Dokumenten- und Vertragsablage: Fabasoft Contracts bietet ein zentrales digitales Vertragsarchiv mit leistungsstarker Volltextsuche für alle gängigen Formate wie Word, PDF und E-Mails. Die Volltextsuche ermöglicht schnelles Auffinden relevanter Vertragsinformationen und unterstützt damit effiziente Vertragsprozesse.
Vertragsversionierung: Die Vertragsmanagement Software gewährleistet lückenlose Versionierung und Audit-Trail mit Rückroll- und Vergleichsfunktion für maximale Transparenz bei Verträgen. Alle Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert – ein wichtiger Aspekt für die Umsetzung regulatorischer Anforderungen.
Vorlagen- und Klauselmanagement: Umfassende Bibliothek mit wiederverwendbaren, zentral gepflegten Standardklauseln und Dokumentvorlagen für die Vertragserstellung. Dies beschleunigt die Erstellung neuer Verträge erheblich und stellt gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Standards sicher.
Prozessautomatisierung: Fabasoft Contracts bietet konfigurierbare mehrstufige Freigabe- und Eskalationsprozesse mit individuell anpassbaren Workflows. Die Vertragsmanagement Software unterstützt damit den gesamten Lebenszyklus von Verträgen – von der Erstellung bis zur Archivierung.
Fristen- und Terminmanagement: Automatisiertes Fristenmanagement mit konfigurierbaren Benachrichtigungen und Erinnerungen zur Vermeidung verpasster Termine. Das Fristenmanagement ist eine Kernfunktion des digitalen Vertragsmanagements und hilft, kostspielige Versäumnisse zu vermeiden.
E-Signatur-Integration: Fabasoft Contracts bietet eine nahtlose Anbindung an gängige E-Signatur-Dienste wie DocuSign, FP Sign und andere eIDAS-konforme Lösungen für digitale Signatur. Die EU-konforme Signatur-Lösung ermöglicht rechtssichere digitale Vertragsabschlüsse ohne Medienbrüche.
Berechtigungsmanagement: Feingranulares rollen- und mandantenfähiges Berechtigungskonzept für sichere Zusammenarbeit zwischen Vertragspartnern. Die Software ermöglicht kontrollierten Zugriff auf sensible Vertragsdokumente und unterstützt die Anforderungen der DORA-Verordnung für Finanzunternehmen.
Kollaborationswerkzeuge: Integrierte Kommentar- und Diskussionsfunktionen für effiziente teamübergreifende Abstimmungen. Die Software erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern durch einfachen Informationsaustausch.
Mobiler Zugriff: Browserbasierter, responsiver Web-Client für standortunabhängigen Zugriff auf alle Vertragsdokumente. Die flexible Zugänglichkeit ist ein wichtiger Bestandteil modernen Vertragsmanagements und unterstützt ortsunabhängiges Arbeiten.
Reporting und Analyse: Konfigurierbares Reporting und Dashboards zu Vertragsvolumen, offenen Prüfungen und anstehenden Fristen. Die Analyse-Funktionen liefern wichtige Informationen für fundierte Entscheidungen im Vertragsmanagement.
Systemintegration: Anbindung an Unternehmenssysteme durch Standard-Connectors für SAP, Microsoft Dynamics und SharePoint. Fabasoft Contracts lässt sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, was die Umsetzung eines durchgängigen digitalen Vertragsmanagements erleichtert.
Kalender-Synchronisation: Integration mit gängigen Kalendersystemen wie Outlook und Google Calendar für optimierte Termin- und Fristenübersicht. Das Fristenmanagement wird damit in die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter integriert.
Compliance-Management: Rechtskonforme Datenhaltung nach ISO 27001, DSGVO-Standards mit umfassender Verschlüsselung der Vertragsdaten. Die DORA-Verordnung für Finanzunternehmen stellt besondere Anforderungen an die Vertragsverwaltung, die durch diese Features erfüllt werden.
