Vertragsmanagement & Verwaltung: Asset.Desk bietet ein zentrales digitales Vertragsarchiv mit Volltextsuche und Metadaten-Filterung für schnellen Zugriff auf alle vertraglichen Dokumente im Kontext des IT Asset Managements.
Fristenmanagement: Die Software enthält eine automatisierte Fristen- und Erinnerungsfunktion mit konfigurierbaren Eskalationsstufen zur Vermeidung verpasster Vertragstermine bei Lizenzverträgen und IT-Ressourcen.
Vertragsverwaltung: Asset.Desk ermöglicht Vertrags-Lifecycle-Tracking mit Statusvisualisierung (Entwurf, Verhandlung, aktiv, ausgelaufen) und Audit-Trail für lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen bei IT Assets und zugehörigen Verträgen.
Dokumentenerstellung: Das integrierte Vorlagen-Management für Standardverträge mit Platzhalter-Logik und Klausel-Bibliothek sorgt für konsistente Vertragserstellung im Rahmen des IT Asset Managements.
Workflow-Management: Der grafische Workflow-Designer für individuelle Genehmigungs- und Freigabeprozesse optimiert interne Abläufe bei der Verwaltung von IT Assets und zugehörigen Verträgen.
IT-Asset Integration: Asset.Desk zeichnet sich durch die direkte Verknüpfung von Verträgen mit Hardware- und Software-Assets sowie einer konsolidierten Kostenübersicht pro IT Asset mit umfassendem Lizenz-Tracking aus.
Lizenzmanagement: Die Software ermöglicht die automatische Zuordnung von Lizenzverträgen zu Software-Assets und überwacht zuverlässig die Einhaltung aller Lizenzbedingungen im Rahmen des Software Asset Managements.
Compliance & Reporting: Asset.Desk bietet feinkörniges Rollen- und Rechtemanagement (RBAC) sowie vorkonfigurierte Dashboards und Berichte zu Vertragsvolumen, Fristen und Kosten im Kontext des IT Asset Managements.
Compliance-Unterstützung: Das System unterstützt ISO 9001- und DSGVO-konforme Prozesse mit entsprechenden Vorlagen und Prüfmechanismen für die rechtssichere Verwaltung von IT Assets.
Zugriffsmanagement: Asset.Desk ist über einen Web-Client und eine optionale Smartphone-App mit Offline-Zugriff für mobiles Arbeiten verfügbar, was die Inventarisierung und Verwaltung von IT Assets im Unternehmensalltag erleichtert.
Systemintegration: Die Software bietet Standardschnittstellen zu SAP, SharePoint, LDAP/Active Directory und eine REST-API für individuelle Anbindungen an Drittlösungen und erweiterte IT Service Management Systeme.
IT-Ressourcen Inventarisierung: Asset.Desk ermöglicht die umfassende Erfassung und Kategorisierung aller Hardware- und Softwarekomponenten im Unternehmen, inklusive Cloud Assets und IT Equipment.
Lifecycle Management: Die Lösung bildet den kompletten Lebenszyklus von IT Assets ab – von der Beschaffung über die Nutzung bis zur kontrollierten Ausmusterung aller Anlagegütern.
Integrierte Asset- & Vertragsmanagement-Plattform verbindet nahtlos das IT Asset Management mit dem Vertragsmanagement. Asset.Desk schafft vollständige Transparenz über die Beziehung zwischen IT Assets (Hardware/Software) und zugehörigen Verträgen – ein wesentlicher Vorteil für die Kostenkontrolle und Compliance-Sicherheit. Administratoren erhalten durch die Verknüpfung von Vertragsdaten mit physischen oder virtuellen IT Assets einen Gesamtüberblick, der die Verwaltung von Anlagegütern deutlich vereinfacht und in reinen Vertragsmanagementsystemen fehlt.
