Neugründer
Wie kann ich schnell mit Dokumentenverwaltung starten und es professionell ausbauen?
Wie kann ich schnell mit Dokumentenverwaltung starten und es professionell ausbauen?
Worauf achten beim Wechsel?
Prozessoptimierung und auch Automatisierung sind relevant. Nicht nur der Preis.
Ein gutes Dokumentenmanagement-System macht Schluss mit Papierbergen. Dokumente werden digital erfasst, verschlagwortet und sicher archiviert. Die Suche dauert nur noch Sekunden statt Minuten. Workflows laufen automatisch ab und alle Mitarbeiter können vo
modularer Aufbau, revisionssichere Archivierung, Microsoft-Integration mit Outlook und Office
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, Low/No-Code Prozessautomatisierung, europäische Datensouveränität
DocuWare – das unentbehrliche Dokumentenmanagementsystem. Dieses DMS ist als webbasierte Cloud- und als On-Premise-Version verfügbar. Gleich welche Version letztlich zum Einsatz kommt, der Zugriff im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs ist jederzeit und mit jedem internetfähigen Endgerät möglich.
Diese DMS-Lösung verfügt über alle wichtigen Grundfunktionen. Die Software kommt mit nahezu allen Arten von Dokumenten zurecht. Der Import erfolgt via Drag&Drop oder über ein eigenes Email-Postfach. Über eine leistungsfähige OCR-Texterkennung werden Scans ausgelesen und somit wieder auffindbar.
DocuWare besticht durch seine hohe Individualisierbarkeit und Flexibilität, die nicht zuletzt durch seine hohe Kompatibilität mit anderen Software-Lösungen wie Email-Clients, CRM- & ERP-Lösungen sowie Buchhaltungsprogrammen (DATEV-Schnittstelle) deutlich wird. Weiterhin lassen sich in DocuWare viele Vorgänge automatisieren.
Sie haben Fragen oder Anregungen zum Programm, dann nutzen Sie unser Kontaktformular und vereinbaren gleich jetzt einen Termin mit unseren Beratern.
Doxis4 als moderne ECM- und BPM-Lösung verbindet Capturing, elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Collaboration, Workflow und Business Management (BPM) in einer einheitlichen modularen serviceorientierten Enterprise Content Management Plattform. Mit dem elektronischen Archiv Doxis4 ist es möglich, Unternehmenswissen zu speichern und abzurufen.
Alle Informationen können hier zur Langzeitarchivierung ebenso wie zur kurzen Aufbewahrung und Bearbeitung abgelegt werden. Löschfristen und Aufbewahrungsregeln sorgen dafür, dass Speicherkapazitäten nicht durch veraltete Belege und Daten in Anspruch genommen werden.
Das elektronische Archiv ermöglicht somit das langfristige Sichern von Unternehmenswissen, das Wegfallen unstrukturierter File- bzw. Datenverzeichnisse, eine einheitliche Verwaltung sämtlicher Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, Recherchemöglichkeiten zum schnellen Auffinden von Informationen im gesamten Datenbestand sowie die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen durch eine zertifizierte Revisionssicherheit.
Wenn Sie mehr erfahren möchten klicken Sie auf "Zur Software".
integriertes ECM mit KI-Unterstützung, flexible Cloud- und On-Premises-Bereitstellung, umfangreiche Schnittstellen zu Drittsystemen
fileee – das leistungsstarke Dokumentenmanagementsystem. Dieses digitale DMS ist als reine Windows-basierte Lösung mit entsprechenden Android- und iOS- Apps für die mobile Nutzung erhältlich.
Die Software verfügt über alle wichtigen Funktionen zur effizienten Verwaltung nahezu jeder Art von Dokument. So können Email-Anhänge automatisch archiviert, hoch geladene Scans mittels integrierter OCR-Engine automatisch analysiert oder Dokumente zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.
Bei der Archivierungssoftware von fileee haben uns besonders der Workflow-Manager und die Möglichkeiten zur Kollaboration bzw. Zusammenarbeit überzeugt. So können Projektgruppen angelegt und so Dateien bearbeitet werden. Leider ist das Teilen von Dateien via Weblink oder das digitale Signieren mit dieser Software nicht möglich.
Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer Entscheidung? Dann nutzen Sie unseren kostenlosen Beratungsservice und vereinbaren noch heute einen Beratungstermin.
leistungsstarke Datenorganisation, KI-gestützte Inhaltsanalyse, flexible Synchronisationsoptionen
ganzheitliches Dokumentenmanagement, nahtlose Hardware-Software-Integration, branchenspezifische Lösungen
modulares DMS-System, einfache Integration in bestehende Systeme, benutzerfreundliche Oberfläche
lokale und Cloud-basierte Dokumentenverwaltung, integrierte KI für Dokumentenerkennung, umfassende Sicherheitsfunktionen
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, nahtlose Systemintegration, skalierbare Cloud- und On-Premises-Lösungen
XERI stellt eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement-Software für die systematische und standardisierte Steuerung von Dokumenten in Unternehmen dar. Dokumente jeder Art können einfach und intuitiv erstellt, freigegeben und bereitgestellt werden.
Mit hilfreichen Suchfunktionen wie Tagging und Suchfiltern kann bei Bedarf das richtige Dokument schnell aufgefunden werden. Dokumente können mit Anmerkungen versehen werden, damit Mitarbeiter von wertvollen Rückmeldungen im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses profitieren können.
Das Arbeiten mit Dokumenten wird durch die Integration vertrauter MS Office-Anwendungen erleichtert – das gesamte Konzept ist auf eine intuitive Nutzung ausgelegt. XERI bietet außerdem Kontrollfunktionen zur Überwachung aller kritischen Aktivitäten über den Lebenszyklus eines Dokuments hinweg, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf die Inhalte der Dokumente zu konzentrieren. Weitere und passende Produkte finden Sie hier unter unseren Softwarebranchen dazu.
Alfresco Content Services gilt als eine der bekanntesten Software-Lösungen, die dem effektiven Enterprise Content Management als Plattform dient, welche Nutzer, Inhalte und Prozesse zusammenbringt und die digitale Transformation beschleunigt. Es handelt sich dabei um eine offene und leistungsstarke ECM-Plattform, die nach Wunsch erweitert, angepasst und in bestehende Anwendungen und Prozesse integriert werden kann.
Alfresco ermöglicht einen einfachen mobilen Zugriff auf Inhalte und bietet in diesem Rahmen umfassende, aber dennoch einfach zu handhabende Funktionen zur effizienten Zusammenarbeit. Dadurch können die Kunden aus verschiedenen Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung, der Industrie und dem Versicherungswesen Ihre Inhalte optimal nutzen.
Mit Alfresco One als Hybrid-Cloud-Plattform können Inhalte unabhängig vom Speicherort verwaltet und synchronisiert werden. Wir haben alle Informationen und Eigenschaften für Sie unter dem Button "zur Software" bereitgestellt.
Die Maklerverwaltungssoftware CODieBOARD# finance-center der Firma CODie software products e.K. eignet sich hervorrangend für Maklerbüros und Maklerpools. Die Software zeichnet sich durch ihr modernes Erscheinungsbild, ihren effizient gestalteten Workflow, ihre besonders flexible Anpassbarkeit und ihre umfassende Funktionalität aus. Wir geben gerne Auskunft über den Preis und können ein werbe-unabhängiges Angebot einschließlich einer Projektführung anbieten. Sehen Sie alle Informationen unter dem Bereich „Zur Software“.
Die Advernet.de GmbH bietet mit seiner DMS-Software eine clevere, übersichtliche, intuitiv bedienbare Anwendung zur Verwaltung sämtlicher Dokumente – gleich welchen Dateiformats – für kleine und mittelständische Unternehmen jeder Größe und Branche. Über jeden gängigen Browser (Firefox, Chrome, Safari etc.) und von jedem beliebigen Ort mit Internetverbindung (Büro, Homeoffice, Kunden bzw. Auftraggeber etc.) lässt sich die webbasierte DMS-Software aufrufen und Dateien abrufen oder einpflegen. Die Software selbst ist ressourcenschonend und damit auf keine hohe Bandbreite angewiesen. Die Aufnahme einer einzelnen Datei erfolgt spielend per Drag&Drop. Ebenso einfach lassen sich größere Dateisammlungen und ganze Ordnersysteme samt der dazugehörigen Dateien in die DMS-Software übertragen. Zudem bietet eine REST-API die Möglichkeit zur automatisierten Übernahme von Dateien aus anderen Systemen. Wenn Sie mehr Informationen zu einem genauen Preis haben möchten, nutzen Sie unseren Preiskalkulator.
Eine weitere innovative DMS-Lösung in unserem aktuellen Vergleich ist die Software Dr.DOC Document Management der Dr.DOC GmbH. In die Entwicklung dieser Software sind die umfangreichen Erfahrungen des Herstellers aus dessen mittlerweile 36-jährigen Tätigkeit auf dem Gebiet des Dokumenten-Managements eingeflossen.
Die Software richtet sich branchenunabhängig an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren gesamten Informationsfluss gleich aus welcher Quelle und in welchem Format zentral verwalten und für jeden Mitarbeiter entsprechend des ihm persönlich zugewiesenen Aufgabenbereichs ortsunabhängig zugänglich machen wollen.
Dr.DOC Document Management bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zu nahezu allen ERP- (Enterprise-Resource-Planning-System), PPS- (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) und LIM-Systemen (Labor-Informations- und Management-System) sowie FiBu-Software-Lösungen. Wir haben alle Informationen und Eigenschaften für Sie unter dem Button "zur Software" bereitgestellt.
An dieser Stelle möchten wir Ihnen die browserbasierte Cloud-Lösung PETRA von der IP Systeme GmbH & Co KG aus Kirchzarten/Baden-Württemberg vorstellen. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Erfassung und Verteilung von Dokumenten jeglicher Art. Für die Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente werden mittlerweile zahlreiche Softwarelösungen angeboten. Aufgrund der Vielzahl der Angebote lässt sich auch für ziemliche jede Branchen die passende Softwarelösung finden. Damit kommt ein Unternehmen auf dem Weg zu seinem Ziel des papierlosen Büros bzw. digitalisierten Unternehmens schon einen großen Schritt voran. Aber die digitale Verwaltung und Archivierung von Dokumenten setzt voraus, dass diese auch in digitaler Form vorliegen und somit in die Datenbank aufgenommen und digital verwaltet werden können. Nähere Informationen erhalten Sie über diese Webseite - hier klicken.
