Zentrales Vertragsarchiv: Einheitliche Ablage aller Vertragsdokumente und Anhänge mit strukturierten Metadaten wie Laufzeiten, Vertragspartnern und Vertragswerten.
Template-Management: Standardisierte Vorlagen und rechtlich geprüfte Klauselbibliothek zur Reduzierung von Fehlerquellen und Beschleunigung der Vertragserstellung.
Versionsverwaltung: Vollständige Dokumenthistorie mit Änderungsverfolgung und Rücksetzungsmöglichkeit für Audit-Anforderungen und zur Nachvollziehbarkeit bei Streitfällen.
No-Code-Workflow-Designer: Fachabteilungen können Freigabeprozesse selbst modellieren und anpassen, ohne IT-Unterstützung zu benötigen.
Fristen- & Terminüberwachung: Konfigurierbare Benachrichtigungen vor Ablauf- und Kündigungsterminen verhindern kostspielige Fristversäumnisse und automatisieren Wiedervorlagen.
Eskalations- und Reminder-Funktionen: Automatische Erinnerungen beschleunigen Genehmigungs- und Prüfprozesse durch gezielte Benachrichtigungen.
Volltextsuche mit OCR-Unterstützung: Schnelles Auffinden relevanter Inhalte auch in gescannten Dokumenten durch integrierte Texterkennung.
Facettensuche nach Metadaten: Gezielte Filterung des Vertragsbestands nach Vertragstypen, Werten, Partnern oder Laufzeiten für effiziente Recherche.
Dashboards & Reporting: Anpassbare Übersichten über Vertragsvolumen, Restlaufzeiten und andere KPIs für strategische Entscheidungen im Vertragsmanagement.
Microsoft Office-Integration: Direktes Anlegen und Speichern von Verträgen aus Word und Outlook mit nahtloser Anbindung an die Office-Umgebung.
SAP-Konnektoren: Übernahme von Stammdaten aus SAP-Systemen und Integration in bestehende ERP-Prozesse mit spezifischen Schnittstellen.
Multi-Device-Zugriff: Browserbasierter Zugang und mobiler Client für Tablets und Smartphones mit Offline-Funktionalität für flexibles Arbeiten.
Elektronische Signatur: Unterstützung verschiedener eIDAS-konformer Signaturlevel für rechtssichere, papierlose Vertragsabschlüsse.
Audit-Trail und Compliance-Log: Unveränderliches Protokoll aller Aktionen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit gegenüber Compliance-Behörden.
Hybride Bereitstellungsoptionen bietet easy Contract als wesentlichen Vorteil gegenüber vielen reinen Cloud-Lösungen. Das System lässt sich sowohl on-premise als auch cloudbasiert betreiben, was Unternehmen mit speziellen Compliance-Anforderungen oder vorhandener IT-Infrastruktur die nötige Flexibilität verschafft. Die Wahl zwischen diesen Modellen ermöglicht eine passgenaue Anpassung an regulatorische Anforderungen, ohne Kompromisse bei der Funktionalität eingehen zu müssen.
No-Code-Workflow-Designer hebt easy Contract von vielen Wettbewerbern ab. Während zahlreiche andere Systeme lediglich vorkonfigurierte Standardworkflows anbieten, ermöglicht easy Contract eine echte Prozessmodellierung durch Fachanwender ohne IT-Unterstützung. Diese Anpassungsfähigkeit führt zu deutlich höherer Benutzerakzeptanz, da die Software an bestehende Vertragsprozesse angepasst werden kann, statt umgekehrt die Organisationsprozesse an die Software anzupassen.
Tiefgreifende SAP-Integration stellt einen entscheidenden Unterschied zu generischen Vertragsmanagementsystemen dar. Easy Contract bietet nicht nur standardisierte API-Anbindungen, sondern spezifische Konnektoren für Stammdaten und Geschäftsprozesse aus SAP-Systemen. Diese nahtlose Integration vermeidet Datenredundanzen und Medienbrüche in Unternehmen mit SAP als führendem System.
