ChatGPT & Claude für Dokumentenmanagement: KI die wirklich hilft
Kennen Sie das?
Sie müssen eine neue Richtlinie zur Archivierung von Kundenverträgen formulieren. Der juristische Fachjargon muss präzise sein, aber verständlich für alle Mitarbeiter. Sie wissen, dass Compliance oberste Priorität hat. Ist der Text wasserdicht? Versteht es auch wirklich jeder? Eine unklare Formulierung könnte rechtliche Konsequenzen haben. Sie feilen an jedem Satz, vergleichen mit alten Richtlinien und sind unsicher, ob der Ton belehrend oder unterstützend wirkt.
Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Jeder Fehler hier kann weitreichende, teure Konsequenzen haben und die Rechtssicherheit des Unternehmens gefährden.
Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.
ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen
Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.
Der praktische Unterschied
Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Richtlinie zur E-Mail-Archivierung"
ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrte Mitarbeiter, hiermit wird bekannt gegeben..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.
Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Welche rechtlichen Vorgaben gelten? DSGVO-konform? Aufbewahrungsfristen? Soll ich konkrete Prozessschritte einbauen?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.
Wann welches Tool?
ChatGPT passt wenn:
- Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
- Sie präzise Prompts schreiben können
- Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert
Claude passt wenn:
- Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
- Sie auch mal vage Anweisungen geben
- Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, integriert mit Excel/Word
Für Dokumentenmanagement empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation rechtssicher und dennoch verständlich klingen muss, nicht "von KI generiert".
Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.
💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.
| ChatGPT | Claude | |
|---|---|---|
| Versteht Ihre Anfrage | Wortwörtlich – macht was Sie sagen | Intent-basiert – macht was Sie meinen |
| Bei vagen Prompts | Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät) | Zeigt Unsicherheit oder fragt nach |
| Textqualität Deutsch | Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt | Klingt wie ein Muttersprachler |
| Wenn etwas unklar ist | Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind) | Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen |
| Wenn Sie nachbessern | Ändert oft zu viel auf einmal | Passt gezielt an, lässt den Rest intakt |
| Beispiel: "Mach den Text kürzer" | Schreibt komplett neu (neue Formulierungen) | Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl |
| Bei Unsicherheit | Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist) | Gibt zu wenn etwas unklar ist |
| Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn | Sie wissen genau was Sie wollen | Sie entwickeln die Lösung im Gespräch |
Prompt 1: Neue Archivierungsrichtlinie verständlich formulieren
Das Problem:
Rechtlich präzise, aber dennoch verständlich für Nicht-Juristen zu schreiben, ohne die Verbindlichkeit zu verlieren. Balanceakt zwischen Einfachheit und Compliance.
Ist die Formulierung eindeutig genug, um Missverständnisse und damit Compliance-Verstöße zu vermeiden? Klingt es zu belehrend und demotivierend?
Beispiel-Situation: Neue DSGVO-konforme Richtlinie zur E-Mail-Archivierung für alle Abteilungen.
Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):
Ich bin im Dokumentenmanagement tätig und muss eine neue Archivierungsrichtlinie verfassen.
[THEMA DER RICHTLINIE HIER EINFÜGEN]
[RELEVANTE RECHTLICHE VORGABEN HIER EINFÜGEN]
[ZIELGRUPPE HIER EINFÜGEN]
Schreibe eine Richtlinie die:
1. Rechtlich präzise ist (DSGVO-konform, keine Interpretationsspielräume)
2. Verständlich für Mitarbeiter ohne juristischen Hintergrund bleibt
3. Konkrete Handlungsschritte nennt (nicht nur abstrakte Anforderungen)
4. Ton: Verbindlich aber unterstützend (keine belehrende Amtssprache, keine "Mitarbeiter müssen...")
Wichtig: Keine Floskeln wie "zeitnah", "angemessen", "im Bedarfsfall" - nur konkrete Fristen und Prozesse.
