Zentrales Dokumentenmanagement:
Workflow & Automation:
Integration & Zugriff:
Sicherheit & Compliance:
Qualitätsmanagement-Funktionen:
Ganzheitliches QM-Dokumentenmanagement für regulierte Umgebungen: roXtra verbindet als spezialisierte Lösung Dokumentenmanagement nahtlos mit Qualitätsmanagement-Prozessen. Diese Integration bietet einen besonderen Mehrwert für Unternehmen in regulierten Branchen wie Medizintechnik, Pharma oder Fertigung, die ihre QM Dokumente GxP-konform verwalten müssen. Die roXtra Software unterstützt bei der Einhaltung strenger Normen und vereinfacht die ISO Zertifizierung durch strukturierte Dokumentation.
Flexible Low-Code-Anpassbarkeit ohne Programmieraufwand: roXtra ermöglicht die selbstständige Anpassung von Formularen, Workflows und Berichten durch einen intuitiven Formular-Designer ohne Programmierkenntnisse. Dies reduziert die IT-Abhängigkeit erheblich und verkürzt die Implementierungszeit, da Fachabteilungen ihre Prozessabläufe eigenständig abbilden können. Unternehmen können so ihre individuellen Anforderungen an die Dokumentensteuerung ohne externe Entwicklungsressourcen umsetzen.
Datensouveränität "Made in Germany" mit höchsten Sicherheitsstandards: roXtra garantiert vollständige DSGVO-Konformität mit ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und transparenter Datenhaltung. Für Unternehmen mit strengen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit bietet dies rechtliche Sicherheit und klare Verantwortlichkeiten ohne internationale Datentransfers. Die roXtra GmbH setzt dabei konsequent auf deutsche Qualitätsstandards bei der Entwicklung und dem Hosting der Lösung.
Branchenspezifische QM-Dokumentenvorlagen beschleunigen die Implementierung: roXtra liefert fertige Dokumentenvorlagen für verschiedene Branchen und Normen, die sofort genutzt werden können. Diese Vorlagen sind bereits auf die Anforderungen gängiger Qualitätsstandards wie ISO 9001, GxP oder branchenspezifische Normen abgestimmt und reduzieren den Aufwand bei der Erstellung und Pflege von QM Dokumenten erheblich. Unternehmen können schneller mit der Dokumentenlenkung starten und von bewährten Best Practices profitieren.
Einschränkungen: Die mobile Nutzung erfolgt über ein responsives Web-Interface statt einer nativen App, was in Einzelfällen die Offline-Funktionalität einschränken kann. Für KI-basierte Dokumentenanalysen und automatisierte Textextraktion werden Drittanbieter benötigt, da diese Funktionen nicht in der Grundversion enthalten sind. Bei sehr großen Dokumentenmengen (>100.000) können Performance-Anpassungen erforderlich sein.
Qualitätsmanagement-orientierte Unternehmen profitieren besonders von roXtra. Die Software eignet sich für QM-Beauftragte und Dokumentenverantwortliche, die besonderen Wert auf normgerechte Dokumentenlenkung nach ISO-Standards legen. Die Balance zwischen Funktionsumfang und Übersichtlichkeit macht roXtra zum idealen Werkzeug für die systematische Verwaltung von QM Dokumenten und den Aufbau eines effizienten QM Systems.
Unternehmen in regulierten Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen finden in roXtra eine passende Lösung. Für Verantwortliche in Branchen wie Medizintechnik, Pharma oder Fertigung, die GxP-konforme Dokumente verwalten müssen, bietet die roXtra Software eine validierbare Plattform, die normkonforme Dokumentation sicherstellt und regulatorische Anforderungen erfüllt.