Europäische Datensouveränität zeichnet Fabasoft Contracts als Vertragsmanagement-Lösung besonders aus. Mit Rechenzentren ausschließlich in der EU und vollständiger DSGVO-Konformität bietet die Software eine hohe Datensicherheit. Die native eIDAS-Signaturintegration entspricht europäischen Standards und macht die Lösung ideal für datenschutzsensible Organisationen und regulierte Branchen, darunter besonders Finanzunternehmen, die der DORA-Verordnung unterliegen. Die EU-Datenhaltung ist ein zentraler Aspekt bei der Umsetzung der DORA-Verordnung und stellt sicher, dass sensible Vertragsdaten innerhalb des europäischen Rechtsraums verbleiben.
Enterprise-Content-Services-Ansatz unterscheidet Fabasoft Contracts von spezialisierten Contract-Management-Anbietern. Die Vertragsmanagement Software ist keine isolierte Solution, sondern vollständig in die Fabasoft Folio Plattform eingebettet. Dies ermöglicht ein ganzheitliches Dokumenten-, Records- und Vertragsmanagement aus einer Hand und schafft einen durchgängigen digitalen Lebenszyklus aller Geschäftsdokumente. Durch diesen integrierten Ansatz wird die Volltextsuche über alle Dokumententypen hinweg möglich, was die Effizienz im Vertragsmanagement deutlich steigert.
Compliance-orientierte Architektur bildet das Fundament für rechtssichere Vertragsprozesse. Die Software bietet herausragende Revisionssicherheit und gesetzeskonforme Langzeitarchivierung im Standard. Transparente Prozesse und nachweisbare Audit-Trails reduzieren Compliance-Risiken signifikant – ein wichtiger Faktor bei der Umsetzung regulatorischer Anforderungen wie der DORA-Verordnung für Finanzunternehmen oder vergleichbarer Regularien. Diese Architektur unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Lebenszyklus ihrer Verträge compliant zu gestalten und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Einschränkungen bestehen aktuell im Bereich der KI-gestützten Vertragsanalyse. Die Software bietet weniger ausgeprägte Funktionen für automatisches Risiko-Scoring oder automatisierte Vertragsdatenextraktion. Organisationen mit Fokus auf fortschrittliche KI-Funktionen zur intelligenten Datenanalyse sollten diesen Aspekt bei ihrer Entscheidung berücksichtigen. Im Vergleich zu spezialisierten Anbietern mit KI-gestützten Features zum Auslesen von Vertragsinhalten liegt der Schwerpunkt von Fabasoft Contracts stärker auf dem gesicherten Workflow und der EU-konformen Datenhaltung.
Rechts- und Compliance-fokussierte Organisationen profitieren besonders von Fabasoft Contracts. Unternehmen mit hohen regulatorischen Anforderungen, die besonderen Wert auf Revisionssicherheit, Nachweisbarkeit und EU-Datenschutzkonformität legen, finden hier eine passende Lösung. Die lückenlose Dokumentation aller Vertragsänderungen und der strukturierte Umgang mit Fristen machen die Software besonders wertvoll für stark regulierte Branchen. Das Fristenmanagement unterstützt die termingerechte Umsetzung von Compliance-Vorgaben und hilft, regulatorische Risiken zu minimieren.
Mittelständische bis große Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und ausreichendem Vertragsvolumen stellen die Kernzielgruppe dar. Die Lösung eignet sich für Organisationen mit strukturiertem Vertragsmanagement-Bedarf, die eine skalierbare und erweiterbare Lösung benötigen. Die mandantenfähige Architektur unterstützt dabei problemlos auch komplexe Organisationsstrukturen und wachsende Dokumentenvolumen. Die Vertragsmanagement Software ermöglicht eine effiziente Verwaltung großer Vertragsbestände mit vielfältigen Vertragstypen und Laufzeiten.
