PETRA von IP Systeme - TOP Digitaler Posteingang
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IP Systeme - intelligente Lösungen für die Effizienzsteigerung der Dokumentenbearbeitung & -verteilung

ip-systeme-gebäude

 

IP Systeme ist ein spezialisierter Softwareanbieter aus Kirchzarten, der über eine 25-jährige Erfahrung in der Dokumentenerkennung, Dokumentenverteilung und Dokumentenindizierung verfügt.

IP Systeme hat sich auf die Digitalisierung und Verteilung des gesamten Papieraufkommens – gleich ob in analoger oder digitaler Form – spezialisiert. Mit der PETRA Software von IP Systeme bringen Sie jedes Dokumente zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Stelle. Den Grad an manueller oder automatischer Verteilung können Sie individuell bestimmen. Die Dokumente liegen dabei in der Cloud und können auch aus dem Homeoffice abgerufen werden.

Bereits 500 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen setzen auf die Lösungen von IP Systeme. Mit Standorten in Berlin, Hannover, Kassel, Furtwangen und Freiburg ist IP Systeme in ganz Deutschland präsent.

Lösungen/ Tätigkeitsfelder von IP Systeme:

  • Digitaler Posteingang – Dokumentenmanagement
  • Scanlösungen – Dokumentendigitalisierung
  • Aktendigitalisierung – Dokumentenindizierung

Digitaler Posteingang PETRA

PETRA ist die all-in-one-Lösung für die  Dokumentenverteilung, Dokumentenbearbeitung und Dokumentenindizierung.

PETRA scannt und/oder importiert alle relevanten Dokumente (Post). Durch die Anbindung unterschiedlicher Eingangskanäle an PETRA (Scanner, Multifunktionsgeräte, E-Mailanhänge, E-Postdateien oder E-Briefkästen) kann auch die digitale Post über PETRA verteilt werden.

PETRA leitet Ihre gescannten und hochgeladenen Dokumente (Eingangs- und Hauspost) nach dem Scannen/Upload unmittelbar zur richtigen Stelle weiter und ermöglicht, neben einem schlanken Bearbeitungsprozess, auch die Implementierung der in Ihrem Unternehmen definierten Workflows.

Alle Prozesse laufen 100% digital und sind komfortabel auszuführen. PETRA passt sich Ihrem Unternehmen perfekt an, da die Aufbauorganisation, die Prozessabläufe für die reale Post sowie die Dokumentenstruktur sich exakt abbilden lassen.

IP Systeme Bild 1

 

Um die Verteilung der Dokumente zu vollziehen verfügt IP Systeme über die verschiedensten Techniken, welche die Durchlaufzeiten sowie den internen Arbeitsaufwand stark reduzieren.

  • Manuelle Verarbeitung – 100% manuell durch den Mitarbeiter
  • Bilderkennung – Erkennung der vorliegenden Dokumente (Logos oder Schwarzfeldprüfung)
  • Dokumentenindizierung – Verschlagwortung von bspw. Objektnummern – Kundennummern – Sachbearbeiter – Notizen
  • Barcodeerkennung – Barcode; QR Code; Textschlüssel und Stempelerkennung
  • Textfelderkennung – Automatismen zur schnellen Bearbeitung von häufig vorkommenden Dokumenten
  • OCR Erkennung – Optical Character Recognition; Stichworterkennung

Der Grad der Umsetzung (einfach bis komplex) nimmt nach unten zu. Die OCR Erkennung ist daher nur bei einer sehr hohen Dokumentenanzahl ratsam.

IP Systeme Bild 2

 

Einige Möglichkeiten von PETRA (Digitaler Posteingang)

  • Verarbeitung physischer und elektronischer Post / Dokumente
  • Transport und Verteilung der Eingangs- und Hauspost digital und sekundenschnell
  • Dokumentensortierung, Dokumentenaufbereitung, Berichtigung, Zuordnung und Kommentierung
  • Automatische Postverteilung via Barcodes, Trennblättern oder nach Herkunft der Dokumente
  • Workflowbasierte, individuelle Anpassung der Prozesse auf Ihr Unternehmen
  • Webbasierte Anwendung / Zugriff von überall möglich (Homeoffice)
  • Automatische Protokollierung / Recherchefunktion
  • Anbindung an externe Archive sowie Datentransfer per Schnittstelle an Folgesysteme oder Laufwerke

 

Dokumentenindizierung und sichere Verwahrung (Archivierung)

Damit alle Dokumente auch sekundenschnell wiedergefunden werden können, werden alle Dokumente Indiziert / (Verschlagwortet) um gezielt nach den Dokumenten suchen zu können. Ist ein Dokument fertig bearbeitet und indiziert, wird es sicher verwahrt. Wählen Sie einfach für jedes Dokument aus, wo dieses abgelegt werden soll: Eine Weitergabe der digitalen Dokumente an Folgesysteme unter Hinzunahme entsprechender Schnittstellen (z.B. das beliefern von externen Archiven, von Personalverwaltungsprogrammen oder die Rechnungsbearbeitung) ist ebenfalls gegeben.

