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ChatGPT & Claude für Human Resources: KI die wirklich hilft

Sie müssen wieder absagen – und ringen um die richtigen Worte

Sie müssen einem Bewerber absagen, der im Vorstellungsgespräch einen guten Eindruck gemacht hat, aber letztlich doch nicht die beste Passung war. Die Formulierungen im Standard-Text wirken zu kalt. Eine persönliche Note wäre gut, aber wie persönlich, ohne Erwartungen zu wecken oder rechtliche Risiken einzugehen? Sie überdenken jedes Wort, um die Wertschätzung zu zeigen und gleichzeitig klipp und klar zu sein. Der Spagat zwischen Empathie und Professionalität zehrt an den Nerven.

Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Die psychische Belastung, negative Nachrichten professionell und empathisch zu übermitteln, ohne sich bei der Wortwahl zu verstricken oder rechtliche Fallstricke zu übersehen.

Das können ChatGPT und Claude ändern – wenn Sie wissen wie.

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ChatGPT kennen Sie – Claude sollten Sie kennenlernen

Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für HR-Kommunikation wichtig sind.

Der praktische Unterschied

Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Absage an den Bewerber für die Marketing-Position"

ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort – egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr XY, vielen Dank für Ihr Interesse..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.

Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "War es ein knappes Rennen? Soll ich Wertschätzung für bestimmte Qualifikationen ausdrücken? Möchten Sie die Tür für zukünftige Bewerbungen offen lassen?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.

Wann welches Tool?

ChatGPT passt wenn:

Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
Sie präzise Prompts schreiben können
Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert

Claude passt wenn:

Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
Sie auch mal vage Anweisungen geben
Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, erkennt Nuancen in HR-Kommunikation

Für Human Resources empfehlen wir Claude – weil Ihre Kommunikation empathisch UND rechtssicher klingen muss, nicht "von KI generiert".

Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.

💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen – Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.

	ChatGPT	Claude
Versteht Ihre Anfrage	Wortwörtlich – macht was Sie sagen	Intent-basiert – macht was Sie meinen
Bei vagen Prompts	Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät)	Zeigt Unsicherheit oder fragt nach
Textqualität Deutsch	Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt	Klingt wie ein Muttersprachler
Wenn etwas unklar ist	Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind)	Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen
Wenn Sie nachbessern	Ändert oft zu viel auf einmal	Passt gezielt an, lässt den Rest intakt
Beispiel: "Mach den Text kürzer"	Schreibt komplett neu (neue Formulierungen)	Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl
Bei Unsicherheit	Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist)	Gibt zu wenn etwas unklar ist
Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn	Sie wissen genau was Sie wollen	Sie entwickeln die Lösung im Gespräch

Prompt 1: Bewerber-Absagen formulieren

Das Problem:

Standardtexte wirken unpersönlich und können die Candidate Experience schädigen. Zu persönliche Absagen können falsche Hoffnungen wecken oder rechtlich problematisch sein. Sie suchen die Balance zwischen Höflichkeit, Klarheit und Professionalität.

Zu direkt = unhöflich. Zu weich = Missverständnisse. Falsche Worte = möglicher Imageschaden oder Klage.

Beispiel-Situation: Absage an einen engagierten Bewerber, der knapp nicht die beste Wahl war, um gute Candidate Experience zu erhalten.

Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):

Ich bin HR-Verantwortlicher. Ein Bewerber hat sich auf [POSITION] beworben und war im Gespräch gut, aber wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden.

[GRUND IN EINEM SATZ: z.B. "mehr Branchenerfahrung" oder "bessere Passung zum Team"]

Schreibe eine Absage die:
1. Wertschätzung für die Bewerbung und das Gespräch ausdrückt
2. Klar macht dass die Entscheidung gefallen ist (keine Hoffnungen)
3. Einen konkreten Grund nennt (ohne zu detailliert zu werden)
4. Die Tür für zukünftige Bewerbungen offen lässt

Ton: Freundlich-professionell, wie ein erfahrener HR-Manager (nicht steif, nicht übertrieben herzlich)

Wichtig: Keine Floskeln wie "vielen Dank für Ihr Verständnis" oder "leider müssen wir Ihnen mitteilen".
Wenn der Grund sensibel ist: Schreibe "die Qualifikationen des ausgewählten Kandidaten passen noch besser zu den Anforderungen".