Deutsche Compliance mit flexiblem Deployment bietet eine ungewöhnliche Kombination aus On-Premise-Betrieb und/oder Private Cloud im deutschen Rechenzentrum mit DSGVO- und ISO-Vorlagen "out-of-the-box". Diese Ausrichtung auf deutsche und europäische Standards gibt datenschutzsensiblen Unternehmen maximale Kontrolle über ihre IT Assets und erleichtert die Einhaltung regulatorischer Anforderungen bei der Inventarisierung und Verwaltung von Anlagegütern, was besonders in stark regulierten Branchen einen erheblichen Vorteil darstellt.
Modularer Stufenansatz für den Mittelstand ermöglicht den Einstieg in das IT Asset Management mit Kernfunktionen und sukzessiven Ausbau nach Bedarf. Das schrittweise Erweiterungskonzept von Asset.Desk ist ideal für KMUs mit limitierten Budgets und wachsenden Anforderungen an das Lifecycle Management ihrer IT Assets. Unternehmen können mit den Basisfunktionen des IT Asset Managements beginnen und das System organisch mit ihren Bedürfnissen mitwachsen lassen, ohne zu Beginn in überdimensionierte Lösungen investieren zu müssen.
Einschränkungen: Im Vergleich zu spezialisierten Enterprise-CLM-Systemen fehlen Asset.Desk fortschrittliche KI-Funktionen zur Klauselanalyse sowie ein umfangreiches Partner-Ökosystem. Die Benutzeroberfläche wird von Anwendern als funktional, aber nicht state-of-the-art beschrieben. Bei sehr großen Datenmengen kann die Performance bei der Verwaltung von IT Assets schwanken, was bei Unternehmen mit umfangreichen IT-Inventaren und Vertragsbeständen zu beachten ist.
Mittelständische Unternehmen (50-500 Mitarbeitende) finden in Asset.Desk die richtige Balance aus Funktionsumfang und Komplexität für ihr IT Asset Management. Die Lösung bietet die notwendige Tiefe für Organisationen dieser Größenordnung, die eine integrierte Sicht auf Verträge und IT Assets benötigen, ohne ein überdimensioniertes Enterprise-System implementieren zu müssen. Der modulare Aufbau passt ideal zur Wachstumsdynamik mittelständischer Firmen und unterstützt die effiziente Inventarisierung und das Lifecycle Management aller Anlagegütern.
IT-Service-Provider und Managed Service Provider profitieren besonders von der tiefen Integration von Asset-Daten und Verträgen in Asset.Desk. Diese Verknüpfung schafft erhebliche Effizienzvorteile bei der Verwaltung von Serviceverträgen, Hardware-Leasing und Software-Lizenzen für Kunden. Die transparente Zuordnung von IT Assets zu den entsprechenden Vertrags- und Lizenzbedingungen stellt einen wesentlichen Mehrwert im täglichen IT Service Management dar.
Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen erhalten durch die On-Premise-Option, deutsches Hosting und vorkonfigurierte Compliance-Templates eine maßgeschneiderte Lösung für ihr IT Asset Management. Asset.Desk eignet sich besonders für Organisationen in regulierten Branchen wie Healthcare oder Finance, die strenge Auflagen hinsichtlich Datenschutz und Nachvollziehbarkeit bei der Verwaltung ihrer IT Assets und zugehörigen Lizenzen erfüllen müssen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Ganzheitlicher Ansatz kennzeichnet Asset.Desk als Vertragsmanagementsoftware, die über das reine Dokumentenmanagement hinausgeht. Die Lösung integriert das Vertragsmanagement nahtlos in den Kontext des IT Asset Managements, wodurch eine durchgängige Kontrolle über vertragliche Verpflichtungen in Verbindung mit physischen und digitalen IT Assets entsteht. Dieser integrierte Ansatz reduziert Informationssilos und schafft Transparenz über die gesamte IT-Infrastruktur und die zugehörigen Lizenzverträge.
