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DMS | Dokumentenmanagement | Software | System | Dokumentenverwaltung | Test | Vergleich

Dokumentenmanagement-Software & -programme im Test & Vergleich - Top 12-Anbieter

Wenn Sie auf der Suche nach einem passenden Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Programm zur digitalen Archivierung für Ihr Unternehmen suchen, dann sind Sie hier genau richtig! Wir beraten wir Sie umfassend zu Ihren individuellen Anforderungen: bei der Auswahl geeigneter Technik,  bei der Entscheidung für die richtige Enterprise-Content-Management-Software (ECM-Software) oder anderer Anforderungen. Unsere Beratung erfolgt anbieterunabhängig und basiert auf einer langjährigen Erfahrung in der Betreuung von Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Im folgenden Vergleich stellen wir Ihnen Software-Lösungen vor, die Sie effektiv bei der digitalen Dokumentenverwaltung unterstützen. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt und bieten nicht nur Software sondern helfen auch bei der Auswahl des richtigen IT-Dienstleisters.

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Dokumentenmanagementsoftware

Systemhaus.com IT-Beratungs GmbH Systemhaus.com IT-Beratungs GmbH hat 4,80 von 5 Sternen 12 Bewertungen auf ProvenExpert.com

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Anbieter

ShakeSpeare®

ShakeSpeare®, das ist die Dokumentenmanagement-Software der 42DBS GmbH. Die Software erfüllt sämtliche Anforderungen, die eine moderne Dokumentenmanagement-Software in Unternehmen gleich welcher Größe erfüllen muss. Innovativ, bedienerfreundlich und aus sich heraus verständlich sind dabei nur die wichtigsten Eigenschaften der Software.

ShakeSpeare® wird als onPremise- (Installations-) und Cloud-Software angeboten. Die Cloud-Variante wiederum kann entweder über einen Client via ssh tunnel oder über jeden gängigen Browser (Firefox, Chrome, Safari etc.) genutzt werden. Die Betreuung der Server erfolgt durch den größten Hostinganbieters Deutschlands, der T-Systems International GmbH, einem Tochterunternehmen der Telekom AG. Die Software und die Daten liegen auf in Deutschland, konkret in Frankfurt am Main, stehenden Servern.

Spielend lassen sich einzelne Dateien – gleich welcher Art – oder ganze Dateistrukturen per Drag & Drop in die Managementsoftware aufnehmen. Die Ablage der Dateien erfolgt dabei in statischen Ordnern oder in (elektronischen) Akten. Wir haben alle Informationen und Eigenschaften für Sie unter dem Button „zur Software“ bereitgestellt.

 

Benutzerfreundlichkeit Benutzerfreundlichkeit
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unterstützte Betriebssysteme unterstützte Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
5/5

Advernet.de DMS

Die Advernet.de GmbH bietet mit seiner DMS-Software eine clevere, übersichtliche, intuitiv bedienbare Anwendung zur Verwaltung sämtlicher Dokumente – gleich welchen Dateiformats – für kleine und mittelständische Unternehmen jeder Größe und Branche.

Über jeden gängigen Browser (Firefox, Chrome, Safari etc.) und von jedem beliebigen Ort mit Internetverbindung (Büro, Homeoffice, Kunden bzw. Auftraggeber etc.) lässt sich die webbasierte DMS-Software aufrufen und Dateien abrufen oder einpflegen. Die Software selbst ist ressourcenschonend und damit auf keine hohe Bandbreite angewiesen.

Die Aufnahme einer einzelnen Datei erfolgt spielend per Drag&Drop. Ebenso einfach lassen sich größere Dateisammlungen und ganze Ordnersysteme samt der dazugehörigen Dateien in die DMS-Software übertragen. Zudem bietet eine REST-API die Möglichkeit zur automatisierten Übernahme von Dateien aus anderen Systemen. Wenn Sie mehr Informationen zu einem genauen Preis haben möchten, nutzen Sie unseren Preiskalkulator.

