Dokumentenmanagement mit ELO

ELO gehört zu den etablierten Anbietern für Dokumentenmanagement im deutschsprachigen Raum. Die Software richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die ihre Dokumente, E-Mails und Geschäftsprozesse digital verwalten möchten. Mit über 25 Jahren Erfahrung bietet ELO verschiedene Lösungen – von der klassischen On-Premises-Installation bis zur Cloud-Variante.

Die ELO Digital Office GmbH mit Hauptsitz in Stuttgart entwickelt Softwarelösungen, die sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassen lassen. Das Portfolio reicht vom Dokumentenmanagement über Workflow-Automatisierung bis hin zu branchenspezifischen Lösungen. Dabei setzt ELO auf eine Kombination aus bewährter Technologie und kontinuierlicher Weiterentwicklung.

🟦 Funktionen – Was kann ELO?

Dokumentenverwaltung & Archivierung

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Dateitypen werden revisionssicher in einer strukturierten Datenbank gespeichert.
• Versionierung: Jede Dokumentenänderung wird automatisch protokolliert und bleibt nachvollziehbar.
• Volltextsuche: Dokumente lassen sich über Inhalte, Metadaten und Verschlagwortung schnell auffinden.
• Automatische Klassifizierung: Dokumente werden per KI erkannt und regelbasiert kategorisiert.

Workflow & Automatisierung

• Workflow-Designer: Geschäftsprozesse lassen sich grafisch modellieren und ohne Programmierung erstellen.
• Automatische Benachrichtigungen: Beteiligte erhalten E-Mails oder System-Meldungen bei Aufgaben und Fristen.
• Freigabe-Prozesse: Mehrstufige Genehmigungen werden digital abgebildet und nachverfolgt.

E-Mail-Integration

• Outlook-Integration: E-Mails werden direkt aus Outlook heraus archiviert und verknüpft.
• Automatische Postfachüberwachung: Eingehende Mails landen regelbasiert in definierten Strukturen.

Zusammenarbeit & Zugriff

• Mobile Apps: iOS- und Android-Apps ermöglichen mobilen Zugriff auf das Archiv.
• Webbasierter Zugriff: Der ELO Webclient funktioniert browserbasiert ohne lokale Installation.
• Berechtigungskonzept: Zugriffsrechte werden granular nach Rollen, Gruppen und Einzelpersonen gesteuert.

Spezialfunktionen

• Digitale Signatur: Dokumente können rechtskonform elektronisch signiert werden.
• Postkorb-System: Unbearbeitete Dokumente werden in digitalen Eingangskörbern gesammelt.
• Scanintegration: Papierbelege werden über Scan-Stationen direkt ins System übernommen.

🟨 Besonderheiten – Was macht ELO einzigartig?

Flexible Deployment-Optionen

ELO bietet alle gängigen Betriebsmodelle: klassische On-Premises-Installation auf eigenen Servern, private Cloud-Lösungen bei deutschen Rechenzentrumspartnern oder die ELO Cloud direkt vom Hersteller. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre bevorzugte IT-Strategie beizubehalten. Allerdings erfordert gerade die On-Premises-Variante erhebliches internes IT-Know-how für Betrieb und Wartung.

Branchen-Templates und Lösungspakete

Der Anbieter stellt vorkonfigurierte Lösungen für spezifische Branchen bereit – etwa für öffentliche Verwaltung, Immobilienwirtschaft oder Steuerberatung. Diese Templates beschleunigen die Implementierung, da typische Prozesse und Dokumentenstrukturen bereits vordefiniert sind. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass individualisierte Anpassungen oft trotzdem notwendig werden, was zusätzliche Beratungsleistungen erfordert.

Deutschsprachiger Support und Rechenzentren

ELO entwickelt und betreibt seine Lösungen primär in Deutschland. Support, Hosting und Rechenzentren befinden sich im deutschsprachigen Raum, was für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen relevant ist. Die internationale Ausrichtung ist im Vergleich zu globalen Anbietern weniger stark ausgeprägt – mehrsprachige Oberflächen und internationaler Support sind eingeschränkter verfügbar.

Integrierte KI-Funktionen

Mit ELOenterprise werden KI-gestützte Funktionen für die automatische Dokumentenerkennung, Klassifizierung und Datenextraktion angeboten. Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge werden automatisch erkannt und relevante Informationen extrahiert. Die Genauigkeit hängt jedoch stark von der Dokumentenqualität und dem Training der Systeme ab.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich ELO besonders?

Mittelständische Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen ELO ist für Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitenden konzipiert, die strukturierte Workflows und revisionssichere Archivierung benötigen. Die Lösung eignet sich besonders, wenn mehrere Abteilungen mit definierten Freigabe- und Bearbeitungsprozessen arbeiten. Die Workflow-Engine ermöglicht die Abbildung auch komplexer, mehrstufiger Prozesse.

Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen Branchen wie Steuerberatung, Gesundheitswesen oder öffentliche Verwaltung finden in ELO eine GoBD-konforme und DSGVO-gerechte Lösung. Die revisionssichere Archivierung und detaillierte Protokollierung erfüllen gesetzliche Anforderungen. Die deutschen Rechenzentrumsstandorte bieten zusätzliche Sicherheit bei sensiblen Daten.

Unternehmen mit bestehender Microsoft-Infrastruktur Die enge Integration in Microsoft-Produkte – insbesondere Outlook, Office und SharePoint – macht ELO für Organisationen interessant, die bereits auf Microsoft setzen. Dokumente lassen sich direkt aus Word oder Excel heraus im DMS ablegen, E-Mails werden nahtlos archiviert.

IT-affine Organisationen mit internen Ressourcen ELO bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, erfordert jedoch entsprechendes Know-how. Unternehmen mit eigenen IT-Abteilungen können das System individuell anpassen und optimal nutzen. Für kleinere Betriebe ohne IT-Kompetenz kann die Komplexität zur Herausforderung werden.

Auswahlkriterien für ELO

Unternehmensgröße und Nutzeranzahl: Die Lizenzmodelle sind ab etwa 10 Nutzern wirtschaftlich, optimal bei 50-500 Anwendern. Für Einzelnutzer oder sehr kleine Teams gibt es kostengünstigere Alternativen.

Branchenanforderungen: Prüfen Sie, ob für Ihre Branche ein vorkonfiguriertes Template existiert. Dies reduziert Implementierungsaufwand und -kosten erheblich.

IT-Strategie und Ressourcen: Klären Sie, ob Sie On-Premises betreiben möchten oder die Cloud bevorzugen. On-Premises erfordert