Die webbasierte Management-Software von factro unterstützt Sie zuverlässig bei der Planung und Durchführung Ihrer Aufgaben sowie Projekte und somit auch bei der Organisation, Strukturierung und Dokumentation der Prozesse, die mit Ihren Kunden in Zusammenhang stehen. Der Leitgedanke der factro-Experten – Intuitiv, Übersichtlich, Genial einfach – ist dabei Programm: Denn die Arbeit mit factro ist selbsterklärend und bedarf keiner gesonderten Einarbeitungszeit.
Diese Software eignet sich für nahezu jede Branche - von Bankenwesen, Event-Management, Marketing, Start-ups, Versicherungen bis hin zum Handwerk - flexibel und auf die Anforderung des Unternehmens angepasst. Innerhalb kürzester Zeit können Sie Projekte anlegen und diese ortsunabhängig in virtuellen Teams bearbeiten. Anfragen, wichtige Kundendaten oder Notizen werden zentral gelagert und können somit zu jedem Zeitpunkt über jeden Web-Browser aufgerufen werden.
Die benutzerfreundliche Cloud-Lösung beinhaltet vielfältige intelligente Funktionen, dennoch können Sie als Anwender sofort nach der Registrierung beginnen: Die Verwaltung von Aufgaben wird mit dem übersichtlichen, von den factro-Experten entwickelten, Projektstrukturbaum ein Leichtes. Alle weiteren Fähigkeiten des Programms erschließen sich quasi unterwegs, in dem Moment, in dem der Anwender sie benötigt.
Wenn Sie jetzt nähere Information zu Preisen und weiteren Funktionen von factro erfahren möchten, klicken Sie einfach auf den grünen Button ,,Zur Software''.
ShakeSpeare®, das ist die Dokumentenmanagement-Software der 42DBS GmbH. Die Software erfüllt sämtliche Anforderungen, die eine moderne Dokumentenmanagement-Software in Unternehmen gleich welcher Größe erfüllen muss. Innovativ, bedienerfreundlich und aus sich heraus verständlich sind dabei nur die wichtigsten Eigenschaften der Software.
ShakeSpeare® wird als onPremise- (Installations-) und Cloud-Software angeboten. Die Cloud-Variante wiederum kann entweder über einen Client via ssh tunnel oder über jeden gängigen Browser (Firefox, Chrome, Safari etc.) genutzt werden. Die Betreuung der Server erfolgt durch den größten Hostinganbieters Deutschlands, der T-Systems International GmbH, einem Tochterunternehmen der Telekom AG. Die Software und die Daten liegen auf in Deutschland, konkret in Frankfurt am Main, stehenden Servern.
Spielend lassen sich einzelne Dateien – gleich welcher Art – oder ganze Dateistrukturen per Drag & Drop in die Managementsoftware aufnehmen. Die Ablage der Dateien erfolgt dabei in statischen Ordnern oder in (elektronischen) Akten. Wir haben alle Informationen und Eigenschaften für Sie unter dem Button "zur Software" bereitgestellt.
Der deutsche Softwarehersteller TecArt ist Pionier für webbasierte Business-Lösungen. Im Kern ist die TecArt Software eine CRM-Software mit ERP-Funktionen für Dienstleister. Die Dokumentenmanagement Software, kurz DMS ist integraler Bestandteil der Lösung. Von Beginn hat TecArt bei der Entwicklung auf Collaboration und Datensicherheit gesetzt. In jedem Modul lassen sich Dokumenten sicher und DSGVO-konform speichern und verarbeiten.
Eine zentrale übergeordnete Dokumentenverwaltung mit individueller Rechtestruktur ist ebenfalls möglich. Durch die Verknüpfungen und die Live-Bearbeitung können z.B. Officedokumente von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Doppelte Dokumente oder falsche Dokumentenstände werden vermieden. Dank der integrierten Versionierung kann jeder Dokumentenstand wiederhergestellt werden.
Weitere Funktionen sind Vorlagen, Versionsverwaltung, Zugriff- und Rechtevergabe sowie Möglichkeiten der Dateibearbeitung und Massenarchivierung. Mithilfe der Volltextsuche finden Sie ein bestimmtes Dokument schneller, indem Sie ganz einfach ein bestimmtes Wort oder eine Phrase eingeben. Wenn Sie mehr über den Anbieter wissen möchten, stellen Sie einfach eine Anfrage.
Die Ceyonic Technology GmbH hält mit der Software nscale für Unternehmen verschiedenster Branchen wie – darunter das Bankenwesen, die Energie-, und Immobilienwirtschaft, E-Government, das Versicherungs- und Gesundheitswesen, den Handel, die Industrie, Logistik und für Rechtsanwälte und Notare sowie andere Dienstleister verschiedene Lösungen bereit.
Programm nscale vereint sämtliche Vorteile des ECM, Dokumentenmanagements und der rechtskonformen Archivierung. So werden bereits bestehende Geschäftsabläufe mithilfe der Software optimiert und alle Informationen und Dokumente können darüber hinaus bestmöglich verwaltet werden.
Die moderne Infrastruktur führt zu einer hohen Flexibilität und Skalierbarkeit der Plattform. Möchten Sie mehr über nscale DMS erfahren, dann melden Sie sich gerne kostenfrei an und übermitteln Sie uns Ihre Anforderungen und wir kümmern uns um den Rest.
Der Anbieter Comarch SA bietet seinen Kunden Lösungen, die Unternehmen optimierte Geschäftsprozesse in verschiedenen Bereichen ermöglichen. Die Software-Lösungen von Comarch sind insbesondere für den Einsatz in mittelständische Unternehmen in Branchen wie dem Bankenwesen, Gesundheitswesen, der Fertigung, der Telekommunikation, der Mode, dem Versand- und Einzelhandel sowie dem Versicherungswesen geeignet.
Für das Enterprise Content Management stellt Comarch das System Comarch DMS bereit, welches Ihnen einen ganzheitlichen Zugriff auf alle geschäftlichen Abläufe und Dokumente ermöglicht. In diesem Rahmen sind diverse Tools zur Erfassung sowie revisionssicheren Archivierung eingehender Informationen integriert.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen in Papierform oder digital vorliegen. Alle Daten werden zentral gelagert, sodass alle Zugriffsberechtigungen unabhängig von ihrem Standort jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können. Wir haben noch viel mehr Informationen im Bereich "zur Software".
Die d.velop AG hat sich vollständig dem Thema Enterprise Content Management gewidmet und verschiedene Lösungen für die einzelnen Komponenten dieses Bereichs abgedeckt, da die Voraussetzung für ein erfolgreiches ECM in der konsequenten Digitalisierung von Dokumenten, Informationen und Prozessen liegt.
Durch die digitalisierte Archivierung können nachhaltig Zeit und Kosten für Transport, Verteilung sowie für Bearbeitung und Verarbeitung gesenkt und die Produktivität allgemein erhöht werden. Die Archivierung erfolgt zentral in digitalen Akten, den E-Akten.
Sie ermöglichen ein digitales Archiv, das mit Langzeitverfügbarkeit, Rechtssicherheit und -konformität und sorgen für eine verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit, weil alle Mitarbeiter auf benötigte Informationen in den Akten zugreifen können. Entdecken Sie noch heute alle Vorteile dieser Software und stellen Sie sehr gerne eine Frage an unsere DMS Berater.
Der Anbieter ELO Digital Office hält Lösungen für kleine, mittelständische und Großunternehmen in Branchen wie der Automobilindustrie, dem Bildungs- und Gesundheitswesen, der Energiebranche, dem Finanzsektor, dem Handel, der Produktion und Fertigung, der Handwerksbranche, dem Rechtswesen und der Logistikbranche bereit. Mit den Lösungen soll die Dokumentenverwaltung vereinfacht und transparenter gestaltet werden.
Bei ELO Digital Office handelt es sich um die perfekte Lösung für Einsteiger, mit der Dokumente nicht nur ausgesprochen strukturiert, sondern auch sicher verwaltet werden. Die Einarbeitungszeit fällt kurz aus, weil die Ordnungsstruktur unkompliziert und intuitiv ist. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt zentral, dazu werden sie automatisiert rechtskonform abgelegt.
In diesem Zusammenhang ist es möglich, die Dokumente auch mobil zu erfassen. Der Zugriff auf die abgelegten Informationen kann ortsunabhängig vom zu jedem Zeitpunkt erfolgen – auch vom Smartphone aus. In übersichtlichen E-Akten-Funktion können Kunden-, Auftrags- und Projektakten bestmöglich verwaltet werden. ELO Digital Office ist ein mächtiges Tool, um mehr zu erfahren, verwenden Sie einfach eine Kostenfreie Beratung bis hin zur Projektplanung bei uns auf der Seite.
PROJEKT PRO DMS bietet eine Vielzahl an Business-Software-Lösungen. Dazu gehört auch PRO management mit dem Baustein Dokumentenmanagement als einer von zahlreichen optionalen Bausteinen. Mit dieser Lösung können alle bisher in Datei-Browsern gelagerten projektbezogenen Dokumente in einer übersichtlichen Projektstruktur organisiert werden. Bei jeder Dokumentbearbeitung wird eine automatische Sicherungskopie erstellt.
Änderungen können einfach nachverfolgt oder rückgängig gemacht werden. Individuelle Schreib- und Leserechte schützen Ihre Dokumente vor unbefugten Zugriffen und Änderungen. Im Dokumente-Modul werden Dateien – egal, ob externe oder interne Dokumente – direkt in PROJEKT PRO DMS organisiert, das heißt, sie werden nicht nur verlinkt, sondern nativ in die Struktur eingebunden.
Projekt PRO DMS hat viel zu bieten und eine individuelle Beratung ist äußerst empfehlenswert um die genauen Anforderungen mit Ihrem System und Ihrer Arbeitsweise anzupassen. gerne beraten wir Sie dazu heute noch sehr gerne dazu.
