Vertragsablage & Zugriff: Zentrale Vertragsablage mit Volltextsuche über alle Dokumente, Metadaten-Indexierung zur schnellen Auffindbarkeit und intelligente Versionsverwaltung mit lückenlosem Änderungsverlauf. Die Graph-basierte Visualisierung stellt Vertragsbeziehungen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Vereinbarungen übersichtlich dar.
Prozessautomatisierung: No-Code Workflow-Designer ermöglicht die eigenständige Gestaltung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen ohne IT-Unterstützung. Automatische Fristen-Alerts verhindern das Versäumen wichtiger Termine, während KI-gestützte Klauselvorschläge mit integriertem Compliance-Scoring die Vertragsgestaltung beschleunigen.
Vorlagen & Standardisierung: Umfassendes Vertragsvorlagen-Repository mit Klauselbibliothek aus Best-Practice-Bausteinen. Der intelligente KI-Broker sorgt für standardisierte Klauselverwendung über alle Verträge hinweg und warnt bei Abweichungen von definierten Standards.
Unterschriften & Dokumente: Integrierte elektronische Signatur über DocuSign und Adobe Sign mit eIDAS-konformer Rechtsgültigkeit. Alle signierten Dokumente werden revisionssicher archiviert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Integration & Schnittstellen: REST-API und Webhooks für flexible Systemintegrationen, vorgefertigte Konnektoren für SAP, Salesforce und Microsoft Dynamics sowie nahtlose SharePoint- und DMS-Integration mit OpenText und M-Files.
Reporting & Analyse: Dashboards zeigen Vertragstypen, Laufzeiten und Risikokennzahlen auf einen Blick. Die Graph-Analyse macht komplexe Vertragsnetzwerke transparent, Export-Funktionen ermöglichen die Weiterverarbeitung in BI-Tools wie Power BI oder Tableau.
Sicherheit & Compliance: ISO 27001/27018-zertifizierte Infrastruktur mit DSGVO-konformem Hosting in EU-Rechenzentren. Granulares Rollen- und Rechtemanagement mit vollständigem Audit-Trail dokumentiert jede Aktion im System.
Collaboration: Mobile-responsive Oberfläche für ortsunabhängiges Arbeiten, Kommentar- und Chatfunktion direkt am Vertragsdokument sowie Echtzeit-Kollaboration bei Vertragsverhandlungen zwischen mehreren Beteiligten.
Graph-Technologie für komplexe Vertragsbeziehungen Simplessus nutzt als eines der wenigen CLM-Systeme eine Neo4j-Graph-Datenbank, die über einfache Metadaten-Verknüpfungen hinausgeht. Das ermöglicht die semantische Abbildung komplexer Vertragsnetzwerke – etwa die automatische Verknüpfung eines Rahmenvertrags mit allen zugehörigen Einzelaufträgen samt kaskadierender Fristenlogik. Diese Visualisierung macht Abhängigkeiten auf einen Blick sichtbar und verhindert, dass wichtige Zusammenhänge bei der Vertragsverwaltung übersehen werden. Besonders bei verschachtelten Lieferantenbeziehungen oder mehrstufigen Service Level Agreements zeigt sich der praktische Nutzen dieser Technologie.
KI-Klausel-Broker mit Compliance-Scoring Anders als reine Vorschlagssysteme bewertet der KI-Broker von Simplessus Klauseln aktiv gegen hinterlegte Compliance-Regeln und interne Richtlinien. Das System schlägt nicht nur passende Formulierungen vor, sondern zeigt sofort an, ob eine Klausel mit aktuellen Vorgaben konform ist – ein echter Risiko-Präventionsmechanismus. Juristen und Compliance-Verantwortliche erhalten dadurch eine zusätzliche Kontrollinstanz, die systematisch über alle Verträge hinweg arbeitet und Inkonsistenzen aufdeckt.