Technologisch basiert Asset.Desk auf einer .NET-Architektur mit hoher Konfigurierbarkeit ohne Programmierung. Dies ermöglicht umfangreiche Anpassungen der IT Asset Management Prozesse an spezifische Unternehmensanforderungen ohne komplexe Entwicklungsarbeiten. Das aktuelle Release-Management folgt einem agilen Halbjahres-Zyklus für neue Funktionen im Bereich IT Asset Management und Vertragsmanagement, was eine kontinuierliche Weiterentwicklung sicherstellt. Ein modernes Web-Frontend für die Verwaltung von IT Assets ist für Q4/2024 angekündigt, was die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern soll.
Durch die tiefe Verknüpfung von Vertrags- und Asset-Daten bietet die Software besondere Vorteile für das Lizenzmanagement und die Überwachung von Wartungsverträgen für IT Assets. Unternehmen können damit nicht nur Vertragsinhalte verwalten, sondern auch direkt nachverfolgen, welche Hardware- und Software-Assets von welchen Verträgen abgedeckt sind. Diese Verbindung schafft erhebliche Vorteile bei Audits und der Budgetplanung für IT-Ressourcen durch transparenteres Lifecycle Management von der Beschaffung bis zur Ausmusterung.
FCS Fair Computer Systems GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Oberhausen, gegründet 1994. Mit rund 120 Mitarbeitenden entwickelt und betreut das Unternehmen die Asset.Desk-Lösung für IT Asset Management mit Fokus auf deutsche und europäische Märkte. Diese langfristige Präsenz am Markt spricht für Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung der Asset.Desk Produktlinie im Bereich IT Asset Management und Lifecycle Management.
Die Unternehmensphilosophie von FCS betont "Made in Germany" als Qualitätsmerkmal für das IT Asset Management, verbunden mit besonderem Augenmerk auf Datenschutz und Compliance bei der Inventarisierung und Verwaltung von IT Assets. Die Verlängerungsrate bestehender Kunden liegt bei über 80% (laut internem FCS-Report), was für eine hohe Kundenzufriedenheit mit dem Asset.Desk System und nachhaltige Geschäftsbeziehungen spricht. Das Unternehmen betreibt eine eigene R&D-Abteilung und beteiligt sich an ITIL- und ISO-Arbeitskreisen zur Weiterentwicklung von Branchenstandards im IT Asset Management.
Systemvoraussetzungen für den On-Premise-Betrieb von Asset.Desk umfassen Windows Server 2016 oder höher, SQL Server 2016 oder höher sowie .NET Framework 4.8. Diese Basis ist in den meisten Unternehmensumgebungen problemlos implementierbar und entspricht gängigen IT-Standards im Mittelstand. Alternativ bietet FCS ein Hosting im eigenen deutschen Rechenzentrum an, was besonders für Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur für das Asset Management interessant ist.
Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten gehören zu den Stärken von Asset.Desk im Bereich IT Asset Management. Die Software verfügt über Standard-Konnektoren für SAP, SharePoint, Office 365 und LDAP/Active Directory, was die Einbindung in bestehende IT-Landschaften erleichtert. Zusätzlich ermöglicht eine REST-API weitere individuelle Anbindungen an bestehende System Management Tools und Unternehmenssysteme. Diese Flexibilität erlaubt die nahtlose Einbindung der IT Asset Management Lösung in bestehende IT-Landschaften ohne aufwändige Schnittstellenentwicklung.
Das Datensicherheitskonzept von Asset.Desk umfasst die Verschlüsselung ruhender Daten und TLS für die Datenübertragung bei der Verwaltung von IT Assets. Die Software bietet ein feinkörniges Rechtemanagement, das den Zugriff auf sensible Vertrags- und Asset-Daten präzise steuert. Audit-Logs dokumentieren alle Änderungen an Vertrags- und IT Asset-Daten und ermöglichen so eine lückenlose Nachvollziehbarkeit im Lifecycle Management. Diese Sicherheitsfeatures unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und dem Schutz sensibler Informationen zu IT-Ressourcen.