  • in Ihrem digitalen Archiv
  • lokal in Ihrem Netzwerk als PDF (Laufwerk)
  • in einem anderen System zur Weiterverarbeitung

Die Vorteile von PETRA:

  • Zeiteinsparung – Durch klare Effiziente und schnelle Prozesse entsteht ein beschleunigter Arbeitsprozess mit einer sekundenschnellen digitalen Dokumentenverteilung
  • Kosteneinsparung – Keine zeitaufwändige Postverteilung in der Logistik sowie bei den Wegekosten (Abbau der analogen Prozesse)
  • Prozessverbesserung – Zusammenführung aller Posteingangsquellen sowie digitalen Inputquellen kein Dokumentenverlust oder langwieriges Suchen
  • Mitarbeiterbestimmter Workflow – Anpassbarkeit an bestehende Strukturen und Abläufe
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit – Dank der Recherche-Funktion kommt jeder Benutzer schneller zum Ziel, als beim Suchen eines Originaldokuments in herkömmlichen Ablagen.
  • Sichere Verwahrung – Recherchefunktion + Archivübergabe
  • Moderne Cloudlösung – Zugang von jeder Stelle in Ihrem Haus oder vom Homeoffice. Durch die Cloud ist keine Installation Notwendig.
  • Umweltschonung – PETRA ermöglicht ein Papierloses Büro sowie die Reduzierung von Papier
  • Höchste Sicherheitsstandards – Interne Revision / Datenschutz / Nur Server und Standorte in Deutschland

Scanlösungen - Dokumentendigitalisierung

Täglich werden zahlreiche Dokumente, (Zahlungsverkehrs-) Belege an den verschiedenen Standorten / Geschäftsstellen / und Abteilungen bei Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen, wie Ämter eingereicht. Oft müssen Verarbeitungsfristen streng eingehalten werden und es wird zunehmend schwieriger, diese mit dem bestehenden Personal zu bewerkstelligen.

Durch die kontinuierliche Reduzierung der Anzahl an papierhaften Dokumenten / Belegen verteilen sich die Kosten (beispielsweise für Kurierdienste und interne Personalkosten) auf eine immer geringere Stückzahl, somit werden die Stückkosten weiter in die Höhe getrieben und lässt einzelne Prozesse und Vorgänge defizitär werden. Diese Unwirtschaftlichkeit kann durch die Scanlösung von IP Systeme bereinigt werden.

Durch das dezentrale oder zentrale Scannen mit der PETRA Scan Lösung von IP System scannen Sie ihre Dokumente / Belege einfach zum frühestmöglichen Zeitpunkt, sprich am Ort des Entstehens. Diese Maßnahme macht Kurierfahrten zwischen Standorten weitestgehend überflüssig und durch die Sekundenschnelle Übertragung der Dokumente entstehen Bearbeitung- und Prozessvorteile.

IP Systeme hat mit seinen Partnern ein einzigartiges Produkt entwickelt, den e-Briefkasten. Durch den e-Briefkasten wird die abgegebene Post (Bsp. durch den Kunden in einer Filiale) direkt gescannt und in PETRA importiert.

 

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EMIL – die Abkürzung steht für „Electronic Multi Intelligent Letterbox“ – ist ein multifunktionaler und intelligenter elektronischer Briefkasten.

 

Anbindung Scan-Hardware (technische Anbindung)

Ein großer Vorteil ist die Anbindung der Hardware. Denn grundsätzlich ist IP Systeme bei der Wahl der Technologie, als auch in Bezug auf die Wahl des Herstellers vollkommen offen. Wichtig sind nur die angelieferte Bildqualität und der Anwendungsbereich. Folgende Inputquellen können dezentral / zentral angebunden werden: Scanner, Netzwerkscanner, Multifunktionsgeräte, e-Briefkästen sowie Mailanhänge und e-Postdokumente.