Warum dieser Prompt funktioniert:

"Ich bin HR-Verantwortlicher" → KI kennt die Perspektive und rechtliche Sensibilität
Nummerierte Struktur → KI weiß was rein muss, nichts fehlt
"keine Hoffnungen" → Verhindert schwammige Formulierungen die falsche Erwartungen wecken
"Wenn der Grund sensibel ist" → Gibt Fallback für heikle Situationen

Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Absage" → KI landet bei Standardfloskeln die unpersönlich klingen und Ihrer Arbeitgebermarke schaden.

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:

✅ Empathisch klingt ohne rechtliche Risiken
✅ Ihre Arbeitgebermarke stärkt statt schadet
✅ Keine mehrstündige Formulierungsarbeit mehr braucht
✅ Sie nur noch personalisieren müssen (Name, Detail einfügen)

Nicht "spart 10 Minuten" – sondern: Keine Grübelei mehr über jedes einzelne Wort.

💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Absage-Situationen (knapp gescheitert, falsche Qualifikationen, Cultural Fit, etc.).

Prompt 2: Feedbackgespräche vorbereiten

Das Problem:

Schwierige Botschaften (Performance-Mängel, Gehaltsgespräche) müssen diplomatisch verpackt werden, um Motivation nicht zu zerstören. Sie brauchen Formulierungen die klar sind und zur Reflektion anregen.

Zu direkt = Demotivation. Zu schwammig = keine Verbesserung. Falsches Timing = Eskalation.

Beispiel-Situation: Vorbereitung eines Feedbackgesprächs mit einem Mitarbeiter, dessen Leistung in bestimmten Bereichen nachgelassen hat.

Der Prompt:

Ich bin HR-Manager und bereite ein Feedbackgespräch vor. Mitarbeiter: [NAME/POSITION]

Situation:
[BESCHREIBEN SIE DAS PROBLEM: z.B. "Projektziele wurden 2x verfehlt" oder "Teamkommunikation hat sich verschlechtert"]

Ziel des Gesprächs: [z.B. "Verbesserung anstoßen" oder "Gründe verstehen"]

Erstelle eine Gesprächsstruktur mit:
1. Gesprächseinstieg (Rahmen setzen, positiv beginnen)
2. Problemansprache (konkret, ohne Vorwürfe)
3. Drei offene Fragen um die Sicht des Mitarbeiters zu verstehen
4. Gemeinsame Lösungsfindung (was kann ich als HR unterstützen?)

Ton: Wertschätzend aber direkt (nicht um den heißen Brei reden, aber auch nicht anklagend)

Wichtig: Keine Formulierungen wie "Ich habe beobachtet dass..." (klingt nach Überwachung).
Wenn das Problem unklar ist: Beginne mit "Mir ist aufgefallen dass... Können Sie mir helfen das besser zu verstehen?"

Warum funktioniert das:

"Gesprächsstruktur" → Gibt Ihnen Orientierung im Gespräch, nicht nur Text
"Drei offene Fragen" → Verhindert Monolog, fördert Dialog
"nicht anklagend" → Definiert Tonalität präzise
Edge Case für Unklarheit → Gibt Ihnen Einstieg wenn Sie selbst unsicher sind

Häufiger Fehler: "Schreib Feedback für schlechte Leistung" → KI wird zu direkt oder zu vage, weil Kontext fehlt.

Der Nutzen:

✅ Sie gehen vorbereitet ins Gespräch statt zu improvisieren
✅ Wichtige Punkte werden nicht vergessen
✅ Formulierungen sind durchdacht, nicht spontan-emotional
✅ Mitarbeiter fühlt sich ernst genommen, nicht konfrontiert

💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Beschreibungen besser – probieren Sie beide Tools.

