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DMS | Dokumentenmanagement | Software | System | Dokumentenverwaltung | Test | Vergleich

Dokumentenmanagement-Software & -programme im Test & Vergleich - Top 12-Anbieter

Wenn Sie auf der Suche nach einem passenden Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur digitalen Archivierung fĂŒr Ihr Unternehmen sind, beraten wir Sie umfassend zu Ihren individuellen Anforderungen: Wir unterstĂŒtzen Sie nicht nur bei der Auswahl geeigneter Technik, sondern helfen Ihnen auch bei der Entscheidung fĂŒr die richtige Enterprise-Content-Management-Software (ECM-Software) fĂŒr Ihr Unternehmen. Unsere Beratung erfolgt anbieterunabhĂ€ngig und basiert auf einer langjĂ€hrigen Erfahrung in der Betreuung von Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Im folgenden Vergleich stellen wir Ihnen Software-Lösungen vor, die Sie effektiv bei der digitalen Dokumentenverwaltung unterstĂŒtzen. ZunĂ€chst klĂ€ren wir dazu theoretische Grundlagen, um Ihnen einen Einblick in das Thema zu ermöglichen. Falls Sie sich trotz unseres Vergleichs unsicher in der Entscheidung fĂŒr einen der Anbieter sein sollten, können Sie uns jederzeit eine Anfrage ĂŒber das entsprechende Feld senden, damit wir in einer persönlichen Beratung gemeinsam die optimale Lösung fĂŒr Sie und Ihr Unternehmen finden können.

FAQ - Diese 5 Fragen solltest du wissen, bevor du dich entscheidest!

Cloud-Software: Erfahren Sie hier mehr ĂŒber die Vorteile eine cloud-basierten Dokumentenmanagements.

Eine browserbasierte Cloud-Software erlaubt Ihnen den ortsunabhĂ€ngigen Zugriff auf all Ihre Dokumente an jedem internetfĂ€higen EndgerĂ€t – gleich ob BĂŒro-PC, Notebook, iPad oder Smartphone. Gerade unter den aktuellen Bedingungen sind Sie mit dieser Software in der Lage, ohne weitere Vorkehrungen umgehend aus Ihrem Homeoffice zu arbeiten. Zudem erlaubt Ihnen eine Cloud-Software den unmittelbaren Austausch von Dateien mit einzelnen Entscheidern wie Mitglieder der GeschĂ€ftsfĂŒhrung oder Mitarbeitern anderer Abteilungen standortĂŒbergreifend. Ein derartiges Arbeiten ermöglichen Ihnen die Software-Lösungen von 42DBS, Advernet und BlockAx.

Das sind die GrĂŒnde, weshalb Sie darauf achten sollten, dass Ihre neue DMS-Software ĂŒber smarte Suchfunktionen verfĂŒgt?

Eine gute Dokumentenmanagementsoftware verfĂŒgt ĂŒber eine einfache Suchefunktion, ĂŒber die nach Zeichen in den Dokumentennamen gesucht werden kann. Die nĂ€chste Stufe ist die automatische Verschlagwortung. Die DMS-Software sucht sich innerhalb des Dokuments allein die aus ihrer Sicht maßgeblichen Stichworte zusammen und schlĂ€gt sie dem Bearbeiter als Schlagworte fĂŒr eine spĂ€tere Suche vor. Es bedarf nunmehr nur noch deren BestĂ€tigung durch den Nutzer. Gleichwohl kann auch der Nutzer das Dokument mit eigenen Schlagworten versehen.

Lesen Sie hier, weshalb Sie auf die Möglichkeit eines detailliertem Rechte- und Rollenmanagements in Ihrem neuen Dokumentenmanagement achten sollten?

Bei der Bearbeitung von Dokumenten stehen nicht allen Mitarbeitern einen Unternehmens oder Unternehmensverbundes die gleichen Funktionen und damit die gleich (Zugrifss-)Rechte zu. Es gibt Mitarbeiter mit umfangreichen Befugnissen, die bis hin zum Lösen von Dokumenten reichen. Zugleich gibt es aber auch Mitarbeiter, die nur den Inhalt von Dokumenten lesen (Nur-Lese-Status) und kommentieren dĂŒrfen. Zudem ist auch eine Begrenzung von Zugriffsrechten auf einzelne Abteilungen denkbar. Diesem Umstand kann nur ein umfassendes Rechte- und Rollenmanagement erfĂŒllen.

Automatisierung von Unternehmensprozessen: Erfahren Sie hier mehr ĂŒber die Vorteile dieser Funktion in ihrer neue DMS-Software.

Zufriedenheit und ProduktivitĂ€t Ihrer Mitarbeiter hĂ€ngen maßgeblich von deren Arbeitsbedingungen ab. Diese können Sie mit erheblich steigern, wenn Sie in Ihrem Unternehmen wiederkehrende und oftmals auch langwierige Aufgaben mit Hilfe einer intelligenden Dokumentenmanagement-Software digitalisieren. Über einen in die Software eingebetteten Konfigurator können Sie Ihre GeschĂ€ftsprozesse in die Software ĂŒbernehmen. Eine derartige FunktionalitĂ€t bieten Ihnen zahlreiche Dokumentenmanagement-Lösungen wie ShakeSpeare von 42DBS. In der Regel eigen sich AblĂ€ufe besonders gut, die mit einem standardisierten Formular beginnen und ebenso mit einem standardisierten Formular enden.

Aus diesen GrĂŒnden sollten Sie darauf achten, dass Ihr neues Dokumentenmanagement eine revisionssichere Speicherung Ihrer Dateien erlaubt.

