Was ist eine Pflegesoftware?

Eine Pflegesoftware ist eine digitale Lösung für Dokumentation, Planung und Abrechnung in Pflegeeinrichtungen. Die Kernfunktionen umfassen die Pflegedokumentation konform zu § 630f BGB, Tourenplanung für ambulante Dienste oder Schichtplanung für stationäre Einrichtungen sowie die Abrechnung mit Krankenkassen und Pflegekassen. Die Software ist spezialisiert für die Anforderungen der Pflegebranche und unterscheidet sich von generischen Praxismanagement-Systemen durch ihre tiefe Integration von Pflegestandards wie den Strukturmodell SIS (Strukturierte Informationssammlung) und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur.

Wie hoch sind die Preise für Pflegedienstsoftware?

Die Preise variieren erheblich je nach Betriebsgröße und Funktionsumfang. Cloud-Lösungen kosten typischerweise zwischen 80 und 200 Euro monatlich pro Nutzer oder für kleinere Betriebe als Paketpreis. On-Premise-Systeme erfordern eine höhere initiale Investition für Lizenzen und Server, haben dann aber niedrigere laufende Kosten. Versteckte Kosten müssen einkalkuliert werden: Die TI-Pauschale von 207,93 Euro Grundpauschale plus 7,77 Euro pro eHBA wird refinanziert, muss aber vorfinanziert werden. Dazu kommen Implementierungs-Kosten, Schulungskosten und potenzielle Datenmigrations-Kosten. Detaillierte Preisinformationen finden Sie in unserem Pflegesoftware-Vergleich.

Welche Software wird in der Krankenpflege am häufigsten eingesetzt?

Die Marktführer nach SEO-Visibility und Verbreitung sind Medifoxdan mit der stärksten SEO-Präsenz (Visibility-Index 0.1493), caresocial, meinpflegedienst.com, euregon und Connext Vivendi. Die Auswahl hängt jedoch stark vom Facility-Typ ab. Medifoxdan bietet getrennte Produkte für ambulant (MD Ambulant) und stationär (MD Stationär). Ambulant fokussiert sind nCara und meinpflegedienst.com. Stationär fokussiert sind Connext Vivendi und myneva. Für Intensivpflege ist euregon mit dem Intensiv-Vital Modul spezialisiert. Die beste Software ist nicht die mit der höchsten Marktdurchdringung, sondern die, die zu Ihrem spezifischen Einrichtungs-Typ passt.

Welche Pflege-Apps gibt es?

Mobile-first Plattformen für ambulante Dienste sind meinpflegedienst.com, euregon .snap ambulant und nCara. Kritisch für ambulante Dienste ist der elektronische Leistungsnachweis (eLNW) mit digitaler Signatur direkt auf dem mobilen Gerät. Die App muss offline-fähig sein, da in der Praxis oft kein WLAN oder Mobilfunknetz beim Klienten verfügbar ist. Die Daten müssen automatisch synchronisiert werden, sobald wieder Netzempfang besteht. Eine App, die nur online funktioniert, ist für den ambulanten Einsatz ungeeignet. Viele stationäre Systeme bieten mittlerweile auch mobile Komponenten für Pflegewagen-Tablets, diese sind jedoch nicht primär für den mobilen Einsatz konzipiert.

Welche Dokumentationsprogramme gibt es in der Pflege?

Dokumentationsprogramme sind typischerweise integraler Bestandteil einer umfassenden Pflegesoftware, nicht eigenständige Produkte. Die Dokumentation muss § 630f BGB-konform sein und revisionssicheres Archivieren für 10 bis 30 Jahre ermöglichen. Moderne Systeme unterstützen das Strukturmodell SIS (Strukturierte Informationssammlung) und die Dokumentation nach den Expertenstandards des Deutschen Netzwerks für Qualitätsentwicklung in der Pflege (DNQP). Wichtig ist die Integration mit dem Leistungsnachweis und der Abrechnungslogik, damit nicht mehrfach dokumentiert werden muss. Standalone-Dokumentations-Tools ohne Anbindung an Planung und Abrechnung schaffen ineffiziente Parallelstrukturen.

Was ändert sich 2025 in der ambulanten Pflege?

Die wichtigsten Änderungen 2025 sind vierfach. Erstens: TI-Anbindung wird am 1. Juli 2025 für alle ambulanten Dienste verpflichtend. Zweitens: ePA-Integration wird zur Haftungs-Frage. Ab 15. Januar 2025 wird die ePA als Opt-Out für alle gesetzlich Versicherten eingeführt. Ab 1. Oktober 2025 sind Ärzte verpflichtet, die ePA zu befüllen. Ab Q4 2025 wird die Software ohne ePA-Zugriff zum Patientensicherheitsrisiko. Drittens: Pflegegeld und Pflegesätze steigen zum 1. Januar 2025, die Pflegemindestlöhne zum 1. Juli 2025. Die Software muss diese Stammdaten automatisch aktualisieren können. Viertens: QPR-Reporting wird verpflichtend. Die Software muss Qualitätsindikatoren automatisch aus der täglichen Dokumentation extrahieren und an die Datenauswertungsstelle übermitteln können.