Wenn rechtliche Details unklar sind: Markiere mit [RECHTLICH PRÜFEN] statt zu raten.Warum dieser Prompt funktioniert:
- "Ich bin im Dokumentenmanagement tätig" → Gibt Kontext (KI weiß welche Perspektive und Verantwortung)
- Nummerierte Struktur → KI weiß was rein muss (Recht + Verständlichkeit + Praxis)
- "keine belehrende Amtssprache" → Verhindert typische Compliance-Floskeln
- "Wenn rechtliche Details unklar" → Gibt Fallback-Option statt Haftungsrisiko
Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Richtlinie" → KI rät bei rechtlichen Details, landet bei Standardformulierungen die möglicherweise nicht DSGVO-konform sind.
Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:
- ✅ In rechtssicherem Ton ist (compliance-gerecht)
- ✅ Keine Schwammigkeiten hat
- ✅ Konkrete Prozesse enthält
- ✅ Sie nur noch juristisch finalisieren müssen
Nicht "spart 20 Minuten" - sondern: Keine Formulierungs-Grübelei mehr, keine Angst vor rechtlichen Lücken.
💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 8-10 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Compliance-Situationen in Ihrem Unternehmen.
Prompt 2: Standardantworten für häufige Anfragen erstellen
Das Problem:
Konsistente, präzise und freundliche Antworten auf wiederkehrende Fragen (z.B. Wie reiche ich Spesen digital ein?) zu formulieren. Jeder Mitarbeiter soll die gleiche, korrekte Info erhalten.
Ist die Antwort umfassend genug? Enthält sie alle nötigen Links? Vermeide ich Widersprüche zu anderen Anleitungen? Ist der Ton angemessen und unterstützend?
Beispiel-Situation: Anfrage eines neuen Mitarbeiters zur digitalen Ablage von Rechnungen.
Der Prompt:
Ich bin im Dokumentenmanagement und beantworte regelmäßig gleiche Fragen zum DMS.
HÄUFIGE FRAGE: [FRAGE HIER EINFÜGEN]
BETROFFENER PROZESS: [Z.B. "Rechnungsablage", "Vertragsfreigabe"]
VORHANDENE TOOLS: [DMS-Name, z.B. ELO, DocuWare]
Schreibe eine Standardantwort die:
1. Die Frage direkt beantwortet (keine Einleitung wie "gerne helfe ich")
2. Schritt-für-Schritt erklärt WIE es gemacht wird
3. Links zu Anleitungen enthält (Platzhalter: [LINK ZU ANLEITUNG])
4. Ton: Unterstützend-sachlich, wie ein erfahrener Kollege (nicht steif, nicht kumpelhaft)
Wichtig: Keine Versprechen die ich nicht halten kann ("jederzeit erreichbar").
Wenn Information fehlt: "Dazu benötige ich noch [DETAIL] - können Sie mir das nennen?"
Keine Floskeln wie "vielen Dank für Ihr Verständnis", "gern geschehen".Warum funktioniert das: Die KI weiß durch "regelmäßig gleiche Fragen" dass Konsistenz hier wichtiger ist als Kreativität. Die Vorgabe "keine Einleitung" verhindert zeitraubende Höflichkeitsfloskeln. Das "Wenn Information fehlt" gibt einen Rückfrage-Mechanismus statt zu raten.
Häufiger Fehler: Prompt wie "Beantworte Frage professionell" → KI schreibt langatmige Antwort mit Einleitung, Grußformel und vagen Hinweisen statt konkreter Schritte.
Der Nutzen: Sie bekommen eine Antwort die:
- ✅ Direkt anwendbar ist
- ✅ Keine widersprüchlichen Infos enthält
- ✅ Bei allen Mitarbeitern gleich ist (Konsistenz)
- ✅ Professionell aber zugänglich klingt
Nicht "spart 5 Minuten" - sondern: Keine Sorge mehr ob die Antwort alle Infos enthält und widerspruchsfrei ist.
💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide Tools mit derselben Anfrage.
