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IP Systeme - intelligente L├Âsungen f├╝r die Effizienzsteigerung der Dokumentenbearbeitung & -verteilung

IP Systeme is a specialized software provider from Kirchzarten, who has 25 years of experience in document recognition, document distribution and document indexing.

IP Systems has specialized in the digitization and distribution of the entire volume of paper – whether in analog or digital form. With the PETRA software from IP Systems you bring every document to the right place at the right time. You can individually determine the degree of manual or automatic distribution. The documents are in the cloud and can also be accessed from the home office.

500 companies from a wide variety of industries already rely on solutions from IP systems. With locations in Berlin, Hanover, Kassel, Furtwangen and Freiburg, IP Systems is present throughout Germany.

Solutions / fields of activity of IP systems:

  • Digital inbox – document management
  • Scanning solutions – document digitization
  • File digitization – document indexing

Digitaler Posteingang PETRA

PETRA is the all-in-one solution for document distribution, document processing and document indexing.

PETRA scans and / or imports all relevant documents (mail). By connecting different input channels to PETRA (scanners, multifunctional devices, e-mail attachments, e-mail files or e-mailboxes), digital mail can also be distributed via PETRA .

PETRA forwards your scanned and uploaded documents (incoming and in-house mail) to the right place immediately after scanning / uploading and enables, in addition to a lean processing process, the implementation of the workflows defined in your company.

Alle Prozesse laufen 100% digital und sind komfortabel auszuf├╝hren. PETRA passt sich Ihrem Unternehmen perfekt an, da die Aufbauorganisation, die Prozessabl├Ąufe f├╝r die reale Post sowie die Dokumentenstruktur sich exakt abbilden lassen.

IP systems Fig. 1

 

Um die Verteilung der Dokumente zu vollziehen verf├╝gt IP Systeme ├╝ber die verschiedensten Techniken, welche die Durchlaufzeiten sowie den internen Arbeitsaufwand stark reduzieren.

  • Manuelle Verarbeitung – 100% manuell durch den Mitarbeiter
  • Bilderkennung – Erkennung der vorliegenden Dokumente (Logos oder Schwarzfeldpr├╝fung)
  • Dokumentenindizierung – Verschlagwortung von bspw. Objektnummern – Kundennummern – Sachbearbeiter – Notizen
  • Barcodeerkennung – Barcode; QR Code; Textschl├╝ssel und Stempelerkennung
  • Textfelderkennung – Automatismen zur schnellen Bearbeitung von h├Ąufig vorkommenden Dokumenten
  • OCR Erkennung – Optical Character Recognition; Stichworterkennung

Der Grad der Umsetzung (einfach bis komplex) nimmt nach unten zu. Die OCR Erkennung ist daher nur bei einer sehr hohen Dokumentenanzahl ratsam.

IP systems Fig. 2

 

Einige M├Âglichkeiten von PETRA (Digitaler Posteingang)

  • Verarbeitung physischer und elektronischer Post / Dokumente
  • Transport und Verteilung der Eingangs- und Hauspost digital und sekundenschnell
  • Dokumentensortierung, Dokumentenaufbereitung, Berichtigung, Zuordnung und Kommentierung
  • Automatische Postverteilung via Barcodes, Trennbl├Ąttern oder nach Herkunft der Dokumente
  • Workflowbasierte, individuelle Anpassung der Prozesse auf Ihr Unternehmen
  • Webbasierte Anwendung / Zugriff von ├╝berall m├Âglich (Homeoffice)
  • Automatische Protokollierung / Recherchefunktion
  • Anbindung an externe Archive sowie Datentransfer per Schnittstelle an Folgesysteme oder Laufwerke

 

Dokumentenindizierung und sichere Verwahrung (Archivierung)

Damit alle Dokumente auch sekundenschnell wiedergefunden werden k├Ânnen, werden alle Dokumente Indiziert / (Verschlagwortet) um gezielt nach den Dokumenten suchen zu k├Ânnen. Ist ein Dokument fertig bearbeitet und indiziert, wird es sicher verwahrt. W├Ąhlen Sie einfach f├╝r jedes Dokument aus, wo dieses abgelegt werden soll: Eine Weitergabe der digitalen Dokumente an Folgesysteme unter Hinzunahme entsprechender Schnittstellen (z.B. das beliefern von externen Archiven, von Personalverwaltungsprogrammen oder die Rechnungsbearbeitung) ist ebenfalls gegeben.

