Human Resources Software | HR Software | Personalverwaltungssoftware | Vergleich | 2022 | Anforderungen | Anbieter | Marktübersicht

FAQ - Das sind 5 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!

Empfehlungen

Im Rahmen unserer ausführlichen Tests und Vergleiche haben wir einen sehr guten Eindruck von verschiedenen Software-Lösungen im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang erhalten. Hierzu zählen insbesondere die Human-Resources-Programme von Personio, HR4you, Ovasoft, und factorial . Wir können Ihnen binnen 24h eine Sofort-Empfehlung geben, wenn Sie uns Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular hinterlassen.

Ratgeber

Lesen Sie hier, was eine gute Hausverwaltungssoftware zu leisten im Stande sein sollte?

Human Resources Software abgekürzt HR-Software oder auch Personalverwaltungssoftware deckt hauptsächlich die kompletten Einsatzgebiete der Mitarbeiterverwaltung eines Unternehmens ab. Darüber hinaus bietet die Software i.d.R. ebenfalls Optionen für die Stellenakquise und strategische Entwicklung der Mitarbeiter eines Unternehmens. Eine gute Personalsoftware sorgt für schlankere Prozesse und vereinfacht Ihnen die Personalverwaltung. Des Weiteren sorgt Sie strategisch dafür, dass Sie im Unternehmen die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt haben, da Sie durch statistische Auswertungen immer wissen wann genau was zu tun ist.

Welche Aufgaben sollte eine gute HR-Software im Jahr 2020 alles beherrschen?

  Eine moderne Human Resources Software bietet Cloudunterstützung für perfekte Zugriffsmöglichkeiten und ist zudem responsiv auf jedem Gerät einsatzfähig. Darüber hinaus ist sie am besten modular aufgebaut und verfügt über einen Mitarbeiterzugriff (Rechteverwaltung), so dass Mitarbeiter Ihre digitale Personalakte einsehen können oder zwischen Fortbildungsmaßnahmen wählen können. Durch Statistik- und Auswertungsfunktionen ist es für die Personaler leicht möglich diverse Defizite zu erkennen und durch integrierte Optionen zur Weiterbildung entsprechende Kurse für die Mitarbeiter zu erstellen. Die Urlaubsplanung und Einstellung von Fehl- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter sollte mit der Software ebenfalls problemlos möglich sein. Mit der eingebauten Vorlagenfunktion wird Ihnen als Personaler viel Zeit erspart, so dass Sie nicht mehr jedes Zeugnis eigenhändig erstellen müssen.

Welche Funktionen einer Personalverwaltungssoftware werden von Unternehmen genutzt?

  Nutzung in % von einzelnen Funktionen von Personalverwaltungssoftware; Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/274172/umfrage/umfrage-zur-nutzung-von-human-resources-software Laut Statista Umfrage wird Human Resources Software vor allem für Personalabrechnung, Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung, Personaleinsatzplanung und Personalverwaltung genutzt. Man kann gut erkennen, dass je größer die Unternehmen werden der Softwareeinsatz prozentual steigt. So ist die die Differenz zwischen kleinen Firmen mit 250 – 750 Mitarbeitern und großen Firmen die mehr als 2000 Mitarbeiter haben in der Grafik klar ersichtlich. Die größte Spanne liegt im Bereich Bewerbermanagement hier gibt es Differenzen bis zu 32% obwohl die Vorteile beim Einsatz von HR-Software klar auf der Hand liegen. Da z.B. die Effizienz bei bestimmten Abläufen stark gesteigert werden kann und somit nachhaltige Entlastung für die Mitarbeiter entsteht. Weitere Einsatzgebiete von Personalsoftware, die besonders in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen haben, sind:

• Personalmarketing
• Personalentwicklung
• E-Learning

Vorteile einer Human Resources Software Lösung

Durch die Prozessoptimierung, welche bei Einführung einer solchen Software in Unternehmen entsteht, ist es für die HR-Belegschaft möglich die gewonnene Zeit in eine gesteigerte Betreuung der Mitarbeiter zu stecken. Auch für das oftmals zeitaufwendige Erstellen von neuen HR-Konzepten ist nun deutlich mehr Zeit als vorher vorhanden. Einige Programme bieten die Möglichkeit der Erstellung von Weiterbildungsmaßnahmen direkt im Programm welche im Anschluss dann online oder per Firmennetzwerk an die Mitarbeiter verteilt werden, so ist es nun viel einfacher neues Wissen zu transferieren, dieses dann statistisch zu erfassen und die Maßnahmen im Anschluss von Führungskräften bewerten zu lassen. Lästiges Zettelmanagement entfällt und verschlankt die Prozesse. Nicht zu unterschätzen ist auch der Mitarbeiteraustausch bzgl. der Fortbildungsmaßnahmen in integrierten Online-Chats was das vermittelte Wissen nachhaltig festigt. Es ist also gut eine Software zu finden die diese Funktion beinhaltet. Ein weiterer Vorteil ist die Erfassung und Auswertung von potenziellen Nachfolgerdaten bei der Stellenbesetzung, langfristig können Sie sich die Suche nach einem Nachfolger sparen, wenn Sie die vorhandenen Möglichkeiten der Programme in Anspruch nehmen. Dies impliziert auch eine schnellere Beurteilung von geeigneten Mitarbeitern für bestimmte firmeninterne Projekte. Durch die Fähigkeiten Datenbank und Leistungsindikatoren fällt Ihnen die Auswahl leicht, so wiegen sich die Kosten für den Einsatz von Human Resources Software im Handumdrehen auf. Auch können die Kosten weiter gedrückt werden durch die Reduzierung von diversen klassischen Arbeitsmitteln, diese gesparten Kosten können Sie lieber in Online-Portal Ausschreibungen stecken um Ihre Reichweite für potenzielle Arbeitnehmer zu erhöhen. Ein weiterer positiver Fakt den wir festgestellt haben, ist die durch den Einsatz von Human Resources Software gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeiter. Dadurch dass die Prozesse transparenter werden und viele moderne Systeme den Mitarbeitern Einblick in beispielsweise Ihre Akte, oder das Abgeben von Urlaubszeiten ermöglichen, steigt die allgemeine Zufriedenheit der Belegschaft schnell an.  

Was sollten kleine und mittelständische Unternehmen bei der Auswahl geeigneter HR-Software beachten?

Human Resource Software, zu Deutsch „Personalinformations-System“, spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle, denn sie hilft bei der Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung und Analyse personenbezogener Daten in einer Organisation. Neben der Personalplanung wird HR-Software auch in den Bereichen Personalbeschaffung, -entwicklung und der Abrechnung genutzt. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von HR-Software. Jedoch verzichten KMUs oft darauf, denn es besteht die Befürchtung zu hoher Kosten. So wird meist noch auf intransparente Prozesse und viel Papierarbeit gesetzt, was aber nach einem mittelfristigen Zeitraum teurer wird als die Kosten der Umstellung auf eine digitale Personalverwaltung. In Sachen Finanzierung ist die Option der Softwarevermietung zu empfehlen! Dies ist auch bei HR-Software möglich. Auch Sicherheit spielt eine große Rolle. Personenbezogene Daten sollten geschützt werden und so setzen viele Unternehmen auf deutsche Produkte. Denn mit der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, wie der DSGVO, ist schon viel getan. Als Konsument hat man zudem die Wahl, ob man auf ein integriertes Komplettsystem setzt oder auf Einzellösungen. Komplett- sowie Einzellösungen haben ihre Vor- und Nachteile und es bleibt für die Kosteneinsparungen jedem selbst zu entscheiden, ob man sämtliche Prozesse automatisiert oder nur Teilbereiche ausstattet.  