Muss Pflegesoftware ab 2025 ePA-Integration haben?

Ja, ab dem vierten Quartal 2025 wird die ePA-Integration vom Nice-to-Have zum Haftungs-Airbag. Ab diesem Zeitpunkt werden relevante, haftungsträchtige Informationen wie neue Allergien oder geänderte Medikationspläne in der ePA des Patienten verfügbar sein. Trifft eine Pflegekraft eine Fehlentscheidung, weil diese Information nicht in der Pflegesoftware vorlag, obwohl die Software kein ePA-Modul zum Nachschlagen hatte, entsteht ein massives Haftungsproblem. Der größte praktische Wert liegt im Zugriff auf den elektronischen Medikationsplan (eMP). Die Software muss einen Medication Reconciliation-Workflow bieten: Import des eMP aus der ePA, automatischer Abgleich mit dem hinterlegten Plan und automatische Aufgaben-Erstellung für die PDL bei Diskrepanzen. Software ohne diese Funktion stellt ab 2025 ein aktives Patientensicherheitsrisiko dar.

Wie lange dauert die Einführung von Pflegesoftware?

Ein realistischer Zeitplan beträgt 6 bis 9 Monate von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz für einen mittelständischen Betrieb. Die Phasen sind: Monate 1-2 für interne Analyse (Ist-Prozesse definieren, Anforderungskatalog, Key-User-Team bilden), Monate 3-4 für Anbieter-Auswahl (Demos, Vetting, Vertragsverhandlung), Monate 5-6 für technische Implementierung (Konfiguration, Stammdaten-Migration), Monat 7 für Testphase (Parallelbetrieb mit altem System), Monat 8 für Schulung aller Endanwender und Monat 9 für Go-Live mit intensivem Support. Anbieter, die 4 Wochen versprechen, ignorieren die Realitäten von Schulung, Datenmigration und Changemanagement. Dieser unrealistische Zeitplan führt zu gescheiterten Projekten.

Cloud oder On-Premise: Was ist besser?

Es gibt kein universelles "besser" – die Antwort hängt von Ihrer Situation ab. Cloud-Lösungen sind ideal für Neugründer und Kleinbetriebe mit 1 bis 5 Mitarbeitern. Sie erfordern keine Server-Investition, sind sofort einsatzbereit und Updates erfolgen automatisch. Die Schwächen sind Internet-Dependency und bei manchen Anbietern simplere Kalkulations-Funktionen. On-Premise-Systeme sind ideal für etablierte Betriebe mit 10 plus Mitarbeitern, die IT-Ressourcen haben und komplexe Anforderungen stellen. Sie bieten ausgereifte Kalkulation, jahrzehntelange Branchenerfahrung und tiefe Funktionsintegration. Die Schwächen sind Server-Anforderung, manuelle Updates und mobile Apps oft nachträglich hinzugefügt. Der Trend geht klar zur Cloud, aber für etablierte Betriebe mit komplexen Kalkulations-Anforderungen kann On-Premise noch sinnvoll sein.

Kann ich mehrere Pflegesoftware-Systeme parallel nutzen?

Parallelbetrieb während der Migration ist nicht nur möglich, sondern empfohlen. In der Testphase (typischerweise Monat 7 der Implementierung) sollten Sie das neue System parallel zum alten System mit echten, anonymisierten Daten betreiben. Dies ermöglicht sichere Validierung ohne Risiko für den laufenden Betrieb. Die Key-User testen intensiv, während der Regelbetrieb auf dem alten System weiterläuft. Langfristig ist Parallelbetrieb jedoch nicht sinnvoll. Zwei aktive Systeme schaffen ineffiziente Doppelerfassung und Dateninkonsistenz-Risiken. Eine Ausnahme ist das Szenario Alt-Software als Read-Only-Archiv: Wenn Bewegungsdaten (alte Pflegeberichte, Vitalwert-Verläufe) nicht migrierbar sind, muss die Alt-Software-Lizenz für 10 bis 30 Jahre als Read-Only-Archiv weiterbezahlt werden, um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zu erfüllen.

Was kostet die Datenmigration bei einem Systemwechsel?

