Personalverwaltung & Mitarbeiterdaten: Factorial HR bietet ein zentrales digitales Mitarbeiterverzeichnis mit vollständigen Organigramm-Funktionen und umfassendem Dokumentenmanagement für alle Mitarbeiterdokumente. Die HR Software ermöglicht E-Signatur-Funktionen und ein Self Service Portal für alle Mitarbeitenden. Das Personalmanagement wird durch intelligente Workflows optimiert, die alle HR Prozesse in der Personalabteilung streamlinen.
Abwesenheitsmanagement & Zeiterfassung: Die All in One-Lösung automatisiert das gesamte Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement mit intelligenten Genehmigungs-Workflows. Mobile Zeiterfassung und flexible Schichtplanung unterstützen moderne Arbeitszeiten und verschiedene Arbeitszeitmodelle. Teams können ihre Schichten und Arbeitszeiten selbständig verwalten, während das HR Team den Überblick über alle Abwesenheiten behält.
Bewerbung & Onboarding: Ein integriertes Bewerbermanagement (ATS) ermöglicht Stellenausschreibungen und Kandidaten-Tracking für Top Talente. Das digitale Onboarding mit automatisierten Checklisten beschleunigt die Integration neuer Mitarbeitenden erheblich und optimiert alle relevanten Aufgaben im Rekrutierungsprozess.
Gehaltsabrechnung & Finanzen: Die Plattform bietet natives Payroll-Processing für ausgewählte EU-Länder sowie ein vollintegriertes Management von Mitarbeiterausgaben mit Belegupload und Workflow-Automatisierung. Ein DATEV-Export unterstützt die deutsche Lohnbuchhaltung und vereinfacht die Gehaltsabrechnung erheblich.
Performance Management & Analytics: Performance-Reviews mit Zielvereinbarungen und People Analytics mit Standard- und Custom-Reports ermöglichen datenbasierte HR-Entscheidungen. Das Performance Management System bietet HR Daten und Zahlen für fundierte Entscheidungen, während Workflow-Automatisierung Genehmigungs- und Erinnerungsprozesse optimiert.
Integration & Zusammenarbeit: API-Anbindungen zu Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Zapier gewährleisten nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe der HR Teams. Die Software unterstützt verschiedene Sprachen und ermöglicht globale Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten.
Forever Free-Plan für Starter Als einziger großer HR Software-Anbieter bietet Factorial einen dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu 10 Mitarbeitende. Diese All in One-Lösung macht den Einstieg in professionelle HR Prozesse völlig risikofrei und ist besonders wertvoll für Gründer und kleine Teams, die ihre Personalprozesse von Excel-Listen auf eine moderne Software Lösung umstellen möchten. KMU profitieren von dieser kostenlosen Digitalisierung ihrer HR Prozesse ohne finanzielle Belastung.
Natives Spesenmanagement ohne Zusatztools Im Gegensatz zu Wettbewerbern wie Personio integriert Factorial das komplette Management der Mitarbeiterausgaben nativ in die Plattform. Unternehmen benötigen keine separaten Tools oder Partner für die Verwaltung von Ausgaben, was besonders für Teams mit Außendienst oder häufigen Geschäftsreisen einen erheblichen Mehrwert darstellt. Diese All in One-Filosofie reduziert die Komplexität und Kosten erheblich.
EU-Hosting mit SOC 2 Zertifizierung Alle HR Daten werden ausschließlich in deutschen und niederländischen Rechenzentren gespeichert. Die SOC 2 Typ II Zertifizierung übertrifft Standard-DSGVO-Anforderungen und belegt operative Sicherheit über längere Zeiträume – ein entscheidender Faktor für regulierte Branchen und datenschutzsensible Unternehmen. Diese Lösung garantiert höchste Sicherheitsstandards für sensible Mitarbeiterdaten.
Modularer Lizenzbaukasten Die HR Software ermöglicht es, nur die tatsächlich benötigten Module zu lizenzieren und an die spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Während andere Anbieter oft große Pakete verkaufen, können Kunden hier gezielt einzelne Bereiche wie Gehaltsabrechnung oder Performance Management hinzubuchen. Diese flexible Plattform wächst mit den Anforderungen des Unternehmens mit.
