Doxis4 Software | Dokumentenmanagement System | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Dokumentenerfassung und -klassifikation:

• Automatisierte Dokumentenerfassung mit zentralem Inbound Center für Papier, E-Mail, Fax und digitale Dateien
• OCR-basierte Texterkennung mit KI-gestützter Metadatenextraktion für automatische Indexierung
• Intelligente Klassifikation zur automatischen Zuordnung zu Dokumententypen und Aktenstrukturen
• Barcode-Erkennung für effizientes Verarbeiten großer Scan-Volumen

Dokumentenverwaltung und -suche:

• Metadatenzentrierte Architektur trennt physische Speicherung von logischer Ablagestruktur
• Leistungsstarke Volltextsuche kombiniert mit Metadatenfiltern für präzises Finden von Dokumenten
• Versionierungsmechanismen mit Unterscheidung von Haupt- und Arbeitsversionen
• Check-in/Check-out-Funktionalität für kollaboratives Arbeiten ohne Versionskonflikte
• Digitale Aktenführung für kontextbezogene Zusammenführung aller relevanten Dokumente

Prozessautomatisierung und Workflow:

• Drei Workflow-Typen: Ad-hoc, Regelbasiert (BPMN2) und Hybridmodelle
• Fallbasiertes Arbeiten mit virtuellen Projekträumen (iRooms)
• Automatisierte Freigabe- und Genehmigungsprozesse mit transparentem Status-Tracking
• Fristenmanagement für termingebundene Vorgänge wie Vertragsablauf und Wiedervorlagen

Compliance und Sicherheit:

• Revisionssichere Langzeitarchivierung gemäß gesetzlicher Compliance-Vorgaben (GoBD, HGB)
• Lückenlose Audit Trails protokollieren alle Änderungen und Zugriffe zeitgestempelt
• Granulares Berechtigungsmanagement auf Basis von Rollen und Nutzerprofilen
• Compliance-Unterstützung für DSGVO, branchenspezifische Anforderungen und Records Management

Integration und Zugriff:

• Universal Connector Framework für tiefe Integration in Drittsysteme und Anwendungen
• SAP-zertifizierte Schnittstellen für nahtlose ERP-Integration
• Microsoft Office/365-Integration mit Add-ins für direktes Arbeiten aus Office-Anwendungen
• Mobiler Zugriff via Apps (iOS/Android) und responsiven Webclient
• Offline-Funktionalität für Arbeit ohne permanente Internetverbindung

🟨 Besonderheiten – Was macht Doxis4 einzigartig?

Einheitliche ECM-Plattform mit integriertem Ansatz. Doxis4 vereint Enterprise Content Management, Business Process Management und Case Management auf einer homogenen Codebasis statt auf zusammengekauften Einzellösungen. Dies reduziert Schnittstellenprobleme, vereinfacht Updates und bietet einen konsistenten Benutzer-Workflow über alle Komponenten hinweg – ein echter Vorteil bei komplexen dokumentenbasierten Geschäftsprozessen.

Content Federation für umfassende Informationslandschaft. Mit dem "Core & Federate"-Ansatz integriert Doxis4 auch externe Inhalte (SharePoint, Fileshares, andere ECM-Systeme) in zentrale Prozesse und Aktenstrukturen, ohne physische Migration. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Informationsplattform trotz heterogener IT-Landschaft und schützt bestehende Investitionen.

KI-gestützte Metadatenextraktion und Prozessautomatisierung. Über einfaches OCR hinaus nutzt Doxis Intelligent Content Automation fortschrittliche KI-Technologien für automatische Klassifikation und Datenextraktion. Diese Cognitive Services reduzieren manuelle Erfassungsarbeit bei Dokumenten erheblich und erhöhen die Datenqualität signifikant.

Branchen- und Fachbereichslösungen mit schnellem ROI. Vorkonfigurierte Lösungen für spezifische Branchen (Versicherungen, Energie, öffentlicher Sektor) und Fachbereiche (Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement, Personalakten) beschleunigen die Implementierung erheblich und bieten bewährte Best-Practice-Ansätze im Dokumentenmanagement.

