Dokumentenverwaltung & Suche: Zentrales Dokumenten-Repository mit rollenbasierter Zugriffskontrolle, intelligente Volltextsuche mit Mehrfach-Filtern für schnelles Auffinden beliebiger Inhalte, OCR-Texterkennung für gescannte Papierdokumente mit automatischer Indexierung
Prozesse & Workflows: Adaptive Workflow-Engine zur grafischen Modellierung von Freigabeprozessen ohne Programmierung, automatische Eskalation und Fristenverwaltung für termingerechte Bearbeitung, elektronische Signatur nach eIDAS und FDA 21 CFR Part 11 für rechtssichere digitale Unterschriften
Nachvollziehbarkeit & Compliance: Lückenloser Audit Trail mit Dokumentation sämtlicher Zugriffe und Änderungen, automatische Versionskontrolle für transparente Dokumentenhistorie, intelligente Archivierung mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Vorgaben
Integration & Zusammenarbeit: Nahtlose Anbindung an Microsoft Office, SAP und PLM-Systeme wie Teamcenter oder SOLIDWORKS PDM, Kommentar- und Freigabefunktionen für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, mobiler Zugriff mit Offline-Lesemodus für unterwegs
Steuerung & Transparenz: Konfigurierbares Metadaten-Management zur prozessspezifischen Dokumentenklassifizierung, Reporting-Dashboard mit Kennzahlen zu Prozessengpässen und Durchlaufzeiten, REST-API für flexible Integration in bestehende IT-Landschaften
Zukunftsfunktionen: KI-gestützte Dokumentenklassifizierung in Erprobung für automatische Kategorisierung eingehender Dokumente
In-Memory Document Vault für spürbare Performance: Häufig genutzte Dokumente lädt Xeri direkt in den Arbeitsspeicher. Der Zugriff erfolgt in Bruchteilen einer Sekunde, selbst bei zehntausenden Dokumenten im System. Besonders wertvoll zeigt sich diese Architektur, wenn mehrere Teams gleichzeitig auf denselben Datenbestand zugreifen – Wartezeiten bei der Dokumentensuche gehören der Vergangenheit an.
Patentierte Adaptive Workflow Engine: Anders als starre Freigabeprozesse passt sich Xeri an die betriebliche Realität an. Workflows lassen sich per Drag-and-Drop modellieren, ohne Programmierkenntnisse vorauszusetzen. Das System lernt aus Nutzungsdaten und zeigt Optimierungspotenzial auf. Ändern sich Prozesse, erfolgt die Anpassung des Workflows ohne IT-Projekt oder Entwickleraufwand.
Plug-&-Play-Integration für SAP und PLATO CAQ: Die Anbindung an SAP und das PLATO-eigene Qualitätsmanagementsystem ist vorkonfiguriert und erprobt. Was bei anderen DMS-Systemen Wochen an Schnittstellenprogrammierung erfordert, funktioniert hier nach Installation. Produzierende Unternehmen mit SAP-Backbone profitieren von erheblich verkürzten Implementierungszeiten.
40 Jahre Industrie-DNA im System: PLATO kommt aus der Qualitätssicherung und dem Engineering – diese Herkunft prägt das System grundlegend. Xeri versteht von Haus aus, was FMEA-Analysen, 8D-Reports oder technische Zeichnungsfreigaben bedeuten. Diese Branchenlogik ist tief in der Systemarchitektur verankert, nicht nachträglich aufgesetzt.
Einschränkungen: Die Public-Cloud-SaaS-Variante befindet sich noch in der Pilotphase. Organisationen, die heute eine reine Cloud-Lösung ohne eigene Server suchen, müssen auf Private-Cloud- oder On-Premise-Varianten ausweichen. Die mobile Applikation ermöglicht das Lesen von Dokumenten, bietet aber noch keine vollumfänglichen Bearbeitungsfunktionen.