Seit Dezember 2014 wird Unternehmen gesetzlich vorgegeben, wie Sie Ihre BĂŒcher, Unterlagen und elektronischen Aufzeichnungen fĂŒhren und aufbewahren mĂŒssen – Stichwort: GoBD konforme, revisionssichere (unverĂ€nderliche) Speicherung. Eine Dokumentenmanagement-Software ist eine Form der Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Mit einer Software, die keine revisionssichere Speicherung von elektronische Dokumenten vorsieht, verletzen Sie bzw. Ihr Unternehmen die Ihnen bzw. ihm obliegenden gesetzlich Pflichten. Vermeiden Sie das! Und achten bei Erwerb auf die Revisionssicherheit bzw. GoBD-KonformitĂ€t.

Anbieter

Advernet.de DMS-Software

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Advernet.de DMS - DETAILS

 

Advernet.de GmbH bietet mit seiner DMS-Software eine clevere, ĂŒbersichtliche, intuitiv bedienbare Anwendung zur Verwaltung sĂ€mtlicher Dokumente – gleich welchen Dateiformats – fĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen

Advernet.de DMS - DETAILS

 

Advernet.de GmbH bietet mit seiner DMS-Software eine clevere, ĂŒbersichtliche, intuitiv bedienbare Anwendung zur Verwaltung sĂ€mtlicher Dokumente – gleich welchen Dateiformats – fĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen jeder GrĂ¶ĂŸe und Branche.

Über jeden gĂ€ngigen Browser (Firefox, Chrome, Safari etc.) und von jedem beliebigen Ort mit Internetverbindung (BĂŒro, Homeoffice, Kunden bzw. Auftraggeber etc.) lĂ€sst sich die webbasierte DMS-Software aufrufen und Dateien abrufen oder einpflegen. Die Software selbst ist ressourcenschonend und damit auf keine hohe Bandbreite angewiesen.

Die Aufnahme einer einzelnen Datei erfolgt spielend per Drag&Drop. Ebenso einfach lassen sich grĂ¶ĂŸere Dateisammlungen und ganze Ordnersysteme samt der dazugehörigen Dateien in die DMS-Software ĂŒbertragen. Zudem bietet eine REST-API die Möglichkeit zur automatisierten Übernahme von Dateien aus anderen Systemen.

Die ĂŒbertragenen Dateien werden in der Datenbank entsprechend ihres Eingangs abgelegt. Ein spezielles Ordnersystem existiert nicht. Um die Dateien verwalten zu können, mĂŒssen Schlagworte vergeben werden. Die Software kann ihnen dabei behilflich sein und Ihnen entsprechend zuvor festgelegter Regeln Schlagworte vorschlagen. Diese können und mĂŒssen Sie ĂŒberprĂŒfen und bei Bedarf um weitere Schlagworte ergĂ€nzen.

Die DMS-Software ermöglicht zudem eine Texterkennung ĂŒber Aufruf der Software Tesseract OCR, die umgehend nach der vollstĂ€ndigen Übertragung der Dateien ihre Arbeit beginnt und neben der eigentlichen Datei eine weitere Datei mit dem von ihr erkannten Inhalt anlegt. Der Inhalt dieser Datei erlaubt Ihnen eine spĂ€tere Volltextsuche.

In jedem Unternehmen existieren Hierarchien. GeschĂ€ftsfĂŒhrer, VorstĂ€nde und Prokuristen haben in einem Unternehmen die wohl umfassendsten Rechte gefolgt von Abteilungs- und Gruppenleitern. Weniger Zugriffsrechte haben die „normalen“ Angestellten oder GeschĂ€ftspartner, mit denen ĂŒber das DMS beliebig Dokumente ausgetauscht werden können. Entsprechend dieser Hierarchien lassen sich in der Advernet.de DMS-Software Rechte  und Rollen vergeben. Die Software wird mit einem vorbereiteten Rechte- und Rollensystem ausgeliefert, dass sich auch individuell konfigurieren lĂ€sst.

Die Software eignet sich zum Einsatz im Rahmen eines revisionssicheren Verfahrens. DarĂŒber hinaus verfĂŒgt die Software ĂŒber einen Dokumentationsassistenten, der Ihnen bei Erstellung und Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation gemĂ€ĂŸ GoBD hilft.

Die DMS-Software von Advernet.de kann auf einem eigenen Server gehostet werden (sog. Privat Cloud). Hierzu reicht bereits ein sog. virtueller Server auf Ihrem eigenen Server aus.

Es besteht die Möglichkeit des Hostings mit Hilfe eines externen Hosting-Dienstleisters in der sog. Public Cloud.

Die Preise fĂŒr die Softwaremiete sind auf der Webseite des Herstellers transparent dargestellt und jederzeit abrufbar. Ein Kauf der Software ist auch möglich. Im Grundpreis sind bereits zwei Concurrent User enthalten (gleichzeitig angemeldete Benutzer). Jeder weitere Concurrent User wird extra berechnet. Die Anzahl der Benutzerkonten ist nicht beschrĂ€nkt.

Als Besonderheit der DMS-Software von Advernet.de ist hervorzuheben, dass die Datenbank nach KĂŒndigung des Software-Mietvertrags nicht sofort gelöscht werden muss, sondern weiterhin im Read-Only-Zugriff zur DurchfĂŒhrung  eines Umzugs  zur VerfĂŒgung  stehen kann.