  • in Ihrem digitalen Archiv
  • lokal in Ihrem Netzwerk als PDF (Laufwerk)
  • in einem anderen System zur Weiterverarbeitung

Die Vorteile von PETRA:

  • Zeiteinsparung – Durch klare Effiziente und schnelle Prozesse entsteht ein beschleunigter Arbeitsprozess mit einer sekundenschnellen digitalen Dokumentenverteilung
  • Cost cutting – Keine zeitaufw├Ąndige Postverteilung in der Logistik sowie bei den Wegekosten (Abbau der analogen Prozesse)
  • Process improvement – Zusammenf├╝hrung aller Posteingangsquellen sowie digitalen Inputquellen kein Dokumentenverlust oder langwieriges Suchen
  • Employee-specific workflow – Anpassbarkeit an bestehende Strukturen und Abl├Ąufe
  • Complete traceability – Dank der Recherche-Funktion kommt jeder Benutzer schneller zum Ziel, als beim Suchen eines Originaldokuments in herk├Âmmlichen Ablagen.
  • Safe custody – Recherchefunktion + Archiv├╝bergabe
  • Modern cloud solution – Zugang von jeder Stelle in Ihrem Haus oder vom Homeoffice. Durch die Cloud ist keine Installation Notwendig.
  • Environmental protection – PETRA erm├Âglicht ein Papierloses B├╝ro sowie die Reduzierung von Papier
  • Highest security standards – internal auditing / data protection / only servers and locations in Germany

Scanl├Âsungen - Dokumentendigitalisierung

Numerous documents, (payment) receipts are submitted to the various locations / offices / and departments at companies or public institutions, such as government offices. Processing deadlines often have to be strictly adhered to and it is becoming increasingly difficult to manage them with the existing staff.

Durch die kontinuierliche Reduzierung der Anzahl an papierhaften Dokumenten / Belegen verteilen sich die Kosten (beispielsweise f├╝r Kurierdienste und interne Personalkosten) auf eine immer geringere St├╝ckzahl, somit werden die St├╝ckkosten weiter in die H├Âhe getrieben und l├Ąsst einzelne Prozesse und Vorg├Ąnge defizit├Ąr werden. Diese Unwirtschaftlichkeit kann durch die Scanl├Âsung von IP Systeme bereinigt werden.

Durch das dezentrale oder zentrale Scannen mit der PETRA Scan L├Âsung von IP System scannen Sie ihre Dokumente / Belege einfach zum fr├╝hestm├Âglichen Zeitpunkt, sprich am Ort des Entstehens. Diese Ma├čnahme macht Kurierfahrten zwischen Standorten weitestgehend ├╝berfl├╝ssig und durch die Sekundenschnelle ├ťbertragung der Dokumente entstehen Bearbeitung- und Prozessvorteile.

IP Systeme hat mit seinen Partnern ein einzigartiges Produkt entwickelt, den e-Briefkasten. Durch den e-Briefkasten wird die abgegebene Post (Bsp. durch den Kunden in einer Filiale) direkt gescannt und in PETRA importiert.

 

EMIL ÔÇô die Abk├╝rzung steht f├╝r ÔÇ×Electronic Multi Intelligent LetterboxÔÇť ÔÇô ist ein multifunktionaler und intelligenter elektronischer Briefkasten.

 

Anbindung Scan-Hardware (technische Anbindung)

Ein gro├čer Vorteil ist die Anbindung der Hardware. Denn grunds├Ątzlich ist IP Systeme bei der Wahl der Technologie, als auch in Bezug auf die Wahl des Herstellers vollkommen offen. Wichtig sind nur die angelieferte Bildqualit├Ąt und der Anwendungsbereich. Folgende Inputquellen k├Ânnen dezentral / zentral angebunden werden: Scanner, Netzwerkscanner, Multifunktionsger├Ąte, e-Briefk├Ąsten sowie Mailanh├Ąnge und e-Postdokumente.