Eine weitere hochkarätige und ebenso unverzichtbare Software-Lösung ist ecoDMS. Diese Software wird als reine webbasierte Cloud-Lösung angeboten. Deshalb kann mit diesem Dokumentenmanagement-Software problemlos von überall aus mit jedem beliebigen internetfähigen Endgerät arbeitet und Dokumente gemanagt werden.
EcoDMS verfügt über alle wichtigen Grundfunktionen. Mit dieser Dokumentenmanagement-Software lassen sich alle Arten von Dokumenten archivieren. Über eine OCR-Funktion werden alle hochgeladenen Dokumente, insb. Scans, analysiert. Wiederkehrende bzw. standardisierte Arbeitsabläufe lassen sich recht einfach und schnell automatisieren.
Die Software-Lösung von ecoDMS besticht auch durch ihr intelligentes Design und damit ihre einfache Handhabbarkeit. So finden sich neue Mitarbeiter und solche, die die Software nur selten nutzen, schnell zurecht und gelangen ohne großen Zeitaufwand zu der gewünschten Funktion.
Haben Sie Interesse an der Software? Dann nutzen Sie unseren kostenlosen Beratungsservice und vereinbaren gleich jetzt einen Telefontermin mit unseren Beratern.
HABEL DMS – das leistungsstarke Dokumentenmanagementsystem der PROXESS GmbH. Auch diese Dokumentenmanagement-Software-Lösung ist als reine Windows-basierte Software, die sich aufgrund ihrer Architektur und ihrer Skalierbarkeit besonders gut für mittelgroße und große Unternehmen eignet. Mobile Apps für Android und iOS sind nicht verfügbar.
Die Software der PROXESS GmbH verfügt über alle wichtigen Funktionen zur schnellen und kostengünstigen Verwaltung von Dokument nahezu jeder Art. Der Workflow-Manager erlaubt die automatische Archivierung von Email-Anhänge, automatische Analyse von hochgeladenen Scans durch die integrierte OCR-Engine oder die Weiterleitung von Dokumente zur weiteren Bearbeitung durch andere Mitarbeiter.
Besonders überzeugt haben uns die zahlreichen Schnittstellen für die unter deutschen Unternehmen weit verbreiteten Warenwirtschafts- und ERP-Lösungen wie ABAS Software AG, BAB Data Systems, KMK GmbH. Ferner haben uns die zahlreichen Funktionen für projekt- und gruppenbezogenes Arbeiten überzeugt.
Sie haben Fragen oder Anregungen zum Programm, dann nutzen Sie unser Kontaktformular und vereinbaren gleich jetzt einen Termin mit unseren Beratern.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Programm zur strukturierten Erfassung, Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente. Es ermöglicht die papierlose Verwaltung von Geschäftsdokumenten mit Funktionen wie Volltextsuche, Workflow-Management und revisionssicherer Archivierung.
Die Kosten für ein Dokumentenmanagement System variieren stark je nach Größe und Anforderungen: Cloud-Lösungen kosten typischerweise 30-100€ pro Nutzer/Monat, On-Premise-Systeme 4.000-15.000€ einmalig plus 15-25% jährliche Wartungskosten. Für 50 Mitarbeiter sollten Sie mit 50.000-100.000€ Gesamtkosten über 3 Jahre rechnen. Ein Vergleich von DMS Lösungen ist sinnvoll, um versteckte Kosten (Implementierung, Schulung) zu berücksichtigen.
Die Kosten hängen vom gewählten Modell ab:
Cloud-Abonnements: 30-100€ pro Nutzer/Monat
On-Premise-Lizenzen: 4.000-15.000€ einmalig pro Server
Zusätzliche Kosten: Implementation, Schulung, Wartung
DMS (Dokumentenmanagementsystem) fokussiert auf die Verwaltung strukturierter Dokumente, während ECM (Enterprise Content Management Software) zusätzlich unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Bilder und Web-Content verwaltet. ECM ist umfassender und bietet oft erweiterte Collaboration- und Workflow-Funktionen.
Eine E-Akte ist die digitale Repräsentation einer traditionellen Papierakte, oft in behördlichen Kontexten verwendet. Ein DMS ist die Software-Plattform, die E-Akten und andere Dokumententypen verwaltet. Die E-Akte ist sozusagen der Inhalt, das Dokumentenmanagement System der Container. Für große Organisationen sind ECM-Alternativen zum klassischen DMS oft attraktiver.
Es gibt verschiedene Kategorien:
Nach Bereitstellung: Cloud-DMS, On-Premise-DMS, Hybrid-DMS
Nach Zielgruppe: KMU-DMS, Enterprise-DMS, Branchen-DMS
Nach Funktionsumfang: Basis-DMS, erweiterte DMS, ECM-Systeme
Typische Open Source DMS Alternativen sind zum Beispiel:
Alfresco Community Edition
OpenKM Community
SeedDMS
LogicalDOC Community
Im Vergleich mit kommerziellen Dokumentenmanagement Software Lösungen bieten sie viel Flexibilität, aber weniger Komfort & Support. Sie erfordern jedoch technisches Know-how für Installation und Wartung.
SharePoint als Teil von Office 365 bietet DMS-Grundfunktionen wie Dokumentenbibliotheken und Versionierung. Für umfassende Dokumentenmanagementsystem-Anforderungen (Workflow-Management, Compliance, OCR) sind jedoch spezialisierte Lösungen oft besser geeignet.
Für private Anwender eignen sich einfache Cloud-Lösungen:
Google Drive
Dropbox
OneDrive
Für erweiterte Funktionen: Evernote, DevonThink (Mac), Zotero
Nein, DATEV DMS classic wird nicht abgeschafft, sondern kontinuierlich weiterentwickelt. DATEV bietet parallel moderne Cloud-Lösungen an. Bestehende Installationen werden weiterhin unterstützt und um neue Funktionen erweitert.
Die Kosten variieren je nach Modell:
Kleine Unternehmen (bis 10 Nutzer): 5.000-20.000€ über 3 Jahre
Mittelstand (50 Nutzer): 50.000-100.000€ über 3 Jahre
Großunternehmen (500+ Nutzer): 200.000-500.000€+ über 3 Jahre
Ein DMS-Anbieter ist ein Softwareunternehmen, das Dokumentenmanagementsysteme entwickelt, vertreibt und unterstützt. Beispiele: DocuWare, d.velop, ELO, Microsoft, OpenText. Ein Dokumentenmanagementsystem Vergleich lohnt sich, um Anbieter-Stärken (z. B. Cloud vs. On-Premise) gegenüberzustellen.
DMS steht für Dokumentenmanagement System und bezeichnet Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten.
Alle Funktionen, Kosten & Anbieter – übersichtlich für Ihr Unternehmen aufbereitet
Für Geschäftsführer • IT-Verantwortliche • Dokumentenmanager • Compliance-Beauftragte
Die Digitalisierung hat deutsche Unternehmen erfasst – und das Dokumentenmanagementsystem (DMS) steht im Zentrum dieser Transformation. Während bereits 76% aller deutschen Unternehmen ein DMS System nutzen, arbeiten noch immer die Hälfte aller Betriebe mit einem Mix aus digitalen und papierbasierten Prozessen. Nur 8% der Unternehmen haben den Sprung zur vollständig papierlosen Organisation geschafft.
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Der Markt für Dokumentenmanagementsysteme wächst rasant. Die 16 führenden Anbieter weltweit erzielten 2019 einen Umsatz von über 3 Milliarden Euro – ein Wachstum von beeindruckenden 18% gegenüber dem Vorjahr. Gleichzeitig plant fast jedes vierte Unternehmen im deutschen Mittelstand derzeit Investitionen in eine neue oder verbesserte Dokumentenmanagement System.
Moderne Dokumentenmanagement Software ist mehr als nur digitale Ablage. Sie bildet das Rückgrat effizienter Geschäftsprozesse und unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen wie die GoBD oder DSGVO zu erfüllen. Die richtige Dokumentenmanagement-Software ist heute eine strategische Entscheidung mit weitreichenden Folgen für Effizienz, Compliance und Wettbewerbsfähigkeit. Ein Vergleich von Dokumentenmanagementsystemen ist daher essenziell.
91% der Unternehmen berichten von schnellerem Informationszugriff nach der Einführung eines DMS, 88% erzielen Kosteneinsparungen und besseren Datenschutz. Diese Zahlen unterstreichen die Bedeutung einer durchdachten DMS Auswahl – insbesondere im Vergleich von DMS Software Alternativen.
Unser Leitfaden richtet sich an drei Hauptzielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen:
🆕 Für Neugründer: Sie starten ein neues Unternehmen oder digitalisieren erstmals Ihre Dokumentenprozesse. Sie suchen eine moderne DMS Software ohne den Ballast bestehender Systeme. Dann benötigen Sie eine Dokumentenmanagementsystem-Lösung, die einfach skalierbar ist. Lesen Sie dazu auch unsere Vergleichsübersicht gängiger DMS Software Alternativen. Besonders relevant für Sie: Kapitel 3 (Kernfunktionen), 4 (Auswahlkriterien) und 7 (Zukunftssicherheit).
🔄 Für Wechselwillige: Sie arbeiten bereits mit einem Dokumentenmanagementsystem, sind aber unzufrieden mit Performance, Funktionsumfang oder Support. Dieser Ratgeber unterstützt Sie bei der systematischen Bewertung von Alternativen zur bestehenden Dokumentenmanagement Software – inklusive Tipps zur reibungslosen Datenmigration. Fokussieren Sie auf Kapitel 4 (Entscheidungskriterien), 5 (Anbietervergleich) und 6 (Implementierung).
⚙️ Für Optimierer: Sie nutzen bereits ein Dokumentenmanagementsystem und möchten das Maximum herausholen oder schrittweise erweitern. Erfahren Sie, wie Sie ungenutzte Potenziale erschließen und den ROI Ihrer bestehenden Software Lösung steigern. Lernen Sie im Abschnitt „Funktionen“, wie moderne Enterprise Content Management Software Ihr vorhandenes System ergänzen kann. Besonders hilfreich: Kapitel 3.3 (Erweiterte Funktionen) und 8 (Innovationspotenziale).