Qualitätsmanager in der Automobilindustrie arbeiten täglich mit ISO/TS 16949 und IATF-Anforderungen, bei denen jeder Prozessschritt dokumentiert werden muss. Xeri bietet den lückenlosen Audit Trail, die FDA-21-CFR-Part-11-Konformität und die direkte CAQ-Anbindung, die bei Kundenaudits entscheidend sind. Die Adaptive Workflow Engine bildet komplexe, mehrstufige Freigabeprozesse ab, ohne dass Entwicklerressourcen erforderlich sind.
Regulatory Affairs-Verantwortliche in Medizintechnik und Pharma benötigen GxP-konforme und audit-sichere Dokumentation. Xeri bietet alle notwendigen Funktionen standardmäßig: elektronische Signaturen nach eIDAS, unveränderliche Archivierung und validierungsfähige Systeme. PLATO liefert die Validierungsdokumentation mit – ein erheblicher Vorteil gegenüber generischen DMS-Lösungen, die erst aufwändig qualifiziert werden müssen.
Engineering-Teams im Maschinenbau arbeiten mit CAD-Systemen wie SOLIDWORKS oder Teamcenter. Die PLM-Integration von Xeri sorgt für Synchronisation zwischen Konstruktionsdokumenten, Stücklisten und technischen Spezifikationen. Die Versionskontrolle verhindert, dass mit veralteten Zeichnungen produziert wird – ein kritischer Sicherheitsfaktor in der technischen Dokumentation.
IT-Leiter im Mittelstand mit 200-5.000 Mitarbeitern suchen eine stabile, zukunftssichere Lösung ohne Vendor-Lock-in. PLATO ist seit 1981 am Markt, finanziell solide und investiert kontinuierlich in moderne Technologien wie API-first-Architektur und Hybrid Cloud. Die Total Cost of Ownership sind transparent kalkulierbar, und die Wahl zwischen On-Premise und Cloud bleibt offen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Nicht geeignet ist Xeri für kleine Betriebe unter 50 Mitarbeitern ohne Compliance-Anforderungen – hier wäre das System überdimensioniert. Ebenso wenig passt es zu rein Cloud-first-Strategien, da die ausgereifte Public-Cloud-SaaS-Variante noch nicht verfügbar ist.
Xeri positioniert sich als Enterprise-DMS mit klarem Fokus auf regulierte Industrien und komplexe Dokumentenprozesse. Die Software richtet sich primär an mittelständische bis große produzierende Unternehmen, die neben reiner Dokumentenablage anspruchsvolle Workflow-Anforderungen und strikte Compliance-Vorgaben erfüllen müssen. Der modulare Aufbau ermöglicht die schrittweise Einführung – vom Basis-DMS über Workflow-Management bis zu spezialisierten Compliance-Modulen.
Die technologische Basis ruht auf einer Java-EE-Plattform mit Enterprise-Datenbanken wie MS SQL Server, Oracle oder SAP HANA. Diese bewährte Architektur gewährleistet Stabilität bei tausenden gleichzeitiger Nutzer. Das System ist bewusst für hohe Lasten ausgelegt – eine Anforderung, die sich aus den typischen Einsatzszenarien in Großserien-Fertigung und Qualitätssicherung ergibt.
Charakteristisch für Xeri ist die enge Verzahnung mit Qualitätsmanagement- und PLM-Prozessen. Anders als generische DMS-Lösungen bringt das System ein tiefes Verständnis für Branchen-spezifische Anforderungen mit – von PPAP-Dokumentationen über Prüfmittelüberwachung bis zu technischen Änderungsprozessen. Diese Branchenlogik reduziert den Anpassungsaufwand erheblich und beschleunigt die Implementierung.
Die PLATO AG existiert seit 1981 und beschäftigt rund 600 Mitarbeiter an über 20 Standorten weltweit. Diese Kontinuität und Größe unterscheidet den Anbieter von vielen Start-ups im DMS-Markt – das Risiko eines plötzlichen Produktabkündigungen oder einer Übernahme mit strategischem Kurswechsel ist überschaubar. Die Wiederbuchungsrate nach zwei Jahren liegt über 90 Prozent, was auf stabile Kundenbeziehungen hindeutet.