📞 Wollen Sie diese Prompts für Ihre konkreten Situationen anpassen lassen? → Advanced-Kurs buchen (49€, 90 Min) – Sie bekommen 15+ HR-spezifische Prompts zum Mitnehmen.

Prompt 3: Stellenanzeigen entwerfen

Das Problem:

Anzeigen müssen ansprechend, informativ, geschlechtsneutral und rechtlich einwandfrei sein. Das Erstellen einzigartiger, wirkungsvoller Texte für jede Position ist zeitaufwendig, weil Sie sich immer wieder neu überlegen müssen, wie Sie die Zielgruppe ansprechen.

Unattraktiv = keine Bewerber. Geschlechtsdiskriminierend = rechtlicher Ärger. Unklar = falsche Bewerber.

Beispiel-Situation: Entwurf einer Stellenanzeige für eine spezialisierte IT-Position, die seltene Fähigkeiten erfordert.

Der Prompt:

Ich bin HR-Recruiter. Wir suchen: [POSITION/FACHBEREICH]

Anforderungen:
[LISTE MIT 3-5 KERNQUALIFIKATIONEN]

Was wir bieten:
[LISTE MIT 3-5 BENEFITS]

Schreibe eine Stellenanzeige die:
1. Mit einem Problem beginnt das die Position löst (nicht "Wir suchen")
2. Anforderungen als "Sie bringen mit" formuliert (nicht als Checkliste)
3. Benefits konkret macht (nicht "attraktives Gehalt")
4. Geschlechtsneutral ist (keine "er/sie"-Formulierungen)
5. Mit einer klaren Handlungsaufforderung endet

Ton: Direkt und ehrlich (nicht Marketing-lastig, sondern authentisch)

Wichtig: Keine Phrasen wie "teamfähig" oder "selbstständige Arbeitsweise" ohne Kontext.
Wenn ein Benefit unklar ist: Frage nach oder lasse ihn weg (keine leeren Versprechen).

Warum funktioniert das:

"Mit einem Problem beginnt" → Macht Anzeige relevant statt formelhaft
"Benefits konkret" → Verhindert nichtssagende Standardformulierungen
"Geschlechtsneutral" → Stellt rechtliche Sicherheit sicher
"keine leeren Versprechen" → Schützt vor unrealistischen Erwartungen

Häufiger Fehler: "Schreib Stellenanzeige für [Position]" → KI erstellt 08/15-Text der sich nicht von 1000 anderen unterscheidet.

Der Nutzen:

✅ Anzeigen die auffallen statt untergehen
✅ Rechtssicherheit ohne ständiges Nachschlagen
✅ Authentische Texte statt Marketing-Phrasen
✅ Passende Bewerber statt Masse

Prompt 4: Onboarding-Material zusammenfassen

Das Problem:

Neue Mitarbeiter sind oft überfordert mit zu vielen Informationen. Die Kunst ist, wesentliche Informationen prägnant zusammenzufassen und dabei ansprechend zu gestalten. Was ist wirklich wichtig, was kann warten?

Zu viel Information = Überforderung. Zu wenig = wichtige Details fehlen. Unstrukturiert = schlechter Start.

Beispiel-Situation: Zusammenfassung der wichtigsten Unternehmensrichtlinien und Prozesse für neue Mitarbeiter in einem übersichtlichen Dokument.

Der Prompt:

Ich bin HR-Onboarding-Verantwortlicher. Neue Mitarbeiter starten in [ABTEILUNG/POSITION].

Ich habe folgende Informationen die sie kennen müssen:
[FÜGEN SIE HIER ROHMATERIAL EIN: Richtlinien, Prozesse, etc.]

