fileee Software | Dokumentenmanagement Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Dokumentenerfassung & -import

• Mobiles Scannen von Dokumenten durch die fileee App für iOS und Android mit automatischer Kantenerkennung
• Leistungsstarke OCR-Analyse für vollständige Texterkennung in allen gescannten Dokumenten
• Import via E-Mail-Weiterleitung an persönliche fileee E-Mail-Adresse
• Drag & Drop-Upload für bestehende digitale Dokumente
• Automatische Dublettenerkennung verhindert Mehrfachspeicherungen deiner Dokumente

Intelligente Organisation

• KI-gestützte Analyse mit automatischer Erkennung von Absender, Datum und Dokumententyp
• Flexible Tag-Struktur statt starrer Ordnerhierarchien für intuitive Organisation
• Dank intelligenter Texterkennung kannst du alle Dokumente digital und analog schnell kategorisieren
• Filter- und Sortierfunktionen nach Datum, Typ oder benutzerdefinierten Kriterien
• Gemeinsam Dokumente verwalten mit individuellen Zugriffsrechten im Team

Suche & Wiederfindbarkeit

• Umfassende Volltextsuche über alle Dokumente, die du hochladen kannst
• All deine Dokumente digital durchsuchbar dank OCR-Analyse
• Kombinierte Suchabfragen nach Tags, Metadaten und Inhalten
• Dokumente rund um spezifische Themen jederzeit leicht finden kannst
• Schneller Zugriff auf wichtige Dokumente durch Smart-Vorschläge

Zusammenarbeit & Teilen von Dokumenten

• Rollenbasierte Zugriffsrechte für fileee Teams
• Gemeinsam Dokumente verwalten mit anpassbaren Berechtigungen
• Teilen von Dokumenten mit externen Partnern über sichere Links
• Kommentarfunktionen für kollaborative Bearbeitung
• Zusammenarbeit über alle Geräte hinweg - vom Büro bis unterwegs

Fristen & Termine

• Erinnerungsfunktion für wichtige Fristen bei Rechnungen oder Verträgen
• Automatische Benachrichtigungen bei ablaufenden Terminen
• Wiedervorlage-Funktion für regelmäßig zu prüfende Dokumente
• Überblick über alle anstehenden Aufgaben rund um Dokumente

Sicherheit & Datenschutz

• Gehostet in Deutschland mit DSGVO-konformer Datenhaltung
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Dokumente
• Zwei-Faktor-Authentisierung geschützt für maximale Sicherheit
• Versionierung und Änderungshistorie für Audit-Zwecke
• GoBD-konforme Archivierung für geschäftliche Dokumente

🟨 Besonderheiten – Was macht fileee einzigartig?

Hybrid-Konzept für schrittweise Digitalisierung Die Kombination aus digitalem DMS und physischer fileeeBox ermöglicht einen sanften Übergang ins digitale Büro. fileee unterstützt sowohl die rein digitale Ablage als auch einen hybriden Ansatz. Papierdokumente werden nummeriert in der fileeeBox abgelegt, während deren digitale Versionen im System mit Barcodes zur physischen Rückverfolgbarkeit versehen werden. Diese all-in-one Lösung für dein Business reduziert den mentalen Bruch beim Übergang vom Papier zur digitalen Dokumentenverwaltung und macht fileee besonders für Nutzer attraktiv, die schrittweise digitalisieren möchten.

KI-Analyse mit intelligenter Texterkennung In fileee analysiert die integrierte KI eingehende Dokumente nicht nur oberflächlich, sondern erkennt automatisch Rechnungsbeträge, Fälligkeitsdaten und Absender mit hoher Genauigkeit. Dank intelligenter Texterkennung kannst du sogar komplexe Dokumenteninhalte erfassen und strukturieren. Im Gegensatz zu einfachen OCR-Lösungen versteht fileee den Kontext und schlägt passende Kategorien und Tags vor, was die Ablage deutlich beschleunigt und eine konsistente Datenstruktur fördert. Diese automatischen Funktionen sparen Zeit bei der Dokumentenverwaltung.