DMS/ECM-Basis mit revisionssicherer Archivierung sichert die langfristige Compliance. Als Teil der etablierten EASY-Plattform profitiert easy Contract von der bewährten und oft nach IDW PS 880 testierten GoBD-konformen Langzeitarchivierung. Dieser Aspekt ist besonders für Unternehmen mit strengen Dokumentationsanforderungen relevant und unterscheidet die Lösung von reinen Vertragsmanagement-Tools ohne ECM-Hintergrund.
Einschränkungen bestehen primär im Bereich der KI-gestützten Vertragsanalyse. Während spezialisierte LegalTech-Anbieter oder Enterprise-Suiten wie Coupa CLM bereits fortgeschrittene Funktionen zur automatischen Risikoerkennung und zum umfassenden Klauselvergleich bieten, liegt der Fokus von easy Contract stärker auf der Prozessautomatisierung und weniger auf der KI-gestützten Inhaltsanalyse.
Vertragsmanager im Mittelstand mit 50 bis 500 Mitarbeitern finden in easy Contract eine passende Lösung. Diese Unternehmensgröße verfügt typischerweise über ein Vertragsvolumen, das manuell nicht mehr effizient verwaltbar ist, aber noch keine Enterprise-Lösung mit hohen Implementierungskosten rechtfertigt. Für mittelständische Unternehmen bietet easy Contract den richtigen Funktionsumfang mit angemessener Komplexität und überschaubaren Einführungskosten.
Rechtsabteilungen in produzierenden Unternehmen profitieren besonders von der SAP-Integration und den anpassbaren Workflows. Die Software ermöglicht die strukturierte Verwaltung verschiedener Vertragstypen vom Einkauf über Qualitätssicherung bis zum Vertrieb. Besonders wertvoll ist das System für produzierende Unternehmen mit vielen Vertragspartnern auf Lieferanten- und Kundenseite, die enge Verzahnung mit Einkaufs- und Qualitätsmanagement-Prozessen erfordern.
Organisationen mit Compliance-Anforderungen wie Finanzdienstleister oder Unternehmen in regulierten Branchen schätzen die revisionssichere Vertragsarchivierung. Die Kombination aus flexiblen Bereitstellungsoptionen (On-Premise für höchste Datenschutzanforderungen) und der GoBD-konformen Dokumentation macht easy Contract zur geeigneten Wahl für Unternehmen, die regelmäßig Auditanforderungen erfüllen müssen und lückenlose Nachvollziehbarkeit benötigen.
Unternehmen mit bestehender SAP-Landschaft ziehen maximalen Nutzen aus der tiefen SAP-Integration. Die nahtlose Anbindung an SAP-Module und die Übernahme von Stammdaten ermöglichen automatisierte, durchgängige Vertragsprozesse ohne Medienbrüche. Dies ist besonders wertvoll für Organisationen, die SAP als führendes System etabliert haben und keine isolierte Insellösung für das Vertragsmanagement implementieren möchten.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modulare Plattform bildet die Grundlage von easy Contract. Die Software basiert auf der etablierten EASY-Plattform mit über 30 Jahren Erfahrung im Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Dieser ausgereifte technologische Unterbau gewährleistet Stabilität und Skalierbarkeit auch bei wachsendem Vertragsvolumen.
Die Lösung ermöglicht eine strukturierte Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung von Verträgen über Verhandlung, Freigabe und digital unterschreiben bis hin zur Überwachung und Archivierung. Der modulare Aufbau erlaubt eine schrittweise Einführung, beginnend mit Kernprozessen und sukzessiver Erweiterung entsprechend den Unternehmensanforderungen.
Prozessorientierter Ansatz charakterisiert die Grundphilosophie von easy Contract. Im Gegensatz zu reinen Archivlösungen steht die aktive Steuerung und Automatisierung von Vertragsprozessen im Vordergrund. Dies zeigt sich in der ausgereiften Workflow-Engine, den konfigurierbaren Benachrichtigungen und der nahtlosen Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Die regelmäßige Weiterentwicklung mit ein bis zwei größeren Releases jährlich sorgt für kontinuierliche Funktionserweiterungen, wobei in jüngster Zeit ein zunehmender Fokus auf Cloud-Funktionen und Microsoft 365-Integration erkennbar ist.