Lizenzmodell: Asset.Desk wird pro Modul plus concurrent User lizenziert, mit einer jährlichen Wartungsgebühr von etwa 20% des Listenpreises für das IT Asset Management System. Dieses Modell ermöglicht eine bedarfsgerechte Skalierung, da Unternehmen nur für tatsächlich benötigte Funktionen und gleichzeitige Benutzer im Bereich IT Asset und Lifecycle Management zahlen. Exakte Preisangaben für Asset.Desk sind nur auf Anfrage erhältlich, was die TCO-Kalkulation im Vorfeld erschwert.
Gesamtkosten (TCO) für Asset.Desk umfassen neben den Lizenzkosten auch Wartung, Implementierungsdienstleistungen und bei On-Premise-Betrieb die erforderliche Infrastruktur für das IT Asset Management. Im Vergleich zu Enterprise-CLM-Lösungen wie SAP CLM oder Salesforce CLM bietet Asset.Desk günstigere Einstiegskosten für die Verwaltung von IT Assets, was besonders für mittelständische Unternehmen attraktiv ist. Die modulare Struktur erlaubt zudem einen stufenweisen Ausbau des IT Asset Management Systems nach Bedarf und Budget.
Preis-Leistungs-Verhältnis: Für mittelständische Unternehmen mit Fokus auf integriertes IT Asset- und Vertragsmanagement bietet Asset.Desk ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Kombination aus der IT-Asset-Verwaltung mit dem Vertragsmanagement in einer Plattform reduziert die Gesamtkosten im Vergleich zu separaten Lösungen für beide Bereiche. Besonders wertvoll ist die deutsche Compliance-Ausrichtung bei der Inventarisierung und dem Lifecycle Management von IT Assets, die sonst oft kostspielige Anpassungen erfordert.
Standardisierter Migrationsprozess für das IT Asset Management folgt bei Asset.Desk einem bewährten Ablauf: Analyse → Customizing → Datenimport → Test → Go-Live. Dieser strukturierte Ansatz minimiert Risiken bei der Implementierung des IT Asset Management Systems und stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte der Inventarisierung und des Lifecycle Managements berücksichtigt werden. Die typische Projektlaufzeit für die Einführung von Asset.Desk beträgt 3-6 Monate, abhängig von der Komplexität der bestehenden IT-Asset-Strukturen und dem gewünschten Anpassungsgrad.
Datenübernahme erfolgt bei Asset.Desk primär über Standard-Importfunktionen mit einem Mapping-Assistenten, der bestehende Datenstrukturen auf das Asset.Desk-Datenmodell für IT Assets überträgt. CSV- und Excel-Dateien mit Informationen zu IT-Ressourcen können direkt importiert werden, was den Transfer aus Legacy-Systemen in das neue IT Asset Management System vereinfacht. Eine Herausforderung besteht bei der automatisierten Konsolidierung doppelter Datensätze im IT-Inventar, was bei umfangreichen Migrationen zusätzlichen manuellen Aufwand bedeuten kann.
Ressourcenbedarf für eine erfolgreiche Migration zu Asset.Desk umfasst typischerweise 1-2 interne IT-Administratoren mit Kenntnissen der vorhandenen IT Assets, einen Fachbereichsvertreter sowie einen externen FCS-Berater für das IT Asset Management. Dieser Personaleinsatz ist moderat im Vergleich zu Enterprise-Lösungen und für mittelständische Unternehmen gut darstellbar. FCS bietet zudem spezifische Schulungsmöglichkeiten über die FCS Academy an, die sowohl Webinare als auch Präsenzworkshops zum Thema IT Asset Management und Lifecycle Management umfasst, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Vorteile:
Integrierte Gesamtsicht auf IT Assets und Verträge verhindert Informationsinseln und schafft Transparenz über alle vertraglichen Verpflichtungen in Verbindung mit der IT-Infrastruktur. Asset.Desk verbindet Inventarisierung, Asset Management und Vertragsmanagement nahtlos in einer Lösung.
