Doxis Intelligent Content Automation Software | DMS Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Dokumentenerfassung & Klassifikation:

• OCR/ICR-gestützte Erfassung mit Handschrifterkennung für alle gängigen Dokumententypen
• KI-basierte automatische Klassifikation und Metadatenextraktion ohne manuelle Nachbearbeitung
• E-Mail-Integration mit automatischer Zuordnung und regelbasierter Archivierung

Workflow-Management & Prozessautomatisierung:

• Integrierte Workflow-Engine für Freigabe- und Prüfprozesse mit grafischem Designer
• Case Management für vernetzte Aktenführung in HR, Vertragswesen und Projektabwicklung
• Automatische Eskalation und SLA-Monitoring für kritische Geschäftsprozesse

Suche & Information Retrieval:

• Semantische Volltextsuche mit Thesaurus-Unterstützung und kontextbasierter Ergebnisanzeige
• Mobile App für iOS/Android mit Offline-Funktionalität und Kamerascan
• Dashboarding und Reporting für KPI-Monitoring und Compliance-Nachweise

Integration & Systemanbindung:

• API-Konnektoren für SAP, Microsoft 365, Salesforce und weitere ERP-/CRM-Systeme
• Records-Management mit automatisierten Retention Policies und Löschkonzepten
• Mandantenfähigkeit für Shared-Service-Center und dezentrale Organisationsstrukturen

Sicherheit & Compliance:

• Granulare Berechtigungskonzepte bis auf Dokumentenebene mit Audit-Trails
• Versions- und Freigabemanagement mit revisionssicherer Protokollierung
• E-Signatur-Integration für qualifizierte elektronische Signaturen nach eIDAS

🟨 Besonderheiten – Was macht Doxis Intelligent Content Automation einzigartig?

Einheitliche Plattformarchitektur unterscheidet Doxis von vielen Wettbewerbern, die ECM, BPM oder KI-Services oft als separate Module oder durch Akquisitionen integrieren. Die gemeinsame Codebasis führt zu konsistenterer Administration, einheitlichen APIs und reduzierten Integrationsaufwänden. Dabei entwickelt die SER Group alle Komponenten inhouse, was eine kohärente Produktentwicklung und bessere Wartbarkeit ermöglicht.

Serviceorientierte Architektur mit Low-Code-Ansatz bietet Fachanwendern über den Doxis CubeDesigner umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten ohne Programmierkenntnisse. Die Modellierung von Aktenstrukturen, Workflows und Benutzeroberflächen erfolgt grafisch, während umfangreiche REST-APIs tiefe Integrationen für IT-Abteilungen ermöglichen. Diese flexible Anwendung übertrifft viele Cloud-native Lösungen, die oft auf vorgefertigte Templates beschränkt sind.

Deutsche Cloud-Hosting mit nachgewiesener Compliance positioniert Doxis besonders stark im DACH-Raum. Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren kombiniert sich mit regelmäßigen Wirtschaftsprüfer-Testaten nach IDW PS 880 für GoBD-Konformität. Diese tiefe Verankerung europäischer Datenschutz- und Compliance-Vorgaben in der Produktentwicklung differenziert von US-amerikanischen Anbietern.

Native KI-gestützte Plattform für Content Understanding geht über einfache OCR-Extraktion hinaus und umfasst semantische Analyse, kontextbasierte Automatisierung sowie Machine Learning. Die KI-Services sind dabei nicht als Add-on verfügbar, sondern tief in die Plattform integriert und entwickeln sich kontinuierlich basierend auf Nutzungsdaten weiter. Das intelligente Content-Management extrahiert relevante Informationen und verwandelt unstrukturierte Dokumente in strukturierte Geschäftsprozesse.

Einschränkungen: Die Mächtigkeit der leistungsstarken Plattform bedingt eine höhere initiale Komplexität in Konfiguration und Customizing. Spezialisierte Berater sind für komplexere Anpassungen oft unerlässlich, was die Projektkosten und Abhängigkeiten erhöhen kann.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Doxis Intelligent Content Automation wählen?

Shared-Service-Center in Großunternehmen profitieren besonders von der nativen Mandantenfähigkeit und der Möglichkeit, standardisierte Geschäftsprozesse konzernweit auszurollen. Die serviceorientierte Architektur ermöglicht dabei die Abbildung unterschiedlicher Organisationsstrukturen und Compliance-Anforderungen verschiedener Geschäftsbereiche auf einer einheitlichen Plattform.

Öffentliche Verwaltung und regulierte Branchen finden in Doxis eine Lösung, die speziell für deutsche und europäische Compliance-Anforderungen entwickelt wurde. GoBD-konforme Archivierung, DSGVO-Funktionalitäten und die Möglichkeit deutschen Cloud-Hostings erfüllen auch höchste Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen ohne Kompromisse.