Die Entscheidung für DMS Software wird von verschiedenen Stakeholdern mit unterschiedlichen Prioritäten getroffen:
| Zielgruppe | Primäre Bedürfnisse | Fokus bei der Software Auswahl |
|---|---|---|
| Geschäftsführer | ROI, Compliance, Wettbewerbsfähigkeit | Wirtschaftlichkeit, Risikominimierung, strategische Vorteile |
| IT-Verantwortliche | Sicherheit, Integration, Wartbarkeit | Systemarchitektur, Schnittstellen, technische Zukunftsfähigkeit |
| Dokumentenmanager | Effizienz, Benutzerfreundlichkeit, Prozessoptimierung | Workflow-Funktionen, Suchqualität, Automatisierungspotenzial |
| Compliance-Beauftragte | Rechtssicherheit, Audit-Readiness, Datenschutz | GoBD-Konformität, Revisionssicherheit, Zugriffskontrollen |
Warum investieren Unternehmen in Dokumentenmanagement-Software? Die häufigsten Probleme, die eine Dokumentenmanagement Software Lösung adressiert:
| Herausforderung | Auswirkung | Lösungsansatz durch DMS Software |
|---|---|---|
| Zeitaufwand für Dokumentensuche | Bis zu 30% der Arbeitszeit wird für die Suche nach Informationen verschwendet | Volltextindizierung und intelligente Suchfunktionen reduzieren Suchzeiten um bis zu 75% |
| Compliance-Risiken | Verstöße gegen GoBD oder DSGVO können zu hohen Bußgeldern führen | Revisionssichere Archivierung und automatisierte Löschkonzepte gewährleisten Rechtssicherheit |
| Ineffiziente Genehmigungsprozesse | Papierdokumente durchlaufen langwierige manuelle Freigabeschleifen | Digitale Workflows automatisieren Genehmigungen und reduzieren Durchlaufzeiten um 60% |
| Mangelnde Informationstransparenz | Dokumente sind nicht auffindbar oder Bearbeitungsstände unklar | Zentrale Ablage mit Versionierung und Audit-Trails schafft vollständige Nachvollziehbarkeit |
Digitalisierungsgrad-Check: Nur 8% der deutschen Unternehmen arbeiten vollständig papierlos. Die Hälfte aller Betriebe hat bereits mindestens 50% ihrer Dokumente digitalisiert – ein deutlicher Hinweis auf den fortschreitenden Wandel hin zu digitalen Dokumentenmanagement Systemen.
Was ist DMS für ein Programm? Diese häufig gestellte Frage lässt sich präzise beantworten: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur elektronischen Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Unterlagen. Moderne DMS Systeme gehen weit über die reine digitale Ablage hinaus und umfassen Workflow-Management, revisionssichere Archivierung und intelligente Suchfunktionen.
Wer eine neue Lösung sucht, sollte verschiedene Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich betrachten, um Funktionen und Einsatzbereiche besser zu bewerten.
Dokumentenmanagement Software übernimmt heute vier zentrale Aufgaben in Unternehmen:
Erfassung und Digitalisierung: Papierbasierte Dokumente werden per Scan oder Import in digitale Formate überführt. Fortgeschrittene Dokumentenmanagement Software bietet OCR-Texterkennung zur automatischen Volltextindizierung.
Strukturierte Verwaltung: Dokumente werden in logischen Strukturen organisiert, mit Metadaten versehen und über Suchfunktionen schnell auffindbar gemacht.
Workflow-Automatisierung: Geschäftsprozesse wie Genehmigungsverfahren oder Freigabeschleifen werden digitalisiert und automatisiert.
Rechtssichere Archivierung: Langfristige Speicherung nach GoBD-Vorgaben mit Audit-Trails und automatischen Aufbewahrungsfristen.
Ein wichtiger Aspekt beim Vergleich von DMS Software Alternativen: Während ein DMS System primär strukturierte Dokumente verwaltet, bezieht sich Enterprise-Content-Management-Software (ECM) auch auf unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Bilder oder Webseiten. ECM-Systeme bieten oft erweiterte Collaboration- und Workflow-Funktionen und sind umfassender – besonders relevant bei unternehmensweiten Integrationen.
DMS vs. ERP System: Während ERP-Systeme Geschäftsprozesse abbilden, verwaltet DMS Software die zugehörigen Dokumente. Eine enge Integration zwischen beiden Systemen ist heute Standard.
DMS vs. CRM System: CRM-Systeme fokussieren auf Kundenbeziehungen, Dokumentenmanagementsoftware auf die Dokumentenverwaltung. Moderne Lösungen integrieren beide Bereiche nahtlos.
DMS vs. E-Mail-Systemen: E-Mail-Systeme sind für Kommunikation optimiert, Dokumentenmanagementsysteme für die strukturierte Langzeitarchivierung von Dokumenten und Mail-Anhängen.
DMS steht für Dokumentenmanagement System und bezeichnet Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten. Alternative Bezeichnungen sind Dokumentenverwaltungssystem, Dokumentenarchivierungssystem oder digitale Akte.
Die Funktionen moderner DMS Software haben sich von der einfachen digitalen Ablage zu umfassenden Enterprise Content Management-Plattformen entwickelt. Je nach Unternehmensgröße und Branche unterscheiden sich die Anforderungen erheblich – vom schlanken Cloud-DMS für kleine Betriebe bis zur komplexen ECM-Lösung für Konzerne.
Diese Basisfunktionen sollten in jeder modernen DMS Software enthalten sein, unabhängig vom Anbieter oder Preismodell. Ein Vergleich von Dokumentenmanagement Software Lösungen zeigt, dass diese Features inzwischen Standard sein sollten:
| Kernfunktion | Was sie leistet | Warum sie unverzichtbar ist |
|---|---|---|
| Revisionssichere Archivierung | Unveränderbare, langfristige Speicherung mit Audit-Trails und automatischen Aufbewahrungsfristen | Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (GoBD, DSGVO) und Schutz vor Compliance-Risiken |
| Erfassung & Digitalisierung | Nahtlose Aufnahme von Papierdokumenten durch Scan-Workflows, OCR-Texterkennung und E-Mail-Import | Vollständige Digitalisierung aller Dokumenteneingänge für durchgängige Prozesse |
| Volltextsuche & Indexierung | Schnelles Wiederauffinden durch Volltext- und Metadatensuche mit automatischer Indexierung | Reduzierung der Suchzeiten um bis zu 75% gegenüber manueller Ablage |
| Digitale Aktenstruktur | Logische Ablage in Akten und Ordnern mit Versionierung und Änderungshistorie | Strukturierte Organisation und jederzeit nachvollziehbare Dokumentenhistorie |
| Zugriffssteuerung | Rollenbasierte Berechtigungen mit differenzierten Zugriffsrechten und Authentifizierungsverfahren | Datenschutz-konforme Dokumentenverwaltung und Schutz sensibler Informationen |
| Workflow-Management | Automatisierte Prozesse für Genehmigungen, Freigaben und Eskalationen | Beschleunigung von Geschäftsprozessen und Reduzierung manueller Aufgaben |
Praxis-Tipp: Diese Kernfunktionen bilden die Grundlage für eine effiziente digitale Verwaltung von Dokumenten. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, wie gut diese Basisfunktionen implementiert sind – oft entscheiden Details über die Alltagstauglichkeit der Dokumentenmanagement Software.
Verschiedene Branchen und Unternehmenstypen stellen spezielle Anforderungen an ihr Dokumentenmanagementsystem. Diese Übersicht zeigt die wichtigsten Spezialisierungen dafür:
| Spezialisierung | Besondere Anforderungen | Relevante Spezialmodule | Typische Integrationen |
|---|---|---|---|
| Finanz- & Rechnungswesen | GoBD-konforme Archivierung, Belegverwaltung | Eingangsrechnungs-Workflows, ZUGFeRD-Integration, automatische Kontierung | ERP-Systeme (SAP, DATEV), Buchhaltungssoftware |
| Personalabteilung | Digitale Personalakten, Bewerbermanagement | HR-Dokumentenverwaltung, Mitarbeiter-Self-Service, Zeugnisarchivierung | HR-Systeme, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung |
| Qualitätsmanagement | Normenkonformität, Änderungsmanagement | QM-Handbuch-Verwaltung, Dokumentenlenkung nach ISO 9001 | CAQ-Systeme, Prüfmittelverwaltung |
| Projektmanagement | Projektbezogene Dokumentation, Kollaboration | Projektakten, Gantt-Integration, Dokumenten-Sharing | Projektmanagement-Tools, CRM-Systeme |
| Gesundheitswesen | Patientendatenschutz, medizinische Dokumentation | Patientenakten, DICOM-Integration, Datenschutz-Workflows | Krankenhausinformationssysteme (KIS), Praxisverwaltung |
| Öffentliche Verwaltung | E-Akte, Bürgerservice | Vorgangsbearbeitung, E-Government-Schnittstellen, Akteneinsicht | Fachverfahren, E-Government-Plattformen |
Wichtige Differenzierung: Echte Fachmodule vs. allgemeine Unterstützung
Bei der Evaluierung von DMS Software ist ein kritischer Unterschied oft nicht sofort erkennbar: Echte Fachmodule sind von Grund auf für spezifische Branchen entwickelt und bilden deren Arbeitsabläufe authentisch ab. Sie berücksichtigen relevante Normen, Terminologie und Compliance-Anforderungen direkt in der Software.
Allgemeine "branchenspezifische Unterstützung" hingegen besteht oft nur aus angepassten Vorlagen oder Bezeichnungen, ohne tiefes Verständnis der fachlichen Prozesse. Diese oberflächliche Anpassung bietet langfristig weniger Mehrwert als echte Fachmodule.
Evaluierungs-Tipp: Fragen Sie bei Anbietern gezielt nach der Entwicklungshistorie ihrer Branchenmodule. Echte Fachmodule entstehen in enger Zusammenarbeit mit Branchenexperten und zeigen sich durch detaillierte Berücksichtigung spezifischer Workflows.