Deutsche Compliance-Ausrichtung mit On-Premise-Option oder deutschem Hosting bietet maximale Datensicherheit und Kontrolle bei der Verwaltung von IT Assets, besonders wichtig für regulierte Branchen. Die DSGVO-konformen Prozesse im Asset.Desk System unterstützen Unternehmen bei der rechtssicheren Verwaltung ihrer IT-Ressourcen.
Modularer Aufbau von Asset.Desk ermöglicht einen kostengünstigen Einstieg ins IT Asset Management und schrittweisen Ausbau entsprechend den wachsenden Anforderungen des Unternehmens. Das System kann vom einfachen Lizenzmanagement bis zum umfassenden Lifecycle Management aller Anlagegütern mitwachsen.
Umfassende Automatisierung von Fristen, Workflows und Benachrichtigungen reduziert manuelle Überwachungsaufgaben im IT Asset Management und minimiert das Risiko versäumter Termine bei Verträgen und Lizenzen. Asset.Desk unterstützt den gesamten Lebenszyklus von IT Assets automatisiert – von der Beschaffung bis zur Ausmusterung.
Nachvollziehbare Kostentransparenz durch die direkte Verknüpfung von IT Assets mit den zugehörigen Verträgen und Lizenzen unterstützt effektives Budget- und Ressourcenmanagement. Asset.Desk bietet detaillierte Reporting-Funktionen für alle Aspekte des IT Asset Managements und der damit verbundenen Kosten.
Herausforderungen:
Teils veraltete Benutzeroberfläche wird von Anwendern als funktional, aber nicht zeitgemäß beschrieben, was die Benutzerakzeptanz bei der alltäglichen Arbeit mit IT Assets beeinträchtigen kann. Das für Q4/2024 angekündigte neue Web-Frontend soll dieses Problem beheben.
Performance-Einschränkungen bei sehr großen Datenmengen können in Unternehmen mit umfangreichen IT-Asset- und Vertragsbeständen zu Verzögerungen führen. Bei der Inventarisierung und Verwaltung sehr großer IT-Landschaften sollten entsprechende Systembedingungen beachtet werden.
Fehlende KI-Funktionen zur automatischen Vertragsanalyse oder Klauselprüfung im Vergleich zu modernen Enterprise-CLM-Systemen limitieren die Automatisierungsmöglichkeiten im Vertrags- und Lizenzmanagement.
Begrenzte Preistransparenz ohne öffentlich zugängliche Preislisten erschwert die Budgetplanung für das IT Asset Management und die Vergleichbarkeit mit alternativen Lösungen zur Inventarisierung und Verwaltung von IT-Ressourcen.
Eingeschränktes Partner-Ökosystem im Vergleich zu größeren Anbietern kann die Verfügbarkeit spezialisierter Implementierungspartner und Erweiterungen für das IT Asset Management System begrenzen.
Asset.Desk ist eine integrierte Software-Plattform für das IT Asset Management und Vertragsmanagement. Die Lösung kombiniert die umfassende Inventarisierung und Verwaltung von Hardware, Software und Netzwerkkomponenten mit dem Management zugehöriger Verträge, Lizenzen und Wartungsvereinbarungen. Durch diese Verbindung ermöglicht Asset.Desk eine durchgängige Kontrolle und Transparenz über die gesamte IT-Infrastruktur und die damit verbundenen rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen im Rahmen des Lifecycle Managements von Anlagegütern.
