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Großer Ratgeber für Vertragsmanagement-Software
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Fabasoft Contracts
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Anbieter
Fristenverwaltung
Mit dieser Software behalten Sie als Fristen und Laufzeiten im Blick. Ihnen wird bei unbefristeten Verträgen keine Kündigungs- oder bei befristeten Verträgen keine Verlängerungsfrist mehr entgehen.
Elektronische Signatur
Mit dieser Software lassen sich Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen.
Datenmigration
Bei einem Softwarewechsel lassen sich bisherige Daten und Dokumente in die Software dieses Anbieters übernehmen.
Komplexer Genehmigungsworkflow
Mit dieser Software können Sie auch komplexere Genehmigungsworkflows abbilden.
Einfacher Genehmigungsworkflow
In der Software von 42DBS GmbH können Sie einfache Genehmigungsworkflows abbilden.
Revisionssichere Archivierung
Mit dieser Software können Sie Ihre Dokumente revisionssicher archivieren.
Datenaufnahme via Email
otris contract lässt sich mit einem E-Mail-Postfach verknüpfen, über das sich Daten und Dokumente einfach und schnell automatisiert einpflegen lassen.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Elektronische Signatur
Mit dieser Software lassen sich Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen.
Datenaufnahme via Email
contractmanager² lässt sich mit einem E-Mail-Postfach verknüpfen, über das sich Daten und Dokumente einfach und schnell automatisiert einpflegen lassen.
Vertragsarten
Diese Software setzt Ihnen keine Grenzen bei der Verwaltung Ihrer Verträge, da alle Vertragsarten unterstützt werden.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Datenaufnahme via Drag&Drop
CONTRACT unterstützt das Einpflegen von Daten via Drag&Drop.
Datenaufnahme via Email
CONTRACT lässt sich mit einem E-Mail-Postfach verknüpfen, über das sich Daten und Dokumente einfach und schnell automatisiert einpflegen lassen.
Vertragsarten
Diese Software setzt Ihnen keine Grenzen bei der Verwaltung Ihrer Verträge, da alle Vertragsarten unterstützt werden.
Datenaufnahme via Email
LuxxData Contract lässt sich mit einem E-Mail-Postfach verknüpfen, über das sich Daten und Dokumente einfach und schnell automatisiert einpflegen lassen.
Fristenverwaltung
Mit dieser Software behalten Sie als Fristen und Laufzeiten im Blick. Ihnen wird bei unbefristeten Verträgen keine Kündigungs- oder bei befristeten Verträgen keine Verlängerungsfrist mehr entgehen.
Integration von Office-Lösungen
Die Software von LuxxData Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft Office.
Vertragsarten
Diese Software setzt Ihnen keine Grenzen bei der Verwaltung Ihrer Verträge, da alle Vertragsarten unterstützt werden.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Einfacher Genehmigungsworkflow
In der Software von Lodging Products & Services S.à r.l. können Sie einfache Genehmigungsworkflows abbilden.
Datenaufnahme via Email
EASY Contract lässt sich mit einem E-Mail-Postfach verknüpfen, über das sich Daten und Dokumente einfach und schnell automatisiert einpflegen lassen.
Vertragsarten
Diese Software setzt Ihnen keine Grenzen bei der Verwaltung Ihrer Verträge, da alle Vertragsarten unterstützt werden.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Datenaufnahme via Email
cuContract lässt sich mit einem E-Mail-Postfach verknüpfen, über das sich Daten und Dokumente einfach und schnell automatisiert einpflegen lassen.
Vertragsarten
Diese Software setzt Ihnen keine Grenzen bei der Verwaltung Ihrer Verträge, da alle Vertragsarten unterstützt werden.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Vertragsarten
Diese Software setzt Ihnen keine Grenzen bei der Verwaltung Ihrer Verträge, da alle Vertragsarten unterstützt werden.
Datenmigration
Bei einem Softwarewechsel lassen sich bisherige Daten und Dokumente in die Software dieses Anbieters übernehmen.
