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Großer Ratgeber für Dokumentenmanagement
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Anbieter
Automatisierter Dokumentenabruf
Importieren Sie Dokumente (Policen, Beitragsrechnungen uvm.) automatisch in Ihr MVP.
Provisionsabrechnung
Erstellen Sie automatisch Ihre Provisionsabrechnungen auf der Grundlage der automatisch abgerufenen Provisionsdaten.
Vergleichsrechner
Erstellen Sie schnell und leicht einen Produktvergleich mit dem in die Software integrierten Vergleichsrechner.
Dateiimport via Drag&Drop
Dr.Doc Document Management unterstützt das Einpflegen von Daten via Drag&Drop.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Revisionssichere Archivierung
Mit dieser Software können Sie Ihre Dokumente revisionssicher archivieren.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Texterkennung
Der gesamte Inhalt der hochgeladenen Dokumente wird automatisch ausgelesen, analysiert und kategorisiert. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle von Korrektheit und Vollständigkeit.
Elektronische Signatur
Mit dieser Software lassen sich Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen.
Zielgruppe
Die Software Advernet.de DMS richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Freiberufler
Datenmigration
Bei einem Softwarewechsel lassen sich bisherige Daten und Dokumente in die Software dieses Anbieters übernehmen.
Dateiimport via Drag&Drop
Advernet.de DMS unterstützt das Einpflegen von Daten via Drag&Drop.
Dateiimport via Email
PETRA DMS unterstützt das Einpflegen von Daten via eigenem Email-Postfach.
Elektronische Akte
Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente in einer elektronischen Akte zusammenzustellen.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Fristenverwaltung
Mit dieser Software behalten Sie als Fristen und Laufzeiten im Blick. Ihnen wird bei unbefristeten Verträgen keine Kündigungs- oder bei befristeten Verträgen keine Verlängerungsfrist mehr entgehen.
Datenraum für Externe
Mit der Software von können Sie einem externen Person einen Datenraum zur Ablage einer Datei zur Verfügung stellen.
Elektronische Akte
Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente in einer elektronischen Akte zusammenzustellen.
Automatischer Workflow
Sobald die Dokumente vollständig hochgeladen sind, werden die von Ihnen hinterlegten Abläufe angestoßen und vollständig ausgeführt. Ihnen obliegt nur noch die Kontrolle auf deren Korrektheit und Vollständigkeit.
Integration von Office-Lösungen
Die Software von verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft Office.
FAQ - Das sind 10 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Cloud-Software: Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile eine cloud-basierten Dokumentenmanagements.
Eine browserbasierte Cloud-Software erlaubt Ihnen den ortsunabhängigen Zugriff auf all Ihre Dokumentenmanagement-Software (DMS) an jedem internetfähigen Endgerät - gleich ob Büro-PC, Notebook, iPad oder Smartphone. Gerade unter den aktuellen Bedingungen sind Sie mit dieser Software in der Lage, ohne weitere Vorkehrungen umgehend aus Ihrem Homeoffice zu arbeiten. Zudem erlaubt Ihnen eine Cloud-Software den unmittelbaren Austausch von Dateien mit einzelnen Entscheidern wie Mitglieder der Geschäftsführung oder Mitarbeitern anderer Abteilungen standortübergreifend. Ein derartiges Arbeiten ermöglichen Ihnen die Software-Lösungen von 42DBS, Advernet und BlockAx.
Das sind die Gründe, weshalb Sie darauf achten sollten, dass Ihre neue DMS-Software über smarte Suchfunktionen verfügt?
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem verfügt über eine einfache Suchefunktion, über die nach Zeichen in den Dokumentennamen gesucht werden kann. Die nächste Stufe ist die automatische Verschlagwortung. Die DMS-Software sucht sich innerhalb des Dokuments allein die aus ihrer Sicht maßgeblichen Stichworte heraus und schlägt sie dem Bearbeiter als Schlagworte für eine spätere Suche vor. Es bedarf nur noch deren Bestätigung durch den Nutzer. Gleichwohl kann auch der Nutzer das Dokument mit eigenen Schlagworten versehen.
Lesen Sie hier, weshalb Sie auf die Möglichkeit eines detailliertem Rechte- und Rollenmanagements in Ihrem neuen Dokumentenmanagement achten sollten?
