agorum Software | DMS Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Dokumentenerfassung und -verwaltung: Automatische OCR-Verarbeitung ermöglicht die Volltextindexierung gescannter Dokumente mit intelligenter Klassifikation. Die Volltextsuche arbeitet mit Filter- und Stichwortgewichtung für präzise Suchergebnisse. Metadatengesteuerte Ablage strukturiert Dokumente automatisch nach konfigurierbaren Regeln. Drag-&-Drop-Import sowie E-Mail- und Scanner-Anbindung vereinfachen die tägliche Dokumentenerfassung erheblich.

Compliance und Sicherheit: Revisionssichere Archivierung erfüllt GoBD-Anforderungen ohne zusätzliche Module. Vollständiger Audit Trail protokolliert alle Zugriffe und Änderungen lückenlos mit. Granulare Rollen- und Rechteverwaltung regelt Zugriffe auf Ordner- und Dokumentebene präzise. Automatisierte Ablage- und Löschregeln (Retention Management) steuern Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform.

Workflow und Zusammenarbeit: Integrierte Workflow-Engine automatisiert Freigabe- und Prüfprozesse mit konfigurierbaren Eskalationsstufen. Versionierung mit Vergleichsfunktionen und Kommentarmöglichkeiten unterstützt kollaboratives Arbeiten. Mobile Web-Client mit responsiver Benutzeroberfläche ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff. Office-Integration über Add-Ins für Word, Excel und Outlook arbeitet nahtlos mit bestehenden Arbeitsabläufen.

Integration und Erweiterung: SAP-, DATEV- und SharePoint-Konnektoren verwalten Verbindungen zu wichtigen Unternehmenssystemen. API-basiertes Plugin-Framework ermöglicht individuelle Erweiterungen ohne Vendor-Lock-in. CMIS-konforme Schnittstellen garantieren Interoperabilität mit anderen ECM-Systemen.

🟨 Besonderheiten – Was macht agorum einzigartig?

Open-Core-Modell mit kostenloser Community-Edition unterscheidet agorum grundlegend von vielen Wettbewerbern. Die agorum core open Community-Version bietet bereits umfassende DMS-Grundfunktionen ohne Lizenzkosten und ermöglicht kleineren Teams einen risikolosen Einstieg. Durch den verfügbaren Open Source Code können Unternehmen mit eigener IT-Kompetenz tiefgreifende Anpassungen vornehmen, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein. Dieser Ansatz schafft eine einzigartige Kombination aus Kostenkontrolle und technischer Flexibilität.

Deutscher Datenschutzstandard "by Design" zeigt sich in der konsequenten Ausrichtung auf deutsche und europäische Datenschutzrichtlinien. Das Hosting für Cloud-Services erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die entwicklungsbegleitende Berücksichtigung der DSGVO geht über reine Compliance hinaus. Diese Fokussierung macht agorum besonders attraktiv für compliance-kritische Unternehmen und öffentliche Auftraggeber, die keine Kompromisse bei der Datensouveränität eingehen möchten.

Drive-Funktionalität für nahtlose Integration ermöglicht die Einbindung des DMS als gewöhnliches Netzlaufwerk in Windows Explorer oder Mac Finder. Diese Besonderheit reduziert die Einarbeitungszeit drastisch, da Nutzer in ihrer gewohnten Dateimanagement-Umgebung arbeiten können. Gleichzeitig profitieren sie von allen DMS-Funktionen wie Versionierung, Rechteverwaltung und Audit Trail, ohne ihre Arbeitsweise grundlegend ändern zu müssen.

CMIS-konforme Standardschnittstelle garantiert Interoperabilität mit anderen Systemen und verhindert Vendor-Lock-in durch offene Standards. Diese strategische Entscheidung für Standards der Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) ermöglicht Datenmigration und Systemintegration auch über Herstellergrenzen hinweg.

Einschränkungen zeigen sich vor allem bei KI-gestützten Features: Die automatische Klassifikation und intelligente Datenextraktion sind noch weniger entwickelt als bei Wettbewerbern wie M-Files. Unternehmen, die stark auf moderne Machine-Learning-Funktionen setzen, sollten diese Limitierung bei der Auswahlentscheidung berücksichtigen.

🟥 Empfehlung – Wer sollte agorum wählen?

KMU-Geschäftsführer mit 10-500 Mitarbeitern finden in agorum eine kosteneffiziente, aber professionelle DMS-Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst. Diese Zielgruppe schätzt besonders das Open-Core-Modell für einen risikolosen Einstieg und die Möglichkeit, bei Bedarf auf agorum core pro Editionen zu erweitern. Die modulare Struktur erlaubt eine schrittweise Digitalisierung ohne große Anfangsinvestitionen, während die deutsche Datenhaltung regulatorische Sicherheit bietet.