FAQ - Das sind 10 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Erfahren Sie hier, warum für Sie eine Vertragsmanagement-Software als Cloud-Lösung vorteilhaft ist
Mit einer browserbasierten Cloud-Software können Sie ortsunabhängig und über jedes internetfähige Endgerät - gleich ob Büro-PC, Notebook, iPad oder Smartphone - arbeiten. Gerade unter den aktuellen Bedingungen sind Sie in der Lage, ohne weitere Vorkehrungen umgehend aus Ihrem Homeoffice zu arbeiten. Zudem erlaubt Ihnen eine Cloud-Software einzelne Entscheider wie Geschäftsführung oder Fachabteilungen standortübergreifend in Entscheidungen einzubinden. Ein derartiges Arbeiten ermöglichen Ihnen die Software-Lösungen von 42DBS, Advernet und BlockAx.
Warum sollte unsere neue Vertragsmanagement-Software auch über ein intelligentes Aufgabenmanagement verfügen?
Oberstes Ziel einer jeden modernen Software-Lösung ist die effiziente Gestaltung aller unternehmensinternen Arbeitsabläufe. Im Bereich des Vertragsmanagements ist das das effiziente Management der einzelnen Dokumente, insbesondere Verträge. Jeden Tag müssen Ihre Mitarbeiter unzählige, das Vertragsmanagement betreffende Anfragen abarbeiten. Ohne ein intelligentes Aufgabenmanagement herrscht bald ein undurchdringliches Durcheinander und die Effizienz Ihre Verwaltung tendiert gen Null. Aufgaben zuweisen und kontrollieren, aber auch Fristen setzen und kontrollieren ist ebenso essenziell wie sich schnell und einfach einen Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen.
Lesen Sie hier, weshalb Sie darauf achten sollten, dass Ihre zukünftige Vertragsmanagement-Software über ein smartes Rechte- und Rollenmanagement-Funktion verfügt?
Bei der Bearbeitung von Verträgen und anderen Dokumenten kommen nicht allen Mitarbeitern die gleichen Funktionen und Rechte zu. Es gibt Mitarbeiter mit umfangreichen Befugnissen, die bis hin zum Lösen von Dokumenten reichen. Zugleich gibt es aber auch Mitarbeiter, die nur den Inhalt von Dokumenten lesen dürfen (Nur-Lese-Status). Zudem ist auch eine Begrenzung von Zugriffsrechten auf einzelne Abteilungen denkbar. Diesem Umstand kann nur ein intelligentes und damit smartes Rechte- und Rollenmanagement erfüllen.
Weshalb ist ein Fristen- und Wiedervorlagenmanagement ein unverzichtbarer Teil einer jeden guten Vertragsmanagement-Software?
Verträge enthalten regelmäßig Ausführungs- und Leistungsfristen. Weiterhin werden in Verträgen konkrete Laufzeiten und Kündigungsfristen vereinbart. Somit muss jede halbwegs vernünftige Vertragsmanagement-Software auch ein Tool zur Fristenkontrolle beinhalten. Ohne ein solches Tool ist die Software unbrauchbar. Die einzelnen auf dem Markt erhältlichen Programme unterscheiden sich jedoch in der Umsetzung und Ausgestaltung dieses Tools erheblich. Stellen Sie eine Anfrage, wenn Sie Hilfe bei der Auswahl der für Sie passenden Software benötigen. Wir beraten Sie gern. Unsere Dienstleistung ist für Sie kostenlos.
Erfahren Sie hier, welche Vorteile die Automatisierung von Unternehmensprozessen mit sich bringt.
Sie können die Zufriedenheit und damit die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern, wenn Sie wiederkehrende Aufgaben mit Hilfe einer Software digitalisieren. Über einen in die Software eingebetteten Konfigurator können Sie Ihre Geschäftsprozesse in die Software übernehmen. Eine derartige Funktionalität bieten Ihnen Vertragsmanagement-Lösungen wie ShakeSpeare von 42DBS. In der Regel eigen sich Abläufe besonders gut, die mit einem standardisierten Formular beginnen und ebenso mit einem standardisierten Formular enden.
Warum soll ich auf individuelle Ablage- und Suchkriterien achten?