Einschränkungen Die DATEV-"Integration" funktioniert primär als qualifizierter Datenexport, nicht als vollautomatische Prozessintegration. Manuelle Schritte beim Steuerberater bleiben weiterhin erforderlich, obwohl der Code-Export die Arbeitsschritte vereinfacht.
HR-Manager in wachsenden KMU (10-200 Mitarbeitende) Factorial HR eignet sich ideal für Personalabteilungen, die von Excel-Listen und E-Mail-basierten HR Prozessen zu professionellen Workflows wechseln möchten. Die HR Software bietet die Funktionen großer Enterprise-Lösungen ohne deren Komplexität und Kosten. Teams profitieren von der einfachen Verwaltung aller Mitarbeiterdaten an einem Ort.
Office Manager und HR-Generalisten Perfekt geeignet für Allrounder, die verschiedene HR-Bereiche abdecken müssen. Die intuitive Bedienung ermöglicht produktive Arbeit ohne monatelange Schulungen, während die All in One-Philosophie alle wichtigen Aufgaben in einer Plattform vereint. Die Software unterstützt das Personalmanagement in allen Bereichen und bietet einen kompletten Überblick über alle HR Prozesse.
Startups und Remote-First-Teams Der kostenlose Einstieg und die starke Mobile-App machen Factorial zur ersten Wahl für junge Unternehmen und verteilte Teams. Die Software unterstützt moderne Arbeitsmodelle und ermöglicht strukturiertes Personalmanagement von der ersten Einstellung an. Barcelona-basierte Unternehmen und internationale Teams profitieren von der mehrsprachigen Plattform.
Dienstleister mit komplexer Spesenverwaltung Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister profitieren besonders vom integrierten Management der Mitarbeiterausgaben und den flexiblen Arbeitszeiten-Modellen. Die nahtlose Verbindung zwischen Abwesenheiten, Zeiterfassung und Ausgaben optimiert typische Dienstleister-Workflows und reduziert administrative Aufgaben.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Factorial positioniert sich als moderne All in One-Plattform für das Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Die in Barcelona entwickelte HR Software kombiniert Benutzerfreundlichkeit mit umfassender Funktionalität und richtet sich primär an Teams, die professionelle HR Prozesse ohne die Komplexität großer Enterprise-Systeme etablieren möchten. Die Factorial Human Resources Software digitalisiert alle wesentlichen Personalprozesse und bietet Unternehmen eine zentrale Lösung für ihre Bedürfnisse.
Technologische Basis bildet eine Microservices-Architektur mit Ruby on Rails und Go im Backend sowie React für das Frontend. Diese moderne Struktur ermöglicht schnelle Updates und hohe Verfügbarkeit, während die containerisierte Infrastruktur optimale Skalierbarkeit gewährleistet. Die HR Software wird als reine Cloud-Lösung bereitgestellt und verzichtet bewusst auf On-Premise-Installationen, was die Digitalisierung für alle Unternehmen vereinfacht.
Die primäre Ausrichtung liegt auf der Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsaufgaben. Dabei steht die Entlastung von HR Teams im Vordergrund, die mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnen sollen. Die Plattform unterstützt sowohl traditionelle Büroumgebungen als auch moderne Remote-First-Arbeitsmodelle durch umfassende mobile Funktionen und flexible Arbeitszeiten-Verwaltung.
Unternehmensstruktur und Marktposition: Factorial HR wurde 2016 in Barcelona gegründet und hat sich zu einem der am schnellsten wachsenden HR Software-Anbieter in Europa entwickelt. Das Unternehmen erreichte Ende 2022 den Unicorn-Status mit einer Bewertung von einer Milliarde US-Dollar nach einer Series-C-Finanzierungsrunde über 120 Millionen USD. Diese solide Finanzierung sichert die langfristige Produktentwicklung und den Erfolg in einem kompetitiven Markt.
Mit über 8.000 Kunden weltweit und mehr als 500 Mitarbeitenden an Standorten in Barcelona, Madrid, London, Mexiko-Stadt und New York demonstriert Factorial internationale Präsenz bei gleichzeitigem Fokus auf europäische Bedürfnisse. Die strategische Ausrichtung auf KMU und Startups unterscheidet das Unternehmen von traditionellen Enterprise-Anbietern und ermöglicht spezialisierte Lösungen für dieses Marktsegment. Experten bewerten die Software als führende All in One-Lösung für moderne HR Prozesse.
