Zentrales Vertragsarchiv mit Volltext- und semantischer Suche für schnellen Zugriff auf alle Vertragsdokumente und Klauseln. Fristen- & Alarmmanagement mit automatischen Erinnerungen per E-Mail und SMS bei Kündigungs- und Verlängerungsfristen. No-Code Workflow-Designer ermöglicht die Konfiguration individueller Freigabe- und Prüfprozesse ohne Programmierung. Versionierung & Audit-Trail gewährleistet lückenlose Nachvollziehbarkeit jeder Vertragsänderung inklusive Berechtigungssteuerung.
Microsoft Office-Integration erlaubt direkte Bearbeitung von Word- und Excel-Dokumenten mit automatischer Rückspeicherung in der Vertragsakte. Digitale Signatur unterstützt gängige Anbieter wie DocuSign und Adobe Sign für rechtssichere Vertragsabschlüsse. Klauselbibliothek & Template-Management bietet zentrale Vorlagenpflege und automatisierte Klausel-Zusammenstellung. KI-gestützte Risikoanalyse bewertet Vertragsklauseln automatisch nach Risikopotenzial durch Clause Risk Scoring.
Reporting & Dashboards stellen vorgefertigte Vorlagen für KPIs wie Durchlaufzeiten, Fristenüberschreitungen und Vertragsvolumen bereit. Out-of-the-box ERP-Integration verbindet nahtlos mit SAP, Microsoft Dynamics und Salesforce ohne Custom Coding. Mobile Web-App ermöglicht Vertragszugriff und Freigaben unterwegs. Rollen- & Berechtigungsmanagement mit feingranularer Rechtevergabe pro Nutzer und Rolle. API & Schnittstellen (REST, GraphQL) für Anbindung an DMS, Archivsysteme und BI-Tools. E-Mail-Parsing & OCR-Import erfasst automatisch Verträge aus dem Posteingang und gescannten Dokumenten. Mandantenfähigkeit unterstützt mehrere Unternehmensbereiche in einer Installation.
Hybrid-Bereitstellung möglich stellt eine einzigartige Flexibilität durch Cloud-, On-Premise- oder kombinierte Deployment-Optionen dar. Diese Vielseitigkeit eignet sich besonders für deutsche mittelständische Unternehmen mit spezifischen Compliance-Anforderungen oder heterogenen IT-Landschaften. Während viele moderne Vertragsmanagementsoftware-Anbieter ausschließlich auf SaaS setzen, bietet Flowers die gewünschte Kontrolle über Daten und Infrastructure für sicherheitskritische Organisationen.
No-Code Workflow-Designer ermöglicht die Anpassung individueller Vertragsprozesse ohne Programmierungsaufwand. Fachabteilungen können eigenständig Freigabe- und Prüfabläufe konfigurieren und bei Prozessänderungen schnell reagieren, ohne auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein. Dies reduziert die Time-to-Market für neue Vertragstypen erheblich und macht die Software auch für kleinere Unternehmen ohne dedizierte IT-Abteilung handhabbar.
KI-Clause-Analyzer analysiert Vertragsklauseln automatisch mit einer nach Herstellerangaben über 90-prozentigen Erkennungsrate. Diese Technologie beschleunigt die Vertragsprüfung erheblich, da kritische Passagen bereits vorab identifiziert und nach Risikopotenzial bewertet werden. Besonders bei hohem Vertragsvolumen entlastet dies die Rechtsabteilungen und verkürzt Durchlaufzeiten.
ERP-Integration out-of-the-box bietet native Konnektoren für SAP und Microsoft Dynamics ohne Custom Development. Diese sofort verfügbaren Schnittstellen sparen Zeit und Kosten bei der Systemintegration, da keine aufwändige Programmierung oder externe Beratung erforderlich ist.
Einschränkungen betreffen die OCR-Genauigkeit, die teilweise nur 85 Prozent erreicht. Bei hohem Aufkommen gescannter Dokumente kann dies zu zusätzlichem manuellen Nachbearbeitungsaufwand führen und die Effizienzgewinne schmälern.
Einkaufsleiter in produzierenden KMU mit 50 bis 500 Mitarbeitern profitieren besonders von der ERP-Integration und dem strukturierten Lieferantenvertragsmanagement. Die Flowers Software eignet sich für Unternehmen mit komplexen Beschaffungsprozessen und hohen Compliance-Anforderungen, die gleichzeitig Wert auf Benutzerfreundlichkeit legen. Der No-Code-Ansatz ermöglicht es, spezifische Freigabewege für unterschiedliche Vertragstypen ohne IT-Abhängigkeit zu implementieren.
