Digitale Signatur Software: Ihr Leitfaden zur rechtssicheren elektronischen Unterschrift
Die Digitalisierung verändert die Art, wie wir Geschäfte abwickeln. Verträge per Post verschicken, auf Unterschriften warten, Dokumente scannen und archivieren – diese Prozesse kosten Zeit und Geld. Digitale Signatur Software löst diese Probleme und macht Unterschriftsprozesse schneller, sicherer und rechtskonform.
Viele Unternehmen zögern dennoch beim Einsatz elektronischer Signaturen. Die Fragen sind nachvollziehbar: Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig? Welche technischen Standards muss die Software erfüllen? Und wann reicht eine einfache elektronische Signatur, wann brauchen Sie die qualifizierte Variante?
Dieser Leitfaden beantwortet diese Fragen. Sie erfahren, welche Arten digitaler Signaturen existieren, wofür Sie sie einsetzen können und worauf Sie bei der Auswahl von Software achten sollten. Am Ende wissen Sie, wie digitale Signaturen Ihre Prozesse beschleunigen und dabei vollständige Rechtssicherheit gewährleisten.
Was ist eine digitale Signatur?
Der Begriff „digitale Signatur" wird häufig synonym mit „elektronische Signatur" verwendet. Technisch gesehen bezeichnet die digitale Signatur das kryptografische Verfahren, mit dem Dokumente verschlüsselt werden. Die elektronische Signatur ist dagegen der rechtliche Überbegriff, der in der europäischen eIDAS-Verordnung definiert ist.
In der Praxis macht diese Unterscheidung kaum einen Unterschied. Beide Begriffe meinen dasselbe: eine elektronische Methode, um Dokumente zu unterschreiben und damit rechtsverbindlich zu machen.
Die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) bildet seit 2016 den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten. Sie definiert drei Arten elektronischer Signaturen und legt fest, welche rechtlichen Anforderungen diese erfüllen müssen. Die Verordnung sorgt dafür, dass elektronische Signaturen grenzüberschreitend anerkannt werden.
Technisch basieren digitale Signaturen auf asymmetrischer Verschlüsselung. Dabei erzeugt die Software ein Schlüsselpaar: einen privaten Schlüssel zum Signieren und einen öffentlichen Schlüssel zur Verifikation. Wenn Sie ein Dokument signieren, erstellt die Software einen eindeutigen digitalen Fingerabdruck des Dokuments. Dieser wird mit Ihrem privaten Schlüssel verschlüsselt. Empfänger können mit dem öffentlichen Schlüssel prüfen, ob die Signatur echt ist und ob das Dokument nach der Signatur verändert wurde.
Diese Technologie macht digitale Signaturen sicherer als handschriftliche Unterschriften auf Papier. Nachträgliche Änderungen am Dokument machen die Signatur ungültig. Die Software protokolliert jeden Signaturvorgang mit Zeitstempel. So entsteht ein lückenloser Nachweis, wer wann was unterschrieben hat.
Die drei Arten elektronischer Signaturen nach eIDAS
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Sicherheitsstufen für elektronische Signaturen. Je nach Anwendungsfall brauchen Sie unterschiedliche Stufen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur stellt die niedrigste Sicherheitsstufe dar. Sie umfasst alle elektronischen Methoden, mit denen eine Person ihre Zustimmung zu einem Dokument ausdrückt. Eine eingescannte handschriftliche Unterschrift, eine getippte Namenszeile in einer E-Mail oder ein Häkchen in einem Checkbox-Formular gelten als einfache elektronische Signaturen.
Die EES eignet sich für formfreie Rechtsgeschäfte, bei denen keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist. Viele Alltagsgeschäfte fallen in diese Kategorie: Bestellungen, einfache Dienstleistungsverträge oder interne Freigabeprozesse. Die Beweiskraft vor Gericht ist allerdings begrenzt. Wenn jemand bestreitet, unterschrieben zu haben, müssen Sie die Echtheit der Signatur nachweisen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet deutlich mehr Sicherheit als die einfache Variante. Sie muss vier technische Anforderungen erfüllen: Sie ist eindeutig der signierenden Person zugeordnet, ermöglicht die Identifikation dieser Person, wird mit Mitteln erstellt, die die signierende Person unter ihrer alleinigen Kontrolle halten kann, und ist so mit den Daten verknüpft, dass nachträgliche Veränderungen erkennbar sind.