Die Kernkompetenz liegt in Qualitätsmanagement, PLM und technischer Dokumentation für die fertigende Industrie. Xeri ist Teil eines umfassenderen Produktportfolios rund um Qualitätssicherung und Produktentstehung. Diese Fokussierung bringt tiefes Domänenwissen mit sich, bedeutet aber auch, dass der Anbieter nicht in allen Branchen gleichermaßen erfahren ist. Kunden aus Nicht-Produktions-Branchen sollten prüfen, ob PLATOs Branchenerfahrung zu ihren Anforderungen passt.
Browserbasierte Architektur bedeutet, dass Anwender keine Client-Software installieren müssen – jeder aktuelle Browser reicht aus. Die Oberfläche basiert auf modernen Web-Technologien, wobei PLATO kontinuierlich in Responsive Design und Usability investiert. Die mobile Variante läuft auf Tablets und Smartphones, bietet aber derzeit primär Lesezugriff und grundlegende Annotationsfunktionen.
Die REST-API mit interaktiver Swagger-Dokumentation ermöglicht flexible Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Zusätzlich unterstützt Xeri die Standards CMIS und SOAP für Systemanbindungen. Vorkonfigurierte Konnektoren existieren für SAP, Microsoft Office, Teamcenter, ENOVIA, PTC Windchill und SOLIDWORKS PDM – diese können nach Installation und Grundkonfiguration produktiv genutzt werden, ohne Wochen in Schnittstellenprogrammierung zu investieren.
Sicherheit und Zertifizierungen umfassen ISO 27001, eIDAS-konforme elektronische Signaturen, FDA 21 CFR Part 11 für die Pharma- und Medizintechnikindustrie sowie DSGVO-Konformität. Die Rollenverwaltung arbeitet granular bis auf Dokumentenebene – jeder Nutzer sieht ausschließlich, was seine Rolle erfordert. Für besonders sensible Umgebungen lässt sich Xeri vollständig on-premise im eigenen Rechenzentrum betreiben.
Die Lizenzierung erfolgt wahlweise nach Named User (feste Zuordnung zu Personen), Concurrent User (gleichzeitige Zugriffe) oder volumenbasiert nach Dokumentenzahl. Für typische Szenarien im Mittelstand ergibt sich folgende Größenordnung: Ein Unternehmen mit 250 Anwendern investiert im ersten Jahr etwa 220.000 Euro – diese Summe umfasst Lizenzen, Implementierung, Schulung und Datenmigration. Die jährlichen Wartungskosten liegen danach bei rund 35.000 Euro.
Preistreiber sind oft unterschätzte Faktoren: Die Datenbereinigung vor der Migration bindet interne Ressourcen, wenn historische Dokumentenbestände nicht strukturiert vorliegen. Change Management und Anwenderschulungen erfordern ebenfalls Budget – ein leistungsfähiges DMS nutzt nur, wenn die Organisation es auch annimmt. PLATO empfiehlt, 20-30 Prozent des Gesamtbudgets für diese „weichen" Faktoren einzuplanen.
Amortisation tritt typischerweise nach 12-24 Monaten ein, wenn Effizienzgewinne bei Dokumentensuche, Prozessbeschleunigung und reduzierten Audit-Aufwänden greifen. In regulierten Branchen kommt hinzu, dass Compliance-Verstöße oder gescheiterte Audits schnell sechsstellige Beträge kosten können – die Investition in ein audit-sicheres DMS relativiert sich dadurch.
Die Projektdauer bewegt sich zwischen 3 und 9 Monaten, abhängig von Systemkomplexität und Altdatenbestand. Einfache Szenarien mit strukturierten Ordnern und klaren Metadaten lassen sich in 3-4 Monaten umsetzen. Komplexe Multi-System-Integrationen mit Legacy-Systemen und umfangreichen Workflow-Anpassungen benötigen bis zu 9 Monate bis zum produktiven Go-Live.
Die größte Herausforderung liegt nicht in der Technik, sondern in inkonsistenten Metadaten und nicht aufgeräumten Altdokumenten. Wenn über Jahre gewachsene Ordnerstrukturen ohne einheitliche Namenskonventionen vorliegen, muss vor der Migration bereinigt werden. Zeit, die hier investiert wird, zahlt sich vielfach aus – ein sauberes neues System von Anfang an erleichtert die Akzeptanz erheblich.
