Dokumentenerfassung und -organisation:
Such- und Analysefunktionen:
Prozessautomatisierung:
Zusammenarbeit und Mobilität:
Compliance und Sicherheit:
Hybrides Deployment-Modell bietet flexiblen Wechsel zwischen Public Cloud, Private Cloud und On-Premises ohne Datenmigration. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen mit sich wandelnden Compliance-Anforderungen und schafft langfristige Investitionssicherheit durch die Möglichkeit, das Betriebsmodell des Dokumentenmanagement Systems anzupassen, ohne das DMS neu aufsetzen zu müssen.
Zertifizierte Compliance-Standards gehören zu den Stärken von d.velop, das als eines der wenigen DMS weltweit die IDW PS880-Zertifizierung des Instituts der Wirtschaftsprüfer erfüllt. Diese Zertifizierung ist entscheidend für börsennotierte Unternehmen und regulierte Branchen und untermauert die hohen Sicherheitsstandards des Systems bei der revisionssicheren Dokumentenverwaltung und dem gesetzeskonform archivieren.
KI-gestützte Prozessautomatisierung mittels selbstlernender Algorithmen optimiert das Dokumentrouting basierend auf historischen Entscheidungsmustern. Diese intelligente Funktion in d.velop documents reduziert Fehler und beschleunigt den Durchsatz bei dokumentenbasierten Geschäftsprozessen erheblich, was besonders bei Eingangsrechnungen und Vertragsfreigaben messbare Effizienzsteigerungen bewirkt.
Tiefe Microsoft-Ökosystem-Integration ermöglicht die nahtlose Integration in Teams, SharePoint und Office 365, sodass Nutzer direkt in gewohnter Umgebung arbeiten können. Dies minimiert Schulungs- und Anpassungsaufwand, während gleichzeitig alle Vorteile eines professionellen Dokumentenmanagement Systems genutzt werden können – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen mit Microsoft-Fokus.
Einschränkungen bestehen vor allem in der Komplexität, die mit dem umfangreichen Funktionsumfang einhergeht. Für kleine Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitenden können die Mindestlizenzen und Implementierungskosten ein wirtschaftliches Hindernis darstellen. Auch erfordert die volle Ausschöpfung der Möglichkeiten eine durchdachte Einführungsstrategie und fundierte Prozessoptimierung, was ohne entsprechende Expertise bei der Einführung des DMS herausfordernd sein kann.
Mittelständische Fertigungsbetriebe (50-500 MA) finden in d.velop eine besonders geeignete Lösung durch die enge ERP-Integration, spezifische IoT-Datenverwaltung und umfassende Qualitätsmanagement-Funktionen. Die Workflow-Engine automatisiert komplexe Freigabeprozesse für technische Dokumenten und erleichtert das Lieferantenmanagement erheblich. Die Anbindung an Produktionssysteme ermöglicht zudem eine durchgängige Dokumentation vom Auftrag bis zur Auslieferung im Dokumentenmanagement System.
Finanzdienstleister und Versicherungen profitieren von der hohen Compliance-Sicherheit mit IDW PS880-Zertifizierung, flexiblen Deployment-Optionen und strengem Berechtigungskonzept. Die revisionssichere Archivierung und lückenlose Protokollierung minimieren regulatorische Risiken und unterstützen bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden. Besonders wertvoll sind die spezialisierten Funktionen für Vertragsdokumenten und die automatische Fristenerkennung im DMS von d.velop.
Öffentliche Verwaltung und Bildungseinrichtungen profitieren von speziellen E-Akte-Funktionen für Behörden mit OZG-Konformität und Vorlagen zur E-Akte Bund. Die strukturierte Aktenführung und langfristige Archivierung entsprechen den besonderen Anforderungen öffentlicher Einrichtungen und ermöglichen eine transparente, nachvollziehbare und effiziente Verwaltungsarbeit bei gleichzeitiger Erfüllung spezifischer rechtlicher Rahmenbedingungen durch das Dokumentenmanagement System.
Größere Rechtsabteilungen und Kanzleien können durch die ausgefeilte Vertragsverwaltung mit automatischer Fristenerkennung und -überwachung sowie der strengen Versionskontrolle einen sicheren Rahmen für juristisches Dokumentenmanagement mit Mandantenfähigkeit schaffen. Die detaillierte Protokollierung aller Aktivitäten und die differenzierten Zugriffsrechte gewährleisten Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit – essentiell im juristischen Kontext.