In der Praxis bedeutet das: Die Identifikation erfolgt über sichere Verfahren wie die Mobiltelefonnummer oder andere elektronische Identifikationsmittel. Die Signatur wird kryptografisch mit dem Dokument verknüpft. Nachträgliche Änderungen machen die Signatur ungültig.
Die FES eignet sich ebenfalls für formfreie Rechtsgeschäfte. Sie bietet höhere Sicherheit als die EES, erfüllt aber nicht die Anforderungen der gesetzlichen Schriftform. Typische Anwendungsfälle sind Arbeitsverträge auf Zeit, Dienstleistungsverträge oder interne Genehmigungsprozesse, bei denen Sie Nachvollziehbarkeit benötigen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur stellt die höchste Sicherheitsstufe dar. Sie erfüllt alle Anforderungen der FES und geht noch weiter: Die Identität der signierenden Person wird per Video-Identifikation oder persönlich vor Ort geprüft. Die Signatur basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem akkreditierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird. Die Signaturerstellung erfolgt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt.
Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift auf Papier rechtlich gleichgestellt. Das bedeutet: Für alle Rechtsgeschäfte, die die gesetzliche Schriftform erfordern, können Sie die QES verwenden. Die Beweislastumkehr gilt zugunsten der Signatur – wer die Echtheit anzweifelt, muss das beweisen.
Die QES brauchen Sie für Dokumente mit Schriftformerfordernis. Dazu gehören unbefristete Arbeitsverträge, Mietverträge über Wohnraum, Gesellschafterverträge, Darlehensverträge oder notarielle Vollmachten. Auch viele behördliche Anträge erfordern die qualifizierte Signatur.
Entscheidungshilfe: Prüfen Sie zunächst, ob für Ihr Dokument eine gesetzliche Schriftform gilt. Ist das der Fall, brauchen Sie die QES. Bei formfreien Verträgen hängt die Wahl von Ihrem Sicherheitsbedürfnis ab. Für interne Prozesse mit niedrigem Risiko reicht oft die EES. Wenn Sie Nachvollziehbarkeit und höhere Beweiskraft brauchen, wählen Sie die FES. Die QES bietet maximale Rechtssicherheit für alle Anwendungsfälle.
Wofür brauchen Sie digitale Signatur Software?
Digitale Signatur Software beschleunigt alle Prozesse, bei denen Unterschriften erforderlich sind. Die Anwendungsfälle reichen von HR über Einkauf bis zur Finanzbuchhaltung.
Im Personalbereich vereinfacht digitale Signatur Software das Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich. Arbeitsverträge, Datenschutzerklärungen, Betriebsvereinbarungen und Compliance-Dokumente können digital unterschrieben werden. Das verkürzt die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Auch laufende HR-Prozesse profitieren: Urlaubsanträge, Weiterbildungsvereinbarungen oder Zielvereinbarungen brauchen keine Papierformulare mehr. Die Dokumente liegen digital archiviert vor und sind bei Bedarf sofort abrufbar.
Der Einkauf und Vertrieb wickelt täglich Verträge ab. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rahmenverträge und Liefervereinbarungen erfordern Unterschriften von beiden Vertragsparteien. Ohne digitale Signaturen entstehen Verzögerungen: Dokumente per Post versenden, auf Rücksendung warten, dann erst beginnen. Mit digitaler Signatur Software unterzeichnen beide Parteien innerhalb von Minuten. Der Vertragsbeginn verschiebt sich nicht mehr aufgrund von Postlaufzeiten.
In der Finanzbuchhaltung brauchen Rechnungsfreigaben, Budgetgenehmigungen und Zahlungsanweisungen Unterschriften. Digitale Workflows leiten Dokumente automatisch an die zuständigen Personen weiter. Diese prüfen und signieren direkt im System. Die Durchlaufzeiten sinken deutlich. Auch die Revisionssicherheit verbessert sich, denn die Software protokolliert jeden Freigabeschritt lückenlos.
Compliance-Prozesse erfordern regelmäßige Bestätigungen von Mitarbeitern. Richtlinien zur Informationssicherheit, Datenschutz-Schulungen oder Interessenkonflikterklärungen müssen dokumentiert werden. Digitale Signatur Software versendet diese Dokumente automatisch, erinnert bei fehlenden Bestätigungen und archiviert alle Nachweise zentral. Bei Audits stehen alle erforderlichen Nachweise sofort bereit.
