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FAQ - Das sind 3 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Für welche Einsatzgebiete ist eine Auftragsverwaltungssoftware geeignet?
Das Programm zur Auftragsverwaltung ist für jeden geeignet, der den Überblick über Aufträge behalten möchte. Sie es ein Selbstständiger oder ein großes Unternehmen. Der Einsatz eines professionellen Tools beugt Verwechslungen vor, so dass Auftragsbestätigungen, Rechnungen und aller anderer Schriftverkehr an den richtigen Empfänger gehen und die Qualität der Kunden und Aufträge überwacht werden können. Auch können Sie bspw. wiederkehrende Aufträge hinterlegen, die das System verwaltet so dass auch hier Aufträge in der Zukunft nicht in Vergessenheit geraten und zu Engpässen bspw. bei Ihren Handwerkern führen.
Welche Funktionen sollte eine Software zur Auftragsverwaltung haben?
Damit die Auftragsverwaltung optimal über Ihr neues Tool stattfinden kann, sollte dieses folgende Funktionen haben:
-
Angebotserstellung
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Auftragsverwaltung
-
Gutscheinverwaltung
-
Waren-/Lagerwirtschaft
-
Verwaltung von Ressourcen (bspw. Personal, Räumen)
-
Erstellung von Lieferscheinen
-
Rechnungserstellung
-
Mahnwesen
-
Chat-, Email oder andere Kommunikationsfunktion/en
-
Bearbeitung von Retouren und Reklamationen
-
Schnittstelle zum Rechnungswesen
-
u.v.m.
Was ist der Unterschied zwischen einem Programm zur Auftragsverwaltung und einem Rechnungsprogramm?
Zu einem Auftrag gehören mehrere Schritte. Zuerst gibt es das Vertriebsgespräch, das Angebot, ggfs. Nachverhandlungen, die Auftragsannahme bzw. -vergabe, die Leistungserbringung, ggfs. eine Nachkalkulation und die Abrechnung. Dabei ist die Rechnungserstellung nur ein Schritt, der nach Abschluss einer Leistung erforderlich ist.
Ein Programm zur Rechnungserstellung umfasst daher meist die Verwaltung der Kundendaten, die bspw. aus einer CRM stammen, und Rechnungen, die zum jeweiligen Kunden erstellt werden. Sollen auch die Angebotserstellung und die Auftragsüberwachung über ein System laufen sowie die Kommunikation dazu verwaltet werden, ist ein Programm zur Auftragsverwaltung die perfekte Wahl.
Empfehlungen
Nach umfangreicher Recherche am Markt der Angebote für die Auftragsverwaltung, haben wir einige sehr gute Softwareprodukte gefunden. Die professionellsten und funktionsreichsten Programme haben wir getestet und daraus die 10 besten ausgewählt. Dazu gehören unter anderem die Tresor Warenwirtschaft, bizSoft, Zip Ordering und weitere Anbieter. Auch branchenspezifische Lösungen wie pedoffice-Software, BusPro.net® – Touristik und AMOSYS Software sind enthalten.
Wenn Sie sich die Zeit der Recherche sparen und gleich wissen möchten, wer am besten abschneidet, dann lassen Sie sich unseren Preisvergleich zukommen. Hinterlassen Sie uns dafür einfach Ihre Kontaktdaten oder nehmen Sie Kontakt zu unseren Vergleichs-Experten auf, wenn Sie Fragen haben.
Ratgeber
Was alles zur Auftragsverwaltung gehört!
Eine professionelle Auftragsverwaltung besteht aus mehreren Abschnitten. Diese sind:
-
Kundenverwaltung und Kundenmanagement
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Check vorhandener Ressourcen
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Prüfung des Lagerbestandes
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Erstellung eines Kostenvoranschlages
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Erstellung eines Angebotes und Nachfass
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Umsetzen von Freigabeprozessen vor Versand der Angebote
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Überwachung der Kosten und Zeitplan-Einhaltung
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Auftragsverfolgung
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Erstellung der Rechnung
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Erstellung von Nachkalkulationen, sofern erforderlich
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Versenden von Zahlungserinnerungen und ggfs. weiteres Mahnwesen
-
Vergleich von Kosten von Versendern
-
u.v.m.
Dies alles gehört zu einer professionellen Auftragsverwaltung und Kundenbetreuung, so dass Kunden gerne wieder zurückkommen bzw. bleiben, wenn gleich Folgeaufträge anstehen.