Benutzerfreundlichkeit Benutzerfreundlichkeit
Features Features
unterstütze Betriebssysteme unterstütze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
4.4/5

Dr.Doc Document Management

Eine weitere innovative DMS-Lösung in unserem aktuellen Vergleich ist die Software Dr.DOC Document Management der Dr.DOC GmbH. In die Entwicklung dieser Software sind die umfangreichen Erfahrungen des Herstellers aus dessen mittlerweile 36-jährigen Tätigkeit auf dem Gebiet des Dokumenten-Managements eingeflossen.

Die Software richtet sich branchenunabhängig an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren gesamten Informationsfluss gleich aus welcher Quelle und in welchem Format zentral verwalten und für jeden Mitarbeiter entsprechend des ihm persönlich zugewiesenen Aufgabenbereichs ortsunabhängig zugänglich machen wollen.

Dr.DOC Document Management bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zu nahezu allen ERP- (Enterprise-Resource-Planning-System), PPS- (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) und LIM-Systemen (Labor-Informations- und Management-System) sowie FiBu-Software-Lösungen. Wir haben alle Informationen und Eigenschaften für Sie unter dem Button „zur Software“ bereitgestellt.

 

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unterstütze Betriebssysteme unterstütze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
4.8/5

Doxis4

Doxis4 als moderne ECM- und BPM-Lösung verbindet Capturing, elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Collaboration, Workflow und Business Management (BPM) in einer einheitlichen modularen serviceorientierten Enterprise Content Management Plattform. Mit dem elektronischen Archiv Doxis4 ist es möglich, Unternehmenswissen zu speichern und abzurufen.

Alle Informationen können hier zur Langzeitarchivierung ebenso wie zur kurzen Aufbewahrung und Bearbeitung abgelegt werden. Löschfristen und Aufbewahrungsregeln sorgen dafür, dass Speicherkapazitäten nicht durch veraltete Belege und Daten in Anspruch genommen werden.

Das elektronische Archiv ermöglicht somit das langfristige Sichern von Unternehmenswissen, das Wegfallen unstrukturierter File- bzw. Datenverzeichnisse, eine einheitliche Verwaltung sämtlicher Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, Recherchemöglichkeiten zum schnellen Auffinden von Informationen im gesamten Datenbestand sowie die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen durch eine zertifizierte Revisionssicherheit.

Wenn Sie mehr erfahren möchten klicken Sie auf „Zur Software“.

 

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unterstütze Betriebssysteme unterstütze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4.6/5

TecArt DMS

Der deutsche Softwarehersteller TecArt ist Pionier für webbasierte Business-Lösungen. Im Kern ist die TecArt Software eine CRM-Software mit ERP-Funktionen für Dienstleister. Die Dokumentenmanagement Software, kurz DMS ist integraler Bestandteil der Lösung. Von Beginn hat TecArt bei der Entwicklung auf Collaboration und Datensicherheit gesetzt. In jedem Modul lassen sich Dokumenten sicher und DSGVO-konform speichern und verarbeiten.

Eine zentrale übergeordnete Dokumentenverwaltung mit individueller Rechtestruktur ist ebenfalls möglich. Durch die Verknüpfungen und die Live-Bearbeitung können z.B. Officedokumente von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Doppelte Dokumente oder falsche Dokumentenstände werden vermieden. Dank der integrierten Versionierung kann jeder Dokumentenstand wiederhergestellt werden.

Weitere Funktionen sind Vorlagen, Versionsverwaltung, Zugriff- und Rechtevergabe sowie Möglichkeiten der Dateibearbeitung und Massenarchivierung. Mithilfe der Volltextsuche finden Sie ein bestimmtes Dokument schneller, indem Sie ganz einfach ein bestimmtes Wort oder eine Phrase eingeben. Wenn Sie mehr über den Anbieter wissen möchten, stellen Sie einfach eine Anfrage.

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Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4.4/5

nscale

Die Ceyonic Technology GmbH hält mit der Software nscale für Unternehmen verschiedenster Branchen wie – darunter das Bankenwesen, die Energie-, und Immobilienwirtschaft, E-Government, das Versicherungs- und Gesundheitswesen, den Handel, die Industrie, Logistik und für Rechtsanwälte und Notare sowie andere Dienstleister verschiedene Lösungen bereit.