Leiter Recht & Compliance in Konzernen finden in Flowers eine Lösung für die Harmonisierung dezentraler Vertragsprozesse. Besonders geeignet für Organisationen mit unterschiedlichen Tochterunternehmen oder Standorten, die einheitliche Standards benötigen, aber lokale Anpassungen beibehalten müssen. Die Hybrid-Deployment-Option unterstützt unterschiedliche Sicherheitsanforderungen innerhalb der Unternehmensgruppe.
Geschäftsführer mittelständischer Beratungsunternehmen profitieren von der Flexibilität bei projektbezogenen Vertragszyklen und der schnellen Anpassbarkeit an sich ändernde Kundenanforderungen. Die KI-gestützte Risikoanalyse hilft bei der Bewertung von Dienstleistungsverträgen und NDAs, während die mobile Verfügbarkeit für den häufig ortsunabhängigen Arbeitsalltag wichtig ist.
IT-Verantwortliche in Unternehmen mit heterogenen Systemlandschaften schätzen die breite Integrationspalette und die technische Flexibilität der Microservices-Architektur. Besonders vorteilhaft für Organisationen, die bereits in Microsoft- oder SAP-Ökosystemen arbeiten und eine nahtlose Anbindung ohne komplexe Schnittstellenprogrammierung benötigen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Flowers positioniert sich als anpassungsfähige Vertragsmanagementsoftware mit einem klaren Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und technische Flexibilität. Die Lösung kombiniert moderne Technologien wie KI-gestützte Vertragsanalyse mit einem No-Code-Ansatz, der auch Nicht-IT-Experten die eigenständige Konfiguration komplexer Geschäftsprozesse ermöglicht. Diese Ausrichtung macht die Software besonders für mittelständische Unternehmen attraktiv, die professionelle Funktionalität benötigen, aber nicht über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen.
Technische Basis der Software bildet eine moderne Java-basierte Plattform mit Microservices-Architektur, die eine hohe Skalierbarkeit und flexible Anpassungsmöglichkeiten gewährleistet. Die Containerisierung unterstützt sowohl Cloud- als auch On-Premise-Deployments und ermöglicht es Unternehmen, ihre bevorzugte IT-Strategie zu verfolgen. Diese technische Flexibilität unterscheidet Flowers von vielen reinen SaaS-Anbietern und adressiert spezifisch die Bedürfnisse deutscher Mittelständler.
Das modulare Konzept erlaubt es Organisationen, mit grundlegenden Vertragsmanagement-Funktionen zu beginnen und bei Bedarf weitere Module wie E-Signatur, OCR oder erweiterte Reporting-Funktionen zu ergänzen. Diese schrittweise Erweiterbarkeit reduziert Anfangsinvestitionen und ermöglicht eine organische Entwicklung entsprechend den wachsenden Anforderungen des Unternehmens.
Die Flowers Software GmbH wurde 2015 gegründet und beschäftigt aktuell etwa 50 Mitarbeiter mit Hauptsitz in München. Das Unternehmen hat sich bewusst auf die Bedürfnisse des deutschen Mittelstands spezialisiert und verfolgt dabei eine "Agile Vertragswelt"-Philosophie mit kontinuierlicher Kundeneinbindung und iterativer Produktentwicklung. Diese Nähe zum Kunden spiegelt sich in der Entwicklungsroadmap wider, die stark durch Praxisfeedback geprägt wird.
Marktpositionierung erfolgt als Spezialist für anpassungsfähiges Vertragsmanagement mit besonderem Fokus auf Compliance und Integration. Im Gegensatz zu globalen SaaS-Anbietern konzentriert sich Flowers auf die spezifischen Anforderungen deutscher und europäischer Unternehmen, insbesondere bezüglich Datenschutz und regulatorischer Compliance. Diese regionale Expertise zeigt sich in der DSGVO-konformen Gestaltung und der Berücksichtigung deutscher Geschäftspraktiken bei der Funktionsentwicklung.
Die Systemarchitektur basiert auf einer modernen Microservices-Struktur mit Containerisierung (Docker/Kubernetes), die eine hohe Skalierbarkeit und unabhängige Update-Zyklen für einzelne Services ermöglicht. Diese technische Grundlage unterstützt sowohl die Hybrid-Bereitstellungsoptionen als auch die nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften. Die Java-Container-Basis mit Tomcat gewährleistet Kompatibilität mit gängigen Enterprise-Standards.
Sicherheits- und Compliance-Features umfassen die ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und umfassende Verschlüsselung sowohl für ruhende als auch übertragene Daten. Zusätzliche Sicherheitsmerkmale wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-On (SAML/OAuth) und detaillierte Audit-Logs erfüllen die Anforderungen sicherheitskritischer Organisationen. Die Möglichkeit der On-Premise-Installation adressiert besonders strenge Datenschutzanforderungen.