Öffentliche Verwaltungen und Behörden finden in Fabasoft einen spezialisierten Anbieter für ihre Anforderungen. Die mandantenfähige Architektur, Revisionssicherheit und EU-Datenhaltung machen die Lösung besonders geeignet für öffentliche Einrichtungen mit strengen Compliance-Vorgaben und besonderen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit bei der Verwaltung sensibler Vereinbarungen. Die Software unterstützt die Umsetzung rechtlicher Vorgaben und Verordnungen, denen öffentliche Einrichtungen unterliegen.
Finanzunternehmen mit DORA-Compliance-Bedarf sollten Fabasoft Contracts besonders in Betracht ziehen. Die Software bietet spezifische Funktionen zur Einhaltung der DORA-Verordnung der EU, die besondere Anforderungen an das Vertragsmanagement mit IT-Dienstleistern stellt. Das Fristenmanagement, die Volltextsuche und die transparente Dokumentation aller Vertragsänderungen unterstützen Finanzunternehmen bei der regelkonformen Umsetzung dieser EU-Verordnung.
Unternehmen mit breitem ECM-Bedarf sollten Fabasoft in Betracht ziehen, wenn sie nicht nur Vertragsmanagement, sondern eine umfassendere Dokumentenmanagement-Strategie verfolgen. Organisationen, die eine integrierte Plattform statt isolierter Tools bevorzugen, können vom ganzheitlichen Ansatz der Lösung profitieren und einheitliche Workflows über verschiedene Dokumententypen hinweg etablieren. Die Solution-Plattform von Fabasoft bietet hier einen durchgängigen digitalen Lebenszyklus für alle Geschäftsdokumente.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Fabasoft Contracts ist eine umfassende Vertragsmanagement Software, die den vollständigen Lebenszyklus von Verträgen abdeckt. Von der Vertragserstellung über Verhandlung, Genehmigung und Unterzeichnung bis hin zur Verwaltung und Archivierung bietet die Lösung einen durchgängig digitalisierten Prozess. Die Software ermöglicht eine zentrale Vertragsverwaltung mit detaillierter Berechtigungssteuerung und umfassenden Suchfunktionen. Die integrierte Volltextsuche erlaubt schnelles Auffinden von Vertragsdokumenten und unterstützt die effiziente Verwaltung umfangreicher Vertragsbestände.
Mittels flexibler Workflow-Engine können selbst komplexe, mehrstufige Freigabeprozesse abgebildet werden. Die Vertragsmanagement Software reduziert nachweislich manuelle Bearbeitungszeit und verkürzt Durchlaufzeiten bei der Erstellung von Verträgen. Besonderes Augenmerk liegt auf dem Fristenmanagement, das durch automatisierte Benachrichtigungen die Einhaltung wichtiger Termine sicherstellt und damit ein zentrales Element effektiven Vertragsmanagements darstellt. Die digitale Signatur-Integration beschleunigt zudem den Abschlussprozess und vermeidet Medienbrüche.
Die Software zeichnet sich durch ihre tiefe Integration in die Fabasoft-Produktfamilie aus, ermöglicht aber gleichzeitig die Anbindung an bestehende Unternehmenssysteme. Dies fördert die digitale Transformation von Vertragsprozessen und schafft Transparenz über alle Vereinbarungen mit Partnern, Lieferanten und anderen Geschäftsparteien. Die umfassende Volltextsuche erleichtert dabei das schnelle Auffinden relevanter Vertragsinformationen. Durch die Solution-Plattform wird der gesamte Lebenszyklus von Verträgen digital abgebildet – von der Erstellung bis zur Archivierung.
Fabasoft Contracts unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung regulatorischer Vorgaben wie der DORA-Verordnung für Finanzunternehmen. Die Software bietet transparente Dokumentation aller Vertragsänderungen, ein leistungsfähiges Fristenmanagement und sichere Aufbewahrung aller Vertragsdokumente. Diese Funktionen sind besonders für Unternehmen relevant, die strengen Compliance-Anforderungen unterliegen und ihre Vertragsprozesse gesetzeskonform digitalisieren möchten.