Erstelle eine Onboarding-Zusammenfassung mit:
1. "Must-know" für Tag 1 (max 5 Punkte)
2. "Wichtig für Woche 1" (max 5 Punkte)
3. "Gut zu wissen für Monat 1" (max 5 Punkte)
4. Klarer Ansprechpartner für jede Kategorie

Formulierung: Freundlich-informativ (wie ein hilfsbereiter Kollege, nicht wie ein Handbuch)

Wichtig: Keine HR-Begriffe ohne Erklärung (nicht "AVR" ohne zu sagen was das ist).
Wenn Information fehlt: Markiere mit [ZU KLÄREN] statt zu raten.

Warum funktioniert das:

Zeitliche Strukturierung (Tag/Woche/Monat) → Verhindert Überforderung
"max 5 Punkte" → Zwingt zur Priorisierung
"wie ein hilfsbereiter Kollege" → Definiert Tonalität präzise
"[ZU KLÄREN]" → Macht Lücken sichtbar statt sie zu verstecken

Häufiger Fehler: "Fasse Onboarding-Infos zusammen" → KI behält alles bei, macht es nur kürzer (aber nicht übersichtlicher).

Der Nutzen:

✅ Neue Mitarbeiter fühlen sich nicht erschlagen
✅ Wichtiges geht nicht unter
✅ Weniger Rückfragen in den ersten Wochen
✅ Bessere Onboarding-Experience

💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Ihrem HRIS verbinden.

🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) – Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) – HR-spezifisch mit Claude + HRIS-Integration

Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft

Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?

Reales Automatisierungs-Beispiel für HR:

Scenario: Automatisierte Bewerber-Status-Updates

Wie es läuft: Nach Erhalt einer Bewerbung: Automatische Eingangsbestätigung (individuell formuliert). Nach HR-Prüfung: Automatische Status-E-Mail (z.B. 'in Prüfung'). Nach Entscheidung: Automatische, KI-generierte Absage/Einladung. Der Personalreferent prüft die generierten Entwürfe.

Was Sie brauchen:

Zapier/Make Account (~15€/Monat)
Claude API Zugang (~10€/Monat bei 50-100+ Bewerbungen pro Woche)
3-5 Tage Setup

Wann es sich lohnt: ab 30 Bewerbungen pro Woche Darunter: Manuell ist schneller.

Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Freigabe

Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.

🔧 Interesse an Automatisierung für HR? → Automatisierungs-Beratung buchen – Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).

Unsere KI-Services

1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)

Dauer: 60 Minuten Preis: 0€

Was Sie lernen:

ChatGPT Account erstellen
Diese 4 Prompts + 6 weitere
Wie Sie eigene Prompts schreiben
Häufige Fehler vermeiden

Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.

→ Beginner-Kurs buchen

2. KI-Kurs Advanced (Claude für HR)

Dauer: 90 Minuten Preis: 49€

Was Sie lernen:

Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für HR-Kommunikation)
15+ HR-spezifische Prompts (Absagen, Feedback, Anzeigen, Onboarding, etc.)
HRIS-Integration (Daten automatisch übernehmen)
Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen

Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen empathische UND rechtssichere Kommunikation.

Unterschied zu Beginner:

Mehr Prompts (15+ vs 10)
HR-spezifisch (nicht generisch)
Claude-Features (HRIS-Integration, besseres Deutsch)
Template-Bibliothek zum Mitnehmen

→ Advanced-Kurs buchen

3. Automatisierungs-Beratung

Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage

Was wir machen:

Analysieren Ihre Workflows
Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche

Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten

→ Beratung anfragen

4. Custom AI Integration

Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage

Was wir bauen:

KI-Workflows in Ihr HRIS integriert
Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
Anbindung an ATS, E-Mail, Kalender, etc.

Beispiele:

Automatische Bewerber-Updates
KI-generierte Zeugnis-Entwürfe
Onboarding-Material aus Mitarbeiterdaten

Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)

→ Integration anfragen

Noch unsicher?

Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen

Wir zeigen Ihnen:

ChatGPT oder Claude – was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
Realistische Kosten + Nutzen

Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call

→ Jetzt Analyse buchen

Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.