufig nicht beherrscht.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Dokumentenzentrierte Arbeitsweise prägt die Architektur von hausfreund. Die Software ist um die digitale Akte herum konzipiert, wobei jedes Dokument mit einem Barcode versehen wird und automatisch Objekten, Mietern oder Vorgängen zugeordnet wird. Diese Philosophie reduziert Suchzeiten und Ablagefehler drastisch und ermöglicht es Verwaltungen, auch Jahre zurückliegende Korrespondenz innerhalb weniger Sekunden aufzufinden. Die Volltextsuche durchdringt dabei selbst eingescannte PDFs und macht handschriftliche Notizen auf digitalisierten Dokumenten auffindbar.
Das System folgt einem modularen Aufbauprinzip, bei dem ein Basispaket Mieten- und Objektverwaltung, Abrechnung sowie Buchhaltung umfasst. Darauf aufbauend können Verwaltungen Module wie Webportal, erweiterte WEG-Funktionen oder Energieausweisverwaltung nach Bedarf hinzufügen. Dieser Ansatz ermöglicht es kleineren Verwaltungen, mit überschaubaren Investitionen zu starten und das System parallel zum Wachstum des Unternehmens zu erweitern.
Deutsche Rechtskonformität bildet einen Kernbestandteil der Software-DNA. Alle relevanten Vorschriften wie II. BV, WEG inklusive WEMoG, Betriebskostenverordnung, Heizkostenverordnung und KAGB sind tief implementiert. Bei Gesetzesänderungen erfolgen Updates verlässlich und zeitnah, was Verwaltungen vor Compliance-Risiken schützt. Diese Rechtstiefe unterscheidet hausfreund von internationalen Standardlösungen, die oft nur oberflächlich an deutsche Anforderungen angepasst sind.
DSS Bartelt & Kaletsch GmbH agiert seit 1992 als inhabergeführtes Softwarehaus im deutschen Markt für Immobilienverwaltungssoftware. Mit circa 50 Mitarbeitenden und über 800 aktiven Installationen gehört das Unternehmen zu den etablierten mittelständischen Anbietern. Die Stabilität eines inhabergeführten Unternehmens ohne Abhängigkeit von Investoren-Exits bietet Anwendern hohe Planungssicherheit für langfristige Systemnutzung.
Die Entwicklungsstrategie basiert auf direktem Feedback aus User Groups und jährlichen Anwenderkonferenzen. Neue Features entstehen aus dokumentierten Praxisanforderungen aktiver Nutzer, nicht aus abstrakten Produktvisionen. Diese Kundennähe prägt die Entwicklungsroadmap und stellt sicher, dass Funktionserweiterungen tatsächliche Alltagsprobleme von Hausverwaltungen lösen. Der Support kombiniert technisches Know-how mit Branchenkompetenz – Mitarbeiter können nicht nur Softwarefragen beantworten, sondern beraten auch bei Fachfragen zur Nebenkostenabrechnung oder WEG-Verwaltung. Die SLA für kritische Probleme liegt bei 1-2 Stunden Reaktionszeit, gestaffelt nach Priorität.
Flexible Architektur kennzeichnet die technische Grundlage von hausfreund. Die Client-Server-Architektur basiert auf .NET-Technologie und MS SQL Server und läuft wahlweise auf eigener Windows-Server-Infrastruktur oder wird von hausfreund als Private Cloud gehostet. Perspektivisch ist auch eine vollwertige SaaS-Variante geplant. Diese Flexibilität erlaubt es Verwaltungen, ihre bevorzugte Deployment-Strategie zu verfolgen.
Offene Schnittstellen zu relevanten Drittsystemen umfassen DATEV für Buchhaltungsexport, HBCI/SEPA für Banking-Integration sowie Anbindungen an Energieversorger wie Techem, Brunata oder Minol. Standard-Scanning-Hardware wird unterstützt, um die Barcode-Automation effizient nutzen zu können. Eine REST-API für individuelle Integrationen existiert, ist allerdings noch nicht vollständig öffentlich dokumentiert, was bei komplexen Systemlandschaften zu Abstimmungsbedarf mit dem Hersteller führen kann.
DSGVO-Konformität wird durch verschlüsselte Datenübertragung, Audit-Logs, granulares Rechtesystem und revisionssichere Archivierung nach GoBD gewährleistet. Allerdings fehlen formale Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2, was für stark regulierte Großkunden oder nach internen Compliance-Audits zum Hindernis werden kann. Verwaltungen mit strengen Zertifizierungsanforderungen sollten dies im Vorfeld klären.
Zwei Lizenzwege stehen Verwaltungen zur Verfügung: Einmalkauf mit jährlicher Wartung oder monatliches Mietmodell. Beim Kaufmodell liegt die jährliche Wartung typischerweise bei 18-20% des Lizenzpreises und umfasst Updates, Support sowie gesetzliche Anpassungen. Das Mietmodell in der Cloud-Variante beginnt bei circa 3 € pro verwalteter Einheit und Monat, wobei Zusatzmodule flexibel hinzugebucht werden können.