GoBD-konforme Sicherheit für geschäftliche Anwendungen Als Management System für Dokumente erfüllt fileee alle Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD). Die Lösung ist sowohl für private als auch geschäftliche Dokumente geeignet. Alle Daten liegen bei einem deutschen Rechenzentrum und sind DSGVO-konform gespeichert. Dies umfasst eine revisionssichere Protokollierung aller Änderungen und eine zehnjährige Aufbewahrungsgarantie durch verschlüsselte Speicherung, was besonders für KMU mit Buchhaltungs- und Steueranforderungen relevant ist. Mit fileee kannst du rechtssicher Belege, Rechnungen und wichtige Geschäftsunterlagen archivieren.

Einschränkungen Die Workflow-Möglichkeiten sind für einfache bis mittlere Unternehmensprozesse gut geeignet, stoßen jedoch bei komplexen, mehrstufigen Genehmigungsverfahren an Grenzen. Bei sehr großen Dokumentenmengen können Performance-Einschränkungen auftreten. Unternehmen mit hochspezialisierten Workflowanforderungen könnten zusätzliche manuelle Schritte bei der Bearbeitung benötigen oder sollten eine erweiterte Enterprise-DMS-Lösung in Betracht ziehen.

🟥 Empfehlung – Wer sollte fileee wählen?

Freiberufler und Selbstständige Besonders geeignet für Ein-Personen-Unternehmen und Selbstständige, die eine unkomplizierte Lösung zur Digitalisierung ihres Papierbergs suchen. Mit fileee kannst du Papierkram effizient verwalten und digitalisieren. Die fileee App ermöglicht das direkte Scannen von Belegen unterwegs, während die OCR-Analyse und automatische Kategorisierung den Verwaltungsaufwand minimiert. Für dein Business bietet fileee eine schnelle Einrichtung ohne IT-Kenntnisse und einen günstigen Einstiegspreis, was die Software zur praktischen Lösung für digitale Dokumentenablage mit minimaler Vorlaufzeit macht.

Kleine Unternehmen und Teams (2-20 Mitarbeiter) Ideal für Teams, die gemeinsam auf Dokumente zugreifen müssen. Mit fileee Teams sparen Unternehmen Zeit beim Dokumentenaustausch durch digitale Freigabeprozesse statt Postversand. Die GoBD-Konformität sichert die Rechtssicherheit, während die rollenbasierte Zugriffskontrolle den Datenschutz gewährleistet. Teilen von Dokumenten und gemeinsame Bearbeitung fördern die Zusammenarbeit. Die cloud Lösung ermöglicht strukturierte Arbeitsprozesse rund um Dokumente und unterstützt verschiedene Funktionen wie Export und Import für eine nahtlose Integration in bestehende Unternehmensprozesse.

Mobile Berufsgruppen mit hohem Belegaufkommen Außendienstmitarbeiter, Berater und mobile Nutzer profitieren besonders von der fileee App und dem jederzeit möglichen Zugriff auf wichtige Dokumente. Dokumente können direkt vor Ort erfasst und kategorisiert werden, was Nacharbeit im Büro reduziert und die Vollständigkeit der Dokumentation verbessert. Mit fileee kannst du von jedem Ort aus über dein Smartphone hochwertige Scans deiner Akten erstellen. Die automatische Texterkennung beschleunigt dabei die spätere Suche nach spezifischen Rechnungsdetails oder anderen Informationen.

KMU im Digitalisierungsprozess (bis 50 Mitarbeiter) Für KMU, die den Umstieg vom analogen zum digitalen Dokumentenmanagement planen, bietet fileee einen niedrigschwelligen Einstieg mit schnellen Erfolgserlebnissen. Die Hybrid-Lösung mit fileeeBox ermöglicht die schrittweise Umstellung, während die Integrationen mit gängiger Buchhaltungssoftware die nahtlose Anbindung an bestehende Systeme sicherstellt. fileee DMS unterstützt kontinuierliche Prozessverbesserungen und hilft, alle Dokumente digital und analog zu erfassen und zu verwalten.

