Organisationssoftware | Organisation Software | Organisationstool | Organisationsprogramm | Vergleich | Test

Was möchten Sie mit der Organisationssoftware erreichen?

Etwas zu organisieren kann vieles bedeuten. Es kann bspw. bedeuten den Tagesablauf besser organisieren oder einen besseren Überblick über Ihre Aufgaben, Ziele und Termine oder die Ihres Teams zu haben zu wollen. Ebenso kann es bedeuten, dass Sie ein Tool haben möchten, mit dem Sie die Zusammenarbeit im Team besser organisieren und ein gemeinsames Tool zur Aufgabensteuerung haben wollen. Darüber hinaus kann eine Organisationssoftware beim Archivieren und Aufbewahren von Dokumenten und Notizen helfen oder Sie anderweitig im Beruf oder privat unterstützen. Bevor Sie eine der Software-Produkte in die Auswahl nehmen, klären Sie Ihr Ziel, das Sie erreichen wollen. Ist Ihr Ziel Projekte besser zu organisieren, kann auch eine Projektmanagement Software das Richtige sein. Beziehen Sie - wenn die Projektverwaltung im Vordergrund steht - auch die Projektmanagement Software Produkte in Ihre Betrachtung ein.

Benötigen Sie eine Projektmanagementsoftware oder eine Organisationssoftware?

Die beiden Produkte ähneln sich, sind allerdings in der Tiefe und im Funktionsumfang unterschiedlich. Möchten Sie generell Ihr Büro und Ihren Tagesablauf organisieren und strukturieren, ist eine Organisationssoftware die richtige Wahl. Haben Sie gleichzeitig mehrere Kundenaufträge oder Projekte laufen bei denen es Ziele und Teilziele gibt, dann ist eine Projektmanagement Software besser geeignet. Mit dieser können Sie die Aufträge bzw. Projekte einzeln anlegen und Ressourcen gemeinsam nutzen. Sie sehen Engpässe in der Besetzung und können erkennen, wenn Timelines der jeweiligen Projekte aus dem Ruder laufen. Organisationssoftware hingegen ordnet oft Aufgaben und das, was Sie organisieren wollen, einer Liste zu. Die Zuordnung zu einzelnen Projekten ist dabei nicht vorgesehen, ebenso wie die Erstellung von Kosten-Reports, die eher in der Projektmanagement Software zu finden sind.

Ist eine Cloud- oder Offline-Lösung die bessere Wahl?

Die Antwort auf diese Frage ist sowohl als auch. Am besten ist es, wenn Sie eine Organisationssoftware einsetzen, die online für jeden im Team zugänglich ist. Gleichzeitig sollte sie auch offline die Möglichkeit geben, dass Sie bspw. Anhänge wie Fotos vom Objekt anhängen können und wenn Sie wieder online sind, diese upgeloaded werden. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie auf Baustellen oder an Orten unterwegs sind, an denen die Internetverbindung schlecht oder nicht gegeben ist.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co

Bevor Sie beginnen eine Zettelwirtschaft anzulegen, sollten Sie als Gründer, Kleinbetrieb und Handwerker am besten gleich Organisations Tools einsetzen, um Ihren Arbeitsalltag zu strukturieren und organisieren. Vor allem, wenn Sie viel selbst organisieren und sich um vieles im Unternehmen selbst kümmern müssen. Da haben Sie wenig Zeit für eine manuelle Zettelverwaltung auf die Sie nur zugreifen können, wenn Sie diese in Händen halten. Auch in kleinen und großen Teams sollte jeder von Ihnen wissen, wer welche Aufgaben hat, wie weit die Bearbeitung ist und Informationen beifügen können. Daher eignet sich der Einsatz einer Organisationssoftware bereits vom ersten Tag.

Die Vorteile, die Sie als Unternehmen mit einer Organisationssoftware genießen können