Prozessorientierte Organisationen mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung erhalten mit roXtra ein leistungsstarkes Werkzeug für ihr Prozessmanagement. Durch die Integration von Flowchart Designer und Dokumentenmanagement können Prozessabläufe transparent dokumentiert und gesteuert werden. Die Software unterstützt die strukturierte Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Fachabteilungen mit Selbstverwaltungsanspruch sind mit roXtra gut bedient. Abteilungsleiter und Dokumentenverantwortliche, die individuelle Dokumentenabläufe mittels Low-Code-Konfiguration selbständig gestalten möchten, erhalten die nötige Flexibilität ohne Programmieraufwand oder IT-Abhängigkeit. Die Software ermöglicht eigenverantwortliches Arbeiten bei der Dokument-Erstellung und -Bearbeitung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Integriertes Systemkonzept kennzeichnet roXtra als eine Kombination aus leistungsstarkem Dokumentenmanagement und umfassendem Qualitätsmanagement-System. Die roXtra Software ermöglicht die systematische Verwaltung, Verteilung und Steuerung aller qualitätsrelevanten Dokumente eines Unternehmens. Diese Vielseitigkeit macht roXtra besonders wertvoll für Unternehmen, die ihre Dokumenten- und Qualitätsprozesse ganzheitlich betrachten möchten.
Effiziente Dokumentenlenkung zeichnet roXtra aus, da Freigabeprozesse strukturiert und nachvollziehbar gestaltet werden können. Die Software unterstützt den gesamten Lebenszyklus von QM Dokumenten – von der Erstellung über die Freigabe bis zur Verteilung und Archivierung. Dadurch wird sichergestellt, dass stets die aktuellen Versionen von Dokumenten verwendet werden und ältere Versionen bei Bedarf nachvollziehbar bleiben.
Modularer Aufbau erlaubt es Organisationen, mit grundlegenden Funktionen zu starten und das QM System nach Bedarf zu erweitern. Diese Skalierbarkeit macht roXtra sowohl für kleinere Abteilungen als auch für größere Unternehmensstrukturen geeignet und ermöglicht eine schrittweise Einführung nach Prioritäten und spezifischen Anforderungen der Qualitätssicherung.
Mittelständische Unternehmensstruktur prägt die roXtra GmbH (ehemals Rossmanith GmbH), einen deutschen Softwareanbieter mit Gründung im Jahr 1996 und aktuell rund 60 Mitarbeitern. Diese Größe ermöglicht agile Entwicklungsprozesse bei gleichzeitiger Stabilität und langjähriger Marktpräsenz im Bereich Dokumentenmanagement und Qualitätsmanagement.
Eigene ISO-9001-Zertifizierung unterstreicht das tiefgreifende Verständnis des Anbieters für Compliance-Anforderungen und Qualitätsprozesse. Dieses Know-how fließt direkt in die Produktentwicklung ein und schafft praxisnahe Lösungen für die Dokumentenlenkung in regulierten Umgebungen mit hohen Anforderungen an die Qualitätssicherung.
Branchenübergreifende Expertise hat roXtra in über 25 Jahren Marktpräsenz aufgebaut. Die Software wird in verschiedensten Branchen eingesetzt, darunter Medizintechnik, Pharma, Automobilzulieferer und produzierende Industrie. Diese Vielseitigkeit spiegelt sich in der Anpassungsfähigkeit der Software an unterschiedliche Normen und branchenspezifische Anforderungen wider.
Flexible Bereitstellungsmodelle stehen bei roXtra zur Verfügung, darunter On-Premise, Cloud oder hybride Szenarien. Die Software-Architektur basiert auf modernen Webtechnologien, was eine zuverlässige Basis für unternehmensweit verfügbare QM Dokumente darstellt.
Umfassende API-Integration wird durch REST/SOAP-Schnittstellen und Standard-Connectoren für gängige Systeme wie SAP ERP, Microsoft SharePoint und weitere Unternehmenslösungen gewährleistet. Diese offene Architektur ermöglicht die Einbindung von roXtra in bestehende IT-Landschaften ohne isolierte Datensilos.
Sicherheitskonzept mit mehreren Ebenen umfasst TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung, ein differenziertes rollenbasiertes Berechtigungssystem und lückenlose Audit-Logs für Compliance-Anforderungen. Die Kombination dieser Sicherheitsfeatures macht roXtra auch für die Verwaltung sensibler QM Dokumente in stark regulierten Umgebungen geeignet.