No-Code für Fachabteilungen Der Workflow-Designer ist bewusst für Nicht-IT-Mitarbeiter konzipiert. Legal- oder Procurement-Teams können eigenständig Freigabeprozesse anpassen, ohne auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein. Das verkürzt Reaktionszeiten bei Prozessänderungen erheblich und gibt den Fachabteilungen die Autonomie, ihre Arbeitsabläufe nach eigenen Anforderungen zu gestalten. Für Organisationen mit begrenzten IT-Kapazitäten stellt dies einen erheblichen Vorteil dar.
Microservices-Architektur auf Kubernetes Die containerisierte Architektur gewährleistet hohe Ausfallsicherheit und ermöglicht inkrementelle Updates ohne Systemunterbrechung. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das planbare Verfügbarkeit ohne aufwändige Wartungsfenster. Die moderne Technologiebasis stellt zudem sicher, dass das System mit zukünftigen Anforderungen mitwachsen kann.
Einschränkungen: Individuelles Reporting ist nur im Enterprise-Tarif umfassend verfügbar. Die Mobile-App befindet sich noch im Beta-Status und bietet nicht den vollen Funktionsumfang der Web-Anwendung. Das angekündigte Hybrid/On-Premise-Modell ist noch nicht vollständig etabliert – Unternehmen mit strengen On-Premise-Anforderungen sollten den aktuellen Entwicklungsstand vorab prüfen und sich verbindliche Zusagen geben lassen.
Rechtsabteilungen im Mittelstand (50-500 Mitarbeiter) Diese Zielgruppe profitiert von der intuitiven Bedienung und schnellen Implementierung der Software. Der No-Code-Ansatz macht unabhängig von knappen IT-Ressourcen, die in mittelständischen Unternehmen oft mehrfach verplant sind. Besonders wertvoll erweist sich die Graph-Visualisierung, die bei wachsender Vertragskomplexität hilft, den Überblick über verschachtelte Vereinbarungen zu behalten. Rechtsabteilungen, die bisher mit Excel-Listen und Ordnerstrukturen gearbeitet haben, finden hier einen pragmatischen Einstieg ins digitale Vertragsmanagement.
Procurement-Teams mit hohem Rahmenvertragsvolumen Für Einkaufsabteilungen, die regelmäßig mit verschachtelten Rahmenverträgen, Abrufen und Service Level Agreements arbeiten, ist die Graph-Darstellung der Vertragsbeziehungen ein echter Gamechanger. Die Visualisierung zeigt auf einen Blick, welche Einzelverträge von einer Kündigungsfrist im Mastervertrag betroffen sind und welche Konditionen kaskadierend wirken. Das verhindert kostspielige Fehler bei der Vertragssteuerung und ermöglicht eine strategischere Lieferantensteuerung.
Compliance-Officer in regulierten Branchen Der KI-Klausel-Broker mit Compliance-Scoring unterstützt aktiv bei der Einhaltung branchenspezifischer Vorgaben. Der lückenlose Audit-Trail und die ISO-Zertifizierungen erleichtern interne und externe Audits erheblich. Besonders geeignet für Unternehmen, die nachweisen müssen, dass ihre Verträge definierten Standards entsprechen und Abweichungen systematisch dokumentiert werden.
Wachsende Unternehmen mit 200+ Verträgen jährlich Ab diesem Volumen zeigt sich der Return on Investment deutlich. Die Automatisierung spart spürbar Zeit bei wiederkehrenden Prozessen, und die zentrale Fristenverwaltung verhindert kostspielige Versäumnisse bei Kündigungen oder Verlängerungen. Unternehmen in dieser Wachstumsphase benötigen skalierbare Lösungen, die mit steigenden Anforderungen mitwachsen können.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Vertragsvolumen: Die Lösung amortisiert sich ab etwa 200 Verträgen pro Jahr – darunter ist der Implementierungsaufwand schwer zu rechtfertigen
Komplexität der Vertragsbeziehungen: Je vernetzter die Vertragslandschaft und je mehr Abhängigkeiten zwischen Vereinbarungen bestehen, desto größer der Mehrwert der Graph-Technologie
IT-Ressourcen: Besonders geeignet für Unternehmen mit begrenzten IT-Kapazitäten dank SaaS-Modell und No-Code-Funktionen für Fachabteilungen
Integrationsanforderungen: Standard-Konnektoren für gängige Systeme sind vorhanden – die Kompatibilität mit der spezifischen System-Landschaft sollte vorab geprüft werden
Die Lösung ist weniger geeignet für Kleinstunternehmen mit unter 20 Verträgen jährlich, Organisationen mit Bedarf an hochindividuellen Report-Formaten außerhalb des Enterprise-Tarifs sowie Unternehmen, die zwingend On-Premise-Lösungen benötigen, da das Hybrid-Modell noch in Entwicklung ist.