Fabasoft ist ein börsennotiertes österreichisches Softwareunternehmen, gegründet 1988 mit Hauptsitz in Linz und rund 400 Mitarbeitern. Der Fokus des Unternehmens liegt auf Enterprise Content Management, Cloud-Lösungen und Digitalisierungsstrategien, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf dem DACH-Raum liegt. Fabasoft hat sich als Anbieter für hochregulierte Branchen und öffentliche Verwaltungen etabliert. Diese langjährige Erfahrung fließt auch in die Entwicklung der Vertragsmanagement Software ein.
Das Unternehmen setzt stark auf europäische Werte wie Datenschutz, Rechtskonformität und nachhaltige Kundenpartnerschaften. Die Produktentwicklung erfolgt in Europa mit besonderem Augenmerk auf Compliance-Anforderungen und Datensicherheit – ein wichtiger Faktor für Entscheidungen zugunsten des Anbieters im europäischen Markt. Die EU-konforme Datenverarbeitung ist ein zentrales Merkmal aller Fabasoft-Lösungen und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO und anderer EU-Verordnungen.
Robin Schmeisser, einer der führenden Experten für digitales Vertragsmanagement bei Fabasoft, betont die Bedeutung der EU-Datenhaltung besonders für Finanzunternehmen: "Mit Blick auf die DORA-Verordnung wird die Transparenz und Kontrolle über Verträge mit IT-Dienstleistern für Finanzunternehmen zunehmend wichtiger. Fabasoft Contracts bietet hier eine EU-konforme Lösung, die alle regulatorischen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Effizienz im Vertragsmanagement steigert."
Die Vertragsmanagement-Software von Fabasoft bietet flexible Bereitstellungsmodelle. Kunden können wählen zwischen Cloud-Deployment in der Fabasoft Cloud mit Rechenzentren ausschließlich in der EU, On-Premise-Installation oder hybriden Lösungsansätzen, je nach individuellen Anforderungen an Datenhaltung und Systemintegration. Diese Flexibilität unterstützt unterschiedliche Compliance-Anforderungen und IT-Strategien der Unternehmen.
Die umfangreichen API-Schnittstellen (REST/SOAP) ermöglichen die Integration in bestehende Unternehmenssysteme und fördern einen nahtlosen Informationsaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen. Standard-Konnektoren für gängige Business-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder SharePoint sind verfügbar und reduzieren den Implementierungsaufwand. Die Solution-Architektur von Fabasoft ermöglicht zudem den einfachen Datenaustausch zwischen verschiedenen Modulen der Plattform.
Die Sicherheitsarchitektur umfasst TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung, AES-256 Datenverschlüsselung für gespeicherte Dokumente sowie SAML/LDAP/AD-Anbindung für die Benutzerauthentifizierung. Besonders hervorzuheben ist die Einhaltung internationaler Standards wie ISO 27001 und die vollständige DSGVO-Konformität, die für viele europäische Unternehmen und öffentliche Einrichtungen entscheidende Auswahlkriterien darstellen. Diese Sicherheitsfeatures sind auch für die Einhaltung der DORA-Verordnung relevant, die besondere Anforderungen an die IT-Sicherheit von Finanzunternehmen stellt.
Die Benutzeroberfläche von Fabasoft Contracts ist intuitiv gestaltet und ermöglicht die einfache Dokumentenverwaltung per Drag and Drop. Die Volltextsuche indexiert alle Vertragsdokumente und ermöglicht schnelles Auffinden relevanter Informationen. Das Fristenmanagement kann über verschiedene Ansichten (Kalender, Listen, Dashboards) genutzt werden und bietet flexible Benachrichtigungsoptionen für anstehende Termine. Die Workflows für Verträge lassen sich ohne Programmieraufwand anpassen und an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen.
Das Preismodell für Fabasoft Vertragsmanagement basiert auf verschiedenen Faktoren und Bereitstellungsoptionen. Cloud-Subscription wird nach Nutzeranzahl oder Dokumentenvolumen berechnet, während bei On-Premise-Lösungen einmalige Lizenzkosten plus jährliche Wartungsverträge anfallen. Die konkreten Preislisten sind nicht öffentlich verfügbar, was eine erste Budgetplanung erschweren kann. Für eine genaue Kosteneinschätzung ist daher eine direkte Anfrage beim Anbieter notwendig.