On-Premise-Lizenzierung basiert bei roXtra auf einer Einmallizenz plus jährlicher Wartungsgebühr von etwa 18% der Lizenzkosten. Dieses klassische Modell eignet sich für Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur und langfristiger Planungssicherheit für ihr QM System.
Cloud-Subscription ist als alternatives Modell verfügbar mit einer Gebühr pro User und Jahr, abhängig vom gewählten Funktionsumfang. Das Abo-Modell reduziert die Anfangsinvestition und bietet kontinuierliche Updates der roXtra Software ohne zusätzliche Kosten.
Modulare Preisstruktur ermöglicht kostengünstige Einstiegslösungen mit späteren Erweiterungsoptionen. Neben den Lizenzkosten sollten bei der Budgetplanung auch Infrastrukturkosten, Einrichtungs- und Schulungsaufwand (typischerweise 15-25% der Lizenzkosten) sowie internes Projektmanagement berücksichtigt werden.
Standardisierte Import-Tools erleichtern die Übernahme bestehender QM Dokumente und Metainformationen aus Dateisystemen oder SharePoint mittels strukturierter Importfunktionen. Diese systematische Datenmigration reduziert den manuellen Aufwand und sichert die Datenqualität im neuen QM System.
Mehrphasiger Migrationsprozess mit Test-, Pilot- und produktiver Einführungsphase wird von roXtra empfohlen. Für typische Implementierungsprojekte sind etwa 1-2 interne Projektmitarbeiter zusammen mit einem Berater von roXtra vorgesehen, was eine effiziente Ressourcenplanung für die Einführung der Software ermöglicht.
Branchenspezifische Vorlagen beschleunigen die Einführung, da roXtra zahlreiche fertige Dokumentenvorlagen für verschiedene Normen und QM-Anforderungen mitbringt. Diese Vorlagen können direkt übernommen oder an die spezifischen Unternehmensanforderungen angepasst werden, was den Aufwand für die initiale Dokumentenerstellung erheblich reduziert.
Intuitive Benutzeroberfläche mit minimalem Schulungsaufwand macht roXtra für unterschiedliche Anwendergruppen zugänglich. Die übersichtliche Gestaltung fördert die Akzeptanz bei allen Mitarbeitern, die mit QM Dokumenten arbeiten.
Umfassende Qualitätsmanagement-Funktionen decken den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab – von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung. Diese ganzheitliche Betrachtung unterstützt Unternehmen dabei, ein konsistentes und normkonformes QM System aufzubauen.
Deutscher Support mit kurzen Reaktionszeiten bietet Anwendern direkte Unterstützung bei Fragen und technischen Herausforderungen mit der roXtra Software. Der Service in der Landessprache vermeidet Kommunikationsprobleme und beschleunigt die Problemlösung.
GxP-Compliance wird durch spezielle Funktionen für regulierte Umgebungen sichergestellt. roXtra erfüllt die strengen Anforderungen an elektronische Dokumentation in Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen und unterstützt bei Audits und Zertifizierungen.
Regelmäßige Produktpflege mit kontinuierlichen Updates sorgt für die stetige Weiterentwicklung der Funktionen und die Anpassung an neue regulatorische Anforderungen. Diese konsequente Entwicklung gewährleistet die Zukunftsfähigkeit der Software.
Teilweise komplexe Konfiguration bei sehr spezifischen Anforderungen kann einen höheren initialen Einrichtungsaufwand erfordern. Die Vielseitigkeit von roXtra bedeutet auch, dass eine sorgfältige Planung der gewünschten Prozesse und Workflows notwendig ist.
Performance-Optimierungsbedarf kann bei sehr umfangreichen Dokumentenbeständen (über 100.000 Dokumente) entstehen. Für solche Szenarien sind möglicherweise spezifische Anpassungen in roXtra notwendig, um optimale Antwortzeiten zu gewährleisten.