Moderne Dokumentenmanagement Software bietet über die Grundfunktionen hinaus erweiterte Features, die erheblichen Mehrwert schaffen können:
| Funktion | Mehrwert | Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| KI-gestützte Dokumentenanalyse | Automatische Klassifizierung, Datenextraktion und intelligente Suchvorschläge | In etwa 30% der modernen Dokumentenmanagement Systeme verfügbar, zunehmend Standard |
| Mobile Apps & Offline-Zugriff | Dokumentenzugriff von unterwegs, Offline-Bearbeitung mit Synchronisation | Bei Cloud-Lösungen meist Standard, bei On-Premise-Systemen oft kostenpflichtig |
| Advanced Workflow-Designer | Grafische Modellierung komplexer Geschäftsprozesse ohne Programmierung | In Premium-Paketen enthalten oder als Zusatzmodul buchbar |
| Digitale Signaturen | Rechtssichere elektronische Unterschriften nach eIDAS-Verordnung | Häufig als kostenpflichtiges Add-on, zunehmend wichtiger für papierlose Prozesse |
| Business Intelligence & Reporting | Dashboards, Kennzahlen und Auswertungen zu Dokumentenprozessen | Bei etwa 50% der Enterprise-Systeme im Standardumfang |
| Multi-Tenancy | Mandantenfähigkeit für Dienstleister oder Konzerne mit getrennten Bereichen | Speziell bei Cloud-Lösungen verfügbar, wichtig für Skalierung |
Die Integrationsfähigkeit entscheidet maßgeblich über den Erfolg eines Dokumentenmanagement Systems. Isolierte Insellösungen führen zu Medienbrüchen und Effizienzverlusten. Diese Schnittstellen sollten Sie bei der Bearbeitung von Dokumenten besonders prüfen:
| Schnittstelle | Bedeutung für den Arbeitsalltag | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| ERP-Anbindung | Nahtloser Datenaustausch mit Geschäftssystemen (SAP, Microsoft Dynamics, Oracle) | Bidirektionale Synchronisation, automatische Dokumentenzuordnung zu Geschäftsvorgängen |
| Microsoft Office Integration | Direktes Speichern aus Word/Excel, Outlook-Add-ins für E-Mail-Archivierung | Native Add-ins ohne Umwege, Versionierung von Office-Dokumenten |
| E-Mail-Systeme | Automatische Archivierung von E-Mails und Mail-Anhängen | Exchange/IMAP-Unterstützung, regelbasierte Archivierung |
| Buchhaltungssoftware | Integration mit DATEV, Lexware oder anderen Finanzsystemen | Automatische Belegarchivierung, GoBD-konforme Verknüpfung |
| Collaboration-Tools | Anbindung an Teams, SharePoint oder andere Kollaborationsplattformen | Nahtlose Zusammenarbeit ohne Systemwechsel |
Schnittstellen als entscheidender Mehrwert
Die Qualität der Systemintegration kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres DMS-Projekts entscheiden. Nativ integrierte Schnittstellen bieten deutliche Vorteile gegenüber nachträglich entwickelten Anbindungen:
Stabilität: Weniger Fehleranfälligkeit durch einheitliche Entwicklung
Performance: Optimierte Datenübertragung ohne Umwege
Wartung: Einheitliche Updates ohne Kompatibilitätsprobleme
Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung ohne Systemwechsel
Integrations-Check: Prüfen Sie nicht nur die Existenz von Schnittstellen, sondern auch deren Qualität. Fragen Sie nach Referenzen und testen Sie kritische Integrationen in einer Pilotumgebung.
Berücksichtigen Sie bei Ihrer DMS Auswahl im Vergleich unbedingt die Tiefe der vorhandenen Integrationen – besonders mit ERP- oder CRM-Systemen.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bietet verschiedene Tools für die effiziente Bearbeitung von Dokumenten:
OCR-Texterkennung: Automatische Umwandlung gescannter Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare Texte.
Versionsmanagement: Nachvollziehbare Verwaltung aller Dokumentenversionen mit Änderungshistorie.
Per Drag & Drop: Intuitive Bedienung für das Hochladen und Organisieren von Dateien.
Workflow-Automatisierung: Automatische Weiterleitung von Dokumenten basierend auf definierten Regeln.
Wer sich mit dem Gedanken an eine neue DMS Software Alternative trägt, sollte diese Bearbeitungsfunktionen im Vergleich mehrerer Dokumentenmanagementsysteme kritisch prüfen.
Die Auswahl des passenden Dokumentenmanagement Systems ist komplex, aber strukturiert lösbar. Mit über 150 verschiedenen DMS-Lösungen auf dem deutschen Markt und hunderten von Funktionen brauchen Sie eine klare Methodik für eine erfolgreiche DMS Auswahl.
Bevor Sie DMS Software Anbieter vergleichen, müssen Sie Ihren eigenen Bedarf verstehen. Eine fundierte Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für einen sinnvollen DMS Vergleich und schützt vor Fehlentscheidungen. Dieser Schritt wird oft unterschätzt, ist aber fundamental für eine erfolgreiche Softwareauswahl:
| Aspekt | Leitfragen | Relevanz für DMS Auswahl |
|---|---|---|
| Unternehmensgröße & -struktur | Wie viele Mitarbeiter? Wie viele Standorte? Welche Abteilungsstrukturen? | Bestimmt Skalierbarkeitsanforderungen, Lizenzmodell und Systemarchitektur |
| Dokumentenvolumen & -typen | Wie viele Dokumente pro Jahr? Welche Formate? Wie groß sind die Dateien? | Entscheidet über Speicherbedarf, Performance-Anforderungen und Archivierungsstrategien |
| Compliance-Anforderungen | Welche gesetzlichen Vorgaben? Welche Aufbewahrungsfristen? Welche Audit-Anforderungen? | Bestimmt notwendige Compliance-Module und Sicherheitsfeatures |
| Geschäftsprozesse | Welche Workflows sollen digitalisiert werden? Welche Genehmigungsverfahren? | Definiert Workflow-Anforderungen und Integrationsbedarf |
| IT-Infrastruktur | Welche Systeme sind bereits im Einsatz? Cloud oder On-Premise? Welche Sicherheitsrichtlinien? | Beeinflusst Architekturentscheidung und Integrationsaufwand |
| Budget & Ressourcen | Welches Budget steht zur Verfügung? Wie viel Zeit für die Einführung? Interne IT-Ressourcen? | Determiniert mögliche Preismodelle und Implementierungsstrategie |
Selbsttest: Erstellen Sie eine Dokumenteninventur Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse. Wo entstehen Dokumente? Wie werden sie aktuell verarbeitet? Wo liegen die größten Ineffizienzen?
Ein strukturierter Auswahlprozess hilft Ihnen, die optimale Dokumentenmanagementsoftware Lösung zu identifizieren. Folgen Sie diesem bewährten Vorgehen:
Schritt 1: Anforderungskatalog erstellen
Definieren Sie Must-have, Should-have und Nice-to-have Funktionen
Priorisieren Sie Anforderungen nach Geschäftswichtigkeit
Berücksichtigen Sie zukünftige Entwicklungen (3-5 Jahre)
Schritt 2: Markt-Screening
Recherchieren Sie grundsätzlich passende Anbieter
Nutzen Sie Branchenberichte und Analystenstudien
Erstellen Sie eine Longlist von 8-12 potenziellen Dokumentenmanagementsysteme
Schritt 3: Systematische Vorauswahl
Filtern Sie nach K.O.-Kriterien (Budget, Basisfunktionen, Compliance)
Reduzieren Sie auf 3-5 Kandidaten für die Detailprüfung
Holen Sie erste Referenzen ein
Schritt 4: Detailevaluation
Führen Sie Produktdemonstrationen durch
Testen Sie die Software mit realen Anwendungsfällen
Prüfen Sie Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten
Bewerten Sie Support-Qualität und Anbieter-Stabilität
Schritt 5: Entscheidung und Verhandlung
Erstellen Sie eine gewichtete Bewertungsmatrix
Verhandeln Sie Preise und Konditionen
Definieren Sie Implementierungsplan und Erfolgskriterien
| Kriterium | Bedeutung | Bewertungshilfe |
|---|---|---|
| Funktionsumfang | Abdeckung der benötigten Features und Workflows | Erstellen Sie eine gewichtete Checkliste und bewerten Sie jeden Anbieter systematisch |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Bedienung, geringe Lernkurve, Effizienz im Alltag | Führen Sie Usability-Tests mit echten Anwendern durch, achten Sie auf Klicktiefe bei Kernprozessen |
| Technische Architektur | Skalierbarkeit, Verfügbarkeit, Modernität der Plattform | Bewerten Sie Cloud vs. On-Premise, prüfen Sie Performance-Benchmarks |
| Integrationsfähigkeit | Qualität der Schnittstellen zu bestehenden Dokumentenmanagementsystemen | Testen Sie kritische Integrationen in einer Pilotumgebung |
| Compliance & Sicherheit | Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Sicherheitsstandards | Prüfen Sie Zertifizierungen, Audit-Berichte und Referenzen |
| Anbieter-Stabilität | Finanzielle Solidität, Marktposition, Produktentwicklung | Analysieren Sie Unternehmensdaten, Kundenzahlen und Investitionen in F&E |
| Support & Service | Verfügbarkeit, Reaktionszeiten, Schulungsangebote | Testen Sie den Support mit konkreten Fragen, bewerten Sie Dokumentation |
| Gesamtkosten (TCO) | Vollständige Kostenbetrachtung über 3-5 Jahre | Berechnen Sie Lizenz-, Implementations-, Wartungs- und versteckte Kosten |
Gewichtungs-Tipp: Nicht alle Kriterien sind gleich wichtig. Eine kleine Geschäftsführung priorisiert anders als ein Konzern. Definieren Sie Ihre spezifischen Gewichtungen vor der Bewertung.
