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Vertragserfassung & -verwaltung
Prozessautomatisierung
Controlling & Compliance
Integration & Erweiterbarkeit
KI-gestützte Risikoanalyse für Verträge ermöglicht eine automatische Analyse von Vertragsklauseln und generiert Risiko-Scores für rechtliche Verpflichtungen, kritische Fristen und SLA-Bedingungen. Diese künstliche Intelligenz führt zu einer schnellen Priorisierung und reduziert die manuelle Prüfzeit erheblich, was besonders bei umfangreichen Vertragsbeständen wertvoll ist. Die von Constantin Wintoniak und dem fynk Team entwickelten KI-Funktionen setzen neue Maßstäbe in der Vertragsanalyse.
No-Code Workflow-Builder mit Schnellkonfiguration erlaubt die Erstellung komplexer Genehmigungs- und Freigabeprozesse ohne IT-Unterstützung in unter einer Stunde. Vertragsprozesse lassen sich flexibel anpassen, ohne Entwicklerkapazitäten zu binden, was die Agilität in der Vertragsabwicklung erhöht und den Administrationsaufwand reduziert. Das Tool wurde speziell konzipiert, um Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Vertragsverwaltung optimal zu unterstützen.
Deutsche Cloud-Lösung mit Fokus auf Compliance bietet als deutscher Anbieter mit Serverstandort in Deutschland (AWS Frankfurt) und ISO 27001-Zertifizierung höchste Datensicherheits- und DSGVO-Standards. Die von fynk entwickelte Cloud-Lösung ist besonders relevant für datenschutzsensible Branchen und Unternehmen, die auf europäische Datenhaltung Wert legen und ihre Dokumente sicher verwalten möchten.
Einschränkungen bestehen bei fynk in einigen Bereichen: Die Vertragsmanagement Software verfügt über keine native Mobile-App (nur mobiloptimierte Weboberfläche), bietet begrenzte Mehrsprachigkeit (nur DE/EN) und enthält kein integriertes Rechnungsfreigabe-/Billing-Modul. Für sehr große Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und komplexen SAP-Landschaften sind möglicherweise umfangreichere Enterprise-Lösungen geeigneter als die von den Gründern Markus Presle und Dominik Hackl entwickelte Software.
Rechtsabteilungen in mittelständischen Unternehmen (10-500 Mitarbeiter) profitieren besonders von fynk, wenn sie einen strukturierten Überblick über Vertragsrisiken benötigen und keine eigene Softwarelösung entwickeln wollen. Die Kombination aus Compliance-Funktionen und einfacher Bedienbarkeit macht die Vertragsmanagement Software für diese Zielgruppe besonders geeignet, da sie juristische Anforderungen mit praktischer Handhabung verbindet. Das Tool erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und anderen Teams im Unternehmen erheblich.
Einkaufsabteilungen mit regelmäßigen Lieferantenverträgen erzielen durch fynk eine deutliche Effizienzsteigerung dank der automatisierten Fristenverwaltung und dem strukturierten Workflow-Management. Die Möglichkeit, Freigabeprozesse ohne IT-Unterstützung anpassen zu können, ermöglicht eine flexible Reaktion auf veränderte Beschaffungsprozesse und reduziert Durchlaufzeiten. Einkäufer können mit dem fynk Tool alle relevanten Informationen zu Verträgen zentral verwalten und suchen.
Vertriebsorganisationen mit standardisierten Kundenverträgen finden in fynk die ideale Plattform, um wiederkehrende Vertragsmuster effizienter zu gestalten und Abschlüsse zu beschleunigen. Das Template-Management und die E-Signing-Integration führen zu konsistenten Vertragsdokumenten und einer schnelleren Abwicklung des gesamten Verkaufsprozesses. Die von fynk angebotene Software ermöglicht es Vertriebsteams, Verträge zu erstellen, die genau auf ihre Kunden zugeschnitten sind.