Bei der Gesamtkostenbetrachtung müssen neben den reinen Lizenz- oder Subscription-Kosten auch Implementierungsaufwände für Customizing, Schnittstellen und initiale Einrichtung berücksichtigt werden. Der wirtschaftliche Nutzen entsteht durch Effizienzgewinne, Vermeidung von Vertragsstrafen und Wegfall externer Archivierungskosten. Die Digitalisierung von Vertragsprozessen mit Fabasoft Contracts kann zu erheblichen Zeiteinsparungen bei der Vertragserstellung, -verwaltung und -analyse führen.
Fabasoft positioniert sich im mittleren bis oberen Preissegment des Marktes für Vertragsmanagement Software. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist besonders für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen und dem Bedarf an europäischen Datenschutzstandards attraktiv, während kleinere Organisationen mit geringem Vertragsvolumen alternative Lösungen in Betracht ziehen sollten. Die Investition in Fabasoft Contracts rechnet sich vor allem für Unternehmen, die von den umfassenden Compliance-Features und der Integration in eine breitere ECM-Strategie profitieren können.
Finanzunternehmen, die der DORA-Verordnung unterliegen, sollten bei der Kostenbewertung auch die Einsparungen durch ein compliances Vertragsmanagement berücksichtigen. Die potentiellen Kosten durch regulatorische Verstöße oder Vertragsrisiken können die Investition in eine professionelle Vertragsmanagement Software rechtfertigen. Die Umsetzung der DORA-Anforderungen wird durch Fabasoft Contracts erheblich erleichtert, was bei der Gesamtkostenbetrachtung einbezogen werden sollte.
Der typische Implementierungsprozess für Fabasoft Contracts umfasst mehrere Phasen. Die initiale Phase beginnt mit Prozess-Workshops zur Anforderungsanalyse und Definition der künftigen Vertragsworkflows. Für die Standardimplementierung sollten Unternehmen mit einem Zeitrahmen von 3-6 Monaten rechnen, abhängig vom Anpassungsgrad und Umfang der Datenübernahme. Die schrittweise Umsetzung ermöglicht einen kontrollierten Übergang zum digitalen Vertragsmanagement.
Die Datenübernahme aus Altsystemen erfolgt durch standardisierte Import-Formate wie CSV und XML oder über spezifische DMS-Konnektoren. Bestehende Verträge können strukturiert migriert werden, wobei auch eine nachträgliche Anreicherung mit Metadaten möglich ist. Für die Extraktion relevanter Vertragsinformationen aus unstrukturierten Dokumenten stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Die automatisierte Vertragsdatenextraktion kann relevante Informationen wie Vertragspartner, Laufzeiten oder Kündigungsfristen auslesen und in die Metadatenstruktur übernehmen.
Der Einarbeitungsaufwand für Endanwender umfasst typischerweise ein Basis-Training (1 Tag) sowie optional vertiefende Workshops (2-3 Tage) für Key-User und Administratoren. Die Akzeptanz wird durch eine intuitive Benutzeroberfläche gefördert, wenngleich ältere Versionen mitunter als komplex empfunden werden können. Für eine erfolgreiche Einführung empfiehlt sich die Einbindung von 1-2 Projektmanagern und 2-3 Key-Usern aus den betroffenen Fachabteilungen. Die Einbindung der Anwender in die Konfiguration der Workflows ist entscheidend für die spätere Akzeptanz der Vertragsmanagement Software.
Die Umsetzung von Fristenmanagement und Workflow-Automatisierung erfordert eine sorgfältige Analyse der bestehenden Vertragsprozesse. In dieser Phase werden die spezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement definiert, relevante Vertragstypen identifiziert und entsprechende Workflows konfiguriert. Besonders für Finanzunternehmen ist die Umsetzung der DORA-Verordnung ein wichtiger Aspekt, der bei der Konfiguration der Software berücksichtigt werden sollte. Fabasoft bietet hierfür spezifische Beratung und Best-Practice-Templates.