Im Kontext von Asset.Desk bezieht sich der Begriff "Assets" primär auf IT Assets – alle technischen Ressourcen eines Unternehmens mit finanziellen oder strategischen Wert. Dazu zählen physische Komponenten (Hardware wie Server, PCs, Laptops, Netzwerkgeräte und Mobilgeräte), Software-Assets (Anwendungen, Betriebssysteme, Datenbanken), Cloud Assets (SaaS, PaaS, IaaS-Dienste) sowie die dazugehörigen Lizenzen und Verträge. Das IT Asset Management in Asset.Desk ermöglicht die strukturierte Erfassung, Überwachung und Verwaltung all dieser Komponenten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Ein IT Asset Manager verwaltet mit Hilfe von Asset.Desk den gesamten Bestand an IT-Ressourcen eines Unternehmens. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:
Asset.Desk unterstützt den Asset Manager durch Automatisierung dieser Prozesse und durch die integrierte Sicht auf Assets und Verträge.
IT Assets umfassen alle Hardware- und Softwarekomponenten eines Unternehmens sowie deren Lizenzen und Wartungsverträge. Im Detail gehören dazu:
Asset.Desk erfasst diese IT Assets in einem zentralen Repository mit detaillierten Metadaten. Die Software verknüpft physische und virtuelle Assets mit den zugehörigen Verträgen, dokumentiert den gesamten Lebenszyklus von der Beschaffung bis zur Ausmusterung und ermöglicht eine konsolidierte Kostenübersicht pro Asset im Rahmen des IT Asset Managements.
Die Kosten für IT Asset Management mit Asset.Desk basieren auf einem modularen Lizenzmodell pro Funktionsbereich plus concurrent User mit einer jährlichen Wartungsgebühr von etwa 20% der Lizenzkosten. Die genauen Preise für Asset.Desk sind nur auf direkte Anfrage bei FCS erhältlich und werden individuell kalkuliert basierend auf:
Die Gesamtbetriebskosten (TCO) umfassen neben den Lizenzen für das IT Asset Management auch Wartung, Implementierungsdienstleistungen und bei On-Premise-Betrieb die erforderliche IT-Infrastruktur. Im Vergleich zu Enterprise-Lösungen bietet Asset.Desk mittelständischen Unternehmen ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis für die Verwaltung ihrer IT Assets und das Lifecycle Management.
Das IT Asset Management in Asset.Desk umfasst die vollständige Verwaltung des Lebenszyklus von IT-Ressourcen. Zu den Kernfunktionen gehören:
Durch die Integration dieser Funktionen bietet Asset.Desk einen ganzheitlichen Ansatz für das Management aller IT-Ressourcen und der damit verbundenen Prozesse und Verträge.
Ein IT Asset-Management-Programm wie Asset.Desk ist eine spezialisierte Software-Lösung zur systematischen Erfassung, Verwaltung und Optimierung aller IT-Ressourcen eines Unternehmens. Solche Programme bieten typischerweise folgende Kernfunktionen:
Asset.Desk geht über diese Grundfunktionen hinaus, indem es IT Asset Management und Vertragsmanagement in einer integrierten Plattform vereint und so eine durchgängige Sicht auf alle technischen und vertraglichen Aspekte der IT-Infrastruktur bietet. Dies ermöglicht eine optimierte Ressourcennutzung, Kostenkontrolle und Compliance-Sicherheit.
Ein Software-Asset Manager ist für die effiziente Verwaltung aller Softwarelizenzen und -verträge eines Unternehmens verantwortlich. Mit Asset.Desk führt er folgende Kernaufgaben aus:
Asset.Desk unterstützt den Software-Asset Manager durch die integrierte Verwaltung von Softwarelizenzen, automatische Complianceprüfungen und umfassende Berichtsfunktionen im Rahmen des Software Asset Managements.
Software-Assets, die mit Asset.Desk verwaltet werden können, umfassen alle immateriellen IT-Komponenten eines Unternehmens. Konkrete Beispiele sind:
Asset.Desk ermöglicht die strukturierte Erfassung dieser Software-Assets durch manuelle Eingabe oder automatisiertes IT Scanning, verknüpft sie mit den entsprechenden Lizenzverträgen und überwacht deren Nutzung im Rahmen des Software Asset Managements über den gesamten Lebenszyklus.