Bei der Bearbeitung von Dokumenten stehen naturgemäß nicht allen Mitarbeitern eines Unternehmens oder Unternehmensverbundes die gleichen Funktionen und damit die gleich (Zugrifss-)Rechte zu. Es gibt Mitarbeiter mit umfangreichen Befugnissen, die bis hin zum Lösen von Dokumenten reichen. Zugleich gibt es aber auch Mitarbeiter, die nur den Inhalt von Dokumenten lesen (Nur-Lese-Status) und kommentieren dürfen. Zudem ist auch eine Begrenzung von Zugriffsrechten auf einzelne Abteilungen denkbar. Diesem Umstand kann nur ein umfassendes Rechte- und Rollenmanagement erfüllen. Achten Sie bei der Auswahl Ihres zukünftigen Dokumentenmanagementsystems darauf, dass Sie selbst ohne Inanspruchname eines externen Dienstleisters einfach und schnell die Benutzerrollen festlegen und verändern können.
Automatisierung von Unternehmensprozessen: Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile dieser Funktion in ihrer neue DMS-Software.
Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter hängen maßgeblich von deren Arbeitsbedingungen ab. Diese können Sie erheblich steigern, wenn Sie in Ihrem Unternehmen wiederkehrende und oftmals auch langwierige Aufgaben mit Hilfe einer intelligenten Dokumentenmanagement-Software digitalisieren. Über einen in die Software eingebetteten Konfigurator können Sie Ihre Geschäftsprozesse in der Software abbilden. Eine derartige Funktionalität bieten Ihnen zahlreiche Dokumentenmanagement-Lösungen wie beispielsweise ShakeSpeare von 42DBS. In der Regel eignen sich zur Automatisierung Abläufe besonders gut, die mit einem standardisierten Formular beginnen und ebenso mit einem standardisierten Formular enden.
Aus diesen Gründen sollten Sie darauf achten, dass Ihr neues Dokumentenmanagement eine revisionssichere Speicherung Ihrer Dateien erlaubt.
Seit Dezember 2014 wird Unternehmen gesetzlich vorgegeben, wie Sie Ihre Bücher, Unterlagen und elektronischen Aufzeichnungen führen und aufbewahren müssen - Stichwort: GoBD konforme, revisionssichere (unveränderliche) Speicherung. Eine Dokumentenmanagement-Software ist eine Form der Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Mit einer Software, die keine revisionssichere Speicherung von elektronische Dokumenten vorsieht, verletzen Sie bzw. Ihr Unternehmen die Ihnen bzw. ihm obliegenden gesetzlich Pflichten. Vermeiden Sie das! Und achten bei Erwerb auf die Revisionssicherheit bzw. GoBD-Konformität.
OCR-Texterkennung und Volltextsuche: Hier erfahren Sie die Gründe, weshalb Sie nicht auf eine OCR und eine Volltextsuche verzichten sollten!
Die in den Metadaten enthaltene Beschreibung eines Dokuments ist die wohl wichtigste Voraussetzung, das Dokument im Rahmen einer späteren Suche wiederzufinden. Die Verschlagwortung – wie der Entstehungsprozess der Beschreibung im Rahmen der Dokumentenablage genannt wird – hat jedoch ihre Grenzen. Es kommt vor, dass im Dokument enthaltene Informationen im Zeitpunkt der Ablage als weniger bedeutend eingestuft wurden und so keinen Eingang in die Beschreibung gefunden haben. Im Rahmen einer späteren Suche wären aber eben diese Informationen hilfreich gewesen, um das gesuchte Dokument wiederzufinden. Um diese Zielkonflikte zu verhindern, wird auch in den Dokumenten selbst gesucht. Sofern kein durchsuchbares Dokument abgelegt wird, kann Ihnen eine sog. OCR-Erkennung bei der Erstellung einer durchsuchbaren Kopie Ihrer abgelegten Dokumente helfen und die Dokumente selbst so auffindbar machen. Eine Texterkennung ist somit ein wesentlicher Bestandteil einer umfassenden Dokumentenmanagement-Software. Haben Sie Fragen, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Suche nach Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software.
Lesen Sie hier, warum Ihre neue DMS auch über ein intelligentes Aufgabenmanagement verfügen sollte?