Entscheidende Auswahlkriterien:
d.velop documents ist eine modulare ECM-Plattform (Enterprise Content Management), die über 250 Komponenten über ein zentrales Framework integriert. Die Lösung vereint klassisches Dokumentenmanagement mit Workflow-Automatisierung, intelligenter Suche und umfassenden Compliance-Funktionen, um ganzheitliche Dokumentenprozesse abzubilden. Die DMS-Software bildet das Herzstück der d.velop-Produktpalette und kann sowohl als Cloud-Lösung als auch On-Premises betrieben werden.
Kernmodule wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und digitale Personalakte sind speziell auf typische Prozessbereiche zugeschnitten und können flexibel kombiniert werden. Durch die modulare Struktur können Unternehmen mit grundlegenden DMS-Funktionen beginnen und schrittweise weitere Komponenten hinzufügen, was eine kosteneffiziente Skalierung des Dokumentenmanagement Systems ermöglicht. Diese Flexibilität macht die Systeme besonders anpassungsfähig an verschiedene Geschäftsprozesse und Unternehmensgrößen.
Prozessorientierung ist ein zentrales Merkmal von d.velop, das über reine Dokumentenablage hinausgeht. Mit der visuellen Workflow-Engine können auch Fachabteilungen ohne IT-Kenntnisse dokumentenbasierte Prozesse modellieren und automatisieren, was die Akzeptanz im Unternehmen deutlich erhöht und die digitale Transformation beschleunigt. Dieser Low-Code-Ansatz ermöglicht es, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren und an veränderte Anforderungen der Dokumentenmanagement-Software anzupassen.
Die d.velop AG aus Gescher (NRW) ist ein etablierter deutscher Softwarehersteller für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management mit über 30 Jahren Marktpräsenz. Mit mehr als 10.000 Kunden weltweit hat sich das Unternehmen besonders im DACH-Raum als führender ECM-Spezialist etabliert und bietet sowohl Cloud- als auch On-Premises-Lösungen an. Der Fokus auf regulatorische Compliance und deutsche Datenschutzstandards spiegelt sich in allen DMS-Produkten wider.
Ein umfangreiches Partnernetzwerk sorgt für lokale Implementierung und branchenspezifisches Fachwissen bei der Einführung von d.velop-Produkten und Dokumentenmanagementsystemen. Diese Partnerstrategie ermöglicht eine hochwertige Betreuung vor Ort und stellt sicher, dass Unternehmen auch bei spezifischen Anforderungen kompetente Unterstützung erhalten. Die Partner übernehmen dabei nicht nur die technische Implementierung, sondern beraten auch bei der Prozessgestaltung und Systemintegration in die bestehende IT-Landschaft.
Flexible Deployment-Optionen gehören zu den technischen Stärken von d.velop. Unternehmen können zwischen Cloud (SaaS), Private Cloud oder On-Premises-Installation wählen oder hybride Modelle für ihr Dokumentenmanagement System umsetzen. Besonders für Organisationen mit spezifischen Datenschutzanforderungen oder regulatorischen Vorgaben bietet diese Flexibilität einen erheblichen Vorteil gegenüber reinen Cloud-Lösungen. Die Cloud-Lösung wird in TÜV-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben.
REST-API und standardisierte Schnittstellen ermöglichen die Integration mit über 200 Systemen, darunter SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics und DATEV. Diese offene Architektur verhindert Datensilos und macht d.velop documents zu einem zentralen Hub für Unternehmensdokumenten, unabhängig von ihrer Quelle. Die besonders tiefe Microsoft-Integration erlaubt die Nutzung direkt aus vertrauten Anwendungen wie Outlook, Teams oder SharePoint und fördert die nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
Moderne Sicherheitsfeatures wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und in Deutschland gehostete, TÜV-zertifizierte Rechenzentren gewährleisten höchste Datensicherheit im DMS. Das granulare Berechtigungskonzept ermöglicht die präzise Steuerung von Zugriffsrechten auf Dokument-, Ordner- und sogar Feldebene, was besonders für den Umgang mit sensiblen Informationen wichtig ist. Die Systemarchitektur mit Datenbankabstraktionsschicht bietet zusätzlichen Schutz gegen SQL-Injections und andere Angriffsszenarien bei der Verwaltung von Dokumenten.
Das Preismodell von d.velop basiert auf drei Haupttarifen mit unterschiedlichem Funktionsumfang für das Dokumentenmanagementsystem, wobei die Preise je nach Unternehmensgröße und individuellen Anforderungen variieren können:
Basic-Tarif (ab 27€/User/Monat): Bietet grundlegende Dokumentenmanagement-Funktionen mit 100 GB Speicher pro Mandant. Dieser Einstiegstarif eignet sich für Unternehmen, die hauptsächlich DMS für Dokumentenablage und -suche benötigen.