Integrationsstärke zeigt sich in den nativen ERP-Konnektoren für SAP und Microsoft Dynamics, die ohne Custom Development einsatzbereit sind. Die umfassende API-Landschaft mit REST- und GraphQL-Schnittstellen ermöglicht die Anbindung an DMS, Archivsysteme und BI-Tools. Diese Out-of-the-box-Integrationen sparen erhebliche Implementierungszeit und -kosten gegenüber Lösungen, die aufwändige Schnittstellenprogrammierung erfordern.
Das Flowers-Preismodell bietet verschiedene Lizenzoptionen zur Anpassung an unterschiedliche Unternehmensanforderungen und IT-Strategien. Verfügbar sind nutzerbasierte SaaS-Abonnements mit modularen Zusatzpreisen sowie On-Premise-Einmallizenzen mit jährlicher Wartungsgebühr von 15 Prozent. Diese Flexibilität bei den Preisen ermöglicht es Unternehmen, zwischen OPEX- und CAPEX-orientierten Kostenmodellen zu wählen.
TCO-Faktoren umfassen neben den eigentlichen Lizenzkosten auch Implementierung, Datenmigration, Schulungen und laufende Administration. Besonders bei der Datenmigration aus Legacy-Systemen sollte der Aufwand für manuelle Nachbearbeitung bei schlechter Datenqualität berücksichtigt werden. Die Hybrid-Deployment-Option kann initialen Aufwand bedeuten, bietet aber langfristige Flexibilität bei sich ändernden Compliance-Anforderungen.
Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert sich im oberen Mittelfeld des Marktes - günstiger als Enterprise-Lösungen wie Coupa, aber preislich über reinen Start-up-Anbietern. Diese Positionierung spiegelt die Kombination aus professioneller Funktionalität und mittelstandsgerechter Benutzerfreundlichkeit wider. Die nativen ERP-Integrationen können die höheren Lizenzkosten durch gesparte Implementierungszeit kompensieren.
Projektphasen umfassen typischerweise Analyse & Strategie, Konfiguration & Integration sowie Test, Schulung & Rollout mit einer Gesamtlaufzeit von 3 bis 6 Monaten für Standard-KMU-Implementierungen. Hybrid-Deployment-Projekte können aufgrund der zusätzlichen Infrastruktur-Komponenten tendenziell aufwändiger sein als reine Cloud-Implementierungen. Die No-Code-Funktionalität reduziert jedoch den Customizing-Aufwand erheblich gegenüber traditionellen Enterprise-Lösungen.
Datenmigration erfolgt über CSV/Excel-Import, API-basiertes Mapping oder manuelle Erfassung, wobei die Qualität der Altdaten den Automatisierungsgrad bestimmt. Strukturierte Vertragsdatenbanken lassen sich meist gut migrieren, während unstrukturierte Ablagen oder papierbasierte Archive erheblichen Nachbearbeitungsaufwand bedeuten können. Die OCR-Funktion unterstützt bei der Digitalisierung, erreicht aber nicht immer die gewünschte Genauigkeit.
Ressourcenbedarf umfasst 1 bis 2 IT-Vollzeitäquivalente für technische Aspekte, einen Key-User pro betroffener Fachabteilung und gegebenenfalls externe Projektunterstützung. Der kritische Erfolgsfaktor liegt neben der technischen Umsetzung besonders im Change Management für die Nutzerakzeptanz, da neue standardisierte Arbeitsabläufe etabliert und gelebt werden müssen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Flowers ist eine Vertragsmanagementsoftware, die sich durch ihre flexible Bereitstellung (Cloud, On-Premise oder Hybrid) und benutzerfreundliche Konfiguration auszeichnet. Die Software eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern, die professionelle Vertragsmanagement-Funktionen benötigen, aber nicht über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen.
Die Zielgruppen umfassen Einkaufsleiter in produzierenden KMU, Compliance-Verantwortliche in Konzernen und Geschäftsführer von Beratungsunternehmen. Besonders geeignet ist die Software für Organisationen mit intensivem ERP-Integrationsbedarf, insbesondere SAP oder Microsoft Dynamics, sowie für Unternehmen mit spezifischen Compliance-Anforderungen, die Hybrid-Deployment-Optionen benötigen. Ein Vertragsvolumen von mindestens 50+ Verträgen pro Jahr mit Standardisierungspotenzial ist für eine wirtschaftliche Nutzung empfehlenswert.
Der No-Code Workflow-Designer ermöglicht es Fachabteilungen, individuelle Freigabe- und Prüfprozesse ohne Programmierungsaufwand zu konfigurieren. Nutzer können per Drag-and-Drop verschiedene Arbeitsabläufe wie Genehmigungsstufen, automatische Benachrichtigungen und Eskalationspfade definieren. Die visuelle Benutzeroberfläche macht komplexe Vertragsprozesse transparent und ermöglicht schnelle Anpassungen bei sich ändernden Geschäftsanforderungen.