Eine smarte Vertragsmanagement-Software sollte sich nicht nur durch eine effiziente, weil einfache und schnelle Ablage elektronischer Dokumente auszeichnen, am Besten via Drag & Drop und automatischen Vorschlägen zur Verschlagwortung. Vielmehr sollte sie auch die effiziente, weil einfache und schnelle Suche von Verträgen, Rechnungen oder Emails beherrschen. Die wesentlichen Voraussetzungen dafür sind eine gute Verschlagwortung (aussagekräftige Meta-Daten) bei der Ablage der Dokumente als auch eine OCR-Erkennung von PDF- und Bild-Dokumenten. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Ihrer Suche einer neuen Vertragsmanagement-Software. Haben Sie Fragen zum Funktionsumfang von Vertragsmanagement-Software, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Sie können über unser Termin-Formular auch einen Beratungstermin buchen.
Aus diesen Gründen sollten Sie darauf achten, dass Ihr neues Dokumentenmanagement eine revisionssichere Speicherung Ihrer Dateien erlaubt
Vor fast 6 Jahren ist ein Gesetz in Kraft getreten, das Unternehmen verpflichtet, Ihre Bücher, Unterlagen und elektronischen Aufzeichnungen in einer bestimmten Art und Weise zu führen und aufzubewahren. In diesem Zusammenhang wird das Stichwort der GoBD konformen, revisionssicheren (unveränderlichen) Speicherung angeführt. Eine Vertragsmanagement-Software ist eine mögliche Form der Führung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente wie Verträge, Emails, Rechnungen etc. Deshalb muss auch eine solche Software seinen Nutzer dabei unterstützen, die ihm obliegenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu wahren. Mit einer Software, die keine revisionssichere Speicherung von elektronische Dokumenten vorsieht, verletzen Sie bzw. Ihr Unternehmen die Ihnen bzw. ihm obliegenden gesetzlich Pflichten. Vermeiden Sie das! Und achten bei Erwerb auf die Revisionssicherheit bzw. GoBD-Konformität.
OCR-Texterkennung und Volltextsuche: Das sind die Gründe, weshalb Sie nicht auf eine OCR-Erkennung und eine Volltextsuche verzichten sollten!
Jede ausgereifte Vertragsmanagement-Software wird Ihnen die Möglichkeit bieten, Dokumente – gleich welcher Art – durch individuelle Merkmale zu kennzeichnen und damit unter eben diesen Merkmalen wieder aufzufinden. In der Regel ist die Anzahl dieser vorab bestimmten Merkmale jedoch begrenzt. Schließlich erzeugt jede zusätzliche Eigenschaft einen zusätzlichen Arbeitsaufwand und widerspricht damit dem Ziel einer zeitsparenden Dokumentenverwaltung. Nunmehr enthalten Dokumente, insbesondere umfangreiche Verträge wesentlich mehr als die vorab bestimmten Merkmale. In einem solchen Fall hilft Ihnen eine ausgereifte und intelligente Texterkennung, die Dokumente darüber hinaus auch anhand anderer Merkmale wieder finden kann. Haben Sie Fragen, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Suche nach Ihrer neuen Vertragsmanagement-Software.
Vertragserstellungs-Assistent und digitale Signatur: Lesen Sie hier, warum Sie auf diese Funktionen nicht verzichten sollten.
Stellen Sie sich vor, Ihre Software verfügt über einen smarten Vertragserstellungs- und Vertragsgestaltungs-Assistenten, mit dessen Hilfe Sie schnell und effizient rechtssichere Verträge aufsetzen können. - Was würde Ihrer Meinung nach diesen Prozess ebenso schnell und effizient vollenden? Natürlich nur eine digitale Signatur! - Aus diesem Grund sollten Sie bei der Auswahl Ihrer neuen Vertragsmanagement-Software unbedingt darauf achten, dass diese über die Möglichkeit einer digitalen Signatur verfügt. Mit Einführung einer Vertragsmanagement-Software verfolgen Sie das Ziel des papierloses Büros bzw. Arbeitens. Ihr Ziel eines durchgängig digitalen und damit zwangsläufig auch den Akt der Unterzeichnung umfassenden Prozesses lässt sich aber nur mit Hilfe einer digitalen Signatur gestalten. Die Alternative wäre, den Vertrag auszudrucken und zu unterschreiben. Anschließend müsste das unterzeichnete Dokument wieder digitalisiert und in Ihre Vertragsmanagement-Software eingepflegt werden. Ausdruck, Unterzeichnung und Re-Digitalisierung (Einscannen) Ihres Vertrages wären ein massiver Bruch des Digitalisierungsprozesses. Sollten sich Ihrerseits noch Fragen ergeben haben, nutzen Sie unser Angebot und lassen sich durch unsere Fachberater kostenlos telefonisch beraten.