Folgende Inputquellen k├Ânnen dezentral angebunden werden:

Das Leistungsportfolio der Scanl├Âsung

  • Analyse Ihrer Aufbaustruktur
  • Identifizierung Ihrer vorhandenen Hardware
  • Pr├╝fung bereits vorhandener Schnittstellen
  • Erstellung eines Projektfahrplans f├╝r die Scanl├Âsung
  • Unterst├╝tzung bei der Beschaffung (Hardwarekauf-/miete)
  • Support bei der Implementierung der Hardware
  • Umsetzung der Scanl├Âsung / Prozesse
  • Einbindung div. Scanquellen: e-Briefkasten, Scanner, MFP
  • Automatische Dokumentenzuordnung
  • Bereitstellung Ihrer Dokumente (Weiterleitung E-Mail, Ablage)

Die Vorteile der Scanl├Âsung von IP Systeme

  • Kostensenkung durch Scannen von Beginn an, am Ort des Entstehens (unter anderem Wegfall von Kurier- und Botendiensten)
  • Verschlankung der Prozesse durch k├╝rzere Verarbeitungszeiten
  • Schnellerer und effizienterer Ablauf
  • Zufriedenere Kunden und Mitarbeiter
  • Effektive Weiterverarbeitung standort├╝bergreifend m├Âglich
  • Umweltschonend (Kuriertransporte nicht mehr zeitgem├Ą├č)

 

Aktendigitalisierung mit IP Systeme

Kennen Sie das Problem, von ├╝berquellende Aktenschr├Ąnke und Aktenberge, verbunden mit zeitintensiver Recherche, oder auch die Einschr├Ąnkung der ortsunabh├Ąngigen Arbeit, da die Akten nur lokal im B├╝ro liegen und so die Homeoffice M├Âglichkeit unm├Âglich ist. Noch heute sind viele Unternehmen weit von dem papierlosen B├╝ro entfernt. IP Systeme bietet aus diesem Grund eine umfassende Alt Akten Digitalisierung an.

  • Mit der Aktendigitalisierungsl├Âsung k├Ânnen alle Dokumente verschlagwortet indiziert und an das Archiv ├╝bergeben werden oder auf interne Archivdatentr├Ąger ├╝bertragen werden
  • IP Systeme digitalisiert Ihre Bestandsakten! Nachfolgend ein kleiner Auszug*, welche Dokumente erfolgreich mit der L├Âsung verarbeitet werden k├Ânnen
  • Bereitstellung unserer Softwareanwendung f├╝r die Digitalisierung s├Ąmtlicher Dokumente
  • Mit der Anwendung k├Ânnen Sie Akten verschlagworten (indizieren) und recherchieren. Wir ├╝bergeben die indizierten / erfassten Dokumente geordnet in Ihr Archiv. Durch die Indizierung k├Ânnen alle Daten gezielt abgerufen werden.
  • S├Ąmtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, so realisieren Sie Ihr papierloses B├╝ro
  • Die L├Âsung ist eine Software as a Service L├Âsung (SaaS), damit entfallen Server und IT Kosten, und Sie k├Ânnen von jedem beliebigen Arbeitsplatz in der Bank oder im Home Office darauf zugreifen
  • Die IT Spezialisten von IP Systeme liefern die Anwendung, Sie stellen die Mitarbeiter zur Digitalisierung, zusammen gehen Sie den Schritt hin zur Digitalen Akte (Rechnungen, Lieferscheine, Kundenakte, Personalakte)
  • Mit der kosteng├╝nstigen Systembereitstellung durch IP Systeme inklusive der passenden Scan Technik, ersparen Sie sich hohe Einmalkosten f├╝r die Digitalisierung (Bsp. Logistikkosten) und k├Ânnen selbstbestimmt in dem Tempo vorgehen, wie Sie Personal bereitstellen k├Ânnen; auf Wunsch ├╝bernehmen wir f├╝r Sie die Verschlagwortung

 

Hier ein kleiner Auszug*, welche Dokumentenarten mit der L├Âsung erfolgreich digitalisiert werden k├Ânnen:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Kundenakten
  • Personalakten
  • Bankakten
  • Kreditakten
  • Mahnungen
  • Kundenformulare
  • Revisionsakten
  • Genehmigungen
  • Und noch viele weiter Dokumentenarten

 

Hier ein Ablaufschema f├╝r die Aktendigitalisierung:

IP systems Fig. 3

Worauf Sie bei der Aktendigitalisierung achten m├╝ssen

  • Softwarebereitstellung f├╝r die exakte Indizierung
  • Klarheit ├╝ber den Umfang der Dokumente
  • Qualifizierte Anwendung im Bereich der Revisionssicherheit
  • Good scanner or multifunction device infrastructure
  • Audit-proof archive solution
  • Experienced scanning staff

 

The advantages in brief

  • Time saving (no time-consuming analog file search)
  • Cost savings (accelerated research search)
  • Process improvement (paperless office and seamless tracking)
  • no installation necessary (cloud-based software)
  • Highest security standards
  • Archive handover + research function

Here you can find out more about IP systems

 

 

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