Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen
🟩 Funktionen – Was kann die Software?
Zentrales Vertragsrepository: Vollständige digitale Ablage aller Verträge mit intuitiver Volltextsuche und intelligenter Metadaten-Filterung für schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente im Vertragsmanagement.
Automatisiertes Fristenmanagement: Proaktive E-Mail-Alerts zu kritischen Vertragsfristen, Kündigungsterminen und Meilensteinen mit konfigurierbaren Vorlaufzeiten, besonders wertvoll für Rechtsabteilungen.
Workflow-Management: Drag-&-Drop-Workflow-Designer für individuelle Genehmigungs- und Freigabeprozesse ohne Programmieraufwand – intuitiv nutzbar ohne spezielle IT-Kenntnisse.
Dokumentengenerierung: Umfangreiche Template-Bibliothek mit Zugriff auf Wolters Kluwer Rechtsinhalte und Mustervorlagen für standardisierte Vertragserstellung und effizientes Vertragsmanagement.
E-Signature-Integration: Nahtlose Anbindung an DocuSign, Adobe Sign und andere E-Signatur-Anbieter für medienbruchfreie Vertragsprozesse.
Berechtigungsmanagement: Rollen- und rechtebasiertes System mit detaillierter Mandantenfähigkeit für maßgeschneiderte Zugriffskonzepte.
Reporting & Dashboards: Konfigurierbare KPI-Übersichten für Vertragsmanager und Management-Reporting mit Export-Funktionen.
Audit Trail & Versionierung: Lückenlose Dokumentation aller Änderungen für maximale Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Compliance.
Office-Integration: Native Einbindung in Microsoft 365, Outlook-Add-In und SharePoint für nahtloses Arbeiten in vertrauten Umgebungen.
Schnittstellen: REST-APIs und Standard-Konnektoren für die Integration mit SAP, Salesforce und anderen ERP/CRM-Systemen.
Mobiler Zugriff: Browserbasierter Zugang auf Vertragsdaten von unterwegs für standortunabhängiges Arbeiten.
Vertragsklassifizierung: Metadatenbasiertes Risiko-Scoring zur Priorisierung kritischer Verträge und Optimierung der Ressourcenverteilung, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Änderungsmanagement: Strukturierte Verwaltung von Vertragsanpassungen und Nachträgen mit automatischer Dokumentenversionierung.
🟨 Besonderheiten – Was macht Legisway einzigartig?
Integriertes Legal Entity Management bildet ein echtes Alleinstellungsmerkmal von Legisway im Vergleich zu reinen Vertragsmanagement-Software-Lösungen. Die Software ermöglicht die vollständige Abbildung komplexer Konzernstrukturen, Gesellschafterbeziehungen und Organstellungen in derselben Plattform. Rechtsabteilungen mit Corporate Governance-Verantwortung erhalten dadurch einen konsolidierten Überblick über Gesellschaftsstrukturen und zugehörige Verträge in einem System.
Direkte Integration juristischer Fachinhalte schafft einen substanziellen Mehrwert durch den Zugriff auf die umfangreichen rechtlichen Datenbanken von Wolters Kluwer. Anders als technologieorientierte Anbieter bietet Legisway aktuelle Rechtsinhalte, Mustervorlagen und juristische Kommentare direkt in der Plattform. Diese Kombination aus Technologie und Fachcontent unterstützt Rechtsabteilungen bei der Erstellung rechtssicherer Dokumente und der Bewertung rechtlicher Risiken.
Europäische Compliance-DNA zeichnet Legisway als Lösung aus, die von Grund auf für europäische Rechtsverhältnisse konzipiert wurde. Im Gegensatz zu US-amerikanischen Lösungen, die oft nachträglich an EU-Anforderungen angepasst werden, bietet Legisway EU-Datenhosting, DSGVO-konforme Architektur und ISO 27001-Zertifizierung. Für europäische Unternehmen bedeutet dies erhöhte Rechtssicherheit und die Gewissheit, dass Datenschutzvorgaben nativ eingehalten werden.