 

 

 

Benutzerfreundlichkeit Benutzerfreundlichkeit
Features Features
unterstĂŒtze Betriebssysteme unterstĂŒtze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
5/5
Installationsart (onPremise und/oder cloud) browser- und damit webbasierte Software
Drag & Drop - Bedienung ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung ja
Revisionssichere Archivierung ja
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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ShakeSpeareÂź – Die Dokumentenmanagement-Software

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ShakeSpeareÂź, das ist die Dokumentenmanagement-Software der 42DBS GmbH. Die Software erfĂŒllt sĂ€mtliche Anforderungen, die eine moderne Dokumentenmanagement-Software in Unternehmen gleich welcher GrĂ¶ĂŸe erfĂŒllen muss. Innovativ, bedienerfreundlich

ShakeSpeareÂź, das ist die Dokumentenmanagement-Software der 42DBS GmbH. Die Software erfĂŒllt sĂ€mtliche Anforderungen, die eine moderne Dokumentenmanagement-Software in Unternehmen gleich welcher GrĂ¶ĂŸe erfĂŒllen muss. Innovativ, bedienerfreundlich und aus sich heraus verstĂ€ndlich sind dabei nur die wichtigsten Eigenschaften der Software.

ShakeSpeareÂź wird als onPremise- (Installations-) und Cloud-Software angeboten. Die Cloud-Variante wiederum kann entweder ĂŒber einen Client via ssh tunnel oder ĂŒber jeden gĂ€ngigen Browser (Firefox, Chrome, Safari etc.) genutzt werden. Die Betreuung der Server erfolgt durch den grĂ¶ĂŸten Hostinganbieters Deutschlands, der T-Systems International GmbH, einem Tochterunternehmen der Telekom AG. Die Software und die Daten liegen auf in Deutschland, konkret in Frankfurt am Main, stehenden Servern.

Spielend lassen sich einzelne Dateien – gleich welcher Art – oder ganze Dateistrukturen per Drag & Drop in die Managementsoftware aufnehmen. Die Ablage der Dateien erfolgt dabei in statischen Ordnern oder in (elektronischen) Akten.

ShakeSpeareÂź lĂ€sst sich darĂŒber hinaus als Vertragsmanagementsoftware nutzen. Auch in diesem Bereich erfĂŒllt ShakeSpeareÂź alle an eine moderne, innovative und benutzerfreundliche Software gestellten Anforderungen. So lassen sich sĂ€mtliche Kriterien, anhand derer VertrĂ€ge verwaltet werden, individuell auf die BedĂŒrfnisse der jeweiligen Organisation, egal ob staatliche Behörde oder privates Unternehmen spielend anpassen.

Schon in kleinen Unternehmen ist eine arbeitsteilige Organisation anzutreffen. Auch diesem Umstand wird ShakeSpeareÂź gerecht. Bereits in der Basisversion bekommt der Nutzer die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern entsprechend ihren Funktionen konkrete Rechte einzurĂ€umen und wieder zu entziehen. Die Differenzierung ist sowohl in Bezug auf einzelne Personen und Personengruppen als auch einzelne Dateien, Dateigruppen oder Ordner möglich. Als Beispiele seien an dieser Stelle nur folgende Rechte genannt: 1. Stufe – nur lesen, 2. Stufe – lesen und bearbeiten, 3. Stufe: lesen, bearbeiten, löschen.

Die Software verfĂŒgt auch ĂŒber eine VerknĂŒpfung mit Microsoft Office. Word-Dateien können aus der ShakeSpeareÂź heraus bearbeitet und wieder abgelegt werden. Ebenso verhĂ€lt es sich mit der Versand von Dokumenten per Email. Auch hier besteht eine VerknĂŒpfung mit dem genutzten Email-Client.

Als zusĂ€tzliches Feature verfĂŒgt die Software ĂŒber ein Aufgaben-Management und individuell einstellbare Workflows. Mit einem Klick auf die Datei lassen sich Aufgaben mĂŒhelos erstellen und einem konkreten Mitarbeiter zur Bearbeitung zuweisen.

SĂ€mtliche Dokumente werden nach ihrer Aufnahme in die Datenbank einer Texterkennung unterzogen und indiziert. So lassen sich sĂ€mtliche Dokumente im Rahmen ein Suche auch wieder auffinden. FĂŒr die Texterkennung greift die 42DBS GmbH bei ihrer Software ShakeSpeareÂź auf die fĂŒhrende OCR-Technologie ABBYY zurĂŒck.

Benutzerfreundlichkeit Benutzerfreundlichkeit
Features Features
unterstĂŒtzte Betriebssysteme unterstĂŒtzte Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
5/5
Installationsart onPremise (Windows) oder Cloude
Drag & Drop - Bedienung Ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung Ja
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
Demo https://shakespeare-software.com/angebot-anfordern/
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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Dr.DOC Document Management

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Eine weitere Ă€ußerst intelligente und innovative Lösung in unserem diesjĂ€hrigen Test ist die Software Dr.DOC Document Management der Dr.DOC GmbH aus MĂŒnchen. In die Entwicklung dieser Software sind die umfangreichen Erfahrungen des Herstellers aus

Eine weitere Ă€ußerst intelligente und innovative Lösung in unserem diesjĂ€hrigen Test ist die Software Dr.DOC Document Management der Dr.DOC GmbH aus MĂŒnchen. In die Entwicklung dieser Software sind die umfangreichen Erfahrungen des Herstellers aus dessen mittlerweile 36-jĂ€hrigen TĂ€tigkeit auf dem Gebiet des Dokumenten-Managements eingeflossen.