Aus der Analyse zahlreicher DMS-Projekte haben wir die häufigsten Fehler identifiziert:
| Problem | Ursachen | Vermeidungsstrategien |
|---|---|---|
| Funktions-Overkill | Fokus auf beeindruckende Features statt auf tatsächliche Bedürfnisse | Konzentrieren Sie sich auf Ihre definierten Anforderungen, lassen Sie sich nicht von Marketing-Features blenden |
| Unterschätzung der Einführungskosten | Unvollständige Berücksichtigung von Schulung, Migration und Anpassung | Kalkulieren Sie 30-50% zusätzliche Kosten für Implementierung und Change Management |
| Mangelnde Mitarbeiter-Einbindung | IT-getriebene Entscheidung ohne Einbeziehung der späteren Nutzer | Bilden Sie ein interdisziplinäres Projektteam mit Vertretern aller Nutzergruppen |
| Technologie-Fixierung | Zu starker Fokus auf technische Spezifikationen statt auf Geschäftsnutzen | Bewerten Sie primär den Beitrag zur Geschäftsprozess-Optimierung |
| Unrealistische Zeitplanung | Unterschätzung des Aufwands für Datenmigration und Prozessanpassung | Planen Sie mit realistischen Zeiträumen und ausreichend Puffern |
Erfolgs-Faktoren: Die erfolgreichsten DMS-Projekte zeichnen sich durch klare Zieldefinition, starke Mitarbeiter-Einbindung und realistische Erwartungen aus. Investieren Sie in die Vorbereitung – sie entscheidet über den Projekterfolg.
Welche Arten von DMS gibt es? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen bei der ersten Orientierung. Grundsätzlich unterscheiden wir verschiedene Kategorien von DMS Software:
Nach Bereitstellungsmodell:
Cloud-DMS: Browserbasiert, als Service gemietet, keine lokale Installation
On-Premise-DMS: Lokal installiert und selbst betrieben
Hybrid-DMS: Kombination aus lokalen und Cloud-Komponenten
Nach Zielgruppe:
KMU-DMS: Einfache, kosteneffiziente Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen
Enterprise-DMS: Umfassende Lösungen für Großunternehmen mit komplexen Anforderungen
Branchenspezifische DMS: Speziell für bestimmte Industrien entwickelt
Nach Funktionsumfang:
Basis-DMS: Grundfunktionen wie Archivierung und Suche
Erweiterte DMS: Zusätzliche Workflow- und Kollaborationsfunktionen
ECM-Systeme: Umfassende Enterprise Content Management-Plattformen
Der deutsche Markt für DMS Software Lösungen ist geprägt von Dynamik und Vielfalt. Neben internationalen Technologiekonzernen konkurrieren zahlreiche spezialisierte Anbieter mit leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem Alternativen um die Gunst der Kunden. Das Marktvolumen wächst kontinuierlich – die führenden Anbieter steigerten ihre Umsätze zuletzt um 18% jährlich.
| Aspekt | Aktuelle Situation | Entwicklungstrend |
|---|---|---|
| Marktadoption | 76% der deutschen Unternehmen nutzen bereits DMS Software | Wachstum vor allem im Mittelstand: 23% planen Neuinvestitionen |
| Technologiewandel | Über 20% der Anbieter bieten SaaS-Lösungen | Starker Trend zur Cloud: Hybrid-Modelle werden Standard |
| Marktkonsolidierung | Zunehmende Übernahmen kleinerer Anbieter durch Konzerne | Stärkung der Platzhirsche, Spezialisierung der Nischenanbieter |
| Compliance-Druck | E-Rechnungspflicht ab 2026, verschärfte Datenschutzbestimmungen | DMS Software wird zu Compliance-Plattformen mit erweiterten Audit-Funktionen |
| KI-Integration | Erste KI-Features in 30% der modernen Dokumentenmanagement Systeme | KI wird zum Differenzierungsmerkmal für Dokumentenanalyse |
Die steigende Zahl an Cloud-Anwendungen zeigt: Viele Unternehmen ziehen heute flexible Dokumentenmanagementsysteme in der Cloud klassischen On-Premise-Lösungen vor. Ein Vergleich von DMS Software Alternativen hilft, das richtige Betriebsmodell zu finden.
Die DMS Software-Landschaft lässt sich in verschiedene Kategorien unterteilen:
| Anbieter-Typ | Vertreter | Stärken | Zielgruppe |
|---|---|---|---|
| Internationale Konzerne | Microsoft (SharePoint), OpenText, IBM, Oracle | Skalierbarkeit, umfassende Plattformen, globale Präsenz | Großunternehmen, Konzerne |
| Deutsche Marktführer | DocuWare, d.velop, ELO Digital Office | Lokale Präsenz, deutsche Compliance, mittelstandsgerechte Lösungen | Mittelstand, deutsche Unternehmen |
| Cloud-Spezialisten | M-Files, OnlyOffice, Alfresco | Moderne Architektur, flexible Deployment-Modelle | Wachsende Unternehmen, Remote-Teams |
| Nischenspezialisten | bitfarm-Archiv, windream, Fabasoft | Branchenfokus, spezialisierte Compliance-Features | Spezifische Branchen, öffentliche Verwaltung |
| Anbieter | Gründung | Besonderheiten | Zielgruppe | Technologie |
|---|---|---|---|---|
| DocuWare | 1988 (Ricoh-Gruppe) | Starke Workflow-Engine, umfangreiche OCR-Funktionen | Mittelstand bis Enterprise | Cloud/On-Premise |
| d.velop | 1992 | Excellent Microsoft 365-Integration, moderne Cloud-Plattform | Mittelstand, Konzerne | Cloud-First |
| ELO Digital Office | 1984 | Modulares System, stark in deutschen Behörden | Mittelstand, öffentliche Verwaltung | Hybrid |
| Microsoft SharePoint | Teil von M365 | Nahtlose Office-Integration, weit verbreitet | Alle Unternehmensgrößen | Cloud/On-Premise |
| OpenText | 1991 | Globaler Marktführer, Enterprise Content Cloud | Großunternehmen | Cloud-fokussiert |
| M-Files | 1989 | Metadaten-basierte Architektur, KI-Features | Mittelstand, Konzerne | Cloud/On-Premise |
d.velop documents ist ein prominentes Beispiel für moderne Cloud-Dokumentenmanagementsoftware. Das System bietet eine benutzerfreundliche Web-App mit starker Microsoft 365-Integration und eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, die Wert auf einfache Bedienung und schnelle Implementierung legen.
Open Source DMS Lösungen wie Alfresco Community oder SeedDMS bieten eine kostenlose Alternative für Unternehmen mit begrenztem Budget und eigenen IT-Ressourcen. Diese Dokumentenmanagementsysteme erfordern jedoch mehr technisches Know-how für Installation und Wartung. Solche Dokumentenmanagement Systeme
DMS Testsieger werden regelmäßig von Fachmagazinen gekürt. Aktuelle Bewertungen finden Sie in Publikationen wie dem "ECM-Navigator" oder in Online-Vergleichsportalen.
Marktbeobachtung: Der Markt durchläuft eine Konsolidierungsphase. Große Anbieter übernehmen kleinere Spezialisten, um ihr Portfolio zu erweitern. Parallel drängen agile Cloud-Anbieter mit innovativen Features in den Markt. Ein regelmäßiger DMS Vergleich hilft Ihnen, neue Anbieter mit innovativen Funktionen frühzeitig zu erkennen.
Wie viel kostet ein DMS? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da die Kosten stark variieren:
| Modell | Beschreibung | Kostenbeispiele | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Lizenzkauf (On-Premise) | Einmalige Lizenzgebühr plus jährliche Wartung | 4.000-15.000€ pro Server, 15-25% Wartung p.a. | Große Unternehmen mit eigener IT |
| User-basierte Abos | Monatliche Gebühr pro Benutzer | 30-100€ pro Nutzer/Monat je nach Funktionsumfang | Mittelstand, skalierbare Software Lösung |
| Volumen-basierte Abos | Berechnung nach Dokumentenanzahl oder Speicher | 0,01-0,10€ pro verarbeitetes Dokument | Unternehmen mit schwankender Nutzung |
| Hybrid-Modelle | Kombination aus Grundlizenz und Cloud-Services | Basislizenz + variable Cloud-Kosten | Unternehmen mit gemischten Anforderungen |
Beispiel-Kalkulation für 50 Mitarbeiter:
| Kostenart | On-Premise (3 Jahre) | Cloud-Abo (3 Jahre) |
|---|---|---|
| Initiale Kosten | 25.000€ (Lizenzen) | 5.000€ (Setup) |
| Hardware/Infrastruktur | 8.000€ | 0€ |
| Implementierung | 15.000€ | 10.000€ |
| Laufende Kosten | 18.750€ (Wartung) | 81.000€ (Abos) |
| Gesamtkosten | 66.750€ | 96.000€ |
TCO-Hinweis: Die Gesamtkosten gehen über reine Lizenzgebühren hinaus. Berücksichtigen Sie Implementierung, Schulung, Wartung und versteckte Kosten wie Datenmigration oder Systemanpassungen.
Die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen ist ein komplexes Projekt, das weit über die reine Software-Installation hinausgeht. Erfolgreiche DMS-Projekte zeichnen sich durch sorgfältige Planung, realistische Zeitschätzungen und durchdachtes Change Management aus.
Die Implementierungsdauer variiert erheblich je nach Projektumfang und Unternehmensgröße:
| Projektphase | Kleine Unternehmen (bis 50 Mitarbeiter) | Mittelstand (50-500 Mitarbeiter) | Großunternehmen (>500 Mitarbeiter) |
|---|---|---|---|
| Vorbereitung & Analyse | 1-2 Wochen | 2-4 Wochen | 4-8 Wochen |
| Systemauswahl & Konzeption | 2-4 Wochen | 4-8 Wochen | 8-16 Wochen |
| Installation & Konfiguration | 1-2 Wochen | 2-4 Wochen | 4-12 Wochen |
| Datenmigration | 1-3 Wochen | 3-8 Wochen | 8-20 Wochen |
| Schulung & Tests | 1-2 Wochen | 2-4 Wochen | 4-8 Wochen |
| Rollout & Stabilisierung | 1-2 Wochen | 2-6 Wochen | 6-12 Wochen |
| Gesamt-Projektdauer | 1-3 Monate | 3-6 Monate | 6-12+ Monate |
Zeitplanung-Tipp: Planen Sie zusätzlich 30-50% Puffer für unvorhergesehene Herausforderungen ein. Komplexe Datenmigration oder umfangreiche Anpassungen können die Projektdauer erheblich verlängern.
