Vertragsarchiv & Organisation: Zentrales Vertragsarchiv mit Volltextsuche ermöglicht sofortigen Zugriff auf alle Vertragsdokumente, einschließlich gescannter PDF-Dateien durch OCR-Unterstützung. Intelligente Verschlagwortung kategorisiert Verträge automatisch, während die Metadatenverwaltung strukturierte Ablage mit benutzerdefinierten Feldern für Vertragspartner, Laufzeiten und Vertragswerte bietet.
Prozessautomatisierung: No-Code-Workflow-Designer ermöglicht Fachabteilungen die eigenständige Erstellung von Genehmigungs- und Freigabeprozessen ohne IT-Unterstützung. Automatisiertes Fristen- und Erinnerungsmanagement verhindert versäumte Kündigungsfristen durch intelligente Benachrichtigungen. Obligation-Management überwacht vertragliche Pflichten und SLA-Verpflichtungen in Echtzeit.
Vertragserstellung & Zusammenarbeit: Vorlagen- und Klauselbibliothek stellt wiederverwendbare, rechtlich geprüfte Standardklauseln bereit. Kollaborationsfunktion erlaubt gleichzeitiges Bearbeiten und Kommentieren von Vertragsentwürfen durch mehrere Beteiligte. Automatisierte Vertragsgenerierung erstellt Seriendokumente aus Vorlagen mit automatischer Datenbefüllung.
Compliance & Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Versionierung und Audit Trail dokumentieren jede Vertragsänderung für vollständige Revisionssicherheit. Granulares Rollen- und Rechtekonzept ermöglicht Zugriffskontrolle bis auf Feldebene. Revisionssichere Archivierung erfüllt GoBD-Anforderungen für Aufbewahrungspflichten von über zehn Jahren.
Integration & Mobilität: E-Signatur-Integration bindet DocuSign und Adobe Sign nahtlos für rechtsgültige elektronische Unterschriften ein. Mobile App ermöglicht Vertragsfreigaben unterwegs via Smartphone. API-first-Architektur erlaubt Anbindung an SAP, Salesforce, Microsoft Office und weitere Systeme via REST-API. Dashboard und Reporting liefern Echtzeit-Übersicht über Vertragsstatus, Durchlaufzeiten und Leistungskennzahlen.
Europäische Datensouveränität mit Höchstsicherheit kennzeichnet die Plattform durch BSI C5-Testat, ISO 27001-Zertifizierung und EuroPriSe-Präqualifikation. Alle Daten verbleiben ausschließlich in EU-Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz, wobei DSGVO-Konformität von Grund auf in die Architektur integriert wurde. Diese Kombination aus Sicherheitszertifizierungen und europäischer Datenhaltung positioniert die Lösung als führend für regulierte Branchen, Behörden und Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen. Die BSI-Zertifizierung stellt das höchste deutsche Cloud-Sicherheitszertifikat dar und wird nur nach umfassender Prüfung vergeben.
Echter Hybrid-Betrieb aus einer Hand unterscheidet Fabasoft durch identischen Funktionsumfang und Technologie-Stack sowohl in der Cloud als auch On-Premise. Der Wechsel zwischen Betriebsmodellen ist ohne Neuimplementierung möglich, was maximale Flexibilität bei sich ändernden Sicherheitsrichtlinien oder Unternehmensstrategien bietet. Diese Flexibilität ermöglicht beispielsweise den Start mit einer Cloud-Lösung und einen späteren Wechsel zu On-Premise ohne Funktionsverlust oder Datenmigrationsprobleme. Viele Wettbewerber bieten entweder Cloud-only-Lösungen oder separate Produkte für unterschiedliche Betriebsmodelle an.
No-Code-Empowerment für Fachabteilungen erlaubt Anwendern aus Rechtsabteilungen, Einkauf oder Controlling die eigenständige Konfiguration von Workflows. Die Fachabteilungen können Genehmigungs- und Freigabeprozesse selbst anpassen, ohne auf überlastete IT-Abteilungen angewiesen zu sein. Dies führt zu deutlich schnellerer Reaktion auf neue Anforderungen und kürzerer Time-to-Value bei Prozessoptimierungen. Der intuitive Workflow-Designer verwendet visuelle Elemente statt Programmiercode, sodass auch Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund komplexe Prozesse abbilden können.