Die Software richtet sich branchenunabhĂ€ngig an kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen, die ihren gesamten Informationsfluss gleich aus welcher Quelle und in welchem Format zentral verwalten und fĂŒr jeden Mitarbeiter entsprechend des ihm persönlich zugewiesenen Aufgabenbereichs ortsunabhĂ€ngig zugĂ€nglich machen wollen.

Quellen bzw. Formate können sein:

  • Stamm- und Kontaktdaten aus dem CRM
  • Emails nebst Attachments gleich welcher Art (Text-, Bild- oder PDF-Dateien)
  • Eingescannte Dokumente (Lage- oder ProduktionsplĂ€ne, Eingangsrechnungen etc.)

Dr.DOC Document Management bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zu nahezu allen ERP- (Enterprise-Resource-Planning-System), PPS- (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) und LIM-Systemen (Labor-Informations- und Management-System) sowie FiBu-Software-Lösungen.

Auch die Anbindung an alle gĂ€ngigen Office-Lösungen stellt kein Problem dar. Emails nebst dazugehöriger AnhĂ€nge können entweder via Drag&Drop oder durch Einrichtung regelbasierter Automatismen in das Archiv ĂŒbertragen werden.

An dieser Stellen mĂŒssen wir die besonders vielseitigen Suchmöglichkeiten auf strukturierte und unstrukturierte Daten hervorzuheben, die dem Nutzer die sekundenschnelle Volltextsuche in E-Mails und deren DateianhĂ€ngen erlaubt.

Dr.DOC Documentm Management ist als webbasierte Cloud-Lösung und als onPremise-Variante fĂŒr die Installation auf dem unternehmenseigenen Terminal-Server verfĂŒgbar.

Die Software verfĂŒgt auch ĂŒber ein umfassendes, zentral administrierbares Rechte- und Rollenmanagement, so dass jedem einzelnen Mitarbeitern ein persönlicher, aufgabenbezogener Arbeitsbereich zugewiesen werden kann.

Archivierbare Quellen bzw. Formate:

  • Stamm- und Kontaktdaten aus dem CRM
  • Emails nebst Attachments gleich welcher Art (Text-, Bild- oder PDF-Dateien)
  • unterstĂŒtzte Emails-Clients (Exchange Server, Outlook, Outlook Express, Windows Mail (Vista und Windows 7), Tobit, Thunderbird
  • Eingescannte Dokumente (Lage- oder ProduktionsplĂ€ne, Eingangsrechnungen etc.)

Zusammenfassender Überblick ĂŒber alle wesentlichen Funktionen:

Gesamt Gesamt
NAN/5
Installationsart onPremise und Cloud/WebClient
Drag & Drop - Bedienung Ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung Ja
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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Doxis4 – SER GROUP

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Doxis4 als moderne ECM- und BPM-Lösung verbindet Capturing, elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Collaboration, Workflow und Business Management (BPM) in einer einheitlichen modularen serviceorientierten Enterprise Content

Doxis4 als moderne ECM- und BPM-Lösung verbindet Capturing, elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Collaboration, Workflow und Business Management (BPM) in einer einheitlichen modularen serviceorientierten Enterprise Content Management Plattform. Mit dem elektronischen Archiv Doxis4 ist es möglich, Unternehmenswissen zu speichern und abzurufen. Alle Informationen können hier zur Langzeitarchivierung ebenso wie zur kurzen Aufbewahrung und Bearbeitung abgelegt werden. Löschfristen und Aufbewahrungsregeln sorgen dafĂŒr, dass SpeicherkapazitĂ€ten nicht durch veraltete Belege und Daten in Anspruch genommen werden. Das elektronische Archiv ermöglicht somit das langfristige Sichern von Unternehmenswissen, das Wegfallen unstrukturierter File- bzw. Datenverzeichnisse, eine einheitliche Verwaltung sĂ€mtlicher Informationen ĂŒber ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, Recherchemöglichkeiten zum schnellen Auffinden von Informationen im gesamten Datenbestand sowie die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen durch eine zertifizierte Revisionssicherheit. Das Dokumentenmanagement stellt eine der Kernfunktionen dieses ECM-Systems mit Leistungen zum revisionssicheren Bearbeiten von Dokumenten ĂŒbern den Lebenszyklus. Annotationen und Versionsmanagement sind ebenfalls inbegriffen. Das integrierte BPM erlaubt adaptive und normative Prozesse auf einer Plattform und den Zugriff auf unternehmensweite Informationen zur Fallbearbeitung. DarĂŒber hinaus ermöglicht es die direkte VerfĂŒgbarkeit von Informationen innerhalb von GeschĂ€ftsprozessen, eine schnelle ReaktionsfĂ€higkeit bei ProzessĂ€nderungen und ein reproduzierbares Prozesswissen. Auch elektronische Akten sind ein grundlegender Bestandteil von ECM, welcher in Doxis4 berĂŒcksichtigt wird: Nutzer können von ĂŒberall aus sicher auf Informationen zugreifen. Aus den E-Akten können VorgĂ€nge eingeleitet, aufgenommen oder eine E-Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar gemacht werden. Allgemein zeichnen sich E-Akten durch Datenschutz und Zugriffssicherheit aus: Unternehmen können genau festlegen, wer Einsicht in welche Akten, VorgĂ€nge und Dokumente nehmen darf. Sie ermöglichen eine vollstĂ€ndige Information ohne Medienbruch und eine gemeinsame Bearbeitung von Prozessen auf dem aktuellsten Stand der Informationen. Mehr zu dem Produkt und seinen Funktionen finden Sie auf der Internetseite des Anbieters. Preise erfahren Sie auf Anfrage.