Projektorientierte Dienstleister mit wechselnden Projektverträgen nutzen fynk besonders effektiv zur Verwaltung verschiedener Vertragstypen und -bedingungen. Die schnelle Implementierbarkeit unter sechs Wochen und die Pay-per-Contract-Option bieten einen flexiblen Einstieg, der sich an die projektbezogene Auslastung anpassen lässt. Das vom fynk Team entwickelte Vertragsmanagement unterstützt die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern optimal.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloudbasierte Komplettlösung für den gesamten Vertragslebenszyklus bietet fynk als moderne SaaS-Plattform, die klassische Vertragsarchivierung mit intelligenter Prozessautomatisierung und KI-gestützter Analyse verbindet. Die Vertragsmanagement Software deckt alle Phasen von der Vertragserstellung über Freigabe und Unterschrift bis hin zur Fristenverwaltung und Verlängerung ab, wodurch ein durchgängiger digitaler Workflow entsteht. Das Tool unterstützt Unternehmen dabei, das Chaos in der Vertragsverwaltung zu beseitigen und maximale Transparenz zu schaffen.
Die Plattform zeichnet sich durch das No-Code-Prinzip aus, welches Fachabteilungen die selbstständige Konfiguration komplexer Workflows ohne IT-Abhängigkeit ermöglicht. Vertragsprozesse lassen sich intuitiv modellieren und an individuelle Unternehmensbedürfnisse anpassen, was die Implementierungszeit verkürzt und die Nutzerakzeptanz erhöht. Die fynk Software wurde von den Gründern Constantin Wintoniak, Markus Presle und Dominik Hackl mit dem Ziel entwickelt, die Verwaltung von Verträgen so einfach wie möglich zu gestalten.
Sicherheit und Transparenz stehen im Zentrum der fynk-Philosophie, was sich in detaillierten Audit-Logs, granularem Berechtigungsmanagement und der konsequenten DSGVO-Konformität zeigt. Die Lösung bietet dadurch eine solide Grundlage für rechtssichere Vertragsprozesse und erfüllt die Anforderungen an moderne digitale Dokumentenworkflows im geschäftlichen Kontext. Das Team von fynk legt besonderen Wert auf die Kontrolle aller vertraglichen Prozesse und Dokumente.
Die fynk GmbH ist ein 2019 in Hamburg gegründetes Unternehmen mit etwa 25 Mitarbeitern (Stand 2023), das sich auf die Entwicklung intelligenter Softwarelösungen für Vertragsmanagement spezialisiert hat. Zu den bekannten Gesichtern und Investoren des Unternehmens zählen Constantin Wintoniak, Markus Presle und Dominik Hackl, die mit ihrer Expertise als Gründer zum Wachstum beitragen. Das Gründer-Team wird außerdem von erfahrenen Tech-Investoren wie Hansi Hansmann, dem Family Office Coastcap und weiteren namhaften Investoren wie dem Personio Co-Founder und dem Latido Gründer unterstützt.
Das Unternehmen betreibt ein eigenes KI-Team mit fünf Data Scientists unter der Leitung von Manuel Mofidian, was die kontinuierliche Weiterentwicklung der intelligenten Funktionen unterstreicht. Kai Romberg als Head of Operations Europa koordiniert die Expansionsstrategien, während Stefan Speiser und Domagoj Dolinsek die technische Entwicklung der Vertragsmanagement Software vorantreiben. Diese Expertise im Team stärkt die Innovationsfähigkeit im Bereich der Vertragsanalyse und fördert die Bekanntheit von fynk am Markt.
Zu den Referenzkunden zählen namhafte Unternehmen wie Enpal, Thermomix (Vorwerk Services GmbH), RTL Technology und Finanzcheck, was die Akzeptanz auch bei größeren mittelständischen Unternehmen belegt. Die deutsche Herkunft und der Fokus auf lokale Compliance-Anforderungen machen die fynk GmbH besonders für Unternehmen im DACH-Raum zu einem relevanten Anbieter im wachsenden Markt für digitale Vertragslösungen. Die positiven Bewertungen der Kunden unterstreichen die Qualität des fynk Tools für die professionelle Verwaltung von Verträgen.
Moderne Microservice-Architektur bildet das Fundament der fynk-Plattform, die auf Container-Technologie (Docker/K8s) basiert und in der AWS EU-Region Frankfurt gehostet wird. Diese technische Basis gewährleistet hohe Skalierbarkeit, flexible Erweiterbarkeit und kontinuierliche Updates ohne Systemausfälle, was für den stabilen Betrieb geschäftskritischer Vertragsprozesse essentiell ist. Die von Ignaz Forstmeier, Andreas Burike und Moritz Thiele mitentwickelte Architektur sorgt für optimale Performance bei der Verwaltung von Verträgen.