Welchen Nutzen eine Auftragsverwaltung-Software für Ihr Unternehmen hat!
Eine Software zur professionellen Auftrags- und Aufgabenverwaltung hat großen Nutzen für viele Firmen. Was bisher über verschiedene Software-Programm lief (Outlook, Excel, Telefonsoftware, Word, etc.) ist mit einer Auftragsverwaltungs-Software künftig alles an einer Stelle gebündelt.
Dies spart immens Zeit und gibt allen Beteiligten hohe Transparenz in Echtzeit, da jeder auf alle Daten anhand des jeweils hinterlegten Rechtekonzepts Zugriff hat und bei Bedarf selbst nachsehen kann. Auch können Sie Ressourcen besser verwalten, da Sie Über- und Unterkapazitäten sehen und aktiv reagieren können.
Gleichzeitig tun Sie auch etwas für die Umwelt und sparen Papier und senken die Kosten für Archivierungsflächen, da die Auftragsverwaltung digital stattfindet.
Was eine Software zur Auftragsverwaltung können sollte!
Wenn Sie mit einem professionellen Tool zur Auftragsverwaltung arbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass das Programm zu Ihren Anforderungen passt. Dazu gehört bspw., dass sich der Detailgrad Ihrer Aufträge darin abbilden lassen können sollte.
Besteht bspw. ein Auftrag aus 100 Artikeln, sollten alle Artikel erfasst und mit dem Lagerbestand abgeglichen werden. Ist dies nicht möglich, benötigen Sie ein separates Warenwirtschaftsprogramm und eine Schnittstelle dazu, was den Aufwand für Sie erhöht.
Haben Sie hingegen schon ein Warenwirtschaftsprogramm mit dem Sie zufrieden sind und welches sich in Ihrem Unternehmen etabliert hat, sollte das System zur Auftragsverwaltung eine Live-Schnittstelle mit dem Programm haben, so dass Ihr Lagerbestand jederzeit aktuell ist.
Darüber hinaus sollten Sie bei Online- bzw. Cloud-Lösungen auf hohen Sicherheitsstandard achten, da die Daten auf den Systemen des Anbieters gespeichert und Backups erstellt werden. Berücksichtigen Sie dies auch bei der Erstellung und Umsetzung Ihres Datenschutzes.
Zeit ist Geld: Das Fazit
Zeit ist Geld und die Verwaltung von Aufträgen nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch. Perfekt ist es daher, wenn ein System zur Auftragsverwaltung interne Prozesse optimiert und beschleunigt, damit Kunden schnell Auskunft erhalten und den Auftrag vergeben können. Eine Software fürs Auftragsmanagement kann dabei in Sekunden die Lagerbestände in Echtzeit prüfen und Auskunft über den Auftragsstatus intern oder an Kunden geben.
Nutzen Sie unseren Vergleich, damit Sie auf einem Blick sehen, welcher Anbieter dieser Business-Software welche Leistungen und Funktionen sowie Preise anbietet. Darüber hinaus können Sie unser Experten-Team kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Entscheidung benötigen.
Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co
Das Programm für Auftragsverwaltung eignet sich für jeden, der Aufträge zu bearbeiten hat und den Überblick behalten möchte. Schnell - auch schon bei wenigen Aufträgen mit vielen Teilschritten - ist die Übersicht verloren, Aufgaben vergessen oder Termine nicht eingehalten, da im Alltag vieles dazwischen kommt. So rutscht eine wichtige Notiz nach unten, wenn ein anderer Anruf kommt und eine neue Notiz erstellt wird.
Mit einem professionellen Tool zur Auftragsverwaltung haben Sie alle Daten an einem Ort. Sie sehen sofort, ob Nachrichten vom Kunden eingegangen sind, können den Stand des Auftrags prüfen oder Notizen im Auftrag erstellen und Aufgaben ans Büro senden, wenn bspw. ein Angebot angepasst werden muss.
Während Sie noch beim Kunden oder schon auf dem Weg beim nächsten Kunden sind, kann Ihr Büro die Aufgabe bereits erledigen. Es bleibt weniger liegen und Ihr Kundenservice verbessert sich, da Sie schnell und professionell auf die Wünsche und Anfragen von diesen reagieren.