Benutzerfreundlichkeit Benutzerfreundlichkeit
Features Features
unterstĂŒtze Betriebssysteme unterstĂŒtze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
4.6/5
Installationsart Kunden-Netzwerk und cloud
Drag & Drop - Bedienung ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung ja
Revisionssichere Archivierung ja
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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Benutzerfreundlichkeit
Features
unterstĂŒtze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit
Kosten





TecArtÂź DMS

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Der deutsche Softwarehersteller TecArt ist Pionier fĂŒr webbasierte Business-Lösungen. Im Kern ist die TecArt Software eine CRM-Software mit ERP-Funktionen fĂŒr Dienstleister. Die Dokumentenmanagement Software ist integraler Bestandteil der Lösung.

Der deutsche Softwarehersteller TecArt ist Pionier fĂŒr webbasierte Business-Lösungen. Im Kern ist die TecArt Software eine CRM-Software mit ERP-Funktionen fĂŒr Dienstleister. Die Dokumentenmanagement Software ist integraler Bestandteil der Lösung. Von Beginn hat TecArt bei der Entwicklung auf Collaboration und Datensicherheit gesetzt. In jedem Modul lassen sich Dokumenten sicher und DSGVO-konform speichern und verarbeiten. Eine zentrale ĂŒbergeordnete Dokumentenverwaltung mit individueller Rechtestruktur ist ebenfalls möglich. Durch die VerknĂŒpfungen und die Live-Bearbeitung können z.B. Officedokumente von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Doppelte Dokumente oder falsche DokumentenstĂ€nde werden vermieden. Dank der integrierten Versionierung kann jeder Dokumentenstand wiederhergestellt werden. Weitere Funktionen sind Vorlagen, Versionsverwaltung, Zugriff- und Rechtevergabe sowie Möglichkeiten der Dateibearbeitung und Massenarchivierung. Mithilfe der Volltextsuche finden Sie ein bestimmtes Dokument schneller, indem Sie ganz einfach ein bestimmtes Wort oder eine Phrase eingeben. Die lizenzpflichtige OCR-Testerkennung erlaubt es sogar, Bilder, eingescannte Faxe, Briefe und VertrĂ€ge zu durchsuchen. DarĂŒber hinaus können Serienbriefe erstellt werden und VerknĂŒpfungsoptionen von Dateien und Ordnern stehen bereit, um den Dokumentenstand aktuell zu halten. Um externe Software anzubinden, stehen zahlreiche Optionen bereit. Es wird sowohl ein mobiler Datenabruf als auch eine Datensynchronisation zwischen der Software und mobilen EndgerĂ€ten ermöglicht. Hosting erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum.

TecArt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz mit MultifunktionalitĂ€t. Die Software ermöglicht es durch hinzubuchen einzelner Module sogar eine ECM-Lösung zu schaffen. Ob im Standard oder als individuelle Lösung – es werden sĂ€mtliche Daten, Informationen und Prozesse von Unternehmen zentralisiert. Das modulare Baukastenprinzip sorgt zusammen mit anpassbaren Nutzerlizenzen fĂŒr eine flexible Kostenstruktur. Passen Sie die Software an die Prozesse und Budgets im Unternehmen an.

Die TecArt Software mit integriertem Dokumentenmanagement ist als Cloud- und Server-Lösung. Aufgrund der zahlreichen Funktionen und hohen Sicherheitsstandards stellt es eine echte Alternative zu US-Anbietern dar. Das Hosting der Daten erfolgt in der deuschen Cloud nach ISO 27001. Sicherheits- und Compliance-Anforderungen lassen sich problemlos nach DIN und ISO zertifizieren. Die Preise erhalten Sie auf Anfrage direkt bei TecArt.

Einblick in das Dokumentenmodul von TectArt

Benutzerfreundlichkeit Benutzerfreundlichkeit
Features Features
unterstĂŒtze Betriebssysteme unterstĂŒtze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit Vertragslaufzeit
Kosten Kosten
Gesamt Gesamt
4.4/5
Installationsart browser- und damit webbasierte Software
Drag & Drop - Bedienung ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung ja
Revisionssichere Archivierung ja
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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Features
unterstĂŒtze Betriebssysteme
Vertragslaufzeit
Kosten





nscale – Ceyoniq

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Die Ceyonic Technology GmbH hĂ€lt mit der Software nscale fĂŒr Unternehmen verschiedenster Branchen wie – darunter das Bankenwesen, die Energie-, und Immobilienwirtschaft, E-Government, das Versicherungs- und Gesundheitswesen, den Handel, die Industrie

Die Ceyonic Technology GmbH hĂ€lt mit der Software nscale fĂŒr Unternehmen verschiedenster Branchen wie – darunter das Bankenwesen, die Energie-, und Immobilienwirtschaft, E-Government, das Versicherungs- und Gesundheitswesen, den Handel, die Industrie, Logistik und fĂŒr RechtsanwĂ€lte und Notare sowie andere Dienstleister verschiedene Lösungen bereit.

Programm nscale vereint sĂ€mtliche Vorteile des ECM, Dokumentenmanagements und der rechtskonformen Archivierung. So werden bereits bestehende GeschĂ€ftsablĂ€ufe mithilfe der Software optimiert und alle Informationen und Dokumente können darĂŒber hinaus bestmöglich verwaltet werden. Die moderne Infrastruktur fĂŒhrt zu einer hohen FlexibilitĂ€t und Skalierbarkeit der Plattform. Die Funktionen sind zahlreich und umfassen diverse E-Akten (Kundenakte, Personalakte, Vertragsakte, Bauakte), Lösungen des E-Mail-Managements, eine revisonssichere Archivierung sowie Integrationsmöglichkeiten fĂŒr ERP- und CRM-Systeme. Alle Lösungen des Herstellers zeichnen sich durch FlexibilitĂ€t aus und sind demensprechend an kundenindividuelle Anforderungen anpassbar sowie optimal in die eigene IT-Infrastruktur integrierbar. Mehr zum ECM- und Dokumentenmanagement nscale von Ceyoniq finden Sie auf der Website des Herstellers. Bei Interesse erhalten Sie Informationen zu den Preisen auf Anfrage.