Einschränkungen: Die Implementierung von Doxis4 bedeutet eine signifikante Investition in Lizenzen, Beratung und Anpassung. Für kleine Unternehmen (<50 Mitarbeiter) ohne komplexe dokumentbasierte Prozesse oder hohe Compliance-Anforderungen ist das DMS-System in der Regel überdimensioniert. Der ROI entfaltet sich typischerweise erst ab mittleren Dokumentenvolumina und Nutzerzahlen.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Doxis4 wählen?

Mittelständische und große Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen profitieren besonders von Doxis4. Organisationen ab 100 Mitarbeitern mit signifikantem Dokumentenvolumen und komplexen dokumentenbasierten Prozessen nutzen die Skalierbarkeit und den umfassenden Funktionsumfang dieser Dokumentenmanagement Software effektiv. Die Automatisierungsmöglichkeiten und die strukturierte Ablage zahlen sich hier direkt in Effizienzgewinnen aus.

Unternehmen in regulierten Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen finden in Doxis4 einen verlässlichen Partner. Für Versicherungen, Banken, Pharma-Unternehmen und Energieversorger bietet das DMS umfassende Compliance-Features (Audit Trail, Revisionssicherheit, Zugriffsschutz), die regulatorische Anforderungen nachweisbar erfüllen. Die branchenspezifischen Lösungspakete beschleunigen die konforme Umsetzung.

Organisationen mit vernetzten, dokumentenbasierten Geschäftsprozessen steigern ihre Produktivität durch Doxis4. Wenn Dokumente abteilungsübergreifend bearbeitet werden (z.B. Eingangsrechnungen, Verträge, Kundenanfragen), bietet das System durch die Kombination von ECM und Business Process Management einen besonderen Mehrwert. Die durchgängige Prozessautomatisierung reduziert Medienbrüche und Durchlaufzeiten erheblich.

Öffentliche Einrichtungen mit Aktenführungspflicht setzen auf digitale Transformation mit Doxis4. Behörden, Kommunen und öffentliche Institutionen mit formellen Anforderungen an Aktenhaltung und -führung finden in Doxis4 eine E-Akten-Lösung, die gesetzliche Vorgaben erfüllt und gleichzeitig moderne Arbeitsweisen ermöglicht.

Entscheidende Auswahlkriterien:

1. Komplexität der Dokumentenprozesse: Je vielschichtiger und abteilungsübergreifender die dokumentenbasierten Prozesse sind, desto eher rechtfertigt sich der Einsatz einer umfassenden Plattform wie Doxis4.

2. Integrationsanforderungen: Wenn eine tiefe Integration in bestehende Systeme (besonders SAP) erforderlich ist, bietet Doxis4 zertifizierte Schnittstellen und bewährte Integrationsszenarien.

3. Compliance- und Revisionssicherheit: Bei hohen Anforderungen an Nachweisbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugriffsschutz von Dokumenten sollte die starke Compliance-Orientierung von Doxis4 in die Bewertung einfließen.

4. Langfristige ECM-Strategie: Doxis4 ist eine strategische Plattformentscheidung für Unternehmen, die eine langfristige, skalierbare Lösung für ihre wachsenden Informationsmanagement-Anforderungen suchen.

Details zum Dokumentenmanagement: Doxis4

Ganzheitliche Plattform-Philosophie prägt Doxis4 als fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem. Im Gegensatz zu isolierten Lösungen für einzelne Aufgaben vereint die Doxis Intelligent Content Automation alle wichtigen Komponenten für modernes Informationsmanagement auf einer technologisch homogenen Basis. Dies umfasst klassisches DMS, Archivierung, Workflow und Collaboration, wobei alle Module nahtlos zusammenarbeiten und ein einheitliches Benutzererlebnis bieten.

Modularer Aufbau ermöglicht eine bedarfsgerechte Implementierung. Unternehmen können mit den für sie wichtigsten Komponenten starten und das System schrittweise erweitern. Die Kernfunktionalität umfasst immer die zentrale Dokumentenverwaltung mit strukturierter Ablage, intelligenter Suche und sicherer Archivierung. Darauf aufbauend lassen sich Prozessautomatisierung, erweiterte KI-Funktionen oder spezielle Branchenlösungen ergänzen.