Die Kosteneinsparung ist messbar. Ein Vertragsprozess mit Papier kostet durchschnittlich 15 bis 25 Euro pro Vorgang: Druckkosten, Porto, Archivierung und vor allem Arbeitszeit. Bei digitalen Prozessen sinken die Kosten auf unter 2 Euro. Die Zeitersparnis ist noch deutlicher: Statt mehrerer Tage oder Wochen dauert ein Vertragsprozess wenige Stunden. Die Fehlerquote sinkt ebenfalls, denn die Software prüft automatisch, ob alle erforderlichen Unterschriften vorliegen.
Worauf kommt es bei digitaler Signatur Software an?
Die Auswahl der passenden Software hängt von mehreren Faktoren ab. Rechtssicherheit ist die wichtigste Anforderung, aber nicht die einzige.
Rechtssicherheit und Compliance
Die Software muss die eIDAS-Verordnung vollständig umsetzen. Prüfen Sie, welche Signaturtypen die Lösung unterstützt. Wenn Sie Dokumente mit Schriftformerfordernis signieren müssen, brauchen Sie eine Software mit QES-Fähigkeit. Nicht alle Anbieter bieten die qualifizierte elektronische Signatur an, denn sie erfordert die Anbindung an akkreditierte Vertrauensdiensteanbieter.
Die Revisionssicherheit spielt besonders für buchführungspflichtige Unternehmen eine Rolle. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass elektronische Dokumente unveränderbar archiviert werden. Die Software muss Audit-Trails bereitstellen, die jeden Signaturvorgang lückenlos protokollieren. Wer hat wann welches Dokument geöffnet, geändert und signiert? Diese Informationen müssen nachweisbar sein.
Der Datenschutz nach DSGVO erfordert besondere Aufmerksamkeit. Signierte Dokumente enthalten oft personenbezogene Daten. Die Software muss diese verschlüsselt speichern und übertragen. Prüfen Sie, wo die Daten gespeichert werden. Viele Unternehmen bevorzugen Rechenzentren in Deutschland oder der EU. Außerdem brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter.
Integration in bestehende Systeme
Digitale Signatur Software entfaltet ihren vollen Nutzen nur, wenn sie sich in Ihre bestehenden Systeme integriert. Isolierte Lösungen erzeugen Medienbrüche und zusätzlichen Aufwand.
Die API-Schnittstelle ermöglicht die Integration in beliebige Systeme. Moderne Anbieter stellen REST-APIs bereit, über die Sie Signaturprozesse aus Ihren Fachanwendungen heraus starten können. Ein Beispiel: Ihr HR-System generiert einen Arbeitsvertrag. Statt diesen auszudrucken, startet das System automatisch einen Signaturprozess. Der neue Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit dem Link zum Dokument und kann direkt signieren. Das signierte Dokument landet automatisch zurück im HR-System.
Viele Anbieter bieten Plugins für Standardsoftware an. Microsoft Office, SharePoint, SAP oder Salesforce-Integrationen ermöglichen die Signatur direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln.
Die Dokumentenmanagementsystem-Anbindung (DMS) ist wichtig, wenn Sie bereits ein DMS zur Archivierung nutzen. Die signierte Dokumente sollten automatisch im DMS abgelegt werden, idealerweise mit allen Metadaten wie Signaturzeitpunkt und beteiligten Personen.
Benutzerfreundlichkeit
Die beste Technologie nutzt nichts, wenn Anwender sie nicht akzeptieren. Die Benutzerfreundlichkeit entscheidet über den Erfolg der Einführung.
Für Signierende sollte der Prozess so einfach wie möglich sein. Im Idealfall erhalten sie eine E-Mail mit einem Link, klicken darauf, prüfen das Dokument und signieren mit wenigen Klicks. Sie sollten keine Software installieren oder sich registrieren müssen. Besonders bei externen Vertragspartnern ist dieser Aspekt entscheidend. Wenn Kunden oder Lieferanten umständliche Prozesse durchlaufen müssen, lehnen sie die digitale Signatur ab.
Die mobile Nutzung gewinnt an Bedeutung. Viele Menschen öffnen E-Mails auf dem Smartphone oder Tablet. Die Signaturlösung sollte auf allen Geräten funktionieren. Eine responsive Web-Oberfläche oder native Apps ermöglichen das Signieren unterwegs.
Für Ihre Mitarbeiter, die Signaturprozesse starten und verwalten, zählt die Übersichtlichkeit. Welche Dokumente warten auf Unterschriften? Bei wem liegt das Dokument gerade? Wer hat bereits signiert? Ein gutes Dashboard beantwortet diese Fragen auf einen Blick. Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass Signaturprozesse nicht im Sande verlaufen.