Gesamt Gesamt
NAN/5
Installationsart browser- und damit webbasierte Software
Drag & Drop - Bedienung Ja
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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Comarch

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Der Anbieter Comarch bietet seinen Kunden Lösungen, die Unternehmen optimierte GeschĂ€ftsprozesse in verschiedenen Bereichen ermöglichen. Die Software-Lösungen von Comarch sind insbesondere fĂŒr den Einsatz in mittelstĂ€ndische Unternehmen in Branchen

Der Anbieter Comarch bietet seinen Kunden Lösungen, die Unternehmen optimierte GeschĂ€ftsprozesse in verschiedenen Bereichen ermöglichen. Die Software-Lösungen von Comarch sind insbesondere fĂŒr den Einsatz in mittelstĂ€ndische Unternehmen in Branchen wie dem Bankenwesen, Gesundheitswesen, der Fertigung, der Telekommunikation, der Mode, dem Versand- und Einzelhandel sowie dem Versicherungswesen geeignet. FĂŒr das Enterprise Content Management stellt Comarch das System COMARCH ECM bereit, welches Ihnen einen ganzheitlichen Zugriff auf alle geschĂ€ftlichen AblĂ€ufe und Dokumente ermöglicht.

In diesem Rahmen sind diverse Tools zur Erfassung sowie revisionssicheren Archivierung eingehender Informationen integriert. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen in Papierform oder digital vorliegen. Alle Daten werden zentral gelagert, sodass alle Zugriffsberechtigen unabhĂ€ngig von ihrem Standort jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können. Die Leistungen setzen sich aus einer Workflow-Optimierung und einer hohen Automatisierung zusammen, mit der MedienbrĂŒche weitestgehend vermieden werden. Des Weiteren können Dokumente und Prozesse unkompliziert in wenigen Schritten freigegeben und zur Bearbeitung bereitgestellt werden. Außerdem sind diverse Schnittstellen zu anderen Comarch Produkten wie ERP und GeschĂ€ftslösungen wie SAP ebenfalls im Comarch ECM-System integriert. Neben vielfĂ€ltigen anderen Funktionen stehen den Kunden von Comarch E-Akten zur VerfĂŒgung, welche das Arbeiten erheblich vereinfachen. Mehr zur ECM Software des Anbieters finden Sie auf der entsprechenden Webseite. Informationen zu den Preisen erhalten Sie auf Nachfrage.

Gesamt Gesamt
NAN/5
Installationsart onPremise und Cloud/webbasiert
Drag & Drop - Bedienung Ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung Ja
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
DEMO https://www.comarch.de/produkte/erp/document-management-system/demo/
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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d.velop

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Die d.velop AG hat sich vollstĂ€ndig dem Thema Enterprise Content Management gewidmet und verschiedene Lösungen fĂŒr die einzelnen Komponenten dieses Bereichs abgedeckt, da die Voraussetzung fĂŒr ein erfolgreiches ECM in der konsequenten Digitalisierung

Die d.velop AG hat sich vollstĂ€ndig dem Thema Enterprise Content Management gewidmet und verschiedene Lösungen fĂŒr die einzelnen Komponenten dieses Bereichs abgedeckt, da die Voraussetzung fĂŒr ein erfolgreiches ECM in der konsequenten Digitalisierung von Dokumenten, Informationen und Prozessen liegt. Durch die digitalisierte Archivierung können nachhaltig Zeit und Kosten fĂŒr Transport, Verteilung sowie fĂŒr Bearbeitung und Verarbeitung gesenkt und die ProduktivitĂ€t allgemein erhöht werden. Die Archivierung erfolgt zentral in digitalen Akten, den E-Akten. Sie ermöglichen ein digitales Archiv, das mit LangzeitverfĂŒgbarkeit, Rechtssicherheit und -konformitĂ€t und sorgen fĂŒr eine verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit, weil alle Mitarbeiter auf benötigte Informationen in den Akten zugreifen können. Mit dem ECM von d.velop wird außerdem sichergestellt, dass das Unternehmenswissen in seiner Gesamtheit zu jedem Zeitpunkt von jedem Standort aus sowohl intern als auch extern zugĂ€nglich und in vielfĂ€ltiger Form nutzbar sowie in automatisierte AblĂ€ufe eingebunden ist. Demzufolge liegt ein weiterer Schwerpunkt des Unternehmens auf digitalen automatisierten Prozessen und Workflows. Auf sĂ€mtliche Informationen kann darĂŒber hinaus durch eine Nutzung aus der Cloud unabhĂ€ngig von Standorten und EndgerĂ€ten jederzeit Einsicht genommen und zugegriffen werden. Die Lösungen des Entwicklers sind auf die Verwendung in den unterschiedlichsten Branchen ausgelegt: Darunter die Automotive-Branche, das Bankenwesen, der Handel, die Logistikbrache, die Industrie, das Gesundheitswesen, die Medienbranche und die öffentliche Verwaltung. Mehr Informationen zu den Teillösungen des ECM-Systems von d.velop finden Sie auf der Internetseite des Anbieters. Preise erhalten bei Interesse Sie auf Anfrage.

