FAQ - Diese 5 Fragen solltest du wissen, bevor du dich entscheidest!
Cloud-Software: Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile eine cloud-basierten Dokumentenmanagements.
Eine browserbasierte Cloud-Software erlaubt Ihnen den ortsunabhängigen Zugriff auf all Ihre Dokumentenmanagement-Software (DMS) an jedem internetfähigen Endgerät – gleich ob Büro-PC, Notebook, iPad oder Smartphone. Gerade unter den aktuellen Bedingungen sind Sie mit dieser Software in der Lage, ohne weitere Vorkehrungen umgehend aus Ihrem Homeoffice zu arbeiten. Zudem erlaubt Ihnen eine Cloud-Software den unmittelbaren Austausch von Dateien mit einzelnen Entscheidern wie Mitglieder der Geschäftsführung oder Mitarbeitern anderer Abteilungen standortübergreifend. Ein derartiges Arbeiten ermöglichen Ihnen die Software-Lösungen von 42DBS, Advernet und BlockAx.
Das sind die Gründe, weshalb Sie darauf achten sollten, dass Ihre neue DMS-Software über smarte Suchfunktionen verfügt?
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem verfügt über eine einfache Suchefunktion, über die nach Zeichen in den Dokumentennamen gesucht werden kann. Die nächste Stufe ist die automatische Verschlagwortung. Die DMS-Software sucht sich innerhalb des Dokuments allein die aus ihrer Sicht maßgeblichen Stichworte heraus und schlägt sie dem Bearbeiter als Schlagworte für eine spätere Suche vor. Es bedarf nur noch deren Bestätigung durch den Nutzer. Gleichwohl kann auch der Nutzer das Dokument mit eigenen Schlagworten versehen.
Lesen Sie hier, weshalb Sie auf die Möglichkeit eines detailliertem Rechte- und Rollenmanagements in Ihrem neuen Dokumentenmanagement achten sollten?
Bei der Bearbeitung von Dokumenten stehen naturgemäß nicht allen Mitarbeitern eines Unternehmens oder Unternehmensverbundes die gleichen Funktionen und damit die gleich (Zugrifss-)Rechte zu. Es gibt Mitarbeiter mit umfangreichen Befugnissen, die bis hin zum Lösen von Dokumenten reichen. Zugleich gibt es aber auch Mitarbeiter, die nur den Inhalt von Dokumenten lesen (Nur-Lese-Status) und kommentieren dürfen. Zudem ist auch eine Begrenzung von Zugriffsrechten auf einzelne Abteilungen denkbar. Diesem Umstand kann nur ein umfassendes Rechte- und Rollenmanagement erfüllen. Achten Sie bei der Auswahl Ihres zukünftigen Dokumentenmanagementsystems darauf, dass Sie selbst ohne Inanspruchname eines externen Dienstleisters einfach und schnell die Benutzerrollen festlegen und verändern können.
Automatisierung von Unternehmensprozessen: Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile dieser Funktion in ihrer neue DMS-Software.
Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter hängen maßgeblich von deren Arbeitsbedingungen ab. Diese können Sie erheblich steigern, wenn Sie in Ihrem Unternehmen wiederkehrende und oftmals auch langwierige Aufgaben mit Hilfe einer intelligenten Dokumentenmanagement-Software digitalisieren. Über einen in die Software eingebetteten Konfigurator können Sie Ihre Geschäftsprozesse in der Software abbilden. Eine derartige Funktionalität bieten Ihnen zahlreiche Dokumentenmanagement-Lösungen wie beispielsweise ShakeSpeare von 42DBS. In der Regel eignen sich zur Automatisierung Abläufe besonders gut, die mit einem standardisierten Formular beginnen und ebenso mit einem standardisierten Formular enden.
Aus diesen Gründen sollten Sie darauf achten, dass Ihr neues Dokumentenmanagement eine revisionssichere Speicherung Ihrer Dateien erlaubt.
Seit Dezember 2014 wird Unternehmen gesetzlich vorgegeben, wie Sie Ihre Bücher, Unterlagen und elektronischen Aufzeichnungen führen und aufbewahren müssen – Stichwort: GoBD konforme, revisionssichere (unveränderliche) Speicherung. Eine Dokumentenmanagement-Software ist eine Form der Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Mit einer Software, die keine revisionssichere Speicherung von elektronische Dokumenten vorsieht, verletzen Sie bzw. Ihr Unternehmen die Ihnen bzw. ihm obliegenden gesetzlich Pflichten. Vermeiden Sie das! Und achten bei Erwerb auf die Revisionssicherheit bzw. GoBD-Konformität.
OCR-Texterkennung und Volltextsuche: Hier erfahren Sie die Gründe, weshalb Sie nicht auf eine OCR und eine Volltextsuche verzichten sollten!
Die in den Metadaten enthaltene Beschreibung eines Dokuments ist die wohl wichtigste Voraussetzung, das Dokument im Rahmen einer späteren Suche wiederzufinden. Die Verschlagwortung – wie der Entstehungsprozess der Beschreibung im Rahmen der Dokumentenablage genannt wird – hat jedoch ihre Grenzen. Es kommt vor, dass im Dokument enthaltene Informationen im Zeitpunkt der Ablage als weniger bedeutend eingestuft wurden und so keinen Eingang in die Beschreibung gefunden haben. Im Rahmen einer späteren Suche wären aber eben diese Informationen hilfreich gewesen, um das gesuchte Dokument wiederzufinden. Um diese Zielkonflikte zu verhindern, wird auch in den Dokumenten selbst gesucht. Sofern kein durchsuchbares Dokument abgelegt wird, kann Ihnen eine sog. OCR-Erkennung bei der Erstellung einer durchsuchbaren Kopie Ihrer abgelegten Dokumente helfen und die Dokumente selbst so auffindbar machen. Eine Texterkennung ist somit ein wesentlicher Bestandteil einer umfassenden Dokumentenmanagement-Software. Haben Sie Fragen, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Suche nach Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software.