Wenn Sie als Unternehmen eine Organisation Software einsetzen, können Sie gleichzeitig von vielen Vorteilen profitieren. Diese sind unter anderem:

  mehr Struktur in den Aufgaben und im Tagesablauf

  keine Zettelwirtschaft und keine Gefahr des Verlegens/Verlierens

  Termine können im Überblick behalten werden

  Dateien können Aufgaben/Terminen angehängt werden

  Teammitglieder können ebenfalls Organisation einsehen

  besserer Kundenservice und Performance durch Struktur

Warum ein Kalender in der Organisationssoftware unbedingt dabei sein sollte

Haben Sie etwas zu organisieren, gehört dazu meistens ein Zeitpunkt an dem es fertig gestellt sein sollte. Daher sollte Ihre Organisationssoftware unbedingt die Möglichkeit besitzen, dass Termine zur Fertigstellung und ggfs. Teilschritte terminiert werden können. Auch die Ansicht innerhalb des Kalenders sollte möglich sein, damit Sie Aufgaben in zeitlicher Betrachtung, bspw. in Tages- oder Wochenansicht sehen und besser planen und organisieren können. Hat die Organisationssoftware keinen Kalender, ist zumindest die Schnittstelle zu Ihrem Kalender sinnvoll, damit Sie die zeitliche Reihenfolge dort abrufen können. Gerne können Sie unseren kostenfreien Produktkalkulator nutzen, um die Leistungen der jeweiligen Anbieter zu vergleichen.

Welche Tipps Ihnen bei der Einführung einer Organisation Software helfen

Wenn Sie Software im Unternehmen einsetzen, ist es wichtig, dass die Bedienung einfach und schnell geht, so dass jeder das Tool gerne nutzt. Am besten ist es, wenn die Organisationssoftware auch Abläufe erleichtert. Dies ist bspw. der Fall, wenn sich Anhänge - bspw. Fotos vom Handy - schnell anhängen lassen, ohne dass manuell eine Email geöffnet, der Empfänger herausgesucht und die Datei angehängt werden muss. Auch ist damit die Ablage und die Kommunikation - bspw. über Notizen von Kollegen - in einem System und nicht in Aufgaben-Tool und im Postausgang. Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, dass das Tool akzeptiert wird und andere Ausweich-Wege, wie bspw. Chats, nicht mehr als Organisationsmittel anerkannt werden. Rückfragen können bspw. noch über den Chat gestellt werden. Allerdings sollten Sie dann in die Organisation Software überführt werden, wenn diese Orga-relevant sind.

Finden Sie die Organisationssoftware, die Sie von überall aus abrufen können

Eine Organisationssoftware zu haben ist gut und schön, doch diese lebt nur, wenn Sie gepflegt und vor allem von allen Beteiligten genutzt wird. Häufig sind Mitarbeiter oder Sie als Unternehmer nicht immer im Büro am Rechner sondern befinden sich beim Kunden, im Objekt, im Auto, im Home Office oder an anderen Orten. Damit Sie in dieser Zeit nicht auf perfekte Organisation verzichten müssen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Software über einen Webbrowser oder eine App abrufbar und bearbeitbar ist.

Warum die Regelung von Zugriffsrechten so wichtig sind

Wenn Sie die Organisation digitalisieren und bspw. Anhänge beifügen, ist es wichtig, dass sensible Daten wie Finanzen oder Kunden- sowie Lieferanten-Konditionen sowie -daten geschützt werden. Nicht jeder im Team muss alles sehen und überall Zugriff haben. Daher sollten Sie bei der Zusammenarbeit im Team darauf achten, dass Sie Zugriffsrechte anhand der Rollen und Rechten

vergeben und im laufenden Tagesgeschäft verwalten können. Gerne können Sie unseren Preiskalkulator nutzen, um die Produkte preislich vergleichen und leichter eine Entscheidung treffen zu können.

Welche Funktionen sollte Ihre Organisationssoftware haben?

Damit Sie Ihre Aufgaben, Ihre Termine und Ihr Büro optimal organisieren können, sollte Ihre Organisation Software - je nach Anforderung, die Sie haben - folgende Funktionen haben:

• Anlage von Aufgaben
• Abhängen von Dateien in verschiedenen Formaten
• Hinterlegen von Fristen und Terminen
• Betrachtung der Einträge in verschiedenen Ansichten, bspw. Kalender-Ansicht
• Import vorhandener Termine, Aufgabe, Dateien
• Zugriffsberechtigung für Teammitglieder
• Online-Verfügbarkeit für Zugriff in Echtzeit

Welche Schnittstellen sollte Ihre Software haben?

Damit Ihre Organisationssoftware alle relevanten Daten, die Sie bisher erstellt haben oder künftig verwenden möchten, hat, sollte Ihre Software alle wichtigen Schnittstellen haben.

Diese können - je nachdem mit was Sie gerade arbeiten - zu Adobe Creative Cloud, Dropbox, Gmail, Google Drive, Google Kalender, icloud, Microsoft Teams, Looker, Okta, Outlook, Slack, Tableau, Vimeo und anderen Programmen oder Speicherorten sein.