Skalierbarkeit und Preismodell
Die Anforderungen ändern sich mit der Unternehmensgröße. Eine Software, die für fünf Nutzer ausreicht, stößt bei 500 Nutzern an Grenzen.
Prüfen Sie die Preisstruktur genau. Viele Anbieter berechnen pro Nutzer und Monat. Das ist transparent und gut kalkulierbar. Manche Anbieter berechnen pro Signatur oder pro Dokument. Das kann bei hohen Volumina teurer werden. Achten Sie auf versteckte Kosten: Kostet die API-Nutzung extra? Fallen Gebühren für bestimmte Signaturtypen an? Die QES ist häufig teurer als die FES oder EES, weil der Anbieter Kosten für Zertifikate und Identitätsprüfungen hat.
Die Skalierung sollte flexibel möglich sein. Sie starten vielleicht mit einer Abteilung und rollen die Lösung später im ganzen Unternehmen aus. Die Software muss ohne Neukonfiguration wachsen können. Auch die Performance darf bei steigenden Nutzerzahlen nicht leiden.
Support und Service
Die Einführung digitaler Signaturen ist ein Change-Prozess. Sie brauchen Unterstützung vom Anbieter, nicht nur beim technischen Setup.
Ein deutschsprachiger Support hilft bei Fragen schnell. Prüfen Sie die Erreichbarkeit: Gibt es eine Hotline? Wie schnell reagiert der E-Mail-Support? Manche Anbieter bieten nur englischsprachigen Support an, was zu Missverständnissen führen kann.
Die Implementierungsbegleitung entscheidet über den Projekterfolg. Gute Anbieter analysieren Ihre Prozesse, empfehlen die passende Integration und schulen Ihre Mitarbeiter. Sie helfen bei der Konfiguration von Workflows und stehen auch nach dem Go-Live zur Verfügung.
Auch die Dokumentation ist wichtig. Wie detailliert ist die API-Dokumentation für Ihre IT? Gibt es Anleitungen für Endanwender? Video-Tutorials erleichtern die Schulung neuer Mitarbeiter.
In unserem ausführlichen Ratgeber finden Sie weitere Details.
Skribble: Europäische Lösung für rechtssichere digitale Signaturen
Skribble hat sich als führende Lösung für digitale Signaturen im deutschsprachigen Raum etabliert. Das Schweizer Unternehmen bietet eine Plattform, die alle drei Signaturstandards nach eIDAS unterstützt: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Was Skribble auszeichnet
Die Rechtssicherheit steht bei Skribble im Mittelpunkt. Die Plattform erfüllt die eIDAS-Verordnung vollständig und ermöglicht rechtsgültige Signaturen für alle Anwendungsfälle. Besonders die QES-Fähigkeit hebt Skribble von vielen Mitbewerbern ab. Sie können damit auch Dokumente mit gesetzlichem Schriftformerfordernis digital abwickeln. Die Identitätsprüfung erfolgt wahlweise per Video-Identifikation oder über elektronische Identitätsmittel wie den Schweizer Pass oder die deutsche eID.
Die Benutzerfreundlichkeit macht Skribble für alle Beteiligten attraktiv. Empfänger brauchen keine Installation und keine Registrierung. Sie erhalten eine E-Mail, öffnen das Dokument im Browser, prüfen den Inhalt und signieren mit wenigen Klicks. Der gesamte Prozess dauert unter einer Minute. Die Oberfläche funktioniert auf allen Geräten – vom Desktop-PC über das Tablet bis zum Smartphone.
Die Integration in bestehende Systeme erfolgt über eine moderne REST-API. Sie können Signaturprozesse direkt aus Ihrer Software heraus starten. Skribble bietet zudem fertige Integrationen für gängige Plattformen. Eine Microsoft-365-Integration ermöglicht das Signieren direkt aus Word, Excel oder SharePoint. Auch für gängige DMS-Systeme und HR-Software existieren Schnittstellen.
Der Datenschutz erfüllt höchste Standards. Alle Daten werden in europäischen Rechenzentren gespeichert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Skribble ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt die DSGVO vollständig. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der alle datenschutzrechtlichen Anforderungen abdeckt.