Die Migration bestehender Dokumente ist oft die größte Herausforderung bei DMS-Projekten. Typische Datenquellen sind:
| Datenquelle | Herausforderungen | Lösungsansätze |
|---|---|---|
| Dateiserver | Unstrukturierte Ablage, inkonsistente Benennung | Automatisierte Klassifizierung, Metadaten-Mapping |
| E-Mail-Archive | Große Datenmengen, verschiedene Formate | Stufenweise Migration, Archivierungs-Tools |
| Altsysteme | Proprietäre Formate, eingeschränkte Export-Optionen | Spezielle Konverter, manuelle Nachbearbeitung |
| Papierarchive | Physische Digitalisierung erforderlich | Scan-Services, OCR-Verarbeitung |
Best Practices für erfolgreiche Datenmigration:
Datenbereinigung vor Migration: Entfernen Sie veraltete oder irrelevante Dokumente
Pilotmigration: Testen Sie den Prozess mit einer kleinen Datenmenge
Stufenweise Übernahme: Migrieren Sie in Etappen statt alles auf einmal
Validierung: Prüfen Sie stichprobenartig die Qualität der migrierten Daten
Backup-Strategie: Sichern Sie Originaldaten bis zum erfolgreichen Abschluss
Der Erfolg eines DMS-Projekts hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Typische Widerstände entstehen durch:
| Widerstand | Ursache | Lösungsansatz |
|---|---|---|
| Gewohnheit | "Das haben wir immer so gemacht" | Vorteile klar kommunizieren, Quick Wins aufzeigen |
| Überforderung | Angst vor neuer Technologie | Strukturierte Schulungen, Peer-Learning |
| Zeitdruck | Keine Zeit für Einarbeitung | Realistische Einführungsplanung, Entlastung schaffen |
| Skepsis | Negative Erfahrungen mit IT-Projekten | Transparente Kommunikation, Erfolge sichtbar machen |
Erfolgreiche Change-Management-Strategien:
Early Adopters identifizieren: Finden Sie technikaffine Mitarbeiter als Multiplikatoren
Schulungskonzept entwickeln: Zielgruppenspezifische Trainings mit Praxisbezug
Kommunikation intensivieren: Regelmäßige Updates über Projektfortschritt
Erfolge feiern: Machen Sie Verbesserungen und Zeitersparnisse sichtbar
Akzeptanz-Tipp: Beziehen Sie Mitarbeiter bereits in die Auswahlphase ein. Wer mitentscheiden durfte, akzeptiert die DMS Software später eher.
Die Wirtschaftlichkeit von DMS Software lässt sich durch verschiedene Kennzahlen messen:
| Kennzahl | Messverfahren | Typische Verbesserungen |
|---|---|---|
| Suchzeiten | Zeitmessung vor/nach Einführung | Reduzierung um 60-80% |
| Prozessdurchlaufzeiten | Workflow-Analyse | Beschleunigung um 40-60% |
| Papierkosten | Kostenvergleich | Einsparung von 30-50% |
| Compliance-Bereitschaft | Audit-Ergebnisse | Deutlich verbesserte Bewertungen |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Umfragen | 66% positive Rückmeldungen |
Beispiel-ROI-Rechnung für 100 Mitarbeiter:
Investition: 150.000€ (Lizenzen, Implementierung, Schulung)
Jährliche Einsparungen:
Zeitersparnis: 15 Min/Tag × 100 Mitarbeiter × 220 Tage × 50€/Std = 137.500€
Papier/Druck: 25.000€
Compliance-Risiken: 15.000€
Gesamtersparnis: 177.500€ p.a.
ROI: 18% (Amortisation nach 10 Monaten)
Erfolgs-Messung: Definieren Sie vor Projektstart klare Erfolgskriterien und messen Sie diese kontinuierlich. Nur so können Sie den tatsächlichen Nutzen Ihres DMS-Projekts belegen.
Die technische Basis Ihres Dokumentenmanagement Systems bestimmt maßgeblich deren Leistungsfähigkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit. Moderne DMS-Lösungen basieren auf bewährten Technologien, unterscheiden sich aber erheblich in Architektur und Sicherheitskonzepten.
Die Wahl der Bereitstellungsform ist eine fundamentale Entscheidung mit weitreichenden Konsequenzen:
| Aspekt | Cloud/SaaS | On-Premise | Hybrid |
|---|---|---|---|
| Investitionsmodell | OpEx: Monatliche Abos, geringe Anfangsinvestition | CapEx: Hohe Anfangsinvestition, niedrigere laufende Kosten | Gemischt |
| Skalierbarkeit | Dynamisch anpassbar, sofortige Ressourcen-Verfügbarkeit | Begrenzt durch Hardware, Aufrüstung erforderlich | Flexible Lastverteilung |
| Wartung & Updates | Automatisch durch Anbieter, immer aktuell | Manuell durch interne IT, kontrollierte Updates | Teilweise automatisiert |
| Verfügbarkeit | Abhängig von Internetverbindung und Anbieter-SLA | Unabhängig vom Internet, lokale Kontrolle | Ausfallsicherheit durch Redundanz |
| Datensicherheit | Abhängig vom Anbieter und Rechenzentrum-Standort | Volle Kontrolle, aber auch volle Verantwortung | Sensitive Daten lokal, Standard-Prozesse in Cloud |
| Zugriffsmöglichkeiten | Ortsunabhängig, Multi-Device, Mobile-optimiert | Primär im Unternehmensnetzwerk, VPN erforderlich | Beste Flexibilität |
Mythos Betriebssystem-Abhängigkeit
Ein häufiges Missverständnis: Moderne Cloud-DMS Software ist vollständig betriebssystemunabhängig. Sie benötigt lediglich einen aktuellen Webbrowser und funktioniert auf Windows, macOS, Linux und mobilen Plattformen gleichermaßen. On-Premise-Lösungen hingegen sind oft an spezifische Betriebssysteme gebunden.
Entscheidungshilfe: Cloud-Dokumentenmanagementsysteme eignet sich besonders für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung, mit verteilten Standorten oder starkem Mobile-Arbeitsplatz-Anteil. On-Premise-Systeme sind vorteilhaft bei hohen Sicherheitsanforderungen, umfangreichen Anpassungen oder kritischer Internetabhängigkeit.
Die Integrationsfähigkeit entscheidet über die Alltagstauglichkeit Ihrer DMS Software. Moderne Systeme müssen nahtlos mit der bestehenden Systemlandschaft kommunizieren:
| Integrations-Bereich | Relevante Standards | Typische Anwendungsfälle |
|---|---|---|
| ERP-Systeme | SAP ArchiveLink, ODBC/JDBC, REST-APIs | Automatische Rechnungsarchivierung, Vertragsverwaltung |
| Office-Anwendungen | COM Add-ins, Microsoft Graph API | Direktes Speichern aus Word/Excel, E-Mail-Archivierung |
| Buchhaltungssoftware | DATEV-Schnittstellen, BMD-Konnektoren | GoBD-konforme Belegarchivierung |
| Workflow-Systeme | BPMN 2.0, REST-APIs | Prozessautomatisierung, Statusabfragen |
| Authentifizierung | LDAP, Active Directory, SAML 2.0 | Single Sign-On, Benutzer-Synchronisation |
| Mobile Apps | Native iOS/Android-Apps, Progressive Web Apps | Mobiler Dokumentenzugriff, Offline-Synchronisation |
API-Verfügbarkeit als Zukunftssicherung
| API-Typ | Beschreibung | Vorteile |
|---|---|---|
| Offene REST-APIs | Vollständig dokumentierte Schnittstellen | Maximale Flexibilität für individuelle Integrationen |
| Webhook-Support | Ereignisbasierte Benachrichtigungen | Echtzeitintegration mit Drittsystemen |
| GraphQL-APIs | Moderne, effiziente Datenabfrage | Optimierte Performance für komplexe Anfragen |
DMS Software verwaltet oft die sensibelsten Unternehmensdaten. Entsprechend hoch sind die Sicherheitsanforderungen:
| Sicherheitsaspekt | Technische Umsetzung | Compliance-Relevanz |
|---|---|---|
| Zugriffskontrolle | Rollenbasierte Berechtigungen (RBAC), Multi-Faktor-Authentifizierung | DSGVO Art. 32, BSI-Grundschutz |
| Datenverschlüsselung | AES-256 für Speicher, TLS 1.3 für Transport | DSGVO Art. 32, PCI DSS |
| Audit-Trails | Unveränderbare Protokollierung aller Zugriffe | GoBD, ISO 27001 |
| Backup & Recovery | 3-2-1-Backup-Strategie, Point-in-Time-Recovery | Geschäftskontinuität, Disaster Recovery |
| Revisionssichere Archivierung | Zeitstempel, Hash-Werte, Unveränderbarkeit | GoBD, eIDAS-Verordnung |
SSL-Verschlüsselung ist heute Standard bei allen seriösen Dokumentenmanagement Systemen -Anbietern und gewährleistet sichere Datenübertragung zwischen Browser und Server.
Zertifizierungen und Standards:
ISO 27001: Informationssicherheits-Managementsystem
BSI C5: Cloud-Sicherheitsstandard für deutsche Behörden
SOC 2 Type II: Internationale Sicherheits- und Verfügbarkeitszertifizierung
DSGVO-Konformität: Datenschutz-Grundverordnung
GoBD-Zertifizierung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Sicherheits-Tipp: Fordern Sie vom Anbieter aktuelle Zertifikate und Penetrationstests an. Seriöse Anbieter führen regelmäßige Security-Audits durch unabhängige Prüfer durch.
Die Leistungsfähigkeit Ihrer DMS Software hängt von verschiedenen technischen Faktoren ab:
| Performance-Aspekt | Technische Faktoren | Optimierungsansätze |
|---|---|---|
| Suchgeschwindigkeit | Indexierung-Engine, Volltextsuche | Elasticsearch, Apache Solr |
| Dokumenten-Rendering | PDF-Engines, Bildkonvertierung | GPU-beschleunigte Verarbeitung |
| Concurrent Users | Anwendungsarchitektur, Load Balancing | Microservices, Container-Orchestrierung |
| Speicher-Performance | Datenbank-Optimierung, Caching | In-Memory-Datenbanken, CDN |
| Mobile Performance | Responsive Design, Offline-Funktionalität | Progressive Web Apps, lokale Caching |
Skalierungsmodelle:
Vertikale Skalierung: Stärkere Hardware (CPU, RAM, Storage)
Horizontale Skalierung: Mehrere Server, Load Balancing
Cloud-Skalierung: Automatische Ressourcen-Anpassung
Edge Computing: Dezentrale Verarbeitung für bessere Performance
Die DMS Software-Branche steht vor einem Paradigmenwechsel. Künstliche Intelligenz, erweiterte Automatisierung und neue regulatorische Anforderungen prägen die Entwicklung moderner Dokumentenmanagement Systeme. Wer heute investiert, sollte diese Trends verstehen und berücksichtigen.
