Content für d.velop documents

🟦 Funktionen – Was kann d.velop documents?

Dokumentenerfassung & Digitalisierung

• Scanmodul mit OCR: Papier-Dokumente automatisch erfassen und durchsuchbar machen
• E-Mail-Integration: Eingehende E-Mails direkt ins DMS übernehmen
• Drag & Drop-Upload: Dateien einfach per Ziehen ins System laden

Strukturierung & Verwaltung

• Metadaten-Management: Dokumente mit individuellen Eigenschaften systematisch beschreiben
• Volltextsuche: Inhalte dokument- und archivübergreifend finden
• Verschlagwortung: Flexible Kategorisierung durch Schlagworte und Tags

Workflows & Zusammenarbeit

• Workflow-Engine: Dokumentenprozesse wie Rechnungsfreigabe automatisiert steuern
• Aufgabenverwaltung: Zuständigkeiten digital zuweisen und nachverfolgen
• Versionsmanagement: Bearbeitungsschritte lückenlos dokumentieren

Zugriffssteuerung & Sicherheit

• Granulare Berechtigungen: Zugriffsrechte bis auf Dokumentenebene definieren
• Revisionssichere Archivierung: Rechtskonforme Aufbewahrung nach GoBD
• Audit-Trails: Alle Zugriffe und Änderungen protokolliert

Integration & Mobilität

• Microsoft 365-Integration: Dokumente direkt aus Office-Anwendungen speichern
• Mobile Apps: Zugriff auf Dokumente von Smartphone und Tablet
• Web-Client: Browserbasierte Nutzung ohne lokale Installation

🟨 Besonderheiten – Was macht d.velop documents einzigartig?

Cloud-Native Architektur mit deutscher Datenhaltung

d.velop documents ist konsequent für die Cloud entwickelt und nutzt Microsoft Azure-Rechenzentren in Deutschland. Die DSGVO-konforme Datenhaltung ermöglicht schnelle Updates ohne lokale IT-Wartung. Allerdings bindet dies Unternehmen an die Azure-Infrastruktur – wer ausschließlich On-Premises arbeiten muss, sollte alternative d.velop-Lösungen prüfen.

Tiefe Microsoft 365-Integration

Das System fügt sich nahtlos in die Microsoft-Welt ein: Dokumente lassen sich direkt aus Word, Excel oder Outlook heraus speichern und archivieren. SharePoint-Nutzer können d.velop als zentrale Archivierungsebene nutzen. Diese Stärke wird zur Schwäche für Organisationen mit Google Workspace oder anderen Office-Suiten – hier fehlen vergleichbare Integrationen.

Low-Code-Workflow-Designer

Fachabteilungen können mit dem visuellen Designer einfache Freigabeprozesse selbst erstellen, ohne Programmierung. Vordefinierte Templates für Rechnungsworkflows oder Urlaubsanträge beschleunigen die Einführung. Bei hochkomplexen Prozessen mit vielen Verzweigungen stoßen Low-Code-Ansätze jedoch an Grenzen – dann ist Entwicklerunterstützung erforderlich.

Modularer Aufbau mit App-Ökosystem

Über den d.velop Store können Zusatzmodule wie Vertragsmanagement oder digitale Personalakte flexibel ergänzt werden. Diese Erweiterbarkeit ermöglicht schrittweises Wachsen mit den Anforderungen. Der Nachteil: Jedes Modul verursacht zusätzliche Kosten, was die Gesamtinvestition schwer kalkulierbar macht.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich d.velop documents besonders?

Mittelständische Unternehmen mit Microsoft 365 Betriebe zwischen 50 und 500 Mitarbeitern, die bereits Office 365 oder Microsoft 365 einsetzen, profitieren von der nahtlosen Integration. Die Cloud-Lösung entlastet die IT-Abteilung von Wartungsaufgaben und wächst mit steigendem Dokumentenvolumen mit.

Organisationen mit standardisierten Prozessen Unternehmen, die wiederkehrende Abläufe wie Rechnungsfreigaben, Bestellungen oder Vertragsmanagement digitalisieren möchten, finden in den vorkonfigurierten Workflows schnelle Einsatzmöglichkeiten. Die Low-Code-Anpassungen ermöglichen Optimierungen ohne lange Entwicklungszeiten.

Wachstumsorientierte Betriebe ohne eigene IT-Infrastruktur Start-ups und expandierende Firmen ohne großes IT-Team schätzen die sofort verfügbare Cloud-Lösung. Keine Server-Investitionen, keine Backup-Strategien – der Anbieter übernimmt die technische Basis.

GoBD-pflichtige Branchen mit Compliance-Anforderungen Steuerberatungen, Buchhaltungsabteilungen und prüfungspflichtige Unternehmen erfüllen mit der revisionssicheren Archivierung gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die protokollierte Nachvollziehbarkeit erleichtert interne und externe Audits.

Wichtige Auswahlkriterien

Bestehende IT-Landschaft: Prüfen Sie die Microsoft-Durchdringung – je höher, desto größer der Integrationsvorteil.

Cloud-Bereitschaft: Klären Sie rechtliche und organisatorische Bedenken bezüglich Cloud-Speicherung im Vorfeld.

Prozessreife: Dokumentieren Sie Ihre Workflows vorab – je klarer die Anforderungen, desto effizienter die Implementierung.

Budget-Flexibilität: Kalkulieren Sie mit Basiskosten plus modularen Erweiterungen für vollständige Investitionstransparenz.

Details zum Dokumentenmanagement mit d.velop documents

d.velop documents positioniert sich als Cloud-DMS für den digitalen Arbeitsplatz und fokussiert auf die Verbindung von Dokumentenarchivierung mit alltäglichen Geschäftsprozessen. Das System basiert auf einer Drei-Schichten-Architektur: Die Erfassungsebene digitalisiert eingehende Informationen über Scanner, E-Mail-Postfächer oder direkte Dateiübernahme. OCR-Technologie wandelt Papierdokumente in durchsuchbare Texte um.

Die Verwaltungsebene organisiert Dokumente über flexible Metadatenstrukturen. Anwender definieren eigene Dokumententypen mit spezifischen Eigenschaften – beispielsweise Rechnungen mit Feldern für Lieferant, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum. Die Volltextsuche durchsucht sowohl Metadaten als auch Dokumenteninhalte und liefert Ergebnisse in Sekundenbruchteilen, selbst bei mehreren Millionen archivierten Dateien.

Die Prozessebene verbindet Dokumente mit Arbeitsabläufen. Ein typisches Szenario: Eine eingehende Rechnung wird automatisch dem zuständigen Kostenstellenleiter zur Prüfung vorgelegt, nach Freigabe an die Buchhaltung weitergeleitet und nach Zahlung mit dem entsprechenden Zahlungsbeleg verknüpft. Alle Bearbeitungsschritte bleiben nachvollziehbar protokolliert.

Besonders für wachsende Organisationen relevant: Das System skaliert automatisch mit dem Dokumentenaufkommen. Während kleine Teams mit wenigen Gigab