Technologische Basis mit Zukunftsperspektive bildet das Fundament von Simplessus Contracts. Die containerisierte Microservices-Architektur auf Kubernetes gewährleistet Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit im Produktivbetrieb. Das System kombiniert eine Graph-Datenbank (Neo4j) für die Abbildung von Vertragsbeziehungen, eine relationale Datenbank für Metadaten und einen S3-kompatiblen Objektspeicher für die eigentlichen Vertragsdokumente. Diese Architektur ermöglicht es, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Vertragsinformationen effizient zu verarbeiten. Die RESTful API mit Swagger/OpenAPI-Dokumentation ermöglicht flexible Integrationen in bestehende Systemlandschaften, während Webhooks ereignisbasierte Prozesse mit Drittsystemen ermöglichen.
Benutzerfreundlichkeit als Kernprinzip zieht sich durch alle Bereiche der Anwendung. Die "Simplicity First"-Philosophie zeigt sich in einer modernen, intuitiven Web-Oberfläche, die auf React/Vue.js basiert. Es ist keine Client-Installation erforderlich – Anwender benötigen lediglich einen aktuellen Webbrowser und mindestens 5 Mbit/s Bandbreite. Das mobile-responsive Design ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten, wobei sich die Mobile App noch im Beta-Status befindet und nicht den vollen Funktionsumfang der Web-Version bietet.
Automatisierung im Alltag zeigt sich in messbaren Verbesserungen der Arbeitsprozesse. Kundenreferenzen belegen 30% kürzere Vertragsdurchlaufzeiten durch automatisierte Workflows und Freigabeprozesse. Eine interne Studie dokumentiert 40% weniger manuelle Erfassungsfehler durch intelligente Vorausfüllung von Vertragsfeldern. Quartalsweise Feature-Releases halten das System aktuell und bringen kontinuierlich neue Funktionen, die auf Kundenfeedback basieren.
Fokussierter Legal-Tech-Spezialist mit Sitz in Hamburg entwickelt seit 2018 ausschließlich Lösungen für Vertragsmanagement. Mit etwa 50 Mitarbeitern konzentriert sich das Unternehmen auf sein Kernprodukt und betreibt die agile Entwicklung vollständig im eigenen Haus. Diese Fokussierung sichert hohe Kontrolle über Produktqualität und strategische Ausrichtung der Roadmap.
Die Innovationsgetriebene Entwicklung zeigt sich in eigenen R&D-Teams, die an Patentanmeldungen arbeiten – etwa für den KI-Klausel-Broker. Im Bereich Graph-Datenbanken für Vertragsmanagement nimmt Simplessus eine technologische Führungsrolle ein. Quartalsweise Releases mit transparenten Release Notes und begleitenden Webinaren halten Kunden über Neuerungen auf dem Laufenden. Ein aktiver Kundenbeirat und eine jährliche User Conference ermöglichen es Anwendern, die Produktentwicklung aktiv mitzugestalten.
Positive Nutzerbewertungen auf Capterra (4,2/5) und Trustpilot (4,0/5) unterstreichen die Verlässlichkeit als Partner. Besonders gelobt werden die Usability und der schnelle, hilfreiche Support. Kritikpunkte betreffen meist Detailverbesserungen bei Reporting-Funktionen und der Mobile-App, was für konstruktives Kundenfeedback und realistische Erwartungen spricht.
Moderne Cloud-Architektur basiert auf einem SaaS-Betrieb über Amazon Web Services in der EU-Region Frankfurt mit ISO 27001/27018-Zertifizierung. Die containerisierten Microservices auf Kubernetes ermöglichen inkrementelle Updates ohne Downtime, sodass Wartungsfenster entfallen. Ein Hybrid-Modell befindet sich in der Entwicklung für Unternehmen mit speziellen Hosting-Anforderungen oder regulatorischen Vorgaben.