Flexibles Betriebsmodell bietet Wahlfreiheit für Unternehmen. Doxis4 kann als traditionelle On-Premise-Installation, als vollständige Cloud-Lösung oder in hybriden Szenarien betrieben werden. Diese Flexibilität erlaubt es, die Lösung an die individuellen IT-Strategien, Sicherheitsanforderungen und Ressourcen anzupassen, ohne Kompromisse bei Funktionalität oder Performance einzugehen.

Wissenswertes zum Anbieter: SER Solutions Deutschland GmbH

Etablierter europäischer ECM-Anbieter mit Tradition und Innovation. Die SER Solutions Deutschland GmbH ist Teil der internationalen SER Group, einem der größten europäischen Anbieter für Enterprise Content Management. Mit über 35 Jahren Markterfahrung verbindet das Unternehmen eine lange Tradition in der Dokumentenverarbeitung mit kontinuierlicher Innovation, insbesondere im Bereich KI-gestützter Automatisierung durch Doxis Intelligent Content Automation.

Starke Präsenz im deutschsprachigen Raum mit eigener Infrastruktur. Die SER Group unterhält eigene Rechenzentren in Deutschland und Europa, was besonders für Kunden mit hohen Datenschutzanforderungen relevant ist. Mit Hauptsitz in Bonn und weiteren Standorten im DACH-Raum sowie internationaler Präsenz bietet der Hersteller lokale Unterstützung kombiniert mit globaler Reichweite.

Technische Details & Integration

Moderne Architektur für hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Doxis4 basiert auf einer Microservices-Architektur, die eine elastische Performance und flexible Skalierung ermöglicht. Webbasierte Benutzeroberflächen bieten plattformunabhängigen Zugriff auf alle Funktionen, während zusätzlich dedizierte Clients für spezielle Anforderungen verfügbar sind.

Umfassende Integrationsfähigkeit steht im Zentrum der Plattform. Das Universal Connector Framework erlaubt die Anbindung an nahezu jedes Drittsystem. SAP-zertifizierte Schnittstellen ermöglichen eine tiefe Integration in SAP S/4HANA und SAP ERP, während für Microsoft 365 spezielle Add-ins eine nahtlose Einbindung in den gewohnten Office-Arbeitsablauf bieten. Offene APIs (REST, CMIS) erlauben zudem individuelle Integrationsszenarien für die Verwaltung von Dokumenten und Content.

Technologische Basis umfasst moderne Standards. Im On-Premise-Betrieb unterstützt Doxis4 gängige Betriebssysteme und Datenbankplattformen (Microsoft SQL Server, Oracle). Die Archivierungskomponenten sind für langfristige Dokumentenspeicherung optimiert und entsprechen allen relevanten Standards für revisionssichere Archivierung. Mobile Zugriffsmöglichkeiten via native Apps für iOS und Android sowie responsiver Webclient runden das technologische Profil ab.

Kosten & Preismodell

Flexible Lizenzmodelle passen sich unterschiedlichen Anforderungen an. Doxis4 wird sowohl im klassischen Kauf-Modell (Perpetual License) als auch als Subscription (Abo-Modell) angeboten. Nutzerbasierte Preisstruktur unterscheidet zwischen Named Users (dedizierte Lizenzen pro Mitarbeiter) und Concurrent Users (gleichzeitige Nutzung), wobei die konkrete Preisgestaltung je nach Projektumfang und Verhandlung variiert.

Modularer Preisaufbau spiegelt die Plattformstruktur wider. Kunden lizenzieren typischerweise ein Basispaket für Dokumentenmanagement und ergänzen es durch benötigte Zusatzmodule wie Workflow-Management, Capture-Funktionen oder SAP-Integration. Für Cloud-Angebote kommen nutzungsabhängige Komponenten wie Speichervolumen und Transaktionsmengen hinzu.