Einzigartige ODR-Technologie (Object-centric Data Reduction) ermöglicht revisionssichere Datenreduktion selbst nach Export in andere Systeme. Diese Fabasoft-Eigenentwicklung stellt sicher, dass Unternehmen strengste Archivierungspflichten erfüllen können, auch wenn sie später zu einem anderen Anbieter wechseln. Die Technologie garantiert die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten über Systemgrenzen hinweg – ein entscheidendes Kriterium für langfristige Compliance-Anforderungen.
Einschränkungen betreffen hauptsächlich den Bereich der KI-gestützten Vertragsanalyse. Die automatische Risikobewertung und prädiktive Analytik sind derzeit weniger ausgereift als bei spezialisierten KI-Anbietern wie Icertis oder Luminance. Unternehmen, die hochautomatisierte Vertragsanalyse großer Mengen benötigen, sollten die aktuellen KI-Fähigkeiten im Proof-of-Concept gründlich prüfen. Die Stärken liegen vielmehr in Sicherheit, Integration und Prozessautomatisierung als in fortgeschrittener künstlicher Intelligenz.
Compliance-getriebene Organisationen im DACH-Raum profitieren besonders von dieser Lösung. Banken, Versicherungen, Pharmaunternehmen, Energieversorger sowie öffentliche Verwaltungen und Behörden finden in Fabasoft Contracts eine Plattform, die höchste regulatorische Anforderungen erfüllt. Das BSI C5-Testat und die europäische Datensouveränität adressieren genau die Sicherheitsanforderungen dieser Branchen. Die revisionssichere Archivierung als Kernkompetenz entspricht den strengen Aufbewahrungspflichten im Finanz- und Gesundheitssektor sowie im öffentlichen Bereich.
Mittelständische bis große Unternehmen ab 100 Mitarbeitern mit standardisierbaren Vertragsprozessen über mehrere Abteilungen hinweg bilden die ideale Zielgruppe. Die Plattform skaliert problemlos und wurde mit bis zu 500.000 Verträgen pro Mandant getestet. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht den parallelen Betrieb mehrerer Organisationseinheiten oder Tochtergesellschaften auf einer Instanz. Bei diesem Vertragsvolumen rentiert sich die Prozessautomatisierung durch messbare Effizienzgewinne und kürzere Durchlaufzeiten.
Unternehmen mit bestehender SAP- oder Salesforce-Landschaft finden in Fabasoft Contracts eine Lösung mit tiefen Standard-Integrationen. Organisationen, die bereits ein Enterprise-Content-Management- oder Business-Process-Management-System suchen oder ausbauen wollen, profitieren vom integrierten Plattformansatz. Fabasoft vermeidet Systembrüche durch die durchgängige Integration von Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und Vertragsmanagement auf einer einheitlichen Plattform.
Organisationen mit selbstständigen Fachabteilungen eignen sich für diese Lösung, wenn Legal, Einkauf oder Controlling eigenständig Prozesse optimieren sollen. Der No-Code-Workflow-Designer reduziert die IT-Abhängigkeit erheblich und ermöglicht schnelle Anpassungen an geänderte Geschäftsanforderungen ohne umfangreiche IT-Projekte. Dies ist besonders wertvoll in dynamischen Marktumfeldern mit häufigen Prozessanpassungen.
Weniger geeignet ist die Lösung für sehr kleine Unternehmen unter 20 Mitarbeitern ohne standardisierte Prozesse, da hier die Funktionalität überdimensioniert wäre. Global agierende Konzerne mit Schwerpunkt außerhalb Europas könnten das globale Supportnetzwerk als limitierend empfinden. Unternehmen, die primär hochautomatisierte KI-Vertragsanalyse mit fortgeschrittener Natural Language Processing benötigen, sollten spezialisierte KI-Anbieter in den Vergleich einbeziehen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Plattformansatz statt Insellösung charakterisiert die grundlegende Architektur von Fabasoft Contracts. Die Software ist Teil eines durchgängigen Enterprise-Content-Management- und Business-Process-Management-Ökosystems. Verträge werden nicht isoliert verwaltet, sondern nahtlos mit Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und Collaboration-Tools verzahnt. Ein Vertrag kann automatisch mit zugehörigen Rechnungen, E-Mail-Korrespondenz und Projektdokumenten verknüpft werden, was eine 360-Grad-Sicht auf vertragsbezogene Vorgänge ermöglicht. Diese Integration vermeidet Medienbrüche und doppelte Datenpflege, die bei Punktlösungen häufig auftreten.