Die effiziente Gestaltung aller Unternehmensabläufe ist das primäre Ziel jeder modernen Unternehmenssoftware. Im Bereich der Dokumentenmanagement-Software ist das die effiziente Bearbeitung aller digitalen Dokumente, beginnend mit der Ablage in der Datenbank. Nur in den seltensten Fällen ist die reine Ablage die einzige Aktion im Zusammenhang mit einem Dokument. Mit der Ablage in der Datenbank hat die Bearbeitung eines Dokuments wie einer digitalen Eingangsrechnung aber erst begonnen. Ohne ein smartes, streckenweise automatisch agierendes Aufgabenmanagement herrscht bald ein undurchdringliches Durcheinander und die Effizienz Ihres Unternehmens tendiert gen Null. Aufgaben zuweisen und kontrollieren, aber auch Fristen setzen und kontrollieren ist ebenso essenziell wie sich schnell und einfach einen Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen. Sollten sich Ihrerseits noch in diesem Zusammenhang noch Fragen ergeben, nutzen Sie unser Angebot und lassen sich kostenlos telefonisch beraten. Vereinbaren Sie noch heute Ihren persönlichen Beratungstermin.
Warum sollte Ihre neue DMS die direkte Bearbeitung von Dokumenten erlauben?
Die Vermeidung unnötiger und damit zeitraubender Arbeitsschritte ist das Ziel innovativer Software-Lösungen. Wenn Ihnen Ihre neue Dokumentenmanagement-Software die direkte Bearbeitung von Textdokumenten erlaubt, ohne die lästigen Zwischenschritte des vorherigen Herunterladens des Dokuments aus der Datenbank und des anschließenden Hochladens zurück in die Datenbank, dann erlangen Sie einen kleinen zeitlichen Vorteil, der sich in der Vielzahl der tagtäglich zu bearbeitenden Dokumente zu einer stattlichen Ersparnis summieren kann.
Kollaboration: Erfahren Sie hier, warum Ihnen Ihre neue DMS die Zusammenarbeit in Gruppen ermöglichen sollte.
Wir leben und arbeiten zwar in einer arbeitsteiligen Welt. Das heißt aber nicht, dass jeder für sich allein kämpft und ihm übertragene Aufgaben allein erledigen muss. Vielmehr ist die Arbeit in kleinen und mittleren Teams in der Unternehmenswelt weit verbreitet. Die wohl wichtigste Voraussetzung für eine zielführende Zusammenarbeit mehrerer Personen ist eine schnelle und reibungslose Kommunikation untereinander. Sofern in Ihrem Unternehmen mehrere Personen mit der Bearbeitung von Vorgängen in Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software betraut werden sollen, gleich ob abteilungsintern oder abteilungsübergreifend, gleich ob unternehmensintern oder über Unternehmensgrenzen hinaus mit Auftraggebern oder Kooperationspartnern, sollte Ihnen Ihre neue Software eben die in diesem Zusammenhang erforderliche Kommunikation erlauben. Hierzu zählt der Dateiaustausch, die Möglichkeit zu chatten und Kommentare zu hinterlassen. Achten Sie also bei der Auswahl Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software auf entsprechende Kollaborations-Tools. Sollten sich Ihrerseits noch Fragen zu dieser Funktionalität ergeben haben, nutzen Sie unser Angebot und lassen sich durch einen unserer Berater heute oder einem anderen Termin kostenlos telefonisch beraten.
Weshalb sollte Ihre neue DMS um weitere Funktionen erweiterbar sein?
Moderne und innovative Dokumentenmanagement-Software ist keine reine Datenbank zur endgültigen Ablage von Dokumenten. Vielmehr handelt es sich um wahre Goldgruben, gefüllt mit besonders wertvollen Informationen, die es durch ihre Besitzer zu heben und ausgiebig zu nutzen gilt. Letztlich hängt der zukünftige Erfolg auch von der Auswertung der bisherigen unternehmerischen Tätigkeiten ab. Bereits aus diesem Grund bieten viele Softwarehersteller entsprechende Erweiterungen und Zusatzfunktionen für ihre Dokumentenmanagement-Software an. Besonders hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang Funktionen wie das Management des gesammelten Unternehmenswissens, das Management der Fort- und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter sowie das Management des eigenen und zukünftigen Personals. Dokumentenmanagement-Software bilden einen wichtigen Bestandteil von ERP-System. Die in der Dokumentenmanagement-Software gespeicherten Daten liefern nicht zuletzt die entscheidende Grundlage für das Reporting und Controlling im Rahmen der ERP-Lösungen. Haben Sie Fragen, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Suche Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software.
