Vertragsorganisation & -verwaltung: Zentrales Vertragsarchiv mit intelligenter Volltextsuche und automatischer Kategorisierung aller Verträge. Umfassende Versionsverwaltung mit lückenlosem Audit-Trail für alle Änderungen und Bearbeitungsschritte. Vorlagen- und Klauselmanagement für konsistente und standardisierte Vertragserstellung.
Prozessautomatisierung: No-Code-Workflow-Designer ermöglicht individuelle Genehmigungsprozesse ohne Programmieraufwand. Automatische Fristen- und Obligationenüberwachung mit konfigurierbaren Eskalationen bei kritischen Terminen. KI-gestützte Vertragsanalyse speziell optimiert für deutsches und EU-Recht mit Risikobewertung.
Zusammenarbeit & Integration: Nahtlose MS-Office-Integration durch Word- und Outlook-Add-Ins für Bearbeitung ohne Export-Import-Zyklen. Digitale Signatur nach eIDAS-Standard für rechtsgültige Vertragsabschlüsse. REST-API und vorgefertigte Konnektoren zu SAP, Salesforce und MS Dynamics für ERP-Integration.
Kontrolle & Reporting: Detailliertes Rollen- und Rechtemanagement mit granularen Zugriffskontrolle für verschiedene Nutzergruppen. Compliance-Dashboard mit KPIs für Durchlaufzeiten, Genehmigungsstatus und Vertragskennzahlen. Mobile Weboberfläche für Vertragsübersicht und wichtige Freigaben von unterwegs.
KI-Risikoanalyse für DACH-Region: Die einzigartige KI-Engine wurde spezifisch auf deutsches und EU-Vertragsrecht trainiert und liefert damit deutlich relevantere Risikoeinschätzungen als generische internationale Systeme. Diese Spezialisierung ermöglicht präzise Bewertungen von Klauseln im Kontext lokaler Rechtsprechung und regulatorischer Besonderheiten. Die kontinuierliche Anpassung der Künstlichen Intelligenz an neue Gesetzeslagen wie das Lieferkettengesetz oder den AI Act stellt sicher, dass die Analyseergebnisse stets aktuell und rechtssicher bleiben.
No-Code-Workflow-Automatisierung: Der vollständig visuelle Workflow-Designer ermöglicht auch Fachanwendern ohne IT-Kenntnisse die Erstellung komplexer Genehmigungsprozesse. Diese Flexibilität mit anpassbaren Workflows reduziert die Abhängigkeit von IT-Ressourcen erheblich und beschleunigt die Anpassung an veränderte Geschäftsprozesse. Unternehmen können ihre individuellen Approval-Ketten abbilden, ohne auf Standardprozesse beschränkt zu sein oder kostspielige Customizing-Projekte durchführen zu müssen.
Native MS-Office-Integration: Die echte Add-In-Integration erlaubt Vertragsbearbeitung direkt in Word und Outlook ohne störende Export-Import-Zyklen, was deutlich nahtloser als reine Upload-Download-Systeme funktioniert. Nutzer können in ihrer gewohnten Office-Umgebung arbeiten, während alle Änderungen automatisch im Vertragsmanagement-System synchronisiert werden. Diese tiefe Integration reduziert Schulungsaufwand und verbessert die Nutzerakzeptanz erheblich.
Transparente DACH-Fokussierung: Als deutscher Anbieter mit lokaler Entwicklung und deutschsprachigem Support versteht Inhubber die spezifischen Compliance-Anforderungen und Geschäftspraktiken des DACH-Marktes besonders gut. Diese kulturelle und rechtliche Nähe spiegelt sich in der Produktgestaltung, den Standardvorlagen und den Workflow-Mustern wider.
Einschränkungen: Der höhere Implementierungsaufwand bei komplexen Datenmigrationsprojekten wird oft unterschätzt, da die Datenbereinigung aus unstrukturierten Altsystemen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordern kann.
Legal Counsel in mittelständischen Unternehmen (100-5.000 MA): Diese Zielgruppe profitiert optimal von der Spezialisierung auf deutsches Recht und der ausgewogenen Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit ohne Enterprise-Komplexität. Die KI-gestützte Klauselanalyse unterstützt rechtliche Bewertungen effektiv, während die No-Code-Workflows eine flexible Anpassung an unterschiedliche Vertragstypen ermöglichen. Für diese Nutzergruppe bietet die Inhubber-Vertragsmanagement-Plattform die ideale Kombination aus fachlicher Tiefe und operativer Effizienz.