Einschränkungen bestehen im Bereich der KI-gestützten Funktionalitäten für die automatisierte Vertragsinhaltsanalyse und Risikoerkennung. Während Legisway grundlegende KI-Funktionen anbietet, sind diese im Vergleich zu spezialisierten KI-CLM-Anbietern weniger ausgereift. Der Schwerpunkt liegt stärker auf strukturiertem Metadaten-Management und weniger auf der Extraktion und Analyse unstrukturierter Vertragsinhalte. Unternehmen mit Fokus auf KI-gestützte Vertragsanalyse sollten diese Einschränkung berücksichtigen.
🟥 Empfehlung – Wer sollte Legisway wählen?
Head of Legal in mittelständischen bis großen europäischen Unternehmen (250-5.000 Mitarbeiter) profitieren besonders von Legisway, wenn sie eine ganzheitliche Lösung für Vertragsmanagement und Corporate Housekeeping benötigen. Die Software adressiert die Herausforderungen wachsender Rechtsabteilungen, die strukturierte Prozesse einführen wollen, ohne auf separate Spezialtools angewiesen zu sein. Die europäische Ausrichtung mit Fokus auf Compliance und Datenschutz entspricht den Anforderungen dieser Zielgruppe besonders gut.
General Counsel in Unternehmen mit komplexen Konzernstrukturen finden in Legisway eine maßgeschneiderte Lösung, die neben dem reinen Vertragsmanagement auch die Verwaltung von Gesellschafterstrukturen, Organen und Corporate Governance-Prozessen umfasst. Die Möglichkeit, Beteiligungsverhältnisse zu visualisieren und mit den entsprechenden Vertragsbeziehungen zu verknüpfen, schafft Transparenz und reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich.
Procurement-Verantwortliche in regulierten Branchen erhalten mit Legisway eine CLM-Lösung, die sowohl Einkaufsprozesse optimiert als auch strenge Compliance-Anforderungen erfüllt. Die tiefe Integration in bestehende Office- und ERP-Systeme ermöglicht durchgängige Prozesse von der Bedarfsmeldung bis zur Vertragsverwaltung. Die Kontrolle von Lieferantenverträgen und zugehörigen Risiken wird durch das Fristenmanagement und automatisierte Workflows deutlich verbessert.
Legal Operations Manager finden in Legisway eine skalierbare Plattform, auf der sie schrittweise verschiedene juristische Arbeitsprozesse digitalisieren können. Die modulare Struktur erlaubt einen fokussierten Einstieg mit den wichtigsten Funktionsbereichen und eine spätere Erweiterung auf zusätzliche Module wie Datenschutz oder IP-Management. Dies vermeidet die Notwendigkeit, mehrere Speziallösungen zu implementieren und zu integrieren.
Entscheidende Auswahlkriterien:
- Kombination aus CLM und Legal Entity Management stellt einen substantiellen Mehrwert für Rechtsabteilungen dar, die beide Bereiche verantworten
- EU-Datenhosting und DSGVO-Ausrichtung sind kritische Faktoren für europäische Unternehmen mit Compliance-Fokus
- Implementierungskomplexität sollte realistisch eingeschätzt werden – besonders bei komplexen Workflows oder schlechter Qualität der zu migrierenden Altdaten
- Integration in die bestehende Systemlandschaft (Office, ERP, CRM) sollte frühzeitig evaluiert werden
Details zur Vertragsmanagement: Legisway
Modularer Aufbau kennzeichnet die Legisway-Plattform als flexible Lösung für unterschiedliche Anforderungen. Die Software für Rechtsabteilungen gliedert sich in die Kernmodule Contract Lifecycle Management, Legal Entity Management, Data Privacy und Agreement Publisher, die einzeln oder gemeinsam implementiert werden können. Diese Struktur ermöglicht einen schrittweisen Einstieg und die Anpassung an wachsende Anforderungen ohne vollständige Systemwechsel.
Die No-Code-Konfiguration erlaubt umfangreiche Anpassungen der Plattform an individuelle Anforderungen, ohne dass Programmieraufwand oder IT-Abhängigkeit entsteht. Vertragstypen, Metadatenfelder, Workflows und Berechtigungen können durch die Fachabteilung selbständig konfiguriert werden. Diese Flexibilität macht Legisway besonders wertvoll für Rechtsabteilungen, die ihre Prozesse kontinuierlich optimieren möchten.