Gesamt Gesamt
NAN/5
Installationsart Cloud
Drag & Drop - Bedienung Ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung Ja
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
DEMO https://store.d-velop.com/de/d.velop-documents/10001602
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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ELO Digital Office

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Der Anbieter ELO Digital Office hĂ€lt Lösungen fĂŒr kleine, mittelstĂ€ndische und Großunternehmen in Branchen wie der Automobilindustrie, dem Bildungs- und Gesundheitswesen, der Energiebranche, dem Finanzsektor, dem Handel, der Produktion und Fertigung

Der Anbieter ELO Digital Office hĂ€lt Lösungen fĂŒr kleine, mittelstĂ€ndische und Großunternehmen in Branchen wie der Automobilindustrie, dem Bildungs- und Gesundheitswesen, der Energiebranche, dem Finanzsektor, dem Handel, der Produktion und Fertigung, der Handwerksbranche, dem Rechtswesen und der Logistikbranche bereit. Mit den Lösungen soll die Dokumentenverwaltung vereinfacht und transparenter gestaltet werden.

Bei ELOoffice handelt es sich um die perfekte Lösung fĂŒr Einsteiger, mit der Dokumente nicht nur ausgesprochen strukturiert, sondern auch sicher verwaltet werden. Die Einarbeitungszeit fĂ€llt kurz aus, weil die Ordnungsstruktur unkompliziert und intuitiv ist. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt zentral, dazu werden sie automatisiert rechtskonform abgelegt. In diesem Zusammenhang ist es möglich, die Dokumente auch mobil zu erfassen. Der Zugriff auf die abgelegten Informationen kann ortsunabhĂ€ngig vom zu jedem Zeitpunkt erfolgen – auch vom Smartphone aus. In ĂŒbersichtlichen E-Akten-Funktion können Kunden-, Auftrags- und Projektakten bestmöglich verwaltet werden. FĂŒr mittelstĂ€ndische Unternehmen eignet sich die Software-Lösung ELOprofessional, mit der Sie aus Ihrem Unternehmen Schnelligkeit, Transparenz und InformationsverfĂŒgbarkeit in höchstem Maße aus sĂ€mtlichen GeschĂ€ftsprozessen herausholen können – dazu stehen Ihnen Funktionen wie eine automatisierte Informationserfassung, Workflow-Automatisierungen, eine Eingangsverarbeitung, Integration von Modulen und Schnittstellen, Möglichkeiten der Collaboration sowie verschiedene Navigations- und Suchmöglichkeiten offen. ELOenterprise zielt auf eine verbesserte EffektivitĂ€t der GeschĂ€ftsprozesse, eine höhere InformationsverfĂŒgbarkeit und eine automatisierte Verarbeitung von Informationen in großen Konzernen und Organisationen. Um den immensen Informationsmengen großer Unternehmen gerecht werden zu können, bedarf es einer technologisch fortschrittlichen und leistungsfĂ€higen Systemarchitektur. ELOenterprise ECM besticht durch eine hohe Robustheit, eine ausgesprochene Skalierbarkeit und zahlreiche Funktionen. So ist die Software beispielsweise mandantenfĂ€hig und entsprechend skalierbar. Des Weiteren sind zahlreiche Module und Schnittstellen integriert, sodass einzelne Informationsinseln zentral zusammengefĂŒhrt werden können. Neben der Möglichkeit der Collaboration sind eine ĂŒbersichtliche Navigation eine leistungsstarke Suche als weitere Eigenschaften hervorzuheben. ELOenterprise funktioniert systemunabhĂ€ngig – auf Windows, macOS, UNIX oder Linux kann die Software ohne Probleme verwendet werden. Der Anbieter sichert seinen Kunden höchste VerfĂŒgbarkeit und Ausfallsicherheit zu.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Software-Varianten können Sie auf der Internetseite von ELO Digital Office finden. Preise erhalten Sie auf Anfrage.

Gesamt Gesamt
NAN/5
Installationsart onPremise
Drag & Drop - Bedienung Ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung Ja
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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PROJEKT PRO

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PROJEKT PRO bietet eine Vielzahl an Business-Software-Lösungen. Dazu gehört auch PRO management mit dem Baustein Dokumentenmanagement als einer von zahlreichen optionalen Bausteinen. Mit dieser Lösung können alle bisher in Datei-Browsern gelagerten

PROJEKT PRO bietet eine Vielzahl an Business-Software-Lösungen. Dazu gehört auch PRO management mit dem Baustein Dokumentenmanagement als einer von zahlreichen optionalen Bausteinen. Mit dieser Lösung können alle bisher in Datei-Browsern gelagerten projektbezogenen Dokumente in einer ĂŒbersichtlichen Projektstruktur organisiert werden. Bei jeder Dokumentbearbeitung wird eine automatische Sicherungskopie erstellt. Änderungen können einfach nachverfolgt oder rĂŒckgĂ€ngig gemacht werden. Individuelle Schreib- und Leserechte schĂŒtzen Ihre Dokumente vor unbefugten Zugriffen und Änderungen. Im Dokumente-Modul werden Dateien – egal, ob externe oder interne Dokumente – direkt in PROJEKT PRO organisiert, das heißt, sie werden nicht nur verlinkt, sondern nativ in die Struktur eingebunden. Dateien können nicht nur Projekten, sondern auch AuftrĂ€gen, Leistungsphasen und Schlagwörtern zugewiesen werden. Dabei wird zwischen Arbeitsdateien und Austauschdateien unterschieden. Arbeitsdateien werden mit einem Mausklick direkt aus PROJEKT PRO in der zugehörigen Software geöffnet. Die Austauschdatei ist dann beispielsweise das PDF-Dokument, das an den Auftraggeber ĂŒbergeben wird. Beide Dateienarten können direkt aus dem Baustein versendet werden.