In der Praxis reduziert dies die Abhängigkeit von IT-Abteilungen erheblich und verkürzt die Time-to-Market für neue Vertragstypen. Key-User können eigenständig auf Prozessänderungen reagieren, neue Genehmigungsebenen einführen oder spezifische Workflows für verschiedene Vertragskategorien erstellen. Allerdings erfordert die effiziente Nutzung ein gutes Verständnis der internen Vertragsabläufe und prozessanalytische Fähigkeiten bei den verantwortlichen Mitarbeitern.
Flowers bietet native Konnektoren für SAP, Microsoft Dynamics und Salesforce, die ohne Custom Coding einsatzbereit sind. Diese Out-of-the-box-Integrationen sparen erhebliche Zeit und Kosten gegenüber Lösungen, die aufwändige Schnittstellenprogrammierung erfordern. Zusätzlich stehen REST- und GraphQL-APIs für die Anbindung an DMS, Archivsysteme und BI-Tools zur Verfügung.
Der Aufwand für Standard-ERP-Integrationen ist typischerweise gering, da vorkonfigurierte Mapping-Templates und Datenstrukturen verfügbar sind. Bei Legacy-Systemen oder hochspezialisierten Branchensoftware kann jedoch Custom Development erforderlich werden. Die Qualität und Zugänglichkeit der API-Dokumentation ist entscheidend für erfolgreiche Integrationen, wobei detaillierte Informationen über Entwicklerportale, Rate-Limits und Versionierungsstrategien direkt beim Anbieter erfragt werden sollten.
Die KI-gestützte Risikoanalyse (Clause Risk Scoring) analysiert Vertragsklauseln automatisch und bewertet diese nach Risikopotenzial, wobei der Hersteller eine Erkennungsrate von über 90 Prozent angibt. Diese Funktionalität beschleunigt Vertragsprüfungen erheblich, da kritische Passagen vorab identifiziert und priorisiert werden. Besonders bei hohem Vertragsvolumen entlastet dies Rechtsabteilungen und verkürzt Durchlaufzeiten.
Wichtig ist jedoch das Verständnis, dass die KI-Analyse unterstützend wirkt und keine juristische Prüfung ersetzt. Die rechtliche Verantwortlichkeit bleibt beim Anwender, und die Algorithmus-Ergebnisse sollten als Hilfestellung für die Priorisierung und erste Einschätzung verstanden werden. Unabhängige Vergleiche oder detaillierte technische Einblicke zur tatsächlichen Performance sind öffentlich nicht verfügbar, weshalb eine praktische Evaluierung während einer Testphase empfehlenswert ist.
Flowers bietet verschiedene Preismodelle von nutzerbasiertem SaaS-Abonnement bis hin zu On-Premise-Einmallizenzen mit 15 Prozent jährlicher Wartungsgebühr. Detaillierte Preislisten sind nicht öffentlich verfügbar und müssen direkt beim Anbieter erfragt werden. Die Positionierung liegt im oberen Mittelfeld - günstiger als Enterprise-Lösungen wie Coupa, aber teurer als Start-up-Anbieter.
Versteckte Kosten können bei der Datenmigration aus Legacy-Systemen entstehen, insbesondere wenn manuelle Nachbearbeitung bei schlechter Datenqualität erforderlich wird. Weitere Kostenfaktoren umfassen Customizing bei stark abweichenden Standardprozessen, zusätzliche Schulungen bei Personalwechsel, Premium-SLA-Pakete und die Pflege von Klauselbibliotheken. Bei On-Premise-Installationen sollten auch Hardware-Upgrades und interne Wartungsressourcen kalkuliert werden.
Die Migration erfolgt typischerweise über drei Phasen: Analyse & Strategie, Konfiguration & Integration sowie Test, Schulung & Rollout mit einer Gesamtlaufzeit von 3 bis 6 Monaten. Datenmigration kann über CSV/Excel-Import, API-basiertes Mapping oder manuelle Erfassung erfolgen, wobei die Qualität der Altdaten den Automatisierungsgrad bestimmt. Die OCR-Funktion unterstützt bei der Digitalisierung papierbasierter Archive, erreicht aber nicht immer optimale Genauigkeit.
Kritische Erfolgsfaktoren sind neben der technischen Umsetzung besonders das Change Management und die Qualität der Ausgangsdaten. Strukturierte Vertragsdatenbanken lassen sich meist gut migrieren, während unstrukturierte Ablagen erheblichen Nachbearbeitungsaufwand bedeuten können. Der Ressourcenbedarf umfasst 1 bis 2 IT-Vollzeitäquivalente, Key-User pro Fachabteilung und gegebenenfalls externe Projektunterstützung für komplexere Integrationsanforderungen.
