CM Software & Consulting GmbH bietet mit Contractmanager eine spezialisierte Contract Management Software für das digitale Vertragsmanagement, die sich besonders an mittelständische Unternehmen und dezentrale Konzerneinheiten richtet. Die Vertragsmanagement-Software kombiniert klassische Verwaltungsfunktionen mit innovativen Technologien wie einer patentierten KI-Risikobewertung und einem No-Code-Workflow-Designer. Seit 2009 hat sich der Anbieter als verlässlicher Partner im DACH-Markt etabliert und verzeichnet eine Kundenbindungsrate von über 90 Prozent bei seinem Vertragsmanagement.
Technische Grundlage für die Verwaltung von Verträgen bildet eine moderne Microservice-Architektur auf Kubernetes-Basis, die sowohl als Cloud-Lösung in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren als auch On-Premise verfügbar ist. Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der effizientes Vertragsmanagement ihrer Vertragsprozesse vom Entwurf bis zur Archivierung und ermöglicht eine durchschnittliche Reduktion der Vertragsdurchlaufzeiten um 30 bis 40 Prozent durch Contract Lifecycle Management.
Die Positionierung im Markt erfolgt als spezialisierte Alternative zu umfassenden ERP-Modulen oder globalen CLM-Suiten. Der Focus liegt auf der Balance zwischen leistungsstarker Funktionalität und praktikabler Implementierungskomplexität für deutsche und europäische Compliance-Anforderungen beim Vertragsmanagement.
Contractmanager versteht sich als durchgängige Contract Lifecycle Management-Lösung, die alle Phasen des Vertragslebenszyklus in einem integrierten System abbildet. Die browserbasierte Architektur ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff auf alle Verträge und Dokumente ohne lokale Installation und unterstützt gleichzeitig moderne Arbeitsweisen durch native Mobile Apps für iOS und Android.
Besonderes Augenmerk liegt auf der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Fristenmanagement und Verlängerungsmanagement. Das System erkennt kritische Fristen automatisch und löst konfigurierbare Erinnerungsketten aus, wodurch manuelle Prozesse bei der Überwachung auf ein Minimum reduziert werden. Die integrierte Volltextsuche und intelligente Metadatenerfassung sorgen für schnellen Zugriff auf relevante Dokumente und Vertragsinformationen in der Vertragsverwaltung.
Zentrale Stärke der Vertragsmanagement-Software ist die Kombination aus deutscher Compliance-Expertise und moderner Technologie für effizientes Vertragsmanagement. Die Software berücksichtigt spezifische Anforderungen des deutschen Rechtsraums wie DSGVO-Konformität, revisionssichere Archivierung nach GoBD und Unterstützung qualifizierter elektronischer Signatur nach eIDAS-Verordnung für die digitale Unterzeichnung von Verträgen.
Die Verwaltung von Verträgen erfolgt über strukturierte Workflows, die verschiedene Vertragsarten unterstützen und das Vertragscontrolling durch automatisierte Berichte und Dashboards vereinfachen. Das System ermöglicht es, Verträge zu erstellen, zu verwalten und zu archivieren, wobei alle Vertragsdaten zentral verfügbar sind.
CM Software & Consulting GmbH wurde 2009 als inhabergeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin gegründet und beschäftigt heute rund 50 Mitarbeitende. Der strategische Focus liegt auf nachhaltigem Wachstum im DACH-Markt ohne aggressive Expansion, was sich in einer langfristigen Produktstrategie und hoher Kundenzufriedenheit niederschlägt.
Branchen-Expertise zeigt sich in spezifischen Lösungen für verschiedene Abteilungen wie Einkauf, Rechtsabteilung und Controlling in den Bereichen Industrie, Pharma, Energiewirtschaft und öffentlichen Sektor. Als SAP-Partner und Microsoft Gold Partner verfügt das Unternehmen über zertifizierte Integrationskompetenzen für gängige ERP- und Office-Umgebungen. Die Entwicklungsphilosophie basiert auf agilen Sprints mit kontinuierlichem Kundenfeedback und einer offenen Roadmap, bei der Bestandskunden direkten Einfluss auf Feature-Priorisierung haben.
