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Was sollte ein Dokumentenmanagementsystem bzw. ECM-Software leisten?

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) bestehen aus unterschiedlichsten Kombinationen von Enterprise Content Management System-Komponenten und -Techniken, welche teilweise auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind. Die ECM-Komponenten und –Techniken sind in fünf Hauptkomponenten einteilbar: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe.

• Erfassung (Capture): Funktionen und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung analoger und elektronischer Informationen
• Verwaltung (Manage): Komponenten zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen mit Zugriffsabsicherung zum Schutz. Datenbanken zur Lagerung, Verwaltung und Wiederauffinden von Informationen; bei geschlossenen ECM-Systemen sollen diese Komponenten einmalig über alle Bereiche wie Dokumentenmanagement, Collaboration und Workflow-Management reichen
• Speicherung (Store): Komponenten dienen der temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind.
• Bewahrung (Preserve): Komponenten, die der langfristigen, stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen dienen (Langezeitarchivierung)
• Ausgabe (Deliver): Komponenten zur Bereitstellung der Informationen aus den vorherigen Komponenten mit zusätzlichen Funktionen für die Eingabe von Informationen in Systeme

Der Bereich Veraltung/Manage lässt sich in seine Bestandteile Dokumentenmanagement (DMS), Collaboration, Web Content Management (WCM) und Workflow/Business-Process-Management (BPM) unterteilen.

ECM-Systeme werden als einzelne Programm-Module, Komponenten, Subsysteme, modulare Baukasten, geschlossene Komplettlösungen oder integriert als sogenannte Suite angeboten.

ECM ist also ein Konzept, das in einem Unternehmen die umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung aller Unternehmensinformationen sicherstellen soll. Dabei greifen verschiedene Software-Lösungen ineinander. Ein zentrales Element ist neben Archivierungs-, Out- und Input-Management und Web Content Managementsystemen auch ein Dokumentenmanagementsystem. Dieses ist also eine Software, die Bestandteil einer jeden ECM-Lösung ist. Dokumentenmanagementsysteme werden aber auch oft eigenständig zur digitalen Archivierung von Unternehmensdokumenten, um einen schnellen Zugriff auf sie zu ermöglichen.

Die zehn beliebtesten Dokumentenmanagement- & ECM-Software-Anbieter

Der Markt für Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme ist unübersichtlich. Sowohl große als auch kleine Anbieter konkurrieren miteinander und bieten von kleinen Lösungen bis hin zu ECM-Suiten mit Speziallösungen alle Bedürfnisse ab.

Doxis4 – SER GROUP

Doxis4 als moderne ECM- und BPM-Lösung verbindet Capturing, elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Collaboration, Workflow und Business Management (BPM) in einer einheitlichen modularen serviceorientierten Enterprise Content Management Plattform. Mit dem elektronischen Archiv Doxis4 ist es möglich, Unternehmenswissen zu speichern und abzurufen. Alle Informationen können hier zur Langzeitarchivierung ebenso wie zur kurzen Aufbewahrung und Bearbeitung abgelegt werden. Löschfristen und Aufbewahrungsregeln sorgen dafür, dass Speicherkapazitäten nicht durch veraltete Belege und Daten in Anspruch genommen werden. Das elektronische Archiv ermöglicht somit das langfristige Sichern von Unternehmenswissen, das Wegfallen unstrukturierter File- bzw. Datenverzeichnisse, eine einheitliche Verwaltung sämtlicher Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, Recherchemöglichkeiten zum schnellen Auffinden von Informationen im gesamten Datenbestand sowie die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen durch eine zertifizierte Revisionssicherheit. Das Dokumentenmanagement stellt eine der Kernfunktionen dieses ECM-Systems mit Leistungen zum revisionssicheren Bearbeiten von Dokumenten übern den Lebenszyklus. Annotationen und Versionsmanagement sind ebenfalls inbegriffen. Das integrierte BPM erlaubt adaptive und normative Prozesse auf einer Plattform und den Zugriff auf unternehmensweite Informationen zur Fallbearbeitung. Darüber hinaus ermöglicht es die direkte Verfügbarkeit von Informationen innerhalb von Geschäftsprozessen, eine schnelle Reaktionsfähigkeit bei Prozessänderungen und ein reproduzierbares Prozesswissen. Auch elektronische Akten sind ein grundlegender Bestandteil von ECM, welcher in Doxis4 berücksichtigt wird: Nutzer können von überall aus sicher auf Informationen zugreifen. Aus den E-Akten können Vorgänge eingeleitet, aufgenommen oder eine E-Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar gemacht werden. Allgemein zeichnen sich E-Akten durch Datenschutz und Zugriffssicherheit aus: Unternehmen können genau festlegen, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf. Sie ermöglichen eine vollständige Information ohne Medienbruch und eine gemeinsame Bearbeitung von Prozessen auf dem aktuellsten Stand der Informationen. Mehr zu dem Produkt und seinen Funktionen finden Sie auf der Internetseite des Anbieters. Preise erfahren Sie auf Anfrage.