Damit die Vertraulichkeit bestimmter Dokumente gewahrt werden kann, können Lese- und Schreibrechte definiert werden. FĂŒr weitere Informationen zu PRO management, dem Dokumente-Modul und anderen Bausteinen können Sie die Website des Anbieters besuchen. Preise erfahren Sie auf Nachfrage.

Gesamt Gesamt
NAN/5
Installationsart onPremise
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
Demo https://pro-topic.projektpro.cloud/login/signup
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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XERI – PLATO

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XERI stellt eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement-Software fĂŒr die systematische und standardisierte Steuerung von Dokumenten in Unternehmen dar. Dokumente jeder Art können einfach und intuitiv erstellt, freigegeben und bereitgestellt werden.

XERI stellt eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement-Software fĂŒr die systematische und standardisierte Steuerung von Dokumenten in Unternehmen dar. Dokumente jeder Art können einfach und intuitiv erstellt, freigegeben und bereitgestellt werden. Mit hilfreichen Suchfunktionen wie Tagging und Suchfiltern kann bei Bedarf das richtige Dokument schnell aufgefunden werden. Dokumente können mit Anmerkungen versehen werden, damit Mitarbeiter von wertvollen RĂŒckmeldungen im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses profitieren können. Das Arbeiten mit Dokumenten wird durch die Integration vertrauter MS Office-Anwendungen erleichtert – das gesamte Konzept ist auf eine intuitive Nutzung ausgelegt. XERI bietet außerdem Kontrollfunktionen zur Überwachung aller kritischen AktivitĂ€ten ĂŒber den Lebenszyklus eines Dokuments hinweg, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf die Inhalte der Dokumente zu konzentrieren. XERI ĂŒberprĂŒft fĂŒr Sie, ob Ihre Dokumente in der aktuellen Version vorliegen und die formellen Anforderungen dem Dokumentenanwender entsprechen. Die Software stellt außerdem sicher, dass normative Anforderungen als gesetzliche Regularien eingehalten werden.

Das Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen darĂŒber hinaus eine umfangreich dokumentierte Programmierschnittstelle (API), sodass weitere Schnittstellen implementiert werden können. Die gezielte Ablage von Dokumenten aus einem anderen Dateisystem wird neben dem Import und Export von Dokumenten ermöglicht. XERI fungiert als persönlicher Assistent, indem das System informiert und erinnert – bei Bedarf auch eskaliert. Insgesamt wird Ihnen durch XERI zu einer verbesserten Transparenz ĂŒber offene Aufgaben und den Status von Dokumenten verholfen. Die Software dient der Entlastung von formellen und administrativen TĂ€tigkeiten. Mehr zum Produkt finden Sie auf der Internetseite von PLATO. Informationen zu den Preisen bekommen Sie auf Anfrage.

Gesamt Gesamt
NAN/5

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Alfresco

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Alfresco ECM gilt als eine der bekanntesten Software-Lösungen, die dem effektiven Enterprise Content Management als Plattform dient, welche Nutzer, Inhalte und Prozesse zusammenbringt und die digitale Transformation beschleunigt. Es handelt sich dabei

Alfresco ECM gilt als eine der bekanntesten Software-Lösungen, die dem effektiven Enterprise Content Management als Plattform dient, welche Nutzer, Inhalte und Prozesse zusammenbringt und die digitale Transformation beschleunigt. Es handelt sich dabei um eine offene und leistungsstarke ECM-Plattform, die nach Wunsch erweitert, angepasst und in bestehende Anwendungen und Prozesse integriert werden kann. Alfresco ermöglicht einen einfachen mobilen Zugriff auf Inhalte und bietet in diesem Rahmen umfassende, aber dennoch einfach zu handhabende Funktionen zur effizienten Zusammenarbeit. Dadurch können die Kunden aus verschiedenen Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung, der Industrie und dem Versicherungswesen Ihre Inhalte optimal nutzen. Mit Alfresco One als Hybrid-Cloud-Plattform können Inhalte unabhĂ€ngig vom Speicherort verwaltet und synchronisiert werden. Die Integration branchenfĂŒhrender Plattforme und Anwendungen ermöglicht es den Nutzern, an unternehmenskritischen Inhalten zusammenzuarbeiten. Durch die offene und moderne Struktur passt sich die Software an individuelle Anforderungen an und kann einfach erweitert werden.

Das integrierte Records Management erleichtert und stĂ€rkt die Umsetzung von Infomation Governance und Compliance. Mitarbeitern stehen kostenlose Alfresco Apps fĂŒr iOS und Android zur VerfĂŒgung, damit diese auch von unterwegs auf Ihr ECM-System zuzugreifen können. Eine stetige Sicherheit wird durch eine Zugriffskontrolle sowie durch eine VerschlĂŒsselung auf dem GerĂ€t und Mobile Device Management gewĂ€hrleistet. Weitere Informationen zu den Alfresco Content Services finden Sie auf der Webseite des Anbieters.

Gesamt Gesamt
NAN/5
Installationsart onPremise
Drag & Drop - Bedienung Ja
Texterkennung und automatische Verschlagwortung Ja
Modularer Aufbau Ja
Revisionssichere Archivierung Ja
Demo https://www.alfresco.com/de/try-alfresco-acs
Windows
Mac OS
Linux
Android
iOS

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