Business-Tarif (ab 39€/User/Monat): Erweitert das Angebot um Workflow-Funktionen und bietet 500 GB Speicher. Dies ist der meistgewählte Tarif für mittelständische Unternehmen, die Prozessautomatisierung im Dokumentenmanagement implementieren möchten.
Ultimate-Tarif (ab 55€/User/Monat): Beinhaltet Enterprise Search, Offline-Modus und 1 TB Speicher für umfangreiches Dokumentenmanagement. Dieser Tarif richtet sich an größere Organisationen mit komplexen Anforderungen und höherem Dokumentenvolumen.
Zusätzliche Kosten entstehen durch Cloud-Speichererweiterungen (0,22€/GB/Monat), Fachmodule wie eRechnung (ab 364€/Monat) und individuelle Anpassungen des DMS (ab 150€/Stunde). Ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Nutzern zahlt im Business-Tarif etwa 3.900€ monatlich, zuzüglich Implementierungskosten zwischen 15.000–30.000€ je nach Komplexität der Anforderungen und Integrationen des Dokumentenmanagement Systems.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis von d.velop positioniert sich im mittleren bis oberen Segment des DMS-Marktes und spiegelt den umfangreichen Funktionsumfang und die Skalierbarkeit der Lösung wider. Unternehmen sollten neben den direkten Lizenzkosten auch die Implementierungs- und Betriebskosten der Dokumentenmanagement-Software in ihre Kalkulation einbeziehen.
Der typische Implementierungsprozess umfasst mehrere Phasen, beginnend mit einer Voranalyse (2-4 Wochen), in der Anforderungen definiert und Dokumentenprozesse aufgenommen werden. Darauf folgt die Konfiguration (6-12 Wochen), bei der das DMS eingerichtet, Workflows modelliert und Schnittstellen angepasst werden. Anschließend erfolgen Migration und Schulung (1-2 Wochen), bevor das Dokumentenmanagement System stufenweise in Betrieb genommen wird. Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass die Lösung optimal auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmt ist.
Die Datenmigration aus Altsystemen kann je nach Ausgangslage eine erhebliche Herausforderung darstellen. Besonders bei älteren Scanformaten oder unstrukturierten Netzlaufwerken ist häufig eine manuelle Nachbearbeitung oder Anreicherung mit Metadaten im neuen Dokumentenmanagement erforderlich. d.velop und seine Partner bieten spezielle Migrationswerkzeuge und -dienste an, die diesen Prozess erleichtern können. Die Migration ist ein kritischer Projektschritt, der sorgfältige Planung und ausreichende Ressourcen für die Überführung der Dokumenten in das DMS erfordert.
Ein gut durchdachtes Einführungskonzept mit Key-Usern aus Fachabteilungen und stufenweisem Rollout hat sich in der Praxis als erfolgreichste Strategie erwiesen. Die Einarbeitungszeit für Standardanwender des Dokumentenmanagement Systems beträgt typischerweise einige Stunden bis wenige Tage, während Administratoren und Power-User mit umfangreicheren Schulungen rechnen müssen. Erfolgreiche Projekte zeichnen sich durch eine klare Kommunikationsstrategie und kontinuierliche Unterstützung in der ersten Phase nach dem Go-Live aus, um die Akzeptanz des DMS bei den Mitarbeitenden zu fördern.
Vorteile:
Intuitive Bedienoberfläche trotz komplexer Funktionen wird von über 80% der Nutzer in Bewertungen positiv hervorgehoben und ermöglicht eine schnelle Einarbeitung für die täglichen Aufgaben im Dokumentenmanagement System.
Hohe Systemstabilität auch bei großen Datenmengen gewährleistet zuverlässigen Betrieb ohne Ausfallzeiten und schafft Vertrauen in die DMS-Lösung als unternehmenskritisches System zur Verwaltung wichtiger Geschäftsdokumenten.
Flexibles Berechtigungskonzept erlaubt die differenzierte Steuerung von Zugriffsrechten und erfüllt damit sowohl Sicherheitsanforderungen als auch praktische Arbeitsabläufe in komplexen Organisationen mit unterschiedlichen Nutzergruppen im Dokumentenmanagement.
Prozessautomatisierung durch die leistungsstarke Workflow-Engine reduziert manuelle Tätigkeiten erheblich und beschleunigt dokumentenbasierte Abläufe messbar, was zu höherer Effizienz und Kosteneinsparungen durch das DMS führt.