Legisway ist sowohl als Cloud-Software (SaaS) als auch in einer On-Premise-Variante verfügbar. Die Cloud-Version wird in europäischen Rechenzentren betrieben und bietet durch quartalsweise Updates stets aktuelle Funktionen. Für Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen steht alternativ die On-Premise-Installation zur Verfügung, bei der alle Daten im eigenen Rechenzentrum verbleiben.
Wissenswertes zum Anbieter: Wolters Kluwer
Wolters Kluwer ist ein börsennotierter niederländischer Konzern mit über 19.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von mehr als 4 Milliarden Euro. Das Unternehmen gehört zu den führenden Anbietern von Fachinformationen, Software und Services in den Bereichen Recht, Steuern, Rechnungswesen, Compliance und Gesundheitswesen. Diese langjährige Erfahrung und Marktposition bieten Kunden ein hohes Maß an Investitionssicherheit.
Die starke europäische Präsenz von Wolters Kluwer im Rechts- und Compliance-Bereich spiegelt sich in der Legisway-Plattform wider. Mehr als 140 rechtsspezialisierte Consultants im DACH-Raum unterstützen bei Implementierung und Betrieb der Software. Diese Kombination aus juristischer Expertise und Technologiekompetenz unterscheidet Wolters Kluwer von reinen Softwareanbietern ohne fachlichen Hintergrund.
Technische Details & Integration
Moderne Microservices-Architektur bildet die technologische Basis von Legisway. Die Plattform basiert auf .NET und SQL Server/Azure SQL und bietet dadurch eine hohe Skalierbarkeit und unabhängige Entwicklung einzelner Module. Diese Architektur ermöglicht schnellere Innovationszyklen und verhindert monolithische Abhängigkeiten, wie sie bei älteren Systemen oft vorkommen.
Umfassende REST-APIs ermöglichen eine tiefe Integration in bestehende Systemlandschaften. Standardisierte Schnittstellen erleichtern die Anbindung an ERP-Systeme wie SAP, CRM-Lösungen wie Salesforce oder Dokumentenmanagementsysteme. Die API-basierte Architektur erlaubt zudem maßgeschneiderte Integrationen für unternehmensspezifische Anforderungen, wodurch Medienbrüche vermieden und Prozesseffizienz gesteigert werden.
Die Sicherheitsarchitektur erfüllt moderne Compliance-Anforderungen durch mehrschichtige Schutzmaßnahmen. Single Sign-On via SAML 2.0 oder OpenID Connect ermöglicht die nahtlose Integration in bestehende Authentifizierungssysteme. Nachgewiesene Sicherheitsstandards wie ISO 27001, SOC 2 und regelmäßige externe Penetrationstests gewährleisten ein hohes Schutzniveau. Die Datenverschlüsselung erfolgt sowohl während der Übertragung (TLS 1.2+) als auch bei der Speicherung (AES 256).
Kosten & Preismodell
Subscription-basiertes SaaS-Modell bildet die Grundlage der Legisway-Preisgestaltung mit monatlichen Kosten pro Benutzer. Die Lizenzkosten für die Vertragsmanagement-Software liegen je nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl typischerweise zwischen 50 und 150 Euro pro Benutzer und Monat. Volumenrabatte sind bei größeren Implementierungen üblich und sollten individuell verhandelt werden.
Modulare Preisgestaltung ermöglicht es, nur für tatsächlich benötigte Funktionen zu bezahlen. Die Kernmodule können einzeln oder als Bundle lizenziert werden, wobei zusätzliche Kosten durch Implementierungsservices, Datenmigrationen und spezifische Anpassungen entstehen. Diese Flexibilität erlaubt einen gezielten und kostenoptimierten Einstieg, der später bedarfsgerecht erweitert werden kann.
Gesamtbetriebskosten (TCO) über einen Zeitraum von 3-5 Jahren sollten neben den reinen Lizenzkosten auch interne Ressourcen, Datenmigration und Schnittstellenentwicklung berücksichtigen. Das ROI-Potenzial ergibt sich durch Zeitersparnis bei der Vertragsverwaltung (bis zu 40% bei der Fristenverwaltung laut Kundenfallstudien), Risikoreduzierung durch verbesserte Compliance und optimierte Verhandlungspositionen durch zentrale Datenverfügbarkeit.
