Die ovaSOFT bietet ein umfassendes Spektrum an HR-Funktionen für die moderne Arbeitswelt. Das System der Ovation AG ermöglicht eine durchgehende Digitalisierung der wesentlichen Personalprozesse im Unternehmen und optimiert sämtliche HR-Bereiche durch intelligente Workflows.
Personalbeschaffung & Recruiting: Automatisiertes Bewerber-Scoring mit proprietärem NLP-Algorithmus für semantische Kandidatenanalyse revolutioniert die Personalbeschaffung. Kollaborative Bewertungstools für Recruiting-Teams und intelligentes Matching zwischen Stellenausschreibungen und Bewerberprofilen beschleunigen die Bewerberauswahl erheblich. Das HR Management System bietet strukturierte Prozesse für alle Phasen der Personalbeschaffung.
Mitarbeiter-Lifecycle & Onboarding: Digitale Onboarding-Checklisten mit E-Signatur-Integration automatisieren die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Automatische Erinnerungen für HR-Teams und neue Mitarbeiter sowie strukturierte Einarbeitungsprozesse mit Tracking-Funktionalität gewährleisten einen reibungslosen Start im Unternehmen. Die Software unterstützt alle Workflows vom ersten Arbeitstag bis zur vollständigen Integration.
Zeit- & Abwesenheitsmanagement: Mobile Zeiterfassung mit automatischer Payroll-Übernahme digitalisiert die gesamte Arbeitszeitdokumentation. Urlaubsantrag und Krankmeldungsworkflows sowie Integration mit Zeiterfassungsterminals von Kaba und Dormakaba bieten ein durchgängiges System für alle zeitbezogenen Personalprozesse. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten flexibel erfassen und verwalten.
Performance & Entwicklung: 360°-Feedback mit anpassbaren Fragebögen ermöglicht umfassende Personalentwicklung. Zielvereinbarungen nach OKR/KPI-Methodik und Review-Zyklen mit kontinuierlicher Personalentwicklung fördern die systematische Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Die Software bietet Module für strukturierte Mitarbeitergespräche und Entwicklungsplanung.
Personalakte & Dokumentation: Digitale Personalakte mit Volltextsuche, revisionssichere Archivierung und automatische Compliance-Reminder für arbeitsrechtliche Fristen gewährleistet die ordnungsgemäße Dokumentation aller personalrelevanten Informationen. Das System der Ovation AG sorgt für transparente und rechtssichere Personalverwaltung.
Self-Service & Mobilität: Mitarbeiter-App für Anträge und Profilpflege, Push-Benachrichtigungen für Genehmigungsprozesse und Führungskräfte-Dashboards mit Team-Kennzahlen erhöhen die Effizienz im Personalmanagement. Mitarbeiter erhalten direkten Zugriff auf alle relevanten Services und Informationen.
E-Learning & Kompetenzmanagement: SCORM/HTML5-Integration für digitale Schulungen, Kompetenzprofile mit Gap-Analysen und Schulungsplaner mit automatischer Bedarfsermittlung unterstützen die systematische Personalentwicklung. Die Features ermöglichen eine moderne Weiterbildungsorganisation im Unternehmen.
Workflows & Automatisierung: Low-Code Workflow-Designer für unternehmensspezifische Prozesse, Event-Streaming für Echtzeit-Updates zwischen allen Modulen und konfigurierbare Genehmigungsketten optimieren alle HR-Prozesse. Das System bietet maximale Flexibilität bei der Abbildung individueller Arbeitsabläufe.
Reporting & Analytics: Standard-Dashboards für Fluktuation und Headcount, Ad-hoc-Berichte mit Excel/PDF-Export und HR-Kennzahlen für das Unternehmensmanagement liefern wichtige Informationen für strategische Personalentscheidungen. Die Software unterstützt datengetriebenes HR Management.
Integration & Schnittstellen: REST-API mit Sandbox-Umgebung, zertifizierte DATEV-Integration und Connector für über 200 SaaS-Tools via Zapier ermöglichen nahtlose Systemintegration. ovaSOFT Human Resources lässt sich flexibel in bestehende IT-Landschaften einbinden.
Multicompany-Funktionalität: Mandantenfähige Struktur für Unternehmensgruppen, zentrale Services mit dezentraler Organisation und einheitliche Benutzeroberfläche für alle Standorte bieten Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen.
Proprietärer NLP-Algorithmus für Recruiting stellt eine der herausragenden Innovationen der ovaSOFT dar. Diese von der Ovation AG in Erfurt entwickelte KI-Engine geht weit über einfaches CV-Parsing hinaus und führt eine semantische Analyse von Bewerberprofilen durch. Das System bewertet nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch Soft Skills und kulturelle Passung basierend auf dem Abgleich zwischen Stellenausschreibung und Kandidatenprofil. Praktische Tests zeigen eine Reduktion der Time-to-Hire um bis zu 30 Prozent durch präzisere Vorauswahl und optimierte Personalbeschaffung.
