Kanban + Dashboard für Pflegedienste
Wenn die Informationsflut zum System-Problem wird
Montagmorgen 6:30 Uhr. Sie sind die Pflegedienstleitung. Ein Anruf: Pflegerin Frau Meier hat Magen-Darm und fällt aus. Zwei weitere Pfleger haben sich übers Wochenende krankgemeldet – via WhatsApp. Eine neue Patientin muss heute ihre erste Versorgung erhalten, die Unterlagen sind nur teilweise vollständig. Gleichzeitig klingelt das Telefon. Ein Angehöriger möchte wissen, wann mit der Kurzzeitpflege für seinen Vater zu rechnen ist.
Sie öffnen die Dienstplan-Software, den Kalender, E-Mails, WhatsApp. Wo finden Sie den Überblick über fehlendes Personal? Wer übernimmt die neue Patientin? Welche Auswirkungen hat das auf die geplanten Touren?
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben verteilen sich auf vier bis fünf unterschiedliche Tools und Kommunikationswege. WhatsApp, E-Mail, Dienstplan-Software, Ordner mit Patientenakten. Jeden Morgen 20 Minuten nur um den Überblick zu gewinnen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für Ihre eigentliche Arbeit brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Pflegedienste:
- Personalverfügbarkeit und Dienstplan checken (täglich 6:00-7:00 Uhr)
- Aktuelle Patientenanrufe und Notfälle priorisieren (täglich 8:00 Uhr)
- Neue Patientenakten und Verordnungen prüfen (täglich 14:00 Uhr)
- Kommunikation mit Ärzten und Kliniken koordinieren (täglich 10:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Pflegedienste:
- To Do: Aufnahme Herr Müller (neuer Patient)
- In Arbeit: Dienstplan August erstellen und anpassen
- Warten auf: Genehmigung Krankenkasse für Kurzzeitpflege Frau Schmidt
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Pflegedienste:
- Pflegedokumentationssoftware (MediFox, Curalia) im Dashboard-Frame verlinkt
- Outlook-Kalender eingebunden – Team-Termine und Patientenbesuche zentral sichtbar
- WhatsApp Business – Mitarbeiter-Meldungen strukturiert erfassen
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Pflegedienste:
Notion ersetzt nicht Ihre Pflegedokumentations- und -managementsoftware (MediFox, Curalia, Casa.pro). Es ist kein zertifiziertes System für die medizinische Dokumentation oder Abrechnung nach SGB V/XI. Es ist auch kein Ersatz für den persönlichen Kontakt oder das Gespräch mit Ärzten und Angehörigen.
Aber: Sie können Notion als zentrale Schaltstelle für die Aufgabenorganisation nutzen. Personalmanagement-Übersicht (Urlaub, Krankmeldung), Projektmanagement für Qualitätsverbesserungen, interne Schulungen – all das kann dort abgebildet werden. Es ist der übergeordnete Blick auf alles, was neben der direkten Pflege an Management und Organisation anfällt.
Die Frage ist: Wie sehr leiden Sie unter der Informationszersplitterung? Kann ein zentrales Dashboard Ihnen helfen, schneller Entscheidungen zu treffen, ohne die Fachsysteme zu ersetzen?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Pflegedienste
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Pflegedienste
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)