Migration & Umstieg auf Legisway
Implementierungszeiträume variieren je nach Umfang und Komplexität des Projekts. Für Standardszenarien sind 3-6 Monate realistisch, während komplexe Anforderungen mit umfangreicher Datenmigration und zahlreichen Schnittstellen 6-12 Monate in Anspruch nehmen können. Ein phasenweiser Ansatz mit schrittweiser Einführung einzelner Module reduziert Risiken und beschleunigt erste Erfolge.
Datenqualität und Prozessdefinition stellen die kritischsten Erfolgsfaktoren bei der Migration dar. Die Bereinigung und Strukturierung von Altdaten aus diversen Quellen ist oft der aufwändigste Teil des Implementierungsprojekts. Eine klare Definition der Soll-Prozesse vor der technischen Umsetzung verhindert spätere Anpassungen und erhöht die Nutzerakzeptanz erheblich.
Der Ressourcenbedarf für eine erfolgreiche Implementierung umfasst typischerweise einen Projektleiter (aus Legal oder Procurement), einen IT-Administrator für technische Fragen, mehrere Key-User aus den Fachabteilungen sowie einen Datenmigrations-Verantwortlichen. Besonders wichtig ist frühzeitiges Change-Management und die Einbindung der Endanwender, um Akzeptanzprobleme zu vermeiden und eine hohe Nutzungsrate sicherzustellen.
Vorteile und Herausforderungen im Überblick
Ganzheitlicher Ansatz für Vertragsmanagement und Corporate Housekeeping vereint zwei üblicherweise getrennte Aufgabenbereiche in einer integrierten Plattform. Dies reduziert Systembrüche und schafft eine einheitliche Datenbasis für rechtliche Prozesse.
Hohe Compliance-Standards mit EU-Datenschutzausrichtung sorgen für rechtssichere Prozesse und minimieren regulatorische Risiken, besonders für europäische Unternehmen mit internationaler Tätigkeit.
Flexible Konfigurierbarkeit ohne Programmierung ermöglicht die Anpassung an individuelle Anforderungen durch die Fachabteilung selbst, was die Abhängigkeit von IT-Ressourcen reduziert und Anpassungsgeschwindigkeit erhöht.
Investitionssicherheit durch den etablierten Anbieter Wolters Kluwer mit langjähriger Erfahrung im Rechts- und Compliance-Bereich garantiert kontinuierliche Weiterentwicklung und strategische Zukunftsfähigkeit.
Implementierungsaufwand kann bei komplexen Anforderungen, umfangreicher Altdatenmigration oder vielen Schnittstellen unterschätzt werden. Realistische Zeitplanung und ausreichende Ressourcen sind entscheidend für den Projekterfolg.
Datenmigration erfordert sorgfältige Planung und ausreichende Ressourcen für die Qualitätssicherung. Die Extraktion und Transformation unstrukturierter Daten aus Altsystemen stellt eine besondere Herausforderung dar.
Reporting-Funktionalitäten könnten für komplexe Analysen erweiterungsbedürftig sein. Bei anspruchsvollen Auswertungsanforderungen sind möglicherweise zusätzliche BI-Tools oder individuelle Reportentwicklungen notwendig.
KI-Funktionen für die automatisierte Vertragsinhaltsanalyse sind im Vergleich zu spezialisierten Anbietern weniger ausgereift, was besonders bei großen unstrukturierten Vertragsbeständen zu Einschränkungen führen kann.
Häufig gestellte Fragen zu Legisway
🟦 Welche Unternehmensgrößen eignen sich für Legisway?
Legisway richtet sich primär an mittelständische bis große Unternehmen mit strukturiertem Vertragsmanagementbedarf. Ab etwa 100 Mitarbeitern und einer entsprechenden Vertragskomplexität bietet die Lösung einen angemessenen Mehrwert. Die Skalierbarkeit der Plattform erlaubt den Einsatz sowohl in mittelständischen Unternehmen mit wenigen hundert Verträgen als auch in internationalen Konzernen mit mehreren tausend Dokumenten.