Empfehlungen
Im Rahmen unserer ausführlichen Tests und Vergleiche haben wir einen sehr guten Eindruck von verschiedenen Software-Lösungen im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang erhalten. Hierzu zählen insbesondere die DMS-Programme von 42DBS, Advernet.de und Dr.DOC. Wir können Ihnen binnen 24h eine Sofort-Empfehlung geben, wenn Sie uns Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular hinterlassen.
Ratgeber
Lesen Sie hier, was eine gute DMS-Software zu leisten im Stande sein sollte?
Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) bestehen aus unterschiedlichsten Kombinationen von Enterprise Content Management System-Komponenten und -Techniken, welche teilweise auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind. Die ECM-Komponenten und –Techniken sind in fünf Hauptkomponenten einteilbar: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe.
- Erfassung (Capture): Funktionen und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung analoger und elektronischer Informationen
- Verwaltung (Manage): Komponenten zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen mit Zugriffsabsicherung zum Schutz. Datenbanken zur Lagerung, Verwaltung und Wiederauffinden von Informationen; bei geschlossenen ECM-Systemen sollen diese Komponenten einmalig über alle Bereiche wie Dokumentenmanagement, Collaboration und Workflow-Management reichen
- Speicherung (Store): Komponenten dienen der temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind.
- Bewahrung (Preserve): Komponenten, die der langfristigen, stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen dienen (Langezeitarchivierung)
- Ausgabe (Deliver): Komponenten zur Bereitstellung der Informationen aus den vorherigen Komponenten mit zusätzlichen Funktionen für die Eingabe von Informationen in Systeme
Funktionen von ECM-Systemen
Der Bereich Veraltung/Manage lässt sich in seine Bestandteile Dokumentenmanagement (DMS), Collaboration, Web Content Management (WCM) und Workflow/Business-Process-Management (BPM) unterteilen. ECM-Systeme werden als einzelne Programm-Module, Komponenten, Subsysteme, modulare Baukasten, geschlossene Komplettlösungen oder integriert als sogenannte Suite angeboten. ECM ist also ein Konzept, das in einem Unternehmen die umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung aller Unternehmensinformationen sicherstellen soll. Dabei greifen verschiedene Software-Lösungen ineinander. Ein zentrales Element ist neben Archivierungs-, Out- und Input-Management und Web Content Managementsystemen auch ein Dokumentenmanagementsystem. Dieses ist also eine Software, die Bestandteil einer jeden ECM-Lösung ist. Dokumentenmanagementsysteme werden aber auch oft eigenständig zur digitalen Archivierung von Unternehmensdokumenten, um einen schnellen Zugriff auf sie zu ermöglichen.
Welche Vorteile bieten kostenpflichtige Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich zu kostenlosen Freeware-Lösungen (Open-Source)?
Dokumentmanagement Systeme, kurz DMS, unterstützen die Verwaltung, Lokalisierung, Bearbeitung und Speicherung von digitalen Dokumenten. Mit Formularen, Verträgen und Listen kann mithilfe einer DMS zeit-, energie- und geldsparend umgegangen werden. Es gibt eine Vielzahl an Anbietern für Dokumentmanagementsoftware, deren Produkte sich in den Grundfunktionen ähneln, die Strukturen sind jedoch verschieden. So verschieden sie auch sein mögen, der volle Funktionsumfang der meisten DMS Pakete ist wirklich günstig zu erwerben. Anbieter verlangen meistens einen monatlichen Festpreis, andere wiederum halten die Preise flexibel, je nach dem, wie groß der benötigte zu erwerbende Funktionsumfang ist. So werden unter anderem unterschiedliche Pakete angeboten, es besteht aber auch die Chance, den Modulumfang selbst zu bestimmen und wenn nötig, Zusatzfunktionen im Nachhinein zu beschaffen. Solch vielversprechende Möglichkeiten, entwerten kostenlose Freeware- oder Open-Sourcelösungen. Denn ein kleiner Griff in den Geldbeutel erspart Ihnen möglicherweise auftretende Probleme. Kostenlose Softwarelösungen belasten sich oder eher Sie mit den wiederkehrenden Haken, wie fehlenden Garantien und mangelhaftem Support. Darüber hinaus ist eine Weiterentwicklung der Programme niemals garantiert. Freewarelösungen sind branchenübergreifend ein unsicheres Pflaster.