Programm nscale vereint sämtliche Vorteile des ECM, Dokumentenmanagements und der rechtskonformen Archivierung. So werden bereits bestehende Geschäftsabläufe mithilfe der Software optimiert und alle Informationen und Dokumente können darüber hinaus bestmöglich verwaltet werden.

Die moderne Infrastruktur führt zu einer hohen Flexibilität und Skalierbarkeit der Plattform. Möchten Sie mehr über nscale DMS erfahren, dann melden Sie sich gerne kostenfrei an und übermitteln Sie uns Ihre Anforderungen und wir kümmern uns um den Rest.

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Features Features
unterstütze Betriebssysteme unterstütze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4/5

Comarch DMS

Der Anbieter Comarch SA bietet seinen Kunden Lösungen, die Unternehmen optimierte Geschäftsprozesse in verschiedenen Bereichen ermöglichen. Die Software-Lösungen von Comarch sind insbesondere für den Einsatz in mittelständische Unternehmen in Branchen wie dem Bankenwesen, Gesundheitswesen, der Fertigung, der Telekommunikation, der Mode, dem Versand- und Einzelhandel sowie dem Versicherungswesen geeignet.

Für das Enterprise Content Management stellt Comarch das System Comarch DMS bereit, welches Ihnen einen ganzheitlichen Zugriff auf alle geschäftlichen Abläufe und Dokumente ermöglicht. In diesem Rahmen sind diverse Tools zur Erfassung sowie revisionssicheren Archivierung eingehender Informationen integriert.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen in Papierform oder digital vorliegen. Alle Daten werden zentral gelagert, sodass alle Zugriffsberechtigungen unabhängig von ihrem Standort jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können. Wir haben noch viel mehr Informationen im Bereich „zur Software“.

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Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
3.8/5

d.velop documents

Die d.velop AG hat sich vollständig dem Thema Enterprise Content Management gewidmet und verschiedene Lösungen für die einzelnen Komponenten dieses Bereichs abgedeckt, da die Voraussetzung für ein erfolgreiches ECM in der konsequenten Digitalisierung von Dokumenten, Informationen und Prozessen liegt.

Durch die digitalisierte Archivierung können nachhaltig Zeit und Kosten für Transport, Verteilung sowie für Bearbeitung und Verarbeitung gesenkt und die Produktivität allgemein erhöht werden. Die Archivierung erfolgt zentral in digitalen Akten, den E-Akten.

Sie ermöglichen ein digitales Archiv, das mit Langzeitverfügbarkeit, Rechtssicherheit und -konformität und sorgen für eine verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit, weil alle Mitarbeiter auf benötigte Informationen in den Akten zugreifen können. Entdecken Sie noch heute alle Vorteile dieser Software und stellen Sie sehr gerne eine Frage an unsere DMS Berater.

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unterstütze Betriebssysteme unterstütze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4/5

ELO

Der Anbieter ELO Digital Office hält Lösungen für kleine, mittelständische und Großunternehmen in Branchen wie der Automobilindustrie, dem Bildungs- und Gesundheitswesen, der Energiebranche, dem Finanzsektor, dem Handel, der Produktion und Fertigung, der Handwerksbranche, dem Rechtswesen und der Logistikbranche bereit. Mit den Lösungen soll die Dokumentenverwaltung vereinfacht und transparenter gestaltet werden.

Bei ELO Digital Office handelt es sich um die perfekte Lösung für Einsteiger, mit der Dokumente nicht nur ausgesprochen strukturiert, sondern auch sicher verwaltet werden. Die Einarbeitungszeit fällt kurz aus, weil die Ordnungsstruktur unkompliziert und intuitiv ist. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt zentral, dazu werden sie automatisiert rechtskonform abgelegt.

In diesem Zusammenhang ist es möglich, die Dokumente auch mobil zu erfassen. Der Zugriff auf die abgelegten Informationen kann ortsunabhängig vom zu jedem Zeitpunkt erfolgen – auch vom Smartphone aus. In übersichtlichen E-Akten-Funktion können Kunden-, Auftrags- und Projektakten bestmöglich verwaltet werden. ELO Digital Office ist ein mächtiges Tool, um mehr zu erfahren, verwenden Sie einfach eine Kostenfreie Beratung bis hin zur Projektplanung bei uns auf der Seite.