Die EASY SOFTWARE AG ist ein etablierter deutscher Softwareanbieter mit Hauptsitz in Mülheim an der Ruhr und einer über 30-jährigen Marktpräsenz. Der Fokus des Unternehmens liegt auf dem DACH-Markt, mit zusätzlichen Niederlassungen in Großbritannien und den USA. Als Teil der Battery Ventures Gruppe verfügt EASY Software über langjährige Expertise im Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management, was sich in der Reife ihrer Produkte widerspiegelt.
Der Vertrieb und Support von easy Contract erfolgen sowohl direkt als auch über ein Netzwerk zertifizierter Partnerunternehmen mit spezifischer Produkt-Expertise. Diese Partner übernehmen oft auch Implementierung und Anpassung der Software. Für Kunden bedeutet dies die Möglichkeit, regionale Partner mit Branchen-Know-how zu wählen, was besonders für mittelständische Unternehmen ein Vorteil bei der Einführung und Betreuung ihres Vertragsmanagements sein kann.
Flexible Bereitstellungsoptionen gehören zu den technischen Kernmerkmalen von easy Contract. Die On-Premise-Version erfordert Windows Server 2016 oder höher und SQL Server 2017 oder höher als technische Basis. Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur können die Software damit vollständig in ihrer kontrollierten Umgebung betreiben. Die Cloud-Version basiert hingegen auf Microsoft Azure-Infrastruktur mit ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU, was europäischen Datenschutzanforderungen entspricht und eine skalierbare Nutzung ohne eigene Serverinfrastruktur ermöglicht.
Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten stehen zur Verfügung, um easy Contract in bestehende Systemlandschaften einzubinden. Neben den speziellen SAP-Konnektoren für Stammdaten bietet die Software Standard-APIs (REST) für individuelle Integrationen sowie spezifische Schnittstellen für gängige Drittsysteme. Die tiefe Microsoft Office-Integration ermöglicht direktes Zugreifen und Verarbeiten von Vertragsdokumenten aus der gewohnten Office-Umgebung heraus, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.
Sicherheitsarchitektur und Authentifizierung sind auf moderne Unternehmensanforderungen ausgerichtet. Die Lösung unterstützt Single-Sign-On via SAML/OAuth für nahtlose Integration in bestehende Authentifizierungsinfrastrukturen wie Microsoft Active Directory. Das granulare Berechtigungskonzept ermöglicht eine präzise Steuerung des Zugriffs auf Verträge und Funktionen bis auf Dokumentenebene. Bei der Cloud-Variante erfolgt die Datenhaltung standardmäßig in deutschen oder europäischen Rechenzentren, was für viele Unternehmen ein wichtiges Compliance-Kriterium darstellt.
Hybrides Lizenzmodell: Easy Contract folgt einem hybriden Preismodell mit verschiedenen Optionsmodellen. Die Cloud-Subscription kostet etwa 25€ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Diese Option minimiert die Anfangsinvestition und wandelt Beschaffungskosten in laufende Betriebskosten um. Alternativ steht eine On-Premise-Lizenzierung ab circa 15.000€ einmalig zur Verfügung, wobei hier zusätzliche Module oder Benutzerlizenzen den Preis erhöhen können.
Wartung und Support: Bei der On-Premise-Variante fallen zusätzlich jährliche Softwarepflegekosten in Höhe von etwa 20% der Lizenzkosten an. Diese decken Updates, Patches und grundlegenden Support ab. Cloud-Kunden profitieren von automatischen Updates und Basiswartung im Abo-Modell. Erweiterte Support-Pakete mit garantierten Reaktionszeiten und dediziertem Support sind optional für beide Bereitstellungsvarianten verfügbar.