Die Revisionssicherheit gewährleistet lückenlose Nachweise. Jeder Signaturvorgang wird mit Zeitstempel protokolliert. Die Software dokumentiert, wer wann das Dokument geöffnet, gelesen und signiert hat. Diese Audit-Trails sind manipulationssicher und erfüllen die Anforderungen der GoBD. Bei Audits oder rechtlichen Auseinandersetzungen haben Sie alle Nachweise parat.
Einsatzbereiche für Skribble
Anwaltskanzleien nutzen Skribble für Mandantenverträge, Vollmachten und Vergleichsvereinbarungen. Die QES-Fähigkeit ermöglicht auch die Signatur von Dokumenten mit Schriftformerfordernis. Die BRAO-Konformität (Bundesrechtsanwaltsordnung) ist gewährleistet. Mandanten schätzen die einfache Signatur ohne Installation. Die Kanzlei spart Zeit und Porto.
Steuerkanzleien wickeln Mandatsverhältnisse, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen digital ab. Die Integration in DATEV ermöglicht nahtlose Workflows. Mandanten können Dokumente bequem von zu Hause signieren. Die Kanzlei hat alle signierten Dokumente revisionssicher archiviert.
Unternehmensrechtsabteilungen setzen Skribble für Vertragsmanagement ein. Von der NDA über Dienstleistungsverträge bis zu komplexen M&A-Transaktionen – alle Dokumente können digital signiert werden. Die Integration in Contract-Lifecycle-Management-Systeme automatisiert den gesamten Prozess. Die Durchlaufzeiten für Verträge sinken drastisch.
HR-Abteilungen digitalisieren ihre Dokumentenprozesse. Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Urlaubsanträge und Weiterbildungsverträge werden elektronisch signiert. Das beschleunigt das Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich. Auch bei räumlich verteilten Teams funktioniert der Prozess reibungslos.
Öffentliche Verwaltungen nutzen Skribble für Bürgerdienste. Anträge, Genehmigungen und Bescheinigungen können digital bearbeitet werden. Die QES erfüllt die rechtlichen Anforderungen für behördliche Prozesse. Bürger schätzen die Zeitersparnis, denn sie müssen nicht mehr persönlich erscheinen.
Finanzdienstleister wickeln Kontoeröffnungen, Kreditverträge und Versicherungsanträge digital ab. Die Identifikation per Video-Ident ermöglicht vollständig digitale Prozesse. Die Kunden können Verträge abends von zu Hause abschließen. Die Bank reduziert Papierkosten und beschleunigt die Bearbeitung.
Mehr Informationen zu Skribble und den Einsatzmöglichkeiten finden Sie unter: https://systemhaus.com/digitale-signatur-software/skribble
Erste Schritte: So führen Sie digitale Signaturen ein
Die Einführung digitaler Signaturen ist ein strukturiertes Projekt. Diese Schritte helfen Ihnen, systematisch vorzugehen.
Bedarfsanalyse durchführen
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Welche Dokumente unterschreiben Sie regelmäßig? Erstellen Sie eine Liste aller Dokumenttypen: Verträge, Vereinbarungen, Freigaben, Anträge. Schätzen Sie die Volumina pro Monat. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern unterschreibt vielleicht 200 Dokumente pro Monat, ein Konzern mit 5.000 Mitarbeitern eher 10.000.
Prüfen Sie die rechtlichen Anforderungen. Welche Ihrer Dokumente haben ein Schriftformerfordernis? Für diese brauchen Sie die QES. Bei formfreien Dokumenten hängt die Wahl vom Sicherheitsbedürfnis ab. Ein interner Urlaubsantrag braucht weniger Sicherheit als ein Arbeitsvertrag.
Identifizieren Sie die Prozesse mit dem höchsten Optimierungspotenzial. Wo entstehen die längsten Wartezeiten? Welche Prozesse verursachen den meisten manuellen Aufwand? Diese Prozesse sollten Sie zuerst digitalisieren.
Software auswählen und testen
Definieren Sie Ihre Anforderungen klar. Welche Signaturtypen brauchen Sie? Welche Integrationen sind erforderlich? Wie viele Nutzer werden die Software verwenden? Welches Budget steht zur Verfügung?
Fordern Sie Demos von mehreren Anbietern an. Achten Sie dabei nicht nur auf die Funktionen, sondern auch auf die Benutzerfreundlichkeit. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Software testen. Wie intuitiv ist die Bedienung? Wie schnell finden sich Anwender zurecht?