Vorteile:
Hohe Rechts- und Revisionssicherheit durch EU-Datenhaltung und lückenlose Dokumentation aller Änderungen. Die Software erfüllt strengste Compliance-Anforderungen und bietet maximale Transparenz bei regulatorischen Prüfungen. Dies unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der DORA-Verordnung und anderer regulatorischer Vorgaben.
Ganzheitlicher ECM-Ansatz ermöglicht die Integration des Vertragsmanagements in eine umfassendere Dokumentenstrategie. Die Plattform-Einbettung verhindert Datensilos und schafft durchgängige Prozesse. Die Solution-Architektur von Fabasoft unterstützt eine einheitliche Verwaltung aller Unternehmensdokumente.
Flexible Workflow-Engine unterstützt die individuelle Anpassung von Vertragsabläufen an unternehmensspezifische Anforderungen ohne Programmieraufwand. Die Prozessautomatisierung reduziert manuelle Eingriffe signifikant und beschleunigt die Vertragserstellung und -freigabe.
Starke DACH-Präsenz mit deutschsprachigem Support und lokalen Beratungsressourcen. Die regionale Ausrichtung und das Verständnis für lokale Anforderungen erleichtern die Kommunikation und Projektabwicklung. Fabasoft verfügt über umfassende Erfahrung mit regionalen Compliance-Anforderungen.
EU-konforme Digitale Signatur ermöglicht rechtssichere elektronische Vertragsabschlüsse ohne Medienbrüche. Die nahtlose Integration verschiedener Signaturverfahren beschleunigt Abschlussprozesse. Die eIDAS-konforme Signaturlösung unterstützt rechtssichere digitale Vertragsabschlüsse.
Umfassendes Fristenmanagement hilft, wichtige Termine im Blick zu behalten und automatisiert Benachrichtigungen bei anstehenden Fristen. Das Fristenmanagement ist eine Kernfunktion der Vertragsmanagement Software und unterstützt die rechtzeitige Umsetzung von Vertragsklauseln und Compliance-Vorgaben.
Herausforderungen:
Eingeschränkte KI-Funktionen im Vergleich zu spezialisierten CLM-Anbietern (Contract Lifecycle Management). Fortschrittliche Features wie automatisches Vertragsauslesen oder prädiktive Vertragsanalysen sind weniger ausgeprägt. Die Vertragsdatenextraktion ist weniger fortschrittlich als bei spezialisierten KI-Lösungen.
Komplexität der Benutzeroberfläche besonders bei älteren Versionen kann eine steilere Lernkurve bedeuten. Die Software erfordert strukturiertes Onboarding und regelmäßige Schulungen der Anwender. Die Vielzahl der Funktionen kann für neue Nutzer zunächst überwältigend wirken.
Kosten-Nutzen-Verhältnis für kleine Teams mit geringem Vertragsvolumen ist kritisch zu prüfen. Die Lösung erscheint für sehr kleine Organisationen oft überdimensioniert in Funktionsumfang und Preis. Der volle Nutzen entfaltet sich erst bei einer gewissen Anzahl von Verträgen und Nutzern.
Begrenzte Flexibilität im Reporting erfordert mitunter zusätzliche Werkzeuge für sehr spezifische Auswertungsanforderungen. Der Standard-Berichtsumfang kann für komplexe Analyseszenarien Erweiterungen benötigen. Für sehr detaillierte Vertragsanalysen sind möglicherweise Anpassungen erforderlich.
Die Kosten für Fabasoft Vertragsmanagement variieren je nach Bereitstellungsmodell, Nutzeranzahl und Implementierungsumfang. Für Cloud-Lösungen fallen Subscription-Gebühren an, die sich nach der Anzahl der Benutzer oder dem Dokumentenvolumen richten. Bei On-Premise-Installationen kommen einmalige Lizenzkosten plus jährliche Wartungsverträge zum Tragen. Die Gesamtkosten umfassen neben den Lizenzgebühren auch Ausgaben für Implementierung, Anpassung, Schulung und Support. Für eine konkrete Preisauskunft ist eine direkte Anfrage beim Anbieter notwendig, da die Preislisten nicht öffentlich einsehbar sind.