Cloud-Infrastruktur und Sicherheit: Die Software basiert auf einer vollständig cloud-nativen Architektur mit Hosting in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt und Amsterdam. Besonders hervorzuheben ist die SOC 2 Typ II Zertifizierung, die nicht nur das Design der Sicherheitskontrollen, sondern auch deren operative Wirksamkeit über längere Zeiträume belegt. Alle Mitarbeiterdaten und HR Daten werden nach höchsten europäischen Standards verwaltet.
API-Funktionalität ermöglicht umfassende Integrationen über eine gut dokumentierte REST-API. Standard-Anbindungen zu Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Zapier sind bereits verfügbar, während die offene API Custom-Entwicklungen unterstützt. Die Dokumentation auf der Website bietet Code-Beispiele und einen interaktiven Testbereich für Entwickler, die die Plattform in bestehende Systeme integrieren möchten.
Systemanforderungen beschränken sich auf moderne Webbrowser und optional native Mobile Apps für iOS und Android. Die browserbasierte Architektur eliminiert Installationsaufwand und gewährleistet automatische Updates ohne IT-Intervention. Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Datenübertragung (TLS 1.2+) sind Standard-Sicherheitsfeatures für alle HR Teams.
Die Preisstruktur von Factorial zeichnet sich durch Transparenz und modularen Aufbau aus. Das Forever Free-Paket ermöglicht bis zu 10 Mitarbeitenden kostenlosen Zugang zu grundlegenden Funktionen wie Abwesenheitsmanagement, Mitarbeiterdaten-Verwaltung und Self Service Portal. Diese kostenlose Software Lösung ist ideal für KMU und Startups.
Core-Plan: Ab 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat erweitert die Funktionalität um Zeiterfassung, erweiterte Berichte und API-Zugang. Performance Management-Addon: 2,50 € pro Mitarbeiter monatlich für Zielvereinbarungen und Performance-Bewertungszyklen. Payroll-Modul: 3 € pro Mitarbeiter für integrierte Gehaltsabrechnung und Lohn-Verwaltung in unterstützten Ländern.
ATS-Erweiterung: 2 € pro Mitarbeiter für Bewerbermanagement und Recruiting-Funktionen zur Gewinnung von Top Talente. Mengenstaffeln reduzieren die Kosten bei größeren Teams erheblich, wobei konkrete Rabattsätze nur in direkten Verkaufsgesprächen verfügbar sind. Die modulare Struktur ermöglicht es Unternehmen, nur tatsächlich benötigte Funktionen zu lizenzieren und Kosten zu optimieren.
Realistische Projektplanung erfordert 2-4 Wochen bei Unternehmen unter 50 Mitarbeitenden ohne komplexe Altdaten. Größere Organisationen oder solche mit historisierten Daten und komplexen Schichten-Modellen sollten mit 6-10 Wochen für einen sauberen Go-Live rechnen. Die Digitalisierung der HR Prozesse erfordert sorgfältige Planung in mehreren Schritten.
Datenübernahme erfolgt primär über CSV/Excel-Import mit verfügbaren Mapping-Tools. Die größte Herausforderung liegt typischerweise in der Qualität der Altdaten aus Excel-Listen, die eine umfassende Bereinigung vor dem Import erfordern. Dieser Prozess zwingt zur Konsolidierung und Strukturierung, bringt aber langfristige Vorteile für die Datenqualität und den Überblick über alle Mitarbeiterdaten.
Change Management stellt einen kritischen Erfolgsfaktor dar. Während die Mitarbeiterakzeptanz durch die intuitive mobile App meist hoch ist, müssen Führungskräfte intensiv geschult werden. Die größte Herausforderung liegt darin, sie von alten E-Mail-Workflows auf die neuen digitalen Genehmigungsprozesse umzustellen. Interne Projektleitung mit HR- und Prozessverständnis wird dringend empfohlen, da Projekte ohne diese Rolle oft an mangelnden Entscheidungen oder unvollständiger Datenqualität scheitern.