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4/5

PRO management

PROJEKT PRO DMS bietet eine Vielzahl an Business-Software-Lösungen. Dazu gehört auch PRO management mit dem Baustein Dokumentenmanagement als einer von zahlreichen optionalen Bausteinen. Mit dieser Lösung können alle bisher in Datei-Browsern gelagerten projektbezogenen Dokumente in einer übersichtlichen Projektstruktur organisiert werden. Bei jeder Dokumentbearbeitung wird eine automatische Sicherungskopie erstellt.

Änderungen können einfach nachverfolgt oder rückgängig gemacht werden. Individuelle Schreib- und Leserechte schützen Ihre Dokumente vor unbefugten Zugriffen und Änderungen. Im Dokumente-Modul werden Dateien – egal, ob externe oder interne Dokumente – direkt in PROJEKT PRO DMS organisiert, das heißt, sie werden nicht nur verlinkt, sondern nativ in die Struktur eingebunden.

Projekt PRO DMS hat viel zu bieten und eine individuelle Beratung ist äußerst empfehlenswert um die genauen Anforderungen mit Ihrem System und Ihrer Arbeitsweise anzupassen. gerne beraten wir Sie dazu heute noch sehr gerne dazu.

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Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4/5

XERI™

XERI stellt eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement-Software für die systematische und standardisierte Steuerung von Dokumenten in Unternehmen dar. Dokumente jeder Art können einfach und intuitiv erstellt, freigegeben und bereitgestellt werden.

Mit hilfreichen Suchfunktionen wie Tagging und Suchfiltern kann bei Bedarf das richtige Dokument schnell aufgefunden werden. Dokumente können mit Anmerkungen versehen werden, damit Mitarbeiter von wertvollen Rückmeldungen im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses profitieren können.

Das Arbeiten mit Dokumenten wird durch die Integration vertrauter MS Office-Anwendungen erleichtert – das gesamte Konzept ist auf eine intuitive Nutzung ausgelegt. XERI bietet außerdem Kontrollfunktionen zur Überwachung aller kritischen Aktivitäten über den Lebenszyklus eines Dokuments hinweg, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf die Inhalte der Dokumente zu konzentrieren. Weitere und passende Produkte finden Sie hier unter unseren Softwarebranchen dazu.

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Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4.2/5

Alfresco Content Services

Alfresco Content Services gilt als eine der bekanntesten Software-Lösungen, die dem effektiven Enterprise Content Management als Plattform dient, welche Nutzer, Inhalte und Prozesse zusammenbringt und die digitale Transformation beschleunigt. Es handelt sich dabei um eine offene und leistungsstarke ECM-Plattform, die nach Wunsch erweitert, angepasst und in bestehende Anwendungen und Prozesse integriert werden kann.

Alfresco ermöglicht einen einfachen mobilen Zugriff auf Inhalte und bietet in diesem Rahmen umfassende, aber dennoch einfach zu handhabende Funktionen zur effizienten Zusammenarbeit. Dadurch können die Kunden aus verschiedenen Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung, der Industrie und dem Versicherungswesen Ihre Inhalte optimal nutzen.

Mit Alfresco One als Hybrid-Cloud-Plattform können Inhalte unabhängig vom Speicherort verwaltet und synchronisiert werden. Wir haben alle Informationen und Eigenschaften für Sie unter dem Button „zur Software“ bereitgestellt.

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4.4/5

PETRA DMS

An dieser Stelle möchten wir Ihnen die browserbasierte Cloud-Lösung PETRA von der IP Systeme GmbH & Co KG aus Kirchzarten/Baden-Württemberg vorstellen. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Erfassung und Verteilung von Dokumenten jeglicher Art.

Für die Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente werden mittlerweile zahlreiche Softwarelösungen angeboten. Aufgrund der Vielzahl der Angebote lässt sich auch für ziemliche jede Branchen die passende Softwarelösung finden. Damit kommt ein Unternehmen auf dem Weg zu seinem Ziel des papierlosen Büros bzw. digitalisierten Unternehmens schon einen großen Schritt voran.