Mittelständische Unternehmen ab 500 Mitarbeitern mit standardisierten Geschäftsprozessen können durch die umfangreichen Automatisierungsoptionen signifikante Effizienzsteigerungen erzielen. Besonders geeignet für Organisationen, die bereits SAP, Microsoft 365 oder andere Enterprise-Systeme einsetzen und diese tiefer integrieren möchten.

Unternehmen mit komplexen Dokumentenprozessen in Bereichen wie Purchase-to-Pay, Vertragsmanagement oder HR-Onboarding finden in der Kombination aus Case Management und Workflow-Automatisierung eine mächtige Lösung für bisher manuelle oder fragmentierte Prozesse.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Bedarf an integrierter KI-gestützter Prozessautomatisierung über reine Archivierung hinaus
• Hohe Compliance-Anforderungen durch Branchenregulierung oder Datenschutz
• Notwendigkeit tiefer ERP-/CRM-Integrationen, besonders im SAP-Umfeld
• Bereitschaft zu Prozessanalyse und -optimierung, nicht nur digitaler Dokumentenablage

Details zur Dokumentenmanagement: Doxis Intelligent Content Automation

Doxis Intelligent Content Automation basiert auf einer serviceorientierten Java-Architektur mit zunehmender Microservices-Ausrichtung für einzelne Funktionsbereiche. Die Plattform unterstützt alle gängigen Datenbanken und Application Server, wodurch sich flexible Deployment-Szenarien von On-Premise bis Public Cloud realisieren lassen. Der Doxis Workspace fungiert dabei als zentrale, webbasierte Benutzeroberfläche, die sich an spezifische Arbeitsabläufe und Benutzerrollen anpassen lässt.

Die Software richtet sich primär an dokumentenintensive Organisationen, die über reine Archivierung hinaus intelligente Automatisierung implementieren möchten. Native KI-Services ermöglichen dabei automatische Klassifikation, Metadatenextraktion und semantische Suche ohne zusätzliche Tools oder Drittsystem-Integrationen. Besonders hervorzuheben ist die Low-Code-Plattform Doxis CubeDesigner, die praktische Anwendungsfälle für Fachanwender ermöglicht und Strukturen sowie Workflows selbständig zu modellieren.

Die Ausrichtung auf Enterprise-Szenarien zeigt sich in der Skalierbarkeit für mehrere hunderttausend Anwender und der Mandantenfähigkeit für komplexe Organisationsstrukturen. Gleichzeitig ermöglichen umfangreiche REST-APIs und CMIS-Standards tiefe Integrationen in bestehende IT-Landschaften ohne Vendor-Lock-in.

Wissenswertes zum Anbieter: SER Solutions Deutschland GmbH

Die SER Group etabliert sich seit 1984 als einer der führenden europäischen ECM-Anbieter mit über 500 Mitarbeitern weltweit. Als inhabergeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Bonn investiert SER kontinuierlich in Forschung und Entwicklung, besonders in den Bereichen KI-gestützter Automatisierung und Cloud-Technologien. Die finanzielle Stabilität und langfristige Perspektive unterscheiden das Unternehmen von vielen durch Private Equity finanzierten Wettbewerbern.

Marktpositionierung erfolgt primär im DACH-Raum und Europa, wobei die Expertise für deutsche und europäische Compliance-Anforderungen als Kernkompetenz gilt. Die SER Group wird regelmäßig in Analystenreports wie dem Gartner Magic Quadrant für Content Services Platforms als etablierter Player eingestuft. Ein starkes Partnernetzwerk ermöglicht lokale Implementierung und Support, während die eigene Professional Services-Abteilung komplexe Großprojekte direkt betreut.

Technische Details & Integration

Doxis basiert auf einer Java-basierten SOA-Architektur mit zunehmender Microservices-Orientierung für bessere Skalierbarkeit und Wartbarkeit. Die Plattform unterstützt verschiedene Datenbanken wie Microsoft SQL Server, Oracle und PostgreSQL sowie gängige Application Server. Container-Technologien wie Docker und Kubernetes werden für Cloud-Deployments eingesetzt, wobei sowohl Private als auch Public Cloud-Szenarien unterstützt werden.

API-Konnektivität erfolgt über umfangreiche REST-APIs, die nahezu alle Plattformfunktionen für externe Systeme verfügbar machen. CMIS-Standard-Unterstützung gewährleistet interoperablen Zugriff, während SDKs für Java und .NET eigene Entwicklungen erleichtern. Besonders stark ausgeprägt sind SAP-zertifizierte Konnektoren sowie native Integrationen in Microsoft 365 und Salesforce-Ökosysteme.