IT-Leiter in öffentlicher Verwaltung profitieren von der GoBD-konformen Archivierung, deutschen Datenschutzstandards und offenen Schnittstellen für die Integration in komplexe Verwaltungs-IT. Die CMIS-Kompatibilität ermöglicht herstellerunabhängige Systemlandschaften, während die Open Source DMS-Lizenz Budgetflexibilität schafft. Besonders relevant ist die Unterstützung für ZUGFeRD und XRechnung im öffentlichen Rechnungsaustausch.

Compliance- und Datenschutzbeauftragte wählen agorum für nachweisbare Revisionssicherheit, vollständige Protokollierung und deutsche Rechtskonformität. Die Software unterstützt Aufbewahrungsfristen-Management und bietet granulare Rechteverwaltung für strikte Datenschutz-Governance. Die ausschließliche Datenhaltung in deutschen Rechenzentren vereinfacht DSGVO-Nachweise erheblich.

Fachabteilungsleiter in Buchhaltung, HR oder QM schätzen standardisierte Workflows für Freigabeprozesse und die nahtlose Integration in bestehende Office-Umgebungen. Die Drive-Funktionalität minimiert Schulungsaufwand, während die Workflow-Engine wiederkehrende Prozesse automatisiert. DATEV-Konnektoren und Office-Add-Ins unterstützen etablierte Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Bedarf an GoBD-konformer, revisionssicherer Archivierung ohne Zusatzkosten
• Präferenz für deutsche Datenhaltung und On-Premise-Lösungen
• Budget für modulare ECM-Lösung statt monolithischer Enterprise Suite
• Integrationsbedarf zu SAP, DATEV oder Microsoft 365 mit Standardschnittstellen

Details zur Dokumentenmanagement: agorum

agorum core positioniert sich als modulares Dokumentenmanagementsystem mit einer ausgeprägten Open Source-Philosophie, die sowohl kostenlose Community-Versionen als auch kommerzielle Editionen umfasst. Die Software basiert auf einer Java-Architektur mit PostgreSQL oder MS SQL als Backend-Datenbank und nutzt Lucene oder Elasticsearch für die Volltextindexierung. Diese technologische Basis gewährleistet Skalierbarkeit und Performance auch bei größeren Dokumentenvolumen im Mittelstandsbereich.

Die Plugin-Framework-Architektur ermöglicht individuelle Erweiterungen ohne die Core-Funktionalität zu beeinträchtigen. Unternehmen können spezifische Anforderungen über REST-APIs oder native Java-Plugins abbilden, ohne auf Herstelleranpassungen warten zu müssen. Diese Flexibilität macht agorum besonders attraktiv für Organisationen mit besonderen Prozessanforderungen oder Legacy-System-Integrationen.

CMIS-Konformität und offene Schnittstellen verhindern Vendor-Lock-in und ermöglichen zukunftssichere IT-Strategien. Die Software unterstützt moderne Standards wie ZUGFeRD für elektronische Akten und XRechnung für den öffentlichen Sektor. Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Bereitstellung bieten verschiedene Hosting-Optionen je nach Sicherheitsanforderungen und IT-Strategie.

Wissenswertes zum Anbieter: agorum Software GmbH

Die agorum Software GmbH wurde 2003 gegründet und beschäftigt etwa 80 Mitarbeiter am Standort Ostfildern bei Stuttgart. Das Mittelstandsunternehmen fokussiert sich auf den DACH-Markt und hat tiefe Expertise in deutschen Compliance-Anforderungen entwickelt. Die langjährige Marktpräsenz und stabile Kundenbeziehungen sprechen für Kontinuität und Verlässlichkeit in der Produktentwicklung.

Die Open Source-Philosophie des Unternehmens zeigt sich nicht nur im Produktangebot, sondern auch in der aktiven Community-Einbindung. Entwickler oder Anwender-Camps und regelmäßige Community-Beiträge fließen in die Produktroadmap ein. Diese Herangehensweise gewährleistet praxisnahe Weiterentwicklung basierend auf realen Anwenderanforderungen. Die Kombination aus kommerzieller Stabilität und Open Source-Innovation schafft eine vertrauensvolle Grundlage für langfristige Geschäftsprozesse.

Technische Details & Integration

Die Systemarchitektur basiert auf bewährten Enterprise-Technologien: Java-Backend mit Tomcat Application Server, PostgreSQL als bevorzugte Datenbank (alternativ MS SQL Server oder Oracle) und HTML5-Frontend für browserbasierte Zugriffe. Apache Lucene oder Elasticsearch übernehmen die Volltextindexierung und ermöglichen schnelle und einfache Suchanfragen auch bei größeren Dokumentenbeständen.