Was sollten Privatleute und Kleinunternehmen bei der Auswahl geeigneter DMS beachten?
Auch Kleinunternehmer, sowie Privatpersonen können mittlerweile auf dutzende auf ihre Bedürfnisse spezialisierte Lösungen zurückgreifen. Die modulare Aufbaustruktur der DMS-Systeme spielt hierbei eine wichtige Rolle. Vorhandene Basisfunktionen können beliebig erweitert werden. So ist es möglich, das DMS Systempaket nach den eigenen Wünschen zusammenzustellen. Da kleinere Nutzer andere Bedürfnisse haben als große Organisationen und Unternehmen, sollten Sie als Kleinunternehmer o.ä. auf Angebote achten, die sich durch niedrige Kosten, hohe Benutzerfreundlichkeit und einen eigenen Support (keine eigene IT Abteilung von Nöten) auszeichnen. Zudem sollte die DMS einfach zu implementieren sein.
Zeit ist Geld: Das Fazit
Im Bereich der Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme ist eine Vielzahl von Lösungen verschiedener Anbieter auf dem Markt vertreten. Die Software-Lösungen unterscheiden sich dabei hinsichtlich ihrer Funktionen oft nur geringfügig. 42DBS, Advernet.de und Dr. DOC sind besonders hervorzuheben. Falls Sie sich unsicher sind, welche Lösung am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, können Sie uns über jederzeit über unser Anfrageformular kontaktieren. Gern beraten wir Sie umfassend zu der am besten zu Ihren Bedürfnissen passenden Lösung!
Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co.
Auch wenn Sie sich gerade in der Phase der Neugründung befinden, ein Startup oder einen Kleinbetrieb haben, erweist sich die Anschaffung von einem DMS-System als Vorteil. Denn die Notwendigkeit eines DMS-Systems ergibt sich nicht aufgrund der Unternehmensgröße. Sie können mit einer DMS Ihre Dokumente unabhängig von der Branche nicht nur digitalisieren und speichern, sondern auch langfristig verwalten und aufbewahren. Aufgrund der oft modularen Aufbauweise von Dokumentenmanagement-Systemen können Sie passend zu Ihrem Unternehmen auf die für Sie notwendigen Module beschränken. Alternativ können Sie anfangs auch auf eine kostenlose DMS-Software (Dokumentenmanagement Freeware) zurückgreifen. Sie sollten sich in diesem Fall jedoch darüber bewusst sein, dass kostenlose DMS-Systeme nicht die Mengen an DMS-Modulen anbieten wie Anbieter von einem kostenpflichtigen DMS-System. Auch im Hinblick auf den Support müssen Sie wahrscheinlich Einschränkungen hinnehmen und auf DMS-Software-Updates verzichten. Sollten Sie Beratungsbedarf haben, sind unsere DMS-Experten im Rahmen eines kostenlosen Beratungsgesprächs gerne für Sie da.
Das sind die Vorteile eines DMS-Systems!
DMS-Systeme haben viele viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Im Folgenden haben wir die wichtigten Vorteile für Sie zusammengestellt:
- strukturierte und digitale Ablage von Dokumenten
- revisionssichere Archivierung von Dokumenten (Archiv)
- beschleunigte Dokumenten-Suche über die Suchfunktion
- optimierter Informationsfluss im Unternehmen
- verbessertes Workflow-Management in Unternehmen
- Steigerung der Effizienz im Unternehmen
- Kosten- und Zeitersparnis
- Verringerung des Papierverbrauchs
- Entlastung von E-Mail-Systemen (automatisierte Ablage von E-Mails)
- automatische Erfüllung von Compliance-Anforderungen
- Einhaltung erhöhter Sicherheitsstandards
- Mobilität (Cloud, Mobile App / Web App)
- elektronische Signatur
- zufriedene Mitarbeiter
- besserer Service für Ihre Kunden
- Definition dokumentengetriebener Geschäftsprozesse
Die einzelnen Vorteile sind von den Tools des ausgewählten Dokumentenmanagementsystems abhängig. Entscheiden sie sich daher für ein Dokumenten-Management-System, welches Ihre Anforderungen an Verwaltung und Archivierung Ihrer verschiedenen Dokumententypen (Vertrag, Rechnung, Personalakte, ...) erfüllt. Sollten Sie Unterstützung bei der Suche nach einem für Ihr Unternehmen geeigneten Dokumenten-Management-System benötigen, stehen Ihnen unsere Experten für DMS-Dokumente, Archivierung, Aktenverwaltung gerne für eine kostenlose Beratung zur Verfügung. Gemeinsam werden wir den passenden DMS-Anbieter für Sie suchen und finden.