Total Cost of Ownership über fünf Jahre bewegt sich für eine typische Verwaltung mit 500-1.000 Einheiten und 5-10 Nutzern zwischen 50.000 und 150.000 €. Diese Kalkulation schließt Lizenzen, Implementierung, Wartung sowie bei On-Premise-Varianten auch Hardware ein. Damit positioniert sich hausfreund im mittleren Preissegment – günstiger als Enterprise-ERP-Lösungen wie Aareon Wodis Sigma, aber teurer als reine Low-Budget-Cloud-Tools für Kleinvermieter.
Versteckte Kosten lauern häufig in der Datenmigration. Die größte Kostenfalle bildet meist die Aufbereitung von Altdaten aus Excel-Listen oder veralteten Systemen. Verwaltungen sollten ausreichend Budget für Datenbereinigung und professionelle Migrationsbegleitung einplanen, da die Qualität der Stammdaten entscheidend für den Projekterfolg ist. Unvollständige oder fehlerhafte Datenübernahme kann die Produktivphase um Monate verzögern.
Projektlaufzeiten variieren erheblich je nach Portfoliogröße und Datenqualität. Kleine Verwaltungen unter 300 Einheiten benötigen typischerweise 1-3 Monate für die komplette Umstellung, während mittlere Verwaltungen mit 300-2.000 Einheiten mit 3-6 Monaten rechnen sollten. Der entscheidende Faktor ist dabei weniger die reine Einheitenzahl als vielmehr die Qualität und Struktur der Altdaten. Chaotische Excel-Listen oder Daten aus Legacy-Systemen ohne konsistente Struktur können die Projektdauer erheblich verlängern.
Datenmigration aus gängigen Systemen wird durch Import-Funktionen für Excel/CSV sowie Schnittstellen zu Immosoft, Win-CASA und anderen Wettbewerbern unterstützt. hausfreund-Berater begleiten den Prozess mit Workshops und technischer Unterstützung. Verwaltungen benötigen jedoch intern ein engagiertes Projektteam bestehend aus Projektleiter, IT-Administrator und 2-3 Key-Usern, die den Prozess aktiv treiben. Rein passive Haltung führt regelmäßig zu verzögerten oder suboptimalen Implementierungen.
Change Management erweist sich als erfolgskritischer Faktor. Neue Software allein generiert keinen Mehrwert – Mitarbeiter müssen die neuen digitalen Workflows akzeptieren und aktiv leben. Intensive Schulungen über circa 5 Tage in drei Stufen (Grundlagen, Vertiefung, Spezialmodule) bilden die Basis. Workshops zur Prozessoptimierung sollten bestehende Arbeitsabläufe kritisch hinterfragen und an die Möglichkeiten der Software anpassen. Klare Kommunikation vom Management über die strategische Bedeutung der Umstellung erhöht die Akzeptanz deutlich.
Vorteile:
Herausforderungen:
Bei sauberen Altdaten und 300-500 Einheiten liegt die realistische Projektlaufzeit bei 2-3 Monaten. Größere Bestände oder chaotische Excel-Listen können die Dauer auf 6 Monate ausdehnen. Die Datenqualität des Altsystems entscheidet stärker über die Projektdauer als die reine Einheitenzahl. Verwaltungen sollten ausreichend Zeit für Datenbereinigung vor dem eigentlichen Import einplanen.
Beide Varianten sind verfügbar: klassisch On-Premise auf eigenen Windows-Servern für maximale Datenkontrolle oder als Private Cloud, gehostet durch hausfreund. Eine vollwertige SaaS-Variante mit Multi-Tenant-Architektur befindet sich in Planung. Diese Flexibilität erlaubt es Verwaltungen, ihre bevorzugte IT-Strategie zu verfolgen.
Die Kosten hängen stark von Einheitenzahl, Nutzerzahl und gewählten Modulen ab. Im Mietmodell beginnen die Preise bei circa 3 € pro Einheit und Monat, im Kaufmodell fällt eine einmalige Lizenzgebühr plus 18-20% jährliche Wartung an. Für 500 Einheiten, 5 User und Standardmodule sollten Verwaltungen mit 50.000-80.000 € Total Cost of Ownership über fünf Jahre rechnen.
Technisch skaliert die Software auch für größere Bestände. Ab 2.000 Einheiten fehlen jedoch häufig Enterprise-Features wie integriertes Facility Management oder umfassendes Business Intelligence. Verwaltungen in dieser Größenordnung sollten auch Alternativen wie Aareon Wodis Sigma oder SAP-basierte Lösungen evaluieren, die auf sehr große Portfolios spezialisiert sind.
hausfreund bietet Schnittstellen zu DATEV für Buchhaltungsexport, HBCI/SEPA für Banking-Integration sowie zu Energieversorgern wie Techem, Brunata und Minol. Standard-Scanning-Hardware wird unterstützt. Eine REST-API für individuelle Integrationen existiert, ist allerdings noch nicht vollständig öffentlich dokumentiert und erfordert möglicherweise Abstimmung mit dem Hersteller.
Das integrierte Skripting-Modul ermöglicht Anpassungen von Workflows und Prozessen ohne Programmierkenntnisse. Technikaffine Anwender können damit spezifische Geschäftsprozesse selbst optimieren. Für tiefgreifende Änderungen an der Kernarchitektur oder Datenmodell ist die Zusammenarbeit mit DSS Bartelt & Kaletsch erforderlich. Diese Eigenanpassungsfähigkeit reduziert die Abhängigkeit von teurer Individualprogrammierung deutlich.
