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Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker achten sehr stark auf Kostenreduzierung. Daher ist das Team im Unternehmen oft klein. Daher wird ein Vertrag oft schnell am Rechner erstellt. Dafür hat oft jedes Unternehmen bereits Vertragsvorlagen. Bspw. als kostenfreier Download aus dem Internet, aus den Microsoft-Vorlagen, etc.

Manchmal wird alles selbst gemacht oder stundenweise eine Person eingestellt. Doch was passiert, wenn Sie beim Kunden sind und eine Vereinbarung aus dem Vertrag brauchen? Und was ist, wenn der Mitarbeiter gerade nicht im Büro ist? Oder Sie gerade nicht am Rechner im Büro sind?

Für diesen Fall bietet sich eine zentrale Contract Management Software an. Am besten eignet sich eine Cloud basiert Vertragsmanagement Lösung. So haben Sie jederzeit Zugriff auf die Inhalte von allen Vertragsdokumenten. Vor allem für den Vertrieb sind die Funktionen der Vertragsmanager Software Cloud besonders hilfreich. Ebenso auf der Baustelle, wenn es um Details der Projekte geht. Auch, wenn Sie viel beim Kunden sind und Inhalte aus den Vertragsdokumenten benötigen. Bspw. um zu prüfen, welche Service-Leistungen bei der Vertragserstellung hinterlegt wurden und worauf der Kunde Anspruch hat. Auch eine digitale Signatur in einem Vertrag kann vor Ort erstellt werden.

Ebenso müssen Sie lt. den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung der Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht werden. Dies bedeutet, dass Vereinbarungen, Verträge so gespeichert werden, dass im Nachhinein keine Änderungen möglich sind. Eine reine Erstellung in einem Textprogramm (bspw. mit dem Produkt MS Word) reicht hier nicht aus. Hier können die Verträge (bspw. Arbeitsverträge, jederzeit geändert werden. Auch bestehen Anforderungen, dass vollzogene Änderungen dokumentiert werden müssen. Dies ist mit einer Aufbewahrung in Word in der Praxis nicht komplett möglich. Vertragsmanagement Tools ermöglichen einen Vertrag oder ein Dokument entsprechend den Vorgaben abzuspeichern.

Eine Contract Management System hat viele Vorteile vor allem für Neugründer. Sie spart Zeit und reduziert Formfehler bei der Vertragserstellung. Ebenfalls kann durch die bereits vorhandenen Digitalisierung der Dokumente die Archivierung per Knopfdruck erfolgen. Wenn Sie wissen möchten, welche Management Software Ihren Anforderungen am besten entspricht, nutzen Sie unseren Produktkalkulator.

Achten Sie in Ihrer Contract Management Software darauf, dass die von Ihnen ausgewählte Software die Möglichkeit bietet gemeinsam an Verträgen zu arbeiten. Dies ist meist durch Kollaborationstools über eine Cloud möglich. So können mehrere Personen im Unternehmen bei der Vertragserstellung auf den Vertrag zugreifen. Gleichzeitig oder nacheinander. Bspw. wenn die Erstellung eines Miet- oder Pachtvertrages das Gebäudemanagement und die Rechtsabteilung betrifft.

Auch können Sie Kunden Zugriff auf Dokumente für den Vertragsabschluss geben. Über eine Nachverfolgung von Änderungen ist eine Überwachung möglich. So stellen Sie sicher, dass Sie als Unternehmen mit den Änderungen im Vertrag konform gehen. Die Funktionen der gemeinsamen Bearbeitung verbessert auch die Vertragsbeziehungen, da die Erstellung der Dokumente komplett transparent und gestaltbar ist. Passagen, die nicht verändert werden sollen, können durch digitales Vertragsmanagement gesperrt werden.

Eine Contract Management Software spart hier Zeit, da bspw. durch die Einrichtung von Prozessen die Weitergabe an Kollegen oder Kunden möglich ist. Die Änderungshistorie wird oft automatisch im Contract Management hinterlegt.

Große Datenmengen brauchen Speicherplatz. Auf Ihrem Rechner oder in der Cloud der Softwareanbieter. Durch das digitale Contract Management haben Sie bereits den Vorteil, dass Sie die Dokumente bei Änderungen nicht erneut abspeichern müssen. Dies spart bereits Datenmengen. Haben Sie viele Verträge mit großen Daten oder vielen Fotos sollten Sie eine Vertragsmanagementlösung wählen, die viel Speicherplatz bereitstellt.