Die Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Landschaften erfolgt über REST-APIs mit OpenAPI-Spezifikation, wobei Standard-Konnektoren für SAP, Salesforce und MS 365 verfügbar sind. Der API-First-Ansatz der Vertragsmanagement Software ermöglicht individuelle Anbindungen an weitere Unternehmenssysteme und unterstützt damit die nahtlose Einbettung in vorhandene Prozesslandschaften ohne aufwändige Anpassungsentwicklungen. Unternehmen können so alle Informationen zu ihren Verträgen zentral verwalten und Silos vermeiden.
Datensicherheit und Verfügbarkeit werden durch ISO 27001-Zertifizierung, TLS 1.3-Verschlüsselung und DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland sichergestellt. Die Plattform ist browserbasiert nutzbar, wobei moderne Standardbrowser empfohlen werden, und bietet eine mobiloptimierte Weboberfläche für den flexiblen Zugriff, auch wenn keine dedizierte native App existiert. Das fynk Team legt größten Wert auf die Sicherheit aller Dokumente und Vertragsdaten, die im System gespeichert werden.
Nutzerbasiertes Modell: Ab 39 € pro User/Monat bietet fynk Zugang zu allen Kernfunktionen des Vertragsmanagements mit unbegrenzter Vertragszahl. Diese Option eignet sich besonders für Unternehmen mit einer stabilen Anzahl von Vertragsverantwortlichen und regelmäßiger Nutzung der Vertragsmanagement Software.
Pay-per-Contract Modell: Ab 1 € pro Vertrag ermöglicht einen transaktionsbasierten Einstieg ohne Grundgebühr für Nutzerlizenzen. Diese flexible Option ist vorteilhaft für Organisationen mit schwankender Vertragsfrequenz oder projektbasierter Nutzung des fynk Tools für die Verwaltung von Verträgen.
Implementierungskosten liegen bei etwa 12.000 € (10 Projekttage) zuzüglich Schulung und Datenmigrationsaufwand, abhängig von Komplexität und Umfang der zu migrierenden Vertragsdokumente. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) über 3 Jahre werden für ein typisches Szenario mit 20 Nutzern auf 40.000-60.000 € geschätzt, variierend nach gewähltem Supportlevel und Integrationstiefe.
Premium-Support-Optionen und erweiterte Service Level Agreements (SLAs) sind für Enterprise-Kunden verfügbar und beinhalten priorisierte Reaktionszeiten und dedizierte Success Manager. Das Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert fynk im mittleren Segment, oberhalb einfacher Dokumentenmanagementsysteme, aber unterhalb komplexer Enterprise-CLM-Lösungen. Die Gründer Constantin Wintoniak, Markus Presle und Dominik Hackl haben ein transparentes Preismodell entwickelt, das für Unternehmen aller Größen zugänglich ist.
Standardisierte Datenmigration erfolgt bei fynk über CSV/Excel-Importvorlagen oder Bulk-Upload per SFTP mit flexiblem Feld-Mapping. Dieser strukturierte Ansatz erlaubt die effiziente Übernahme bestehender Vertragsdaten und Dokumente, wobei die Qualität der Altdaten entscheidend für den Migrationserfolg ist. Das Tool bietet umfangreiche Funktionen zur Erstellung neuer Verträge auf Basis bestehender Vorlagen.
Typische Implementierungsprojekte dauern 4-6 Wochen von der Konfiguration bis zum produktiven Einsatz. Bei komplexen Altdatenbeständen oder umfangreichen Integrationen kann sich dieser Zeitraum verlängern. Die Migration umfasst in der Regel die Phasen Datenanalyse, Feldmapping, Testmigration, Prozessdefinition und finale Übernahme mit Qualitätssicherung. Das fynk Team unterstützt Unternehmen in allen Phasen der Implementierung und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Kritische Erfolgsfaktoren für den Umstieg sind neben der Qualität der Altdaten vor allem klare Prozessdefinitionen vor der Konfiguration sowie ein durchdachtes Change-Management. Die frühzeitige Einbindung von Key-Usern aus den Fachabteilungen und ein realistischer Zeitplan erhöhen die Akzeptanz und unterstützen die reibungslose Übernahme der neuen Vertragsmanagement Software im Tagesgeschäft. Die Gründer von fynk haben ein besonderes Augenmerk auf die einfache Migration gelegt, um den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten.
