Kanban + Dashboard für Dokumentenmanagement
Montagmorgen im Dokumentenmanagement
Sie betreuen 300 aktive Dokumenten-Workflows über das gesamte Unternehmen verteilt. Montagmorgen 8:00 Uhr: Eine E-Mail vom Projektleiter kritisiert, dass Freigabeprozesse zu lange dauern. Das Compliance-Team fragt nach dem Status der jährlichen Audit-Dokumentation. Im Chat poppt eine Nachricht auf: "Dokument xy ist nicht auffindbar". Gleichzeitig stehen drei neue Änderungsanträge an den Dokumenten-Standards zur Bearbeitung an. Wo fangen Sie an?
Sie öffnen das DMS, die Workflow-Engine, die E-Mails, den Chat. Überall Teilausschnitte, aber keine Gesamtsicht.
Das Problem: Ihre Informationen leben in fünf verschiedenen Systemen. DMS, E-Mails, Ticketsystem, Workflow-Engine, Kopf. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren. Dabei fehlt Ihnen der Überblick über das Gesamtbild.
Warum das mehr kostet als Zeit:
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Sie jonglieren zwischen verschiedenen Oberflächen und müssen jede Information manuell zusammenführen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie. Die Angst, etwas Wichtiges zu übersehen, ist ständig präsent.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Dokumentenmanagement:
- Offene Freigaben prüfen (täglich 9:00 Uhr)
- Dokumenten-Versionskonflikte überprüfen (täglich 11:00 Uhr)
- Neue Dokumenteingänge sichten (täglich 14:00 Uhr)
- Tickets zu DMS bearbeiten (täglich 16:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben. Aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Dokumentenmanagement:
- To Do: Richtlinie für neue elektronische Signaturen erstellen
- In Arbeit: Einführung eines neuen Dateinamenskonzeptes für Marketing
- Warten auf: Rechtliche Prüfung des Vertrags-Templates für Lieferanten
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Dokumentenmanagement:
- DMS (ELO Digital Office, DocuWare) im Dashboard-Frame
- E-Mail-Postfach für DMS-Anfragen eingebunden
- Workflow-Engine verlinkt - Statusanzeigen über API-Abfrage
- SAP oder DATEV für Belegarchivierung verknüpft
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Dokumentenmanagement:
Notion ersetzt nicht Ihr primäres Dokumentenmanagementsystem wie ELO Digital Office, DocuWare oder d.velop documents. Es ist auch keine vollumfängliche Workflow-Engine für komplexe, unternehmensweite Prozesse.
Aber: Es kann als übergeordnetes Dashboard dienen. Es zeigt den Status von Dokumenten in verschiedenen Systemen an. Sie können Workflows für Metadaten-Erfassung oder Reporting abbilden. Es fungiert als zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben im Dokumentenmanagement.
Die Frage ist: Wie viel Wert erzeugt ein konsolidierter Überblick über den Zustand Ihres Dokumentenmanagements, wenn die Daten in vielen Systemen verteilt sind? Erspart es Suchzeit und vermeidet kritische Fehler?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Dokumentenmanagement
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Dokumentenmanagement
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)