Microsoft-Ökosystem-Integration ermöglicht das Arbeiten in gewohnter Umgebung und senkt dadurch Einführungshürden und Schulungsaufwand signifikant. Dokumenten können direkt aus Office-Anwendungen, Teams oder SharePoint bearbeitet und im Dokumentenmanagement System archiviert werden.
Compliance-Funktionen zur revisionssicheren Archivierung und Einhaltung von GoBD, DSGVO und branchenspezifischen Regularien minimieren rechtliche Risiken und schaffen Rechtssicherheit bei Prüfungen und Audits – ein zentraler Vorteil moderner DMS-Software.
Herausforderungen:
Lange Response-Zeiten beim Support (>48h) werden von etwa 35% der Nutzer bemängelt und können bei dringenden Problemen zu Frustration führen, besonders wenn geschäftskritische Dokumentenprozesse betroffen sind.
Steile Lernkurve bei fortgeschrittenen Funktionen erfordert dedizierte Schulungen und Key-User, die Kollegen bei der Nutzung des Dokumentenmanagement Systems unterstützen können. Die volle Ausschöpfung des Funktionsumfangs benötigt Zeit und kontinuierliche Weiterbildung.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten im Basistarif können für Unternehmen mit speziellen Anforderungen an das Dokumentenmanagement limitierend wirken und ein Upgrade auf teurere Pakete erforderlich machen, was die Gesamtkosten erhöht.
Implementierungskomplexität durch den umfangreichen Funktionsumfang des DMS macht in vielen Fällen externe Beratung notwendig und erhöht die Gesamtkosten. Eine sorgfältige Projektplanung ist essentiell für erfolgreiche Einführungen.
Kosten für kleinere Unternehmen können eine Hürde darstellen, besonders wenn mehrere Module und individuelle Anpassungen der Dokumentenmanagement-Software benötigt werden. Der ROI tritt oft erst nach einem längeren Zeitraum ein.
Performance bei komplexen Abfragen in sehr großen Archiven kann gelegentlich unter den Erwartungen liegen und Optimierungsmaßnahmen erfordern, besonders bei umfangreichen Suchanfragen über Millionen von Dokumenten im DMS.
Die d.velop AG ist ein etabliertes deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in Gescher (Nordrhein-Westfalen). Es handelt sich um einen eigenständigen Softwarehersteller, der sich auf Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management spezialisiert hat. Das Unternehmen verfügt über ein großes Partnernetzwerk und betreut über 10.000 Kunden weltweit, hauptsächlich im DACH-Raum.
d.velop bietet ein gestaffeltes Preismodell für sein Dokumentenmanagement System mit drei Haupttarifen: Basic (ab 27€/User/Monat), Business (ab 39€/User/Monat) und Ultimate (ab 55€/User/Monat). Zusätzliche Kosten entstehen durch Speichererweiterungen, Fachmodule und individuelle Anpassungen des DMS. Die Implementierungskosten liegen je nach Projektumfang typischerweise zwischen 15.000€ und 30.000€. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Nutzern fallen im Business-Tarif etwa 3.900€ monatlich an.
d.velop documents ist die zentrale Dokumentenmanagement-Lösung der d.velop AG. Es handelt sich um eine modulare ECM-Plattform, die klassisches Dokumentenmanagement mit Workflow-Automatisierung, intelligenter Suche und Compliance-Funktionen vereint. Die Software ermöglicht die digitale Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Prozesssteuerung von Geschäftsdokumenten und ist sowohl als Cloud-Lösung als auch On-Premises verfügbar. Mit über 250 integrierbaren Komponenten deckt d.velop documents nahezu alle Anforderungen moderner Dokumentenprozesse ab.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur strukturierten elektronischen Verwaltung von Dokumenten. Es ersetzt physische Papierarchive und unstrukturierte digitale Ablagen durch eine zentrale Plattform, auf der Dokumenten erfasst, indiziert, gespeichert, wiedergefunden und verwaltet werden können. Moderne DMS bieten Funktionen wie Volltextsuche, Versionierung, Berechtigungsmanagement, Workflow-Automatisierung und revisionssichere Archivierung, um den effizienten und gesetzeskonformen Umgang mit Geschäftsdokumenten zu gewährleisten und die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern.