Technologische Zukunftssicherheit wird durch eine moderne Microservices-Architektur mit containerisierten Services gewährleistet. Diese ermöglicht Rolling Updates ohne Systemunterbrechungen, sodass neue Funktionen und Sicherheitspatches ohne Downtime eingespielt werden können. Die API-first-Philosophie mit umfassender REST-API und OpenAPI/Swagger-Dokumentation garantiert Integrierbarkeit auch in zukünftige Systemlandschaften. Entwickler finden vollständige Dokumentation mit Try-it-out-Funktionen vor, was die Integration erheblich vereinfacht. Nahezu alle Funktionen der Benutzeroberfläche sind über die API steuerbar, was flexible Automatisierungen und individuelle Workflows ermöglicht.
Die Performance wurde in Praxistests bis zu 500.000 Vertragsdokumenten pro Mandant validiert. Die Mandantenfähigkeit erlaubt den parallelen Betrieb mehrerer Organisationseinheiten – beispielsweise verschiedene Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereiche – auf einer einzigen Instanz. Dies reduziert Infrastrukturkosten und Verwaltungsaufwand bei gleichzeitiger Datentrennung und individuellen Konfigurationsmöglichkeiten pro Mandant. Die Skalierbarkeit erfolgt horizontal durch Hinzufügen weiterer Containerinstanzen, was elastische Ressourcenanpassung an schwankende Nutzerzahlen ermöglicht.
Solide Basis statt Start-up-Risiko prägt die Unternehmensstruktur. Die Fabasoft AG ist seit 1988 am Markt etabliert und an der Wiener Börse notiert (ATSE1), was kontinuierliche Finanzberichterstattung und -transparenz gewährleistet. Über drei Jahrzehnte Erfahrung im Enterprise-Content-Management- und Business-Process-Management-Bereich belegen die Stabilität des Unternehmens. Kunden gehen kein Risiko eines Start-up-Scheiterns ein, das bei jüngeren Softwareanbietern bestehen könnte.
Europäische DNA kennzeichnet die Unternehmensstrategie. Die vollständige Eigenentwicklung der Kerntechnologie erfolgt in Österreich und Deutschland, wodurch keine Abhängigkeit von US-amerikanischen oder asiatischen Technologie-Playern besteht. Das Entwicklungsteam arbeitet nach europäischen Datenschutzstandards und engagiert sich aktiv in europäischen Standardisierungsgremien wie eCH und OASIS. Besonders hohe Marktdurchdringung besteht im öffentlichen Sektor mit Behörden in Österreich, Deutschland und der Schweiz sowie bei Banken, Versicherungen und Pharmaunternehmen. Diese Referenzen aus Branchen mit höchsten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen stellen ein aussagekräftiges Qualitätssiegel dar und belegen die Praxistauglichkeit für kritische Anwendungsfälle.
API-Exzellenz bildet das Fundament der Integrationsfähigkeit. Die umfassende, gut dokumentierte RESTful API bietet Try-it-out-Funktionen für alle Endpunkte. Nahezu alle Funktionen der Benutzeroberfläche sind über die API steuerbar, was umfassende Automatisierungsmöglichkeiten eröffnet. Die Unterstützung moderner Authentifizierungsstandards wie OAuth2, SAML und OpenID Connect ermöglicht sichere Single-Sign-On-Szenarien. Webhook-Fähigkeit erlaubt Echtzeit-Integrationen, bei denen externe Systeme sofort über Ereignisse wie Vertragsabschlüsse oder ablaufende Fristen informiert werden.
Standard-Konnektoren für gängige Systeme reduzieren den Integrationsaufwand erheblich. Native Integrationen bestehen zu SAP S/4HANA, Salesforce, Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook), DocuSign und Adobe Sign. Diese Konnektoren sind vorkonfiguriert und erfordern primär die Authentifizierung und grundlegende Parametereinstellungen. Für Nischen-CRM-Systeme oder Legacy-Anwendungen ist individueller Integrationsaufwand über die REST-API einzuplanen. Die Flexibilität der API-Architektur erlaubt jedoch auch komplexe Integrationsszenarien mit älteren Systemen.