Zertifizierte DATEV-Tiefenintegration differenziert ovaSOFT deutlich von internationalen Wettbewerbern im deutschen Markt. Die bidirektionale, zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Lohn & Gehalt synchronisiert automatisch Stamm- und Bewegungsdaten zwischen beiden Systemen. Für Unternehmen mit etablierter DATEV-Infrastruktur eliminiert diese Integration manuelle Doppelerfassungen und Übertragungsfehler nahezu vollständig. Diese Funktionalität macht ovaSOFT zur idealen HR-Software für deutsche Companies.
Modularer Lizenzbaukasten ermöglicht granulare Buchung einzelner HR-Bereiche ohne Komplettpaket-Zwang. Unternehmen können gezielt mit dringenden Problemfeldern wie Recruiting oder Zeiterfassung starten und sukzessive weitere Module hinzufügen. Diese Flexibilität unterstützt sowohl begrenzte Budgets als auch organisches Wachstum der HR-Digitalisierung. Die Software bietet optimale Anpassung an individuelle Anforderungen jeder Organisation.
Deutsche Compliance-Expertise zeigt sich in der tiefen Integration arbeitsrechtlicher Bestimmungen wie ArbZG, AÜG und NachwG. Automatische Warnfunktionen und vorkonfigurierte Vorlagen gewährleisten die Einhaltung deutscher Arbeitsschutz- und Dokumentationspflichten. ISO 27001/27701-Zertifizierung in deutschen Rechenzentren unterstreicht das Commitment zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung und bietet maximale Sicherheit für alle Informationen.
Einschränkungen betreffen primär stark regulierte Branchen wie Banken oder Pharmaunternehmen, für die spezifische BaFin- oder GAMP-5-Konformität erforderlich ist. Internationale Payroll-Anforderungen mit komplexen länderspezifischen Regularien übersteigen die derzeitigen Systemgrenzen des HR-Systems.
HR-Generalisten in KMU (50-200 Mitarbeiter) profitieren besonders von der intuitiven Benutzeroberfläche und dem modularen Aufbau der Software. Das System ermöglicht es HR-Teams ohne Spezialisierung, mehrere HR-Bereiche effizient zu verwalten, ohne tiefgreifende Systemkenntnisse entwickeln zu müssen. Die ovaSOFT Human Resources Lösung bietet optimale Unterstützung für Personalabteilungen mit begrenzten Ressourcen.
Wachsende Mittelständler (200-500 Mitarbeiter) finden in der Software eine skalierbare Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst. Der Start mit einzelnen Modulen wie Recruiting oder Personalverwaltung und die spätere Ergänzung um Performance Management oder E-Learning folgt dem natürlichen Digitalisierungspfad expandierender Organisationen. Das HR Management System unterstützt alle Wachstumsphasen.
Dezentrale Organisationen mit mehreren Standorten oder Niederlassungen nutzen die Multicompany-Funktionalität und mobilen Apps optimal. Die zentrale Datenhaltung bei lokaler Prozessflexibilität unterstützt sowohl Standardisierung als auch standortspezifische Anforderungen. ovaSOFT ermöglicht einheitliche HR-Prozesse über alle Unternehmensstandorte hinweg.
DATEV-nutzende Unternehmen erleben durch die zertifizierte Integration einen nahtlosen Übergang zwischen HR Management und Lohnabrechnung. Für Companies mit etablierter DATEV-Infrastruktur stellt dies einen entscheidenden praktischen Vorteil dar und optimiert alle Personalprozesse erheblich.
Entscheidende Auswahlkriterien:
ovaSOFT positioniert sich als moderne Cloud-HR-Lösung mit Fokus auf den deutschen Markt und bietet umfassende Software für alle Personalprozesse. Die Microservices-Architektur auf AWS-Basis gewährleistet hohe Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit für wachsende Unternehmen. Das System der Ovation AG vereint bewährte HR-Prozesse mit innovativen Technologien wie semantischem Matching und Event-Streaming für optimale Workflows.
Die Low-Code Workflow-Designer ermöglicht es Unternehmen, spezifische Personalprozesse ohne aufwändige Programmierung abzubilden. Von mehrstufigen Genehmigungsverfahren für Weiterbildungen bis hin zu komplexen Onboarding-Checklisten lassen sich individuelle Arbeitsabläufe konfigurieren und an veränderte Anforderungen anpassen. Die Software bietet maximale Flexibilität bei der Optimierung aller HR-Bereiche.