TecArt

TecArt® DMS Der deutsche Softwarehersteller TecArt ist Pionier für webbasierter Business-Lösungen. Im Kern ist die TecArt Software eine CRM-Software mit ERP-Funktionen für Dienstleister. Die Dokumentenmanagement Software ist integraler Bestandteil der Lösung. Von Beginn hat TecArt bei der Entwicklung auf Collaboration und Datensicherheit gesetzt. In jedem Modul lassen sich Dokumenten sicher und DSGVO konform speichern und verarbeiten. Eine zentrale übergeordnete Dokumentenverwaltung mit individueller Rechtestruktur ist ebenfalls möglich. Durch die Verknüpfungen und die Live-Bearbeitung können z.B. Officedokumente von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Doppelte Dokumente oder falsche Dokumentenstände werden vermieden. Dank der integrierten Versionierung kann jeder Dokumentenstand wiederhergestellt werden. Weitere Funktionen sind Vorlagen, Versionsverwaltung, Zugriff- und Rechtevergabe sowie Möglichkeiten der Dateibearbeitung und Massenarchivierung. Mithilfe der Volltextsuche finden Sie ein bestimmtes Dokument schneller, indem Sie ganz einfach ein bestimmtes Wort oder eine Phrase eingeben. Die lizenzpflichtige OCR-Testerkennung erlaubt es sogar, Bilder, eingescannte Faxe, Briefe und Verträge zu durchsuchen. Darüber hinaus können Serienbriefe erstellt werden und Verknüpfungsoptionen von Dateien und Ordnern stehen bereit, um den Dokumentenstand aktuell zu halten. Um externe Software anzubinden, stehen zahlreiche Optionen bereit. Es wird sowohl ein mobiler Datenabruf als auch eine Datensynchronisation zwischen der Software und mobilen Endgeräten ermöglicht. Hosting erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum.

TecArt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz mit Multifunktionalität. Die Software ermöglicht es durch hinzubuchen einzelner Module sogar eine ECM-Lösung zu schaffen. Ob im Standard oder als individuelle Lösung – es werden sämtliche Daten, Informationen und Prozesse von Unternehmen zentralisiert. Das modulare Baukastenprinzip sorgt zusammen mit anpassbaren Nutzerlizenzen für eine flexible Kostenstruktur. Passen Sie die Software an die Prozesse und Budgets im Unternehmen an.

Die TecArt Software mit integriertem Dokumentenmanagement ist als Cloud- und Server-Lösung. Aufgrund der zahlreichen Funktionen und hohen Sicherheitsstandards stellt es eine echte Alternative zu US-Anbietern dar. Das Hosting der Daten erfolgt in der deuschen Cloud nach ISO 27001. Sicherheits- und Compliance-Anforderungen lassen sich problemlos nach DIN und ISO zertifizieren. Die Preise erhalten Sie auf Anfrage direkt bei TecArt.

Einblick in das Dokumentenmodul von TectArt

nacale – Ceyoniq

Die Ceyonic Technology GmbH hält mit der Software nscale für Unternehmen verschiedenster Branchen wie – darunter das Bankenwesen, die Energie-, und Immobilienwirtschaft, E-Government, das Versicherungs- und Gesundheitswesen, den Handel, die Industrie, Logistik und für Rechtsanwälte und Notare sowie andere Dienstleister verschiedene Lösungen bereit.

Programm nscale vereint sämtliche Vorteile des ECM, Dokumentenmanagements und der rechtskonformen Archivierung. So werden bereits bestehende Geschäftsabläufe mithilfe der Software optimiert und alle Informationen und Dokumente können darüber hinaus bestmöglich verwaltet werden. Die moderne Infrastruktur führt zu einer hohen Flexibilität und Skalierbarkeit der Plattform. Die Funktionen sind zahlreich und umfassen diverse E-Akten (Kundenakte, Personalakte, Vertragsakte, Bauakte), Lösungen des E-Mail-Managements, eine revisonssichere Archivierung sowie Integrationsmöglichkeiten für ERP- und CRM-Systeme. Alle Lösungen des Herstellers zeichnen sich durch Flexibilität aus und sind demensprechend an kundenindividuelle Anforderungen anpassbar sowie optimal in die eigene IT-Infrastruktur integrierbar. Mehr zum ECM- und Dokumentenmanagement nscale von Ceyoniq finden Sie auf der Website des Herstellers. Bei Interesse erhalten Sie Informationen zu den Preisen auf Anfrage.