Lesen Sie hier, warum Ihre neue DMS auch über ein intelligentes Aufgabenmanagement verfügen sollte?
Die effiziente Gestaltung aller Unternehmensabläufe ist das primäre Ziel jeder modernen Unternehmenssoftware. Im Bereich der Dokumentenmanagement-Software ist das die effiziente Bearbeitung aller digitalen Dokumente, beginnend mit der Ablage in der Datenbank. Nur in den seltensten Fällen ist die reine Ablage die einzige Aktion im Zusammenhang mit einem Dokument. Mit der Ablage in der Datenbank hat die Bearbeitung eines Dokuments wie einer digitalen Eingangsrechnung aber erst begonnen. Ohne ein smartes, streckenweise automatisch agierendes Aufgabenmanagement herrscht bald ein undurchdringliches Durcheinander und die Effizienz Ihres Unternehmens tendiert gen Null. Aufgaben zuweisen und kontrollieren, aber auch Fristen setzen und kontrollieren ist ebenso essenziell wie sich schnell und einfach einen Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen. Sollten sich Ihrerseits noch in diesem Zusammenhang noch Fragen ergeben, nutzen Sie unser Angebot und lassen sich kostenlos telefonisch beraten. Vereinbaren Sie noch heute Ihren persönlichen Beratungstermin.
Warum sollte Ihre neue DMS die direkte Bearbeitung von Dokumenten erlauben?
Die Vermeidung unnötiger und damit zeitraubender Arbeitsschritte ist das Ziel innovativer Software-Lösungen. Wenn Ihnen Ihre neue Dokumentenmanagement-Software die direkte Bearbeitung von Textdokumenten erlaubt, ohne die lässtigen Zwischenschritte des vorherigen Herunterladens des Dokuments aus der Datenbank und des anschließenden Hochladens zurück in die Datenbank, dann erlangen Sie einen kleinen zeitlichen Vorteil, der sich in der Vielzahl der tagtäglich zu bearbeitenden Dokumente zu einer stattlichen Ersparnis summieren kann.
Kollaboration: Erfahren Sie hier, warum Ihnen Ihre neue DMS die Zusammenarbeit in Gruppen ermöglichen sollte.
Wir leben und arbeiten zwar in einer arbeitsteiligen Welt. Das heißt aber nicht, dass jeder für sich allein kämpft und ihm übertragene Aufgaben allein erledigen muss. Vielmehr ist die Arbeit in kleinen und mittleren Teams in der Unternehmenswelt weit verbreitet. Die wohl wichtigste Voraussetzung für eine zielführende Zusammenarbeit mehrerer Personen ist eine schnelle und reibungslose Kommunikation untereinander. Sofern in Ihrem Unternehmen mehrere Personen mit der Bearbeitung von Vorgängen in Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software betraut werden sollen, gleich ob abteilungsintern oder abteilungsübergreifend, gleich ob unternehmensintern oder über Unternehmensgrenzen hinaus mit Auftraggebern oder Kooperationspartnern, sollte Ihnen Ihre neue Software eben die in diesem Zusammenhang erforderliche Kommunikation erlauben. Hierzu zählt der Dateiaustausch, die Möglichkeit zu chatten und Kommentare zu hinterlassen. Achten Sie also bei der Auswahl Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software auf entsprechende Kollaborations-Tools. Sollten sich Ihrerseits noch Fragen zu dieser Funktionalität ergeben haben, nutzen Sie unser Angebot und lassen sich durch einen unserer Berater heute oder einem anderen Termin kostenlos telefonisch beraten.
Weshalb sollte Ihre neue DMS um weitere Funktionen erweiterbar sein?
Moderne und innovative Dokumentenmanagement-Software ist keine reine Datenbank zur endgültigen Ablage von Dokumenten. Vielmehr handelt es sich um wahre Goldgruben, gefüllt mit besonders wertvollen Informationen, die es durch ihre Besitzer zu heben und ausgiebig zu nutzen gilt. Letztlich hängt der zukünftige Erfolg auch von der Auswertung der bisherigen unternehmerischen Tätigkeiten ab. Bereits aus diesem Grund bieten viele Softwarehersteller entsprechende Erweiterungen und Zusatzfunktionen für ihre Dokumentenmanagement-Software an. Besonders hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang Funktionen wie das Management des gesammelten Unternehmenswissens, das Management der Fort- und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter sowie das Management des eigenen und zukünftigen Personals. Dokumentenmanagement-Software bilden einen wichtigen Bestandteil von ERP-System. Die in der Dokumentenmanagement-Software gespeicherten Daten liefern nicht zuletzt die entscheidende Grundlage für das Reporting und Controlling im Rahmen der ERP-Lösungen. Haben Sie Fragen, dann zögern Sie nicht und greifen Sie zum Telefon. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice bei der Suche Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software.
