Mit Advernet.de haben Sie viele Funktionen. Die übertragenen Dateien werden in der Datenbank entsprechend ihres Eingangs abgelegt. Ein spezielles Ordnersystem existiert nicht. Um die Dateien verwalten zu können, müssen Schlagworte vergeben werden. Die Software kann ihnen dabei behilflich sein und Ihnen entsprechend zuvor festgelegter Regeln Schlagworte vorschlagen. Diese können und müssen Sie überprüfen und bei Bedarf um weitere Schlagworte ergänzen. Diese DMS-Software ermöglicht zudem eine Texterkennung über Aufruf der Software Tesseract OCR, die umgehend nach der vollständigen Übertragung der Dateien ihre Arbeit beginnt und neben der eigentlichen Datei eine weitere Datei mit dem von ihr erkannten Inhalt anlegt. Der Inhalt dieser Datei erlaubt Ihnen eine spätere Volltextsuche. In jedem Unternehmen existieren Hierarchien. Geschäftsführer, Vorstände und Prokuristen haben in einem Unternehmen die wohl umfassendsten Rechte gefolgt von Abteilungs- und Gruppenleitern. Weniger Zugriffsrechte haben die „normalen“ Angestellten oder Geschäftspartner, mit denen über das DMS beliebig Dokumente ausgetauscht werden können. Entsprechend dieser Hierarchien lassen sich in der Advernet.de DMS-Software Rechte und Rollen vergeben. Die Software wird mit einem vorbereiteten Rechte- und Rollensystem ausgeliefert, dass sich auch individuell konfigurieren lässt. Diese Software eignet sich auch zum Einsatz im Rahmen eines revisionssicheren Verfahrens. Darüber hinaus verfügt die Software über einen Dokumentationsassistenten, der Ihnen bei Erstellung und Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation gemäß GoBD hilft. Die DMS-Software von Advernet.de kann auf einem eigenen Server gehostet werden (sog. Privat Cloud). Hierzu reicht bereits ein sog. virtueller Server auf Ihrem eigenen Server aus. Es besteht die Möglichkeit des Hostings mit Hilfe eines externen Hosting-Dienstleisters in der sog. Public Cloud. Die Preise für die Softwaremiete sind auf der Webseite des Herstellers transparent dargestellt und jederzeit abrufbar. Ein Kauf der Software ist auch möglich. Im Grundpreis sind bereits zwei Concurrent User enthalten (gleichzeitig angemeldete Benutzer). Jeder weitere Concurrent User wird extra berechnet. Die Anzahl der Benutzerkonten ist nicht beschränkt. Als Besonderheit der DMS-Software von Advernet.de ist hervorzuheben, dass die Datenbank nach Kündigung des Software-Mietvertrags nicht sofort gelöscht werden muss, sondern weiterhin im Read-Only-Zugriff zur Durchführung eines Umzugs zur Verfügung stehen kann.