Procurement Manager mit hohem Vertragsvolumen: Die Workflow-Automatisierung und ERP-Integration beschleunigen Beschaffungsprozesse erheblich und reduzieren die manuelle Fristenverfolgung auf ein Minimum. Besonders die DATEV-Integration und die standardisierten Konnektoren zu gängigen ERP-Systemen schaffen durchgängige Prozesse vom Vertrag bis zur Buchhaltung. Die automatischen Erinnerungen an Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln verhindern ungewollte Verlängerungen und optimieren die Kostenkontrolle.
Compliance Officer in regulierten Branchen: Die ISO-27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und revisionssichere Archivierung erfüllen auch strenge Compliance-Anforderungen in regulierten Industrien. Durch die detaillierten Audit-Trails und die granularen Berechtigungskontrollen lassen sich komplexe Governance-Strukturen abbilden. Die KI-basierte Risikoanalyse unterstützt bei der frühzeitigen Identifikation problematischer Klauseln und trägt zur Risikominimierung bei.
Mittelständische IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen: Diese Unternehmen profitieren besonders von der MS-Office-Integration und den flexiblen Workflow-Optionen, da sie häufig projektbasiert arbeiten und unterschiedliche Vertragstypen verwalten müssen. Die cloud-native Architektur unterstützt dezentrale Teams und ermöglicht effiziente Zusammenarbeit auch in hybriden Arbeitsmodellen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Die Inhubber-Vertragsmanagement-Software basiert auf einer modernen Microservices-Architektur, die für optimale Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit ausgelegt ist. Die Container-basierte Technologie (Docker/Kubernetes) ermöglicht flexible Deployment-Szenarien und gewährleistet gleichzeitig hohe Verfügbarkeit und Performance. Als cloud-native Lösung nutzt die Software Azure-Services in der EU-Region und erfüllt damit sowohl technische als auch regulatorische Anforderungen für Datenhosting im europäischen Raum.
Die KI-gestützte Vertragsanalyse stellt das technologische Kernstück der Plattform dar und wurde spezifisch für die Besonderheiten des deutschen und EU-Rechts entwickelt. Diese Spezialisierung ermöglicht präzisere Risikoeinschätzungen und relevantere Compliance-Hinweise als generische internationale Systeme. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der KI-Modelle erfolgt unter Berücksichtigung aktueller Rechtsprechung und neuer regulatorischer Anforderungen.
Das No-Code-Paradigma zieht sich durch die gesamte Anwendung und ermöglicht Fachanwendern die eigenständige Konfiguration von Workflows, Berichten und Dashboards. Diese Flexibilität reduziert die Abhängigkeit von IT-Ressourcen und beschleunigt die Anpassung an veränderte Geschäftsprozesse erheblich. Gleichzeitig gewährleistet die strukturierte Herangehensweise, dass auch komplexe Genehmigungszyklen fehlerfrei abgebildet werden können.
key2contract GmbH wurde 2015 als spezialisierter Anbieter für Vertragsmanagement-Lösungen gegründet und hat sich auf den deutschsprachigen Mittelstand fokussiert. Mit Sitz in München und etwa 50 Mitarbeitenden verfügt das Unternehmen über ausgewiesene Expertise im Bereich LegalTech und Contract Lifecycle Management. Die agile Entwicklungsphilosophie mit monatlichen Release-Zyklen ermöglicht kontinuierliche Produktverbesserungen und schnelle Reaktionen auf Kundenfeedback.
Der Anbieter verfolgt eine bewusste Fokussierungsstrategie auf das Kernprodukt Inhubber anstatt einer breiten Produktdiversifizierung. Diese Spezialisierung schafft tiefe Fachexpertise und ermöglicht die kontinuierliche Innovation in einem definierten Marktsegment. Der deutschsprachige Support mit lokalen Customer Success Managern bietet proaktive Betreuung und versteht die spezifischen Anforderungen der DACH-Region besonders gut.