Erfahren Sie hier, welche Vorteile eine direkte Bearbeitung von Dokumenten in Ihrer Vertragsmanagement-Software hat.
Die Vermeidung unnötiger und damit zeitraubender Arbeitsschritte ist das Ziel jeder innovativen Software-Lösung. Sofern Ihnen Ihre neue Vertragsmanagement-Software die direkte Bearbeitung von Textdokumenten erlaubt, ohne die lässtigen Zwischenschritte des vorherigen Herunterladens des Dokuments in die Datenbank und des anschließenden Hochladens in die Datenbank, dann erlangen Sie einen kleinen zeitlichen Vorteil, der sich in der Vielzahl der zu bearbeitenden Dokumente zu einer stattlichen Ersparnis summieren kann.
Empfehlungen
Im Rahmen unserer ausführlichen Tests und Vergleiche haben wir einen sehr guten Eindruck von verschiedenen Software-Lösungen im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang erhalten. Hierzu zählen insbesondere die Vertragsmanagement-Programme von 42DBS, Advernet.de, ContractHero und Dr.Doc. Wir können Ihnen binnen 24h eine Sofort-Empfehlung geben, wenn Sie uns Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular hinterlassen.
Ratgeber
Lesen Sie hier, was eine gute Vertragsmanagement-Software zu leisten im Stande sein sollte
Um Transparenz im Vertragswesen gewährleisten zu können, wird eine aktive Vertragsverwaltung erforderlich. Für das Sicherstellen von Kostenreduzierungen (Personal- und Infrastrukturkosten), strukturierten Genehmigungsverfahren, transparenten sowie automatisierten Prozesse finden vermehrt Standardsoftwarelösungen Einsatz zur Automatisierung der Vertragsverwaltung. 
Die Lösung hierfür stellt das digitale Vertragsmanagement dar, bei dem es sich um eine softwarebasierte Lösung handelt, die der Optimierung des Vertragsmanagements mithilfe von Kategorisierungen, Wiedervorlagen und der Pflege von Ereignissen dient. Eine solche Software soll einen Überblick über die vertraglichen Verpflichtungen verschaffen, indem sie an Termine und Fristen erinnert sowie Kosten und Einnahmen im Blick behält Sie verschafft einen Überblick über den Status der Verträge mittels Kennzeichnung und beinhaltet im besten Fall Funktionen zur Rechtevergabe, eigene Vertrags-Templates, Filtermöglichkeiten, eine E-Mail-Integration, Registerkarten, ein Qualitätsmanagement, Vertragsserien, eine ODT- und PFD-Ausgabe und Ereignisse zur besseren Vertragspflege. Sie sollte darüber hinaus eine Massenbearbeitung von Feldern, Rechten und Ordnungsstrukturen ermöglichen. Prinzipiell lässt sich festhalten, dass eine Vertragsmanagement-Software einem Unternehmen bei der Verwaltung von Verträgen zu Transparenz in Form von Übersichtlichkeit verhilft.
Welche Vorteile bietet kostenpflichtige Vertragsmanagement-Software im Vergleich zu kostenloser Freeware?