Event-Streaming mit Apache Kafka sorgt für Echtzeit-Datenverarbeitung zwischen allen Modulen des Systems. Änderungen in der Personalakte werden sofort in Zeiterfassung und Payroll-Integration übernommen, wodurch Konsistenz und Aktualität aller HR-Daten gewährleistet bleiben. Diese Funktionen machen ovaSOFT zu einer der modernsten HR-Software-Lösungen im deutschen Markt.
Die Ovation AG mit Hauptsitz in Erfurt entwickelt seit 2006 HR-Software speziell für den deutschen Markt. Mit rund 200 Mitarbeitern hat sich das Unternehmen als profitabler Anbieter etabliert, der organisches Wachstum ohne aggressive Venture-Capital-Finanzierung verfolgt. Diese Stabilität zeigt sich in kontinuierlicher Produktentwicklung und langfristig ausgerichteten Kundenbeziehungen mit focus auf nachhaltige Lösungen.
Inhouse-Entwicklung aller KI-Module statt Zukauf von Drittanbieter-Technologie unterstreicht die technologische Souveränität der Ovation AG. Die strategische Akquisition des E-Learning-Startups "Learn-Flow" im Jahr 2023 erweiterte gezielt die Kompetenzen im Bereich digitaler Personalentwicklung. Das Unternehmen in Erfurt investiert kontinuierlich in die Weiterentwicklung seiner Produkte und Services.
Der Anbieter verfolgt eine klare Produktmarke-Strategie und konzentriert sich auf den deutschen Markt mit seinen spezifischen Anforderungen. Die Ovation AG bietet umfassende Services von der Implementierung bis zum laufenden Support und gewährleistet dadurch optimale Betreuung aller Kunden.
Die browserbasierte Cloud-Lösung erfordert keine lokale Installation und läuft auf Standard-Webbrowsern sowie nativen Mobil-Apps für iOS und Android. Die Container-basierte Architektur mit Kubernetes-Orchestrierung ermöglicht flexible Skalierung je nach Nutzerlast und gewährleistet hohe Verfügbarkeit des Systems. ovaSOFT bietet maximale Flexibilität bei der Nutzung auf verschiedenen Plattformen.
REST-API mit Sandbox und aktive Entwickler-Community unterstützen individuelle Integrationen, wobei die Dokumentation bei neueren Features teilweise der Entwicklungsgeschwindigkeit hinterherhinkt. Standard-Konnektoren zu SAP, Microsoft 365, Google Workspace und dem deutschen DATEV-System decken die häufigsten Integrationsanforderungen ab. Das System bietet umfassende Schnittstellen für alle gängigen Business-Anwendungen.
Penetrationstests und SOC-Überwachung gewährleisten proaktive Sicherheitsmaßnahmen über die ISO 27001/27701-Zertifizierung hinaus. Die Datenhaltung in deutschen Rechenzentren mit TLS 1.3-Verschlüsselung und AES-256 at-rest-Verschlüsselung entspricht höchsten Sicherheitsstandards. Alle Informationen werden auf der Basis deutscher Datenschutzbestimmungen verarbeitet.
Das modulare Subscription-Modell ermöglicht bedarfsgerechte Lizenzierung ab 8 Euro pro Nutzer und Monat für Core-HR-Funktionen bis 25 Euro pro Nutzer und Monat für die All-in-One-Suite. Einmalige Implementierungsgebühren betragen typischerweise 15-25 Prozent der jährlichen Lizenzkosten. Diese Struktur bietet optimale Kostenersparnis für Unternehmen jeder Größe.
TCO-Beispiel für 150 Mitarbeiter: Im ersten Jahr entstehen Gesamtkosten von circa 38.000 Euro inklusive Lizenzierung, Implementierung und interner Projektressourcen. Ab dem zweiten Jahr reduzieren sich die jährlichen Kosten auf etwa 22.000 Euro reine Lizenzkosten plus administrative Aufwände. Die Software bietet nachweisbare Kostenersparnis durch Automatisierung der HR-Prozesse.
Versteckte Kosten können bei Custom-Reports, zusätzlichen Schulungen für neue Module und intensiver API-Nutzung für komplexe Integrationen entstehen. Die Budgetplanung sollte diese Faktoren zur realistischen Kostenersparnis-Berechnung berücksichtigen. Eine transparente Aufstellung aller Services und Features hilft bei der Kostenkalkulation.
Die realistische Projektdauer beträgt 4-7 Monate je nach Systemkomplexität und Datenqualität, nicht die beworbenen 3 Monate. Erfolgreiche Implementierungen erfordern 0,5-1 FTE aus der Personalabteilung sowie 0,2-0,5 FTE IT-Support, idealerweise koordiniert durch einen dedizierten internen Projektleiter. Die Einführung der Software benötigt strukturierte Planung und ausreichende Ressourcen.