Integration in bestehende Systemlandschaften erfolgt über eine REST-API mit detaillierter Swagger-Dokumentation und Code-Beispielen in verschiedenen Programmiersprachen. Vorgefertigte Connectoren existieren für SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, SharePoint, OpenText und M-Files. Webhooks ermöglichen ereignisbasierte Prozesse mit Drittsystemen – etwa automatische Benachrichtigungen in Collaboration-Tools bei Vertragsabschlüssen. Für die Datenübernahme stehen CSV/Excel-Import sowie ein API-basiertes Migrationstool zur Verfügung.
Sicherheit auf Enterprise-Niveau gewährleistet DSGVO-konformes Hosting mit verfügbaren Standard-Auftragsverarbeitungsverträgen. Die granulare Rechteverwaltung mit vollständigem Audit-Trail protokolliert alle Aktionen im System lückenlos. eIDAS-konforme elektronische Signaturen erfolgen über die Integration mit DocuSign und Adobe Sign. Ein Incident Response Plan gemäß ISO 27001 wird regelmäßig geübt und stellt die Reaktionsfähigkeit bei Sicherheitsvorfällen sicher.
Transparente Abo-Struktur gliedert sich in drei Haupttarife. Der Basic-Tarif kostet 45 €/User/Monat und deckt die Kernfunktionen für Vertragsablage, Workflow-Automation und Fristenverwaltung ab. Der Pro-Tarif liegt bei 65 €/User/Monat und umfasst erweiterte Workflows, SLA-Garantien für den Support sowie erweiterte Reporting-Funktionen. Der Enterprise-Tarif wird individuell kalkuliert und bietet den vollen Funktionsumfang mit Custom-Reporting, einen Dedicated Customer Success Manager sowie flexible Anpassungsmöglichkeiten. Hinzu kommt eine einmalige Implementierungsgebühr ab 5.000 €, die Scoping, Konfiguration und initiale Schulungen umfasst.
Realistische TCO-Betrachtung über 3 Jahre zeigt, dass die Lizenzkosten den planbaren Hauptkostenblock bilden und mit der User-Anzahl variieren. Implementierung und Onboarding verursachen im ersten Jahr typischerweise 10-30% der Jahreslizenz bei Standard-Projekten. Integrationsprojekte können bei komplexen Custom-Connectoren zusätzliche Kosten verursachen, die vorab kalkuliert werden sollten. Trainings sind größtenteils im Implementierungspaket enthalten, E-Learning-Materialien stehen kostenlos zur Verfügung. Für ein 10-Personen-Team im Pro-Tarif bedeutet das etwa 7.800 € jährliche Lizenzkosten plus Implementierung.
ROI-Perspektive zeigt laut Kunden-ROI-Studien einen Break-Even typischerweise nach 6-9 Monaten. Einsparungen entstehen durch kürzere Durchlaufzeiten bei Vertragsabschlüssen, weniger manuelle Fehler, bessere Nutzung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen sowie reduzierte externe Anwaltskosten. Im Vergleich zu Enterprise-Lösungen wie Agiloft oder DocuSign CLM positioniert sich Simplessus im Kostenmittelfeld.
Versteckte Kostenfallen vermeiden: Datenmigration kann bei "unaufgeräumten" Altbeständen erheblichen Aufwand verursachen – eine vorherige Datenbereinigung ist empfehlenswert. Komplexe Workflow-Anpassungen, die über Standard-Szenarien hinausgehen, können zusätzliche Beratung erfordern. Bei sehr hohem Integrationsvolumen sollten API-Nutzungsgrenzen vorab geprüft werden.