Entscheidende Auswahlkriterien:

1. Komplexität der Dokumentenprozesse: fileee ist ideal für standardisierte Abläufe und alltägliche Dokumentenverwaltung
2. Mobilität vs. stationäre Arbeit: Die Lösung punktet besonders durch ihre mobile App für unterwegs arbeitende Teams
3. IT-Infrastruktur: Als cloud Lösung erfordert fileee minimalen IT-Aufwand und ist entwickelt und gehostet in Deutschland
4. Datenschutzanforderungen: Zwei-Faktor-Authentisierung geschützt und DSGVO-konform für datenschutzsensible Daten

Details zum Dokumentenmanagement: fileee

fileee ist eine moderne cloud Lösung für digitales Dokumentenmanagement, die sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und intelligente Funktionen auszeichnet. Das System positioniert sich als praktische Alternative zu komplexen Enterprise-Lösungen und richtet sich primär an kleine bis mittelgroße Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Mit fileee kannst du alle deine Dokumente digital verwalten und bearbeiten. Die Software verfolgt einen pragmatischen Ansatz, bei dem die einfache Bedienung und schnelle Implementierung im Vordergrund stehen.

Das Kernkonzept von fileee ist die Kombination aus automatisierter Dokumentenerfassung, intelligenter OCR-Analyse und flexibler Organisation. Im Gegensatz zu starren Ordnerstrukturen traditioneller Ablagesysteme setzt die Lösung auf ein dynamisches Tag-System, das eine mehrdimensionale Kategorisierung ermöglicht. Dokumente können beispielsweise gleichzeitig nach Kunden, Projekten und Dokumententypen verschlagwortet werden, was die Auffindbarkeit deutlich verbessert. Diese Funktionen machen fileee zu einer smart konzipierten Anwendung für die Verwaltung von Dokumenten.

Eine besondere Stärke der Software liegt in der mobilen Nutzung. Die fileee App wurde speziell für den Praxiseinsatz optimiert und ermöglicht die direkte Erfassung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten von unterwegs. Dies unterstützt besonders Nutzende mit häufigem Kundenkontakt oder Außendiensteinsätzen, die ihre Dokumente jederzeit griffbereit haben müssen und gleichzeitig neue Unterlagen effizient digitalisieren möchten. Durch die web app und die mobile Anwendung bietet fileee einen durchgängigen Zugriff auf alle deine Dokumente - egal ob im Büro oder unterwegs.

Wissenswertes zum Anbieter: fileee GmbH

Die fileee GmbH ist ein deutscher Anbieter mit Sitz in Deutschland, der sich auf Dokumentenmanagement-Lösungen spezialisiert hat. Das Unternehmen verfolgt einen spezifischen Fokus auf den deutschen Markt, was sich in der konsequenten Ausrichtung auf lokale Datenschutzstandards und Compliance-Anforderungen widerspiegelt. Alle Daten liegen bei einem deutschen Rechenzentrum, was für maximale Sicherheit und Datenschutz sorgt. Besonders die GoBD-Konformität und DSGVO-konforme Datenhaltung unterstreichen diese Ausrichtung.

Bemerkenswert ist die Entwicklung des Unternehmens von einer ursprünglich für Privatanwender konzipierten Lösung hin zu einer vollwertigen Business-DMS, die den Anforderungen professioneller Nutzer gerecht wird. Diese Evolution spiegelt sich in der Produktentwicklung wider, die kontinuierlich um teamorientierte Funktionen und Integrationen mit Geschäftsanwendungen erweitert wurde. fileee setzt dabei auf kontinuierliche Verbesserung und Erweiterung der Funktionalitäten, um alle Prozesse rund um Dokumente zu optimieren.