Vorteile:
Zeitersparnis in Prozessen durch automatisierte Workflows und intelligente Fristenverwaltung, was laut Kundenumfragen zu 40% weniger Aufwand in Freigabeprozessen und 30% reduzierten Fristversäumnissen führt. Die Vertragsmanagement Software von fynk ermöglicht es, Verträge zu erstellen und zu verwalten in einem Bruchteil der Zeit, die herkömmliche Methoden erfordern.
Intuitive Benutzeroberfläche kombiniert mit leistungsfähigen KI-Funktionen bietet sowohl Einsteigerfreundlichkeit als auch Tiefgang für fortgeschrittene Anwendungsfälle, ohne dass Entwicklerkenntnisse erforderlich sind. Das Tool ist so konzipiert, dass alle Teammitglieder problemlos damit arbeiten können.
Deutscher Anbieter mit lokalem Support und Hosting gewährleistet maximale DSGVO-Compliance und kulturelles Verständnis für die Anforderungen im deutschsprachigen Raum. Die Gründer Constantin Wintoniak, Markus Presle und Dominik Hackl haben die Vertragsmanagement Software speziell für die Bedürfnisse deutscher und europäischer Unternehmen entwickelt.
Flexible Lizenzmodelle ermöglichen einen bedarfsgerechten Einstieg und Anpassung an unterschiedliche Nutzungsszenarien, von der nutzerbasieren Abrechnung bis zum transaktionsorientierten Pay-per-Contract. So können sowohl Startups als auch etablierte Unternehmen das fynk Tool für ihre Vertragsverwaltung nutzen.
Detaillierte Auditfunktionen unterstützen Compliance-Anforderungen durch lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Zugriffe, was die rechtliche Sicherheit erhöht. Die Audit Logs bieten einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Verträgen.
Herausforderungen:
Fehlende native Mobile-App erschwert die vollständige Offline-Nutzung, was besonders für Anwender mit häufiger Reisetätigkeit oder schlechter Internetverbindung eine Einschränkung darstellen kann. Die mobiloptimierte Weboberfläche bietet jedoch eine Alternative für die Verwaltung von Verträgen unterwegs.
Begrenzte Sprachunterstützung (nur Deutsch und Englisch) kann bei internationalen Teams oder multinationalen Unternehmen zu Akzeptanzproblemen führen. Das fynk Team arbeitet jedoch kontinuierlich an der Erweiterung der Sprachoptionen.
Qualität der KI-Analyse ist stark von der Dokumentenqualität und OCR-Erkennung abhängig, was bei schlecht gescannten oder komplexen Verträgen zu Ungenauigkeiten führen kann. Die künstliche Intelligenz wird jedoch ständig durch das KI-Team unter der Leitung von Manuel Mofidian verbessert.
Kein integriertes Billing-Modul für die Rechnungsstellung begrenzt die End-to-End-Abbildung des gesamten Vertrags- und Abrechnungsprozesses. Die Vertragsmanagement Software konzentriert sich primär auf die Verwaltung von Verträgen und deren Lebenszyklus.
Implementierungsaufwand für Datenmigration und Prozessdefinition sollte nicht unterschätzt werden, trotz der beworbenen schnellen Einrichtung. Die Investition lohnt sich jedoch durch die langfristigen Effizienzgewinne bei der Verwaltung von Verträgen.
Markus Presle ist einer der Gründer und Investoren von fynk. Als erfahrener Tech-Investor und Unternehmer bringt er wertvolle Expertise in die Entwicklung der Vertragsmanagement Software ein. Zusammen mit Constantin Wintoniak und Dominik Hackl hat er fynk mit dem Ziel gegründet, die Verwaltung von Verträgen für Unternehmen zu revolutionieren. Seine Erfahrung im Softwarebereich und sein Verständnis für die Bedürfnisse moderner Unternehmen haben maßgeblich zur Entwicklung der intuitiven und leistungsstarken Plattform beigetragen.
Vertragsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus von Verträgen: Von der Erstellung und Verhandlung über die Genehmigung und Unterschrift bis hin zur Verwaltung von Fristen, Änderungen und Verlängerungen. Die Verwaltung von Verträgen erfordert strukturierte Prozesse und Kontrolle über alle Dokumente. Moderne Vertragsmanagement-Lösungen wie fynk digitalisieren diesen Prozess und erweitern ihn um automatisierte Workflows, Fristenüberwachung, KI-gestützte Analysen und Compliance-Tracking. Das Tool unterstützt Unternehmen dabei, Verträge zu erstellen, zu prüfen, zu signieren und zu verwalten, um Transparenz zu erhöhen, Risiken zu minimieren und das Chaos in der Vertragsverwaltung zu beseitigen. Die Integration von E-Signing-Funktionen und intelligenten Suchmöglichkeiten macht die Software zu einem umfassenden Werkzeug für die professionelle Zusammenarbeit rund um Vertragsdokumente.
Die Kosten für Vertragsmanagement-Software variieren erheblich je nach Funktionsumfang und Zielgruppe. Bei fynk beginnen die Preise bei 39 € pro Nutzer pro Monat oder alternativ ab 1 € pro Vertrag im Pay-per-Contract-Modell. Hinzu kommen Implementierungskosten von etwa 12.000 € für ein Standardprojekt. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) über 3 Jahre werden für ein mittelständisches Unternehmen mit 20 Nutzern auf 40.000-60.000 € geschätzt, abhängig von Support-Level und Integrationstiefe. Im Vergleich zu anderen Lösungen am Markt bietet fynk ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis, das besonders für mittelständische Unternehmen attraktiv ist. Die Investition in eine professionelle Vertragsmanagement Software amortisiert sich in der Regel innerhalb weniger Monate durch Effizienzgewinne und Risikominimierung.
Finanzielle Risiken im Vertragsmanagement entstehen hauptsächlich durch verpasste Fristen, übersehene Klauseln und mangelnde Transparenz. Konkret können diese zu kostspieligen automatischen Vertragsverlängerungen, verpassten Kündigungsterminen oder ungünstigen Konditionen führen. Zudem drohen bei Compliance-Verstößen Vertragsstrafen oder regulatorische Bußgelder. Ohne systematisches Vertragsmanagement fehlt oft der Überblick über finanzielle Verpflichtungen, Zahlungsbedingungen und Garantieleistungen, was die Liquiditätsplanung erschwert und unerwartete Kosten verursachen kann. Die fynk Vertragsmanagement Software hilft, diese Risiken durch automatische Fristenerinnerungen, intelligente Vertragsanalyse und zentrale Verwaltung aller vertraglichen Dokumente zu minimieren. Das Tool unterstützt Unternehmen dabei, stets den Überblick über alle vertraglichen Verpflichtungen zu behalten und proaktiv handeln zu können.
Die Amortisation (ROI) einer Vertragsmanagement-Software wie fynk erfolgt typischerweise nach 6-12 Monaten bei mehr als 500 Verträgen pro Jahr. Messbare Faktoren sind die Zeitersparnis in Freigabeprozessen (bei fynk laut Kundenbefragungen etwa 40%), die Reduktion verpasster Fristen (ca. 30% weniger Fristversäumnisse) und damit verbundener Kosten sowie die Effizienzsteigerung bei Vertragsverhandlungen. Weitere ROI-Faktoren sind die Minimierung von Vertragsstrafen, die Reduktion manueller Fehler und die optimierte Nutzung von Vertragskonditionen durch bessere Übersicht und rechtzeitige Neuverhandlungen. Die von Constantin Wintoniak, Markus Presle und Dominik Hackl gegründete fynk GmbH bietet auf Anfrage auch individuelle ROI-Berechnungen, die auf den spezifischen Vertragsprozessen eines Unternehmens basieren.
Die Integration von E-Signatur-Lösungen wie DocuSign und Adobe Sign in fynk ermöglicht das Anstoßen des Signaturprozesses direkt aus der Plattform heraus. Verträge können zur Unterschrift an interne und externe Parteien gesendet werden, wobei der Status des Signaturvorgangs in fynk sichtbar ist. Die vollständige Integration umfasst auch die automatische Rückführung der finalisierten Dokumente in das fynk-Vertragsarchiv. Für spezifische Anforderungen an die Signaturprozesse sollten die konkreten Integrationsdetails direkt beim Anbieter erfragt werden, da die Tiefe je nach Konfiguration variieren kann. Das E-Signing ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation im Vertragsmanagement und erlaubt es, Verträge von überall aus rechtsgültig zu signieren, was besonders in der heutigen hybriden Arbeitswelt von großem Vorteil ist.