Die Systemarchitektur von Inhubber nutzt bewährte Enterprise-Technologien und unterstützt sowohl Cloud- als auch On-Premise-Deployment-Szenarien. Die REST-APIs sind nach OpenAPI-Standard dokumentiert und ermöglichen flexible Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Vorgefertigte Konnektoren zu SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics und DATEV reduzieren den Integrationsaufwand erheblich und schaffen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.
Die Sicherheitskonzeption basiert auf ISO-27001-Zertifizierung und umfasst Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und granulare Zugriffskontrolle. Für stark regulierte Branchen bietet die Plattform zusätzliche Compliance-Features wie detaillierte Audit-Logs, Datenklassifizierung und Retention-Management. Die EU-Hosting-Strategie gewährleistet DSGVO-Konformität und unterstützt Unternehmen bei ihren Data Governance-Anforderungen.
Browser-basierte Technologie eliminiert Client-Installation und vereinfacht das Management in heterogenen IT-Umgebungen. Die responsive Web-Oberfläche funktioniert auf Desktop-, Tablet- und Smartphone-Bildschirmen und ermöglicht modernen, flexiblen Arbeitsweisen. Regelmäßige Penetration-Tests durch externe Sicherheitsexperten validieren kontinuierlich die Robustheit der Sicherheitsmaßnahmen.
Inhubber bietet zwei grundlegende Lizenzmodelle für unterschiedliche Unternehmensanforderungen. Das SaaS-Modell startet bei 49 € pro User und Monat und umfasst alle Standardfunktionen inklusive KI-Analyse, Workflow-Automatisierung und Standardintegration. Für größere Organisationen mit stabilen Nutzerzahlen kann ein Enterprise-Flat-Fee-Modell wirtschaftlich attraktiver sein, das unabhängig von der Anzahl der Nutzer abgerechnet wird.
On-Premise-Installationen beginnen bei etwa 25.000 € jährlich und eignen sich für Unternehmen mit besonderen Sicherheitsanforderungen oder regulatorischen Beschränkungen beim Cloud-Computing. Zusätzlich fallen Wartungskosten von typischerweise 18-22% der Lizenzkosten für Updates, Support und technischen Service an. Die Implementierungskosten variieren zwischen 5.000 € für einfache SaaS-Setups bis zu 50.000 € für komplexe On-Premise-Installationen mit umfangreicher Datenmigration und Customizing.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis wird durch die hohe Funktionstiefe, die spezialisierte KI-Technologie und den deutschsprachigen Support gerechtfertigt. Typische ROI-Berechnungen zeigen Amortisationszeiträume von 1-3 Jahren durch Effizienzsteigerungen, vermiedene Compliance-Verstöße und beschleunigte Vertragsprozesse. Flexible Vertragslaufzeiten und monatliche Anpassungsmöglichkeiten bei der Nutzerzahl reduzieren das wirtschaftliche Risiko für wachsende Unternehmen.
Die Projektlaufzeit für Inhubber-Implementierungen beträgt typischerweise 3-6 Monate für Standardsetups, kann jedoch bei komplexen Datenmigrationsprojekten deutlich länger dauern. Kritischer Erfolgsfaktor ist die frühzeitige Datenbereinigung aus Altsystemen, da unstrukturierte oder inkonsistente Vertragsdaten erheblichen Mehraufwand verursachen können. Erfahrungsgemäß unterschätzen Unternehmen den Aufwand für die Aufbereitung historischer Verträge und deren Metadaten.
Management-Commitment und aktive Change-Management-Maßnahmen sind entscheidend für erfolgreiche Einführungsprojekte. Die Benennung von Key-Usern und Champions in verschiedenen Abteilungen fördert die Nutzerakzeptanz und beschleunigt die Adoption neuer Prozesse. Die intuitive Benutzeroberfläche und die MS-Office-Integration reduzieren Schulungsaufwand und Widerstand gegen Veränderungen erheblich.
Für die Migration werden spezialisierte ETL-Services angeboten, die gängige Quellformate wie Excel, CSV oder PDF-Sammlungen verarbeiten können. Die key2contract GmbH stellt erfahrene Migrationsspezialisten zur Verfügung, die bei der Datenklassifizierung und -bereinigung unterstützen. Iterative Testmigration und Pilotphasen mit ausgewählten Nutzergruppen minimieren Risiken und ermöglichen kontinuierliche Prozessoptimierung vor dem produktiven Rollout.