Aber die digitale Verwaltung und Archivierung von Dokumenten setzt voraus, dass diese auch in digitaler Form vorliegen und somit in die Datenbank aufgenommen und digital verwaltet werden können. Nähere Informationen erhalten Sie über diese Webseite – hier klicken.

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4.8/5

DocuWare

DocuWare – das unentbehrliche Dokumentenmanagementsystem. Dieses DMS ist als webbasierte Cloud- und als On-Premise-Version verfügbar. Gleich welche Version letztlich zum Einsatz kommt, der Zugriff im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs ist jederzeit und mit jedem internetfähigen Endgerät möglich.

Diese DMS-Lösung verfügt über alle wichtigen Grundfunktionen. Die Software kommt mit nahezu allen Arten von Dokumenten zurecht. Der Import erfolgt via Drag&Drop oder über ein eigenes Email-Postfach. Über eine leistungsfähige OCR-Texterkennung werden Scans ausgelesen und somit wieder auffindbar.

DocuWare besticht durch seine hohe Individualisierbarkeit und Flexibilität, die nicht zuletzt durch seine hohe Kompatibilität mit anderen Software-Lösungen wie Email-Clients, CRM- & ERP-Lösungen sowie Buchhaltungsprogrammen (DATEV-Schnittstelle) deutlich wird. Weiterhin lassen sich in DocuWare viele Vorgänge automatisieren.

Sie haben Fragen oder Anregungen zum Programm, dann nutzen Sie unser Kontaktformular und vereinbaren gleich jetzt einen Termin mit unseren Beratern.

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Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4.4/5

ecoDMS

Eine weitere hochkarätige und ebenso unverzichtbare Software-Lösung ist ecoDMS. Diese Software wird als reine webbasierte Cloud-Lösung angeboten. Deshalb kann mit diesem Dokumentenmanagement-Software problemlos von überall aus mit jedem beliebigen internetfähigen Endgerät arbeitet und Dokumente gemanagt werden.

EcoDMS verfügt über alle wichtigen Grundfunktionen. Mit dieser Dokumentenmanagement-Software lassen sich alle Arten von Dokumenten archivieren. Über eine OCR-Funktion werden alle hochgeladenen Dokumente, insb. Scans, analysiert. Wiederkehrende bzw. standardisierte Arbeitsabläufe lassen sich recht einfach und schnell automatisieren.

Die Software-Lösung von ecoDMS besticht auch durch ihr intelligentes Design und damit ihre einfache Handhabbarkeit. So finden sich neue Mitarbeiter und solche, die die Software nur selten nutzen, schnell zurecht und gelangen ohne großen Zeitaufwand zu der gewünschten Funktion.

Haben Sie Interesse an der Software? Dann nutzen Sie unseren kostenlosen Beratungsservice und vereinbaren gleich jetzt einen Telefontermin mit unseren Beratern.

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unterstütze Betriebssysteme unterstütze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
4.8/5

fileee

fileee – das leistungsstarke Dokumentenmanagementsystem. Dieses digitale DMS ist als reine Windows-basierte Lösung mit entsprechenden Android- und iOS- Apps für die mobile Nutzung erhältlich.

Die Software verfügt über alle wichtigen Funktionen zur effizienten Verwaltung nahezu jeder Art von Dokument. So können Email-Anhänge automatisch archiviert, hoch geladene Scans mittels integrierter OCR-Engine automatisch analysiert oder Dokumente zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.

Bei der Archivierungssoftware von fileee haben uns besonders der Workflow-Manager und die Möglichkeiten zur Kollaboration bzw. Zusammenarbeit überzeugt. So können Projektgruppen angelegt und so Dateien bearbeitet werden. Leider ist das Teilen von Dateien via Weblink oder das digitale Signieren mit dieser Software nicht möglich.

Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer Entscheidung? Dann nutzen Sie unseren kostenlosen Beratungsservice und vereinbaren noch heute einen Beratungstermin.