KI-Technologien transformieren Dokumentenmanagement Software von passiven Speichern zu intelligenten Assistenten:
| KI-Anwendung | Funktionsweise | Praktischer Nutzen |
|---|---|---|
| Automatische Klassifizierung | Machine Learning erkennt Dokumenttypen und ordnet sie entsprechend ein | Reduzierung manueller Sortierarbeit um 85% |
| Intelligente Datenextraktion | NLP extrahiert relevante Informationen aus unstrukturierten Dokumenten | Automatische Erfassung von Rechnungsdaten, Vertragsinhalten |
| Semantische Suche | Verständnis des Suchkontexts statt nur Stichwortsuche | Treffergenauigkeit steigt um 60%, weniger irrelevante Ergebnisse |
| Predictive Analytics | Vorhersage von Dokumenten-Workflows und Compliance-Risiken | Proaktive Erinnerungen, Risikofrüherkennung |
| Chatbot-Integration | Natürlichsprachige Interaktion mit des Dokumentenmanagementsystems | Self-Service für Mitarbeiter, 24/7-Verfügbarkeit |
Generative KI als Dokumentenassistent:
Moderne Dokumentenmanagement Software nutzt große Sprachmodelle (LLM) für:
Automatische Zusammenfassungen von langen Dokumenten
Intelligente Antworten auf Fragen zu Dokumenteninhalten
Compliance-Prüfungen durch Analyse von Vertragsklauseln
Übersetzungsunterstützung für mehrsprachige Dokumente
KI-Trend: Bis 2026 werden voraussichtlich 80% aller neuen DMS-Implementierungen KI-Features enthalten. Archive entwickeln sich vom statischen Speicher zum intelligenten Wissenssystem.
Die Demokratisierung der Workflow-Erstellung ermöglicht es Fachanwendern, eigene Automatisierungen zu schaffen:
| Automatisierungs-Typ | Beschreibung | Anwendungsbeispiele |
|---|---|---|
| Robotic Process Automation (RPA) | Software-Roboter übernehmen repetitive Aufgaben | Automatische Rechnungsverarbeitung, Datenübertragung zwischen Systemen |
| Low-Code-Workflow-Designer | Grafische Modellierung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung | Genehmigungsverfahren, Eskalationsprozesse |
| Intelligente Formulare | Dynamische Formulare mit automatischer Datenvalidierung | Digitale Anträge, Kundendaten-Erfassung |
| Event-gesteuerte Automatisierung | Reaktion auf definierte Ereignisse (Dokumenteneingang, Fristablauf) | Automatische Weiterleitung, Erinnerungen |
Workflow Manager werden zu intuitiven Tools, die auch Fachanwender ohne IT-Kenntnisse bedienen können.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen entwickeln sich kontinuierlich weiter:
| Regulatorische Entwicklung | Auswirkungen auf DMS Software | Handlungsempfehlungen |
|---|---|---|
| E-Rechnungspflicht ab 2026 | Alle B2B-Rechnungen müssen elektronisch verarbeitet werden | DMS Software muss ZUGFeRD/XRechnung unterstützen, Workflow-Integration |
| NIS2-Richtlinie | Verschärfte Cybersicherheits-Anforderungen für kritische Unternehmen | Erhöhte Sicherheitsstandards, Incident-Response-Verfahren |
| EU-Datengesetz (Data Act) | Neue Regeln für Datenzugang und -portabilität | Verbesserte Export-/Import-Funktionen, Interoperabilität |
| Digitale Identitäten (eIDAS 2.0) | Europäische Digitale Geldbörse für sichere Authentifizierung | Integration digitaler Identitäten, erweiterte Signatur-Optionen |
| Innovation | Beschreibung | Potenzielle Auswirkungen |
|---|---|---|
| Edge Computing | Lokale Datenverarbeitung für bessere Performance | Reduzierte Latenz, Offline-Fähigkeiten |
| Blockchain für Dokumentenintegrität | Unveränderbare Nachweise für Dokumentenechtheit | Erhöhte Rechtssicherheit, Betrugsschutz |
| Augmented Reality (AR) | Kontextuelle Dokumenten-Anzeige in der realen Welt | Wartungsanleitungen, Qualitätssicherung |
| Quantum-resistente Verschlüsselung | Schutz vor zukünftigen Quantencomputern | Langfristige Datensicherheit |
Die Transformation der Arbeitsweise beeinflusst Dokumentenmanagement-Software-Anforderungen:
Hybrid Work: Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Büro und Homeoffice
Asynchrone Kollaboration: Zeitzonenübergreifende Dokumentenbearbeitung
Mobile-First: Vollwertiger Dokumentenzugriff auf Mobilgeräten
Voice Interfaces: Sprachgesteuerte Dokumentensuche und -bearbeitung
Biometrische Authentifizierung: Sichere und benutzerfreundliche Zugangskontrollen
Zukunftsausblick: Das Dokumentenmanagement wird zunehmend unsichtbar und intelligent. Anstatt Dokumente zu verwalten, orchestrieren DMS-Systeme Informationsflüsse und unterstützen Entscheidungsprozesse proaktiv.
Was ist ein DMS-Test? Ein strukturierter Test hilft bei der objektiven Bewertung verschiedener Dokumentenmanagement Software-Lösungen unter realen Bedingungen.
Testphasen:
Funktionstest: Überprüfung aller relevanten Features
Usability-Test: Bewertung der Benutzerfreundlichkeit
Performance-Test: Messung von Geschwindigkeit und Stabilität
Integrationstest: Prüfung der Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Sicherheitstest: Evaluierung der Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen
Ein systematischer Vergleich verschiedener DMS Software-Lösungen sollte folgende Kriterien berücksichtigen:
| Vergleichskriterium | Gewichtung | Bewertungsmethode |
|---|---|---|
| Funktionsumfang | 25% | Feature-Checkliste, Vollständigkeit der Kernfunktionen |
| Benutzerfreundlichkeit | 20% | Usability-Tests mit realen Anwendern |
| Performance | 15% | Ladezeiten, Concurrent-User-Tests |
| Integration | 15% | Schnittstellen-Tests mit bestehenden Systemen |
| Sicherheit | 15% | Zertifizierungen, Penetrationstests |
| Support & Service | 10% | Response-Zeiten, Telefon-Support-Qualität |
DMS Testsieger werden oft von Fachmedien gekürt, aber beachten Sie:
Tests spiegeln nicht immer Ihre spezifischen Anforderungen wider
Bewertungen können zeitlich überholt sein
Herstellergesponserte Tests sind kritisch zu betrachten
Eigene Meinung bilden: Verlassen Sie sich nicht nur auf externe Tests, sondern führen Sie eigene Evaluierungen durch.
| Begriff | Definition |
|---|---|
| Dokumentenmanagementsystem (DMS) | Software zur elektronischen Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten |
| Enterprise Content Management (ECM) | Umfassende Verwaltung aller Unternehmensinhalte, nicht nur strukturierte Dokumente |
| Revisionssichere Archivierung | Unveränderbare Langzeitspeicherung mit Audit-Trails gemäß gesetzlichen Vorgaben |
| OCR-Texterkennung | Optical Character Recognition - Umwandlung gescannter Dokumente in durchsuchbaren Text |
| Workflow-Management | Automatisierte Steuerung von Geschäftsprozessen und Dokumentenabläufen |
| GoBD | Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – deutsche Vorschriften für digitale Buchführung |
| Volltextsuche | Durchsuchung des kompletten Textinhalts aller Dokumente |
| Metadaten | Strukturierte Informationen über Dokumente (Autor, Datum, Schlagworte) |
| Versionsmanagement | Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments mit Änderungshistorie |
| Audit-Trail | Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen |
| ZUGFeRD/XRechnung | Deutsche/europäische Standards für elektronische Rechnungen |
| Single Sign-On (SSO) | Einmalige Anmeldung für Zugriff auf mehrere Systeme |
| Dokumenteneingang | Prozess der Erfassung und ersten Bearbeitung eingehender Dokumente |
| Dokumentenprozesse | Alle Arbeitsschritte von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung |
| Verwaltung von Dokumenten | Gesamtheit aller Tätigkeiten zur Organisation und Kontrolle von Dokumenten |
| Archivierung von Dokumenten | Langfristige, unveränderbare Speicherung von Dokumenten |
Branchenverbände & Organisationen:
BITKOM e.V. – Digitale Transformation und DMS-Studien
VOI (Verband Organisations- und IT-Consulting) – Best Practices für Digitalisierung
ECM-Guide – Branchenportal für Enterprise Content Management
Fachpublikationen:
"manage it" – Fachmagazin für IT-Management
"DMS Expo" – Jährliche Fachmesse für Dokumentenmanagement
"ECM-Navigator" – Marktübersichten und Anbietervergleiche
Online-Communities:
XING-Gruppe "Dokumentenmanagement"
LinkedIn-Communities zu ECM und Dokumentenmanagementsystem
Anbieter-spezifische User Groups
Zertifizierungen & Weiterbildung:
AIIM (Association for Intelligent Information Management)
DOV (Deutscher Organisationsverband) – Zertifizierungen
IHK-Seminare zu digitalem Dokumentenmanagement
Die Dokumentenmanagement-Software ist unter verschiedenen Namen bekannt: Dokumentenmanagementsoftware, Dokumentenverwaltungssystem, Dokumentenarchivierungssystem, Enterprise Content Management System (ECMS), Digitale Akte, Archivsystem oder Management System für Dokumente. In Unternehmen werden oft auch die Begriffe Aktenmanagement, Dokumentenablage oder Informationsmanagement-System verwendet.
Die Wahl der richtigen Dokumentenmanagement Software ist eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen auf Effizienz, Compliance und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Ein Vergleich von DMS Alternativen zeigt: Es gibt nicht die „