Implementierungskosten: Die Beratungs- und Implementierungskosten für easy Contract variieren stark nach Projektumfang und Individualisierungsgrad. Ein Standard-Rollout ohne komplexe Anpassungen beginnt bei etwa 10.000€. Bei der Betrachtung der Gesamtbetriebskosten (TCO) sollten Unternehmen auch interne Ressourcen für Datenmigration (etwa 10-20 Personentage), kontinuierliche Vorlagenpflege und Administration berücksichtigen. Diese "versteckten Kosten" machen oft einen erheblichen Teil der Gesamtinvestition aus und werden bei der initialen Budgetierung häufig unterschätzt, wie auch aktuelle Reviews von Anwendern belegen.
Phasenbasierter Implementierungsansatz hat sich bei der Einführung von easy Contract bewährt. Der typische Projektverlauf umfasst die Phasen Analyse, Datenmigration, Customizing, Go-Live und Hypercare. Die Analysephase dient der detaillierten Erfassung von Anforderungen und bestehenden Prozessen, während die Datenmigration die Übernahme vorhandener Vertragsdokumente in das neue System sicherstellt. Durchschnittliche Projektlaufzeiten liegen bei 3-6 Monaten für Standardimplementierungen mit etwa 100 Benutzern.
Datenübernahme und Bestandsmigration erfolgen über spezielle Migrationswerkzeuge. Die Software unterstützt eine tool-gestützte Datenübernahme aus strukturierten Quellen wie Excel/CSV-Dateien, bestehenden ECM-Systemen und Fremd-CLM-Lösungen. Der Migrationsaufwand hängt stark von der Qualität der vorhandenen Vertragsdaten und deren Strukturierungsgrad ab. Eine Herausforderung stellt häufig die Extraktion relevanter Metadaten aus Altverträgen dar, die oft manuell nacherfasst werden müssen.
Iterativer Einführungsansatz wird für optimale Nutzerakzeptanz empfohlen. Statt einer umfassenden Umstellung aller Vertragsprozesse gleichzeitig hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt. Der Fokus liegt zunächst auf Kernprozessen wie der zentralen Ablage und Fristenverwaltung, die auch automatisch überwacht werden, bevor komplexere Workflows und Integrationen hinzukommen. Diese Methodik reduziert Risiken und ermöglicht frühzeitige Erfolgserlebnisse. Begleitende Change-Management-Maßnahmen wie zielgruppenspezifische Schulungen und die Einbindung von Key-Usern aus Fachabteilungen erhöhen die Akzeptanz der neuen Lösung erheblich.
Vorteile:
Hohe Prozessautomatisierung reduziert manuelle Aufwände im Vertragsmanagement um bis zu 30%. Besonders die automatisierten Workflows für Freigabeprozesse und die Fristenerinnerungen sparen wertvolle Arbeitszeit der Fachabteilungen und minimieren Fehlerquellen.
Flexible Bereitstellungsoptionen zwischen Cloud und On-Premise bieten Wahlfreiheit je nach Unternehmensanforderungen. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für Unternehmen mit speziellen Compliance-Anforderungen oder bestehender Infrastruktur.
Tiefe SAP-Integration ermöglicht durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche. Die spezialisierten Konnektoren gehen über generische Schnittstellen hinaus und bieten echten Mehrwert für SAP-Anwender.
Revisionssichere Archivierung auf Basis des EASY DMS erfüllt strenge Compliance-Vorgaben. Die GoBD-konforme Dokumentation und nachvollziehbare Änderungshistorie schaffen Rechtssicherheit bei Audits und Prüfungen.
No-Code-Konfigurierbarkeit der Workflows befähigt Fachabteilungen zur eigenständigen Prozessgestaltung. Diese Unabhängigkeit von der IT-Abteilung beschleunigt Anpassungen und erhöht die Akzeptanz bei Anwendern.
Herausforderungen:
Standard-Reporting kann für komplexe analytische Anforderungen limitiert sein. Für umfassende Vertragsanalysen und spezielle Auswertungen ist oft der kostenpflichtige BI-Connector erforderlich.