Bereitstellungsmodelle umfassen On-Premise-Installationen, Private Cloud via Docker-Container und die agorum cloud mit Hosting in deutschen Rechenzentren. TLS-Verschlüsselung und Single Sign-On (LDAP/SAML) gewährleisten Enterprise-Sicherheitsstandards. Die granulare Rechteverwaltung ermöglicht rollenbasierte Zugriffskontrolle auf Ordner- und Dokumentebene.

Standard-Konnektoren für SAP, DATEV, SharePoint und Microsoft 365 vereinfachen die Integration in bestehende IT-Landschaften erheblich. Die REST-API ermöglicht moderne Schnittstellen-Entwicklung, während die Java-API native Plugin-Entwicklung unterstützt. CMIS-Compliance garantiert Interoperabilität mit anderen ECM-Systemen und erleichtert Datenmigration bei Systemwechseln.

Kosten & Preismodell

Das Open-Core-Modell startet mit der kostenlosen agorum core open Community-Edition, die bereits umfassende DMS-Grundfunktionen bietet. Diese Version eignet sich für kleinere Teams und ermöglicht einen risikolosen Funktionstest. Kommerzielle Lizenzen sind benutzerbasiert gestaffelt und umfassen zusätzliche Module wie erweiterte Workflow-Engine, SAP-Konnektoren oder Enterprise-Support.

Wartungskosten betragen typischerweise 20-25% der Lizenzkosten jährlich und umfassen Updates, Patches und Basis-Support. Premium-Support-Pakete (Bronze/Silver/Gold) bieten garantierte Reaktionszeiten bis hin zu 4-Stunden-SLA für kritische Systeme. Die agorum cloud arbeitet mit monatlichen Subskriptionsgebühren basierend auf Nutzerzahl und gebuchten Modulen.

TCO-Betrachtungen zeigen oft ROI-Zeiten von 6-12 Monaten bei mittelständischen Implementierungen, primär durch Automatisierung manueller Dokumentenprozesse und verbesserte Compliance. Versteckte Kosten entstehen häufig bei der Datenmigration aus Altsystemen und individueller Workflow-Anpassung, die über Standardfunktionen hinausgeht.

Migration & Umstieg auf agorum

Die Migrationsstrategie folgt typischerweise dem Phasenmodell: Analyse bestehender Systeme – Konzeption der Zielarchitektur – Pilotprojekt in einer Fachabteilung – schrittweiser Rollout. Standard-Migrationsjobs unterstützen Netzwerk-Shares, E-Mail-Archive und gängige Dateiformate über CSV-Import oder CMIS-Schnittstellen.

Projektdauern variieren erheblich: Einfache Implementierungen mit Standardfunktionen benötigen wenige Wochen, während komplexe Szenarien mit Legacy-System-Integration und umfangreicher Datenmigration 6+ Monate dauern können. Die Drive-Funktionalität vereinfacht die Nutzerakzeptanz erheblich, da etablierte Arbeitsweisen beibehalten werden können.

Ressourcenplanung sollte mindestens einen dedizierten Administrator mit 2 Monaten Einarbeitungszeit vorsehen. Java-Kenntnisse sind für tiefgreifende Anpassungen oder Plugin-Entwicklung erforderlich. Schulungskonzepte umfassen die agorum Academy unterstützt mit Online-Modulen, Webinaren und Präsenzschulungen für verschiedene Anwendergruppen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Open-Core-Modell ermöglicht kostenlosen Einstieg und flexibles Skalierung
• Deutsche Datenhaltung und GoBD-Compliance ohne Zusatzkosten oder -module
• Drive-Funktionalität minimiert Einarbeitungszeit durch bekannte Arbeitsumgebung
• Modulare Architektur erlaubt bedarfsgerechte Konfiguration ohne unnötige Funktionen
• CMIS-Konformität verhindert Vendor-Lock-in und ermöglicht Systemwechsel
• Community-Support und aktive Entwicklergemeinschaft für kontinuierliche Weiterentwicklung

Herausforderungen:

• Begrenzte KI-Features im Vergleich zu modernen Wettbewerbern wie M-Files
• Komplexität bei Anpassungen erfordert Java-Know-how für tiefgreifende Modifikationen
• Workflow-Designer weniger intuitiv für sehr komplexe Geschäftsprozesse
• Mobile Funktionen ohne Offline-Modus und eingeschränkter App-Funktionalität
• Datenmigration aus Legacy-Systemen oft aufwendiger als initial geschätzt
• Schulungsaufwand für Administratoren bei vollständiger Funktionsnutzung nicht zu unterschätzen

Häufig gestellte Fragen zu agorum

Was kostet ein DMS und welche versteckten Kosten entstehen?

agorum bietet mit der agorum core open Community-Edition einen kostenlosen Einstieg, der bereits umfassende DMS-Grundfunktionen umfasst. Kommerzielle Lizenzen sind gestaffelt nach Benutzerzahl und benötigten Modulen, mit jährlichen Wartungskosten von 20-25% der Lizenzgebühren. Die agorum cloud arbeitet mit monatlichen Subskriptionsgebühren.