Ansonsten kann es sein, dass Sie schnell das vorhandene Kontingent aufgebraucht ist und der Preis für ein Upgrade zu zahlen ist. Finden Sie ganz einfach mit unserem Preiskalkulator heraus, was die Software mit der richtigen Datenmenge kostet. Oder rufen Sie uns an, wenn es um den Vergleich von Vertragsmanagement Tools für Unternehmen geht. Wir haben Spezialisten in unserem Kundensupport, die Ihnen gerne Ihre Fragen beantworten.

Bei der Vertragserstellung bis zum Vertragsabschluss gibt es viele Prozesse. Zuerst findet eine Vertragserfassung in der Contract Management Software statt. Ggfs. arbeiten hier bereits mehrere Personen im Unternehmen zusammen am Vertrag. Dies oft bedeutet, dass im Prozess der Vertrags-bzw. Dokumenterstellung der Vertrag der Reihe nach von Abteilungen bearbeitet wird.

Die Grundform der Unternehmensverträge macht oft das Sekretariat. Im Anschluss geht es an den Chef und ggfs. an andere Abteilungen im Unternehmen, die am Prozess beteiligt sind. Zur Endprüfung geht es häufig an die Rechtsabteilung und zurück zum Chef. Der Prozess ist hier nicht zu Ende. Ist das Dokument erstellt, geht der Vertrags- und ggfs. Anhangsentwurf zum Vertragspartner. Dort kann es ebenfalls zu Änderungen kommen. Unveränderbare Passagen können schreibgeschützt werden. Bspw. Preis, Preis-Staffelung nach Unternehmensgröße, Produkt- und Unternehmensdetails, etc. Ebenso Compliance relevante Passagen.

Durch ein gutes Vertragsmanagement System mit einem Contract Lifecycle Management können Sie die Überwachung aller Änderungen vornehmen. Auch unterstützen Contract Management Tools, wenn es zur Unterschrift kommt. Gleiches gilt, wenn es um eine Vertragsverlängerung mit anschließender Unterschrift von beiden Seiten geht. Das gesamte Contract Lifecycle Management im Unternehmen kann über die Software durchgeführt werden.

Eine der Contract Management Programme, die das abbilden kann, ist Easy Contract. Easy Contract ein Lifecycle Management und damit die Analyse aller Änderungen, Emails, etc. im Prozess. Diese Vertragsmanagementlösung bieten auch andere Contract Management Tools an. Easy Contract ist hier ein Beispiel. Wenn Sie ganz einfach herausfinden möchten, wer diese Funktionen noch anbietet, probieren Sie unseren Produktkalkulator aus.

Viele der Vertragsmanager Software Freeware oder kostenpflichtigen Contract Manager Systeme haben. Arbeiten Sie im Unternehmen ausschließlich mit MS Word, Excel, etc. im Prozess der Vertragsabwicklung, sollte die von Ihnen gewählte Vertragsmanagement Software diese Schnittstelle unbedingt haben. Prüfen Sie am besten über einen Test eines umfangreichen Vertragswerkes, ob alles wie gewünscht übernommen wird. Machen Sie eine Produktbewertung bevor Sie den Preis bezahlen.

Wenn Sie eine Vertragsmanagement Lösung gefunden haben, deren Preis evtl. etwas höher ist, aber alle Vertrags- und Formatierungsinhalte korrekt übernimmt, ist dies die Anschaffung oft wert. Sie sparen langfristig viel Personalkosten durch nachträgliche Formatierungsarbeit.

Wenn Sie darüber hinaus noch die Unterschrift digital ermöglichen kann und den gesamten Vertrags Lifecycle Management Vorgang - falls Sie dies benötigen - abbildet, perfekt. Einen Vergleich vom Preis der Produkte können Sie sofort in unserem Preiskalkulator durchführen.

Haben Sie viele Dokumente, die aktuell nur als Ausdruck vorliegen, können Sie diese mit einem OCR Scanner digitalisieren. Dieser ermöglicht das Auslesen von Vertrags- oder Dokumentinhalten. Eine wertvolle Funktion - ebenso wichtig wie das Lifecycle Management und die digitale Unterschrift. Diese erspart viel Zeit und amortisiert den Preis der Software schnell.