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Pactos VMS | Vendor-Management-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Pactos VMS im Überblick + Entscheidungskriterien

Pactos VMS

  • Umfassende Auswertung
  • Persönliche Videoeinschätzung verfügbar
  • Alle Funktionen - Demos - Beratungen & Vergleiche
Auf Anfrage
Preis ab
4.6
Bewertung
Vendor-Management-Software
Branche
Tom Schön
Autor, Tester
Handhabung:
Einsteiger
-
Gewohnheitstier
-
Experte
Automatisierungsgrad:
niedrig
-
mittel
-
hoch
4,5 h Test
30 Minuten Lesezeit

Pactos VMS im Überblick + Entscheidungskriterien

Pactos VMS | Vendor Management Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich

Zielgruppe: Mittelstand & Konzerne (DACH)


🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Supplier Lifecycle Management:
Automatisiertes Onboarding mit digitaler Erfassung und Validierung von Lieferantendaten über ein Self-Service-Portal, zentrales Lieferanten-Repository für alle Stammdaten und Historie, versioniertes Dokumentenmanagement mit lückenlosem Audit-Trail für Zertifikate und Verträge. Die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Personaldienstleistern und anderen Anbietern erfolgt strukturiert in einem System.

Risiko- und Compliance-Management:
KI-gestütztes Risiko-Scoring durch kontinuierliche Analyse interner und externer Datenquellen wie Meldeportalen und Bonitätsanbietern. Automatisierte Compliance-Prüfungen sowie Zertifizierungen nach der DSGVO und ISO 27001 reduzieren den Aufwand erheblich. Echtzeit-Benachrichtigungen bei Risikoänderungen und Fristüberschreitungen ermöglichen schnelle Reaktionen auf kritische Entwicklungen.

Performance- und Vertragsmanagement:
Echtzeit-Reporting mit aussagekräftigem Echtzeit Reporting über KPIs zu Liefertreue und Leistung der Personaldienstleister. Zentrales Vertrags- und SLA-Management mit automatischer Fristenüberwachung, konsolidierte Spend-Analysen mit Benchmarking-Funktionen zur Identifikation von Einsparpotenzialen bei den Kosten für Fremdpersonal. Detaillierte Einblicke in die Leistung aller Anbieter unterstützen datenbasierte Entscheidungen.

Kollaboration und Integration:
Modernes Lieferanten-Self-Service-Portal mit integriertem Ticketsystem für effiziente Zusammenarbeit, RESTful APIs und Standard-Konnektoren für nahtlose ERP-Integration mit SAP, Oracle und Microsoft Dynamics. Mobile App für Status-Checks und Freigaben unterwegs ermöglicht flexibles Vendor Management auch außerhalb des Büros.

Reporting und Administration:
Flexibles Reporting-System mit Standard-Reports und Ad-hoc-Report-Builder für individuelle Analysen der Software-Daten. Feingranulares Rollen- und Rechtemanagement nach Abteilungen und Verantwortlichkeiten gewährleistet sichere Verwaltung sensibler Informationen zu Anbietern und Projekten.


🟨 Besonderheiten – Was macht Pactos VMS einzigartig?

Native KI-Risikobewertung mit externen Datenquellen bildet das Herzstück der Plattform und unterscheidet Pactos VMS von herkömmlichen Lösungen. Das System führt kontinuierlich Dokumentenprüfungen und Compliance-Checks mittels KI durch, um Lieferantenrisiken proaktiv zu identifizieren. Unternehmen erfahren von potenziellen Problemen, bevor diese die Lieferkette oder die Beschaffung von Fremdpersonal beeinträchtigen. Diese semantische Analyse geht weit über simple Schwellenwert-Überwachungen hinaus und erkennt Muster, die manuellen Analysen typischerweise entgehen würden.

Spezialist für deutsche Regulatorik unterscheidet Pactos fundamental von globalen Generalisten im Vendor Management. Im Gegensatz zu internationalen Anbietern, die das LkSG nachträglich ergänzen müssen, bietet die Lösung tiefgehende, praxiserprobte Funktionen für das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Pactos VMS unterstützt die gesamte Dokumentation vom Risiko-Screening bis zum BAFA-konformen Bericht ohne nachträgliches Customizing. Gleiches gilt für das AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) und branchenspezifische Anforderungen. Diese Spezialisierung macht Pactos zur bevorzugten Lösung für Unternehmen in regulierten Branchen.