Contractmanager basiert auf einer modernen Microservice-Architektur, die in Docker-Containern läuft und via Kubernetes orchestriert wird. Diese technische Grundlage sorgt für hohe Skalierbarkeit von 10 bis über 5.000 gleichzeitige Nutzer und ermöglicht flexible Deployment-Optionen zwischen Cloud, On-Premise und Hybrid-Szenarien für das automatisierte Vertragsmanagement.
REST-API-First-Ansatz mit umfassender Swagger-Dokumentation erleichtert die Integration in bestehende Systemlandschaften. Vorkonfigurierte Konnektoren existieren für SAP S/4HANA, Salesforce, Microsoft Teams und SharePoint. Die Datenverarbeitung erfolgt wahlweise in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung oder in optionalen BSI C5-konformen Umgebungen für öffentliche Auftraggeber.
Sicherheitsstandards der Vertragsmanagement-Software umfassen TLS 1.2+ Verschlüsselung, regelmäßige externe Penetrationstests und SOC 2 Typ II-Audits. Webhooks ermöglichen ereignisgesteuerte Integrationen, bei denen Vertragsstatusänderungen automatisch Aktionen in Drittsystemen auslösen können, was Risiken minimiert und die Effizienz steigert.
Contractmanager verfolgt ein modulares Lizenzmodell bei der Contract Management Software, bei dem Kunden nur für benötigte Funktionen zahlen. Die Basisarchitektur für die Verwaltung von Verträgen umfasst Vertragsverwaltung, Fristenüberwachung und Standardreporting, während erweiterte Module wie KI-Analyse, komplexe Workflows oder spezialisierte Integrationen separat lizenziert werden.
Cloud-Subscription für das Vertragsmanagement erfolgt typischerweise pro aktiven Nutzer und Monat, während On-Premise-Lizenzen mit jährlicher Wartung angeboten werden. Konkrete Paketpreise sind nicht öffentlich verfügbar und werden individuell nach Nutzerzahl, Funktionsumfang und Implementierungskomplexität kalkuliert.
Gesamtkostenbetrachtung sollte neben Lizenzkosten auch Implementation (typisch 20-30% der Total Cost of Ownership), Datenmigration, individuelle Anpassungen und laufende Schulungen berücksichtigen. Versteckte Kostenfaktoren können durch Unterschätzung des Datenbereinigungs- und Migrationssaufwands sowie nachträglicher Customizing-Anforderungen entstehen.
Standard-Implementierungen mit wenigen Workflows und unter 1.000 Altverträgen dauern typisch 2-4 Monate, während komplexe Projekte mit umfangreichen Anpassungen und großen Datenbeständen 6-12 Monate benötigen können. Mapping-Templates beschleunigen die Übernahme von bis zu 500 Verträgen in 2-3 Wochen für effiziente Vertragsverwaltung.
Kritische Erfolgsfaktoren sind die Qualität und Konsistenz der Altdaten für die Migration sowie frühzeitige Stakeholder-Einbindung aus allen relevanten Abteilungen. Herausforderungen entstehen häufig durch Widerstand gegen Standardisierung historisch gewachsener Prozesse und unterschätzte Ressourcenallokation für interne Abstimmungen.
Change-Management erfordert begleitende Maßnahmen wie Etablierung von Super-Usern, rollenbasierte Schulungskonzepte und regelmäßige Feedbackrunden. Customer Success Manager des Anbieters begleiten den Prozess bis zur Stabilisierung des Produktivbetriebs beim Vertragsmanagement.
Vorteile:
Herausforderungen:
Contractmanager richtet sich primär an mittelständische Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitenden sowie dezentrale Einheiten größerer Konzerne. Die Skalierungsarchitektur unterstützt 10 bis über 5.000 gleichzeitige Nutzer, wodurch auch verschiedene Abteilungen wie Rechtsabteilung und Controlling abgedeckt werden. Für Kleinstunternehmen unter 10 Mitarbeitenden ohne standardisierte Vertragsprozesse ist die Lösung typischerweise überdimensioniert.
Die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit beginnt meist ab einem Vertragsvolumen von mehreren hundert aktiven Verträgen oder bei kritischen Compliance-Anforderungen. Unternehmen mit Ad-hoc-Vertragsmanagement ohne geplante Prozessdigitalisierung sollten zunächst grundlegende Strukturen entwickeln, bevor eine spezialisierte Vertragsmanagement-Software implementiert wird.