Für Finanzunternehmen, die der DORA-Verordnung unterliegen, kann die Investition in eine professionelle Vertragsmanagement Software durch die Reduzierung von Compliance-Risiken und die effizientere Vertragsverwaltung gerechtfertigt sein. Die Kosten sollten stets im Verhältnis zum Nutzen und zu den möglichen Einsparungen durch digitalisierte Vertragsprozesse betrachtet werden. Die Volltextsuche und das Fristenmanagement von Fabasoft Contracts tragen erheblich zur Effizienzsteigerung im Vertragsmanagement bei.
Fabasoft ist ein börsennotiertes österreichisches Unternehmen. Die Fabasoft AG ist an der Frankfurter Börse im Prime Standard (ISIN AT0000785407) sowie an der Wiener Börse notiert. Gegründet wurde das Unternehmen 1988 von Helmut Fallmann und Leopold Bauernfeind, die noch heute im Vorstand tätig sind. Ein signifikanter Anteil der Aktien befindet sich im Besitz der Gründer und des Managements, was die langfristige strategische Ausrichtung und Unabhängigkeit des Unternehmens unterstützt.
Diese Eigentümerstruktur fördert die Stabilität und Kontinuität in der Unternehmensstrategie. Als europäisches Unternehmen legt Fabasoft besonderen Wert auf EU-Datensouveränität und die Einhaltung europäischer Standards – ein wichtiger Aspekt für Kunden, die auf rechtssichere Vertragsmanagement-Lösungen angewiesen sind. Die europäische Ausrichtung unterstützt besonders Unternehmen, die der DORA-Verordnung oder anderen EU-Regularien unterliegen, bei der compliance-konformen Umsetzung ihres digitalen Vertragsmanagements.
Fabasoft Contracts bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten durch standardisierte API-Schnittstellen (REST/SOAP). Vorgefertigte Konnektoren existieren für gängige Unternehmenssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics und SharePoint. Die Vertragsmanagement Software unterstützt zudem die Integration mit E-Signatur-Diensten wie DocuSign oder FP Sign sowie die Anbindung an Kalendersysteme wie Microsoft Outlook und Google Calendar. Durch die offene Architektur lassen sich auch individuelle Integrationen zu branchenspezifischen Systemen realisieren, was die Einbettung in bestehende IT-Landschaften erleichtert.
Die Solution-Plattform von Fabasoft ermöglicht zudem die nahtlose Integration mit anderen Fabasoft-Modulen für ein umfassendes Enterprise Content Management. Die Volltextsuche erstreckt sich über alle verbundenen Systeme und erlaubt so einen schnellen Zugriff auf relevante Vertragsinformationen, unabhängig davon, in welchem System sie gespeichert sind. Dieses integrierte Konzept unterstützt einen durchgängigen digitalen Workflow ohne Medienbrüche und fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern bei der Vertragserstellung und -verwaltung.
Die Implementierung von Fabasoft Contracts erfolgt in mehreren Phasen: Nach initialen Anforderungs-Workshops werden die Vertragsprozesse analysiert und konfiguriert. Anschließend erfolgen die technische Einrichtung, Datenübernahme, Schulung der Benutzer und schließlich die Produktivsetzung. Der gesamte Prozess dauert typischerweise 3-6 Monate bei Standardimplementierungen, kann jedoch je nach Komplexität und Integrationsanforderungen variieren. Für eine erfolgreiche Umsetzung empfiehlt sich die Einbindung von Key-Usern aus den betroffenen Fachabteilungen sowie IT-Verantwortlichen. Fabasoft bietet dabei Unterstützung durch erfahrene Berater oder zertifizierte Implementierungspartner.