Sicherheitsarchitektur umfasst AES-256-Verschlüsselung für ruhende und transportierte Daten, granulare Berechtigungskonzepte bis auf Dokumentenebene und umfassende Audit-Trails. Cloud-Instanzen werden ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren gehostet, was DSGVO-konforme Verarbeitung ohne grenzüberschreitende Datentransfers ermöglicht.

Kosten & Preismodell

Das Preismodell von Doxis Intelligent Content Automation orientiert sich an Enterprise-Standards mit benutzer-, concurrency- oder CPU-basierten Lizenzierungsoptionen. Cloud-Deployment erfolgt zunehmend über Subscription-Modelle mit monatlichen oder jährlichen Zahlungszyklen, während On-Premise-Installationen oft auf perpetuellen Lizenzen basieren. Wartungs- und Support-Gebühren betragen typischerweise 18-22% der Lizenzkosten pro Jahr.

Die Gesamtkosten (TCO) setzen sich aus Lizenzierung, Implementierung, Hardware/Cloud-Hosting, Wartung und internen Personalkosten zusammen. Implementierungskosten können dabei 50-200% der Lizenzkosten betragen, abhängig von Customizing-Aufwand und Datenmigrationen. Versteckte Kostenfaktoren umfassen spezialisierte Beraterabhängigkeit, komplexe Datenmigration und individuelle Workflow-Entwicklung.

Return on Investment tritt typischerweise nach 9-18 Monaten ein, primär durch reduzierte manuelle Arbeit, verkürzte Durchlaufzeiten und verbesserte Effizienz. Skalierungskosten sind planbar, da Lizenzmodelle erweitert werden können, ohne Architekturänderungen zu erfordern. Die Positionierung im Premium-Segment rechtfertigt sich durch umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten und Enterprise-Skalierbarkeit.

Migration & Umstieg auf Doxis Intelligent Content Automation

Standard-DMS-Implementierungen erfordern typischerweise 3-6 Monate Projektlaufzeit, während komplexe ICA-Projekte mit umfangreichen Prozessanpassungen und KI-Trainings 9-18 Monate oder länger dauern können. Kritische Erfolgsfaktoren umfassen klares Management-Commitment, realistische Erwartungshaltung und iterative Vorgehensweise beginnend mit Pilotprojekten.

Datenmigration aus heterogenen Altsystemen wird oft in Aufwand und Komplexität unterschätzt. ETL-Tools ermöglichen zwar automatisierte Übernahme von Strukturen und Metadaten, jedoch erfordert Datenbereinigung und -transformation meist manuelle Nacharbeit. Change Management mit frühzeitiger Nutzereinbindung und Champion-Programmen erweist sich als erfolgsentscheidend für Akzeptanz.

Personalressourcen umfassen interne Projektleitung, Key-User aus Fachabteilungen und IT-Administratoren. Für komplexere Anpassungen sind externe, zertifizierte Doxis-Berater meist unerlässlich. Die Abhängigkeit von spezialisierten Beratern kann Projektkosten und -laufzeiten beeinflussen, ermöglicht aber professionelle Implementierung bewährter Praktiken.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Integrierte Plattformarchitektur für ECM, BPM und KI ohne separate Modulintegration
• Native KI-Funktionen für automatische Klassifikation und intelligente Prozessautomatisierung
• Deutsche Cloud-Option mit nachgewiesener DSGVO- und GoBD-Compliance
• Enterprise-Skalierbarkeit für hunderttausende Anwender mit Mandantenfähigkeit
• Umfangreiche API-Konnektivität für tiefe Systemintegrationen ohne Vendor-Lock-in
• Low-Code-Anpassungen durch Doxis CubeDesigner für Fachanwender

Herausforderungen:

• Höhere initiale Komplexität erfordert oft spezialisierte Beratung und längere Einführungszeiten
• Premium-Preispositionierung macht die Lösung für kleinere Organisationen weniger attraktiv
• Beraterabhängigkeit bei komplexeren Anpassungen kann Kosten und Abhängigkeiten erhöhen
• Umfangreiche Funktionalität kann für reine Archivierungsszenarien überdimensioniert sein
• Change Management erforderlich, da Prozessoptimierung meist organisatorische Veränderungen bedingt

Häufig gestellte Fragen zu Doxis Intelligent Content Automation

Was ist Doxis Intelligent Content Automation?

Doxis Intelligent Content Automation ist eine Enterprise Content Management-Plattform der SER Group, die ECM, BPM und KI-Services in einer einheitlichen Lösung vereint. Die DMS-Software automatisiert dokumentenbasierte Geschäftsprozesse durch intelligente Erfassung, Klassifikation und Workflow-Steuerung. Im Gegensatz zu traditionellen Dokumentenmanagement-Systemen fokussiert Doxis auf Content Understanding – die automatische Interpretation und Verarbeitung von Dokumentinhalten.