Technische Details & Integration

fileee ist als reine cloud Lösung konzipiert, die ohne lokale Installation oder eigene Server auskommt. Der Zugriff erfolgt plattformunabhängig über jeden modernen Webbrowser sowie über die native fileee App für iOS und Android. Diese Architektur ermöglicht eine ortsunabhängige Nutzung und minimiert den IT-Administrationsaufwand, da keine Wartung von Serversystemen erforderlich ist. Die Lösung ist entwickelt und gehostet in Deutschland, was höchste Sicherheitsstandards garantiert.

Die Sicherheitsarchitektur setzt auf mehrere Schutzebenen: Alle deine Dokumente werden während der Übertragung verschlüsselt und auf den Servern im Ruhezustand gesichert. Die Anwendung ist durch Zwei-Faktor-Authentisierung geschützt, die den Zugang zusätzlich absichert. Die DSGVO-konforme Datenhaltung wird durch Serverstandorte in Deutschland und entsprechende Datenschutzvereinbarungen gewährleistet, was fileee zu einer besonders sicheren Lösung für sensible Dokumente macht.

Für die Integration in bestehende Systemlandschaften bietet fileee verschiedene Schnittstellen. Standardmäßig verfügbar sind Verbindungen zu Cloud-Speichern, Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice und anderen Lösungen sowie eine E-Mail-Schnittstelle für den direkten Dokumentenimport. Über die persönliche fileee E-Mail-Adresse können Dokumente direkt ins System übertragen werden. Entwickler können über die API eigene Anbindungen realisieren, was die Automatisierungen von Dokumentenworkflows ermöglicht.

Kosten & Preismodell

fileee folgt einem transparenten Abonnement-Modell mit verschiedenen Tarifstufen, die sich nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und Dokumentenvolumen richten:

Free-Plan: Kostenloser Einstieg mit begrenztem Funktionsumfang und limitiertem Dokumentenvolumen. Dieser Plan ist ideal, um fileee zunächst zu testen und die grundlegenden Funktionen kennenzulernen. Ist fileee kostenlos? In der Basisversion ja, allerdings mit eingeschränkten Funktionen.

Premium-Plan: Ca. 5-10€ pro Monat für Einzelnutzer mit erweitertem Funktionsumfang, OCR-Analyse und erhöhtem Speicherplatz. Eine praktische Option für Selbstständige mit moderatem Dokumentenaufkommen, die alle Funktionen von fileee für ihr Business nutzen möchten.

Business-Pläne: Ab ca. 10-30€ pro Nutzer und Monat, je nach gewähltem Paket. Diese Tarifstufen bieten Teamfunktionen für fileee Teams, Rechteverwaltung, erweiterte Integrationen und höhere Dokumentenlimits. Ideal für kleine bis mittlere Unternehmen und KMU konzipiert.

Enterprise-Lösungen: Individuelle Preisgestaltung auf Anfrage für größere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an Volumen, Support und Anpassungen.

Zu beachten sind mögliche Zusatzkosten bei Überschreitung inkludierter Dokumentenvolumina sowie eventuelle Aufschläge für Premium-Support mit garantierten Reaktionszeiten. Im Branchenvergleich bewegt sich fileee im mittleren Preissegment – deutlich günstiger als klassische Enterprise-DMS, aber etwas kostenintensiver als reine Cloud-Speicherlösungen ohne DMS-Funktionalität. Was kostet fileee genau? Die aktuellen Preise sollten auf der Website des Anbieters eingesehen werden, da sich diese ändern können.