Besonders geeignet ist Legisway für Unternehmen mit dezidierten Rechtsabteilungen oder Legal Counsel, die neben dem Vertragsmanagement auch weitere juristische Prozesse digitalisieren möchten. Die modulare Struktur ermöglicht es, mit einem überschaubaren Einstiegsszenario zu beginnen und die Nutzung später auf weitere Bereiche auszudehnen, was dem typischen Reifegrad mittelständischer bis großer Organisationen entspricht.
Für Kleinunternehmen und Freelancer mit weniger als 10 Verträgen pro Jahr oder ohne dedizierte rechtliche Ressourcen bietet Legisway möglicherweise mehr Funktionalität als benötigt. Hier können einfachere Dokumentenmanagementsysteme oder spezialisierte Einsteigerlösungen für Vertragsmanagement kosteneffizienter sein.
🟦 Wie hoch ist der typische ROI einer Legisway-Implementierung?
Der Return on Investment bei Legisway-Implementierungen variiert je nach Ausgangssituation und Implementierungsumfang erheblich. Bei erfolgreicher Umsetzung und guten Rahmenbedingungen amortisiert sich die Investition typischerweise innerhalb von 1-3 Jahren. Haupttreiber für den wirtschaftlichen Nutzen sind Zeitersparnisse durch automatisierte Prozesse, Risikominimierung und verbesserte Geschäftsentscheidungen auf Basis konsolidierter Vertragsdaten.
Konkrete Einsparungspotenziale entstehen in mehreren Bereichen: Die automatisierte Fristenverwaltung reduziert den manuellen Überwachungsaufwand um bis zu 40% und minimiert das Risiko verpasster Kündigungsfristen oder Vertragsstrafen. Die zentrale Verfügbarkeit aller Vertragsinformationen verkürzt die Suchzeiten um bis zu 60%, während strukturierte Genehmigungs-Workflows die Durchlaufzeiten bei Vertragsabschlüssen um 30-50% reduzieren können.
Für eine realistische ROI-Berechnung sollten Unternehmen nicht nur Lizenz- und Implementierungskosten, sondern auch interne Ressourcen für Projektmanagement, Schulung und laufende Administration berücksichtigen. Die Definition und regelmäßige Messung von KPIs wie Prozessdurchlaufzeiten, Compliance-Verstößen oder Vertragsrisiken hilft, den tatsächlichen Wertbeitrag der Lösung zu quantifizieren.
🟦 Welche internen Ressourcen werden für die Implementierung benötigt?
Eine erfolgreiche Legisway-Implementierung erfordert ein dediziertes Projektteam mit definierten Rollen und ausreichenden Zeitressourcen. Typischerweise umfasst das interne Team einen Projektleiter (idealerweise aus der Rechtsabteilung oder dem Einkauf), einen IT-Administrator zur Begleitung technischer Aspekte, 2-3 Key-User für die fachliche Konfiguration sowie einen Datenmigrations-Verantwortlichen.
Der Zeitaufwand variiert je nach Projektphase und Rolle. Der Projektleiter sollte mit mindestens 30-50% seiner Arbeitszeit während der Implementierungsphase einkalkuliert werden, während Key-User etwa 20-30% ihrer Zeit für Definition, Testing und Schulung aufwenden sollten. In intensiven Projektphasen wie der Systemkonfiguration oder Go-Live-Vorbereitung kann der Aufwand temporär deutlich höher sein.
Neben quantitativen Ressourcen sind auch qualitative Anforderungen zu beachten. Der Projektleiter sollte Erfahrung im Bereich Vertragsmanagement sowie grundlegendes Verständnis für IT-Projekte mitbringen. Key-User benötigen tiefes Prozessverständnis und die Fähigkeit, Anforderungen zu artikulieren und Konfigurationen zu testen. Eine frühzeitige Identifikation und Einbindung dieser Schlüsselpersonen ist entscheidend für den Projekterfolg.
🟦 Was kostet eine Vertragsmanagement-Software wie Legisway?