Versteckte Kosten entstehen häufig bei der Daten und Informationen-Migration aus Altsystemen, die je nach Datenqualität und -struktur aufwendige Bereinigungsarbeiten erfordern kann. Individuelle Anforderungen über Standardfunktionen hinaus benötigen oft externe Dienstleister oder interne Java-Entwicklungskapazitäten. Schulungskosten für Administratoren und intensive Plugin-Entwicklung sollten ebenfalls in die TCO-Betrachtung einbezogen werden.

Welche kostenlosen Dokumentenmanagement-Systeme gibt es?

Neben agorum core open existieren weitere Open Source DMS wie Alfresco Community, OpenKM oder LogicalDOC. agorum unterscheidet sich durch seinen konsequenten Fokus auf deutsche Compliance-Anforderungen, insbesondere GoBD-konforme Archivierung ohne Zusatzkosten. Die Drive-Funktionalität vereinfacht die Nutzerakzeptanz erheblich gegenüber reinen Web-Interfaces.

Die modulare Plugin-Architektur und CMIS-Konformität ermöglichen professionelle Integrationen in Unternehmensumgebungen. Während viele kostenlose Alternativen primär für Dokumentenablage konzipiert sind, bietet agorum bereits in der Community-Version Workflows und Rechteverwaltung für echte Geschäftsprozesse-Unterstützung.

Für wen eignet sich das Dokumentenmanagementsystem agorum core?

agorum core eignet sich besonders für deutsche KMUs mit 10-500 Mitarbeitern, die Wert auf Datensouveränität und Compliance legen. Öffentliche Verwaltungen profitieren von der GoBD-konformen Archivierung und deutschen Datenschutzstandards. Unternehmen mit eigener IT-Kompetenz können durch die Open Source DMS-Lizenz individuelle Anforderungen vornehmen.

Weniger geeignet ist agorum für Großunternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern oder Organisationen, die stark auf KI-gestützte Klassifikation angewiesen sind. Unternehmen ohne IT-Ressourcen für Administration und Anpassungen sollten managed Services oder cloudbasierte Standard-Lösungen bevorzugen.

Integration eines DMS – Was ist zu beachten?

Die DMS-Integration erfordert sorgfältige Planung der Datenstruktur und Zugriffsrechte vor der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Bestehende Datenbestände sollten vor der Migration bereinigt und strukturiert werden. Die Definition von Workflows und Freigabeprozessen muss alle beteiligten Fachabteilungen einbeziehen.

Technische Integration umfasst Schnittstellen zu ERP-Systemen (SAP, DATEV), E-Mail-Servern und Office-Anwendungen. Single Sign-On (SSO) und Active Directory-Anbindung vereinfachen die Benutzerverwaltung. Change Management und intensive Anwenderschulungen sind erfolgskritisch für die Akzeptanz. Die schrittweise Einführung über Pilotprojekte minimiert Implementierungsrisiken erheblich.

Warum Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement löst typische Probleme dezentraler Dateiablagen: redundante Versionen, zeitaufwendige Suche nach Dokumenten, fehlende Zugriffskontrollen und Compliance-Risiken. agorum automatisiert Geschäftsprozesse durch Workflows, gewährleistet Revisionssicherheit und ermöglicht ortsunabhängige Zusammenarbeit.

Spezifische Vorteile umfassen die Reduktion manueller Dokumentenprozesse um bis zu 40%, standardisierte Freigabeverfahren und vollständige Audit Trails. Die Drive-Funktionalität erhält etablierte Arbeitsweisen bei gleichzeitiger DMS-Funktionalität. Deutsche Datenhaltung und Open Source-Ansatz schaffen Vertrauen und Unabhängigkeit von proprietären Systemen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet digitale und digitalisierte Dokumente zentral mit Funktionen für Erfassung, Strukturierung, Suche und Archivierung. Moderne DMS wie agorum umfassen Workflow-Management, Versionierung, Rechteverwaltung und Compliance-Features. Im Gegensatz zu einfachen Dateiservern bieten DMS Metadaten-Management, Volltextsuche und automatisierte Geschäftsprozesse.

agorum erweitert klassische DMS-Funktionen um Enterprise Content Management (ECM) mit API-Integrationen, Plugin-Framework und Microservice-Architektur. Die Software unterstützt verschiedene Dokumententypen von Office-Dateien über gescannte Belege bis hin zu E-Mails und strukturierten Daten aus Fachverfahren.