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Prompt 3: Zusammenfassung komplexer Dokumente für Führungskräfte
Das Problem:
Die Kerninformationen aus umfangreichen Protokollen, Gutachten oder technischen Beschreibungen prägnant und zielgruppengerecht auf den Punkt bringen, ohne wichtige Details zu verlieren.
Habe ich alle relevanten Punkte erfasst? Sind die wichtigsten Erkenntnisse klar herausgestellt? Ist die Zusammenfassung verständlich, auch wenn der Leser das Original nicht kennt?
Beispiel-Situation: Zusammenfassung eines 50-seitigen Compliance-Reports über Datenablage für den Vorstand.
Der Prompt:
Ich bin im Dokumentenmanagement und muss komplexe Dokumente für Führungskräfte zusammenfassen.
ORIGINALDOKUMENT: [FÜGE DOKUMENT EIN ODER BESCHREIBE KERNTHEMEN]
ZIELGRUPPE: [Z.B. "Vorstand", "Abteilungsleiter Vertrieb"]
ZWECK: [Z.B. "Entscheidungsgrundlage", "Information über Risiken"]
Erstelle eine Executive Summary die:
1. Maximal 1 Seite lang ist (ca. 300-400 Wörter)
2. Mit den 3 wichtigsten Erkenntnissen startet (Bullet Points)
3. Handlungsempfehlungen enthält (konkret, nicht "sollte geprüft werden")
4. Risiken benennt falls vorhanden (mit Eintrittswahrscheinlichkeit wenn bekannt)
5. Ton: Faktenbasiert-klar, wie ein Senior-Berater (keine Marketing-Sprache, keine Dramatisierung)
Wichtig: Wenn im Original widersprüchliche Aussagen sind: Benenne das explizit.
Keine Interpretation von Daten - nur was tatsächlich im Dokument steht.Warum funktioniert das: "Maximal 1 Seite" setzt klare Längen-Constraint. "Mit den 3 wichtigsten Erkenntnissen startet" erzwingt Priorisierung. "Keine Interpretation" verhindert dass die KI Annahmen trifft die nicht im Original stehen.
Häufiger Fehler: Prompt wie "Fasse zusammen" → KI kürzt wahllos, verliert dabei kritische Details oder fügt eigene Interpretationen hinzu.
Der Nutzen:
- ✅ Vorstand bekommt entscheidungsrelevante Info ohne 50 Seiten zu lesen
- ✅ Keine wichtigen Risiken übersehen
- ✅ Konsistente Struktur bei allen Reports
- ✅ Sie müssen nicht mehr entscheiden was "wichtig genug" ist
Nicht "spart Lesezeit" - sondern: Sicherheit dass Führungskräfte die richtigen Entscheidungen mit vollständiger Information treffen.
Prompt 4: Formulierungen für rechtliche Disclaimer überprüfen
Das Problem:
Sicherstellen, dass Disclaimers auf Dokumenten oder in E-Mails stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und keine Schlupflöcher bieten.
Ist der Disclaimer juristisch unanfechtbar? Ist er leicht verständlich, sodass keiner behaupten kann, er hätte ihn nicht verstanden? Deckt er alle relevanten Risiken ab?
Beispiel-Situation: Überprüfung des Disclaimers in automatischen E-Mails bei Dokumentenversand.
Der Prompt:
Ich bin im Dokumentenmanagement und muss rechtliche Disclaimer für Dokumente erstellen.
AKTUELLER DISCLAIMER: [FÜGE BISHERIGEN TEXT EIN]
KONTEXT: [Z.B. "E-Mail-Versand von Verträgen", "Interne Richtlinien-Dokumente"]
RECHTSRAUM: Deutschland, DSGVO-konform
Überprüfe den Disclaimer und:
1. Identifiziere rechtliche Lücken (Was fehlt? Was ist unklar formuliert?)
2. Schlage präzisere Formulierungen vor (juristisch wasserdicht, aber verständlich)
3. Markiere Widersprüche oder mehrdeutige Begriffe
4. Gib alternative Formulierung die das Problem löst
Wichtig: Ich bin kein Anwalt - markiere alles was definitiv von einem Juristen geprüft werden sollte mit [ANWALT PRÜFEN].