API-first Microservices-Architektur gewährleistet maximale Flexibilität bei der Integration in bestehende Systemlandschaften verschiedener Unternehmen. Jede Funktionalität ist als unabhängiger Service konzipiert und vollständig per API zugänglich. Dies bedeutet für Anwender keine Abhängigkeit von starren Systemgrenzen und einfache Erweiterbarkeit bei wachsenden Anforderungen an das Management System. Die Architektur ermöglicht es, einzelne Module wie die Rechnungsprüfung oder das Tool zur Überwachung von Einsätzen zu aktualisieren oder zu skalieren, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen.

Deutsche Datensouveränität mit Betrieb ausschließlich in deutschen und europäischen Rechenzentren – nicht die klassischen US-Anbieter. Die Plattform ist nach höchsten Standards wie der ISO 27001 zertifiziert. Für regulierte Branchen, den öffentlichen Sektor und Großkonzernen stellt dies ein entscheidendes Auswahlkriterium dar.

Vollständige Source-to-Pay-Suite: Hervorzuheben ist, dass Pactos weitere Leistungen wie z. B. Pactos Tender und Pactos Audit anbietet. Damit ist der Anbieter eine komplette Source-to-Pay-Suite. E-Sourcing mit Preisvergleichen kann mit der Plattform ebenso abgebildet werden – ein starker Vorteil im Vergleich zu anderen Anbietern. Darüber hinaus wurde die Applikation VMS bereits in Großkonzernen (z. B. internationale Logistikanbieter) und Unternehmen eingesetzt.

Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden: Die Mobile App kann bei sehr großen Datenbeständen über 10.000 Lieferanten Performance-Einbußen zeigen. Individuelles Reporting jenseits der Standard-Templates ist jedoch auch ohne technisches Know-how oder Entwickler-Support für die Software möglich.


🟩 Empfehlung – Wer sollte Pactos VMS wählen?

Mittelständische Industrieunternehmen und Konzerne mit 30-3.000 Millionen Euro Umsatz finden in Pactos eine pragmatische Lösung mit schnellem Return on Investment. Typische Anwender managen 5-500 Lieferanten und Personaldienstleister, spüren regulatorischen Druck und suchen eine funktionstiefe Lösung ohne die Komplexität überdimensionierter Enterprise-Suiten. Besonders Logistikunternehmen, Luftfahrtsunternehmen, Maschinenbauer und Lebensmittelhersteller profitieren von der Kombination aus deutscher Regulatorik-Expertise und moderner Technologie für effizientes Vendor Management.

Compliance- und Risk Manager in regulierten Branchen erhalten mit Pactos VMS mehr als ein Tool – sie gewinnen einen Regulatory-Tech-Partner. Bereits namhafte Unternehmen aus der Industrie setzen mit diesem Anbieter die höchsten Anforderungen an Datensicherheit, Nachweisbarkeit und regulatorische Compliance-Prüfungen um und finden eine Plattform, die speziell für ihre Herausforderungen konzipiert wurde.

Konzerneinheiten mit dezentralen Einkaufsstrukturen können mit Pactos agile, eigenständige VMS-Lösungen implementieren, die sich nahtlos in bestehende ERP-Landschaften integrieren. Verantwortliche für Business Units oder Regionen benötigen nicht das zentrale IT-Mammutprojekt abzuwarten, sondern können fokussiert ihre Vendor-Management-Prozesse digitalisieren. Die mandantenfähige Architektur ermöglicht dabei verschiedene Organisationseinheiten mit eigenen Workflows bei gleichzeitig zentraler Auswertung und Übersicht über alle Prozesse.

Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft profitieren von der API-first-Architektur besonders stark. Organisationen, die nicht nur SAP einsetzen, sondern eine Mischung aus verschiedenen ERP-, E-Procurement- und Spezialsystemen betreiben, finden in Pactos eine Lösung, die Integration deutlich einfacher macht als monolithische Suiten. Die Microservices-Architektur und die umfassende API-Dokumentation reduzieren Integrationsaufwände erheblich und unterstützen die Verwaltung verschiedener Software-Systeme.

Master Vendor und Managed Service Provider finden in Pactos eine Lösung, die speziell für ihre Geschäftsmodelle konzipiert ist. Die Plattform unterstützt den Auftrag des Fremdpersonal-Managements für Mandanten optimal und ermöglicht die Verwaltung mehrerer Kundenorganisationen über eine zentrale Instanz.