Benutzerfreundlichkeit Benutzerfreundlichkeit
Features Features
unterstütze Betriebssysteme unterstütze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
4.2/5

HABEL DMS

HABEL DMS – das leistungsstarke Dokumentenmanagementsystem der PROXESS GmbH. Auch diese Dokumentenmanagement-Software-Lösung ist als reine Windows-basierte Software, die sich aufgrund ihrer Architektur und ihrer Skalierbarkeit besonders gut für mittelgroße und große Unternehmen eignet. Mobile Apps für Android und iOS sind nicht verfügbar.

Die Software der PROXESS GmbH verfügt über alle wichtigen Funktionen zur schnellen und kostengünstigen Verwaltung von Dokument nahezu jeder Art. Der Workflow-Manager erlaubt die automatische Archivierung von Email-Anhänge, automatische Analyse von hochgeladenen Scans durch die integrierte OCR-Engine oder die Weiterleitung von Dokumente zur weiteren Bearbeitung durch andere Mitarbeiter.

Besonders überzeugt haben uns die zahlreichen Schnittstellen für die unter deutschen Unternehmen weit verbreiteten Warenwirtschafts- und ERP-Lösungen wie ABAS Software AG, BAB Data Systems, KMK GmbH. Ferner haben uns die zahlreichen Funktionen für projekt- und gruppenbezogenes Arbeiten überzeugt.

Sie haben Fragen oder Anregungen zum Programm, dann nutzen Sie unser Kontaktformular und vereinbaren gleich jetzt einen Termin mit unseren Beratern.

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Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
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Gesamt Gesamt
4/5

FAQ - Das sind 5 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!

Cloud-Software: Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile eine cloud-basierten Dokumentenmanagements.

Eine browserbasierte Cloud-Software erlaubt Ihnen den ortsunabhängigen Zugriff auf all Ihre Dokumentenmanagement-Software (DMS) an jedem internetfähigen Endgerät – gleich ob Büro-PC, Notebook, iPad oder Smartphone. Gerade unter den aktuellen Bedingungen sind Sie mit dieser Software in der Lage, ohne weitere Vorkehrungen umgehend aus Ihrem Homeoffice zu arbeiten. Zudem erlaubt Ihnen eine Cloud-Software den unmittelbaren Austausch von Dateien mit einzelnen Entscheidern wie Mitglieder der Geschäftsführung oder Mitarbeitern anderer Abteilungen standortübergreifend. Ein derartiges Arbeiten ermöglichen Ihnen die Software-Lösungen von 42DBS, Advernet und BlockAx.

Das sind die Gründe, weshalb Sie darauf achten sollten, dass Ihre neue DMS-Software über smarte Suchfunktionen verfügt?

Ein gutes Dokumentenmanagementsystem verfügt über eine einfache Suchefunktion, über die nach Zeichen in den Dokumentennamen gesucht werden kann. Die nächste Stufe ist die automatische Verschlagwortung. Die DMS-Software sucht sich innerhalb des Dokuments allein die aus ihrer Sicht maßgeblichen Stichworte heraus und schlägt sie dem Bearbeiter als Schlagworte für eine spätere Suche vor. Es bedarf nur noch deren Bestätigung durch den Nutzer. Gleichwohl kann auch der Nutzer das Dokument mit eigenen Schlagworten versehen.

Lesen Sie hier, weshalb Sie auf die Möglichkeit eines detailliertem Rechte- und Rollenmanagements in Ihrem neuen Dokumentenmanagement achten sollten?

Bei der Bearbeitung von Dokumenten stehen naturgemäß nicht allen Mitarbeitern eines Unternehmens oder Unternehmensverbundes die gleichen Funktionen und damit die gleich (Zugrifss-)Rechte zu. Es gibt Mitarbeiter mit umfangreichen Befugnissen, die bis hin zum Lösen von Dokumenten reichen. Zugleich gibt es aber auch Mitarbeiter, die nur den Inhalt von Dokumenten lesen (Nur-Lese-Status) und kommentieren dürfen. Zudem ist auch eine Begrenzung von Zugriffsrechten auf einzelne Abteilungen denkbar. Diesem Umstand kann nur ein umfassendes Rechte- und Rollenmanagement erfüllen. Achten Sie bei der Auswahl Ihres zukünftigen Dokumentenmanagementsystems darauf, dass Sie selbst ohne Inanspruchname eines externen Dienstleisters einfach und schnell die Benutzerrollen festlegen und verändern können.