On-Premise-Betrieb erfordert eigene IT-Infrastruktur und technisches Know-how. Die Bereitstellung und Wartung der notwendigen Server- und Datenbankinfrastruktur bindet interne Ressourcen.
Datenmigration aus unstrukturierten Quellen gestaltet sich aufwendig. Besonders bei schlecht gepflegten Bestandsdaten oder verteilten Vertragsarchiven ist mit erheblichem manuellen Nacherfassungsaufwand zu rechnen.
KI-Funktionen für automatische Risikoerkennung und Vertragsanalyse sind weniger ausgereift als bei spezialisierten LegalTech-Anbietern. Der Fokus liegt stärker auf Prozessautomatisierung als auf KI-gestützter Inhaltsanalyse.
Initialer Einrichtungsaufwand für Templates und Workflows sollte nicht unterschätzt werden. Die Erstellung und Pflege von Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken erfordert juristische Expertise und kontinuierliche Aktualisierung, um effizient zu arbeiten.
Die Kosten für easy Contract variieren je nach Bereitstellungsmodell und Unternehmensgröße. Die Cloud-Variante beginnt bei etwa 25€ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, während die On-Premise-Lizenzierung ab circa 15.000€ einmalig startet.
Bei der Kostenkalkulation sollten Unternehmen neben den reinen Lizenz- oder Subscriptionkosten auch Implementierungsaufwände, interne Ressourcen für Migration und Administration sowie bei On-Premise-Installationen die Infrastrukturkosten berücksichtigen. Diese Gesamtbetriebskosten (TCO) über einen Zeitraum von 3-5 Jahren liefern einen realistischeren Vergleich als der reine Lizenzpreis.
Für mittelständische Unternehmen mit 50-200 Nutzern ist mit einem Gesamtinvestitionsvolumen (inkl. Implementierung) von 30.000-60.000€ im ersten Jahr zu rechnen, abhängig vom Individualisierungsgrad und der gewählten Bereitstellungsvariante.
Die Einarbeitungszeit variiert je nach Rolle und Nutzungsintensität. Für Gelegenheitsnutzer, die hauptsächlich Dokumente suchen und einsehen, sind 1-2 Stunden Basisschulung ausreichend. Key-User und Administratoren benötigen typischerweise zwei halbtägige Schulungen, um die erweiterten Funktionen souverän zu beherrschen.
Die Implementierung folgt üblicherweise einem phasenbasierten Ansatz mit einer Gesamtdauer von 3-6 Monaten für mittelgroße Organisationen. Ein "Quick Start" mit Standardprozessen ist jedoch bereits in 4-8 Wochen möglich. Für eine optimale Nutzerakzeptanz hat sich ein iteratives Vorgehen bewährt, bei dem zunächst Kernfunktionen eingeführt werden, bevor komplexere Workflows folgen.
Ergänzend zu den Schulungen stellt EASY SOFTWARE umfangreiches E-Learning-Material und Dokumentation bereit, die den kontinuierlichen Wissensaufbau unterstützen und auch für neue Mitarbeiter nach der Initialschulung wertvoll sind.
Die Migration bestehender Verträge in easy Contract erfolgt über verschiedene Wege, abhängig von Quellformat und Strukturierungsgrad. Für strukturierte Daten aus Excel, CSV oder Datenbanken stehen Import-Tools zur Verfügung, die Metadaten und Dokumente automatisiert übernehmen können.
Bei unstrukturierten Vertragsdaten, etwa aus Dateiablagen oder Papierarchiven, ist ein mehrstufiger Prozess notwendig: Zunächst werden die Dokumente digitalisiert (falls noch in Papierform), anschließend erfolgt eine (teil-)automatisierte Metadatenextraktion mittels OCR und schließlich eine Qualitätssicherung durch Fachpersonal.
