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Top 3 Anbieter im Vergleich
Großer Ratgeber für Digitale Signatur Software
Fazit sowie alle Empfehlungen auf einen Blick & mehr
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FAQ - Das sind 3 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Wer benötigt eine Software für digitale Signatur?
Wenn Sie eine Software für digitale Signatur anschaffen möchten, klären Sie - vor allem, wenn der Preis der Software nutzerbezogen berechnet wird - für was bzw. wen Sie diese Software benötigen. Benötigt jeder Mitarbeiter diese Software zum digitalen Signieren oder reicht es aus, wenn bspw. die Geschäftsleitung, die Buchhaltung, die Personalabteilung oder andere Personen/Abteilungen oder ein anderes Team Softwarezugriff erhält und ihre Unterschriften digital leisten können? Prüfen Sie auch, ob Sie Dritte, wie bspw. Kunden und Lieferanten einbinden möchten und ob diese einverstanden sind mit der Digitalisierung der Workflows und dies technisch umsetzen können.
Auf welchen Geräten sind digitale Signaturen möglich?
Eine eSignatur können Sie je nach Anbieter und Software-Tools auf folgenden Geräten erstellen:
-
Computer
-
Laptop
-
Tablet
-
Smartphone
-
Webanwendung vom Anbieter mit Online-LogIn
Sie sollten daher vor der Anschaffung eine e-Signature Software prüfen, ob die Tools mit Ihren Endgeräten kompatibel sind, so dass Sie keine neuen Geräte anschaffen müssen.
Welche Schnittstellen/Integrationen benötigt Ihre neue digitale Signatur Software?
Damit Ihr System für digitale Unterschrift optimal eingebunden ist, sollte diese Schnittstellen zu folgenden Programmen haben oder Integrationen in diese möglich sein:
-
Textverarbeitungsprogramme, bspw. Word oder pages
-
pdf-Dokumente, bspw. zu Adobe Acrobat Reader
-
Cloud- oder lokale Speicher, bspw. Google Drive, Dropbox, etc.
-
Mitarbeiterdaten für Rechte- und Rollenkonzept
-
u.v.m.
Empfehlungen
Um die besten Softwareprodukte zum Erstellen von digitalen Signaturen zu finden, haben wir uns einen Marktüberblick verschafft und die Programme getestet. Die besten 10 Produkte haben wir in diesem Test für Sie inklusive unserer Testbewertungen, Informationen zu Anbietern und Funktionen zusammengefasst. Zu den Anbietern und Produkten im Marktvergleich gehören Adobe Sign, SignWell, DocuSign, HelloSign, SignNow und andere.
Suchen Sie gerade nach einer Software für digitale Unterschriften, dann verlieren Sie keine Zeit und fordern Sie unseren kostenfreien Vergleich an. Hinterlassen Sie uns dafür Ihre E-Mail-Adresse und wir senden Ihnen diesen binnen 24 Stunden zu. Gerne können Sie auch unsere Software-Experten anrufen und eine persönliche Empfehlung erhalten.
Ratgeber
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist ein Werkzeug, um sicherzustellen, dass der Absender der Nachricht die Nachricht oder das Dokument selbst verschickt hat. Da es sich um eine digitale Übertragung handelt ist auch die Signatur digital und auf einem mathematischen Schema aufgebaut, der den Absender authentifiziert. Ebenfalls wird damit sichergestellt, dass nichts mehr an dem Dokument auf dem Weg der Versendung verändert wurde, so dass das Dokument rechtssicher verschickt wird.
Was bedeutet e-Signature?
Das Wort e-Signature steht für elektronische Signatur und ist gleichbedeutend mit den Worten digitale Signatur.
Warum gibt es überhaupt digitale Signaturen?
Bei der Übertragung einer E-Mail kann es passieren, dass sich jemand unberechtigter Weise Zugang zu einem Postfach oder einem Dokument verschafft hat. Dies kann bspw. durch einen Hacker-Angriff passiert sein. Da es Daten gibt, die besonders große Auswirkungen auf Privatpersonen und Unternehmen haben, ist es wichtig sicherzustellen, dass das Dokument wirklich von der jeweiligen Person stammt und die Inhalte während der digitalen Übertragung nicht mehr verändert wurden. Dies ist bspw. bei Finanzdaten, z. B. Steuerdaten, sehr wichtig.
Gleichzeitig wird der Büroalltag immer moderner und die Anforderungen an Flexibilität steigen. Die meisten Dokumente gehen daher meist bereits digital ein. Daher ist es wichtig, dass auch beim Thema Unterschrift eine Digitalisierung stattfindet. Mit einer digitalen Signatur wird dies erreicht, da Unterschriftsmappen verschwinden, Dokumente nachverfolgt werden können und Mitarbeiter von überall Ihre Signatur als e-Signatur geben können, ohne nochmal im Nachgang eine eigenhändige Unterschrift auf dem Dokument leisten zu müssen.
Zeit ist Geld: Das Fazit
Eine Recherche, um sich einen guten Überblick über die Softwareprodukte für digitale Signaturen zu machen, benötigt Zeit. Da Unternehmen diese meist nicht haben, haben wir eine umfangreiche Recherche und eine Produktbewertung vorgenommen. Dabei haben wir die Funktionen, die Bedienerfreundlichkeit beim Signieren, den Preis, die Schnittstellen, bspw. zu Google Drive, den Kundensupport und vieles mehr getestet.