Vertragsmanagement Software unterstützt Unternehmen bei der Vertragsverwaltung und Speicherung dieser. Die Grundbasis einer solchen Software wird von einer zentralisierte Vertragsdatenbank, mit allen wichtigen Verträgen und den relevantesten Daten (zum Beispiel zum jeweiligen Vertragspartner, zu wichtigen vereinbarten Fristen, etc.), gebildet. Bis vor kurzem war Software zur Vertragsverwaltung und zum Vertragscontrolling nur zu hohen Preisen erhältlich. So war es im Grunde nur großen Betrieben möglich, solch Softwarelösungen zu erwerben. Somit war bzw. ist es nicht abwegig, dass leistungsschwächere Verbraucher am liebsten auf kostenlose Freeware zurückgreifen würden, wenn sich diese Möglichkeit ergibt. Doch im Allgemeinen sollte man hier Vorsicht walten lassen. Denn Freeware fällt, unabhängig der Branche, immer mit den gleichen Makeln auf, welche bei kostenpflichtigen Angeboten umgangen werden können. So ist bei Freeware-Angeboten meist der mangelhafte Support ein auffälliges Problem. Denn dieser ist zumeist gar nicht oder nur sehr dünn erhältlich. Außerdem ist bei kostenlosen Programmen keine freie Weiterentwicklung zu erwarten. Diese Mängel werden durch einen ebenso gewichtigen Faktor ergänzt: Auf der Suche nach kostenfreier Software, sollten Sie als Käufer unbedingt auf vertrauenswürdige Webseiten achten von denen Sie Ihr Download beziehen möchten. Schädliche Programme oder verdeckte Dateien, die mit heruntergeladen werden können, sind immer eine mögliche Gefahr. Doch die Optimierung und Automatisierung des Vertragswesens wird auch für kleine Unternehmen und Freiberufler immer relevanter. Daher gibt es mittlerweile auch für dieses Spektrum kostengünstige Lösungen, deren Qualitäten sich mit umfangreicheren Softwarepaketen messen können. Eine gründliche Recherche ist daher sehr wichtig. Um sich dies zu erleichtern, ermitteln Sie Vergleichsportale, welche dies schon für Sie getan und unter den vielen Möglichkeiten die besten Optionen gesucht und gefunden haben. Auch wir von Systemhaus.com waren in diesem Punkt ebenfalls nicht untätig und haben eine Auswahl vielfältiger und qualitativ hochwertiger Vertragsmanagement-Software-Produkte erstellt. Sie sind herzlich willkommen!
Zeit ist Geld: Das Fazit
Im Bereich der Vertragsmanagement-Software sind zahlreiche Lösungen verschiedener Anbieter auf dem Markt vertreten, die sich hinsichtlich ihrer Funktionen oftmals nur geringfügig voneinander unterscheiden. Vor allem hervorzuheben sind 42DBS, Advernet.de und Dr. Doc. Wenn Sie sich unsicher sein sollten, welche Software am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, zögern Sie nicht, uns über unser Anfrageformular zu kontaktieren. Gern beraten wir Sie zu der am besten zu Ihren Anforderungen passenden Lösung!
Warum eine Vertragsverwaltungssoftware für Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co sich richtig lohnt!
Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker achten sehr stark auf Kostenreduzierung. Daher ist das Team im Unternehmen oft klein. Daher wird ein Vertrag oft schnell am Rechner erstellt. Dafür hat oft jedes Unternehmen bereits Vertragsvorlagen. Bspw. als kostenfreier Download aus dem Internet, aus den Microsoft-Vorlagen, etc.
Manchmal wird alles selbst gemacht oder stundenweise eine Person eingestellt. Doch was passiert, wenn Sie beim Kunden sind und eine Vereinbarung aus dem Vertrag brauchen? Und was ist, wenn der Mitarbeiter gerade nicht im Büro ist? Oder Sie gerade nicht am Rechner im Büro sind?
Für diesen Fall bietet sich eine zentrale Contract Management Software an. Am besten eignet sich eine Cloud basiert Vertragsmanagement Lösung. So haben Sie jederzeit Zugriff auf die Inhalte von allen Vertragsdokumenten. Vor allem für den Vertrieb sind die Funktionen der Vertragsmanager Software Cloud besonders hilfreich. Ebenso auf der Baustelle, wenn es um Details der Projekte geht. Auch, wenn Sie viel beim Kunden sind und Inhalte aus den Vertragsdokumenten benötigen. Bspw. um zu prüfen, welche Service-Leistungen bei der Vertragserstellung hinterlegt wurden und worauf der Kunde Anspruch hat. Auch eine digitale Signatur in einem Vertrag kann vor Ort erstellt werden.