Strukturierter Migrationsprozess beginnt mit einem CSV/Excel-Import für einfache Datenübernahmen. Für komplexe Migrationen steht ein API-basiertes Tool zur Verfügung, das auch größere Datenmengen verarbeiten kann. Die typische Projektdauer liegt bei 4-8 Wochen für Standard-Implementierungen und erstreckt sich auf 3-6 Monate bei komplexen Projekten mit tiefen Integrationen in ERP- und CRM-Systeme. Der Prozess gliedert sich in Scoping-Workshop, Konfiguration, Datenmigration, Testphase, Schulung und schließlich Go-Live.
Benötigte Ressourcen umfassen Fachexperten aus Legal oder Procurement mit 0,5-1 FTE für Anforderungsdefinition und Testing. Ein Projektmanager sollte 0,2-0,5 FTE zur Koordination zwischen Fachbereichen, IT und Anbieter einplanen. IT-Ressourcen werden mit 0,1-0,3 FTE primär für API-Integration und Single Sign-On-Konfiguration benötigt. Nach dem Go-Live genügen 0,1-0,2 FTE für die laufende Administration und Anwendersupport.
Typische Herausforderungen meistern erfordert vor allem die Bereinigung historischer Vertragsdaten, die oft unstrukturiert in verschiedenen Systemen liegen. Klare Verantwortlichkeiten und Freigabeprozesse sollten vor der Workflow-Definition dokumentiert sein. Change Management durch frühzeitige Einbindung von Key-Usern und Management-Commitment sichert die Akzeptanz. Eine Pilotierung in einer Abteilung vor dem Vollrollout wird empfohlen, um Erfahrungen zu sammeln und Prozesse anzupassen.
Erfolgsfaktoren sind klares Scoping mit realistischen Zielen, aktive Fachbereichsbeteiligung für praxisnahe Workflows, ausreichende Endnutzer-Schulung durch Onboarding-Workshops und E-Learning sowie – im Enterprise-Tarif – ein Dedicated Customer Success Manager für strategische Begleitung über die Implementierung hinaus.
Überzeugende Vorteile:
Graph-Visualisierung ermöglicht die einzigartige Darstellung komplexer Vertragsbeziehungen und macht Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Vereinbarungen sofort sichtbar
Schnelle Adoption durch "Simplicity First"-Prinzip und No-Code-Ansatz reduziert die Einarbeitungszeit für neue Anwender drastisch
Automatisierungspotenzial mit belegten 30% kürzeren Durchlaufzeiten durch intelligente Workflows und automatisierte Freigabeprozesse
Technologische Zukunftssicherheit durch Microservices-Architektur und kontinuierliche KI-Integration sichert langfristige Investition
Compliance-Sicherheit mit ISO-Zertifizierungen und KI-Broker mit Compliance-Scoring minimiert systematisch Rechtsrisiken
Autonomie für Fachabteilungen durch No-Code-Workflows, die ohne IT-Abhängigkeit angepasst werden können
Transparente Kostenstruktur mit klaren Abo-Modellen ohne versteckte Grundkosten erleichtert die Budgetplanung
Realistische Herausforderungen:
Reporting-Individualisierung mit umfassenden Custom-Reports nur im Enterprise-Tarif verfügbar, nicht in günstigeren Paketen
Hybrid/On-Premise-Option noch in Entwicklung und nicht für Organisationen mit sofortigem Bedarf an lokaler Installation geeignet
Mobile-App im Beta-Status erreicht noch nicht die Feature-Parität zur Web-Anwendung
Datenmigrations-Aufwand wird bei historischen, unstrukturierten Datenbeständen oft unterschätzt und kann zeitintensiv sein
Marktbekanntheit als jüngerer Anbieter weniger etabliert als DocuSign oder Conga, was manche Entscheider zurückhaltend macht
Branchen-Spezialisierung bietet generische Compliance-Features, branchenspezifische Regulierungen müssen selbst konfiguriert werden
Im Vergleich zu Conga oder Agiloft bietet Simplessus eine einfachere Implementierung und Bedienung, allerdings mit weniger Reporting-Tiefe. Gegenüber DocuSign CLM erweist sich die Lösung als besser geeignet für Nicht-Salesforce-Umgebungen und preislich attraktiver. Ideal positioniert ist Simplessus für den Mittelstand mit 200+ Verträgen jährlich, begrenzten IT-Ressourcen und komplexen Vertragsbeziehungen.