Ressourcenbedarf realistisch planen: Ein typisches Projekt bindet 1-2 PLATO-Consultants, mindestens einen IT-Administrator intern mit halber Stelle sowie 1-2 Fachbereichs-Power-User mit mindestens 30 Prozent ihrer Arbeitszeit. Organisationen, die diesen Ressourcenaufwand nicht aufbringen können, sollten die Implementierung verschieben, bis die personellen Kapazitäten verfügbar sind – Sparprojekte in der Implementierungsphase rächen sich später durch mangelnde Systemakzeptanz.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, wenn komplexe Workflows und hohe Dokumentenvolumen vorliegen. Die Stärken von Xeri – Performance, Workflow-Engine, Audit Trail – sind auch außerhalb regulierter Märkte wertvoll. Für einfache Dokumentenablage ohne anspruchsvolle Prozesse wäre das System allerdings überdimensioniert. Die Investition lohnt sich primär, wenn mehrstufige Freigaben, umfangreiche Systemintegrationen oder hohe Sicherheitsanforderungen bestehen.
Der Aufwand hängt stark vom Ausgangszustand ab. Mit sauberen Metadaten und strukturierten Ordnern benötigt die Migration typischerweise 4-6 Wochen. Bei unaufgeräumten Altdaten mit inkonsistenten Benennungen und fehlenden Klassifizierungen können 3-4 Monate erforderlich sein. PLATO bietet Migrationstools und Beratung an, die tatsächliche Datenbereinigung muss aber die Organisation selbst leisten – niemand kennt die fachliche Relevanz historischer Dokumente besser als die Fachabteilungen.
Der Tagesbetrieb lässt sich nach gründlicher Schulung intern managen. Typische Aufgaben wie Nutzerverwaltung, Backup-Überwachung oder einfache Workflow-Anpassungen bewältigen geschulte Administratoren eigenständig. Für komplexere Anforderungen wie neue Systemintegrationen, umfangreiche Workflow-Neugestaltungen oder Upgrade-Projekte ist Beratung hilfreich. Die gut dokumentierte REST-API ermöglicht grundsätzlich auch eigenständige Entwicklungen, setzt aber entsprechende interne Entwicklungsressourcen voraus.
Die mobile Xeri-App läuft auf aktuellen iOS- und Android-Geräten. Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich, wobei der Offline-Lesemodus bestimmte Dokumente für den Zugriff ohne Netzwerk vorlädt. Für umfangreiche Bearbeitungen empfiehlt sich weiterhin die Desktop-Variante – die mobile App fokussiert auf Dokumentensichtung, Kommentierung und einfache Freigaben unterwegs. Vollwertige mobile Bearbeitung befindet sich in der Entwicklung.
Xeri unterstützt verschiedene Betriebsmodelle – von komplett on-premise über Private Cloud bis zur Public-Cloud-SaaS-Variante (letztere noch in Pilotphase). Ein Wechsel zwischen Betriebsmodellen ist grundsätzlich möglich, erfordert aber Planungsaufwand und Datenmigration. Organisationen sollten die Entscheidung für ein Betriebsmodell daher strategisch treffen. Hybrid-Szenarien mit lokaler Datenhaltung und Cloud-Services für spezielle Funktionen lassen sich über die API-Architektur realisieren.
PLATO bietet gestaffelte Schulungsprogramme für verschiedene Nutzergruppen – von Basis-Anwenderschulungen über Administrator-Trainings bis zu Workflow-Designer-Workshops. Online-Schulungen, Präsenztrainings und E-Learning-Module stehen zur Auswahl. Zusätzlich existiert eine Online-Wissensdatenbank mit Video-Tutorials und ausführlicher Dokumentation. Jährliche Anwendertreffen ermöglichen Erfahrungsaustausch zwischen Kunden und direkten Kontakt zum Produktmanagement für Feature-Requests.