Ebenso müssen Sie lt. den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung der Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht werden. Dies bedeutet, dass Vereinbarungen, Verträge so gespeichert werden, dass im Nachhinein keine Änderungen möglich sind. Eine reine Erstellung in einem Textprogramm (bspw. mit dem Produkt MS Word) reicht hier nicht aus. Hier können die Verträge (bspw. Arbeitsverträge, jederzeit geändert werden. Auch bestehen Anforderungen, dass vollzogene Änderungen dokumentiert werden müssen. Dies ist mit einer Aufbewahrung in Word in der Praxis nicht komplett möglich. Vertragsmanagement Tools ermöglichen einen Vertrag oder ein Dokument entsprechend den Vorgaben abzuspeichern.
Eine Contract Management System hat viele Vorteile vor allem für Neugründer. Sie spart Zeit und reduziert Formfehler bei der Vertragserstellung. Ebenfalls kann durch die bereits vorhandenen Digitalisierung der Dokumente die Archivierung per Knopfdruck erfolgen. Wenn Sie wissen möchten, welche Management Software Ihren Anforderungen am besten entspricht, nutzen Sie unseren Produktkalkulator.
Mit diesen Funktionen der Vertragsmanagement Software sparen Sie Geld und Zeit, wenn Sie im Team oder gemeinsam mit dem Vertragspartner an Dokumenten arbeiten!
Achten Sie in Ihrer Contract Management Software darauf, dass die von Ihnen ausgewählte Software die Möglichkeit bietet gemeinsam an Verträgen zu arbeiten. Dies ist meist durch Kollaborationstools über eine Cloud möglich. So können mehrere Personen im Unternehmen bei der Vertragserstellung auf den Vertrag zugreifen. Gleichzeitig oder nacheinander. Bspw. wenn die Erstellung eines Miet- oder Pachtvertrages das Gebäudemanagement und die Rechtsabteilung betrifft.
Auch können Sie Kunden Zugriff auf Dokumente für den Vertragsabschluss geben. Über eine Nachverfolgung von Änderungen ist eine Überwachung möglich. So stellen Sie sicher, dass Sie als Unternehmen mit den Änderungen im Vertrag konform gehen. Die Funktionen der gemeinsamen Bearbeitung verbessert auch die Vertragsbeziehungen, da die Erstellung der Dokumente komplett transparent und gestaltbar ist. Passagen, die nicht verändert werden sollen, können durch digitales Vertragsmanagement gesperrt werden.
Eine Contract Management Software spart hier Zeit, da bspw. durch die Einrichtung von Prozessen die Weitergabe an Kollegen oder Kunden möglich ist. Die Änderungshistorie wird oft automatisch im Contract Management hinterlegt.
Auf was Sie bei der Contract Management Software achten sollten, wenn Sie Verträge mit großen Datenmengen haben!
Große Datenmengen brauchen Speicherplatz. Auf Ihrem Rechner oder in der Cloud der Softwareanbieter. Durch das digitale Contract Management haben Sie bereits den Vorteil, dass Sie die Dokumente bei Änderungen nicht erneut abspeichern müssen. Dies spart bereits Datenmengen. Haben Sie viele Verträge mit großen Daten oder vielen Fotos sollten Sie eine Vertragsmanagementlösung wählen, die viel Speicherplatz bereitstellt.
Ansonsten kann es sein, dass Sie schnell das vorhandene Kontingent aufgebraucht ist und der Preis für ein Upgrade zu zahlen ist. Finden Sie ganz einfach mit unserem Preiskalkulator heraus, was die Software mit der richtigen Datenmenge kostet. Oder rufen Sie uns an, wenn es um den Vergleich von Vertragsmanagement Tools für Unternehmen geht. Wir haben Spezialisten in unserem Kundensupport, die Ihnen gerne Ihre Fragen beantworten.