Vorteile:
Herausforderungen:
Factorial ist eine All in One HR Software, die Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Performance Management in einer Plattform vereint. Die Lösung digitalisiert HR Prozesse von der Bewerbung über das Onboarding bis zur Mitarbeiterentwicklung und bietet sowohl Web- als auch Mobile-Anwendungen für alle Beteiligten. Teams können alle ihre Personalprozesse zentral verwalten und haben einen kompletten Überblick über alle Mitarbeiterdaten.
Factorial bietet einen kostenlosen Forever Free-Plan für bis zu 10 Mitarbeiter. Der Core-Plan beginnt bei 4,50 € pro Mitarbeiter monatlich, während Zusatzmodule wie Performance Management (2,50 €) oder Payroll (3 €) flexibel hinzugebucht werden können. Diese Software Lösung bietet verschiedene Funktionen für unterschiedliche Bedürfnisse. Mengenstaffeln reduzieren die Kosten bei größeren Teams erheblich.
Ja, Factorial erfüllt alle DSGVO-Anforderungen und geht mit der SOC 2 Typ II Zertifizierung darüber hinaus. Alle HR Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden gespeichert, was vollständige EU-Datenresidenz gewährleistet. Diese Lösung bietet höchste Sicherheitsstandards für sensible Mitarbeiterdaten.
Factorial bietet einen qualifizierten Export von Lohn-Daten im LODAS-Format, der den Import in DATEV-Software erleichtert. Es handelt sich jedoch um keine vollautomatische Integration – manuelle Schritte beim Steuerberater bleiben erforderlich, wobei der Aufwand durch die strukturierten Exportdaten erheblich reduziert wird. Der Export-Code vereinfacht die Gehaltsabrechnung erheblich.
Factorial ist optimal für KMU mit 10-200 Mitarbeitenden konzipiert. Startups profitieren vom kostenlosen Einstieg, während wachsende Unternehmen die modulare Skalierbarkeit nutzen können. Bei über 200 Mitarbeitenden sollten komplexere Enterprise-Lösungen evaluiert werden, da die Anpassungsmöglichkeiten der Plattform begrenzt sind. Die Software eignet sich besonders für Teams, die ihre HR Prozesse digitalisieren möchten.
Die technische Einrichtung dauert bei KMU unter 50 Mitarbeitenden typischerweise 2-4 Wochen. Größere Organisationen oder solche mit komplexen Altdaten sollten mit 6-10 Wochen rechnen. Der kritische Faktor ist meist die Datenbereinigung und -migration aus bestehenden Excel-Systemen sowie das Change Management für neue Arbeitsabläufe. Alles hängt von der Qualität der vorhandenen HR Daten ab.
Die beste HR Software hängt von den spezifischen Bedürfnissen ab. Factorial zeichnet sich durch seine All in One-Lösung, den kostenlosen Einstieg und die benutzerfreundliche Oberfläche aus. Für KMU bietet es eine ideale Balance zwischen Funktionalität und Einfachheit. Experten empfehlen einen direkten Vergleich verschiedener Lösungen basierend auf individuellen Anforderungen.
Die drei Haupttypen sind: 1) Core HR-Systeme für grundlegende Mitarbeiterdaten-Verwaltung und Personalmanagement, 2) Talent Management-Systeme für Rekrutierung, Performance Management und Entwicklung von Top Talente, und 3) Workforce Management-Systeme für Zeiterfassung, Schichten-Planung und Arbeitszeiten. Factorial vereint alle drei Bereiche in einer All in One-Plattform.
Factorial rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab. Bei 20 Mitarbeitenden im Core-Plan (4,50 €) entstehen monatliche Kosten von 90 €. Zusatzmodule werden separat berechnet: Performance Management würde weitere 50 € (20 × 2,50 €) kosten. Die modulare Struktur ermöglicht es, nur benötigte Funktionen zu buchen und Kosten entsprechend den Bedürfnissen zu optimieren.
Mathematisch ist 0! (0 Factorial) definiert als 1. Dies ist eine Konvention in der Mathematik, die in verschiedenen Formeln und Berechnungen verwendet wird. Im Kontext der Factorial HR Software bezieht sich der Name auf das mathematische Konzept des Faktorials, das für Wachstum und Multiplikation steht – passend für eine Software, die Unternehmen beim Wachstum unterstützt.