Finden Sie die richtige Auftragsverwaltungssoftware mit den passenden Schnittstellen!
Damit die Auftrags- und Aufgabenverwaltung optimal stattfinden kann, ist es wichtig, dass die Auftragsmanagement-Software mit der Business-Software vernetzt ist, die Sie vor- und nachgelagert oder ggfs. parallel nutzen. So bspw. das Warenwirtschaftssystem oder andere ERP- & CRM-Software, die Sie in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz haben. Gleiches gilt für Finanzsoftware, wie bspw. Datev, in der Sie ggfs. Zahlungsverkehre verwalten und das Rechnungswesen durchführen.
Welche Aufträge Sie mit der Software fürs Auftragsmanagement verwalten können sollten!
Wenn Sie mit einer Auftragsverwaltungs-Software arbeiten möchten, achten Sie darauf, dass diese laufende, pausierende und zukünftige Aufträge abbilden kann. Dabei sollte es möglich sein, dass Standard- und Serienverträge sowie Sonderverträge verarbeitet werden. Die einzelnen Aufträge sollte dabei Kundenkonten zugeordnet und ggfs. vorhandene Sonderkonditionen berücksichtigt werden können.
Es kann sich dabei um Kundenverträge, Verträge für Wartungen, Support, Hosting, Miete, etc. handeln. Je nach Vertragsart sind damit monatliche, viertel-, halb- oder jährliche Zahlungen möglich. Auch kann es Zahlungspläne geben, wenn der Wert des Auftrages sehr hoch ist. Auch Steigerungsraten sollten in dem Programm erfasst und hinterlegt werden können.
Was Ihre Auftragsverwaltungs-Software in Bezug auf die Angebotserstellung unbedingt umfassen sollte!
Angebote zu erstellen klingt einfach, allerdings sollten dabei einige Feinheiten und Besonderheiten beachtet werden. Zum einen bspw., wer der Empfänger ist, da nicht jeder Kontakt in der Adressverwaltung auch gleichzeitig der Angebots- und Rechnungsempfänger ist.
Zudem sollte bei der Erstellung von Angeboten das System zwischen Stunden- und Tagessätzen, Sonderzuschlägen sowie Anfahrtspauschalen unterschieden werden können. Auch Regeln zur Abrechnung sind wichtig, damit Kundenwünsche wie bspw. zweiwöchige Rechnungsstellung umgesetzt werden können.
Auch Laufzeiten zu überwachen und zu berücksichtigen sind wichtige Tools, die Ihr neues Auftragsverwaltungssystem können sollte.
Warum ein Programm zur Auftragsverwaltung immer wichtiger für Unternehmen wird!
Viele Kunden wünschen sich häufig immer mehr personalisierte Produkte. So müssen verschiedene Farben, Größen, Mengen inkl. Mengenrabatte, verschiedene Verpackungseinheiten, Materialien, Oberflächen (bspw. matt oder glänzend) angeboten und bei der Bestellung hinterlegt werden.
Bei manchen Firmen sollte auch eine Plausibilitätskontrolle erfolgen, so dass die bestellten Teile auch zusammenpassen oder zumindest Zusatzinformationen wie Größentabellen beinhalten, so dass der Kunde sich selbst die Teile richtig korrekt zusammenstellen kann.
Ebenfalls ist es verkaufsfördernd, wenn bspw. Empfehlungen zu verbundene Produkte erfolgt und bspw. ein automatischer Workflow hinterlegt wird, um einen Servicetermin für das Produkt anzubieten oder ein neues Produkt anzubieten, wenn ein bestimmtes Alter erreicht oder ein neuer Trend auf dem Markt ist.
Finden Sie das richtige System, welches die besten Zusatzfunktionen für die Auftragsverwaltung bietet!
Diese Zusatzfunktionen sollte ein Programm für Auftragsverwaltung mitbringen:
-
digitales Signieren von Dokumenten
-
Freigabeprozesse von Angeboten und Aufträgen
-
Budgetverwaltung
-
Hinterlegbarkeit von individuellen Preislisten für Kunden
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Verbindung zum Online-Banking
-
Umwandlung von Angeboten zu Auftragsbestätigungen zu Rechnungen
-
Auftragsverwaltung für zukünftige Aufträge, inkl. relevanter Posten (bspw. Anfahrt, Einsatzpauschale, Materialkosten)