Datenbereinigung und Prozessstandardisierung stellen kritische Erfolgsfaktoren für die Migration dar. Unternehmen müssen bereit sein, ineffiziente Altprozesse zu überdenken statt diese 1:1 in das neue System zu übertragen. Die Qualität der Stammdaten aus Excel-Listen und Ordnerstrukturen bestimmt maßgeblich den Migrationsaufwand und den späteren Erfolg des Systems.
Change Management mit Key-User-Konzept beschleunigt die Nutzerakzeptanz erheblich. Die frühzeitige Einbindung meinungsstarker Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen als Multiplikatoren und Fürsprecher reduziert Widerstände gegen die neue HR-Software. Regelmäßige Schulungen und transparente Kommunikation fördern die erfolgreiche Einführung der ovaSOFT.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ein Human Resource Information System (HRIS) digitalisiert und automatisiert sämtliche Personalprozesse von der Personalbeschaffung bis zur Personalentwicklung. ovaSOFT fungiert als umfassendes HRIS mit modularem Aufbau, das alle wesentlichen HR-Funktionen in einer integrierten Plattform vereint. Die Software der Ovation AG ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiterdaten zentral zu verwalten, Workflows zu automatisieren und durch Analytics datengetriebene Personalentscheidungen zu treffen. Das System optimiert alle HR-Prozesse und bietet transparente Informationen für das Personalmanagement.
Die Kosten für ovaSOFT variieren je nach Modulumfang und Unternehmensgröße zwischen 8-25 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Für ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern entstehen im ersten Jahr Gesamtkosten von etwa 38.000 Euro inklusive Implementierung. Ab dem zweiten Jahr reduzieren sich die jährlichen Kosten auf circa 22.000 Euro. Die Software bietet nachweisbare Kostenersparnis durch Automatisierung der Personalprozesse. Zusätzliche Services wie Custom-Reports oder erweiterte Schulungen können Mehrkosten verursachen.
HR-Software digitalisiert und automatisiert Personalprozesse zur Effizienzsteigerung und Transparenz in der Personalarbeit. ovaSOFT optimiert Recruiting durch KI-basiertes Bewerber-Matching, standardisiert Onboarding-Prozesse mit digitalen Checklisten, automatisiert Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement und ermöglicht strukturierte Performance-Reviews. Die integrierte Lösung der Ovation AG eliminiert Medienbrüche zwischen verschiedenen HR-Bereichen und bietet umfassende Module für alle Personalmanagement-Aufgaben. Das System unterstützt die komplette Personalverwaltung vom Start bis zur Personalentwicklung.
ovaSOFT differenziert sich durch drei Hauptmerkmale: Erstens die proprietäre NLP-Engine für semantisches Recruiting, die über Standard-CV-Parsing hinausgeht. Zweitens die zertifizierte DATEV-Integration für nahtlose Payroll-Prozesse im deutschen Markt. Drittens die modulare Lizenzierung, die flexiblen Einstieg ohne Komplettpaket-Zwang ermöglicht. Diese Kombination macht die Software der Ovation AG zur spezialisierten Lösung für deutsche Mittelständler. Das System bietet optimale Features für alle HR-Bereiche und gewährleistet maximale Transparenz in den Personalprozessen.
ovaSOFT ist primär für Unternehmen zwischen 50-500 Mitarbeitern konzipiert und zeigt optimale Leistung in diesem Segment. Kleinere Companies finden möglicherweise einfachere Lösungen ausreichend, während Großkonzerne ab 1.500 Mitarbeitern komplexere Enterprise-Systeme für ihre HR-Prozesse benötigen. Stark regulierte Branchen wie Banken oder Pharmaunternehmen sollten aufgrund fehlender spezifischer Compliance-Zertifizierungen alternative Lösungen evaluieren. Die Software bietet optimale Features für Mittelständler im deutschen Markt.
Die Implementierungsdauer der Software hängt von Systemkomplexität und Datenqualität ab. Ein Standard-Setup mit Core-HR und Recruiting dauert typischerweise 4-5 Monate. Umfangreiche Implementierungen mit Payroll-Integration und Custom-Workflows können bis zu 7 Monate beanspruchen. Kritische Erfolgsfaktoren sind die Qualität der Altdaten, Bereitschaft zur Prozessstandardisierung und ausreichende interne Projektressourcen für eine erfolgreiche Einführung der ovaSOFT Human Resources Lösung. Die Planung sollte ausreichend Zeit für Change Management und Schulungen berücksichtigen.