Entscheidende Auswahlkriterien:

✓ LkSG-Compliance und AÜG-Konformität sind geschäftskritisch und erfordern eine sofort einsatzbereite Lösung statt eines mehrmonatigen Customizing-Projekts

✓ Datenhaltung in Deutschland/Europa ist aus regulatorischen, strategischen oder politischen Gründen zwingend erforderlich

✓ Time-to-Value zählt – produktiver Betrieb soll in 1-3 Monaten erreicht werden, nicht in 6-12 Monaten

✓ Modulare Investition wird bevorzugt – Start mit Risk & Compliance und spätere Ergänzung um Performance Management ohne alles auf einmal kaufen zu müssen


Details zur Vendor Management System Software: Pactos VMS

Fokussierter VMS-Spezialist für externes Personal und Fremdpersonal – diese Positionierung prägt die Software grundlegend. Pactos konzentriert sich auf den gesamten Supplier Lifecycle von Onboarding über Risk & Performance bis Offboarding für Personaldienstleister und externe Arbeitskräfte. Diese bewusste Fokussierung führt zu tieferen Funktionen in den Kernbereichen Vendor Management und ermöglicht schnellere Implementierungen als bei breit aufgestellten Suiten.

Die mandantenfähige Cloud-Plattform skaliert problemlos von 10 bis über 1.000 Lieferanten und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizient zu gestalten. Die Architektur ermöglicht verschiedene Organisationseinheiten mit eigenen Workflows bei gleichzeitiger zentraler Auswertung und Steuerung. Verfügbar als Cloud-Lösung passt sich das System unterschiedlichsten Unternehmensanforderungen an. Diese Flexibilität macht Pactos sowohl für wachstumsstarke Mittelständler als auch für etablierte Konzerne mit komplexen Anforderungen an die Verwaltung interessant.

Datengetriebene Entscheidungsunterstützung aggregiert interne Performance-Daten mit externen Risikoquellen zu einem ganzheitlichen Lieferantenbild. Finanzdaten, ESG-Ratings und News-Analysen fließen in die Bewertung der Leistung ein. KI-Algorithmen identifizieren dabei Muster und Trends, die menschlichen Analysen typischerweise entgehen. Die Plattform wandelt große Datenmengen in handlungsrelevante Einblicke um – von der strategischen Lieferantensegmentierung bis zur operativen Überwachung kritischer Lieferbeziehungen und der Kontrolle von Fremdpersonal-Einsätzen.

Automatisierte Rechnungsprüfung als integrierte Funktion minimiert Fehler und verhindert Überzahlungen bei der Abrechnung von Fremdpersonal. Das System gleicht eingehende Rechnungen automatisch mit den vereinbarten Konditionen und geleisteten Einsätzen ab. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung erheblich und führt zu messbarer Steigerung der Prozesseffizienz. Die nahtlose Integration mit ERP-Systemen ermöglicht einen durchgängigen Workflow von der Bestellung bis zur Zahlung.


Wissenswertes zum Anbieter: Pactos GmbH

Innovationstreiber seit 2023 – die Pactos GmbH aus München ist ein spezialisierter Anbieter für den Bereich Fremdpersonal und externe Arbeitskräfte. Sie beschäftigt etwa 30 Mitarbeiter. Anders als andere Anbieter in dem Markt, die seit 15 Jahren existieren, denkt Pactos die Software modern und neu – damit werden erfrischend neue Ideen in bestehende Prozesse eingebracht. Zudem ist das Unternehmen stark in die Industrieverbände verbunden und steht für eine langfristige Partnerschaft mit Kunden. Der Fokus auf den DACH-Markt ermöglicht tiefes Verständnis für regionale Besonderheiten bei Prozessen und Regularien im Vendor Management.

Pragmatismus vor Perfektion als gelebte Unternehmensphilosophie prägt die Produktentwicklung von Pactos VMS. Das Unternehmen versteht sich als Übersetzer zwischen deutschen Mittelstandsanforderungen und moderner SaaS-Technologie. Best-Practice-Workflows sind vorkonfiguriert, extreme Individualisierung ist bewusst begrenzt – für schnellere Projekterfolge und höhere Nutzerakzeptanz. Die Regulatory-Tech-Expertise durch enge Zusammenarbeit mit deutschen Mittelständlern und Konzernen zeigt sich besonders bei der technischen Umsetzung komplexer Regularien wie AÜG, LkSG und weiteren Vorschriften für Unternehmen verschiedener Branchen.

Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt, wobei Anforderungen aus der Praxis und Kundenfeedback eine zentrale Rolle spielen. Pactos arbeitet eng mit Anwendern zusammen, um Funktionen für verschiedene Branchen zu optimieren und neue Aufgaben im Vendor Management zu adressieren. Diese praxisnahe Entwicklung sorgt für eine hohe Relevanz der Software im täglichen Einsatz.


Technische Details & Integration

Moderne Microservices-Architektur mit API-first-Ansatz bildet das technologische Fundament von Pactos VMS. Jede Funktionalität ist als unabhängiger Service gebaut und vollständig per RESTful API zugänglich. Standard-Konnektoren für übliche Systeme sind verfügbar. Kundenspezifische Integrationen lassen sich dank umfassender OpenAPI-Dokumentation gut umsetzen. Die Architektur ermöglicht es einzelnen Modulen, unabhängig voneinander aktualisiert oder skaliert zu werden.

Enterprise-Grade Security by Design gewährleistet höchste Sicherheitsstandards für sensible Unternehmensdaten. Die Plattform ist zertifiziert nach ISO 27001 und berücksichtigt die DSGVO, was insbesondere beim Umgang mit personenbezogenen Kandidatendaten kritisch ist. Verschlüsselung erfolgt mit AES-256 at-rest und TLS 1.2+ in-transit. Single Sign-On via SAML 2.0 und OAuth2 integriert sich nahtlos mit Azure AD, Okta und anderen Enterprise Identity Providern. Das stetige Streben nach höchsten Sicherheitskontrollen belegt dabei den Augenmerk auf die Wahrung kundenbezogener Interessen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung per CI/CD mit agiler Entwicklung führt zu 2-3 Major Releases und monatlichen Updates. Aktuelle Roadmap-Schwerpunkte umfassen erweitertes ESG-Management, Predictive Analytics zur proaktiven Vorhersage von Personalengpässen und KI-Agenten zur höheren Automatisierung. Letztere ermöglichen Fachanwendern ohne IT-Kenntnisse, bestehende Workflows effizienter durchzuführen – eine wichtige Steigerung der Effizienz bei der Verwaltung von Fremdpersonal.

Die nahtlose ERP-Integration stellt sicher, dass das Vendor Management System mit bestehenden Systemlandschaften harmoniert. Die Software bietet Schnittstellen zu allen gängigen ERP-Systemen und ermöglicht einen bidirektionalen Datenaustausch. Dies gewährleistet, dass Stammdaten, Bestellungen und Rechnungen synchron gehalten werden und vermeidet Medienbrüche im Prozessablauf.


Kosten & Preismodell

SaaS-Abonnement mit modularem Aufbau bildet die Basis der Lizenzierung für Pactos VMS. Die Berechnung erfolgt nach Ausgaben ("Spend") für das Fremdpersonal, Anzahl verwalteter Lieferanten, internen Power-Usern und gebuchten Modulen. Der Preisrahmen bewegt sich bei etwa 500 – 5.000 Euro monatlich. Genaue Staffelpreise erfordern eine individuelle Anfrage, da diese stark von der spezifischen Konfiguration und den Anforderungen der Unternehmen abhängen.

TCO realistisch kalkulieren bedeutet mehr als nur Lizenzkosten zu betrachten. Wesentliche Faktoren umfassen Implementierung (typischerweise 10-20% der Jahreslizenz), Datenprovider-Gebühren für Services wie Creditreform und laufende Administration (0,2-0,5 FTE). Versteckte Kostentreiber sind Datenbereinigung vor der Migration – jedoch unterstützt Pactos hierbei umfassend und übernimmt eine Bestandsaufnahme.

Mittleres Preissegment mit besserem Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu HR4YOU VMS oder compleet vendor. Pactos positioniert sich deutlich günstiger bei gleichzeitig tieferer VMS-Funktionalität als regionale Wettbewerber. Für den deutschen Mittelstand ergibt sich oft das optimale Verhältnis zwischen Low-Cost-Tools mit ausreichendem Funktionsumfang und kostenintensiven Giganten mit Funktionen, die nicht benötigt werden. Die Kosten für das Vendor Management System amortisieren sich typischerweise durch Effizienzgewinne und vermiedene Compliance-Risiken.