Automatisierung von Unternehmensprozessen: Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile dieser Funktion in ihrer neue DMS-Software.

Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter hängen maßgeblich von deren Arbeitsbedingungen ab. Diese können Sie erheblich steigern, wenn Sie in Ihrem Unternehmen wiederkehrende und oftmals auch langwierige Aufgaben mit Hilfe einer intelligenten Dokumentenmanagement-Software digitalisieren. Über einen in die Software eingebetteten Konfigurator können Sie Ihre Geschäftsprozesse in der Software abbilden. Eine derartige Funktionalität bieten Ihnen zahlreiche Dokumentenmanagement-Lösungen wie beispielsweise ShakeSpeare von 42DBS. In der Regel eignen sich zur Automatisierung Abläufe besonders gut, die mit einem standardisierten Formular beginnen und ebenso mit einem standardisierten Formular enden.

Aus diesen Gründen sollten Sie darauf achten, dass Ihr neues Dokumentenmanagement eine revisionssichere Speicherung Ihrer Dateien erlaubt.

Seit Dezember 2014 wird Unternehmen gesetzlich vorgegeben, wie Sie Ihre Bücher, Unterlagen und elektronischen Aufzeichnungen führen und aufbewahren müssen – Stichwort: GoBD konforme, revisionssichere (unveränderliche) Speicherung. Eine Dokumentenmanagement-Software ist eine Form der Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Mit einer Software, die keine revisionssichere Speicherung von elektronische Dokumenten vorsieht, verletzen Sie bzw. Ihr Unternehmen die Ihnen bzw. ihm obliegenden gesetzlich Pflichten. Vermeiden Sie das! Und achten bei Erwerb auf die Revisionssicherheit bzw. GoBD-Konformität.

OCR-Texterkennung und Volltextsuche: Hier erfahren Sie die Gründe, weshalb Sie nicht auf eine OCR und eine Volltextsuche verzichten sollten!

Die in den Metadaten enthaltene Beschreibung eines Dokuments ist die wohl wichtigste Voraussetzung, das Dokument im Rahmen einer späteren Suche wiederzufinden. Die Verschlagwortung – wie der Entstehungsprozess der Beschreibung im Rahmen der Dokumentenablage genannt wird – hat jedoch ihre Grenzen. Es kommt vor, dass im Dokument enthaltene Informationen im Zeitpunkt der Ablage als weniger bedeutend eingestuft wurden und so keinen Eingang in die Beschreibung gefunden haben. Im Rahmen einer späteren Suche wären aber eben diese Informationen hilfreich gewesen, um das gesuchte Dokument wiederzufinden. Um diese Zielkonflikte zu verhindern, wird auch in den Dokumenten selbst gesucht. Sofern kein durchsuchbares Dokument abgelegt wird, kann Ihnen eine sog. OCR-Erkennung bei der Erstellung einer durchsuchbaren Kopie Ihrer abgelegten Dokumente helfen und die Dokumente selbst so auffindbar machen. Eine Texterkennung ist somit ein wesentlicher Bestandteil einer umfassenden Dokumentenmanagement-Software. Haben Sie Fragen, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Suche nach Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software.

Lesen Sie hier, warum Ihre neue DMS auch über ein intelligentes Aufgabenmanagement verfügen sollte?