Das E-Mail-Management lässt sich direkt in die DMS-Software integrieren!
Als Unternehmen sind Sie zur E-Mail-Archivierung verpflichtet. Diese Anforderung in Bezug auf das E-Mail-Management haben zahlreiche DMS-Anbieter daher direkt mit in ihre DMS-Software aufgenommen. So bieten heute viele DMS-Systeme ein Modul für das E-Mail-Management bzw. die E-Mail-Archivierung. Das E-Mail-Management erfolgt dabei so, dass die E-Mails entsprechend der gesetzlichen Vorgaben abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Wenn Sie weitere Fragen zum E-Mail-Management von Dokumentenmanagement-Systemen haben oder Ihr bestehendes DMS um ein Modul für das E-Mail-Management erweitern möchten, dann helfen wir Ihnen gerne weiter. Gemeinsam finden wir die für Sie beste Lösung für Ihr effizientes E-Mail-Management.
Diese Vorteile bietet ein cloudbasiertes Management-System!
Wie bei jeder anderen Software bieten auch cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme den Vorteil, dass die Nutzung nicht an den Arbeitsplatz (Büro) im Unternehmen gebunden ist, sondern auch von anderen Orten (Homeoffice, Niederlassung,...) auf die verschiedenen im DMS erfassten Dokumente Zugriff besteht. So können Sie und Ihre Mitarbeiter flexibel und ortsunabhängig die Dokumentenverwaltung und die Bearbeitung von Dokumenten vornehmen.
Diese Compliance-Anforderungen bestehen für Dokumentenmanagementsysteme (DMS)!
Wie für viele Softwaresysteme gibt es auch für DMS-Systeme Anforderungen an die Compliance. Während einige dieser Anforderungen vom Gesetzgeber vorgeben werden, ergeben sich andere Compliance-Anforderungen durch interne Unternehmensrichtlinien. Für ein Dokumenten-Management-System werden von Gesetzesseite unter anderem die folgenden Anforderungen vorgegeben:
- Datenschutz (DSGVO) und Datensicherheit
- Schutz vor Verlust der Dokumente
- Unveränderbarkeit der Dokumente
- Nachvollziehbarkeit mit Dokumentationen und Protokollierung
So finden Sie die für Ihr Unternehmen passende DMS-Software!
DMS-Software ist ebenso individuell wie Ihr Unternehmen. Nicht jedes der am Markt angebotenen Dokumentenmanagementsysteme passt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf die Dokumentenverwaltung und -archivierung.
Erstellen Sie am besten einen Anforderungskatalog mit allen Kriterien, die Ihr System für Dokumenten-Management erfüllen sollte. Mit diesen Kriterien können Sie sicher einige von den Dokumentenmanagementsystemen bereits ausschließen.
Des weiteren empfiehlt es sich die von einigen Anbietern angebotenen Test-Systeme zu nutzen. Hier können Sie nicht nur direkt feststellen, ob Ihre DMS-Anforderungen erfüllt werden, sondern Sie und Ihre Mitarbeiter können beim Testen sehen, ob die Tools, Anwendungsbereiche und auch die Benutzeroberfläche Ihren Vorstellungen entsprechen. Schließlich gibt es im Rahmen der Dokumentenverwaltung viele Bereiche, die abgedeckt werden müssen. Die revisionssichere Archivierung, die Archivierung von E-Mails, die Suchfunktion und die Aktenverwaltung (Beispiel Personalakte) sind nur einige, die Berücksichtigung finden müssen.
Wenn Sie ein DMS suchen oder Fragen zu Dokumentenmanagementsystemen haben, stehen Ihnen unsere fachkundigen Mitarbeiter gerne zur Verfügung. Unsere DMS-Beratung ist für Sie ebenso wie unser Vergleich kostenlos.