Hauptvorteile:
Spezialisierte KI-Technologie für deutsches und EU-Recht bietet präzise Risikoanalysen und Compliance-Unterstützung, die generische internationale Lösungen nicht erreichen.
No-Code-Flexibilität ermöglicht Fachanwendern eigenständige Workflow-Konfiguration ohne IT-Abhängigkeiten und hohe Customizing-Kosten.
Nahtlose MS-Office-Integration eliminiert Medienbrüche und verbessert die Nutzerakzeptanz durch Arbeiten in vertrauter Umgebung.
Lokaler Anbieter-Support mit deutschsprachigem Service und Verständnis für DACH-spezifische Geschäftspraktiken und regulatorische Anforderungen.
Enterprise-Grade-Sicherheit mit ISO-27001-Zertifizierung und EU-Hosting erfüllt auch strenge Compliance-Anforderungen.
Transparente Kostenstruktur ohne versteckte Gebühren und flexible Lizenzmodelle für verschiedene Unternehmensgrößen.
Typische Herausforderungen:
Komplexe Datenmigration aus unstrukturierten Altsystemen erfordert erheblichen Bereinigungsaufwand und kann Projektzeiträume verlängern.
Umstellungswiderstand bei eingefahrenen manuellen Prozessen erfordert aktives Change Management und Investition in Nutzerbetreuung.
Limitierte Branchen-Apps für hochspezifische Anforderungen in Nischenbranchen können zusätzliche Anpassungen erfordern.
Performance-Abhängigkeit von Internetverbindung bei SaaS-Deployment kann in Regionen mit schwacher Netzinfrastruktur problematisch sein.
Vendor-Lock-In-Risiko bei intensiver Nutzung proprietärer KI-Features erschwert spätere Migration zu anderen Systemen.
Anfänglicher Konfigurationsaufwand für komplexe Workflow-Szenarien erfordert dedizierte Projektressourcen und fachliche Begleitung.
Inhubber ist eine spezialisierte cloud-basierte Vertragsmanagement-Software, die sich auf die Automatisierung und Optimierung von Vertragsprozessen in mittelständischen Unternehmen fokussiert. Die Plattform kombiniert zentrale Vertragsarchivierung, KI-gestützte Klauselanalyse und No-Code-Workflow-Automatisierung in einer integrierten Lösung. Als besonderes Merkmal bietet Inhubber eine spezifisch für deutsches und EU-Recht entwickelte KI-Engine, die relevantere Risikoeinschätzungen als generische internationale Systeme liefert.
Die Vertragsmanagement-Software deckt den gesamten Contract Lifecycle ab - von der Vertragserstellung über Verhandlung und Genehmigung bis hin zur laufenden Überwachung von Fristen und Obligationen. Durch die native MS-Office-Integration können Nutzer direkt in Word und Outlook arbeiten, während alle Änderungen automatisch im Vertragsmanagement-System synchronisiert werden. Diese nahtlose Integration reduziert Schulungsaufwand und verbessert die Nutzerakzeptanz erheblich.
Inhubber implementiert ein mehrschichtiges Sicherheitskonzept, das auf ISO-27001-Zertifizierung basiert und strengste Enterprise-Standards erfüllt. Die Plattform nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl für Datenübertragung als auch für die Speicherung von Vertragsdokumenten. Sämtliche Server befinden sich in ISO-27001-zertifizierten Servern in der EU-Region, wodurch DSGVO-Konformität und europäische Datensouveränität gewährleistet werden.
Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen umfassen Zwei-Faktor-Authentifizierung, granulare Zugriffskontrolle nach dem Least-Privilege-Prinzip und kontinuierliche Überwachung durch Security Operations Center. Regelmäßige externe Penetration-Tests validieren die Robustheit der Sicherheitsarchitektur. Für Unternehmen mit besonderen Sicherheitsanforderungen bietet das Inhubber-Tool auch On-Premise-Deployment-Optionen an, bei denen die komplette Infrastruktur im eigenen Rechenzentrum betrieben wird. Detaillierte Audit-Logs dokumentieren alle Systemzugriffe und Änderungen für Compliance-Nachweise.
