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Großer Ratgeber für Vendor-Management-Software
Fazit sowie alle Empfehlungen auf einen Blick & mehr
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Mitarbeiterverwaltung
MAVES verfügt über eine zentrale digitalke Personalakte. Damit haben Papierwust und wild verstreute Dateinen auf dem PC ein Ende.
Personaleinsatzplanung
Behalten Sie mit der Software MAVES stets den Überblick über den aktuellen Einsatz all Ihrer Mitarbeiter.
Digitales Büro
Das digitale Büro ist das Ziel vieler Unternehmen. Mit der Software von EMS Experts Managet Servcies GmbH können Sie dieses Ziel auch erreichen.
Digitales Büro
Das digitale Büro ist das Ziel vieler Unternehmen. Mit der Software vonOuterscore GmbH können Sie dieses Ziel auch erreichen.
Dokumentenmanagement
Verwalten Sie all Ihre digitalen Dokumente, egal ob Texte, Bilder, Scans, PDF´s. Mit der intelligenten Suchfunktion in dieser Software können Sie schnell und effizient auf all Ihre Dokumente zugreifen.
Personaleinsatzplanung
Behalten Sie mit der Software Outerscore stets den Überblick über den aktuellen Einsatz all Ihrer Mitarbeiter.
FAQ - Das sind 4 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Cloud-Software: Erfahren Sie hier, weshalb Sie eine Cloud-Software nutzen sollten!
Eine Vendor-Management-Software dient der effizienten und effektiven Abwicklung einer Kunden-Lieferanten-Beziehung im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung. Diese Beziehungen sind mest gekennzeichnet durch mindestens 2, in der Regel aber drei und mehr Beteiligte. Eine browserbasierte Cloud-Software erlaubt allen Beteiligten ohne größere und damit teure Eingriffe und Änderungen des firmeneigenen IT-Netzwerks die Vorzüge einer Vendor-Management-Software zu nutzen. Die Software kann auf jedem internetfähigen Endgerät ort- und betriebssystemunabhängig genutzt werden.
Warum sollte ich darauf achten, dass meine zukünftige Vendor Management Software modular aufgebaut sein sollte?
Ein modularer Aufbau bietet dem Nutzer die Möglichkeit, die Software auf seine individuellen Bedürfnisse zuzuschneiden. In der Folge kann der Nutzer durch das Weglassen einzelner Funktionen den Preis der letztlich genutzten Software drücken.
Lesen Sie hier, warum eine detailliertes Rollen- und Rechtemanagement in Ihrer neuen Vendor Management Software unentbehrlich ist.
Die bereits beschriebene Kunden-Lieferanten-Beziehung ihm Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit drei und mehr Beteiligten erfordert auch die Möglichkeit der detaillierten Beschreibung und Festlegung von Aufgabenbereichen und Zuständigkeiten. Dieser Notwendigkeit kann nur eine Software gerecht werden, die über ein so genanntes Rollen- und Rechtsmanagement verfügt. Eine Vendor-Management-Software ohne diese Tools ist quasi undenkbar.
Weshalb ist es wichtig, dass mein neues Vendor Management System eine unkomplizierte und effektive Beteiligung von Betriebsräten ermöglicht?
Wenn das Unternehmen, das Zeitarbeitnehmer in Anspruch nimmt, einen Betriebsrat hat, ist dieser zwingend bei allen Fragen im Zusammenhang mit dem Einsatz von Zeitarbeitnehmern zu beteiligen. Und diese Beteiligung ist nicht nur globaler Natur, sondern reicht bis hinein in die Auswahl des einzelnen Zeitarbeitnehmers. Somit muss auch die Vendor-Management-Software für diesen Fall ein entsprechendes Tool bereithalten. Wäre das nicht der Fall, würden alle zu vor erreichten Effizienz- und Effektivitätsgewinne egalisiert.
Empfehlungen
Im Rahmen unserer ausführlichen Tests und Vergleiche haben wir einen sehr guten Eindruck von verschiedenen Software-Lösungen im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang erhalten. Hierzu zählen insbesondere die Vendor-Management-Programme von EMS und IVOCOTEC. Wir können Ihnen binnen 24h eine Sofort-Empfehlung geben, wenn Sie uns Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular hinterlassen.
Ratgeber
Lesen Sie hier, was eine gute Vendor-Management-Software zu leisten im Stande sein sollte?