Migration & Umstieg auf fileee

Der Migrationsprozess zu fileee gestaltet sich in der Regel unkompliziert. Für bestehende digitale Dokumente bietet die Software verschiedene Importwege: direkter Drag-and-Drop-Upload im Browser, Massenimport aus verbundenen Cloud-Speichern oder automatisierte Übernahme via E-Mail-Weiterleitung an deine persönliche fileee E-Mail-Adresse. Die KI-gestützte Analyse hilft dabei, importierte Dokumente automatisch zu kategorisieren, wobei eine manuelle Nachbearbeitung für optimale Ergebnisse empfehlenswert ist.

Die Überführung von Papierdokumenten erfolgt schrittweise durch Scannen via fileee App oder Desktop-Scanner. Bei umfangreichen Altbeständen empfiehlt sich eine priorisierte Vorgehensweise: zunächst aktuell relevante Dokumente digitalisieren, während ältere Unterlagen nach und nach bei Bedarf nachgezogen werden. Mit fileee kannst du hochwertige Scans deiner Akten erstellen und sie direkt im System ablegen. Der hybride Ansatz mit der fileeeBox unterstützt diesen graduellen Übergang und erleichtert den Umstieg für weniger technikaffine Mitarbeiter.

Für die organisatorische Umstellung ist eine klare Struktur wichtig. Die Entwicklung eines einheitlichen Tag-Systems und verbindlicher Prozesse für die Dokumentenerfassung hilft, Konsistenz zu gewährleisten. Bei Teams sollte eine kurze Schulung oder ein Workshop eingeplant werden, um einheitliche Vorgehensweisen zu etablieren und die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern. Mit fileee kannst du schrittweise deine Arbeitsprozesse rund um Dokumente optimieren und digitalisieren.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht die schnelle Einarbeitung ohne IT-Vorkenntnisse und minimiert Schulungsaufwand. Mit fileee kannst du sofort produktiv arbeiten.

Hochwertige mobile Erfassung mit der fileee App und automatischer Bildoptimierung macht das Digitalisieren unterwegs einfach und effizient. Erstelle hochwertige Scans deiner Akten direkt mit dem Smartphone.

Intelligente OCR-Analyse kategorisiert eingehende Dokumente automatisch und beschleunigt den Ablage- und Suchprozess erheblich. Dank intelligenter Texterkennung kannst du alle Inhalte durchsuchen.

Flexible Tag-Struktur bietet mehr Freiheiten bei der Organisation als starre Ordnerhierarchien und verbessert die Auffindbarkeit aller deiner Dokumente.

DSGVO-konforme Datenhaltung in deutschen Rechenzentren schafft Rechtssicherheit für datenschutzsensible Unternehmens- und Kundendaten. Gehostet in Deutschland garantiert höchste Sicherheitsstandards.

Nahtlose Integration in deutsche Buchhaltungssoftware vereinfacht die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben wie die GoBD-Konformität.

Herausforderungen:

Begrenzte Workflow-Komplexität kann für Unternehmen mit hochspezifischen, mehrstufigen Genehmigungsprozessen unzureichend sein.

KI-Analyse nicht immer fehlerfrei und erfordert manchmal manuelle Nachbearbeitung, besonders bei ungewöhnlichen Dokumentenlayouts oder schlechter Scanqualität.

Performance-Einschränkungen können bei sehr großen Dokumentenmengen auftreten und die Arbeitsgeschwindigkeit beeinträchtigen.

Keine On-Premise-Option verfügbar für Unternehmen mit strenger Anforderung an lokale Datenhaltung oder eingeschränkter Internetkonnektivität.

Fehlende tiefe Branchenintegrationen für sehr spezifische Anwendungsbereiche oder Nischensoftware könnten manuelle Zwischenschritte erfordern.

Häufig gestellte Fragen zu fileee

Ist fileee kostenlos?

fileee bietet einen kostenlosen Basis-Plan mit eingeschränktem Funktionsumfang und begrenztem Dokumentenvolumen an. Dieser eignet sich zum Testen der Grundfunktionen, ist jedoch für die professionelle Nutzung meist unzureichend. Für den produktiven Einsatz werden kostenpflichtige Pläne ab etwa 5-10€ monatlich für Einzelnutzer bzw. 10-30€ pro Nutzer und Monat für Unternehmen angeboten. Mit fileee kannst du also kostenlos starten, für die volle Funktionalität ist jedoch ein Upgrade erforderlich.