Wie ein Vertragsmanagement Lebenszyklus in der Vertragsmanager Software Ihr Leben erleichtert!
Bei der Vertragserstellung bis zum Vertragsabschluss gibt es viele Prozesse. Zuerst findet eine Vertragserfassung in der Contract Management Software statt. Ggfs. arbeiten hier bereits mehrere Personen im Unternehmen zusammen am Vertrag. Dies oft bedeutet, dass im Prozess der Vertrags-bzw. Dokumenterstellung der Vertrag der Reihe nach von Abteilungen bearbeitet wird.
Die Grundform der Unternehmensverträge macht oft das Sekretariat. Im Anschluss geht es an den Chef und ggfs. an andere Abteilungen im Unternehmen, die am Prozess beteiligt sind. Zur Endprüfung geht es häufig an die Rechtsabteilung und zurück zum Chef. Der Prozess ist hier nicht zu Ende. Ist das Dokument erstellt, geht der Vertrags- und ggfs. Anhangsentwurf zum Vertragspartner. Dort kann es ebenfalls zu Änderungen kommen. Unveränderbare Passagen können schreibgeschützt werden. Bspw. Preis, Preis-Staffelung nach Unternehmensgröße, Produkt- und Unternehmensdetails, etc. Ebenso Compliance relevante Passagen.
Durch ein gutes Vertragsmanagement System mit einem Contract Lifecycle Management können Sie die Überwachung aller Änderungen vornehmen. Auch unterstützen Contract Management Tools, wenn es zur Unterschrift kommt. Gleiches gilt, wenn es um eine Vertragsverlängerung mit anschließender Unterschrift von beiden Seiten geht. Das gesamte Contract Lifecycle Management im Unternehmen kann über die Software durchgeführt werden.
Eine der Contract Management Programme, die das abbilden kann, ist Easy Contract. Easy Contract ein Lifecycle Management und damit die Analyse aller Änderungen, Emails, etc. im Prozess. Diese Vertragsmanagementlösung bieten auch andere Contract Management Tools an. Easy Contract ist hier ein Beispiel. Wenn Sie ganz einfach herausfinden möchten, wer diese Funktionen noch anbietet, probieren Sie unseren Produktkalkulator aus.
Was Sie unbedingt wissen sollten, wenn Sie mit MS Office arbeiten!
Viele der Vertragsmanager Software Freeware oder kostenpflichtigen Contract Manager Systeme haben. Arbeiten Sie im Unternehmen ausschließlich mit MS Word, Excel, etc. im Prozess der Vertragsabwicklung, sollte die von Ihnen gewählte Vertragsmanagement Software diese Schnittstelle unbedingt haben. Prüfen Sie am besten über einen Test eines umfangreichen Vertragswerkes, ob alles wie gewünscht übernommen wird. Machen Sie eine Produktbewertung bevor Sie den Preis bezahlen.
Wenn Sie eine Vertragsmanagement Lösung gefunden haben, deren Preis evtl. etwas höher ist, aber alle Vertrags- und Formatierungsinhalte korrekt übernimmt, ist dies die Anschaffung oft wert. Sie sparen langfristig viel Personalkosten durch nachträgliche Formatierungsarbeit.
Wenn Sie darüber hinaus noch die Unterschrift digital ermöglichen kann und den gesamten Vertrags Lifecycle Management Vorgang - falls Sie dies benötigen - abbildet, perfekt. Einen Vergleich vom Preis der Produkte können Sie sofort in unserem Preiskalkulator durchführen.
Wenn Sie viele gedruckte Dokumente digital erfassen müssen, wird diese Funktion Ihnen Geld und Zeit kosten!
Haben Sie viele Dokumente, die aktuell nur als Ausdruck vorliegen, können Sie diese mit einem OCR Scanner digitalisieren. Dieser ermöglicht das Auslesen von Vertrags- oder Dokumentinhalten. Eine wertvolle Funktion - ebenso wichtig wie das Lifecycle Management und die digitale Unterschrift. Diese erspart viel Zeit und amortisiert den Preis der Software schnell.