Eine Vendor-Management-Software beschreibt ein meist webbasiertes Verwaltungssystem für den externen Personaleinsatz und dient der Verwaltung sowie Beschaffung von Personaldienstleistungen. Vor allem Unternehmen ab einer Größe von mehr als 3 000 Beschäftigten profitieren von diesem System, mit dem sich Personal von unterschiedlichen Dienstleistern zentral verwalten lässt. Auch der Einsatz der Software durch den Entleiher selbst, durch den Managed Service Provider (kurz MSP) oder den Master-Vendor (kurz MV) kann entscheidend dazu beitragen, die bei der Personalbeschaffung ablaufenden Prozesse erheblich zu vereinfachen. Vor allem beim Onboarding, bei der Dokumentenverwaltung, bei der Arbeitszeiterfassung und bei der Lohnabrechnung von externen Vertrags- und Zeitarbeitskräften ist die Vendor-Management-Software praktisch und sorgt dafür, dass Sie jederzeit und mühelos den Überblick behalten. Der Funktionsumfang der VMS-Lösungen ist modular aufgebaut. Das bedeutet, dass Sie die Anwendung komplett auf Ihre Bedürfnisse anpassen können. Durch zahlreiche Schnittstellen wird die Datenübertragung zu firmeninternen Programmen und MS-Excel ermöglicht. Die meisten Anbieter stellen eine Demoversion bereit, um Ihnen als Interessenten einen Einblick in die VMS-Software zu verschaffen.
Definition - Was ist Vendor-Management-Software
Vendor-Management-Systeme bieten Unternehmen unterschiedlichster Größen die Möglichkeit, die Beschaffung und Verwaltung einer flexiblen Belegschaft zu koordinieren. Die Unternehmenssoftware-Plattform ist in der Regel Internet-fähig und der Nutzer kann vor Ort und in einer Cloud nutzen. Das Funktionsrepertoire ermöglicht Unternehmen, flexibel Mitarbeiter zu suchen, zu identifizieren und zu verwalten. Der zu verwaltende Arbeitnehmerstamm setzt sich aus vorübergehenden oder befristeten Beschäftigten und SOW-Arbeitnehmern zusammen. Ebenso Auftragnehmer oder Freiberufler, welche auf einer kurz- oder langfristigen Vertragsbasis arbeiten, gehören dazu. Ein VMS kann die vorhandenen Bewerber während des Einstellungsverfahrens prüfen, sie klassifizieren und anschließend die Eingestellten einordnen. Außerdem stellt das System sicher, dass die neuen Mitarbeiter den Compliance-Anforderungen, der Regelkonformität, entsprechen. Das System ist zudem in der Lage, Zeiterfassungsblätter, Verträge, Ausgaben und Rechnungen im Zusammenhang mit den Zeitarbeitern zu verfolgen, zu verwalten und zu bearbeiten. Alles in allem erwirkt die Nutzung eines Vendor-Management-Systemes also Kosteneinsparungen, straffere Prozesse und Unternehmensabläufe sowie die Reduzierung von Problemen möglicher Verstöße.
Welche Vorteile bietet ein Vendor-Management-System?
- Regionale Ausschreibungen per Mausklick
Zahlreiche Anbieter ermöglichen mit ihrem VMS-System regionale Ausschreibungen in minutenschnelle, wobei Sie zielgenau den Bewerber wählen können und sich einen hohen Zeitaufwand bei der Suche sparen.
- Transparenter Einstellungsprozess
Alle Schritte des Einstellungsprozesses verlaufen zentral über das System, was bedeutet, dass alle Beteiligten über den Status der Anfrage in Echtzeit informiert sind. Daten sind stimmig und werden gebündelt kontrolliert. So entstehen keine bösen Überraschungen hinsichtlich der Absprachen über Konditionen wie dem Preis.
- Abbildung von Branchentarifen
Durch den Einbezug von Branchentarifen können Sie Preise vergleichen und halten gesetzliche Bedingungen ein, außerdem Ersparen Sie sich die Recherche nach der passenden Bezahlung, die Software erledigt diese Arbeit für Sie. Trends und Prognosen lassen sich darstellen.
- E-Signing
Sie können nicht nur einzelne Verträge, sondern durch die Stapel-Funktion gleichzeitig mehrere Verträge digital unterzeichnen. Sie sparen dadurch Zeit und Geld, denn die postalische Übersendung und Verwendung von Papier entfallen. Diese Funktion bieten und liefern überhaupt nur wenige Hersteller an.
- Einblick in die Performance des Lieferanten
Normalerweise ist es gar nicht so einfach, bei mehreren Lieferanten den Überblick zu behalten. Vor allem ob sich sich die Lieferanten an Preisabsprachen halten. Diesen Überblick erhalten Sie über die umfangreichen Rapporte in Ihrem neune VMS.
- Integration mit bestehenden Systemen
Mittels zahlreicher Schnittstellen zu bereits bestehenden ERP-Systemen wie z. B. SAP und weiteren Anwendungen können Stammdaten wie Personalnummer der Zeitarbeiter oder Einkaufs-Auftragsnummer erfasst und ausgetauscht werden. Das Vendor Management System wird ein Teil der ICT-Umgebung.