Wie sicher ist fileee?

fileee legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Alle deine Dokumente werden verschlüsselt und in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert, was DSGVO-Konformität gewährleistet. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und der Zugang ist durch Zwei-Faktor-Authentisierung geschützt. Für geschäftliche Nutzung wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag bereitgestellt. Alle Informationen liegen bei einem deutschen Anbieter, was zusätzliche Sicherheit bietet.

Welche Alternativen gibt es zu fileee?

Im deutschsprachigen Raum gibt es mehrere vergleichbare DMS-Lösungen wie DocuWare, ELO Office, DATEV Unternehmen online (speziell für Buchhaltung) oder sevDesk Documents. Für einfachere Anwendungsfälle können auch Cloud-Speicher wie Dropbox Business oder Google Workspace eine Alternative darstellen, wobei diese weniger spezialisierte DMS-Funktionen bieten. Open-Source-Alternativen wie Paperless-ngx existieren ebenfalls, erfordern jedoch mehr technisches Know-how für die Einrichtung.

Wie funktioniert fileee?

fileee arbeitet als Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem. Dokumente werden entweder durch Scannen mit der fileee App, E-Mail-Weiterleitung an deine persönliche fileee E-Mail-Adresse oder direkten Upload in das System eingespeist. Eine intelligente KI analysiert die Inhalte und erkennt automatisch wichtige Informationen. Die OCR-Analyse macht alle Dokumente durchsuchbar. Mit fileee kannst du Dokumente mit Tags versehen, organisieren und bei Bedarf für andere Teammitglieder teilen. Die flexible Suche ermöglicht das schnelle Auffinden anhand von Inhalt, Tags oder Metadaten.

Ist fileee GoBD-konform?

Ja, fileee erfüllt die Anforderungen der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Dies umfasst die revisionssichere Archivierung mit Versionierung, Änderungshistorie und einer zehnjährigen Aufbewahrungsgarantie. Die Lösung ist damit für steuerrelevante Dokumente im geschäftlichen Kontext geeignet, einschließlich Rechnungen und Belege für die Steuererklärung. Ein entsprechendes Testat wird vom Anbieter bereitgestellt.

Was kostet fileee?

Die Kosten für fileee variieren je nach gewähltem Plan, Anzahl der Nutzer und benötigtem Dokumentenvolumen. Der Basis-Plan ist kostenlos, bietet jedoch eingeschränkte Funktionen. Premium-Pläne für Einzelnutzer beginnen bei etwa 5-10€ monatlich. Business-Pläne für fileee Teams kosten je nach Umfang zwischen 10-30€ pro Nutzer und Monat. Für größere Unternehmen oder spezielle Anforderungen bietet fileee individuelle Enterprise-Pakete an. Zusätzliche Kosten können bei Überschreitung inkludierter Dokumentenkontingente entstehen. Für aktuelle Preise empfiehlt sich ein Blick auf die Webseite des Anbieters.

Welche App kann ich verwenden, um private Dokumente zu digitalisieren?

Die fileee App ist ideal zur Digitalisierung privater Dokumente geeignet. Sie ist für iOS und Android verfügbar und bietet hochwertige Scan-Funktionen mit automatischer Kantenerkennung und Bildoptimierung. Mit fileee kannst du all deine Dokumente digital erfassen, organisieren und wiederfinden. Die App ermöglicht es, Dokumente von unterwegs zu scannen, zu kategorisieren und abzulegen. Dank intelligenter Texterkennung kannst du sogar in den Inhalten suchen. Für Privatanwender bietet fileee einen kostenfreien Basis-Plan, der für die meisten persönlichen Dokumentenmengen ausreichend ist.