Die Plattform richtet sich an mittelständische bis große Unternehmen, die komplexe Dokumentenprozesse digitalisieren und automatisieren möchten. Native KI-Funktionen ermöglichen dabei automatische Metadatenextraktion, semantische Suche und intelligente Prozessweiterleitung ohne manuelle Eingriffe.

Warum ist ein DMS wichtig?

Ein modernes DMS ist wichtig für die digitale Transformation und die Produktivitätssteigerung in Unternehmen. Es ermöglicht die strukturierte Verwaltung aller Dokumente und Daten in einem zentralen System, wodurch Suchzeiten drastisch reduziert und die Zusammenarbeit verbessert wird. Compliance-Anforderungen werden durch revisionssichere Archivierung automatisch erfüllt, während granulare Berechtigungskonzepte Datenschutz gewährleisten.

Besonders die Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse führt zu messbaren Effizienzsteigerungen. Workflows für Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder HR-Prozesse können Durchlaufzeiten um 50% und mehr reduzieren, während gleichzeitig die Fehlerquote sinkt.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme bieten weit mehr als digitale Archivierung. Zentrale Vorteile umfassen drastisch verkürzte Suchzeiten durch semantische Volltextsuche, automatisierte Compliance-Sicherung durch revisionssichere Archivierung und verbesserte Zusammenarbeit durch zentrale Dokumentenzugriffe.

Besonders hervorzuheben sind Prozessautomatisierungen, die manuelle Routinearbeiten eliminieren. Automatische Rechnungsverarbeitung, intelligente E-Mail-Klassifikation und workflow-gesteuerte Freigabeprozesse können die Produktivität maßgeblich steigern. Gleichzeitig gewährleistet granulare Rechtevergabe Datenschutz und Compliance-Konformität.

Was heißt DMS?

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und bezeichnet Software-Lösungen zur strukturierten Verwaltung und Organisation von Dokumenten in Unternehmen. Ein modernes DMS geht dabei über reine elektronische Ablage hinaus und umfasst Funktionen wie automatische Klassifikation, Workflow-Management, Versionskontrolle und Suchfunktionalitäten.

Doxis erweitert das traditionelle DMS-Konzept um künstliche Intelligenz und Content Understanding, wodurch Dokumente nicht nur verwaltet, sondern auch automatisch verstanden und in Geschäftsprozesse integriert werden können.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement umfasst die systematische Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung oder Vernichtung. Es beinhaltet Prozesse für Erfassung, Klassifikation, Indexierung, Speicherung, Abruf und Versionskontrolle von Dokumenten.

Mit Doxis wird Dokumentenmanagement intelligenter: KI-gestützte Klassifikation ordnet eingehende Dokumente automatisch zu, extrahiert relevante Metadaten und startet passende Workflows. Diese Automatisierung reduziert manuellen Aufwand erheblich und verbessert die Datenqualität.

Wie sind Daten und Dokumente zu verwalten?

Effektive Daten- und Dokumentenverwaltung erfordert strukturierte Ablagekonzepte, automatisierte Klassifikation und granulare Berechtigungssteuerung. Doxis unterstützt dabei sowohl hierarchische Ordnerstrukturen als auch metadatenbasierte Klassifikationsschemata. Taxonomien und kontrollierte Vokabulare gewährleisten konsistente Verschlagwortung auch bei dezentraler Erfassung.

Automatisierte Retention Policies setzen gesetzliche Aufbewahrungsfristen um und ermöglichen rechtskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß DSGVO. Mandantenfähige Architekturen trennen dabei Daten verschiedener Organisationseinheiten oder Kunden sauber voneinander. Integration mit Anwendungen wie SAP, Salesforce und Microsoft gewährleistet konsistente Datenhaltung über Systemgrenzen hinweg.

Welchen ROI bringt die automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Doxis kann Return on Investment bereits binnen 12-18 Monaten realisieren. Typische Einsparungen umfassen 70-80% reduzierte manuelle Eingabezeiten, deutlich verkürzte Durchlaufzeiten und verbesserte Skontoausschöpfung durch beschleunigte Freigabeprozesse. KI-gestützte Extraktion von Rechnungsdaten eliminiert Erfassungsfehler und reduziert Rückfragen.

Compliance-Vorteile durch revisionssichere Archivierung und automatische GoBD-konforme Protokollierung vermeiden potenzielle Bußgelder und Prüfungsaufwände. Dashboarding ermöglicht dabei Echtzeit-Monitoring von Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Genehmigungsstatus und Lieferantenperformance. Diese Insights unterstützen kontinuierliche Prozessoptimierung und datenbasierte Entscheidungsfindung.