Die Kosten für Legisway setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen, wobei das subscription-basierte SaaS-Preismodell mit monatlichen Kosten pro Benutzer die Grundlage bildet. Die Lizenzkosten liegen je nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl typischerweise zwischen 50-150 Euro pro Benutzer und Monat, wobei Volumenrabatte bei größeren Implementierungen üblich sind.
Neben den reinen Lizenzkosten fallen Implementierungskosten für Beratung, Konfiguration und Schulung an. Diese einmaligen Ausgaben betragen je nach Projektumfang etwa 30-100% der jährlichen Lizenzkosten. Zusätzliche Kosten können durch Datenmigrationen aus Altsystemen, Schnittstellenentwicklungen zu Drittsystemen und spezifische Anpassungen entstehen.
Für eine vollständige TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) über 3-5 Jahre sollten auch interne Kosten für Projektmanagement, Administration und Wartung einkalkuliert werden. Je nach Unternehmensgröße und Implementierungsumfang kann die Gesamtinvestition für eine vollständige Legisway-Implementierung im mittleren fünfstelligen bis unteren sechsstelligen Euro-Bereich liegen. Eine individuelle Bedarfsanalyse und Angebotseinholung ist für eine präzise Kostenermittlung unerlässlich.
🟦 Welche Software verwenden Vertragsadministratoren?
Vertragsadministratoren nutzen verschiedene Softwarelösungen je nach Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anforderungen. Neben Legisway sind auf dem Markt mehrere etablierte CLM-Lösungen (Contract Lifecycle Management) vertreten, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen.
Für große internationale Konzerne mit komplexesten Anforderungen werden häufig Lösungen wie Icertis oder Agiloft eingesetzt, die besonders umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten bieten. Unternehmen mit starkem Fokus auf Beschaffungsprozesse nutzen oft die CLM-Module von Source-to-Pay-Suiten wie SAP Ariba oder Coupa. Kleinere Organisationen greifen teilweise auf spezialisierte Einsteigerlösungen wie Contractify oder ContractSafe zurück.
Die Wahl der passenden Software hängt von mehreren Faktoren ab: Integrationsanforderungen in bestehende Systemlandschaften, Schwerpunkt auf Einkaufs- oder rechtlichen Prozessen, spezifische Compliance-Anforderungen und natürlich Budgetrahmen. Legisway positioniert sich mit seiner Kombination aus Vertragsmanagement und Legal Entity Management besonders für europäische Unternehmen mit Fokus auf rechtliche Prozesse und Compliance-Anforderungen als attraktive Option.
🟦 Wie weit sind europäische Rechtsabteilungen in ihrer digitalen Transformation?
Die digitale Transformation europäischer Rechtsabteilungen zeigt ein heterogenes Bild mit unterschiedlichen Reifegraden. Während einige Vorreiter bereits umfassende Legal-Tech-Strategien implementiert haben, befinden sich viele Rechtsabteilungen noch in früheren Phasen der Digitalisierung. Laut aktuellen Studien haben etwa 60-70% der mittelgroßen bis großen Unternehmen in Europa zumindest Teilbereiche ihrer juristischen Arbeit digitalisiert.
Die Einführung eines strukturierten Vertragsmanagements stellt für viele Rechtsabteilungen den ersten substanziellen Schritt der digitalen Transformation dar. Etwa 40-50% der europäischen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern nutzen inzwischen dedizierte Vertragsmanagement-Software, weitere 20-30% planen die Einführung in den nächsten 1-2 Jahren. Die COVID-19-Pandemie hat diesen Trend deutlich beschleunigt, da die Notwendigkeit digitaler, standortunabhängiger Prozesse offensichtlich wurde.
Die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Rechtsabteilungen liegen in der Prozessanalyse und -optimierung, der Integration verschiedener Systeme sowie im kulturellen Wandel. Erfolgreiche Transformationsprojekte zeichnen sich durch eine klare Strategie, messbare Ziele und die schrittweise Digitalisierung einzelner Prozessbereiche aus. Legisway adressiert diesen Bedarf durch seinen modularen Aufbau, der eine flexible Implementierung entsprechend des digitalen Reifegrads der jeweiligen Rechtsabteilung ermöglicht.