Besondere Aufmerksamkeit gilt bei der Implementierung der Workflow-Konfiguration und dem Fristenmanagement. Hier werden die spezifischen Anforderungen an Vertragstypen, Freigabeprozesse und Benachrichtigungen definiert. Für Finanzunternehmen, die der DORA-Verordnung unterliegen, werden in dieser Phase auch die speziellen Compliance-Anforderungen an das Vertragsmanagement berücksichtigt. Die sorgfältige Planung und Konfiguration in dieser Phase legt den Grundstein für ein effizientes digitales Vertragsmanagement und die erfolgreiche Umsetzung regulatorischer Vorgaben.
Das Fristenmanagement ist eine Kernfunktion von Fabasoft Vertragsmanagement. Die Software bietet automatisierte Termin- und Fristenüberwachung mit konfigurierbaren Benachrichtigungen per E-Mail oder direkt im System. Wichtige Vertragsfristen wie Kündigungs-, Verlängerungs- oder Prüftermine werden automatisch aus Vertragsdaten extrahiert oder können manuell erfasst werden. Die Fristen werden in übersichtlichen Dashboards dargestellt und lassen sich in gängige Kalendersysteme (Outlook, Google) integrieren. Eskalationsstufen bei kritischen Terminen können individuell definiert werden, und ein umfassendes Reporting ermöglicht die Übersicht über alle anstehenden Fristen im Unternehmen.
Das Fristenmanagement von Fabasoft Contracts unterstützt Unternehmen dabei, kostspielige Versäumnisse zu vermeiden und rechtliche Verpflichtungen termingerecht zu erfüllen. Besonders für Finanzunternehmen, die der DORA-Verordnung unterliegen, ist ein zuverlässiges Fristenmanagement essentiell, um regelmäßige Überprüfungen von IT-Dienstleisterverträgen nachweisbar durchzuführen. Die Volltextsuche ergänzt das Fristenmanagement durch schnellen Zugriff auf relevante Vertragsdetails bei anstehenden Entscheidungen oder Verhandlungen. Die Kombination aus Fristenmanagement und durchsuchbarer Vertragsdatenbank ermöglicht fundierte und zeitgerechte Entscheidungen im Vertragsmanagement.
Fabasoft Vertragsmanagement unterstützt Finanzunternehmen bei der Einhaltung der DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) durch mehrere Funktionen: Die Software bietet vollständige Transparenz über Verträge mit IT-Dienstleistern und dokumentiert die Erfüllung regulatorischer Anforderungen. Durch den lückenlosen Audit-Trail werden alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert, was bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden wichtig ist. Die EU-Datenhaltung entspricht den DORA-Vorgaben zur Datensicherheit. Automatisierte Workflows helfen bei der rechtzeitigen Überprüfung kritischer Verträge und unterstützen das Risikomanagement.
Das integrierte Fristenmanagement gewährleistet die termingerechte Umsetzung aller DORA-relevanten Prüfpflichten bei IT-Dienstleisterverträgen. Die Volltextsuche ermöglicht schnelles Auffinden relevanter Vertragsklauseln bei Prüfungen oder Audits. Die digitale Signatur-Integration unterstützt die rechtssichere Aktualisierung von Verträgen gemäß den DORA-Anforderungen. Die Berechtigungssteuerung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Vertragsinformationen erhalten, was den Anforderungen der Verordnung an die Informationssicherheit entspricht.
Robin Schmeisser, Experte für digitales Vertragsmanagement bei Fabasoft, erklärt: "Die DORA-Verordnung stellt Finanzunternehmen vor neue Herausforderungen im Management ihrer IT-Dienstleisterverträge. Mit Fabasoft Contracts können diese Unternehmen nicht nur die regulatorischen Anforderungen effizient umsetzen, sondern gleichzeitig ihre gesamten Vertragsprozesse digitalisieren und optimieren. Die EU-konforme Datenhaltung und das umfassende Fristenmanagement sind dabei zentrale Faktoren für ein compliances Vertragsmanagement."