Die effiziente Gestaltung aller Unternehmensabläufe ist das primäre Ziel jeder modernen Unternehmenssoftware. Im Bereich der Dokumentenmanagement-Software ist das die effiziente Bearbeitung aller digitalen Dokumente, beginnend mit der Ablage in der Datenbank. Nur in den seltensten Fällen ist die reine Ablage die einzige Aktion im Zusammenhang mit einem Dokument. Mit der Ablage in der Datenbank hat die Bearbeitung eines Dokuments wie einer digitalen Eingangsrechnung aber erst begonnen. Ohne ein smartes, streckenweise automatisch agierendes Aufgabenmanagement herrscht bald ein undurchdringliches Durcheinander und die Effizienz Ihres Unternehmens tendiert gen Null. Aufgaben zuweisen und kontrollieren, aber auch Fristen setzen und kontrollieren ist ebenso essenziell wie sich schnell und einfach einen Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen. Sollten sich Ihrerseits noch in diesem Zusammenhang noch Fragen ergeben, nutzen Sie unser Angebot und lassen sich kostenlos telefonisch beraten. Vereinbaren Sie noch heute Ihren persönlichen Beratungstermin.

Warum sollte Ihre neue DMS die direkte Bearbeitung von Dokumenten erlauben?

Die Vermeidung unnötiger und damit zeitraubender Arbeitsschritte ist das Ziel innovativer Software-Lösungen. Wenn Ihnen Ihre neue Dokumentenmanagement-Software die direkte Bearbeitung von Textdokumenten erlaubt, ohne die lästigen Zwischenschritte des vorherigen Herunterladens des Dokuments aus der Datenbank und des anschließenden Hochladens zurück in die Datenbank, dann erlangen Sie einen kleinen zeitlichen Vorteil, der sich in der Vielzahl der tagtäglich zu bearbeitenden Dokumente zu einer stattlichen Ersparnis summieren kann.

Kollaboration: Erfahren Sie hier, warum Ihnen Ihre neue DMS die Zusammenarbeit in Gruppen ermöglichen sollte.

Wir leben und arbeiten zwar in einer arbeitsteiligen Welt. Das heißt aber nicht, dass jeder für sich allein kämpft und ihm übertragene Aufgaben allein erledigen muss. Vielmehr ist die Arbeit in kleinen und mittleren Teams in der Unternehmenswelt weit verbreitet. Die wohl wichtigste Voraussetzung für eine zielführende Zusammenarbeit mehrerer Personen ist eine schnelle und reibungslose Kommunikation untereinander. Sofern in Ihrem Unternehmen mehrere Personen mit der Bearbeitung von Vorgängen in Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software betraut werden sollen, gleich ob abteilungsintern oder abteilungsübergreifend, gleich ob unternehmensintern oder über Unternehmensgrenzen hinaus mit Auftraggebern oder Kooperationspartnern, sollte Ihnen Ihre neue Software eben die in diesem Zusammenhang erforderliche Kommunikation erlauben. Hierzu zählt der Dateiaustausch, die Möglichkeit zu chatten und Kommentare zu hinterlassen. Achten Sie also bei der Auswahl Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software auf entsprechende Kollaborations-Tools. Sollten sich Ihrerseits noch Fragen zu dieser Funktionalität ergeben haben, nutzen Sie unser Angebot und lassen sich durch einen unserer Berater heute oder einem anderen Termin kostenlos telefonisch beraten.

Weshalb sollte Ihre neue DMS um weitere Funktionen erweiterbar sein?

Moderne und innovative Dokumentenmanagement-Software ist keine reine Datenbank zur endgültigen Ablage von Dokumenten. Vielmehr handelt es sich um wahre Goldgruben, gefüllt mit besonders wertvollen Informationen, die es durch ihre Besitzer zu heben und ausgiebig zu nutzen gilt. Letztlich hängt der zukünftige Erfolg auch von der Auswertung der bisherigen unternehmerischen Tätigkeiten ab. Bereits aus diesem Grund bieten viele Softwarehersteller entsprechende Erweiterungen und Zusatzfunktionen für ihre Dokumentenmanagement-Software an. Besonders hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang Funktionen wie das Management des gesammelten Unternehmenswissens, das Management der Fort- und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter sowie das Management des eigenen und zukünftigen Personals. Dokumentenmanagement-Software bilden einen wichtigen Bestandteil von ERP-System. Die in der Dokumentenmanagement-Software gespeicherten Daten liefern nicht zuletzt die entscheidende Grundlage für das Reporting und Controlling im Rahmen der ERP-Lösungen. Haben Sie Fragen, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Suche Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software.


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