Implementierungskosten stellen einen wichtigen Kostenblock dar. Neben den reinen Lizenzkosten müssen Unternehmen Aufwände für Beratung, Konfiguration, Anpassung und Datenmigration einkalkulieren. Diese können je nach Projektumfang und Komplexität signifikant sein. Schulungskosten für Administratoren und Endanwender sowie laufende Wartungsgebühren (typischerweise 18-22% des Lizenzwerts pro Jahr bei Kaufmodellen) vervollständigen das Kostenbild.

Preispositionierung im Enterprise-Segment. Doxis4 bewegt sich preislich im Rahmen vergleichbarer ECM-Plattformen. Die Gesamtinvestition für mittelständische Projekte beginnt typischerweise im mittleren bis höheren fünfstelligen Bereich, während Großprojekte schnell sechsstellige Summen erreichen können. Im direkten Vergleich zu anderen führenden ECM-Systemen gilt die Preisgestaltung als wettbewerbsfähig, liegt aber deutlich über einfachen DMS-Einstiegslösungen.

Migration & Umstieg auf Doxis4

Strukturierte Migrationsmethodik für erfolgreichen Systemwechsel. Der Umstieg auf Doxis4 folgt einem bewährten Phasenmodell, beginnend mit Prozessanalyse und Konzeption über die technische Implementation bis zum gestaffelten Rollout. Erfahrene Implementierungspartner begleiten diesen Prozess und bringen etablierte Vorgehensweisen und Best Practices ein.

Flexible Datenmigration aus Altsystemen. Doxis4 bietet Migrationswerkzeuge für gängige Dokumentenquellen wie Dateisysteme, E-Mail-Server oder Vorgängersysteme. Je nach Ausgangssituation können Dokumente samt Metadaten übernommen werden, wobei der Migrationsaufwand stark von Datenvolumen, Strukturierung und Quelldatenqualität abhängt. Für komplexe Szenarien sind spezielle Migrationsprojekte mit Datentransformation erforderlich.

Change Management als kritischer Erfolgsfaktor. Die Umstellung auf ein umfassendes ECM-System wie Doxis4 bedeutet nicht nur einen technologischen, sondern auch einen kulturellen Wandel in der Informationsverarbeitung. Mitarbeiterschulungen und Anwenderbetreuung in der Einführungsphase sind essenziell für die Akzeptanz. Typische Schulungszeiten reichen von 1-2 Tagen für Standardnutzer bis zu mehreren Tagen für Administratoren und Power User.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Ganzheitlicher Plattformansatz verbindet DMS, BPM und Collaboration nahtlos und reduziert Systembrüche
• Hohe Automatisierungsrate durch Doxis Intelligent Content Automation senkt manuellen Aufwand bei der Dokumentenverarbeitung
• Umfassende Compliance-Funktionen gewährleisten Revisionssicherheit und Einhaltung regulatorischer Anforderungen
• Skalierbare Architektur wächst mit den Anforderungen und bewältigt auch sehr große Dokumentenvolumina
• Breite Integrationsmöglichkeiten verbinden Doxis4 mit bestehender IT-Landschaft und Fachapplikationen
• Mobiler Zugriff ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten mit Dokumenten und Workflows

Herausforderungen:

• Signifikante Initialinvestition in Lizenzen und Implementierung erfordert sorgfältige ROI-Betrachtung
• Komplexität des Systems verlangt gute Planung und strukturiertes Change Management
• Implementierungsdauer von mehreren Monaten für umfassende Projekte erfordert Geduld
• Anpassungsaufwand für unternehmensspezifische Prozesse kann erheblich sein
• Schulungsbedarf für alle Nutzergruppen zur effektiven Nutzung des Funktionsumfangs
• Abhängigkeit vom Implementierungspartner für Konfiguration und Anpassung

Häufig gestellte Fragen zu Doxis4

Was ist Doxis4?

Doxis4 ist eine umfassende Enterprise Content Management (ECM) Plattform der SER Group, die Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung, Archivierung und Collaboration in einer einheitlichen Lösung vereint. Die Software ermöglicht die strukturierte Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten sowie die Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse durch Doxis Intelligent Content Automation. Als zentrale Informationsplattform unterstützt Doxis4 Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer dokumentenbasierten Workflows.