Migration & Umstieg auf Pactos VMS

Typische Projektdauer 1-3 Monate – variiert erheblich nach Komplexität der Anforderungen. Standard-Implementierungen mit 1-2 Modulen sind in 2-3 Wochen realistisch machbar. Vollständige Implementierungen mit komplexer ERP-Integration benötigen realistisch 2-3 Monate. Der kritische Pfad liegt fast immer bei der Datenmigration und Schnittstellenkonfiguration, nicht bei der Software-Konfiguration selbst. Optimistische Ein-Monats-Zeitpläne sind nur bei exzellentem Projektmanagement, klarem Scope und hervorragender Datenqualität erreichbar.

Datenqualität als größter Erfolgsfaktor entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Implementierung eines Vendor Management System. Die Bereinigung und Harmonisierung von Lieferantenstammdaten vor der Migration sind zeitaufwendig, aber unverzichtbar. CSV-Import und API-basierte Übernahme sind technisch verfügbar, aber das Prinzip "Garbage in, garbage out" gilt gnadenlos. Lieferantenduplikate müssen eliminiert, Klassifizierungen vereinheitlicht und fehlende Pflichtfelder ergänzt werden – unabhängig davon, ob es sich um Personaldienstleister oder andere Anbieter handelt.

Ressourcenbedarf nicht zu unterschätzen ist entscheidend für realistische Planung bei der Einführung der Software. Benötigt werden ein Projektleiter auf der Unternehmensseite mit Prozess-Know-how sowie 2-4 Key-User, die während des Projekts 10% ihrer Zeit investieren. Der Customer Success Manager von Pactos und strukturierte Schulungskonzepte mit (Onsite-)Workshops und eLearning sind inklusive. Die Hauptkosten liegen typischerweise nicht bei der Lizenz, sondern bei internen Personalkosten für Datenbereinigung, Projektmanagement und Change Management – Aufgaben, die für eine erfolgreiche Verbesserung der Prozesse unerlässlich sind.


Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Schnelle Time-to-Value durch Pragmatismus – Vorkonfigurierte Best-Practice-Workflows und modularer Aufbau von Pactos VMS ermöglichen produktiven Start in 1-3 Monaten statt 3-12 Monaten bei großen Suiten. Unternehmen können schnell von der Effizienz der Software profitieren.

Tiefe Regulatory-Compliance für DACH – Native Funktionen, deutsche Datenhaltung und spezifisches Verständnis für AÜG ohne nachträgliche Anpassungen nötig. Die Software bietet umfassende Compliance-Prüfungen für verschiedene Branchen.

Technologische Flexibilität und Zukunftssicherheit – API-first-Architektur, Microservices und kontinuierliche Updates halten die Plattform agil und integrierbar, unabhängig vom ERP-Ökosystem. Das Management System wächst mit den Anforderungen der Unternehmen.

Datengetriebene Risikofrüherkennung – KI-gestütztes Scoring mit externen Datenquellen identifiziert Probleme, bevor sie die Lieferkette beeinträchtigen. Detaillierte Einblicke ermöglichen proaktive Entscheidungen im Vendor Management.

Mandantenfähigkeit für Konzernstrukturen – Verschiedene Organisationseinheiten mit eigenen Workflows bei zentraler Steuerung und Auswertung. Die Verwaltung erfolgt effizient über eine Plattform.

Automatisierte Rechnungsprüfung reduziert Fehler – Das Tool zur Rechnungsprüfung minimiert Überzahlungen und optimiert die Verwaltung von Rechnungen für Fremdpersonal und andere Leistungen.

Vollständige S2P-Suite – E-Sourcing mit Preisvergleichen kann mit der Plattform ebenso abgebildet werden – ein starker Vorteil im Vergleich zu anderen Anbietern.

Begrenzte globale Präsenz – Derzeit weniger lokaler Support in nicht-europäischen Märkten kann für global verteilte Teams eine Herausforderung sein, der Fokus liegt klar auf DACH/Europa.

Einfaches Reporting ohne Skills – Individuelles Reporting jenseits der Standard-Templates ist sogar ohne technisches Know-how oder Entwickler-Support möglich.

Begrenzte Markenbekanntheit – Gegenüber Magic Quadrant-Leadern wie SAP Fieldglass, Magnit oder Beeline geringere globale Bekanntheit, was interne Durchsetzung erschweren kann.


Häufig gestellte Fragen zu Pactos VMS

Wie unterscheidet sich Pactos von SAP Fieldglass oder Beeline?

Pactos ist ein fokussierter VMS-Spezialist mit tieferen Risk- und Compliance-Funktionen, während andere Anbieter meist internationale VMS anbieten. Die Lösung bietet besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für den Mittelstand, schnellere Implementierung und spezifische länderkonforme Compliance ohne nachträgliches Customizing. Pactos VMS unterstützt Unternehmen dabei, ihre Anforderungen an Vendor Management effizient zu erfüllen. Dafür fehlen internationale Erfahrungen im amerikanischen Raum oder in EMEA/APAC.