Comarch

Der Anbieter Comarch bietet seinen Kunden Lösungen, die Unternehmen optimierte Geschäftsprozesse in verschiedenen Bereichen ermöglichen. Die Software-Lösungen von Comarch sind insbesondere für den Einsatz in mittelständische Unternehmen in Branchen wie dem Bankenwesen, Gesundheitswesen, der Fertigung, der Telekommunikation, der Mode, dem Versand- und Einzelhandel sowie dem Versicherungswesen geeignet. Für das Enterprise Content Management stellt Comarch das System COMARCH ECM bereit, welches Ihnen einen ganzheitlichen Zugriff auf alle geschäftlichen Abläufe und Dokumente ermöglicht.

In diesem Rahmen sind diverse Tools zur Erfassung sowie revisionssicheren Archivierung eingehender Informationen integriert. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen in Papierform oder digital vorliegen. Alle Daten werden zentral gelagert, sodass alle Zugriffsberechtigen unabhängig von ihrem Standort jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können. Die Leistungen setzen sich aus einer Workflow-Optimierung und einer hohen Automatisierung zusammen, mit der Medienbrüche weitestgehend vermieden werden. Des Weiteren können Dokumente und Prozesse unkompliziert in wenigen Schritten freigegeben und zur Bearbeitung bereitgestellt werden. Außerdem sind diverse Schnittstellen zu anderen Comarch Produkten wie ERP und Geschäftslösungen wie SAP ebenfalls im Comarch ECM-System integriert. Neben vielfältigen anderen Funktionen stehen den Kunden von Comarch E-Akten zur Verfügung, welche das Arbeiten erheblich vereinfachen. Mehr zur ECM Software des Anbieters finden Sie auf der entsprechenden Webseite. Informationen zu den Preisen erhalten Sie auf Nachfrage.

d.velop

Die d.velop AG hat sich vollständig dem Thema Enterprise Content Management gewidmet und verschiedene Lösungen für die einzelnen Komponenten dieses Bereichs abgedeckt, da die Voraussetzung für ein erfolgreiches ECM in der konsequenten Digitalisierung von Dokumenten, Informationen und Prozessen liegt. Durch die digitalisierte Archivierung können nachhaltig Zeit und Kosten für Transport, Verteilung sowie für Bearbeitung und Verarbeitung gesenkt und die Produktivität allgemein erhöht werden. Die Archivierung erfolgt zentral in digitalen Akten, den E-Akten. Sie ermöglichen ein digitales Archiv, das mit Langzeitverfügbarkeit, Rechtssicherheit und -konformität und sorgen für eine verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit, weil alle Mitarbeiter auf benötigte Informationen in den Akten zugreifen können. Mit dem ECM von d.velop wird außerdem sichergestellt, dass das Unternehmenswissen in seiner Gesamtheit zu jedem Zeitpunkt von jedem Standort aus sowohl intern als auch extern zugänglich und in vielfältiger Form nutzbar sowie in automatisierte Abläufe eingebunden ist. Demzufolge liegt ein weiterer Schwerpunkt des Unternehmens auf digitalen automatisierten Prozessen und Workflows. Auf sämtliche Informationen kann darüber hinaus durch eine Nutzung aus der Cloud unabhängig von Standorten und Endgeräten jederzeit Einsicht genommen und zugegriffen werden. Die Lösungen des Entwicklers sind auf die Verwendung in den unterschiedlichsten Branchen ausgelegt: Darunter die Automotive-Branche, das Bankenwesen, der Handel, die Logistikbrache, die Industrie, das Gesundheitswesen, die Medienbranche und die öffentliche Verwaltung. Mehr Informationen zu den Teillösungen des ECM-Systems von d.velop finden Sie auf der Internetseite des Anbieters. Preise erhalten bei Interesse Sie auf Anfrage.