Sicherheitsarchitektur auf Enterprise-Level umfasst mehrere Schutzebenen. AES-256-Verschlüsselung schützt ruhende Daten, während TLS 1.3 die Datenübertragung absichert. Die Authentifizierung erfolgt über Active Directory, LDAP oder moderne Identity-Provider mit Multi-Faktor-Authentifizierung. Als Datenbanken kommen Enterprise-Grade-Systeme wie PostgreSQL oder Oracle zum Einsatz, die selbst hohe Transaktionsvolumina performant verarbeiten. Die Rechenzentren entsprechen Tier III/IV-Standards und befinden sich ausschließlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz, was niedrige Latenzen für DACH-Kunden und vollständige EU-Datensouveränität garantiert.
Das Preisniveau positioniert sich im Premium-Mittelfeld der Vertragsmanagement-Lösungen. Fabasoft liegt etwa 10 bis 20 Prozent über einfachen Cloud-Punktlösungen, jedoch deutlich unter spezialisierten Highend-CLM-Anbietern wie Icertis. Der Preisaufschlag rechtfertigt sich durch durchgängige Integration, höchstes Sicherheitsniveau und echte Hybrid-Flexibilität zwischen Cloud und On-Premise.
Zwei Lizenzmodelle stehen zur Auswahl. Das SaaS-Modell basiert auf Kosten pro User und Monat mit Staffelpreisen ab 20 Nutzern. Konkrete Preise werden kundenindividuell kalkuliert und hängen von Nutzerzahl, gewünschten Modulen und Vertragslaufzeit ab. Das On-Premise-Modell erfordert einen einmaligen Lizenzkauf plus jährliche Wartungsgebühren von etwa 18 bis 22 Prozent des Lizenzwerts. Add-ons für OCR-Verarbeitung, erweiterte KI-Analyse und spezielle Integrationen verursachen zusätzliche Kosten und sollten in der Budgetplanung berücksichtigt werden.
Zur Orientierung bei den Total Cost of Ownership: Ein mittelständisches Unternehmen mit 100 bis 200 Nutzern kalkuliert über fünf Jahre bei SaaS-Betrieb mit 200.000 bis 600.000 Euro inklusive Implementierung, Schulung und laufendem Betrieb. Bei On-Premise-Betrieb ergeben sich über denselben Zeitraum 400.000 bis 1.000.000 Euro inklusive Lizenzen, Hardware, IT-Personal, Implementierung und Wartung. Die höheren On-Premise-Kosten resultieren primär aus interner IT-Infrastruktur und Personalressourcen für Betrieb und Wartung.
Wichtige Kostenfallen bei der Budgetplanung umfassen häufig unterschätzte Aufwände für Datenbereinigung bei Migration aus Altsystemen, Legacy-System-Integrationen ohne Standard-Konnektoren, laufende Customizing-Wartung bei On-Premise-Installationen sowie unterschätzte interne Personalressourcen für Projektmanagement, Key-User-Betreuung und Change Management. Eine realistische Kostenplanung sollte diese Faktoren von Beginn an einbeziehen.
Realistische Projektzeiträume variieren je nach Unternehmensgröße und Komplexität der bestehenden Systemlandschaft. Eine Pilotphase für erste Use Cases dauert typischerweise vier bis sechs Wochen und dient der Validierung mit realen Daten und Prozessen. Die vollständige Produktivsetzung benötigt drei bis sechs Monate für mittelständische Unternehmen, während Großunternehmen mit komplexen Integrationsanforderungen bis zu neun Monate einplanen sollten. Die Projektphasen gliedern sich in Analyse (zwei bis vier Wochen), Konfiguration (vier bis zwölf Wochen), Integration, Datenmigration, Test, Schulung und gestaffelten Rollout.
Erforderliche Personalressourcen auf Kundenseite sollten nicht unterschätzt werden. Ein Projektleiter mit 0,5 bis 1 FTE sollte sowohl Vertragsmanagement- als auch IT-Verständnis mitbringen und als zentrale Schnittstelle fungieren. Key User aus Rechtsabteilung, Einkauf und Vertrieb benötigen jeweils 0,5 bis 1 FTE während Konzeption und Testphasen, um fachliche Anforderungen zu validieren und später als Multiplikatoren zu wirken. IT-Ressourcen von 0,25 bis 0,5 FTE werden für Integrationen, Single-Sign-On-Konfiguration und Infrastrukturthemen benötigt.