Folgende Inputquellen können dezentral angebunden werden:

Das Leistungsportfolio der Scanlösung

  • Analyse Ihrer Aufbaustruktur
  • Identifizierung Ihrer vorhandenen Hardware
  • Prüfung bereits vorhandener Schnittstellen
  • Erstellung eines Projektfahrplans für die Scanlösung
  • Unterstützung bei der Beschaffung (Hardwarekauf-/miete)
  • Support bei der Implementierung der Hardware
  • Umsetzung der Scanlösung / Prozesse
  • Einbindung div. Scanquellen: e-Briefkasten, Scanner, MFP
  • Automatische Dokumentenzuordnung
  • Bereitstellung Ihrer Dokumente (Weiterleitung E-Mail, Ablage)

Die Vorteile der Scanlösung von IP Systeme

  • Kostensenkung durch Scannen von Beginn an, am Ort des Entstehens (unter anderem Wegfall von Kurier- und Botendiensten)
  • Verschlankung der Prozesse durch kürzere Verarbeitungszeiten
  • Schnellerer und effizienterer Ablauf
  • Zufriedenere Kunden und Mitarbeiter
  • Effektive Weiterverarbeitung standortübergreifend möglich
  • Umweltschonend (Kuriertransporte nicht mehr zeitgemäß)

 

Aktendigitalisierung mit IP Systeme

Kennen Sie das Problem, von überquellende Aktenschränke und Aktenberge, verbunden mit zeitintensiver Recherche, oder auch die Einschränkung der ortsunabhängigen Arbeit, da die Akten nur lokal im Büro liegen und so die Homeoffice Möglichkeit unmöglich ist. Noch heute sind viele Unternehmen weit von dem papierlosen Büro entfernt. IP Systeme bietet aus diesem Grund eine umfassende Alt Akten Digitalisierung an.

  • Mit der Aktendigitalisierungslösung können alle Dokumente verschlagwortet indiziert und an das Archiv übergeben werden oder auf interne Archivdatenträger übertragen werden
  • IP Systeme digitalisiert Ihre Bestandsakten! Nachfolgend ein kleiner Auszug*, welche Dokumente erfolgreich mit der Lösung verarbeitet werden können
  • Bereitstellung unserer Softwareanwendung für die Digitalisierung sämtlicher Dokumente
  • Mit der Anwendung können Sie Akten verschlagworten (indizieren) und recherchieren. Wir übergeben die indizierten / erfassten Dokumente geordnet in Ihr Archiv. Durch die Indizierung können alle Daten gezielt abgerufen werden.
  • Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, so realisieren Sie Ihr papierloses Büro
  • Die Lösung ist eine Software as a Service Lösung (SaaS), damit entfallen Server und IT Kosten, und Sie können von jedem beliebigen Arbeitsplatz in der Bank oder im Home Office darauf zugreifen
  • Die IT Spezialisten von IP Systeme liefern die Anwendung, Sie stellen die Mitarbeiter zur Digitalisierung, zusammen gehen Sie den Schritt hin zur Digitalen Akte (Rechnungen, Lieferscheine, Kundenakte, Personalakte)
  • Mit der kostengünstigen Systembereitstellung durch IP Systeme inklusive der passenden Scan Technik, ersparen Sie sich hohe Einmalkosten für die Digitalisierung (Bsp. Logistikkosten) und können selbstbestimmt in dem Tempo vorgehen, wie Sie Personal bereitstellen können; auf Wunsch übernehmen wir für Sie die Verschlagwortung

 

Hier ein kleiner Auszug*, welche Dokumentenarten mit der Lösung erfolgreich digitalisiert werden können:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Kundenakten
  • Personalakten
  • Bankakten
  • Kreditakten
  • Mahnungen
  • Kundenformulare
  • Revisionsakten
  • Genehmigungen
  • Und noch viele weiter Dokumentenarten

 

Hier ein Ablaufschema für die Aktendigitalisierung:

IP Systeme Bild 3

Worauf Sie bei der Aktendigitalisierung achten müssen

  • Softwarebereitstellung für die exakte Indizierung
  • Klarheit über den Umfang der Dokumente
  • Qualifizierte Anwendung im Bereich der Revisionssicherheit
  • Gute Scanner- oder Multifunktionsgeräte- Infrastruktur
  • Revisionssichere Archivlösung
  • Erfahrenes Scan-Personal

 

Die Vorteile in Kürze

  • Zeitersparnis (Keine aufwendige analoge Aktensuche)
  • Kosteneinsparung (Beschleunigte Recherchesuche)
  • Prozessverbesserung (papierloses Büro und lückenlose Nachvollziehung)
  • keine Installation notwendig (cloudbasierte Software)
  • Höchste Sicherheitsstandards
  • Archivübergabe + Recherchefunktion

Hier erfahren Sie mehr über IP Systeme