ELO Digital Office

Der Anbieter ELO Digital Office hält Lösungen für kleine, mittelständische und Großunternehmen in Branchen wie der Automobilindustrie, dem Bildungs- und Gesundheitswesen, der Energiebranche, dem Finanzsektor, dem Handel, der Produktion und Fertigung, der Handwerksbranche, dem Rechtswesen und der Logistikbranche bereit. Mit den Lösungen soll die Dokumentenverwaltung vereinfacht und transparenter gestaltet werden.

Bei ELOoffice handelt es sich um die perfekte Lösung für Einsteiger, mit der Dokumente nicht nur ausgesprochen strukturiert, sondern auch sicher verwaltet werden. Die Einarbeitungszeit fällt kurz aus, weil die Ordnungsstruktur unkompliziert und intuitiv ist. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt zentral, dazu werden sie automatisiert rechtskonform abgelegt. In diesem Zusammenhang ist es möglich, die Dokumente auch mobil zu erfassen. Der Zugriff auf die abgelegten Informationen kann ortsunabhängig vom zu jedem Zeitpunkt erfolgen – auch vom Smartphone aus. In übersichtlichen E-Akten-Funktion können Kunden-, Auftrags- und Projektakten bestmöglich verwaltet werden. Für mittelständische Unternehmen eignet sich die Software-Lösung ELOprofessional, mit der Sie aus Ihrem Unternehmen Schnelligkeit, Transparenz und Informationsverfügbarkeit in höchstem Maße aus sämtlichen Geschäftsprozessen herausholen können – dazu stehen Ihnen Funktionen wie eine automatisierte Informationserfassung, Workflow-Automatisierungen, eine Eingangsverarbeitung, Integration von Modulen und Schnittstellen, Möglichkeiten der Collaboration sowie verschiedene Navigations- und Suchmöglichkeiten offen. ELOenterprise zielt auf eine verbesserte Effektivität der Geschäftsprozesse, eine höhere Informationsverfügbarkeit und eine automatisierte Verarbeitung von Informationen in großen Konzernen und Organisationen. Um den immensen Informationsmengen großer Unternehmen gerecht werden zu können, bedarf es einer technologisch fortschrittlichen und leistungsfähigen Systemarchitektur. ELOenterprise ECM besticht durch eine hohe Robustheit, eine ausgesprochene Skalierbarkeit und zahlreiche Funktionen. So ist die Software beispielsweise mandantenfähig und entsprechend skalierbar. Des Weiteren sind zahlreiche Module und Schnittstellen integriert, sodass einzelne Informationsinseln zentral zusammengeführt werden können. Neben der Möglichkeit der Collaboration sind eine übersichtliche Navigation eine leistungsstarke Suche als weitere Eigenschaften hervorzuheben. ELOenterprise funktioniert systemunabhängig – auf Windows, macOS, UNIX oder Linux kann die Software ohne Probleme verwendet werden. Der Anbieter sichert seinen Kunden höchste Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit zu.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Software-Varianten können Sie auf der Internetseite von ELO Digital Office finden. Preise erhalten Sie auf Anfrage.

PROJEKT PRO

PROJEKT PRO bietet eine Vielzahl an Business-Software-Lösungen. Dazu gehört auch PRO management mit dem Baustein Dokumentenmanagement als einer von zahlreichen optionalen Bausteinen. Mit dieser Lösung können alle bisher in Datei-Browsern gelagerten projektbezogenen Dokumente in einer übersichtlichen Projektstruktur organisiert werden. Bei jeder Dokumentbearbeitung wird eine automatische Sicherungskopie erstellt. Änderungen können einfach nachverfolgt oder rückgängig gemacht werden. Individuelle Schreib- und Leserechte schützen Ihre Dokumente vor unbefugten Zugriffen und Änderungen. Im Dokumente-Modul werden Dateien – egal, ob externe oder interne Dokumente – direkt in PROJEKT PRO organisiert, das heißt, sie werden nicht nur verlinkt, sondern nativ in die Struktur eingebunden. Dateien können nicht nur Projekten, sondern auch Aufträgen, Leistungsphasen und Schlagwörtern zugewiesen werden. Dabei wird zwischen Arbeitsdateien und Austauschdateien unterschieden. Arbeitsdateien werden mit einem Mausklick direkt aus PROJEKT PRO in der zugehörigen Software geöffnet. Die Austauschdatei ist dann beispielsweise das PDF-Dokument, das an den Auftraggeber übergeben wird. Beide Dateienarten können direkt aus dem Baustein versendet werden.