Für die Migrationsplanung empfiehlt es sich, zunächst eine Bestandsaufnahme aller Vertragstypen und -quellen durchzuführen und dann zu entscheiden, welche aktiven Verträge prioritär migriert werden sollen. Häufig ist ein pragmatischer Ansatz sinnvoll, bei dem nur aktuell gültige Verträge vollständig migriert werden, während ältere Dokumente bei Bedarf nachträglich eingebunden werden können.
Easy Contract verfügt über ein granulares Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf Verträge und Funktionen präzise steuern kann. Die Rechtevergabe erfolgt rollenbasiert, wobei Zugriffsrechte frei definierbar sind und verschiedene Berechtigungsstufen (Lesen, Bearbeiten, Freigeben, Administrieren) kombinieren können.
Die Zugriffssteuerung kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen: global für alle Verträge, nach Vertragstypen, nach Organisationseinheiten oder individuell für einzelne Dokumente. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, den Zugriff dynamisch auf Basis von Metadaten zu steuern, etwa um automatisch allen Einkaufsmitarbeitern Zugriff auf Lieferantenverträge zu gewähren.
Freigabeprozesse werden über den No-Code-Workflow-Designer konfiguriert, der verschiedene Freigabestufen, Parallel- und Serienschaltungen, Stellvertreterregelungen und Eskalationen ermöglicht. Typische Szenarien wie die Vier-Augen-Prüfung von Verträgen oder gestaffelte Genehmigungen nach Vertragswert lassen sich ohne Programmierung einrichten und bei Bedarf anpassen.
Die Sicherheitsarchitektur von easy Contract basiert auf mehreren Schutzebenen. Bei der On-Premise-Version behält das Unternehmen die volle Kontrolle über die Infrastruktur und kann eigene Sicherheitsrichtlinien implementieren. Die Cloud-Variante nutzt ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in der EU mit strengen physischen und logischen Sicherheitsmaßnahmen.
Auf Anwendungsebene bietet das System Verschlüsselung der Vertragsinformationen sowohl bei der Übertragung (TLS/SSL) als auch im Ruhezustand (AES-256). Das granulare Berechtigungssystem stellt sicher, dass Mitarbeiter nur auf die für sie relevanten Vertragsinformationen zugreifen können. Alle Zugriffe und Änderungen werden in einem manipulationssicheren Audit-Trail protokolliert, was für Compliance-Nachweise unerlässlich ist.
Für besonders sensible Verträge unterstützt die Software zusätzliche Schutzmaßnahmen wie das Vier-Augen-Prinzip bei Bearbeitung, temporäre Zugriffsrechte oder die explizite Dokumentation von Zugriffsanfragen. Die Integration mit Unternehmensauthentifizierungssystemen via Single-Sign-On erhöht zusätzlich die Sicherheit durch einheitliche Passwortrichtlinien und optional Multifaktor-Authentifizierung.
Easy Contract ist auf Skalierbarkeit ausgelegt und kann mit wachsenden Anforderungen flexibel mitwachsen. Die Cloud-Lösung skaliert automatisch mit steigender Vertrags- und Nutzerzahl, ohne dass Kunden sich um Infrastrukturanpassungen kümmern müssen.
Bei der On-Premise-Variante ist eine sorgfältige Ressourcenplanung wichtig, um mit steigendem Datenvolumen und Nutzerzahlen Schritt zu halten. Die komponentenbasierte Architektur erlaubt eine horizontale Skalierung durch Lastverteilung auf mehrere Server bei Bedarf. Typischerweise funktioniert eine Standard-Installation problemlos mit mehreren hundert gleichzeitigen Nutzern und zehntausenden Verträgen.
Die Lizenzmodelle unterstützen flexibles Wachstum durch Erweiterungspakete für zusätzliche Benutzer. Die Skalierung erfolgt oft in Paketen (z.B. 10er oder 50er Stufen), wobei die Kosten pro Benutzer bei größeren Paketen tendenziell sinken. Wichtig ist, dass sowohl funktional durch zusätzliche Module als auch kapazitiv durch erweiterte Lizenzen eine stufenweise Anpassung an veränderte Unternehmensanforderungen möglich ist.