Zeit ist Geld: Das Fazit
Die Nutzung eines Vendor-Management-Systems ist für Unternehmen, Lieferanten und Managed-Service-Provider geeignet und vereinfacht Prozesse wie beispielsweise Onboarding, Zeiterfassung, Datenaustausch, Dokumentenverwaltung und Offboarding durch smarte Module maßgeblich. Es existiert eine überschaubare Anzahl von Anbietern, die sich teilweise ganz auf die Entwicklung von VMS-Lösungen spezialisiert haben. Wir von Systemhaus.com agieren als Ihr unabhängiger Vermittler, wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Produkt am besten zu Ihren individuellen Anforderungen passt. Stellen Sie mit nur einem Klick eine Anfrage und erhalten Sie ein unverbindliches Angebot. Andere Unternehmen haben auch nach diesen Software-Lösungen gesucht: Software für Zeitarbeit
Warum Ihre Vendor Lösung unbedingt ein Zeiterfassungssystem haben sollte
Wenn Sie saisonal oder projektbezogen mit externer Belegschaft arbeiten, liegen bei der Abrechnung meist Stundenwerte zugrunde. Durch Zutrittssysteme werden häufig gleichzeitig auch Zeiten erfasst, die Sie für die Rechnungsverarbeitung nutzen können, bspw. wenn Sie Stundenwerte an Abteilungen umlegen.
Je besser die Erfassung der Zeit mit dem Vertragsmanagement intern und extern sowie der Abrechnung in der Beschaffungssoftware verknüpft ist, desto einfacher und automatischer kann die Ressourcen Lösung Abrechnungen erstellen.
Finden Sie die Programme, die auch an Ihre E-Mail-Postfächer angeschlossen sind
Unabhängig Ihrer Unternehmensgröße sollte Ihr neues Tool auch Emails, bspw. über Outlook, Mail oder andere Programme, versenden können. So können Beschaffungsanforderungen oder Abrechnungen bei Bedarf per Email verschickt werden. Dies erleichtert den Arbeitsprozess enorm, da E-Mails ohne Zwischenschritt versandt werden können.
Warum ein Reporting im Rahmen des Beschaffungsprozesses bei der Entscheidungsfindung helfen kann
Wenn Sie mit Drittanbietern arbeiten, erleben Sie auch Anbieterrisiken. Bspw. dass diese trotz Zusage keine passenden Arbeiter oder Profis liefern können, dass die Flexibilität von manchen Arbeitern eingeschränkt ist und/oder sie nicht zu Ihrer Unternehmens-Anforderung passen.
Gleichzeitig erleben Sie auch im täglichen Lieferantenmanagement die Qualität der Zusammenarbeit. Stimmt die Kommunikation? Wie zuverlässig sind die Lieferanten? Wie sind die Preise im Vergleich? Wie steht es mit dem Lieferantenrisikomanagement? Sind die Externen aktuell alle von einem Dienstleister oder teilen sich diese auf mehrere Dienstleister auf? Wie hoch ist das Risiko, wenn dieser Lieferant nicht mehr liefern kann für Ihr Business? Wie hoch ist die Abhängigkeit und wie hoch die Stundenpreise? Wie ist die Bewertung des jeweiligen Lieferanteninnerhalb vom Lieferantenmanagement?
Dies alles ist wichtig zu wissen, wenn Sie Ressourcen beschaffen und ggfs. Vertragsverhandlungen führen. So können Sie das Risiko splitten, Preise verhandeln, die Tarife Ihrer Branche und die Bewertungen vergleichen. Ihr neues Programm dient daher auch als Anbieterrisikomanagement System.
Wie ein digitales Genehmigungsverfahren Ihre Prozesse beschleunigt
Bei der temporären Stellenbesetzung gibt es wie bei der Einstellung von dauerhaften Mitarbeitern ein Genehmigungsverfahren. Dies umfasst meist die Freigabe der Stelle selbst und dem zugehörigen Budget, der Zustimmung über die Einstellung eines bestimmten Mitarbeiters und ggfs. die Anhörung vom Betriebsrat. Oft sind die Genehmigungsverfahren auch mehrstufig.
Ein Programm zur Abwicklung des Beschaffungsprozesses bietet hier eine Lösung, die Ihre Prozesse beschleunigt und das Genehmigungsverfahren digitalisiert. So können die Genehmigungen den jeweiligen Personen direkt auf den PC gespielt werden. Wird eine Frist nicht eingehalten, erfolgt eine Berichterstattung, so dass zeitnah gehandelt und eine Lösung gefunden werden kann. Bspw. eine Erinnerung, eine Weiterleitung oder eine Eskalation an die Führungskraft.
Was die beste Lösung ist, wenn der Beschaffungsprozess auch im Ausland stattfindet
Haben Sie Niederlassungen im Ausland, Baustellen oder Projekte im Ausland, englischsprachige Mitarbeiter, bietet ein Programm, welches mehrere Sprachen beherrscht, großen Komfort. Sei es in der Bediener-Oberfläche oder die Möglichkeit Dokumente in verschiedenen Sprachen anzuhängen.
Möchten Sie wissen, welche Funktionen welches Programm bietet? Dann nutzen Sie unseren Produktkalkulator für Ihren Vergleich.