Die d.velop AG beschäftigt über 900 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten. Als einer der führenden Anbieter für Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement Systeme im deutschsprachigen Raum investiert das Unternehmen kontinuierlich in die Weiterentwicklung seiner DMS-Lösungen und den Ausbau des Partnernetzwerks. Die Größe des Unternehmens gewährleistet Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung der Dokumentenmanagement-Software.
d.velop local edit ist eine Komponente des Dokumentenmanagement Systems, die es Anwendern ermöglicht, Dokumenten direkt aus dem DMS heraus mit lokalen Desktop-Anwendungen zu bearbeiten. Beim Öffnen eines Dokuments aus d.velop documents wird dieses temporär auf den lokalen Rechner heruntergeladen und in der entsprechenden Anwendung (z.B. Microsoft Word oder Excel) geöffnet. Nach dem Bearbeiten wird das Dokument automatisch zurück ins DMS übertragen und versioniert. Diese Funktion verbindet die Vorteile lokaler Bearbeitung mit zentraler Verwaltung im Dokumentenmanagement System.
Ein DMS ist gesetzlich nicht grundsätzlich vorgeschrieben, jedoch indirekt für viele Unternehmen erforderlich, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. So verlangt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert nachweisbare Löschkonzepte und Zugriffskontrollen. In der Praxis ist ein professionelles Dokumentenmanagement System wie d.velop oft der einzig praktikable Weg, diese Anforderungen rechtskonform und effizient umzusetzen, besonders für Unternehmen mit größerem Dokumentenvolumen.
D3 ist ein spezifisches Dokumentenmanagement System aus dem Portfolio der d.velop AG. Es handelt sich um eine frühere Version der DMS-Software, die mittlerweile durch die moderne d.velop documents Plattform ergänzt wurde. Viele Bestandskunden nutzen weiterhin D3 für ihre Dokumentenverwaltung und profitieren von Migrationspfaden auf die aktuelle Plattform. Die d.velop AG gewährleistet die Kompatibilität und unterstützt Kunden bei der schrittweisen Modernisierung ihrer DMS-Systeme, um die Vorteile der neuesten Technologien und Funktionen im Dokumentenmanagement zu nutzen.
d.velop bietet zahlreiche Standardschnittstellen zur Integration des Dokumentenmanagement Systems in bestehende Systemlandschaften. Besonders wichtig sind Verbindungen zu ERP-Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics, Office-Anwendungen (Microsoft 365, Teams, SharePoint, Outlook), CRM-Systemen wie Salesforce, Finanzbuchhaltungssoftware wie DATEV sowie branchenspezifischen Fachapplikationen. Die REST-API ermöglicht zudem individuelle Integrationen in nahezu jede Unternehmenssoftware. Diese Schnittstellen sind entscheidend, um einen nahtlosen Informationsfluss ohne Medienbrüche zu gewährleisten und Datensilos bei der Verwaltung von Dokumenten zu vermeiden.
Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) variieren je nach Funktionsumfang, Anbieter und Unternehmensgröße. Bei d.velop beginnen die Preise bei 27€ pro Nutzer und Monat für den Basic-Tarif. Mittelständische Unternehmen mit etwa 100 Nutzern zahlen im Business-Tarif rund 3.900€ monatlich. Hinzu kommen Implementierungskosten zwischen 15.000€ und 30.000€ je nach Komplexität. Die Gesamtkosten eines DMS sollten immer im Verhältnis zu den Einsparpotenzialen durch effizientere Prozesse, reduzierten Papierverbrauch und geringeren Suchaufwand betrachtet werden.
DMS-Software (Dokumentenmanagement-Software) ist eine spezialisierte Anwendung zur strukturierten Verwaltung, Organisation und Archivierung digitaler Dokumenten. Sie bildet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab – von der Erfassung über die Bearbeitung und Verteilung bis zur Archivierung und kontrollierten Löschung. Moderne DMS-Lösungen wie d.velop documents bieten weit mehr als nur Dokumentenablage: Sie integrieren Workflow-Management, automatische Texterkennung (OCR), Versionskontrolle, Berechtigungskonzepte und revisionssichere Archivierung. Diese umfassenden Funktionen machen DMS-Software zum zentralen Werkzeug für die Optimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse in Unternehmen jeder Größe.
DMS Synology bezieht sich auf die Dokumentenmanagement-Funktionen, die auf Synology NAS-Systemen verfügbar sind. Im Gegensatz zu professionellen Dokumentenmanagement Systemen wie d.velop bietet Synology jedoch nur grundlegende Funktionen zur Dateiverwaltung. Für Unternehmen mit umfangreichen Compliance-Anforderungen, Workflow-Automatisierung oder komplexen Dokumentenprozessen ist eine spezialisierte DMS-Software wie d.velop documents die bessere Wahl. Während Synology für kleine Teams und einfache Dokumentenablage ausreichen kann, fehlen kritische Funktionen wie GoBD-konforme Archivierung, umfassende Metadatenverwaltung und prozessorientierte Workflows, die für professionelles Dokumentenmanagement unerlässlich sind.