Keine vagen Begriffe wie "angemessen", "zeitnah", "nach Möglichkeit" - nur konkrete Aussagen.
Wenn rechtlich unsicher: Sage das explizit statt zu raten.Warum funktioniert das: "Identifiziere rechtliche Lücken" zwingt KI zur Analyse statt nur Umformulierung. "Markiere Widersprüche" adressiert versteckte Probleme. "Ich bin kein Anwalt" setzt klare Grenze und verhindert dass Sie sich auf KI-Rechtsberatung verlassen.
Häufiger Fehler: Prompt wie "Ist der Disclaimer ok?" → KI sagt "Ja sieht gut aus" ohne echte rechtliche Analyse. Gefährlich.
Der Nutzen:
- ✅ Sie finden Probleme BEVOR sie Haftungsrisiken werden
- ✅ Anwalt bekommt konkrete Fragen statt vager "Prüf mal"
- ✅ Mehrdeutigkeiten werden eliminiert
- ✅ Text ist rechtssicher UND verständlich
Nicht "spart Anwaltskosten" - sondern: Rechtssicherheit im Tagesgeschäft, weniger Haftungsrisiko.
💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden und Template-Bibliotheken aufbauen.
🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Dokumentenmanagement-spezifisch mit Claude + Excel-Integration
Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft
Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?
Reales Automatisierungs-Beispiel für Dokumentenmanagement:
Scenario: Automatisierte Entwürfe für Dokumenten-Richtlinien
Wie es läuft: Neue gesetzliche Anforderung (z.B. aus Monitoring-Dienst) → Zapier → Claude erstellt Entwurf für angepasste interne Richtlinie → landet im DMS zur Überprüfung mit Label 'KI-Entwurf' → Sie prüfen und finalisieren
Was Sie brauchen:
- Zapier/Make Account (~15€/Monat)
- Claude API Zugang (~10€/Monat bei 1-2 Anfragen pro Woche)
- 3-4 Tage Setup (einmalig)
Wann es sich lohnt: Ab 5 regulatorischen Änderungen/Monat die interne Richtlinien-Anpassungen erfordern. Darunter: Manuell ist schneller.
Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für finale juristische Prüfung und Freigabe
Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.
🔧 Interesse an Automatisierung für Dokumentenmanagement? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).
Unsere KI-Services
1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)
Dauer: 60 Minuten
Preis: 0€
Was Sie lernen:
- ChatGPT Account erstellen
- Diese 4 Prompts + 6 weitere
- Wie Sie eigene Prompts schreiben
- Häufige Fehler vermeiden
Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.
2. KI-Kurs Advanced (Claude für Dokumentenmanagement)
Dauer: 90 Minuten
Preis: 49€
Was Sie lernen:
- Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Compliance-Texte)
- 15+ dokumentenmanagement-spezifische Prompts
- Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
- Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen
Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen rechtssichere und konsistente Kommunikation.
Unterschied zu Beginner:
- Mehr Prompts (15+ vs 10)
- Compliance-spezifisch (nicht generisch)
- Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
- Template-Bibliothek zum Mitnehmen
3. Automatisierungs-Beratung
Dauer: Half-day Workshop
Preis: Auf Anfrage
Was wir machen:
- Analysieren Ihre Workflows
- Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
- Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
- Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche
Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten
4. Custom AI Integration
Aufwand: Projekt-basiert
Preis: Auf Anfrage
Was wir bauen:
- KI-Workflows in Ihre Software integriert
- Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
- Anbindung an DMS, E-Mail, Workflow-Engine, etc.
Beispiele:
- Automatische Richtlinien-Entwürfe aus Monitoring-Diensten
- Standardantworten für DMS-Support-Anfragen
- Monatliche Compliance-Reports aus Dokumenten-Metadaten
Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)
Noch unsicher?
Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen
Wir zeigen Ihnen:
- ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
- Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
- Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
- Realistische Kosten + Nutzen
Kosten: 0€
Dauer: 30 Minuten
Format: Video-Call
Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.