Organisationssoftware | Organisation Software | Organisationstool | Organisationsprogramm | Vergleich | Test

Bevor Sie beginnen eine Zettelwirtschaft anzulegen, sollten Sie als Gründer, Kleinbetrieb und Handwerker am besten gleich Organisations Tools einsetzen, um Ihren Arbeitsalltag zu strukturieren und organisieren. Vor allem, wenn Sie viel selbst organisieren und sich um vieles im Unternehmen selbst kümmern müssen. Da haben Sie wenig Zeit für eine manuelle Zettelverwaltung auf die Sie nur zugreifen können, wenn Sie diese in Händen halten.

Auch in kleinen und großen Teams sollte jeder von Ihnen wissen, wer welche Aufgaben hat, wie weit die Bearbeitung ist und Informationen beifügen können. Daher eignet sich der Einsatz einer Organisationssoftware bereits vom ersten Tag.

Wenn Sie als Unternehmen eine Organisation Software einsetzen, können Sie gleichzeitig von vielen Vorteilen profitieren. Diese sind unter anderem:

• mehr Struktur in den Aufgaben und im Tagesablauf

• keine Zettelwirtschaft und keine Gefahr des Verlegens/Verlierens

• Termine können im Überblick behalten werden

• Dateien können Aufgaben/Terminen angehängt werden

• Teammitglieder können ebenfalls Organisation einsehen

• besserer Kundenservice und Performance durch Struktur

Haben Sie etwas zu organisieren, gehört dazu meistens ein Zeitpunkt an dem es fertig gestellt sein sollte. Daher sollte Ihre Organisationssoftware unbedingt die Möglichkeit besitzen, dass Termine zur Fertigstellung und ggfs. Teilschritte terminiert werden können. Auch die Ansicht innerhalb des Kalenders sollte möglich sein, damit Sie Aufgaben in zeitlicher Betrachtung, bspw. in Tages- oder Wochenansicht sehen und besser planen und organisieren können.

Hat die Organisationssoftware keinen Kalender, ist zumindest die Schnittstelle zu Ihrem Kalender sinnvoll, damit Sie die zeitliche Reihenfolge dort abrufen können. Gerne können Sie unseren kostenfreien Produktkalkulator nutzen, um die Leistungen der jeweiligen Anbieter zu vergleichen.

Wenn Sie Software im Unternehmen einsetzen, ist es wichtig, dass die Bedienung einfach und schnell geht, so dass jeder das Tool gerne nutzt. Am besten ist es, wenn die Organisationssoftware auch Abläufe erleichtert. Dies ist bspw. der Fall, wenn sich Anhänge - bspw. Fotos vom Handy - schnell anhängen lassen, ohne dass manuell eine Email geöffnet, der Empfänger herausgesucht und die Datei angehängt werden muss. Auch ist damit die Ablage und die Kommunikation - bspw. über Notizen von Kollegen - in einem System und nicht in Aufgaben-Tool und im Postausgang.

Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, dass das Tool akzeptiert wird und andere Ausweich-Wege, wie bspw. Chats, nicht mehr als Organisationsmittel anerkannt werden. Rückfragen können bspw. noch über den Chat gestellt werden. Allerdings sollten Sie dann in die Organisation Software überführt werden, wenn diese Orga-relevant sind.

Eine Organisationssoftware zu haben ist gut und schön, doch diese lebt nur, wenn Sie gepflegt und vor allem von allen Beteiligten genutzt wird. Häufig sind Mitarbeiter oder Sie als Unternehmer nicht immer im Büro am Rechner sondern befinden sich beim Kunden, im Objekt, im Auto, im Home Office oder an anderen Orten. Damit Sie in dieser Zeit nicht auf perfekte Organisation verzichten müssen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Software über einen Webbrowser oder eine App abrufbar und bearbeitbar ist.

Wenn Sie die Organisation digitalisieren und bspw. Anhänge beifügen, ist es wichtig, dass sensible Daten wie Finanzen oder Kunden- sowie Lieferanten-Konditionen sowie -daten geschützt werden. Nicht jeder im Team muss alles sehen und überall Zugriff haben. Daher sollten Sie bei der Zusammenarbeit im Team darauf achten, dass Sie Zugriffsrechte anhand der Rollen und Rechten vergeben und im laufenden Tagesgeschäft verwalten können. Gerne können Sie unseren Preiskalkulator nutzen, um die Produkte preislich vergleichen und leichter eine Entscheidung treffen zu können.