Wie lange dauert die Implementierung realistisch?

Für 1-2 Kernmodule sind 2-3 Wochen realistisch. Vollständige Implementierungen mit komplexer Integration benötigen 1-3 Monate. Der kritische Faktor ist nicht die Software-Konfiguration, sondern Datenbereinigung, Schnittstellen und Change Management. Optimistische Ein-Monats-Zeitpläne erfordern exzellentes Projektmanagement, klaren Scope und hervorragende Ausgangsqualität der Lieferantendaten. Unternehmen sollten ausreichend Zeit für Aufgaben im Zusammenhang mit der Datenmigration einplanen.

Welche Integrationen sind out-of-the-box verfügbar?

Standard-Konnektoren existieren sowohl für die Kundenseite wie bspw. Microsoft Dynamics sowie BI-Tools als auch für die Dienstleisterebene mit zvoove. Anbindungen an Risikodaten-Provider wie Creditreform, Dun & Bradstreet und EcoVadis sind grundsätzlich vorkonfiguriert. Single Sign-On mit Azure AD und Okta via SAML 2.0 ist verfügbar. Kundenspezifische Integrationen erfolgen über gut dokumentierte RESTful APIs mit umfassender OpenAPI-Dokumentation. Das System ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit mit bestehenden ERP-Lösungen.

Ist Pactos auch für kleinere Unternehmen geeignet?

Die Lösung richtet sich primär an mittelständische und große Unternehmen ab etwa 20 externen Arbeitskräften von meist zwei bis drei Lieferanten. Als Approximation dient der Umsatz von 10 Millionen Euro Umsatz bzw. 300 interne Mitarbeiter. Für kleinere Organisationen darunter übersteigt der Funktionsumfang typischerweise den Bedarf, und das Preis-Leistungs-Verhältnis passt nicht optimal. Die Lizenzkosten und der Implementierungsaufwand rentieren sich erst ab einer gewissen Komplexität im Vendor Management und bei der Verwaltung von Fremdpersonal in größerem Umfang. Zugleich bietet Pactos auch eine Lösung für Master Vendoren und Managed Service Providern an, die den Auftrag des Fremdpersonal-Managements für ihre Mandanten übernehmen.

Welche laufenden Kosten entstehen neben der Lizenz?

Neben den SaaS-Lizenzgebühren fallen an: Interne Administration (0,2-0,5 FTE), externe Datenprovider-Gebühren für Services, Premium-Support-Pakete bei Bedarf, Change-Management für kontinuierliche Prozessoptimierung und optionale Module (digitale Signatur usw.). Versteckte Aufwände entstehen oft bei der initialen Datenbereinigung und der Schulung neuer Mitarbeiter im laufenden Betrieb. Die Kosten für das Management System sollten ganzheitlich betrachtet werden.

Wie wird die Datensicherheit bei Fremdpersonal und sensiblen Lieferantendaten gewährleistet?

Die Plattform operiert unter der DSGVO und mit ISO 27001 ausschließlich in lokalen Rechenzentren. Verschlüsselung erfolgt mit AES-256 at-rest und TLS 1.2+ in-transit. Feingranulares Rollen- und Rechtemanagement begrenzt Zugriffe nach dem Need-to-Know-Prinzip. Alle Zugriffe und Änderungen werden im Audit-Trail lückenlos dokumentiert. Diese Kombination erfüllt höchste Anforderungen regulierter Branchen bei der Verwaltung sensibler Daten zu Personaldienstleistern und anderen Anbietern.

Wie unterstützt Pactos bei der Verwaltung von Fremdpersonal-Einsätzen?

Pactos VMS bietet spezialisierte Funktionen für die Verwaltung von Fremdpersonal. Die Software ermöglicht eine zentrale Übersicht über alle Einsätze, automatisierte Rechnungsprüfung zur Vermeidung von Überzahlungen und detailliertes Echtzeit Reporting zur Leistung der Personaldienstleister. Die Integration mit ERP-Systemen gewährleistet einen durchgängigen Prozess von der Anforderung bis zur Abrechnung. Unternehmen profitieren von reduziertem Aufwand und erhöhter Transparenz bei der Beschaffung und Verwaltung von Fremdpersonal über verschiedene Personaldienstleister hinweg.