Die Kosten variieren erheblich je nach Umfang und Komplexität. Von Papier auf Digital gibt es zwei Ansätze: Die Stichtag-Strategie mit manueller Übernahme nur der aktiven Stammdaten kostet minimal, schafft aber ein hybrides System mit Papierarchiv für 10 bis 30 Jahre. Die RESISCAN-Strategie mit rechtssicherem ersetzenden Scannen aller Altakten nach BSI TR-RESISCAN kostet mehrere Tausend Euro, ermöglicht aber rechtskonforme Vernichtung der Papierakten. Von Alt-Software auf Neu-Software: Anbieter versprechen oft kostenlose Datenübernahme, meinen aber nur Stammdaten (Namen, Adressen, Pflegegrade). Bewegungsdaten sind meist nicht migrierbar. Die versteckten Kosten sind die Alt-Software-Lizenz als Read-Only-Archiv für 10 plus Jahre. Diese TCO-Kosten werden oft nicht kommuniziert. Fragen Sie explizit nach: "Welche Daten können Sie konkret migrieren – nur Stammdaten oder auch Bewegungsdaten? Muss ich die Alt-Software-Lizenz weiterbezahlen?"

Wie erkenne ich, ob ein Anbieter TI-ready ist?

Die kritische Vetting-Frage lautet: "Mit welchen spezifischen, gematik-zugelassenen Konnektoren ist Ihre Software nachweislich kompatibel und im Feldeinsatz erprobt?" Vage Aussagen wie "gematik-zertifiziert" sind irreführend. Die Software selbst wird nicht zertifiziert, sondern die TI-Komponenten. Fordern Sie Referenzen von Bestandskunden, die die TI-Anbindung im Produktivbetrieb nutzen. Fragen Sie nach konkreten Konnektor-Modellen und TI-Dienstleistern, mit denen die Software getestet wurde. Idealerweise bietet der Softwareanbieter selbst TI-Dienstleistung als One-Stop-Shop an und liefert Komplettpaket aus Software-Modul plus TI-Hardware. Dies reduziert das Drei-Anbieter-Problem erheblich und schafft einen verantwortlichen Ansprechpartner. Anbieter, die nur Software verkaufen und Sie für TI an Drittanbieter verweisen, schaffen Support-Komplexität.

Pflegesoftware 2025: Compliance-getriebene Auswahl nach TI-Mandat

Der 1. Juli 2025 markiert einen unumkehrbaren Wendepunkt für die Digitalisierung der Pflege in Deutschland. Die verpflichtende Anbindung aller Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur (TI) macht die Auswahl von Pflegesoftware zu einer regulatorischen Notwendigkeit, nicht mehr zu einer betriebswirtschaftlichen Optimierung. Dieser Ratgeber zeigt, welche rechtlichen Anforderungen Sie erfüllen müssen, wie sich ambulante und stationäre Software fundamental unterscheiden und welche Implementierungs-Realitäten Sie erwarten.

§ 630f BGB: Die Dokumentationspflicht und das 10-vs-30-Jahre-Dilemma

Die gesetzliche Grundlage jeder Pflegedokumentation findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch. § 630f BGB fordert die lückenlose Dokumentation sämtlicher aus fachlicher Sicht wesentlicher Maßnahmen und deren Ergebnisse. Dies umfasst Anamnese, Diagnosen, Therapien, Untersuchungsergebnisse, Einwilligungen und Aufklärungen. Diese Vorschrift definiert den unverhandelbaren Mindestinhalt der digitalen Patientenakte.

Die größte Diskrepanz zwischen Gesetzestext und Praxis liegt in den Aufbewahrungsfristen. Das BGB fordert die Aufbewahrung der Patientenakte für 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung. Juristische und Praxis-Experten raten jedoch dringend zu einer Frist von 30 Jahren. Der Grund ist die Verjährungsfrist für bestimmte Regressansprüche, die erst nach 30 Jahren endet. Eine Einrichtung, die ihre Akten nach 10 Jahren vernichtet, steht bei einem späten Haftungsfall ohne Beweismittel da.

Diese 10-vs-30-Jahre-Debatte ist keine juristische Spitzfindigkeit, sondern eine fundamentale Anforderung an die Architektur der Pflegesoftware. Über einen Zeitraum von 30 Jahren ändern sich Betriebssysteme, Datenbankversionen und die Software selbst mehrfach. Eine konforme Pflegesoftware muss daher zwingend über ein integriertes, revisionssicheres Archivierungsmodul verfügen. Dieses muss Daten in einem langzeitstabilen, plattformunabhängigen Format wie PDF/A exportieren und von der aktiven Produktionsdatenbank trennen.

Die entscheidende Vetting-Frage an einen Anbieter lautet: "Wie garantieren Sie die Lesbarkeit und den Abruf einer einzelnen Patientenakte in 28 Jahren, nachdem Ihre Software sechsmal aktualisiert wurde?" Ein damit verbundenes Thema ist die Digitalisierung von Altakten aus Papier. Dieser Prozess, das sogenannte ersetzende Scannen, ist rechtlich hochkomplex. Er erfordert die strikte Einhaltung der Technischen Richtlinie BSI TR-RESISCAN. Diese Richtlinie definiert einen formalisierten Prozess, der die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit des Scan-Prozesses sicherstellt, um die Beweiskraft des digitalen Dokuments zu gewährleisten.