Das Ergebnis, das Softwarelösungen für alle Größen von Unternehmen anbietet, finden Sie in unserem Testvergleich. Gerne können Sie auch unser Kundenservice-Team für digitale Signaturen kontaktieren, falls Sie Fragen zu den Tools oder einem Anbieter haben. Dieser Service - ebenso wie das Ergebnis unseres Vergleichstests - ist kostenfrei und unverbindlich.
Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co.
Wenn Sie gerade Ihr Business beginnen oder als Handwerker, Kleinbetrieb, viele Dokumente unterschreiben und einen guten Überblick über Ihre Verträge und Dokumente haben möchten, ist eine Software zum Erstellen digitaler Signaturen eine wertvolle Bereicherung Ihres Büros. Sie können von überall Ihre Dokumente einsehen sowie unterzeichnen und auf einen Blick erkennen, welcher Kunde bspw. gerade Verträge zur Unterschrift vorgelegt bekommen hat, welche Unterschriften überfällig sind und Notizen der Empfänger lesen, die ggfs. Änderungswünsche haben. Und dies alles, ohne dass Ihr Büro oder Sie viel Arbeit damit hat.
Welcher Anbieter für digitale Signatur-Software den besten Preis anbietet, können Sie mit unserem Preiskalkulator herausfinden.
Warum e-Signaturen Ihre Prozesse beschleunigen!
Wenn bisher Unterzeichnungen erforderlich waren, gab es meist eine Unterschiftenmappe, die bei Ihnen oder Ihren Führungskräften auf den Tisch gelegt wurde. Ging es um mehrere Unterschriften, ging diese Mappe an eine zweite oder dritte Person weiter. Aufgrund von Außendienstterminen, Urlauben oder Reisetätigkeiten konnte es vorkommen, dass es lange gedauert hat, bis alle benötigten Unterschriften vollständig waren und der Vertrag rechtsgültig wurde. Diese lange Zeit zwischen den Unterschrift entfällt mit einer Software für digitale Unterschriften. Durch die Digitalisierung kann die Zuordnung online stattfinden und ein Dokument auf allen Geräten, auf dem die Software installiert ist, signiert werden.
Zwischen welchen Arten Sie bei digitalen Unterschriften wählen können!
Um den Einsatz und die Gültigkeit von digitalen Unterschriften sowie die Rechtssicherheit dieser sicherzustellen, wurde eine EU-Verordnung erlassen. Die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste gilt EU-weit und definiert die Anforderungen, die bei einer digitalen Unterzeichnung bestehen. Das Wort „eIDAS“ ist eine Abkürzung für die englischen Worte: Electronic Identification And Trust Services.
Die Verordnung unterschiedet dabei zwischen folgenden digitale Unterschriften:
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Je nachdem welche Anforderungen Sie an eine digitale Unterschrift stellen, sollte das System die entsprechende Signatur beinhalten. Beachten Sie dabei auch die Anforderungen an eine digitale Unterschrift in anderen Ländern, falls Sie mit Unternehmen außerhalb von Deutschland und der EU zusammenarbeiten. Diese können abweichend von den Regelungen für digitale Signatur in Deutschland sein.
Welche Signatur-Variante am sichersten ist!
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form Dokumente oder Inhalte/Texte zu versenden. Sie ist gleichzustellen, wie eine im Original gegebene handschriftliche Unterschrift des Unterzeichners. Gerichtlich haben diese Signaturen den gleichen Stellenwert wie ein von Hand unterschriebenes Dokument und können nicht abgestritten werden. Einzig ist es möglich, dass die Richtigkeit der Signatur angezweifelt werden kann, allerdings nur wenn es begründete Tatsachen dafür gibt.
Welche Daten mit der e-Signature Software versendet werden können!
Generell können Sie jedes Dokument mit der digitalen Signatur versehen und versenden. Besonders gerne wird die digitale Signatur verwendet, wenn es um besonders schützenswerte Daten geht.
Dies können sein:
Finanzdaten
Berichte und Statistiken, bspw. für Stakeholder
Steuerdaten
Personalinformationen
Unterlagen für Notare
Dokumente aus dem Vertragsmanagement, bspw. Mietverträge
u.v.m.
Was die Vorteile einer e-Signature Softwarelösung sind!
Mit elektronischen Signaturen können Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen über folgende Vorteile freuen:
lückenlose Dokumentation
Beschleunigung des Unterschrift-Prozesses
Transparenz
Zeitersparnis für Vorzimmer, Assistenten und Führungskräfte
Ortsunabhängigkeit
Zeitungebundenheit (nicht reglementiert auf Öffnungszeiten und/oder Bürozeiten Unternehmen)
besserer Service für Kunden durch einfachere Abläufe und kurze Wege
Vergabe von Notizen, bspw. mit Ablehnungsgründen
Duplizieren von Dokumenten und Arbeitsabläufen
Reduzierung des Risikos von Dokumentenverlusten
leichte Auffindbarkeit von Dokumenten
Reduzierung des Papierverbrauchs
u.v.m.
Nutzen Sie unseren kostenfreien Produktkalkulator, um das für Ihr Unternehmen am besten geeignete Tool für digitale Signaturen zu finden und dessen Funktionen bald nutzen zu können.