Was ist eine DMS-Lösung?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur zentralen, strukturierten Erfassung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten. Es ermöglicht die effiziente Suche nach Inhalten, kontrollierte Versionierung und revisionssichere Aufbewahrung. Doxis4 geht als ECM-Plattform über reines DMS hinaus und integriert zusätzlich Prozess- und Wissensmanagement. Die DMS-Komponente bildet jedoch das Herzstück, das die Organisation und Verwaltung aller unternehmensrelevanten Dokumente ermöglicht.

Was macht die SER Group?

Die SER Group ist ein deutscher Softwarehersteller und einer der führenden europäischen Anbieter für Enterprise Content Management. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt mit Doxis4 eine Plattform für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement. Mit Hauptsitz in Bonn und internationaler Präsenz fokussiert sich die SER Group auf innovative Lösungen für die Digitalisierung dokumentenzentrierter Geschäftsprozesse. Besonderer Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung von Doxis Intelligent Content Automation zur KI-gestützten Verarbeitung von Informationen.

Was ist Doxis winCube?

Doxis winCube ist eine ältere Version des Dokumentenmanagementsystems der SER Group, die inzwischen durch die moderne Doxis4-Plattform abgelöst wurde. Ehemalige winCube-Kunden können über definierte Migrationspfade auf die aktuelle Doxis4-Version umsteigen, um von den neuen Funktionen und der weiterentwickelten Architektur zu profitieren. Doxis4 bietet im Vergleich zu winCube erweiterte Funktionen für Content Management, Prozessautomatisierung und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung.

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?

Die Kosten für ein DMS wie Doxis4 variieren stark je nach Unternehmensgröße, Anforderungen und Implementierungsumfang. Für mittelständische Unternehmen beginnen typische Projekte im mittleren bis höheren fünfstelligen Bereich inklusive Lizenzen und Implementierung. Großprojekte können schnell sechsstellige Summen erreichen. Die konkreten Preise für Doxis4 werden individuell kalkuliert und basieren auf Faktoren wie Nutzerzahl, benötigte Module und Betriebsmodell (On-Premise oder Cloud). Hinzu kommen Aufwände für Beratung, Anpassung und Schulung.

Ist ein DMS Pflicht?

Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung eines DMS besteht nicht generell. Allerdings gibt es in Deutschland gesetzliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die für bestimmte Dokumente eine revisionssichere Archivierung vorschreiben. Ein DMS wie Doxis4 hilft dabei, diese Compliance-Vorgaben zu erfüllen, ist aber nicht explizit vorgeschrieben. Besonders für Unternehmen mit umfangreichem Dokumentenaufkommen und regulatorischen Anforderungen wird ein DMS zunehmend zur praktischen Notwendigkeit.

Ist SAP ein Dokumentenmanagementsystem?

SAP ist primär ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) und kein dediziertes Dokumentenmanagementsystem, obwohl es einige DMS-Funktionen enthalten kann. Doxis4 bietet als spezialisiertes DMS/ECM-System umfassendere Dokumentenmanagement-Funktionen und integriert sich mittels zertifizierter Schnittstellen in SAP-Systeme. Dies ermöglicht die Kombination der Stärken beider Systeme: SAP für Geschäftsprozesse und Transaktionen, Doxis4 für die umfassende Dokumentenverwaltung, Prozessautomatisierung und revisionssichere Archivierung.

Was ist DMS Software?

DMS Software (Dokumentenmanagementsystem-Software) ist eine spezialisierte Anwendung zur digitalen Verwaltung und Organisation von Unternehmensdokumenten. Sie ermöglicht die zentrale Erfassung, Indexierung, Speicherung, Suche und Archivierung von Dokumenten aller Art. Moderne DMS-Lösungen wie Doxis4 bieten darüber hinaus Funktionen für Versionskontrolle, Berechtigungsverwaltung, automatische Klassifikation von Dokumenten und Workflow-Management. Im Unterschied zu einfachen Dateisystemen gewährleisten DMS-Lösungen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und unterstützen strukturierte Geschäftsprozesse.