Standardimplementierungen mit Cloud-Deployment, wenigen Workflows und unter 1.000 Verträgen dauern typisch 2-4 Monate und erfordern ein Projektteam von 1-2 Vollzeitkräften für effizientes Vertragsmanagement. Komplexe Szenarien mit On-Premise-Installation, umfangreichen Anpassungen und großen Datenbeständen können 6-12 Monate benötigen.
Interne Ressourcen umfassen neben Projektleitung Key-User aus verschiedenen Abteilungen, Einkaufs- und Fachabteilungen sowie einen designierten Workflow-Administrator für laufende Betreuung. Schulungskonzepte sehen typisch 2 Tage für Administratoren und 1 Tag für Endanwender vor. Customer Success Manager des Anbieters begleiten bis zur Produktivstabilisierung bei der Vertragsverwaltung.
Contractmanager bietet vorkonfigurierte Konnektoren für SAP S/4HANA, Salesforce, Microsoft Teams, SharePoint und weitere Standardanwendungen für nahtloses Contract Management. Die REST-API mit Swagger-Dokumentation ermöglicht individuelle Integrationen in praktisch alle Drittsysteme. Webhooks unterstützen ereignisgesteuerte Kopplungen für automatisierte Workflows.
Einfache Integrationen über Standardschnittstellen sind oft in wenigen Tagen konfiguriert, während komplexe bidirektionale Kopplungen mit Geschäftslogik mehrere Wochen Entwicklungsaufwand erfordern können. Die Integrationskomplexität hängt stark von der Qualität der Zielsystem-APIs und erforderlichen Datentransformationen ab.
Die Cloud-Instanz läuft in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren und erfüllt SOC 2 Typ II-Standards für sichere Verwaltung von Verträgen. DSGVO-Konformität ist durch Datenverarbeitung in EU-Rechenzentren und detaillierte Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gewährleistet. Für öffentliche Auftraggeber stehen optional BSI C5-konforme Umgebungen zur Verfügung.
Verschlüsselung erfolgt nach TLS 1.2+ Standards sowohl bei der Übertragung als auch für ruhende Daten. Regelmäßige Penetrationstests und externe Sicherheitsaudits validieren die Schutzmaßnahmen. Revisionssichere Archivierung entspricht GoBD-Anforderungen für steuerrelevante Dokumente und minimiert Compliance-Risiken.
Patentierte KI-Risikobewertung geht über einfache Klauselerkennung hinaus und bietet erklärbare Compliance-Empfehlungen für verschiedene Vertragsarten. Der No-Code-Workflow-Designer ermöglicht Anpassungen ohne Programmieraufwand, während die Out-of-the-Box SAP-Integration über Standard-Schnittstellen hinausgehende echte Prozesskopplung bietet.
Deutsche Compliance-Expertise mit Fokus auf DACH-Markt und dessen spezifische Anforderungen unterscheidet sich von globalen Lösungen mit US-zentriertem Ansatz. Die inhabergeführte Unternehmensstruktur ermöglicht langfristige Produktstrategien ohne aggressive VC-getriebene Expansion, was sich in stabilen Kundenbeziehungen und kontinuierlicher Weiterentwicklung zeigt beim professionellen Vertragsmanagement.
Implementierungskosten umfassen typisch 20-30% der Gesamtkosten und beinhalten Konfiguration, Datenmigration und Schulungen für die Vertragsmanagement-Software. Versteckte Kostenfaktoren können durch Datenbereinigungs- und Strukturierungsaufwand sowie nachträgliche Customizing-Anforderungen entstehen. Bei Cloud-Lösungen sind API-Call-Limits oder Datenvolumen-Überschreitungen zu berücksichtigen.
Laufende Kosten für geschulte Administratoren, regelmäßige Weiterbildung und Support-Services sollten in die TCO-Betrachtung einbezogen werden. Skalierungskosten bei Verdopplung der Nutzer oder des Vertragsvolumens sind vorab zu klären, da verschiedene Lizenzmodelle unterschiedlich skalieren können beim Contract Lifecycle Management.