Externe Unterstützung durch Fabasoft-Partner umfasst typischerweise 100 bis 300 Beratertage, aufgeteilt auf Senior Consultants für Prozessdesign und technische Berater für Integrationen. Kritische Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Migration sind Management-Sponsoring auf Geschäftsleitungsebene, ein eng definierter Scope in der ersten Implementierungsphase, engagierte Key User mit ausreichenden Zeitressourcen sowie professionelles Change Management zur Überwindung von Anwenderresistenzen. Die Datenmigration aus unstrukturierten Altverträgen wird häufig unterschätzt und erfordert dedizierte Ressourcen für Bereinigung und Qualitätssicherung vor dem Import.
Vorteile:
Herausforderungen:
Für Unternehmen unter 20 Mitarbeitern ohne standardisierte Vertragsprozesse ist die Lösung überdimensioniert und das Preis-Leistungs-Verhältnis ungünstig. Ab etwa 100 Mitarbeitern mit mehreren Abteilungen, die Verträge erstellen und bearbeiten, wird der Return on Investment typischerweise erreicht. Die Skalierbarkeit und Prozessautomatisierung entfalten ihren vollen Nutzen erst bei entsprechendem Vertragsvolumen und Prozessstandardisierung.
Die Amortisationszeit liegt typischerweise zwischen 12 und 36 Monaten und hängt stark von der Ausgangssituation ab. Messbare Einsparungen ergeben sich durch kürzere Vertragsdurchlaufzeiten, weniger Rechtsstreitigkeiten durch verpasste Fristen, höhere Compliance-Quote mit geringeren Bußgeldrisiken sowie Produktivitätssteigerungen bei der Vertragsbearbeitung. Unternehmen mit hohem manuellen Aufwand und vielen Vertragsprozessen erreichen schnellere Amortisation als solche mit bereits teilweise optimierten Prozessen.
Die umfassende REST-API und Standard-Export-Funktionen in Formaten wie CSV, XML und PDF ermöglichen jederzeit einen vollständigen Datenexport. Die einzigartige ODR-Technologie (Object-centric Data Reduction) stellt sicher, dass Daten auch nach Export revisionssicher und unveränderbar bleiben. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Anforderungen, die langfristige Nachweispflichten auch nach Systemwechsel vorschreiben. Die Vendor-Lock-In-Gefahr ist dadurch erheblich reduziert.
Fabasoft bietet deutlich schnellere Implementierung und höhere Flexibilität für Unternehmen, die nicht bereits tief in der SAP-Welt verankert sind. SAP Ariba eignet sich primär für Organisationen, die bereits SAP-Procurement-Lösungen nutzen und nahtlose Integration in die SAP-Landschaft benötigen. Fabasoft punktet durch echte Hybrid-Flexibilität zwischen Cloud und On-Premise sowie europäische Datensouveränität mit BSI C5-Testat als Kernkompetenz. Der No-Code-Ansatz ermöglicht Fachabteilungen mehr Autonomie bei Prozessanpassungen.
Pilotphasen von sechs bis zwölf Wochen für erste Use Cases sind üblich und werden von Fabasoft aktiv unterstützt. Dies ermöglicht eine Proof-of-Concept-Validierung mit realen Unternehmensdaten und konkreten Prozessen. Während der Pilotphase können typische Vertragstypen abgebildet, Integrationen getestet und Anwender geschult werden. Diese praxisnahe Evaluation reduziert Entscheidungsrisiken erheblich und erlaubt fundierte Bewertung der Eignung für spezifische Anforderungen.
Die Lösung adressiert besonders gut regulierte Branchen wie Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Pharma und öffentliche Verwaltung durch höchste Sicherheits- und Compliance-Standards. Vorkonfigurierte Templates für gängige Vertragstypen beschleunigen die Implementierung. Branchenspezifische Compliance-Anforderungen wie MaRisk für Banken, GxP für Pharma oder Vergaberecht für Behörden können durch flexible Konfiguration und Workflow-Anpassung abgebildet werden. Die Prüfung spezifischer Branchen-Templates sollte im Rahmen der Evaluierung erfolgen.
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