Standard-Implementierungen dauern 4-8 Wochen vom Kick-off bis zum Go-Live. Bei komplexen ERP-Integrationen und umfangreichen Datenmigrationen sollten 3-6 Monate eingeplant werden. Die schnelle Implementierung gehört zu den Stärken von Simplessus und macht die Lösung besonders für Unternehmen attraktiv, die rasch Ergebnisse sehen möchten. Der konkrete Zeitrahmen hängt vom Umfang der zu migrierenden Daten und der Anzahl benötigter Schnittstellen ab.
Die Kosten liegen bei 45-65 €/User/Monat plus einmaliger Implementierung ab 5.000 €. Der Break-Even wird typischerweise nach 6-9 Monaten erreicht. Für ein 10-Personen-Team im Pro-Tarif bedeutet das etwa 7.800 € jährliche Lizenzkosten plus Implementierung im ersten Jahr. Zusätzliche Kosten können bei komplexen Custom-Integrationen oder umfangreicher Datenbereinigung entstehen, weshalb eine realistische Budgetplanung diese Faktoren berücksichtigen sollte.
Simplessus ist ISO 27001/27018-zertifiziert, DSGVO-konform und hostet ausschließlich in EU-Rechenzentren bei AWS Frankfurt. Jede Aktion wird im Audit-Trail protokolliert und ist nachvollziehbar. Es liegen keine öffentlichen Berichte über Datenschutzverletzungen vor. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung, und granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Vertragsdaten zugreifen können.
Ja, Standard-Konnektoren existieren für SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, SharePoint und führende DMS-Systeme wie OpenText und M-Files. Über die REST-API sind auch Custom-Integrationen möglich, wenn Ihr System nicht zu den Standard-Connectoren gehört. Die API-Dokumentation ist im Swagger-Format verfügbar und enthält Code-Beispiele. Bei komplexeren Integrationsanforderungen sollte der Aufwand im Scoping-Workshop vorab geklärt werden.
Die Graph-Datenbank zur Visualisierung von Vertragsbeziehungen ist ein Alleinstellungsmerkmal, das die Nachvollziehbarkeit komplexer Vertragsnetzwerke erheblich verbessert. Der No-Code-Ansatz macht unabhängiger von IT-Ressourcen als viele Enterprise-Lösungen. Die Kosten liegen unter denen von Conga oder Agiloft bei modernerer Technologie. Dafür sind die Reporting-Optionen weniger umfangreich als bei diesen Anbietern, was für Unternehmen mit sehr spezifischen Reporting-Anforderungen relevant sein kann.
Minimal. Im SaaS-Modell übernimmt Simplessus die technische Infrastruktur komplett. Für API-Integrationen und Single Sign-On-Konfiguration werden 0,1-0,3 FTE IT-Unterstützung benötigt, primär bei der initialen Einrichtung. Für den täglichen Betrieb und die Anpassung von Workflows reichen Fachanwender völlig aus, da der No-Code-Designer speziell für Nicht-IT-Mitarbeiter konzipiert wurde. Das reduziert die Abhängigkeit von IT-Abteilungen erheblich.
Alle Tarife umfassen 24/5 Email- und Chat-Support. Ab dem Pro-Tarif gelten SLA-Garantien mit definierten Reaktionszeiten. Im Enterprise-Tarif erhalten Kunden einen Dedicated Customer Success Manager für strategische Begleitung. Nutzerbewertungen loben durchweg die Reaktionszeit und Hilfsbereitschaft des Support-Teams. Zusätzlich stehen eine umfangreiche Knowledge Base und E-Learning-Materialien für Self-Service zur Verfügung.
Über die API können jederzeit alle Daten vollständig exportiert werden. Es gibt keine Vendor-Lock-in-Mechanismen oder proprietäre Dateiformate, die einen Wechsel erschweren würden. Die DSGVO garantiert das Recht auf Datenportabilität. Simplessus stellt auf Anfrage auch Unterstützung beim Export bereit, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Diese Offenheit zeugt von Vertrauen in die eigene Produktqualität.
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