Inhubber bietet flexible Lizenzmodelle für unterschiedliche Unternehmensanforderungen. Das SaaS-Modell beginnt bei 49 € pro User und Monat und umfasst alle Kernfunktionen inklusive KI-Analyse, Workflow-Automatisierung und Standardintegrationen. Für größere Organisationen mit stabilen Nutzerzahlen steht ein Enterprise-Flat-Fee-Modell zur Verfügung, bei dem unabhängig von der Nutzeranzahl abgerechnet wird.
On-Premise-Installationen starten bei etwa 25.000 € jährlich zuzüglich Wartungskosten von 18-22% für Updates und Support. Die Implementierungskosten variieren je nach Komplexität zwischen 5.000 € für einfache SaaS-Setups bis zu 50.000 € für umfangreiche On-Premise-Projekte mit Datenmigration. Alle Preismodelle beinhalten deutschsprachigen Support, regelmäßige Updates und Zugriff auf die KI-Engine für deutsches Recht. Vertragslaufzeiten sind flexibel gestaltbar, typischerweise mit jährlicher Abrechnung und monatlicher Anpassungsmöglichkeit der Nutzerzahl bei SaaS-Modellen.
Inhubber bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten zu gängigen Enterprise-Systemen über REST-APIs und vorgefertigte Konnektoren. Schwerpunkte liegen auf ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics und Oracle sowie CRM-Lösungen wie Salesforce. Besonders für den deutschen Markt relevant ist die Integration mit DATEV für nahtlose Anbindung an Buchhaltungssysteme und Steuerberatungsprozesse.
Die native MS-Office-Integration über Word- und Outlook-Add-Ins ermöglicht direktes Arbeiten in der vertrauten Microsoft-Umgebung ohne Export-Import-Zyklen. Für Document-Management-Systeme wie SharePoint oder Dokumentenarchive stehen entsprechende Schnittstellen zur Verfügung. Bei spezifischeren Integrationsbedarf können über die gut dokumentierten REST-APIs individuelle Anbindungen entwickelt werden. Webhooks ermöglichen ereignisgesteuerte Integrationen für Real-Time-Synchronisation mit Drittsystemen. Die key2contract GmbH bietet bei komplexeren Integrationsprojekten professionelle Beratung und Entwicklungsunterstützung an.
Inhubber bietet eine responsive Web-Oberfläche, die auf Tablets und Smartphones optimiert funktioniert und die wichtigsten Funktionen für mobile Arbeitsszenarien bereitstellt. Nutzer können Vertragsübersichten einsehen, Genehmigungen erteilen, Dokumente reviewen und auf kritische Benachrichtigungen zugreifen. Die mobile Weboberfläche unterstützt Touch-Gesten und passt sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen an.
Für erweiterte mobile Funktionalitäten ist eine native App in Entwicklung, die zusätzliche Offline-Funktionen und Push-Benachrichtigungen bieten wird. Aktuell können mobile Nutzer über die browserbasierte Lösung auf alle essentiellen Features zugreifen, einschließlich digitaler Signatur und Workflow-Freigaben. Die Performance ist für Standard-Businessprozesse auf modernen Smartphones und Tablets ausreichend, wobei komplexere Verwaltungsaufgaben weiterhin am Desktop empfohlen werden. Cloud-Synchronisation gewährleistet, dass alle Änderungen unmittelbar auf allen Geräten verfügbar sind.
Inhubber richtet sich primär an mittelständische Unternehmen zwischen 100 und 5.000 Mitarbeitenden im deutschsprachigen Raum, die ihre Vertragsprozesse digitalisieren möchten. Typische Anwenderrollen umfassen Legal Counsel, Procurement Manager, Sales Operations Teams und Compliance Officer, die von der spezialisierten KI für deutsches Recht und den flexiblen Workflow-Optionen profitieren.
Besonders geeignet ist die Vertragsmanagement-Software für Unternehmen mit mindestens 50-100 Verträgen pro Jahr, bestehenden ERP/CRM-Integrationsanforderungen und Compliance-Bedarf nach deutschen oder EU-Standards. Branchen wie produzierendes Gewerbe, IT-Dienstleistungen, Handel und regulierte Industrien bilden den Schwerpunkt der Kundenbasis. Die Fokussierung auf DACH-Region und No-Code-Flexibilität macht Inhubber besonders attraktiv für Unternehmen, die schnelle Implementierung ohne große IT-Projekte benötigen und gleichzeitig von lokaler Expertise beim Support profitieren möchten.