Hier lauert eine versteckte Kostenfalle: Wenn ein Softwareanbieter ein Digitalisierungsmodul anbietet, dieses aber nicht BSI TR-RESISCAN-konform ist, begeht die Pflegeeinrichtung einen Compliance-Verstoß, wenn sie die Original-Papierakten vernichtet. In diesem Fall müssen die Papierakten trotz Digitalisierung für 10 bis 30 Jahre aufbewahrt werden, wodurch der eigentliche Zweck der Platzeinsparung ad absurdum geführt wird.

TI-Anbindung und ePA: Die 2025 Digital-Mandate

Der 1. Juli 2025 ist der Stichtag, an dem die verpflichtende Anbindung aller Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur scharf gestellt wird. Diese Anbindung ist die technische Voraussetzung für die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA). Die technische Komplexität der Anbindung unterscheidet sich je nach Einrichtungstyp erheblich.

Ambulante Pflegedienste benötigen in der Regel nur eine zentrale Anbindung in der Geschäftsstelle mit einem Konnektor, einer Institutionskarte SMC-B, einem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) und Kartenterminals. Stationäre Einrichtungen mit mehreren Wohnbereichen, Verwaltungsbüros und Stationszimmern benötigen eine sorgfältige Netzwerkplanung, potenziell mehrere stationäre Kartenterminals und eine robustere IT-Infrastruktur, um den Zugriff von verschiedenen Punkten aus zu gewährleisten.

Parallel zur TI-Pflicht wird die ePA zur Realität. Ab 15. Januar 2025 wird die ePA für alle gesetzlich Versicherten als Opt-Out-Lösung eingeführt. Jeder Patient erhält automatisch eine ePA, sofern er nicht aktiv widerspricht. Ab 1. Oktober 2025 sind Ärzte gesetzlich verpflichtet, die ePA mit relevanten Daten wie Arztbriefen, Medikationsdaten und Befunden zu befüllen.

Ab dem vierten Quartal 2025 wird die ePA-Integration in der Pflegesoftware damit vom Nice-to-Have zum Haftungs-Airbag. Ab diesem Zeitpunkt werden relevante, haftungsträchtige Informationen wie eine neue Allergie oder ein geänderter Medikationsplan in der ePA des Patienten verfügbar sein. Trifft eine Pflegekraft eine Fehlentscheidung, weil diese Information nicht in der Pflegesoftware vorlag, die Software aber kein ePA-Modul zum Nachschlagen hatte, entsteht ein massives Haftungsproblem.

Die Pflegesoftware muss 2025 daher über ein vollintegriertes ePA-Modul verfügen, das mindestens drei Funktionen erfüllt. Erstens: Sicherer Zugriff im Behandlungskontext via eHBA und SMC-B. Zweitens: Suchen, Lesen und Herunterladen von Dokumenten, insbesondere des elektronischen Medikationsplans (eMP) und der Notfalldaten. Drittens: Die Möglichkeit, pflegerelevante Dokumente wie einen Pflegeüberleitungsbogen per Klick in die ePA hochzuladen.

Tabelle 1: TI-Anschluss-Checkliste 2025

Die TI-Pauschale beträgt seit 2025 eine Grundpauschale von 207,93 Euro plus 7,77 Euro pro eHBA. Diese Kosten werden refinanziert, müssen aber zunächst vorfinanziert werden.

Fazit: Compliance als Treiber, Facility-Typ als Kompass

Der 1. Juli 2025 mit der verpflichtenden TI-Anbindung transformiert die Software-Auswahl in eine Compliance-Notwendigkeit. Das Auswahl-Framework funktioniert in vier Schritten.

Erstens: Regulatory requirements zuerst. § 630f BGB, TI, ePA und QPR eliminieren nicht-konforme Optionen. Zweitens: Facility-Type Fit. Die Anforderungen ambulant vs. stationär grenzen auf Spezialisten ein. Drittens: Integration-Qualität. DATEV-Fähigkeit, KIM-Readiness und API-Offenheit sichern langfristige Viabilität. Viertens: Implementation Support. Das Key-User-Modell und realistische Timelines de-risken die Execution.

Die wichtigsten Erkenntnisse: Software ohne ePA-Integration stellt 2025 ein Haftungsrisiko dar. All-in-one für ambulant plus stationär bedeutet meist schlechte Integration. Ein realistischer Zeitplan beträgt 6 bis 9 Monate, nicht 4 Wochen. One-Stop-Shop TI-Dienstleister reduzieren Support-Komplexität.

Für detaillierten Vergleich und Anbieter-Kontakt siehe: Pflegesoftware Übersicht.