Eingeschränkte mobile Offline-Funktionalität im Vergleich zu nativen Apps kann in Umgebungen mit instabiler Internetverbindung eine Herausforderung darstellen. Die webbasierte Benutzeroberfläche von roXtra erfordert grundsätzlich eine Netzwerkverbindung für den vollen Funktionsumfang.
roXtra ist eine spezialisierte Software für Dokumentenmanagement und Qualitätsmanagement. Die Lösung ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Unternehmensdokumente mit besonderem Fokus auf QM Dokumente. roXtra unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung über die Freigabe bis zur Verteilung und Archivierung. Die Software bietet strukturierte Workflows für die Dokumentenlenkung, automatisierte Versionskontrolle und umfassende Berechtigungskonzepte. Durch die Integration von Qualitätsmanagement-Funktionen eignet sich roXtra besonders für Unternehmen mit regulatorischen Anforderungen und Normen wie ISO 9001 oder GxP.
Dokumentenlenkung ist ein zentraler Aspekt für die Compliance und Qualitätssicherung in Unternehmen. Sie gewährleistet, dass stets die aktuellen und freigegebenen Dokumentenversionen verwendet werden, was rechtliche Risiken minimiert und Transparenz schafft. In regulierten Branchen ist die systematische Dokumentenlenkung sogar gesetzlich vorgeschrieben. Mit roXtra wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die aktuellen QM Dokumente haben und veraltete Versionen nicht mehr im Umlauf sind. Die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Freigaben erfüllt zudem wichtige Anforderungen bei Audits und Zertifizierungen. Eine strukturierte Dokumentenlenkung steigert die Prozesssicherheit, reduziert Fehler und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen.
Die Statistik-Software "R" ist tatsächlich kostenlos verfügbar, jedoch sollte diese nicht mit roXtra verwechselt werden. roXtra als kommerzielle Dokumentenmanagement- und QM-Software ist kostenpflichtig. Die Preisgestaltung basiert entweder auf einem On-Premise-Modell mit Einmallizenz plus jährlicher Wartung oder einem Cloud-Subscription-Modell mit nutzerbasierten Jahresgebühren. Die Kosten variieren je nach gewähltem Funktionsumfang und Anzahl der Benutzer, wobei modulare Einstiegspakete für unterschiedliche Unternehmensgrößen verfügbar sind. Für eine genaue Preisauskunft empfiehlt sich eine individuelle Anfrage bei der roXtra GmbH, da die Lizenzierung auf die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten werden kann.
Ein QM System (Qualitätsmanagementsystem) ist ein strukturierter Ansatz zur systematischen Steuerung und Verbesserung der Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen in einem Unternehmen. Es umfasst die Organisationsstruktur, Verfahren, Prozesse und Ressourcen, die für die Umsetzung des Qualitätsmanagements erforderlich sind. Zentrale Bestandteile eines QM Systems sind Qualitätspolitik, Qualitätsziele, QM Handbuch, dokumentierte Verfahren und Arbeitsanweisungen. roXtra unterstützt Unternehmen bei der Implementierung und Pflege ihres QM Systems durch die systematische Verwaltung aller qualitätsrelevanten Dokumente, die Steuerung von Freigabeprozessen und die normkonforme Dokumentation. Die Software erleichtert somit die Einhaltung von Qualitätsstandards wie ISO 9001 und unterstützt Unternehmen bei der Vorbereitung auf Zertifizierungen und Audits.
roXtra unterstützt Unternehmen effektiv bei der ISO Zertifizierung, indem es die normkonforme Dokumentation des QM Systems sicherstellt. Die Software bietet vorgefertigte Dokumentenvorlagen für verschiedene ISO-Normen, die den Aufbau der erforderlichen Dokumentation erheblich vereinfachen. Durch die strukturierte Dokumentenlenkung mit definierten Freigabeprozessen wird die Einhaltung der ISO-Anforderungen an Dokumentenkontrolle gewährleistet. roXtra ermöglicht zudem die übersichtliche Darstellung von Prozessen durch den integrierten Flowchart Designer, was für die prozessorientierte Sichtweise der ISO-Normen essenziell ist. Die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an QM Dokumenten schafft Transparenz und erleichtert Audits. Nicht zuletzt unterstützt roXtra durch automatisierte Verteilungsprozesse und Lesebestätigungen den Nachweis, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den relevanten Informationen haben – ein wichtiges Kriterium bei ISO-Zertifizierungen.