Genügt mir die Erreichbarkeit des Hersteller-Service via Internet oder benötige ich doch einen Telefon-Service oder gleich einen lokalen IT-Dienstleister?

Faktoren, wie die Komplexität der Software, dem Gegenstand des Unternehmens oder die Qualifikation der Mitarbeiter, spielen eine große Rolle, um diese Frage zu beantworten. Unternehmen, die beispielsweise in der IT tätig sind begnügen sich eher mit einer FAQ-Rubrik auf der Seite des Softwareherstellers, um Fragen zu beantworten und Probleme zu beheben. Je geringer die Qualifikation, desto größer ist die Relevanz eines guten Supports. Normalerweise lassen sich die meisten Softwareprobleme mittels Fernwartung lokalisieren und ebenso beheben, so dass der Besuch eines Mitarbeiters des HR-Softwareherstellers nicht mehr von Nöten ist.  

Welche Vorteile bieten kostenpflichtige Personalverwaltungstools im Vergleich zu kostenlosen Freeware-Lösungen?

HR-Software arbeitet mit hochsensiblen Daten und so ist es selbstverständlich, dass viel Zeit in die Suche nach der geeigneten Softwarelösung investiert werden sollte. Human-Resources-Software gehört nicht unbedingt zu den günstigeren Softwares, man muss aber trotzdem nicht unnötig viel Geld ausgeben (siehe Antwort 1). Dafür bringen HR-Programme zahlreiche Funktionen mit, die das komplette Aufgabenspektrum der HR-Abteilung eines Unternehmens unterstützen und teilweise noch darüber hinaus gehen. Der Markt ist groß und es bedarf einer genauen Recherche. Anbieter lassen Sie nicht ins kalte Wasser springen, denn kostenlose Testversionen und Demos sind in den aller meisten Fällen vorab zu bekommen. So wird ein Griff zu Freewarelösungen nichtig. Vor allem im Bereich der Personalinformations-Systeme sollte Vorsicht geboten sein, wenn überhaupt in dieser Branche Freeware angeboten wird. Leicht zu finden ist sie nicht, denn die meisten Anbieter von Freeware investieren wenig Geld in die Internetpräsenz ihrer Produkte. Wenn überhaupt auf kostenlose Freeware für diese Branche gestoßen wird, raten wir davon ab, darauf zurückzugreifen. Schwacher Support, Kostenfallen und eine Menge Werbung sind branchenübergreifend auffällige Makel.  

Zeit ist Geld: Das Fazit

Sie werden es bestimmt schon bemerkt haben. Der Entwicklungstrend im Jahr 2019 im Personalbereich geht stark hin zu cloudbasierter und modulbasierter Human Resources Software. Fast alle von uns verglichenen Anbieter bieten mittlerweile modul- oder zumindest paketbasierte Optionen die flexibel auf Sie als Kunden hin zugeschnitten sind. Der technische Digitalisierungs-Siegeszug macht sich in der Form bemerkbar dass die Anbieter abrücken vom klassischen Serverkonzept. Fast alle Anbieter nehmen mittlerweile Rücksicht auf die Bedürfniswandel der Generation Y etc.,  welche am liebsten Zugriff von überall haben möchten, da Sie eine flexible Standortwahl im Arbeitsleben bevorzugen und somit Prozesse gleichzeitig durch den mobilen Zugriff beschleunigen können. Auch der verstärkte Fokus der Anbieter auf der „Mitarbeiterentwicklung“ ist hier zu begrüßen, in Japan schon seit den 80er Jahren im Fokus, schwappt das Konzept langsam auch nach Europa über und die Personalverwaltungssoftware Hersteller tragen dem Rechnung mit teils sehr guten Implementierungen. Brauchen Sie noch Hilfe bei der Entscheidung für Ihre optimale HR-Software? Dann rufen Sie jetzt bei unseren Experten von Systemhaus an oder stellen Sie ganz einfach eine Anfrage. Wir beraten Sie gerne zum Thema.