Damit die Vertraulichkeit bestimmter Dokumente gewahrt werden kann, können Lese- und Schreibrechte definiert werden. Für weitere Informationen zu PRO management, dem Dokumente-Modul und anderen Bausteinen können Sie die Website des Anbieters besuchen. Preise erfahren Sie auf Nachfrage.

XERI – PLATO

XERI stellt eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement-Software für die systematische und standardisierte Steuerung von Dokumenten in Unternehmen dar. Dokumente jeder Art können einfach und intuitiv erstellt, freigegeben und bereitgestellt werden. Mit hilfreichen Suchfunktionen wie Tagging und Suchfiltern kann bei Bedarf das richtige Dokument schnell aufgefunden werden. Dokumente können mit Anmerkungen versehen werden, damit Mitarbeiter von wertvollen Rückmeldungen im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses profitieren können. Das Arbeiten mit Dokumenten wird durch die Integration vertrauter MS Office-Anwendungen erleichtert – das gesamte Konzept ist auf eine intuitive Nutzung ausgelegt. XERI bietet außerdem Kontrollfunktionen zur Überwachung aller kritischen Aktivitäten über den Lebenszyklus eines Dokuments hinweg, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf die Inhalte der Dokumente zu konzentrieren. XERI überprüft für Sie, ob Ihre Dokumente in der aktuellen Version vorliegen und die formellen Anforderungen dem Dokumentenanwender entsprechen. Die Software stellt außerdem sicher, dass normative Anforderungen als gesetzliche Regularien eingehalten werden.

Das Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen darüber hinaus eine umfangreich dokumentierte Programmierschnittstelle (API), sodass weitere Schnittstellen implementiert werden können. Die gezielte Ablage von Dokumenten aus einem anderen Dateisystem wird neben dem Import und Export von Dokumenten ermöglicht. XERI fungiert als persönlicher Assistent, indem das System informiert und erinnert – bei Bedarf auch eskaliert. Insgesamt wird Ihnen durch XERI zu einer verbesserten Transparenz über offene Aufgaben und den Status von Dokumenten verholfen. Die Software dient der Entlastung von formellen und administrativen Tätigkeiten. Mehr zum Produkt finden Sie auf der Internetseite von PLATO. Informationen zu den Preisen bekommen Sie auf Anfrage.

Alfresco

Alfresco ECM gilt als eine der bekanntesten Software-Lösungen, die dem effektiven Enterprise Content Management als Plattform dient, welche Nutzer, Inhalte und Prozesse zusammenbringt und die digitale Transformation beschleunigt. Es handelt sich dabei um eine offene und leistungsstarke ECM-Plattform, die nach Wunsch erweitert, angepasst und in bestehende Anwendungen und Prozesse integriert werden kann. Alfresco ermöglicht einen einfachen mobilen Zugriff auf Inhalte und bietet in diesem Rahmen umfassende, aber dennoch einfach zu handhabende Funktionen zur effizienten Zusammenarbeit. Dadurch können die Kunden aus verschiedenen Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung, der Industrie und dem Versicherungswesen Ihre Inhalte optimal nutzen. Mit Alfresco One als Hybrid-Cloud-Plattform können Inhalte unabhängig vom Speicherort verwaltet und synchronisiert werden. Die Integration branchenführender Plattforme und Anwendungen ermöglicht es den Nutzern, an unternehmenskritischen Inhalten zusammenzuarbeiten. Durch die offene und moderne Struktur passt sich die Software an individuelle Anforderungen an und kann einfach erweitert werden.

Das integrierte Records Management erleichtert und stärkt die Umsetzung von Infomation Governance und Compliance. Mitarbeitern stehen kostenlose Alfresco Apps für iOS und Android zur Verfügung, damit diese auch von unterwegs auf Ihr ECM-System zuzugreifen können. Eine stetige Sicherheit wird durch eine Zugriffskontrolle sowie durch eine Verschlüsselung auf dem Gerät und Mobile Device Management gewährleistet. Weitere Informationen zu den Alfresco Content Services finden Sie auf der Webseite des Anbieters.

Fazit

Im Bereich der Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme ist eine Vielzahl von Lösungen verschiedener Anbieter auf dem Markt vertreten. Die Software-Lösungen unterscheiden sich dabei hinsichtlich ihrer Funktionen oft nur geringfügig. Falls Sie sich unsicher sind, welche Lösung am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, können Sie uns über jederzeit über unser Anfrageformular kontaktieren. Gern beraten wir Sie umfassend zu der am besten zu Ihren Bedürfnissen passenden Lösung!