Prüfen Sie die Integrationsoptionen detailliert. Wenn Sie eine API-Integration planen, lassen Sie Ihre IT-Abteilung die Dokumentation prüfen. Wie aufwändig ist die Implementierung? Gibt es Referenzprojekte mit ähnlichen Anforderungen?
Starten Sie eine Pilotphase mit einem überschaubaren Anwendungsfall. Wählen Sie einen Prozess, der nicht geschäftskritisch ist, aber echtes Optimierungspotenzial hat. Sammeln Sie Feedback von allen Beteiligten. Was funktioniert gut? Wo gibt es Probleme?
Implementierung durchführen
Planen Sie die technische Integration sorgfältig. Wenn Sie die Software über APIs einbinden, braucht Ihre IT-Abteilung ausreichend Zeit. Kalkulieren Sie für eine API-Integration mehrere Wochen ein. Bei fertigen Plugins geht es schneller, aber auch hier sollten Sie ausreichend Zeit für Tests einplanen.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter gründlich. Erklären Sie nicht nur die Bedienung, sondern auch die rechtlichen Grundlagen. Welche Signaturtypen gibt es? Wann nutzen Sie welche? Wie gehen Sie mit Rückfragen von Vertragspartnern um?
Kommunizieren Sie die Änderungen an externe Partner frühzeitig. Wenn Kunden oder Lieferanten plötzlich Verträge digital signieren sollen, brauchen sie eine Erklärung. Warum stellen Sie um? Welche Vorteile haben sie davon? Wie funktioniert der Prozess?
Rollen Sie die Software schrittweise aus. Beginnen Sie mit einer Abteilung oder einem Standort. Wenn alles reibungslos läuft, erweitern Sie auf weitere Bereiche. Bei Problemen können Sie schneller reagieren als bei einem Big-Bang-Rollout.
Erfolg messen und optimieren
Definieren Sie Kennzahlen, um den Erfolg zu messen. Typische Metriken sind die Durchlaufzeit von Dokumenten, die Anzahl signierter Dokumente pro Monat, die Fehlerquote und die Nutzerakzeptanz. Auch die Kosteneinsparung lässt sich berechnen: eingesparte Druck- und Portokosten plus eingesparte Arbeitszeit.
Holen Sie regelmäßig Feedback ein. Was funktioniert gut? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Manche Probleme zeigen sich erst im Praxisbetrieb. Die Software bietet vielleicht Funktionen, die Sie noch nicht nutzen, die aber hilfreich wären.
Optimieren Sie die Prozesse kontinuierlich. Vielleicht stellen Sie fest, dass bestimmte Workflows zu komplex sind. Oder Sie identifizieren weitere Anwendungsfälle, die sich lohnen würden. Die Einführung digitaler Signaturen ist kein Projekt mit definiertem Ende, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Fazit: Digitale Signaturen als Standard etablieren
Digitale Signatur Software gehört heute zur Standard-Ausstattung moderner Unternehmen. Die Technologie ist ausgereift, die rechtlichen Rahmenbedingungen sind klar, und die Vorteile überwiegen deutlich. Sie sparen Zeit, reduzieren Kosten und erfüllen alle Compliance-Anforderungen.
Die Entscheidung für die richtige Software hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Wenn Sie Dokumente mit Schriftformerfordernis signieren müssen, brauchen Sie eine Lösung mit QES-Fähigkeit. Die Integration in Ihre bestehenden Systeme ist entscheidend für die Akzeptanz. Die Benutzerfreundlichkeit bestimmt, ob Ihre Mitarbeiter und Partner die Lösung tatsächlich nutzen.
Skribble vereint diese Anforderungen in einer Plattform. Die Lösung bietet alle drei Signaturstandards, lässt sich einfach integrieren und überzeugt durch intuitive Bedienung. Europäische Datenhaltung und höchste Sicherheitsstandards gewährleisten Rechtssicherheit und Datenschutz. Ob Anwaltskanzlei, Steuerberater, Unternehmen oder öffentliche Verwaltung – Skribble deckt alle Anwendungsfälle ab.
Starten Sie Ihre Digitalisierung mit einem klar definierten Pilotprojekt. Sammeln Sie Erfahrungen, optimieren Sie den Prozess und rollen Sie dann im gesamten Unternehmen aus. Die Investition amortisiert sich schnell durch eingesparte Kosten und beschleunigte Prozesse.
Weitere Informationen zu Skribble und wie die Lösung Ihre Signaturprozesse digitalisiert, finden Sie hier: https://systemhaus.com/digitale-signatur-software/skribble